Vysoká škola ekonomická v Praze
Fakulta informatiky a statistiky Katedra systémové analýzy
TÉMA BAKALÁŘSKÉ PRÁCE
Analýza a hodnocení systému řízení toků informací ve firmě a jejich využití ve firemním vzdělávání
Vypracovala : Marie Machová
Vedoucí bakalářské práce : doc. Ing. Vlasta Střížová, CSc.
ROK : 2006
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci s názvem „Analýza a hodnocení systému řízení toků informací ve firmě a jejich využití ve firemním vzdělávání“ zpracovala samostatně a že jsem uvedla všechny použité prameny a literaturu, ze které jsem čerpala.
V Praze dne 17.12. 2006 ...
podpis
Poděkování
Děkuji vedoucí mé bakalářské práce doc. Ing. Vlastě Střížové, Csc. za cenné rady a připomínky a za velmi vstřícný přístup, a dále firmě, která umožnila, že jsou v práci zohledněny praktické poznatky.
Abstrakt
Tato práce pojednává o problematice vedení toků firemních informací v konkrétní společnosti. Zabývá se její analýzou, zkoumáním a hledáním možných řešení nalezených problémů, která by mohla pomoci firmě zlepšit si své postavení na trhu v dnešním konkurenčním prostředí. V první části práce jsou definovány základní termíny, jako informace, informační systém a jeho typy, systémová analýza a firemní vzdělávání. Druhá praktická část obsahuje popis společnosti, dále analýzu a hodnocení současného stavu z hlediska nakládání s firemními informacemi a jejich využití pro vzdělávání zaměstnanců, a následná doporučení a návrhy efektivnějšího řešení dosavadní situace.
Obsah
OBSAH 6
1 ÚVOD 8
2 INFORMACE 9
2.1 INFORMACE JAKO VÝROBNÍ FAKTOR 10
2.2 ATRIBUTY INFORMACÍ 10
2.2.1 VČASNOST A DOSTUPNOST 11 2.2.2 AKTUÁLNOST 11 2.2.3 SPOLEHLIVOST A DŮVĚRYHODNOST 11
2.2.4 ÚPLNOST 11
2.2.5 RELEVANTNOST 12
2.2.6 FORMÁT 12
2.2.7 CENA 12
3 TOKY INFORMACÍ A INFORMAČNÍ SYSTÉMY 13
3.1 SYSTÉM 13
3.2 INFORMAČNÍ SYSTÉM 14
3.3 TYPY INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ 15
3.3.1 OSOBNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM (OIS) 15 3.3.2 SKUPINOVÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM (SIS) 16 3.3.3 FIREMNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM (FIS) 16 3.3.4 SYSTÉMY DATOVÝCH TRANSAKCÍ (TPS) 16 3.3.5 MANAŽERSKÉ INFORMAČNÍ SYSTÉMY (MIS) 17 3.3.6 SYSTÉMY PRO PODPORU ROZHODOVÁNÍ (EIS) 17
4 SYSTÉMOVÁ ANALÝZA 18 5 FIREMNÍ VZDĚLÁVÁNÍ 19
5.1 SYSTEMATICKÉ VZDĚLÁVÁNÍ 19
5.1.1 IDENTIFIKACE POTŘEBY VZDĚLÁVÁNÍ PRACOVNÍKŮ ORGANIZACE 20 5.1.2 PLÁNOVÁNÍ VZDĚLÁVÁNÍ 21 5.1.3 REALIZACE VZDĚLÁVÁNÍ 21 5.1.4 VYHODNOCENÍ VÝSLEDKŮ VZDĚLÁVÁNÍ A JEHO EFEKTIVNOSTI 21
5.2 METODY VZDĚLÁVÁNÍ 22
5.2.1 METODY VZDĚLÁVÁNÍ NA PRACOVIŠTI 22 5.2.2 METODY VZDĚLÁVÁNÍ MIMO PRACOVIŠTĚ 22
6 ANALÝZA FIRMY 23
6.1 SPOLEČNOST INTEGRAF, S.R.O. 23
6.2 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA SPOLEČNOSTI 24
6.3 FIREMNÍ INFORMACE 26
6.4 ZÁKLADNÍ INFORMAČNÍ TOKY – REALIZACE ZAKÁZEK 27 6.4.1 PŘIJETÍ POPTÁVKY 27 6.4.2 ZPRACOVÁNÍ KALKULACE – ZASLÁNÍ NABÍDKY 27 6.4.3 PŘIJETÍ OBJEDNÁVKY 28 6.4.4 PŘEDÁNÍ ZAKÁZKY VÝROBĚ 28 6.5 INFORMAČNÍ TOKY MEZI PRACOVNÍKY VPŘEDVÝROBNÍ FÁZI 29
6.6 SYSTÉM ŘÍZENÍ INFORMACÍ 29
6.6.1 SOUČASNÝ STAV PRÁCE S INFORMACEMI 30
6.7 PERSONÁLNÍ ŘÍZENÍ VE FIRMĚ 30
6.7.1 SOUČASNÝ STAV VZDĚLÁVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ 31
7 HODNOCENÍ A NÁVRH ŘEŠENÍ TOKŮ MANAŽERSKÝCH INFORMACÍ 33
7.1 ERP–ENTERPRISE RESOURCE PLANNING 33
7.2 SAP®BUSINESS ONE 34
7.2.1 PŘEHLED FUNKČNÍCH OBLASTÍ 35
8 INFORMACE A ZNALOSTI PRO FIREMNÍ VZDĚLÁVÁNÍ 36
ZÁVĚR 38
9 SEZNAM OBRÁZKŮ 39 10 POUŽITÉ ZDROJE 40
1 Úvod
Úspěch podnikání je výsledkem celé řady faktorů. Na mnoha z nich, například na dostupnosti výrobních zdrojů (finančních, materiálových, lidských a informačních), je efektivní působení podniku na trhu přímo závislé. Ze všech faktorů lze bez nadsázky označit kvalitní informační a kvalifikované lidské zdroje za nejvýznamnější. Také proto se tato bakalářská práce zabývá problematikou informačních zdrojů, jejich získáváním, zpracováním a uchováváním, se zvláštním zřetelem na přímé propojení smysluplné práce s informacemi do oblasti lidských zdrojů podniku.
Základní vazbou mezi informačními a lidskými zdroji je poskytování firemních informací novým i stávajícím zaměstnancům prostřednictvím různých forem vzdělávání, vzájemné sdílení informací mezi samotnými pracovníky a monitorování a sběr informací a znalostí získaných jednotlivými pracovníky firmy s cílem jejich uložení pro účely dalšího využití.
Odpovědné nakládání s informacemi a firemními znalostmi ve vztahu k pracovníkům má pro podnik několik zásadních dopadů. Kvalifikovaný pracovník, který má přístup k aktuálním, včasným, úplným, spolehlivým a relevantním informacím, zvládá své pracovní úkoly mnohem efektivněji, může samostatně realizovat i náročnější zadání a v konečném důsledku má vzrůstající tendenci i jeho osobní pracovní motivace.
Posilování vztahu k firmě, která neplýtvá nabytými osobními znalostmi a umožňuje racionální využívání získaných informací, vede, mimo jiné, také ke snižování fluktuace pracovníků, což se firmě vrací v podobě nižších nákladů na opakující se vzdělávání nových zaměstnanců. Když už je třeba nové zaměstnance vzdělávat, pak tento proces výrazně urychlí a zlevní především kvalitní systém řízení toků informací.
Nový zaměstnanec se tak dříve zapojí do vlastního pracovního procesu, a do jeho vzdělávání, s podporou relevantních zdrojů informací, lze zapojit méně ostatních pracovníků, kteří tak nejsou nuceni přerušovat plnění svých primárních úkolů.
Cílem bakalářské práce je představit manažerům společnosti souhrn současných teoretických poznatků v oblasti řízení toků informací, v jejich přímé návaznosti zjistit a vyhodnotit reálný stav používaných řešení a poskytnout náměty na některá možná, ať již dílčí nebo komplexní opatření směřující k nápravě až dosud nedostatečně účinných procesů při práci s informacemi a znalostmi.
