Výše uvedený graf znázorňuje, že podíl obchodních firem které mají extranet, je v České republice téměř o ¾ nižší, než v ostatních státech Evropské unie. Pouze zlomek obchodních firem tedy může využívat přínosy, které implementace extranetu ve firmě přináší.
Při tvorbě extranetových aplikací je zpravidla segmentován přístup k informacím pro jednotlivé úrovně obchodních partnerů – obvykle se rozlišuje mezi partnery:
- strategickými, kteří jsou rozhodující pro zajištění úspěchu společnosti - hlavními – ti mají menší vliv než strategičtí, ale jsou také velmi důležití - a minoritních.
V praxi rozlišujeme dva základní typy extranetu podle toho, v jakých obchodních vztazích jsou využívány:
Extranet pro komunikaci s jiným podnikatelským subjektem je aplikován ve vztazích B2B, kde se používá pro sdílení obchodních informací, nebo k vlastní realizaci operací mezi partnery. Konkrétním příkladem může být:
systém zadávání a zpracování objednávek, fakturace, expedice,..
Extranet sloužící pro styk s koncovými zákazníky, který se řadí do oblasti B2C a jeho praktickou ukázkou jsou internetové prodejny.
Pro veškeré typy extranetu je důležitá návaznost extranetu na interní informační systémy firmy, protože pak je možné automatizovat řadu operací a úkonů. Velký význam má také zajištění dostatečné bezpečnosti systémů a dat, což ovšem musí navazovat na celopodnikovou bezpečnostní politiku.
Hlavním přínosem extranetu pro obchodní firmu je, že jeho prostřednictvím je možné zefektivnit většinu procesů, které mezi firmou a jejími obchodními partnery probíhají.
6.1.3 Výměna strukturovaných dat mezi aplikacemi obchodních partnerů
V současné době se používají dva základní způsoby výměny strukturovaných dat mezi obchodními partnery, a to: EDI, nebo ebXML.
„Electronic Data Interchange“ neboli EDI označuje výměnu strukturovaných dat mezi dvěma aplikacemi podle dohodnutých standardů. Jednotlivé aplikace jsou součástí informačních systémů dvou obchodních partnerů, protože v rámci EDI se vždy jedná o výměnu 1:1. Strukturovanými daty je zde myšlena veškerá obchodní korespondence, jako například objednávky, faktury, dobropisy,…
EDI bylo vyvinuto v 60. letech v USA a původně se používalo v automobilovém průmyslu a v letectví. V současné době existuje celá řada standardů pro EDI, které se používají v závislosti na kontinentu, kde firmy působí a také podle sektoru podnikání firmy. Například standardy pro oblast obchodu se nazývají TRADACOMS. Odvětvová a geografická specializace standardů ale bránila dalšímu rozšiřování EDI a proto byl vyvinut společný celosvětový standard nazvaný UN/EDIFACT.
Ačkoli zavedení EDI do podniku je velice nákladné, nese s sebou celou řadu pozitiv, mezi které patří:
zrychlení obchodního cyklu a zkrácení dodacích lhůt – v důsledku EDI je totiž velká část procesu zasílání, přijímání a zpracovávání obchodních dokumentů zautomatizovaná
vytvoření pevných vazeb k obchodním partnerům – firma investuje do EDI pouze s partnerem, který je pro ni důležitý a se kterým plánuje udržovat dlouhodobé obchodní vztahy
často je používání EDI nebo alespoň příprava firmy na jeho zavedení nutným předpokladem pro to, aby se firma mohla ucházet o pozici dodavatele silného obchodního partnera
snížení nákladů na administrativu – opět v důsledku automatizace urychlení platebního styku,
snížení chybovosti, neboť manuální přepisování údajů z obchodních dokumentů se omezuje na minimum
možnost dodávek JIT,
výchova pracovníků k pružnější komunikaci.
V současnosti se roste EDI stále silnější konkurence v podobě formátu ebXML (eXtensible Markup Language), který může také sloužit pro přenos strukturovaných dat. Prostřednictvím značek ebXML se v dokumentu vyznačuje význam jednotlivých částí textu (př: název výrobku, adresa, číslo zboží,…), aby bylo možné automatické přejímání údajů mezi aplikacemi.
