Ústí nad Labem

Ústí nad Labem

Budování informačních systémů pro komunitní plánování

Zpracoval:

MUDr.Miroslav Seiner

Obsahová část materiálu vznikla za finanční podpory projektu „Komunitní plánování jako nástroj pro posilování sociální soudržnosti a podporu sociálního začleňování a předcházení sociálnímu vyloučení znevýhodněných osob na trhu práce“ podpořeného v rámci iniciativy Equal Evropské unie.

Materiál je využíván pro diseminaci projektu.

Ústí nad Labem

Úvod

Čím se budeme zabývat ?

 Jste aktivními účastníky komunitního plánování

 V rámci přípravy komunitního plánování můžete dojít k závěru, že potřebujete k této činnosti

Využít větší soubor informací z jednoho či více informačních zdrojů

a/nebo vytvořit či převzít určitý informační systém, který vám tyto informace zajistí

 Tato přednáška vás má seznámit s tím, jak k takovému úkolu přistoupit – metodicky správně

Osnova přednášky

 Úvod

 Definice záměru

 Zadání

 Cíle metriky a kritéria

 Funkční a obecný popis záměru

 Řízení rizik projektu

 Analýza

 Organizační zajištění a řízení projektu

 Závěr

Co je to informační systém ?

 Ucelená struktura technologických, programových a organizačních

komponent, určená ke zpracování informací.

 Informační systém není jen program,

ale také technologie, které ho zajistí – počítače, komunikace

a postupy, které je třeba provádět

Funkce informačního systému

 IS pracuje s informacemi, ale co zajišťuje:

Vkládání, získání, pořizování informací

Ukládání informací

Přenos informací

Vyhledávání informací

Zpracování informací

Základní pojmový čtyřlístek

Informační proces

Informační systém

Informační projekt

Informační potřeba

Vztah mezi základními pojmy

Informační procesy Informační

projekt

Informační systém

Vede k realizaci

Vede k realizaci Zajišťuje

Informační potřeba

naplňuje

Příklad

 Krajský úřad zahájil projekt vytvoření a

zavedení regionálního informačního

systému sociálních služeb, který má

zajistit proces zpracování informací o

nabídce těchto služeb v kraji a jejich

zprostředkování zájemcům.

Jaké role může v informačním projektu člověk mít...

 Subjekty informací

Instituce

Osoby

 Aktivní aktéři

Uživatelé

Příjemci informací

Jiné informační

 Zadavatelé

 Investor

 Iniciátor

 Tvůrci zadání

 Konzultanti

 Realizátoři

 Analytici

 Programátoři

 Technologové

 Provozovatelé

Úkol č.1: definice osobní role

 Popište svoje očekávané role při eventuální realizaci

jakéhokoliv informačního

projektu v rámci komunitního plánování

 Definujte přitom tu roli, která je nejtypičtější pro vás

Cíl metodiky

 Je určena pro pracovníky, kteří se ocitnou v roli zadavatele informačního projektu

 Cíle:

Seznámit s odpovědností a úkoly zadavatele při tvorbě informačního systému

Seznámit s některými důležitými technikami

Seznámit se standardní metodikou vedení informačního projektu

Připravit na diskusi o některých specifických

Základní teze metodiky

 Tvorba (zavedení) informačního systému vyžaduje aktivní účast zadavatele – tedy zástupce budoucích příjemců informací a uživatelů

 Zadavatel musí rozumět určitým principům tvorby informačních systémů, aby byl

tvůrcům (analytikům, programátorům)

rovnocenným partnerem

Standardní průběh informačního projektu

 Přípravná fáze

 Definice záměru

 Tvorba zadání

 Studie proveditelnosti

 Volba řešení a dodavatelů

 Realizace

 Analýza

 Vlastní vývoj a implementace

 Akceptace

Role zadavatele ve fázích informačního projektu

Kontrola

Formulace Provoz

Konzultační činnost Akceptace

Realizace

Formulace záměru Tvorba zadání

Volba řešení - dodavatele Příprava

Role zadavatelů Fáze

Krok A

Definice záměru

Proces definice záměru

Jak je stav

?

(východiska)

Co chceme

?