2 Informace
Základ celého informačního systému, jak už vyplývá z jeho názvu, tvoří informace. Ta je často definována společně s pojmem data. Daty ovšem rozumíme pouze zprávy, výroky nebo údaje, jimž nepřisuzujeme žádný význam a která sama o sobě nemají žádnou vypovídací schopnost, a tudíž nemají vliv na znalost daného jevu. Jsou získávána měřením nebo pozorováním a obecně popisují vlastnosti určitého objektu nebo reality, např. věk, počet osob, údaje o objemu výroby firmy, zákon.
K vysvětlení pojmu informace uvedu dva příklady definic:
M. Křečkovský, M. Drdla [1] uvádí: „Z hlediska manažerských rozhodování se informací stává každé sdělení/zpráva/data, usnadňující dané rozhodování ve smyslu jeho správnosti, lepšího výsledku rozhodnutí. Informace jsou odvozovány/získávány z dat vhodnými transformacemi/operacemi, např. výběrem, řazením, sumarizací. Data jsou v tomto pojetí potenciálními informacemi – mohou, ale nemusí z nich vzniknout informace. Co je informací pro jednoho rozhodovatele, nemusí být informací pro jiného, mohou to být „pouhá“ data. Informace také zastarávají, někdy nepříjemně rychle.“
V. Střížová [2] říká, že, „Informace lze chápat jako data, kterým jejich příjemce přisuzuje význam na základě znalostí, kterými disponuje; jsou výsledkem poznání a myšlení, které opětovně iniciuje tvořivé myšlení a následně i jednání. Jsou zdrojem se specifickými vlastnostmi – na rozdíl od ostatních zdrojů, u nichž v procesu použití dochází ke spotřebě, jsou informace zdroj obnovitelný, který se dokonce sám generuje. Informace jsou data smysluplně organizovaná.“
Z uvedených definic vyplývá, že informace jsou data, která vyjadřují míru uspořádanosti systémů. Množství informace je dáno rozdílem mezi stavem neurčitosti systému před přijetím informace a stavem neurčitosti, která se získáním informace odstranila. Svému příjemci informace sdělují takové údaje, které rozšiřují jeho dosavadní znalosti o nové poznatky. Data se změní v informaci v okamžiku, kdy mají pro jejich uživatele určitý význam a dále s nimi pracuje. Význam informací je pro každého jiný a je závislý na jejich dalším využití. Svůj význam, důležitý pro další rozhodovací procesy, mají informace získané na vstupu a vyhodnocené ještě před vlastní realizací konkrétní aktivity, jiný informace použité pro zkoumání již
uplynulých dějů, zpětnou kontrolu nebo sloužící k vyhodnocení, zda určitý projekt byl realizován v souladu se zadáním a odpovídá očekávanému výsledku. Specifickým významem disponují informace určené k hodnocení a zaznamenání historických jevů a k uchování získaných znalostí např. pro účely dalšího vzdělávání.
2.1 Informace jako výrobní faktor
Výrobní faktory jsou zdroje používané v procesu výroby a při poskytování zboží a služeb. Obvykle se rozdělovaly do tří hlavních skupin: práce, přírodní zdroje (půda) a kapitál. V posledních letech se k výrobním faktorům řadí též informace, které jsou v současnosti považovány za jeden z nejcennějších podnikových zdrojů. Firemní manažeři proto stále více investují do informačních systémů. Informace jsou nejvíce využívány k získávání konkurenčních výhod. Jde zejména o informace o zákaznících, cenách na trhu výrobků a služeb, inovacích ve výrobě a informace o ostatních firmách a o konkurenci na trhu. To vše pomáhá manažerům vyvíjet lepší firemní strategii a přijímat taková rozhodnutí, která povedou k vyšší prosperitě společnosti.
Obrázek 1: Výrobní faktory v procesu výroby a poskytování služeb
Keřkovský, M., Drdla, M.: Strategické řízení firemních informací: teorie pro praxi, Praha: C. H. Beck, 2003, s. 32
2.2 Atributy informací
Informace sama o sobě žádnou hodnotu nemá a nabývá ji až v procesu svého využívání. V manažerském pojetí zkoumáme řadu požadavků, které by informace měla splňovat. Mezi její hlavní atributy patří dle literatury [1]: včasnost, spolehlivost, úplnost a relevantnost, dalšími jejími vlastnostmi jsou dostupnost, aktuálnost, důvěryhodnost, formát a cena.
FIRMA
Výrobní faktory
Práce Půda Kapitál Informace
Výstupy
Zboží Služby Kapitál
2.2.1 Včasnost a dostupnost
Pro manažera má význam především taková informace, která je mu podána ve správném čase. To znamená, že ji má k dispozici již před nebo během svého jednání, nikoli až po přijetí rozhodnutí. Včasnost informace značně ovlivňuje její dostupnost.
Pokud má být dodána ve správném okamžiku, musí být dostupná v co nejkratším čase.
Současné prostředky určené pro sběr, zpracování, přenos a distribuci dat a informací umožňují toto řešení úspěšně realizovat. Přesto se velmi často stává, že jsou informace dodány pozdě nebo jsou dokonce nedostupné.
2.2.2 Aktuálnost
Včasnost může být rovněž chápána jako aktuálnost. Rozvojem vědy, výzkumu a náhradou stávajících poznatků novými v toku času informace rychle stárnou a musí být průběžně aktualizovány. Měly by obsahovat takové údaje, které odrážejí aktuální realitu. Manažer by proto měl přesně specifikovat, v jakých časových intervalech bude informace potřebovat.
2.2.3 Spolehlivost a důvěryhodnost
Spolehlivost přísunu informací je přímo závislá na stabilitě informačního systému a její úroveň úzce souvisí s ochranou a zabezpečením informačních systémů a dat v nich obsažených. Data mohou být ztracena, poškozena či zneužita v důsledku selhání technologií (výpadků dodávek elektrického proudu, poruchy hardwaru) nebo lidského faktoru (neznalost, úmyslné poškození, chybovost).
Spolehlivost informačního obsahu je prezentována jako důvěryhodnost údajů. Jedná se o schopnost přesvědčit příjemce o pravdivosti uvedených informací. Ten se řídí svými zkušenostmi nebo vychází ze zdrojů, z nichž jsou údaje čerpány. Pokud je zdroj důvěryhodný, pak se příjemce většinou rozhodne informace z něho získané použít a prohlásí je za spolehlivé.
2.2.4 Úplnost
Úplné jsou takové informace, které manažerovi sdělují vše potřebné k efektivnímu rozhodování, kontrole a vedení svého podniku. Pravdou je, že informace většinou tuto vlastnost nemají. Často nastává situace, pro kterou se získaná informace zdá být zprvu dostačují, ale záhy se zjistí, že je neúplná. Pokud se tento problém objeví, může být zajištění chybějících údajů velice nákladné.
2.2.5 Relevantnost
Vyhovuje-li informace potřebám manažera, je pro něho užitečná a má všechny již popsané vlastnosti, pak je tzv. relevantní. Tvůrci informačních systémů by měli zajistit, aby manažerovi byly poskytovány pouze relevantní informace. Toho lze dosáhnout upřesněním požadavků kladených na přísun informací. Manažer musí jasně určit, která z jeho rozhodování mají být informačním systémem podporována a jaké informace mu má tento systém poskytovat.
2.2.6 Formát
Formátem informací rozumíme podobu vstupního nebo výstupního dokumentu, kterým může být kniha, dopis, faktura, vizitka, leták apod. Dnešní dostupná hardwarová zařízení jsou schopna uspokojit i náročné uživatele. Problém vzniká většinou vinou lidského faktoru. Programátoři, kteří se zabývají uspořádáním dokumentů, by měli mít také znalosti z oblasti typografie, zabývající se zpracováním textu a grafiky, tzn. designem dokumentu, prací s písmy, odstavci, grafy, tabulkami a obrázky. Pro zkvalitnění vypovídací schopnosti informací je někdy vhodné doplnit text grafickými prvky, které musí být v dokumentu správně rozmístěny.
2.2.7 Cena
Stejná informace má pro různé manažery jiný význam a odlišnou hodnotu. Manažer musí posoudit, zda se mu vyplatí vynakládat peníze na získání dané informace či ne.
