1 Zkusˇenosti s nasazenı´m informacˇnı´ho syste´mu Navision Financials
— EP Kapita´l Group
1.1 Efekty ze zavedenı´ nove´ho IS Mozˇnost vzda´lene´ho
prˇı´stupu k IS LAS.
Zpu˚sob uzˇitı´ informacˇnı´ho syste´mu je navrzˇen tak, aby informace jednou porˇı´zena´ na dane´m mı´steˇ a cˇase byla okamzˇiteˇ dostupna´ vsˇem dalsˇı´m slozˇ- ka´m a procesu˚m, ktere´ ji potrˇebuji spotrˇebovat, vyhodnotit a pouzˇı´t pro rozhodova´nı´ a kontrolu v cele´ sˇı´rˇi podnikatelsky´ch aktivit spolecˇnosti. Je vypusˇteˇno geograficke´ a cˇasove´ omezenı´ zpracova´nı´ informacı´ s ohledem na provoznı´ a technologicke´ potrˇeby procesu˚ a s ohledem na komunikacˇnı´
dostupnost pracovisˇt’spolecˇnosti. Syste´m tı´m umozˇnˇuje koncentraci kon- trolnı´ch, vyhodnocovacı´ch a pla´novacı´ch cˇinnostı´ a oddeˇlenı´ vy´konny´ch slozˇek podniku od rˇı´dı´cı´ch a umozˇnˇuje tak rˇı´zenı´ z jednoho mı´sta tak, aby organizacˇnı´ struktura podniku nebyla vertika´lneˇ hluboka´, de facto je mozˇna´ dvoustupnˇova´ hierarchie rˇı´zenı´ podnikovy´ch procesu˚:
— centra´la
— pobocˇky(strˇediska).
Profilace uzˇivatelu˚
z hlediska jejich prˇı´stupu k informacı´m.
S mozˇnostı´ centralizace a koncentrace rˇı´dı´cı´ch slozˇek podniku souvisı´
nutnost rozdeˇlenı´ pravomocı´ a zodpoveˇdnostı´. Syste´m umozˇnˇuje vyhod- nocovat identitu uzˇivatele, prova´deˇne´ operace, nastavovat u´rovenˇ prˇı´stupu k funkcı´m aplikace, sledovat efektivitu pra´ce se syste´mem jednotlivy´ch uzˇivatelu˚.
Sjednocenı´ za´kladnı´ch procesu˚.
Celopodnikovy´ informacˇnı´ syste´m umozˇnˇuje a vyzˇaduje jednoznacˇne´ pra- covnı´ postupy a ty jsou mozˇne´ jenom kdyzˇ organizacˇnı´ jednotky v podrˇı´- zene´m stavu budou pracovat jednotny´m zpu˚sobem nad jednotnou ba´zi dat a souvisejı´cı´ch cˇı´selnı´ku˚.
Informacˇnı´ syste´m je navrzˇen tak, aby nebylo mozˇne´ prova´deˇt izolovane´ na sobeˇ neza´visle´ postupy ktere´ nejsou v souladu s definovany´m podnikovy´m procesem bez mozˇnosti zada´vat neschva´lene´ a nedefinovane´ informace.
Neumozˇnı´ zadat sortiment ktery´ neexistuje, nedovolı´ pouzˇı´t majetek ktery´
nenı´ evidova´n v syste´mu, atp. Tı´m se podstatneˇ omezuje nutnost oprav prˇi ru˚zny´ch prˇeklepech a redundancı´ch za´pisu˚.
EP KAPITA´ LGROUP INFORMACE A INFORMACˇNI´ SYSTE´ MY V LESNI´M HOSPODA´RˇSTVI´CˇR Zlepsˇenı´ rˇı´zenı´ vy´roby
a zefektivneˇnı´ vazby vy´roba–odbyt.
Rˇ ı´zenı´ vy´roby je vu˚bec za´kladnı´m pozˇadavkem ktery´ je v principu novy´m proti sta´vajı´cı´ praxi, kde se vı´ce pracuje s historii a na´slednou statistikou.
Rˇ ı´zenı´ je podporˇenou v syste´mu mozˇnostı´ pla´nova´nı´ kapacit a zdroju˚ na konkre´tnı´ technologii v konkre´tnı´m porostu s vyznacˇenou strukturou teˇzˇby.
Syste´m sa´m doka´zˇe sledovat volnou kapacitu zdroju˚ ktere´ ma´ spolecˇnost k dispozici a doka´zˇe generovat pozˇadavek na pouzˇitı´ jak vlastnı´ch, tak cizı´ch zdroju˚.
