Implementace systému SAP

Vysoká škola regionálního rozvoje a Bankovní institut – AMBIS

Katedra ekonomiky a managementu

Implementace systému SAP

Bakalářská práce

Autor: Lucie Marešová

Účetnictví

Vedoucí práce: Mgr. Roman Pražák

Praha 2019

Prohlášení:

Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou, práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veške- rou pouţitou literaturu.

Svým podpisem stvrzuji, ţe odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, ţe se práce bude archivovat v knihovně VŠ AMBIS a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací.

Lucie Marešová

V Děčíně dne 29. 4. 2019

Poděkování:

Děkuji Mgr. Romanu Praţákovi za odborné vedení, věcné připomínky a rady při zpra- cování této práce. Také děkuji celému svému pracovnímu kolektivu za pochopení a to- le-ranci v době, kdy jsem pracovala na této bakalářské práci.

Anotace

Bakalářská práce poskytuje komplexní pohled na přípravu a vlastní provedení imple- mentace SAP systému pro středně velké a malé podniky. Teoretická část je zaměřena na komplexní seznámení s jednotlivými fázemi projektu implementace, zvláště pak s přihlédnutím na stanovení jejich obsahu a doby trvání v průběhu implementace, defi- nování a vyhodnocení rizik, přípravy školení pro všechny koncové uţivatele, a to vše v souladu s metodikou zavádění nového informačního systému. Dále jsou v teoretické části podrobněji vysvětleny jednotlivé fáze implementace s přihlédnutím k vyhodnocení rizik, doby trvání a závěrečnému hodnocení realizace jednotlivých fází projektu. Prak- tická část je zpracována jako výstup konkrétního zavádění SAP informačního systému pro jednu danou společnost. Implementace nového informačního systému v této společ- nosti nebyla do uzavření této bakalářské práce dokončena a odsouhlasena vedením spo- lečnosti, proto závěry, finální hodnocení a odsouhlasení úspěšného dokončení imple- mentace informačního systému dle stanovené metodiky není a nemůţe být součástí zá- věru bakalářské práce.

Bakalářská práce je zpracována v souladu s doporučenými postupy implementace sys- tému SAP metodikou ASAP.

Klíčová slova: informační systém, implementace, rizika, fáze projektu, migrace dat, uţivatel, zefektivnění.

Annotation

This bachelor´s thesis provides a comprehensive view of the preparation and implemen- tation of SAP system for midsize and small businesses. The theoretical part is focused on the complex introduction to individual phases of the implementation project, espe- cially with regards to the determination of their content and duration during implemen- tation, risk definition and evaluation, training preparation for all end users, all in accor- dance with the implementation methodology. Furthermore, the individual phases of implementation are explained in more detail in the theoretical part, taking into account the risk assessment, the duration and the final evaluation of the implementation of the individual phases of the project. The practical part is processed as an output of a spe- cific implementation of the SAP information system for a given company. The imple- mentation of the new information system in this company was not completed and ap-

proved by the company management until the conclusion of this bachelor thesis, there- fore the conclusions, final evaluation and approval of the successful completion of the implementation of the information system are not and cannot be part of the conclusion of the bachelor thesis.

The bachelor thesis is elaborated in accordance with recommended procedures of SAP system implementation by ASAP methodology.

Key words: information system, implementation, risks, project phase, data migration, user, streamlining