Tímto problémem se zabývá teorie mezního užitku v ekonomii. Investovat se vyplatí v případě, jsou-li přírůstky přínosů z informace větší než přírůstky nákladů neboli mezní užitky jsou vyšší než mezní investice. Maximální návratnosti vynaložených prostředků se dosáhne tehdy, rovnají-li se mezní náklady mezním přínosům. Tyto vztahy nelze v praxi většinou přesně kvantifikovat. Manažeři si nekladou otázku
„Kolik byste byli ochotni investovat do spolehlivé informace?“, ale spíše hodnotí efektivnost prostředků vynaložených na celý informační systém a informační technologie, které by měly takové informace poskytovat. Počítače a jiné informační technologie se v posledních letech stávají běžnou záležitostí. Spolu s jejich prudkým rozvojem klesla jejich cena, náklady na komunikaci mezi počítači se snižují, a proto také dochází ke snižování ceny informačních systémů (informací).
3 Toky informací a informační systémy
Informační tok je pohyb informací uvnitř firmy, z firmy do jejího okolí a zpět.
Hovoříme o posloupnosti přesunu informací od zdroje k uživateli. Kvalita informačních toků je dána rychlostí pohybu údajů k uživateli a mírou uspokojení informačních potřeb příjemce. Přesun firemních informací by neměl být za žádných okolností chaotický, měl by být řízený a měl by mít určitý systém.
3.1 Systém
Systém je soubor souvisejících prvků a jejich vzájemných vazeb (informačních, hmotných, nehmotných) propojených do jednoho celku. Podle charakteru vazeb rozlišujeme systémy na uzavřené a otevřené, jak uvádí S. Horný a kol. [3]. Pokud existují vazby mezi prvky pouze uvnitř systému, pak se jedná o uzavřený systém.
Tento systém nijak nekomunikuje se svým okolím. Vazby, které se zde nacházejí, se označují jako vnitřní vazby systému. Otevřený systém se vyznačuje tím, že není od okolního prostředí izolován a alespoň jedna jeho vazba je propojena s vnějším prvkem přes prvek hraniční, který zprostředkovává komunikaci v podobě vstupů do systému (hmotné, informační a vstupy působící z okolí na systém) a výstupů ze systému (ovlivňující okolí systému). Prvky, které nepatří do daného systému, ale do jeho vnějšího prostředí, se nazývají okolí systému.
V systému mohou existovat dílčí, relativně uzavřené celky. Systém proto můžeme tedy rozdělit do jednotlivých subsystémů (podsystémů). Mezi těmito dílčími celky musí existovat základní vazby. Členění spočívá ve stejnorodosti prvků a prostorovém uspořádání charakteru vazeb. Pokud je systém složitý, lze jeho subsystémy dělit na další dílčí podsystémy. Takový subsystém pak může být považován za samostatný systém.
Definování subsystémů, jejich prvků, vazeb mezi nimi a samotnými subsystémy je důležité k určení struktury systému. Tyto prvky je dále nutno rozčlenit do jednotlivých celků. Strukturou systému se rozumí uspořádání vzájemných vazeb mezi prvky a chování těchto prvků. Příkladem systému může být podnik, který se dělí na jednotlivá oddělení (subsystémy) – obchodní, výrobní, účetnictví, personalistika, vedení. Tyto dílčí útvary se dále skládají z prvků – zaměstnanci, technologie, stroje. Strukturou
systému, popisem prvků, podsystémů, vazeb, které mezi nimi vznikají a chováním jednotlivých částí se zabývá systémová analýza.
Systémy se dále dělí podle schopnosti měnit svůj stav s postupem času. Statické systémy zůstávají ve stavu v jakém vznikly po celou dobu své existence nejsou schopny svůj stav měnit. Narozdíl od systémů dynamických, které se v průběhu času mění a vyvíjejí. Velkou část dynamických systémů zaujímají systémy s cílovým chováním. Jedná se o takové systémy, které mají stanovené cíle, jichž se snaží svým chováním dosáhnout. Podle charakteru prvků, vazeb a cílů se systémy rozlišují na hmotné, biologické, informační a řídicí.
3.2 Informační systém
Základními prvky informačního systému jsou informace. Informační systém zajišťuje shromažďování, organizování, přenos, uchovávání, manipulaci, transformaci, aktualizaci a sdílení těchto informací. Jedná se o uspořádání vztahů mezi datovými zdroji, informačními technologiemi (hardware a software), pravidly pro provozování a využívání IS/IT a lidmi, kteří s nimi pracují.
Informační systémy nejsou plně vázány na informační technologie. Dříve, než se začaly používat počítače, byly vedeny v papírové podobě. Podle potřeby se vytvářely kopie dokumentů pro pracovníky, dodavatele a zákazníky, které byly uchovávány v kartotékách a archivech. Je zřejmé, že přístup k takto zpracovaným informacím byl zdlouhavý, při jejich předávání mohlo dojít k deformaci jejich významu nebo kvality.
Takový způsob vedení dokumentů přetrvává v některých podnicích dodnes.
K tomu, aby byla firma konkurenceschopná, musí mít její zaměstnanci, od nižších pozic po manažery, rychlý přístup ke kvalitním informacím. Informační systém by měl vyhovovat všem požadavkům na něj kladených. Mezi tyto požadavky patří hospodárně, včas a na správná místa poskytovat potřebné informační zdroje. Při tom je třeba zajistit splnění určitých nároků, jimiž jsou obsah a kvalita zdrojů (informace by měly být úplné, přesné a spolehlivé), časové nároky (aktuálnost, včasnost, frekvence poskytnutí) a forma, v jaké jsou informace předkládány (srozumitelnost, názornost, způsob prezentace). Informační systém by měl podporovat rozhodování manažerů, zvyšovat konkurenceschopnost podniku, měl by přispět ke zvyšování produktivity a k úspoře nákladů.
Informační systém má celou řadu vlastností (atributů). Mezi nejdůležitější patří dle M. Křečkovského, M. Drdly [1]:
bezpečnost a stabilita informačních procesů,
integrovanost (funkcí, dat, HW, SW a uživatelských rozhraní), nákladovost z hlediska pořízení a provozu,
otevřenost systému z pohledu možného vývoje, perspektivnost řešení,
udržovatelnost,
orientace na podporu nejdůležitějších rozhodování.
K těmto atributům je třeba přihlížet při navrhování IS a každému přiřadit takovou váhu, která bude nejlépe vyhovovat daným rozvojovým záměrům a konkrétní situaci.
3.3 Typy informačních systémů
Informační systémy lze dělit z více hledisek. Stejně tak, jak je struktura firmy (systému) tvořena jednotlivými celky, které se dále dělí na menší organizační útvary, může být i informační systém rozčleněn podle organizačních úrovní. Z tohoto hlediska se dle literatury [3] dělí na firemní informační systém, skupinový informační systém a osobní informační systém.
3.3.1 Osobní informační systém (OIS)
Nejnižší úrovní informačních systémů je Osobní informační systém (OIS). Je určen k práci jednotlivých pracovníků firmy, podporuje komunikaci jednotlivých zaměstnanců s vyššími celky. Ve vertikální organizační struktuře umožňuje přijímat vstupy a poskytovat výstupy nadřízeným resp. podřízeným osobám i celkům a v horizontální struktuře komunikovat s ostatními pracovníky nebo útvary na stejné organizační úrovni dané firmy, ale i se skupinami či jednotlivci z jejího okolí. Mezi hlavní interní přínosy OIS firmy můžeme zařadit individuální přístup k jednotlivým zákazníkům, možnost být sám sobě manažerem, stanovit si priority pro jednotlivé činnosti své práce. Externími přínosy mohou být kontrolovaná jednání se zákazníkem vedená na základě získaných informací o jeho osobě ve prospěch podniku. Tento informační systém je převážně zajišťován osobními počítači a dnes se s ním setkáme téměř ve všech oblastech ekonomických aktivit.
3.3.2 Skupinový informační systém (SIS)
Vyšší úroveň zaujímá Skupinový informační systém (SIS). Spojuje nižší úrovně, tj. jednotlivé pracovníky a jejich aktivity do vyšších celků, tzv. pracovních skupin.
Zabezpečuje aktivity jedné nebo více funkčních oblastí firmy. Umožňuje komunikaci v rámci jedné skupiny (oddělení), ale zajišťuje také vnější vazby s ostatními celky.