XML je značkovacím jazykem stejně jako HTML, na rozdíl od něj však v XML názvy značek nejsou přesně definovány a mohou jimi být jakákoliv klíčová slova. Díky své jednoduché syntaxi a otevřenosti se XML stal standardním formátem pro výměnu dat mezi jinak vzájemně nekompatibilními systémy. Pomocí XML si jednotlivé subjekty mohou vyměňovat nabídky, objednávky, faktury a další dokumenty používané při obchodním styku.
6.1.4 Řízení dodavatelských řetězců
„Supply chain management (SCM) je řízení celého dodavatelského řetězce od dodavatele přes výrobce až k obchodníkovi a cílovému zákazníkovi. SCM má tři hlavní cíle: snížit zásoby a zrychlit celou transakce v důsledku výměny dat mezi subjekty v reálném čase, a zvýšit objem prodejů tím, že požadavky zákazníků budou plněny efektivněji.“25
25 citace – překlad z AJ z:
http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar/#SupplyChainManagementSCM
Dodavatelský řetězec je definován jako „systém subdodavatelů, výrobců, distributorů, prodejců a zákazníků, mezi kterými fungují obousměrné toky materiálové, finanční a informační (datové).“26
V rámci SCM dochází k interaktivní komunikaci a k těsnější spolupráci firmy s jejími partnery založené na větší důvěře. Dodavatelé a odběratelé jsou v rámci SCM propojeni prostřednictvím informačních technologií, což jim umožňuje vzájemnou výměnu a sdílení informací a různé formy spolupráce.
Mezi hlavní přínosy řešení SCM patří:
snížení nákladů v rámci celého řetězce,
efektivnější využití zdrojů všech zúčastněných podniků, rychlejší reakce na poptávku,
zrychlení vlastních dodávek a zvýšení jejich spolehlivosti, snížení nutných skladových zásob,
zjednodušené plánování dodávek,
zefektivnění celého logistického řetězce.
Proto, aby SCM fungoval efektivně, je nezbytná integrace všech jeho jednotlivých součástí do jednoho celku. To je také považováno za základní podmínku konkurenceschopnosti.
Obchodní firma zapojená do některého z dodavatelských řetězců může dosáhnout nejenom výše uvedených přínosů, ale také může provádět tzv. „mass customization“, neboli úpravu produktů na míru zákazníka (př: kompletace jednotlivých dílů). Se svými obchodními partnery může komunikovat prostřednictvím portálů nebo EDI a účastí v SCM výrazně zvýší svoji konkurenceschopnost na trhu.
6.1.5 Řízení vztahů se zákazníky
CRM je zkratka pro Customer Relationship Management, neboli v českém jazyce: řízení vztahů se zákazníky. Je to podnikatelská strategie založená na porozumění zákazníkům a z něho vycházející předvídání potřeb současných a budoucích zákazníků podniku. CRM je součástí podnikové strategie a stává se
26 citace z: http://www.automa.cz/automa/2001/au090173.htm
i součástí podnikové kultury. Zahrnuje v sobě pracovníky, podnikové procesy a technologii IS/ICT.
Při jeho zavádění do podniku je třeba mít na paměti, že náklady na technologii tvoří obvykle pouze asi 20 % celkových nákladů. Zbylých 30 % nákladů tvoří předefinování podnikových procesů a 50 % bývá investováno do zaměstnanců, do jejich přeškolení na nové systémy a do jejich dalšího vzdělávání. Z toho vyplývá, že často velmi nákladný firemní software na CRM tvoří pouze zlomek celkových nákladů, které musí firma na celý projekt vynaložit. Zároveň musí podnikatelský subjekt dbát na to, že CRM software tvoří součást aplikačního rámce IS/ICT podporujícího e-podnikání a musí být tedy správně propojený s celopodnikovými informačními systémy back-office.