Vazba vy´roby a odbytu je charakteristicka´ mozˇnostı´ transparentnı´ho prˇı´- stupu pracovnı´ku odbytu do skladu˚ jednotlivy´ch lokalit a na za´kladeˇ zjisˇteˇnı´
aktua´lnı´ struktury zpracova´vane´ drˇevnı´ hmoty mohou odbytovı´ pracovnı´ci prˇipravovat smeˇrova´nı´ jednotlivy´ch sortimentu˚ na konkre´tnı´ expedicˇnı´
sklady, nebo prˇı´mo odbeˇratelu˚m, poprˇı´padeˇ mohou pozˇadovat prˇı´pravu konkre´tnı´ho sortimentu na odvoznı´m mı´steˇ a celou rˇadu operacı´, ktere´ by jinak z du˚vodu nedostatku˚ informacı´ o strukturˇe za´sob na lokalita´ch parˇez a odvoznı´ mı´sto, museli by´t realizova´ny na expedicˇnı´m skladeˇ.
Sledova´nı´ na´kladove´
problematiky.
Sledova´nı´ ekonomiky cˇinnosti spolecˇnosti je podmı´neˇno mozˇnostı´ evi- dence detailnı´ spotrˇeby zdroju˚ a na´kladu˚. Informacˇnı´ syste´m umozˇnˇuje sledovat na´klady a vy´nosy v teˇchto dimenzı´ch:
• cˇı´slo konta — u´cˇetnı´ rozmeˇr,
• zu´cˇtovacı´ datum — cˇasovy´ rozmeˇr,
• ko´d strˇediska — prostorovy´ rozmeˇr,
• ko´d skupiny (urcˇeno pro oznacˇenı´ vy´konu),
• cˇı´slo prostrˇedku,
• cˇı´slo zaka´zky,
• ko´d prˇı´cˇiny.
Na za´kladeˇ takto identifikovany´ch polozˇek syste´m umozˇnı´ naprˇ. tisknout Vy´sledovku zohlednˇujı´cı´ vy´sˇe uvedene´ parametry.
Na´klady ve vy´robeˇ jsou evidova´ny dle slozˇek majetku ktery´ se na vy´robeˇ podı´lı´, at’uzˇ vlastnı´ nebo cizı´. Umozˇnˇuje sledovat skupinu zdroju˚ a jejich na´kladu˚ v projektech jednotlivy´ch obchodnı´ch vztahu˚.
Mozˇnost jednoduche´
tvorby uzˇivatelsky´ch sestav.
Navision Financials umozˇnˇuje snadnou tvorbu parametrizovatelny´ch vy´- stupnı´ch sestav pro individua´lnı´ potrˇeby jak provoznı´ch pracovnı´ku tak i pro management spolecˇnosti, navı´c podporuje snadnou pra´ci s daty mimo vlastnı´ databa´zi pomocı´ exportu dat na prˇı´klad do Excelu.
Sestavy umozˇnˇujı´ pouzˇı´t vsˇechny podnikove´ informace ulozˇene´ v jednotne´
databa´zi bez nutnosti pouzˇı´vat konverze dat a slucˇova´nı´ ru˚zny´ch u´cˇetnı´ch obdobı´ kdyzˇ potrˇebuji sledovat vy´voj za neˇkolik obdobı´.
1.2 Zmeˇny organizace pra´ce
Zmeˇny organizace pra´ce respektujı´ a podporujı´ pouzˇitı´ informacˇnı´ho sys- te´mu a informacˇnı´ syste´m podporuje zmeˇny v organizaci pra´ce. Za´kladnı´
zmeˇny ktere´ syste´m umozˇnˇuje jsou v za´sadeˇ dvojı´ho typu:
— Periodicita zada´va´nı´ dat a jejich zpracova´nı´ je v podstateˇ za´visla´ na provoznı´ch mozˇnostech pracovnı´ku , syste´m umozˇnˇuje on–line prˇı´stup a okamzˇite´ zpracova´nı´ prˇedany´ch dat.
— Organizacˇnı´ opatrˇenı´ ktera´ jsou nutna´ pro pouzˇitı´ mozˇnosti prˇı´pravy a pla´nova´nı´ vy´roby a odbytu.
INFORMACE A INFORMACˇNI´ SYSTE´ MY V LESNI´M HOSPODA´RˇSTVI´CˇR EP KAPITA´ LGROUP
— Organizacˇnı´ opatrˇenı´ pro podporu automatizovane´ho syste´mu objed- na´vek a schvalova´nı´ na´kupu.
Informacˇnı´ syste´m umozˇnˇuje centralizaci cˇinnostı´ ktere´ jsou dnes vykona´- vany´ na divizı´ch a specializovany´ch strˇediscı´ch lesnı´ch spolecˇnostı´. Kromeˇ prvotnı´ evidence dokladu˚ je mozˇne´ vesˇkerou u´cˇetnı´ a financˇnı´ agendu ve´st na jednom mı´steˇ a prova´deˇt u´cˇinna´ a vcˇasna´ rˇı´dicı´ rozhodnutı´.
1.3 Lepsˇı´ evidence drˇeva
Evidence za´kladnı´ materia´love´ polozˇky vy´roby je podporˇena syste´mem zpracova´nı´ cele´ho procesu vy´roby a odbytu. Syste´m je schopen zpraco- va´vat podrobny´ detail ve fa´zi na´kupu od dodavatele v kusove´ evidenci, zaznamenat zmeˇnu kvality v procesu vy´roby na lokalita´ch parˇez a odvoznı´
mı´sto dle jednotlivy´ch kusu˚ a kusoveˇ je doda´vat na expedici.