Pracovní skupina je součástí jak vertikální, tak horizontální struktury. Na vertikální struktuře přijímá vstupy a poskytuje výstupy ostatním skupinám. V horizontálních vztazích jsou výstupy a jiné informace směrem k manažerovi vyšší úrovně prováděny vedoucím skupiny. Tento informační systém pomáhá produkovat výstupy, na kterých se musí podílet více pracovníků najednou (např. týmové projekty). Interním přínosem SIS je možnost porovnání nových informací s údaji z minulých aktivit (aktuální srovnání cen s minulými obchody), hodnotit strategické řízení marketingu na základě počtu nových zákazníků.
3.3.3 Firemní informační systém (FIS)
Na nejvyšší úrovni se nachází Firemní informační systém (FIS). Integruje jednotlivé skupiny do jednoho celku a podporuje naplňování podnikových cílů a záměrů.
Zahrnuje firmu jako celek, a proto zde nelze definovat vertikální a horizontální vztahy.
Podporuje strategické plánování (rozhodování o cílech firmy a jejích změnách), manažerské řízení (efektivní organizování) a operativní řízení (efektivní plnění pracovních úkolů).
Informační systémy lze dále rozdělit podle vztahu k systému řízení, jak je uvedeno v publikacích [2], [4]. Toto dělení zajišťuje uvažovaným IS vhodné funkční místo v systému manažerské práce. Podobně jako lze u podniků definovat stupně řízení, tak lze jednotlivým stupňům přiřadit určitý informační systém.
3.3.4 Systémy datových transakcí (TPS)
Systémy datových transakcí (Transaction Processing Systems - TPS) podporují úlohy operativního charakteru na nejnižších úrovních hierarchické struktury organizace.
Zaměřují se na hlavní činnosti podniku, zpracovávají velké objemy dat a provádějí s nimi jednoduché operace. Provádějí rutinní transakce, mezi něž např. patří zpracování objednávky, řízení výroby, evidence zásob, příprava plateb dodavatelům, účetnictví apod.
3.3.5 Manažerské informační systémy (MIS)
Manažerské informační systémy (Management Information Systems - MIS) se zaměřují na řízení podniku na taktické úrovni (střednědobé plánování) s převahou provádění na středních stupních hierarchie organizace. Využívají se k činnostem společným pro více funkčních útvarů. Jsou založeny na rozsáhlých databázích, které obsahují data vytvářená na úrovni TPS. Jejich cílem je zajistit uživatelům na úrovni výkonného a vrcholového řízení přístup k potřebným informacím v potřebném tvaru a v potřebném čase, umožnit jim jejich analýzu, a tím pozitivně ovlivňovat jejich rozhodování, a tedy i budoucnost podniku. Uživatelé si v nich vyhledávají informace, které potřebují pro svou práci, především obchodního a ekonomického charakteru.
Typickými příklady mohou být procesy pro zajištění personálních záležitostí, kalkulací nebo propočtu hospodářských výsledků.
MIS často zahrnují i systémy pro podporu rozhodování a expertní systémy. Systémy pro podporu rozhodování (Decision Support Systems – DSS) pomáhají manažerům při analytických a rozhodovacích operacích. Pracují s vhodnou databází, často propojenou s ostatními databázemi a částmi MIS. Poskytují manažerům modely řešení některých typických úloh, které mohou zlepšit kvalitu jejich rozhodnutí. V těchto modelech mohou simulovat různé problémy a manipulací s informacemi v nich obsažených nalézat nejvhodnější řešení. Jedná se například o modely přiřazování činností a zdrojů plánovacích úloh, zkoumání reakce konkurentů na změnu ceny výrobků. Expertní systémy (Expert Systems – ES) jsou určeny pro profesionály (experty) v dané oblasti rozhodování. Tyto systémy využívají tzv. umělé inteligence, která se zabývá myšlenkovými procesy. Využívají lidských znalostí a zkušeností, které jsou pro počítačové zpracování zjednodušené. Cílem expertních systémů je podat manažerovi informační a znalostní podporu formou různých návrhů a doporučení.
3.3.6 Systémy pro podporu rozhodování (EIS)
Systémy pro podporu vrcholového vedení (Executive Information System - EIS) generují výstupy pro potřeby strategického řízení, proto je jejich významnou stránkou také prezentace zpracovávaných dat. Mají přátelské uživatelské rozhraní, které by mělo přimět top manažery k jejich intenzivnějšímu využívání a jsou velmi snadno ovladatelné. Informace čerpají z MIS a z dalších externích databází i jiných datových
zdrojů. Tyto údaje zpracovávají, sjednocují a poskytují rychlé pohledy na dosažené výsledky prezentované v různých formách (grafy, tabulky, video, zvuky).
4 Systémová analýza
Analýzu chápeme jako postupný rozklad zkoumaného objektu za účelem jeho poznání, zlepšení a návrhu. Jedná se o souhrn principů a metod, které umožňují účinně zkoumat strukturu, vlastnosti a chování systémů, jejich dílčích částí a vazeb mezi nimi. V lit. [3] je systémová analýza definována jako, „detailní zkoumání systému s hodnocením plnění předkládaných funkcí sledováním chování systému jako celku i jeho jednotlivých prvků s účelem navrhnout nový zdokonalený nebo upravený systém z hlediska jeho funkce, a možností nebo hospodárnosti.“
Systémovou analýzu lze dle [3] rozdělit do tří oblastí:
systémová analýza hmotných systémů – zabývá se rozborem technických systémů, snaží se najít nejvhodnější řešení zkoumaných problémů;
systémová analýza informačních systémů – jejím cílem je zkoumat a navrhnout informační systém, který zajistí efektivní přísun přesných informací na požadovaná místa za pomoci patřičných prostředků umožňujících zpracování dat a soustavy programů;
systémová analýza řídicích systémů – zahrnuje prvky předchozích dvou analýz. Snaží se navrhnout systémy zajišťující zpracování a přenos dat potřebných pro správné řízení systémů a zároveň navrhnout patřičné technologie, které toto zabezpečí.
Systémová analýza se provádí v několika, zpravidla třech fázích. V první fázi se provádí celková definice systému. Charakterizují se cíle systému, určují se jeho prvky, vazby mezi těmito prvky a vazby mezi systémem a jeho okolím. Na základě získaných informací se vypracuje grafický model systému se všemi prvky a vazbami. Ve druhé fázi se zkoumá zobrazená struktura systému a jeho chování. Určují se prvky, které jsou pro systém nepostradatelné, jejich funkce a vazby mezi nimi, aby mohlo být dosaženo daných cílů. K provádění této části analýzy se obvykle užívá různých metod.
Jejich podstatnou součástí jsou postupy funkční a datové analýzy. Cílem funkční analýzy je vhodně zachytit dosavadní činnosti a procesy, jejich logickou posloupnost a systémové přiřazení. Dále „zmapovat“ informační potřeby pro zajištění procesů
a informační toky. Datová analýza je zaměřena na používání samotných dat (informací) a jejich strukturu. Ve třetí fázi se na základě správného zobrazení systému a následného zkoumání potřebných prvků a vazeb navrhují úpravy systému. Pokud byly zjištěny v předchozí fázi nedostatky, pak se hledá nebo navrhuje nejvhodnější způsob, kterým by se odstranily.
5 Firemní vzdělávání
Konkurenceschopnost firmy v tržním prostředí je přímo závislá na úrovni zaměstnanců, kteří tvoří jeden z jejích základních zdrojů. Zaměstnance jakožto nositele znalostí, dovedností a zkušeností (zjednodušeně řečeno – lidský kapitál), je třeba co nejefektivněji využívat a rozvíjet. Jednotlivé firmy by měly vzdělávání svých zaměstnanců věnovat stálou pozornost, neboť pouze kreativní, vzdělaný a adaptabilní pracovní tým firmě usnadní její soupeření s konkurencí.
Důvodů, proč by firmy měly mít zájem na rostoucích investicích vkládaných do podnikového vzdělávání, je ovšem daleko více. Každá změna organizace a způsobu řízení práce, průběžné zavádění nových technologií a pracovních postupů, to vše klade na zaměstnance stále vyšší nároky na zdokonalování a prohlubování jejich znalostí a dovedností. A vstup na mezinárodní trh si dnes lze jen stěží představit bez odpovídajících znalostí jazykových.