Obsah

Úvod ... 7

1 Základní pojmy ... 9

2 Koncepce SAP a jeho vymezení ... 12

3 Problematika implementace IS SAP ... 18

3.1 Fáze 1 – Příprava projektu ... 19

3.2 Fáze 2 – Cílový koncept projektu (analýza a návrh řešení projektu) ... 21

3.3 Fáze 3 – Realizace pilotního projektu ... 23

3.4 Fáze 4 – Příprava produktivního provozu (pilotních pracovišť) ... 26

3.5 Fáze 5 – Zahájení produktivního provozu a podpora (pilotní pracoviště) ... 27

4 ERP systémy ... 29

5 SAP ERP ... 32

6 Proces implementace ERP systému ve společnosti HABRINOL Děčín, s. r. o. ... 34

6.1 Představení společnosti ... 34

6.2 Proces implementace ERP systému ... 36

6.2.1 Fáze 1 – Příprava projektu ... 36

6.2.2 Fáze 2 – Cílový koncept projektu ... 39

6.2.3 Fáze 3 – Realizace pilotního projektu ... 40

6.2.4 Fáze 4 – Příprava produktivního provozu ... 41

Závěr ... 43

Pouţitá literatura ... 45

Úvod

Implementace podnikového informačního systému představuje na jednu stranu sice velmi sloţitý, komplikovaný proces, kterému je potřeba věnovat dostatečnou a tomu odpovídající pozornost, současně se však jedná také o proces velmi podstatný. Prudký rozvoj informačních a komunikačních technologií v posledních desetiletích zapříčinil, ţe technologie se staly součástí denního ţivota kaţdého z nás, ale současně si získaly také neodmyslitelné a podstatné místo v podnikatelské oblasti, čemuţ nasvědčuje mimo jiné aktuálně probíhající digitalizace společností, kterou lze vidět v mnoha odvětvích a oblastech. Tato digitální transformace pak nahrává implementaci takového informační- ho systému, který v rámci společnosti mnohé usnadní a s mnohým pomůţe.

Tato bakalářská práce se soustředí primárně na systém řízení podnikových zdrojů ERP (Enterprise Resource Planning), který je hlavně vyţadován skutečností, ţe roste tempo podnikání, a s ním samozřejmě také konkurenční tlaky v rámci jednotlivých průmyslo- vých odvětví. Současně také výrazným způsobem roste tlak na urychlení pracovních procesů v rámci organizace, a díky tomu také systémová řešení, která byla původně určena pro velké společnosti, nachází uplatnění rovněţ v rámci malého a středního pod- nikání. To potom poukazuje na skutečnost, ţe implementace informačního systému roz- hodně není skutečností, která by se v praxi týkala pouze velkých společností. Moţná právě naopak, s ohledem na značné odlišnosti, které malé a střední podnikání v praxi v porovnání s podnikáním velkých společnosti představují. Proto také kaţdá společnost, která si chce zajistit konkurenceschopnost a ţivotaschopnost v budoucnu, v plánovaném dlouhodobém horizontu, musí s touto skutečností drţet krok. Jedním krokem, jak toho dosáhnout, je právě samotná implementace nového informačního systému, nebo popří- padě inovace (zlepšení) stávajícího informačního systému, například zefektivněním či zakomponováním nových modulů, částí jiţ vyuţívaného informačního systému.

Téma bakalářské práce bylo vybráno jednak v závislosti na otázce, jaká je aktuálně správná cesta, způsob implementace informačních systémů v praxi. V podnicích půso- bících na jednotlivých národních trzích napříč světem. A současně také na základě vlastního zájmu o oblast implementace informačních systémů a jejich efektivního vyu- ţívání v podnikatelské praxi společností.

Předkládaná bakalářská práce se tedy zabývá problematikou implementace systému SAP v rámci vybrané výrobní společnosti, a to ve společnosti HABRINOL Děčín s.r.o.

Samotný text bakalářské práce je rozdělen na teoretickou a praktickou část. V rámci první, teoretické části práce, je provedena literární rešerše dostupné české i zahraniční odborné literatury, odborných článků a dalších dostupných, převáţně jiţ elektronických zdrojů, které se implementací SAP zabývají. V rámci jednotlivých kapitol teoretické části práce je pozornost věnována nejprve samotné koncepci SAP a jeho vymezení. Ná- sledující kapitola jiţ bude poukazovat na problematiku implementace informačního systému SAP, kdy značná pozornost bude soustředěna primárně na vymezení jednotli- vých fází implementace podle metodiky ASAP. Poslední kapitola teoretické části před- kládané bakalářské práce se pak bude zaměřovat na produkt SAP ERP, na který je třeba se soustředit s ohledem na další navazující, praktickou část bakalářské práce.

Cílem této části práce je primárně poskytnutí komplexního úvodu do zkoumané pro- blematiky informačních systému, ERP systémů a potaţmo také SAP ERP, a prostřed- nictvím takového úvodu vytvořit kvalitní teoretický podklad pro následnou praktickou, tedy vlastní část bakalářské práce.

Ve zmiňované druhé, praktické části předkládané bakalářské práce, je pozornost zamě- řena na projekt implementace SAP v praxi, přesněji na projekt implementace SAP ERP ve vybrané společnosti – HABRINOL Děčín s.r.o. V tomto směru je postupováno na základě teoretické části práce a předdefinovaných fází implementace SAP, které jsou popsány a analyzovány. Na základě analyzovaných poznatků jsou pak formulována doporučení, která mají zajistit, ţe v případě jejich implementace bude pouţití vybraného informačního systému společností výrazně efektivnější, a s ohledem na potřeby společ- nosti HABRINOL Děčín s.r.o. také vhodnější.