Kusova´ evidence v syste´mu je proti sta´vajı´cı´mu novy´m prvkem, ktery´
zabezpecˇuje podrobny´ prˇehled pro pla´nova´nı´ prˇı´pravy odbytovy´ch sorti- mentu˚ dle pozˇadavku odbeˇratele, koordinaci a pla´nova´nı´ pouzˇitı´ odvoznı´ch prostrˇedku˚ na velke´ plosˇe bez slozˇite´ho mechanizmu zı´ska´va´nı´ aktua´lnı´ch dat.
1.4 Automatizace sbeˇru dat
Informacˇnı´ syste´m podporuje automatizaci prvotnı´ evidence ve vy´robeˇ pomocı´ zarˇı´zenı´ Latsbacher a Psion Workabout v cele´m vy´robnı´m prostoru od lokality parˇez azˇ k odvozu odbeˇrateli, nebo na expedicˇnı´ sklad. Tı´m se podstatneˇ zmensˇuji na´roky na vytı´zˇenost provoznı´ho persona´lu a snizˇuje se riziko chybovosti.
1.5 Vazba na obchodnı´ spolecˇnosti
Navision Financials akceptuje a podporuje mozˇnost vytva´rˇenı´ „Prodejnı´
objedna´vky“ pracovnı´kem obchodnı´ spolecˇnosti v syste´mu v lesnı´ spolecˇ- nosti. U vystavene´ „Prodejnı´ objedna´vky“ bude pla´tcem obchodnı´ spolecˇ- nost a prˇı´jemcem za´kaznı´k firmy.
Elektronickou formou bude mozˇne´ prˇene´st takto vystavenou „Prodejnı´
objedna´vku“ s patrˇicˇny´m cˇı´slem do syste´mu Navision Financials obchodnı´
spolecˇnosti. Jako vhodna´ se jevı´ forma tzv. „Prˇı´me´ doda´vky“ (specia´lnı´
rezˇim v ra´mci „Prodejnı´ objedna´vky“, kdy zbozˇı´ od dodavatele nenı´ prˇijato na sklad, ale je prˇı´mo doda´no za´kaznı´kovi.
Po doda´nı´ objednane´ho sortimentu a zau´cˇtova´nı´ „Prodejnı´ doda´vky“ mu˚zˇe neprodleneˇ pracovnı´k lesnı´ spolecˇnosti vystavit „Prodejnı´ fakturu“ na ob- chodnı´ spolecˇnost. V prˇı´padeˇ za´kaznı´kovy reklamace dodane´ho mnozˇstvı´, kvality nebo sortimentu lze vystavit cˇa´stecˇny´ „Prodejnı´ dobropis“. Ten pro- vede prˇı´jem prˇı´slusˇne´ho rozdı´lu na sklad reklamace. Pak mu˚zˇe na´sledovat reklamacˇnı´ rˇı´zenı´ dle ustanovenı´ vnitropodnikovy´ch smeˇrnic.
Prˇednosti tohoto rˇesˇenı´:
• Minimalizace chyb prˇi porˇizova´nı´ „Prodejnı´ objedna´vky“. Obchodnı´k prˇı´mo vybı´ra´ z aktua´lnı´ho sortimentu zbozˇı´ prˇicˇemzˇ vycha´zı´ z aktua´l- nı´ho stavu skladu˚.
EP KAPITA´ LGROUP INFORMACE A INFORMACˇNI´ SYSTE´ MY V LESNI´M HOSPODA´RˇSTVI´CˇR
• Obchodnı´k ma´ mozˇnost sledovat stav vyrˇizova´nı´ zadane´ „Prodejnı´
objedna´vky“.
• Prˇeda´nı´m prˇı´slusˇne´ho cˇı´sla „Prodejnı´ objedna´vky“, porˇı´zene´ v lesnı´
spolecˇnosti do syste´mu Navision Financials obchodnı´ spolecˇnosti, je mozˇne´ sledovat profit na konkre´tnı´ zaka´zce. Za´rovenˇ odpada´ nutnost dvojı´ho zada´va´nı´ „Prodejnı´ objedna´vky“ v obchodnı´ spolecˇnosti a v lesnı´ spolecˇnosti.
• Dı´ky prˇı´stupu pracovnı´ka obchodnı´ spolecˇnosti je mozˇne´ zajistit syn- chronizaci cˇı´selnı´ku˚ Zbozˇı´ a Za´kaznı´ku˚.
• Urychlenı´ rˇeteˇzce vedoucı´ho k fakturaci na za´kaznı´ka.
• Mozˇnost sledova´nı´ proble´movy´ch za´kaznı´ku˚.
INFORMACE A INFORMACˇNI´ SYSTE´ MY V LESNI´M HOSPODA´RˇSTVI´CˇR EP KAPITA´ LGROUP