Aby vzdělávání bylo efektivní, musí přinášet užitek oběma stranám. Zaměstnavateli i jeho zaměstnancům. Pozitivní přínos na straně zaměstnanců se především promítá ve zvýšení jejich hodnoty na pracovním trhu. Nově nabyté znalosti a dovednosti lze úspěšně uplatnit při snaze o lepší pracovní zařazení. Řada progresivních zaměstnavatelů poskytuje vzdělávání svým zaměstnancům bezplatně, nebo se alespoň částečně podílí na úhradě nákladů s tím spojených.
5.1 Systematické vzdělávání
Výsledný efekt vzdělávání zaměstnanců závisí na jejich snaze a motivaci k učení a na úrovni přípravy a funkčnosti vzdělávacího systému. Ve většině malých a středních podniků dosud není systematickému vzdělávání věnována náležitá pozornost.
V mnoha případech seznamuje nového pracovníka s firemním prostředím a s jeho pracovním místem buď zaměstnanec, který není specializován v oblasti personalistiky, nebo mu několik zaměstnanců z různých úseků chaoticky předkládá materiály
s informacemi, které by měl prostudovat. Tak je tomu všude tam, kde není vytvořen účinný systém vzdělávání. Podle J. Koubka [5] má cyklus systematického vzdělávání čtyři fáze: Identifikace potřeby vzdělávání pracovníků organizace, plánování vzdělávání, realizace vzdělávacího procesu a vyhodnocování výsledků vzdělávání a účinnost vzdělávacích programů.
Obrázek 2: Základní cyklus systematického vzdělávání pracovníků organizace
Koubek, J.: Řízení lidských zdrojů, Praha: Management Press, 2004, s. 245
5.1.1 Identifikace potřeby vzdělávání pracovníků organizace
Podnět ke vzdělávání přichází zpravidla od vedoucích pracovníků, avšak snahu o rozšiřování znalostí nezřídka projevují i sami řadoví pracovníci. Impulsem k dalšímu vzdělávání bývá diference mezi dosaženými znalostmi, dovednostmi a chápáním pracovníka a mezi požadavky kladenými pro dané pracovní místo. Identifikace této situace je vzhledem k obtížné měřitelnosti kvalifikace a znalostí často velmi složitá.
Většinou ji lze získat pouze na základě odhadů nebo prostřednictvím záznamů pravidelného hodnocení pracovníků.
Strategie a politika vzdělávání pracovníků
v organizaci
Vytvoření organizačních předpokladů vzdělávání
VÝCHODISKA A PŘEDPOKLADY
CYKLUS Identifikace potřeby vzdělávání pracovníků
organizace
Plánování vzdělávání
Realizace vzdělávacího procesu
Vyhodnocování výsledků vzdělávání a účinnosti vzdělávacích programů
5.1.2 Plánování vzdělávání
Tato fáze plynule navazuje na identifikaci vzdělávání. Jejím cílem je zvolit vhodnou metodu vzdělávání, určit jeho priority, zajistit finanční prostředky a vytipovat pracovníky, kteří se do vzdělávání zapojí. Plán by měl také zahrnovat odpovědi na následující otázky, které uvádí J. Koubek ve své publikaci [5]:
jaký má být obsah vzdělávání
komu má být poskytnuto (jednotlivci, skupině) jakým způsobem (nejvhodnější metoda)
kým bude realizován (externími nebo interními lektory) kdy (termíny, harmonogram)
kde (konkrétní místo vzdělávání; mimo firmu nebo v jejích prostorech)
s jakými náklady (rozpočet na školení; firma bude hradit plnou cenu nebo bude hradit jen část a zbytek zaplatí pracovník)
jak budou hodnoceny výsledky (metody hodnocení)
5.1.3 Realizace vzdělávání
Prvotním krokem by mělo být zajištění nezbytných předpokladů pro úspěšnou realizaci vzdělávací akce. Půjde zejména o sjednání podmínek a uzavření smluv se školícími partnery, kteří poskytnou vzdělávací program, případně i příslušné školitele, o zajištění konkrétního místa konání školení, potřebných pomůcek a o včasné informování všech účastníků vzdělávací akce.
Po splnění uvedených náležitostí může být samotné školení zahájeno. Důležitý je průběžný monitoring jednotlivých kurzů, kontrola dodržování stanovených plánů, časových harmonogramů a schváleného rozpočtu. Po ukončení školení by měla být zpracována dokumentace o jeho celém průběhu, plnění plánu a také o čerpání finančních prostředků.
5.1.4 Vyhodnocení výsledků vzdělávání a jeho efektivnosti
V této fázi by se mělo vyhodnotit, zda a do jaké míry byl splněn cíl vzdělávání.
Způsob a kritéria hodnocení by měla být stanovena předem již ve fázi plánování vzdělávání a při stanovení jeho cílů. Vyhodnocení může být provedeno na základě k tomu připravených hodnotících dotazníků nebo výkazů docházky jednotlivých pracovníků na předepsaná školení a vzdělávací programy.
5.2 Metody vzdělávání
Metodu vzdělávání, která bude při konkrétním školení použita, je třeba rovněž stanovit již ve fázi plánování vzdělávání. Těchto metod existuje celá řada. Při jejich volbě je nutno zohlednit kdo má být školen a jaké informace a znalosti by měl dotyčný získat.
Ve svých skriptech uvádí Z. Dvořáková [6] dvě hlavní skupiny metod vzdělávání:
5.2.1 Metody vzdělávání na pracovišti
Tyto metody se zaměřují převážně na praktické zvládnutí dané práce, získání dovedností a osvojení si správného chování na pracovišti. Přímý kontakt s pracovním místem nebo strojem je výhodný zejména proto, že zaměstnanec už od okamžiku svého nástupu vytváří podniku jisté hodnoty. Je zde ovšem určité riziko, že dosud nezkušený pracovník může způsobit neúmyslné poškození zařízení, na kterém se zaučuje, snížení kvality produktů na výstupu či plýtvání materiálem. Z těchto důvodů je třeba takovému pracovníkovi přidělit zkušeného školitele.
K představitelům některých metod vzdělávání na pracovišti patří: instruktáž při výkonu práce (zkušený pracovník provádí celý proces pracovního postupu, školený zaměstnanec jej opakuje, dokud není schopen ho provádět samostatně), asistování (zaměstnanec pomáhá zkušenému pracovníkovi při výkonu pracovního postupu), práce na projektu (obdobné jako asistování), rotace práce (pracovník organizovaně plní různé pracovní úkoly).
5.2.2 Metody vzdělávání mimo pracoviště
Metody vzdělávání mimo pracoviště se orientují na získávání odborných znalostí a teoretických informací. Jsou určeny většímu počtu zaměstnanců, pro vedoucí a technické pracovníky. Školení mohou probíhat v podobných prostorách, jaké zajišťují školy (učebny, laboratoře, výukové dílny), nebo ve zcela jiném prostředí (outdoorové vzdělávání). Eliminuje se zde riziko poškození firemního zařízení.
Mezi představitele těchto metod například patří: přednáška (získávání teoretických znalostí), seminář (přednáška spojená s diskusí), workshop (účastníci školení se podílejí na řešení problémové situace), outdoor training (zasazení problémové situace do přírodního prostředí, ve kterém se účastníci pohybují a jsou nuceni ke spolupráci).
6 Analýza firmy
6.1 Společnost Integraf, s.r.o.
Společnost Integraf, s.r.o. se sídlem v Náchodě působí od roku 1992 na trhu polygrafických služeb. Od samého počátku své činnosti si vytkla za cíl prosadit se na trhu s polygrafickými a reklamními službami, jejichž stěžejním prvkem bude kvalita.
Tomuto cíli je přizpůsobena i filozofie firemního působení ve zpracování zakázek dle ISO 9001 a v celkovém přístupu k zákazníkům. V současné době má společnost 115 zaměstnanců ve stálém pracovním poměru a cca 300 pracovníků přijímaných na vedlejší pracovní poměr využívaných na výpomoc při tiskových kampaních. Firma pracuje v režimu nepřetržitého provozu. Nejmodernější strojové vybavení řadí společnost na přední místa v polygrafickém oboru a umožňuje vyhovět všem klientům, kteří požadují vysoce kvalitní ofsetový tisk, knihařské zpracování a výrobu špičkových reklamních materiálů i ve velkém nákladu za krátký výrobní čas. Za dobu svého působení si firma vybudovala pevné místo na českém trhu.
