Komunální orgány a vztahy s ve ř ejností

Stejně tak jako pro firmy a podniky, i pro neziskovou sféru platí nutnost pěstování pozitivních vztahů s veřejností. Pro obecní a městské úřady je tento aspekt neméně důležitý. Veřejné mínění je utvářeno složitým a dlouhodobým procesem a obecně platí, že veřejnost mnohem silněji vnímá negativní zprávy a události, než zprávy pozitivní.

Z těchto důvodů je nutno vztahy úřadu s veřejností bedlivě sledovat a pečovat o ně.

2.1.1 Komunikace s veřejností

Komunikace je dle Winklera „neoddělitelnou součástí správních procesů. Na jedné straně přináší informace nezbytné pro objektivní posouzení řešených problémů a pro správné rozhodnutí o nich. Na druhé straně je základním prostředkem prosazování rozhodnutí, ovlivňování a organizování občanů. Komunikace má pro výkon veřejné správy také kvantitativní význam.

Odborníci odhadují, že při řídící a správní činnosti tráví manažeři více než dvě třetiny času aktivitami, které souvisejí se sdělováním informací.“ (Winkler 1998, s. 77)

Foret a Foretová definují komunikaci ještě šířeji: „komunikace s občany neznamená pouze poskytovat informace. Nejde jen o to, jak radnice informuje veřejnost o své činnosti o svých záměrech a plánech, nebo dokonce že se zajímá o názory občanů, ale v marketingovém pojetí se v prvé řadě jedná o výsledky konkrétních potřebných činů – o to, co bylo vytvořeno pro jednotlivé skupiny občanů, za jakou cenu a co odpovídá jejich potřebám a požadavkům.“

(Foretová, Foret 1996, s. 8) Sledování zpětné vazby na činnost úřadu „by nemělo být pouze jednorázové, ale mělo by být součástí systematického monitorování veřejného mínění. Tím, že o zjištěných skutečnostech mluvíme, dozvídáme se názory ostatních a spolu s nimi hledáme řešení, jež by lépe vyhovovala více stranám.“ (Foretová, Foret 1996, s.9) „Vztah občana k instituci se

utváří nejen podle toho, v jaké budově organizace či úřad sídlí, jak oblečeni chodí její zaměstnanci nebo zda má pěkné hlavičkové papíry. Důležité jsou i konkrétní praktické zkušenosti s jejím fungováním. K tomu mohou mít občané řadu konkrétních, více či méně oprávněných i neoprávněných připomínek. Oprávněné je třeba řešit a odstraňovat, ty druhé potom alespoň vysvětlovat.“ (tamtéž, s.8)

Komunikační proces by měl vést k „vytváření rovnoprávného vztahu mezi občanem a institucí a přispět k výchově občana, který zná svá práva a povinnosti a má zájem o dění kolem sebe.

Průhledné, racionální vztahy mezi občanem a radnicí pak vytváří vhodné prostředí pro hospodářský i sociální rozvoj města, pro jeho obecnou prosperitu a zejména pro (…) demokracii.“ (Foretová, Foret 1996 s. 8)

Je třeba si uvědomit, že součástí komunikačního procesu s veřejností jsou v rámci obecního úřadu všichni, od starosty a členů zastupitelstva přes řadové úředníky až k pracovníkům v podatelně, spojovatelkám nebo údržbářům.

Proces komunikace úřadu s aktéry místního rozvoje lze obecně popsat následujícím způsobem:

(Čepelka 1997, s. 57)

upoutání pozornosti členů cílové skupiny

dodání informací, které mohou vést k uspokojení jejich zájmů motivace k účasti na řešení problémů

výzva k akci - návrh toho, co mohou udělat

Veřejnost ve vztahu k obecnímu úřadu rozdělíme do následujících skupin (někdy nazývaných též aktéři místního rozvoje):

občané obce místní podnikatelé

neziskový sektor (zájmové a sportovní kroužky, svaz zahrádkářů, svaz dobrovolných hasičů, sdružení matek, skauti, místní ekologické organizace apod.)

občané dojíždějící za prací a službami

občané dojíždějící za rekreací (stálí chataři, turisté) místní a regionální sdělovací prostředky

případní turisté a investoři

další orgány státní správy, které mohou v obci sídlit

vlastní zaměstnanci obecního úřadu, zastupitelstvo obce

2.1.2 Prostředky komunikace s veřejností

Prostředků komunikace s veřejností je celá řada. Každá ze skupin aktérů místního rozvoje vyžaduje odlišný přístup a odlišné metody práce s veřejností. Pro získání důvěry u každého z nich však je nutné, aby úřad informoval o dění a nezatajoval žádné skutečnosti. Obec může se svým okolím komunikovat pomocí těchto prostředků:

Tiskoviny obce – obecní zpravodaj

Obecní zpravodaj může pravidelně nebo nepravidelně vydávat přímo obec. Další možností je spolupráce obecních orgánů s externím vydavatelem, například formou pravidelné rubriky.