CRM systémy ke dříve používaným kontaktům se zákazníky (pošta, telefon) nabízí jako další alternativy elektronickou poštu, interaktivní aplikace na webu a kontaktní centra. Obchodní firma tedy může zavedením CRM získat hluboké znalosti o zákaznících a následně je využít pro budování vztahu s ním. Pokud bude postupovat správně, může maximalizovat loajalitu zákazníků a v důsledku toho i ziskovost podniku.
Praktickým příkladem efektů z CRM je následující situace. Firma si z dat, které o zákazníkovi získala, udělá jasný obrázek o jeho preferencích. Poté mu k produktům, které mu již prodala v minulosti, pravidelně nabízí doplňkové výrobky a služby. Tato strategie se nazývá up-sales. Naopak jako cross-sales se označuje situace, když prodáváme stávajícímu zákazníkovi produkty, které s tím původním nesouvisejí.
6.1.6 Virtuální týmy, virtuální pracoviště, teleworking
Rozvoj Internetu, moderních informačních technologií, komunikačních technologií a informačních systémů umožňuje podnikatelským subjektům využívat nové trendy ve způsobu organizace práce. Těmito změnami stylu práce jsou virtuální týmy nebo virtuální podniky a s nimi příbuzná problematika teleworkingu, neboli práce na dálku.
„Virtuální týmy jsou týmy, jejichž nejdůležitějším způsobem interakce je interakce elektronická. Virtuální týmy mohou mít své členy rozprostřené v rámci
jediné budovy, regionu, nebo i na různých místech na světě.“27 Častým příkladem jsou situace, kdy se jedná o team lidí pracujících ve vzájemně vzdálených geografických lokacích, nebo kde musí členové týmu dojíždět za prací delší vzdálenosti.
Obchodní firma může virtuální týmy aplikovat v situaci, když potřebuje, aby spolu vzájemně komunikovali zaměstnanci pracující v různých místech. Může jít o obchodní zástupce, reprezentanty, nebo zaměstnance různých poboček. Místo aby musela firma hradit vysoké náklady na jejich shromáždění v jednom místě, což by samozřejmě zabralo i velké množství jejich pracovní doby, využije moderních technologií a porady i veškerá komunikace mohou probíhat elektronicky.
Virtuální pracoviště (virtual workplaces) jsou „internetové kanceláře, které usnadňují výměnu dat a informací a komunikaci a tím podporují spolupráci mezi zúčastněnými subjekty bez ohledu na zeměpisná i časová omezení.“28 Skládají se z webové adresy a potřebného paměťového prostoru, speciálních programů, programových modulů, portálů a aplikací. Také samozřejmě podporují kooperaci pracovníků, kteří spolupracují elektronicky.
Práce na dálku (neboli teleworking) reaguje na situaci, že za nejdůležitější kapitál firmy jsou považováni zaměstnanci. Teleworking umožňuje každému pracovníkovi, který je do programu teleworkingu zahrnut, aby si zvolil libovolné pracovní prostředí, ze kterého pak dodává své pracovní výkony. Zaměstnanec může pracovat například z domova, nebo v terénu při návštěvách zákazníků a dodavatelů. Toto uspořádání přináší značné ekonomické i organizační výhody oběma stranám.
Obvykle dochází také ke zvýšení efektivnosti v pracovní činnosti zaměstnanců. Při rozhodování o aplikaci teleworkingu ve vlastní obchodní firmě je však nutné kromě veškerých pozitiv posuzovat i stinné stránky. Někteří zaměstnanci by se mohli cítit izolováni a vyloučeni z činnosti podniku, nebo mohou vznikat komunikační problémy mezi „odloučenými“ pracovníky a jejich nadřízenými a spolupracovníky. Kromě již zmíněné vyšší produktivity práce jsou negativa vyvážena ještě nižšími náklady firmy a možností zaměstnat pracovníky, kteří by z rodinných nebo jiných důvodů nemohli pracovat v budovách firmy.
27 citace – překlad z AJ: http://www.seanet.com/~daveg/glossary.htm
28 citace z: http://www.automa.cz/automa/2003/au020338.htm
Podíl obchodních firem, které umožňují zaměstnancům
graf 10 - Podíl obchodních firem využívajících teleworking