Podnik disponuje moderní technologií i v oddělení DTP a Pre-Press a v této oblasti zajišťuje svým zákazníkům kompletní servis. Záruka kvalitního tisku je vedle zkušeného lidského potenciálu zajištěna i vysokou úrovní technického vybavení. Pro bezproblémovou komunikaci se všemi zákazníky společnost pracuje jak na platformě Apple Macintosh, tak na platformě PC při využití široké základny standardních i speciálních softwarových aplikací. Celý průchod zakázky předtiskovou přípravou je na všech pozicích kontrolován a vyhodnocován tak, aby vyhovoval příslušným normám.
Hlavním úkolem společnosti je dodávat výrobky ve vysoké kvalitě a v požadovaných lhůtách, a tím uspokojovat potřeby svých zákazníků. To je životně důležitým úkolem celé společnosti působící v oboru, který je formován velmi silným konkurenčním prostředím. Zavedení a zdokonalování systému jakosti je tedy zásadním úkolem všech zaměstnanců společnosti. Každý pracovník je seznamován s problematikou zabezpečování jakosti, musí znát své místo, úkoly a odpovědnost v systému a v neposlední řadě dbát o udržení své odborné úrovně a spolehlivosti při realizaci zakázek. Důkladná znalost a odpovědná práce s neustálým přílivem nových informací na všech pracovních úrovních, jejich posuzování a vzájemné sdílení prostřednictvím informačních systémů jsou tak základem úspěšného působení společnosti.
6.2 Organizační struktura společnosti
Ve společnosti je zavedena funkcionální struktura [4], která je typická pro malé a střední podniky. Je založena na principu seskupování pracovníků do útvarů podle jejich společné funkce, dovedností, technik a nástrojů, které používají k výkonu práce.
V čele jednotlivých oddělení stojí odborný ředitel.
K hlavním přednostem funkční struktury patří:
efektivní využívání zdrojů a řešení problémů,
snadnější přístup k potřebným informacím (pracovníci ve stejném útvaru používají stejné druhy informací, které mohou lépe sdílet a přispívají tak k pocitu kolegiality),
vyšší specializace, rychlejší rozvoj kvalifikace pracovníků vzájemnou výměnou specializovaných znalostí nebo pozorováním ostatních členů útvaru.
Tato struktura ovšem může mít i některá negativa např.:
špatná komunikace mezi útvary,
podíl jednotlivých pracovníků na celkovém úspěchu nelze přesně vymezit, zejména pracují-li ve stabilních týmech.
Popisovaný podnik má tři hlavní útvary: obchodní oddělení, výrobu, a ekonomické oddělení, z nichž každý má svého ředitele, který řídí chod dalších jednotek ve firmě.
Ředitelé jednotlivých útvarů jsou podřízeni vrcholovému vedení - jednatelům a řediteli celé společnosti.
Obchodní oddělení má ve svém čele obchodního ředitele, jenž je nadřízen obchodním zástupcům, obchodním asistentům, kalkulantům, vedoucímu DTP (Desktop publishing), grafikům a tiskovým produkčním. Provozní ředitel zodpovídá za výrobní úsek, do něhož patří vedoucí výroby, technolog, logistik, správce IT a správce objektu.
Ekonom společnosti vede její účetní oddělení.
Všechny uvedené subjekty musí, v zájmu dosažení hlavních cílů firmy, jimiž je tvorba zisku a poskytování kvalitních produktů a služeb, vzájemně kooperovat a průběžně sdílet potřebné informace. Podrobná organizační struktura společnosti je schématicky znázorněna na obrázku 3.
Obrázek 3: Organizační struktura společnosti Integraf, s.r.o.
Tato část bakalářské práce není v elektronické podobě zveřejněna.
6.3 Firemní informace
Vlastní činnost společnosti sestává z mnoha vzájemně se prolínajících procesů aplikovaných v souvislosti s realizací zakázek. Polygrafie se, na rozdíl od jiných výrobních odvětví, vyznačuje zejména množstvím jednotlivých a navzájem naprosto odlišných zakázek. Firma dodává na trh vedle řady periodických výrobků v podobě časopisů také velké množství informačních, prezentačních a marketingových materiálů (plakáty, letáky, katalogy, prvky vnitřní i vnější marketingové komunikace), vyrábí rovněž tiskoviny osobní povahy - vizitky, dopisní papíry, tiskové reprodukce výtvarných děl a mnoho dalších. Společnost se zabývá také výrobou a aplikacemi ochranných prvků. Šíři celého výrobního programu dále násobí různé rozsahy a náklady jednotlivých výrobků - zpracovávají se zakázky čítající od několika kusů až po milionové náklady, výrobky se zcela zásadně odlišují použitým matriálem, metodou zpracování a v konečné fázi jejich realizací i způsobem dodání. Firma dodává průměrně denně 10 – 15 typů různých výrobků, z nichž převážná část má naprosto specifické a neopakovatelné parametry. Analyzovaná společnost uspokojuje značně rozdílné poptávky, připravuje individuální cenové nabídky, objednává rozličné materiály a suroviny, zavádí nejrozmanitější technologické postupy, jejichž prostřednictvím nezřídka realizuje zcela vlastní a originální výrobní proces.
K úspěšné realizaci takto proměnlivých procesů je nezbytné, aby firma pružně reagovala nejen na velké množství informací od zákazníků (odběratelů i dodavatelů), ale rovněž na informace obecného charakteru - ekonomické, personální, finanční či legislativní. Dostupnost informací proto musí být co nejsnadnější a nejrychlejší a jejich obsah musí být aktuální. Firma pracuje s následujícími typy informací:
a) kontaktní informace o zákaznících – jména, adresy, kontakty, smlouvy, b) kontaktní informace o dodavatelích – jména, adresy, kontakty, obor činnosti,
sortiment, ceny, smlouvy,
c) ekonomické informace –dostupnost a ceny vstupů – materiály, technologie, služby, energie
d) výrobní informace – technologické procesy, výrobní harmonogramy, dopravní dispečink
e) personální informace – organizace práce, personální zajištění výroby a kampaní
f) finanční a legislativní informace – financování, účtování zakázek, kontrola
6.4 Základní informační toky – realizace zakázek
Základem veškerých aktivit je úspěšná realizace zakázky. To si vyžaduje téměř nepřetržitý tok informací v rámci vnitřní struktury firmy i sdílení informací s jejím okolím. Vzhledem ke způsobu komunikace firmy s okolím můžeme označit její systém informačních toků za otevřený. Následující část práce popisuje jednotlivé kroky realizace zakázky, potřebné informace a jejich toky. Realizace zakázky začíná přijetím poptávky zákazníka, případně jen získáním informace o potencionálních záměrech klienta, na jejichž základě je poptávka zákazníka následně aktivně vyvolána.
6.4.1 Přijetí poptávky
Poptávku lze získat různou formou. Může být uplatněna osobním jednáním, poštou, telefonicky, faxem nebo prostřednictvím e-mailu od již stávajících zákazníků. Cesta k získání poptávky často vede přes aktivní vyhledávání příležitostí ve veřejně dostupných informačních systémech, zejména na internetu. Ve firmě jsou nastaveny pracovní postupy tak, aby každý takto získaný podnět byl doručen obchodnímu zástupci (oddělení) společnosti. Jeho úlohou je posoudit potencionální zakázky z pohledu technologických možností podniku, prověřit způsoby zajištění materiálu (projedná s MTZ – materiálně technologické zabezpečení), přezkoumat požadovaný termín dodání v závislosti na harmonogramu výroby (aktuální plán, který aktualizuje dispečer výroby, je uveden na počítačové síti) a případně zjistit možnosti kooperací.
O přijetí poptávky se provede záznam na tiskopisu (obsahuje název klienta, datum, specifikaci, jméno obchodního zástupce nebo zaměstnance komunikujícího s klientem), a ten se postoupí kalkulantům.
V této fázi realizace zakázky získá firma nové informace o výrobku a o klientovi.
Musí rovněž čerpat z informací, které již vlastní, aby zvážila všechny možnosti zhotovení výrobků, tzn. z informací o stavu zásob materiálu, z technologických a termínových informací (výrobní plány).