(popis – definice)

Proč to chceme

?

(cíle – přínosy)

Potřeba postupného zpřesňování zadání Je jedno v které části kruhu začneme Kruh zpřesnění projdeme totiž několikrát

Kde byste chtěli začít ?

Jak stručně definovat záměr

 Měly by stačit tři věty:

Co máme = kde jsme ?

• Vnitřní východiska – současný stav řešení

• Vnější východiska:

• Dostupná řešení, legislativa, trendy ap.

Co chceme = kam se chceme dostat ?

• Co má informační systém „dělat“

Proč to chceme = co nám to má přinést?

• Jaký je cíl takového řešení ?

Příklad definice informačního záměru

 Potřebuji v informačním systému evidovat výdaje své domácnosti, protože

 Chci rodině dokázat, že správně hospodařím

 Pořád mi vyčítají, že moc utrácím a já opravdu neumím vysvětlit,

proč pořád nemáme peníze, protože nesleduji výdaje, proto

Úkol č.2: Popište stručně váš informační záměr

 Vyberte raději jen dílčí část záměru, aby byl popis pro vás i okolí srozumitelný

 Snažte se popsat záměr ve třech větách:

 Co chci, aby systém řešil

 Proč potřebuji, aby to bylo řešeno , co mi to přinese

 Jaký stav je dnes

 Při definici záměru si vytvořte skupiny,

které budou dále řešit svůj záměr společně

Zadání

informačního

systému

Standardní průběh informačního projektu

 Přípravná fáze

 Definice záměru

 Tvorba zadání

 Studie proveditelnosti

 Volba řešení a dodavatelů

 Realizace

 Analýza

 Vlastní vývoj a implementace

 Akceptace

Zadání informačního projektu

 Klíčový dokument, kterým zadavatel popisuje svůj záměr a který je

„materializací“ jeho podílu na projektu

 Za zadání nese odpovědnost

zadavatel (investor) – dodavatel může mít jen oponentní a metodickou roli

 Zadání má svůj životní cyklus a prolíná se celým projektem

 Zadání má určitou standardní strukturu, která se opakuje ve všech projektech

Životní cyklus zadání

 Zadání informačního systému se vyvíjí:

Předběžný záměr

Zadání pro studii proveditelnosti

Zadání pro výběr řešení a partnera

Zadání realizace – jako součást smlouvy

Zadání jako součást plánu

Akceptace výsledku proti zadání

Standardní obsah zadání IS

 Souhrn záměru

 Východiska – popis stavu (vnější, vnitřní)

 Kontext řešení

 Cíle záměru

 Metriky a kritéria naplnění cílů

 Obecné (non-funkční) požadavky

 Funkční požadavky

 Rizika

Označenými body se budeme zabývat důkladně

Popis stavu - východiska

 Vnitřní (typické body)

Popis struktury, kde bude systém zaváděn

Dosavadní řešení problému

Odhad očekávaných změn

Personální zajištění

 Vnější (typické body)

Legislativa a vnitřní předpisy

Kontext systému

 Historický

Jaké systémy mají být nahrazeny

Jaké procesy musí být změněny

Jaká data mají být převedena !!!

 Lokální

S jakými systémy bude komunikováno

 Negativní věcné

Co do systému nepatří

Krok B

Cíle, metriky, kritéria

Zásady stanovení cílů realizace IS

 Jde o zásadní bod definice záměru

 Obtížná definice „správných cílů“

 Cílem je jen to, co může být kontrolováno (a změřeno)

 Cíle

Klíčové - maximálně 3

Ostatní - nezměňovat s požadavky

Zamítnuté - užitečné si poznamenat, co nechceme

Kritéria a metriky naplnění

 Metrika je způsob, jakým dosažení cíle měříme - metoda

 Kritérium je hodnota metriky, kterou chceme dosáhnout

 Kritérium naplnění cíle

Jeden cíl může mít více kritérií, ale musí mít alespoň jedno

U vedlejších cílů není třeba vždy exaktně měřit, ale je to vhodné

 Poznámky

Nezapomínat i na možnost

Standardní obsah zadání IS

 Souhrn záměru

 Východiska – popis stavu (vnější, vnitřní)