V periodiku se tak mohou objevovat informace z jednání zastupitelstva, z činnosti rady, zprávy z obecního úřadu a jeho jednotlivých odborů. Vhodné je též zařazení kalendária, přehledu aktualit a ohlédnutí za akcemi a událostmi, které se v obci staly. Konečně nelze zapomínat na prostor pro názory občanů, neziskové organizace, které v obci působí, na zprávy z dětských zájmových nebo sportovních oddílů, nebo na zveřejňování prací žáků místní základní školy. Ač tyto aktivity zdánlivě s vedením obce přímo nesouvisí, docílí se tím dvou efektů: jednak tito aktéři budou mít pocit, že na ně není zapomínáno a jednak se obecní zpravodaj stane čtivějším, pestřejším a zajímavějším. Mezi občany obce je též možno najít redaktory nebo občasné přispěvatele obecního periodika.

V průběhu volebního období zastupitelstva lze prostřednictvím místního tisku představit občanům jeho jednotlivé členy, například formou zajímavé reportáže z jejich soukromého života.

Informační letáky, informační tabule

Občané obce uvítají drobné tiskoviny například s přehledem otevírací doby obchodů nebo jízdních řádů.

Občasným návštěvníkům obce mohou být určeny letáky a tabule poskytující základní informace o obci, mapu obce a okolí s vyznačením památek a zajímavých míst k navštívení. Rozvojem turismu v obci a okolí tak může úřad nepřímo podpořit drobné živnostníky sídlící v obci.

Webové stránky

Prezentace obce na internetu není v dnešní době ničím výjimečným. Existují i internetové portály sdružující odkazy na webové stránky měst a obcí, například Města a obce on-line – na adrese http://mesta.obce.cz/

Na webových stránkách by měly být uvedeny základní informace o obci – složení zastupitelstva, základní statistické údaje, kontaktní údaje obecního úřadu, možností je i elektronická verze úřední desky, úložiště důležitých obecních dokumentů, elektronická verze obecního zpravodaje.

Vhodným nástrojem komunikace s obyvateli je diskusní fórum, které pravidelně navštěvují představitelé obecního úřadu a odpovídají na dotazy.

Podporou internetové komunikace úřadů s občany je i soutěž o nejlepší obecní internetové stránky Zlatý erb, která se koná pod záštitou Ministerstva informatiky ČR, Ministerstva vnitra ČR a Ministerstva pro místní rozvoj ČR.

Kontakt s médii

Stejně jako jakákoliv jiná instituce, i obec by měla udržovat dobré vztahy s hromadnými sdělovacími prostředky. V médiích se může objevit například poutavá reportáž z akce pořádané v obci, rozhovor se starostou a další. Od určité velikostní kategorie obce je vhodné uvažovat o obsazení pozice tiskového mluvčího.

Průzkumy veřejného mínění

Pravidelné průzkumy veřejného mínění jsou schopny přinést radnici odezvu občanů na realizované i plánované aktivity. Dle Foreta by mělo veřejné mínění být systematicky monitorováno. (Foret 1996 s.9) Průzkum veřejného mínění může radnice organizovat sama nebo jej realizovat prostřednictvím specializované firmy.

Jednou z forem, jak je možné dozvědět se názor veřejnosti, je vyhlášení místního referenda.

Výhodou místního referenda je to, že je možno jej konat nejen z rozhodnutí zastupitelstva, ale též na popud občanů. Místním referendem se bude zabývat podkapitola 2.2.3.

Dny otevřených dveří

Další z možností, jak občanům umožnit pohled do zákulisí fungování obce a jejich orgánů, je den otevřených dveří v budově obecního úřadu, případně i na dalších místech, na jejichž provozu se obec podílí. Sem může patřit například základní škola, mateřská škola, domov důchodců a podobně. Na tuto konfrontaci s veřejností se každá z institucí musí předem dobře připravit – počínaje úklidem přes aktualizaci vývěsek a nástěnek přes informační materiály a připravenost odpovídat na dotazy návštěvníků.

Setkání s podnikateli

V rámci udržování dobrých vztahů s místními podnikateli a živnostníky může obec čas od času uspořádat setkání s podnikateli. Jednak tak umožní podnikatelům kontakt mezi sebou, akce může být spojena s kratičkou prezentací firem. Dojde k navázání neformálních kontaktů, představitelé obce tak získají povědomí o potřebách soukromého sektoru a podnikatelé se zase budou mít možnost seznámit s problémy a potřebami obce. Setkání s podnikateli zároveň může pro veřejnou správu sloužit jako fundraisingová akce – obec navazuje a udržuje kontakty se současnými i potenciálními sponzory.

Účast na výstavách a veletrzích

Účast obce na veletrzích slouží především k prezentaci obce či regionu navenek. Dle zaměření akce je možno účastí na veletrhu oslovit případné návštěvníky města nebo investory.

Způsobů komunikace je mnoho a výše uvedený výčet se nedá považovat za úplný. Univerzální návod aplikovatelný všeobecně na komunikaci zástupců veřejné správy s veřejností tak, aby byla efektivní, však neexistuje. (Winkler 1998)

Celkové image obce pak dotváří zdánlivé maličkosti, jako třeba znak a prapor obce, logo na hlavičkových papírech, obecní kalendář, pohlednice se znakem obce a podobně.

Zvyšování image obce může vrátit formou zvýšení turistické a investorské přitažlivosti, případně i přilákáním občanů, kteří budou v obci hledat nové bydliště. Nicméně, sebelepší prezentace obce není schopna suplovat chybějící komunikační proces s občany a širší veřejností.