6.4.2 Zpracování kalkulace – zaslání nabídky
Následuje zpracování kalkulace. V jednodušších případech tuto kalkulaci provádí přímo obchodní zástupce, nechá ji zkontrolovat kalkulantem, který zajišťuje veškeré ostatní kalkulace. K výpočtu ceny zakázky je třeba znát aktuální ceny materiálových
vstupů a cenu strojové i lidské práce, vyplývající z technologických procesů nezbytných při realizaci každého jednotlivě specifikovaného výrobku.
Tato část bakalářské práce není v elektronické podobě zveřejněna.
6.4.3 Přijetí objednávky
Tato část bakalářské práce není v elektronické podobě zveřejněna.
6.4.4 Předání zakázky výrobě
Tato část bakalářské práce není v elektronické podobě zveřejněna.
6.5 Informační toky mezi pracovníky v předvýrobní fázi
Tato část bakalářské práce není v elektronické podobě zveřejněna.
6.6 Systém řízení informací
Z dosud popsaných procesů předcházejících vlastní výrobě je zřejmé, jak široké spektrum informací společnost zpracovává. Pro efektivní a účinné řízení firmy je zásadní záležitostí zajištění funkčních toků operativních informací v manažerských systémech, pro zajištění nezbytného vzdělávání pracovníků pak zachycování a uchovávání provozních informací a firemních znalostí (informací ověřených a získaných na základě zkušeností). Ze značné četnosti denně realizovaných zakázek a několikanásobně většího počtu poptávek, na které musí společnost operativně reagovat, jednoznačně vyplývá, že nejen šíře okruhu informací, ale i jejich kvantita je velmi vysoká. Proto je nezbytné, aby se jejich získávání, zpracování, uchovávání a sdílení řídilo organizovaným systémem.
6.6.1 Současný stav práce s informacemi
V oblasti poptávek, vyhlašování výběrových řízení na dodávky zboží a služeb, při zjišťování možností kooperací a v oblasti nákupu materiálů a technologií shromažďuje společnost informace z veřejně dostupných zdrojů, především z internetu, ale i od svých klientů a dodavatelů.
Tato část bakalářské práce není v elektronické podobě zveřejněna.
6.7 Personální řízení ve firmě
Sdílení informací má pro společnost význam nejen v oblasti realizace aktuálních zakázek, ale i v průběžném proškolování stávajících nebo zaškolování nových zaměstnanců.
6.7.1 Současný stav vzdělávání zaměstnanců
Ve zkoumané společnosti není ustanoven samostatný personální útvar, tuto funkci v oblasti řízení personální strategie zastává ředitel společnosti, oblast její realizace a zajišťování odborného vzdělávání zabezpečuje provozní ředitel. Administrativními činnostmi se zabývá ekonomické oddělení.
Tato část bakalářské práce není v elektronické podobě zveřejněna.
Podnětem k budování struktur a vytváření procesů pro efektivnější práci s informacemi ve firmě je předpoklad, že sdílení informací umožní vytvářet takové pracovní vazby, v jejichž rámci si pracovníci budou předávat i znalosti, které aktuálně nemají k dispozici, a které nejsou dosud nikde zaznamenány. V současné době firma investuje čas a prostředky především do úvodního vzdělávání pracovníků podle dlouhodobě připravených schémat pro zaškolování na příslušné pracovní pozice. Toto vzdělávání má formu přednášek vedoucích pracovníků jednotlivých oddělení a následných exkurzí a konzultací přímo na konkrétních pracovištích. Podstatnou část tvoří samostudium z připravených informačních materiálů. V menší míře je využíváno instruktáží a asistencí přímo při výkonu pracovních činností. Nový technicko- hospodářský pracovník v rámci svého vstupního vzdělávání postupně absolvuje školení na všech pracovištích firmy, pracovník výroby pak výhradně na svém konkrétním pracovišti.
Vzhledem k tomu, že výsledky firmy lze úměrně odvozovat od úrovně dosažených znalostí a schopnosti s nimi pracovat, má firma zájem na optimalizaci vzdělávání a přípravy svých pracovníků.
7 Hodnocení a návrh řešení toků manažerských informací
Jak je popsáno v šesté kapitole, disponuje společnost velkým množstvím informací, s nimiž pracuje v celé řadě procesů.
Tato část bakalářské práce není v elektronické podobě zveřejněna.
7.1 ERP – Enterprise Resource Planning
Uvedený problém by odstranilo zavedení uceleného informačního systému, resp.
manažerského informačního systému. Ten by zajistil zpracování a zpřístupnění všech informací každému pracovníkovi firmy. ERP, jako systém řízení podnikových zdrojů, je typem aplikačního software, který integruje a automatizuje velké množství podnikových procesů souvisejících s činnostmi ve firmě. Jedná se především o prodej, nákup, řízení lidských zdrojů, plánování výroby, řízení výroby, logistiku, distribuci, správu majetku, sklady, fakturaci a účetnictví. Tento systém obecně podporuje zefektivnění a zrychlení podnikových procesů a centralizaci dat.
Stejně jako velké korporace, tak i malé a střední firmy potřebují integrovaný podnikový systém, který jim mnohem snadněji umožní dosáhnout definovaných obchodních cílů. Aby byl ERP software pro tento segment firem efektivní, musí splňovat široký rozsah požadavků. Musí být například rychle implementovatelný, disponovat nabídkou dostatečného rozsahu funkcionality a umožnit odpovídající integraci mezi samostatnými aplikačními komponenty. Měl by být také cenově dostupný, jednoduše použitelný a kompatibilní s budoucími technologickými aktualizacemi. V neposlední řadě musí umět využívat nejnovější technologie včetně internetu, podporovat stávající standardy a mít zajištěnu místní podporu od zkušeného IT dodavatele na instalaci, údržbu a školení.
7.2 SAP
®Business One
Osvědčeným nástrojem ERP, kombinujícím plný požadovaný rozsah obchodní funkcionality v jediném integrovaném řešení, je SAP® (Systems – Applications – Products in data processing), pro malé a střední podniky ve variantě SAP® Business One [7].
Tento systém poskytuje nejen rychlý a snadný přístup ke všem vnitropodnikovým informacím, ale také generuje výstupy a dokumenty nutné pro přijímání rozhodnutí ve všech oblastech řízení firmy. K dispozici jsou nástroje pro efektivní podporu každodenních procesů v oblasti prodeje, nákupu, účetní oblasti a dalších.
Hlavními prvky řešení jsou jednoduše ovladatelné uživatelsky příjemné rozhraní a procesně provázaná data umožňující s nimi intuitivně pracovat. Například z obrazovky určené pro objednávky je možné přímo vstoupit do databáze s kontaktními údaji o zákazníkovi, najít všechny obchodní příležitosti a vytvořit analytický report v podstatě ke všem údajům na obrazovce. Systém rovněž propojuje veškeré vložené relevantní dokumenty k zakázce. Tímto způsobem lze získat stěžejní informace nezbytné k tomu, aby mohlo být rozhodování rychlejší a efektivnější.
Prostředí SAP® Business One využívá standardních procedur pro zálohování databází a jednoduše ukládá a přenáší databázi na jiné zařízení, čímž je zajištěn okamžitý přístup ke kritickým obchodním informacím.
Uživatel SAP® Business One může rovněž nakonfigurovat různé výstražné funkce pro mimořádné události, např. upomínky, schvalovací procesy, či zasílání dokumentů jiným uživatelům. V souladu s konfigurací nastavení zasílá automaticky hlášení zodpovědnému zaměstnanci. Tyto činnosti mohou být spouštěny výstražnými funkcemi obsaženými v řešení samém, nebo také pomocí e-mailu či faxu.
Všechny komponenty jsou postaveny na základní filozofii, že řešení musí přirozeně fungovat a reagovat v souladu s potřebami firmy. Jelikož SAP® Business One a jeho komponenty jsou vhodně přizpůsobeny logice uživatele, jsou požadavky na jeho proškolení minimální a osvojení uživatelem je velmi rychlé.
7.2.1 Přehled funkčních oblastí
SAP® Business One je komplexním a univerzálním podnikatelským nástrojem, který využijí manažeři i ostatní zaměstnanci v celém podniku. Skládá se z jednotlivých modulů, které rozšiřují schopnosti systému, zjednodušují podnikové procesy a nabízejí daleko více, než jen základní administrativní funkce.