 Kontext řešení

 Cíle záměru

 Metriky a kritéria naplnění cílů

 Obecné (non-funkční) požadavky

 Funkční požadavky

 Rizika

Označenými body se budeme zabývat důkladně

Úkol: Navrhnout cíle budoucího systému

 Společně ve skupinách navrhnout klíčové cíle systému

 Nadefinovat metriky, kterými budeme cíle měřit

 Nadefinovat kritéria, která pro jednotlivé metriky stanovíte

Krok C

Funkční popis záměru

v zadání IS

Technika detailního funkčního popisu záměru

 Popis případů užití

 Jiná synonyma:

• Use-case

• Uživatelské scénáře

• Aktivity

 Popisují konkrétní dílčí aktivity konkrétních aktérů

 Uživatelské scénáře vždy „znají své role“

 Nesnažíme se v této fázi o „návrh řešení“ pouze sbíráme funkční požadavky

Technika Uživatelské scénáře

 Je třeba přitom

definovat aktéry a jejich role

 Popis obsahuje konkrétní aktivity

činnosti uživatelů a rolí s budoucím systémem (i mimo něj)

 Pozor: jeden aktér má i více rolí

Eviduje příchody a odchody vrátný

Získává statistiku využití pracovní ředitel doby

Zobrazuje Individuální

výkaz pracovníka

Příklad: Systém evidence pracovní doby

Úkol: Popište ve skupině záměr IS pomocí uživatelských scénářů

 Nebudeme již definovat dílčí, individuální záměry, ale jeden společný systém

 Vytvářejte seznam rolí – aktérů v zamýšleném systému

 Vytvářejte seznam scénářů

 Doplňte seznam obecných

Krok D

Stanovit obecné

požadavky

Obecné požadavky

 Kapacitní a výkonnostní

Pro kolik uživatelů, kolik stanic, kolik dat

S jakou odezvou, s jakými časy zpracování

 Cenové, nákladové – za kolik ?

 Termínové – do kdy ?

 Technologické

Technická omezení

Dostupnost systému

Úkol: Doplnit zadání projektu

 Ve společném záměru musíme dodefinovat společně:

Důležité informace o výchozím stavu

Obecné požadavky

Kontext

 Poznámka: Definice rizik v další kapitole

Krok E

Řízení rizik

informačního projektu

S jakými riziky musíme počítat ?

 Typy rizik

Rizika na straně zadavatele

• Nedostatek zdrojů, neujasněnost záměru, nepřijetí záměru uživateli, nepřijetí veřejností

Rizika na straně dodavatele

• Nedostatek zdrojů, nekvalita realizace

Rizika komunikační

• Neporozumění komunikace zadavatel - dodavatel

Rizika bezpečnostní

• Riziko ztráty či zničení dat

• Riziko zneužití dat

Rizika specifická

Zásady řízení rizik

 Každé riziko je evidováno, jakmile je zjištěno

 U každého rizika stanovujeme míru odpovědnosti

(Vysoká, Střední, Nízká)

 U každého rizika stanovujeme možnou eliminaci a její potenciální úspěšnost

(Vysoká, Střední, Nízká)

 Využití metody „zbytkového rizika“

Úkol: Definovat rizika projektu

 Detekujte rizika dosud navrženého záměru a stanovte:

Míru rizika (třístupňově)

Kdy se riziko projeví (fáze)

Možnou eliminaci

Účinnost eliminace (třístupňově)

Krok F

Analýza a návrh

systému

Standardní průběh informačního projektu

 Přípravná fáze

 Definice záměru

 Tvorba zadání

 Studie proveditelnosti

 Volba řešení a dodavatelů

 Realizace

 Analýza a návrh

 Vlastní vývoj a implementace

 Akceptace

 Provoz Podtržené kroky – budeme probírat velmi podrobně

Analýza a návrh

 Fáze, kterou provádí dodavatel ( řešitel)

 Následuje po zadání, obsahuje minimálně:

Procesní popis

Analýzu dat

Funkční analýzu

Návrh uživatelského rozhraní

Technologickou architekturu

Postup implementace

Komponenty analýzy které posuzuje zadavatel

 Analýza a popis procesů

 Definice uživatelských scénářů

 Logický datový model

 Návrh struktury programu

 Uživatelské rozhraní

Podtržené části – budeme probírat podrobně vzhledem k jejich náročnosti pro zadavatele

Procesní model

 Popisují se všechny dotčené procesy

 Dvoudimenzionální popis

Časová osa

Osa rolí (plavecké dráhy)

 Procesní popis může zachytit i variantní

průběhy procesů

Příklad procesního popisu

Klient Poskytovatel Správce

Zadá nabídku do systému

Aktivuje nabídku Zadá dotaz na službu

Vyšle poptávku po zajištění služby

Odpoví na poptávku

Obdrží informaci o možnostech

poskytovatele Obdrží informaci

o míře uspokojení potřeb

Samospráva

Systém na evidenci poptávek a nabídek služeb

Logický model dat

 Nepopisuje návrh technického řešení

databáze, ale vztahy mezi daty v realitě

 Umožňuje řešiteli ověřit si, zda porozuměl problematice

 Popis obsahuje:

Popis tzv. tříd

Vztahy mezi třídami

Příklad logického modelu dat

(Analytic Class Model)

Organizace 1 1-N Zařízení

Poskytovaná služba má

poskytuje 1-N 1

Typ služby 1

N Klient

-Příjmení -Jméno

-Rodné číslo -Adresa

-Pohlaví

konzumuje M

N

Služby pro klienta Státní Nestátní

Úkol: Ověření srozumitelnosti analytických modelů

 Popište formou procesního modelu některý z procesů, řešených v systému

 Vytvořte logický model dat pro některou část

zamýšleného systému (bez

Krok G

Zajištění organizace

informačního projektu

Proč jsou informační projekty tak rizikové ?

 Informatika - relativně mladý obor s neustálenými postupy

 Stále malé zapojení zadavatelů do tvorby IS a jejich pasivita

 Obtížná průběžná validace výsledku

 U projektů v sociálních a zdravotních

službách navíc přistupují omezené finanční

Vztah dodavatel - zadavatel

Dodavatel

 Snaha o maximum zisku

 Snaha vnutit určité řešení

 Snaha vzbudit širší poptávku

 Konkurence jiných zakázek

 Problémy dodavatele

Zadavatel

 Neujasněnost záměru

 Subjektivismus rozhodování

 Omezenost zdrojů

 Neznalost problematiky

 Podceňování náročnosti

 „Neobchodní“ přístup

Potřeba vytvoření stabilního vztahu a úspěchu realizace

Řízení informačního projektu

 Pro řízení projektu na straně zadavatele je třeba vytvořit řídící a výkonný tým

 Řídící tým – Rada projektu

• Složení

• Ekonom, zástupce investora

• Technolog

• Manažer – koordinátor projektu

• Klíčoví uživatelé

• Řídící tým spolu s partnery dodavatele činí zásadní rozhodnutí na projektu

Výkonný tým projektu

Zásady pro řízení projektu radou projektu – řídícím týmem

 Vazba na smlouvy a vnitřní směrnice

 Písemně daná pravidla

 Konsensuální rozhodování

 Pečlivá dokumentace

 Zásady projektového řízení (heterogenní zdroje)

 Odpovědnost vrcholnému vedení organizace

Standardní průběh informačního projektu

 Přípravná fáze

 Definice záměru

 Tvorba zadání

 Studie proveditelnosti

 Volba řešení a dodavatelů

 Realizace

 Analýza

 Vlastní vývoj a implementace

 Akceptace

Studie proveditelnosti

 Základní otázky:

Je záměr realizovatelný ?

Za jaké náklady (finanční a personální) lze řešení pořídit ?

Jaké budou přínosy – peněžní i nepeněžní ?

Jaké jsou varianty řešení ?

Jak zajistit dlouhodobou udržitelnost

Jaká jsou rizika a jak je eliminovat ?