Jedná se o následující moduly:
Finanční účetnictví - podporuje všechny běžně využívané finanční operace, definici a správu účtů, účetní deníky, účtování v cizí měně, rozpočtování atd.
Prodej a distribuce - pomáhá definovat ceny výrobků, zpracovávat zakázky odběratelů, řídit procesy dodání výrobků, aktualizovat skladové zásoby a řídit procesy fakturace a pohledávek.
Nákup - řízení a správa dodavatelských smluv a operací, jako je vystavení nákupní objednávky, aktualizace interních zásob, kalkulace hodnot importovaných položek, zpracování plateb a řízení dobropisů a záloh.
Obchodní partner - umožňuje kontrolu odpovídajících informací o odběratelích, prodejcích a dodavatelích včetně jejich vlastností, o stavech na jejich účtech, sumarizaci jejich kontraktů a analýzy odbytového plánu.
Bankovní operace - zabezpečují zpracování finančních operací, jako jsou pokladní a depozitní operace, operace se šeky, zálohy, platby kreditní kartou a také zpracování bankovních výpisů.
Řízení skladu - řízení stavu skladu, správa položek, příprava ceníků, specifické cenové podmínky, přesuny mezi sklady, pohyby materiálu.
Výroba - nabízí nástroje, které umožňují definování víceúrovňových kusovníků, vytváření výrobních zakázek, a které poskytují potřebné informace o výrobku a dostupnosti jednotlivých materiálů.
Kontroling - umožňuje definici nákladových středisek a pravidel pro rozdělení nákladů, generování výkazů zisků a ztrát pro každé středisko.
Výkaznictví - poskytuje sestavy pro každou oblast podnikání včetně dodavatelských a odběratelských operací, cashflow, sumarizaci kontaktů se zákazníky, přehledy účtování, skladové zásoby, zůstatky na účtech, výkazy o cenách a další je možné vytvořit pomocí předdefinovaných výkazů nebo uživatelem navržených sestav.
Řízení servisu - optimalizuje činnosti oddělení servisu, poskytuje podporu pro servisní operace, správu servisních kontraktů, plánování servisních aktivit, sledování komunikace se zákazníky, podporu zákazníků a řízení obchodních příležitostí.
Personalistika - umožňuje řízení lidských zdrojů včetně správy zaměstnaneckých údajů, kontaktních informací a výkazů docházky.
8 Informace a znalosti pro firemní vzdělávání
Z výše uvedeného popisu je zřejmé, že nástroj SAP, případně jemu podobné systémy, jsou vhodným ERP řešením pro správu a řízení toků manažerských dat pro řízení společnosti. Vedle těchto údajů však firma také pracuje s množstvím provozních informací obsahujícími popisy technologických procesů, metodické pokyny a normy, údaje o vlastnostech používaných materiálů a další informace odborného i obecně platného charakteru, které nejsou v systémech ERP zapracovány.
Avšak z pohledu vzdělávání zaměstnanců mají provozní informace a firemní znalosti větší význam, než data podchycená systémem ERP. To znamená zajistit dostatek a všeobecnou dostupnost těchto informací. Provozní informace jsou však v podstatné míře uchovávány v podobě tištěných dokumentů, a to odděleně na jednotlivých pracovištích, která je využívají. Základem řešení tohoto stavu je převod těchto dokumentů do příruček a manuálů v elektronické podobě a určení pravidel pro ukládání již zpracovaných informací, a to nejen pouze za účelem archivace, ale s určitou kategorizací umožňující také jejich vyhledávání. Elektronická forma sdílených informací umožňuje jejich využití nejen běžným způsobem jako u papírových dokumentů, např. pro samostudium, ale i hromadné použití ve školicích místnostech při prezentaci pomocí dataprojektoru a nebo sdíleně-individuální přístup k souboru uchovávanému na serveru.
Rovněž s již existující elektronickou informací však musí být nakládáno efektivně a podle předem stanovených pravidel. Příkladem informace bez možnosti využití k dalšímu vzdělávání může být třeba zpráva všem zaměstnancům prostřednictvím elektronické pošty o pořízení nové technologie, která by měla být nabízena zákazníkům. Takovou informaci dostanou na vědomí všichni stávající pracovníci, avšak dále již není centrálně uložena. Lepším řešením by bylo vypracovat informaci trvale uloženou v příslušné dostupné databázi a pracovníkům poskytnout pouze sdělení o jejím uložení prostřednictvím interního informačního systému. Takovýmto způsobem zpracovávanými, aktualizovanými a strukturálně uchovávanými informacemi se vytvoří ucelené knihovny pro operativní i dlouhodobé vzdělávací potřeby společnosti.
Jedním z největších problémů již nabytých znalostí je jejich zastarávání. Z tohoto hlediska je proto důležitou vlastností elektronických dokumentů možnost jejich operativní aktualizace. Pořizované a aktualizované informace je třeba průběžně porovnávat se znalostmi ostatních a se současným stavem situace. Procesy, technologie a znalosti jejich uživatelů se musejí rozvíjet paralelně stejným tempem.
V opačném případě hrozí nedostatečná adaptace na změny, opomíjení vhodných technologií nebo zbytečné používání nákladnějších procesů.
Vzdělávacím metodám, které jsou založeny na vlastním praktickém výkonu (instruktáž, asistování, rotace...), zejména mohou-li být přímo prostředkem výuky při seminářích či přednáškách, může na základě stanovených osnov předcházet studium textových a obrazových dokumentů z elektronických databází.
Systémová práce s elektronickými informacemi se tak stává nejen prostředkem ke stálému prohlubování znalostí, ale je i prostředkem na cestě ke snižování nákladů a zvýšení celkové flexibility společnosti. Umožňuje rovněž zjišťovat případné nedostatky a chyby, provádět kontrolu, sbírat zkušenosti jednotlivých osob a zpřístupňovat je ostatním.
Závěr
V úvodu této práce zaznělo konstatování, že k nejvýznamnějším faktorům úspěchu podnikatelských záměrů patří informační a lidské zdroje. K tomu je ovšem třeba také dodat - přestože jde o zdroje, jejichž hodnota se na rozdíl od zdrojů finančních, materiálních či technologických jen velmi obtížně kvantifikuje, že to jsou zcela nepochybně zdroje nejdražší. Možná právě skutečnost, že finanční ohodnocení uchovávaných a užívaných informací není na první pohled zcela zřetelné a jednoznačně vyjádřitelné (například prostřednictvím běžných účetních výstupů), nemusí být případná zastaralost dat ve vztahu k finálnímu výrobku natolik zřejmá a průkazná, jako tomu je například u opotřebení používaných technologií. Snad proto je investování do rozvoje informačních systémů nebo do zvyšování a prohlubování kvalifikace pracovníků v některých firmách mnohdy stále ještě pokládáno za nadbytečné a víceméně postradatelné.
Přestože v popisované společnosti byly některé dílčí kroky vedoucí ke zkvalitnění informačních systémů realizovány, (například zmíněná snaha o implementaci účinného kalkulačního software), lze i této firmě vytknout, že na komplexní řešení toků informací zdaleka neklade takový důraz, jaký by si tato, pro podnik tolik zásadní oblast, zasluhovala.
Stěžejním zadáním bakalářské práce bylo specifikovat a nastínit některá možná řešení nápravy nedostatků v systému řízení toků informací ve firmě, s důrazem na jejich provázání s oblastí vzdělávání pracovníků. Z analýzy současného stavu vyplývá pro komplexní řešení této problematiky v dané firmě jednoznačné doporučení – v co nejbližší budoucnosti realizovat zavedení některého ze systémů ERP. Co je však možné řešit ihned, a to bez přemrštěných požadavků na financování, je zavedení systému oběhu a strukturovaného ukládání generovaných dat a pořizovaných informací a vytvoření databází provozních informací a firemních znalostí v elektronické podobě, které by dále sloužily pro vzdělávání zaměstnanců.
9 Seznam obrázků
Obrázek 1: Výrobní faktory v procesu výroby a poskytování služeb 10 Obrázek 2: Základní cyklus systematického vzdělávání pracovníků organizace 20 Obrázek 3: Organizační struktura společnosti Integraf, s.r.o. 25