 Základem pro smysluplnost studie je její

nezávislost na kterékoliv variantě realizace

Nejen nezávislost finanční a dodavatelská, ale i

„prestižní a znalostní“

Poznámky k procesu výběru řešení

 Vybíráme nejen partnery k řešení, ale také způsob řešení, architekturu řešení

 Důležitá je volba mezi možnostmi:

nákup systému

pronájem systému

nákup služeb

 Většinou není pouze podstatné, kdo je

dodavatelem, ale za jakých podmínek je

Akceptace

 Klíčový moment realizace

 Kvalita akceptace je podmíněna již jejím zakotvením v plánech a ve smlouvách

 Kvalitní akceptace vyžaduje nemalé nároky na vnitřní zdroje

 Nedostatky při akceptaci může být příčinou devalvace předchozích kroků projektu

POZOR: záruka nenahrazuje kvalitní akceptaci

Provozní aspekty NIS

 Provozní náklady = 15% a více z pořizovacích nákladů

 Provoz je rizikový z hlediska dlouhodobého zajištění potřebných zdrojů, stability produktu i dodavatelů, technologií ap.

 Základní otázka:

 Co koupit a co si jen pronajmout

 Outsourcing proniká nejen do služeb ale i do technologií - není jednoznačná odpověď - vždy záleží na podmínkách smlouvy

 Způsoby zajištění podpory uživatelů:

 Help-desk, evidence požadavků a kontrola jejich plnění

Práce se zdroji na rozvoj

 Náklady na informatiku jsou obecně podceňovány:

Neuvažují se následné náklady - platby za podporu, obnova technologií, aplikací

Nepočítají se dobře provozní náklady

Neurčují se dobře přínosy IS

 Potřeba průběžného uvolňování nákladů a

průběžné obnovy

Náklady IS

 Náklady na výběr a pořízení

 Investiční náklady na aplikace a technologie

 Náklady provozní

+ Náklady na maintenance (údržbu) + Náklady komunikace

+ Náklady energií

+ Jiné provozní - tonery, papíry…

+ Náklady na obměnu + Náklady osobní

+ Náklady transakční - nepřímé vynucené náklady na provoz

Bezpečnostní aspekty provozu

 Každý IS je bezpečnostním rizikem

 Odpovědnost vždy nese provozovatel (správce v terminologii zákona)

 Na bezpečnost je třeba myslet již od tvorby záměru a zajistit ji při vývoji i v provozu

 Technické a organizační prostředky zajištění

 Tři pilíře bezpečnosti:

Strategie bezpečnosti

Výkon správy bezpečnosti

Kontrola (audit) bezpečnosti

Úkol: Zajištění řízení projektu

 Definujte jmenovitě tým pro

řízení projektu, obsaďte všechny klíčové role

 Definujte oblasti, pro které budou jmenování klíčoví uživatelé

 Definujte bezpečnostní rizika projektu, pokud jste je dosud

Závěr: co by mělo být výsledkem

 Vědomí, že bez Vaší aktivní účasti nelze IS budovat

 Ztráta ostychu p ři komunikaci s řešiteli

 Znalost základních principů práce při tvorbě IS a povědomí o technikách

 Opatrnost a vědomí rizik !

Závěr - klíčové faktory úspěchu

 Týmový přístup k řešení

Včasné vybudování stabilního řešitelského týmu

 Zájem vedení organizace o projekt

 Schopnost definovat jasný cíl

 Dodržení metodických zásad projektového řízení

 Zajištění kontinuity kroků:

záměr- výběr řešení – smlouva - akceptace

 Pamatovat stále na zdroje na provoz

Centrum komunitní práce Ústí nad Labem Koněvova 18, 400 01 Ústí nad Labem

miroslav.seiner@volny.cz; krbcovamasinova@ckpul.cz www.ckpul.cz; www.komunitniplanovani.com

tel.: +420 475 201 096

Nashledanou

Zpracoval:

MUDr. Miroslav Seiner

Obsahováčást materiálu vznikla za finanční podpory projektu „Komunitní plánování jako nástroj pro posilování sociální soudržnosti a podporu sociálního začleňování a předcházení sociálnímu vyloučení znevýhodněných osob na

trhu práce“ podpořeného v rámci iniciativy Equal Evropské unie. Materiál je využíván pro diseminaci projektu.

Další informace naleznete na níže uvedených webových stránkách.