1 Základní pojmy

Ráda bych nejprve objasnila několik pojmů, které se budou často v mé bakalářské práci vyskytovat. Některé definice byly inspirovány jinými autory.

Informační systém (IS) je převáţně vnímán jako soubor softwarového a hardwarového vybavení, který poskytuje informace jeho uţivatelům. Toto shrnutí informačního systé- mu je ale velice omezené a neodpovídající. Informační systém jako takový nemusí mít ţádný software ani hardware. Jeho nejdůleţitější komponentou jsou lidé. Lidé, jejich znalosti a zkušenosti, jsou základem jakéhokoliv informačního systému. Pro efektivněj- ší sběr, uchování, zpracování informací v dnešní době slouţí informační technologie (IT). Pojem informační systém se tedy chápe jako účelové uspořádání lidí, jejich vzá- jemných vztahů, vztahů mezi datovými zdroji a jednotlivými procesy zpracování dat a to vše za pomoci technologických procesů.

Podnikový informační systém (PIS) je informační systém, který slouţí konkrétní spo- lečnosti při zpracování a vyuţívání informací v rámci podnikatelské činnosti. Podporuje podnikové procesy a činnosti. Jeho uţivatelé jsou zaměstnanci dané společnosti.

ERP (Enterprice Resource Planning) je komponenta podnikového informačního pod- niku, ERP podporuje základní a podpůrné procesy a činnosti, které vykonává kaţdý podnik. Jedná se např. o logistické, finanční, personální a výrobní procesy.

CRM (Customer Relationship Management) je další komponentou PIS. Je to rozšíře- ný nástroj pro řízení vztahů se zákazníky. Podporuje procesy jako např. řízení marke- tingových kampaní, segmentaci zákazníků, podporu prodeje a vytváření marketingo- vých analýz a historie vývoje vztahu se zákazníkem.

Projekt je proces plánování a řízení rozsáhlých operací, obvykle se neopakující, jednou realizované naplnění finančních a technických cílů. Má jasně daný termín zahájení a ukončení. Strategií k dosaţení cíle přidělené finanční a další zdroje, které jsou organi- zovány v rámci dílčích fází a etap projektu.

Fáze projektu je obsahově ohraničená část projektu. Obsahuje souhrn etap. Fáze pro- jektu probíhají sekvenčně. Teprve po ukončení jedné fáze můţe začít fáze další. Projekt je vţdy jen v jedné fázi. Typickými fázemi projektu je fáze přípravy projektu a fáze realizace projektu.

Etapa projektu obsahuje souhrn jednotlivých činností. Je časově i věcně ohraničena.

Etapy projektu jsou podřízené určité fázi. Jednotlivé etapy mohou ve fázích probíhat jak sekvenčně tak i paralelně. To znamená, ţe v projektu, který je vţdy jen v jedné fázi, můţe současně probíhat několik etap, např. můţe současně probíhat migrace dat a ško- lení uţivatelů. Kaţdá etapa má definovány své vstupy, výstupy, jednotlivé činnosti a zdroje (např. personální, finanční atd.) Výstupem kaţdé etapy je určitý produkt, který projde kontrolou kvality a schvalovacím procesem ze strany zákazníka. Jednotlivé etapy projektu se mohou i opakovat (např. opakování migrace dat).

Riziko lze vymezit jako moţnost nepříznivého působení budoucích událostí (měří se pravděpodobností). Rizika projektu jsou v podstatě čtyři. Vycházejí ze čtyř základních vlastností projektu – sloţitost projektu, míra nejistoty, variantnost (moţnosti volby) a vzájemná provázanost (důsledků).

Customizace je proces, v rámci kterého jsou vybírány funkce typizovaného informač- ního systému, které budou v dané společnosti po implementaci pouţívány a kdy jsou nastavovány způsoby jejich chování.

Další dva uvedené pojmy, které se můţou zdát na první pohled stejné, jsou to pojmy ERP produkt a ERP řešení.

ERP produkt/systém vnímám jako aplikační software bez dalších sluţeb, které se tý- kají implementace, viz výše pojem ERP.

ERP řešení soustřeďuje jak samotný ERP produkt, tak i souhrn sluţeb, který je posky- tován dodavatelem, jako je např. analýza a návrh řešení, customizace ERP, migrace dat, tvorba příruček pro uţivatele atd.

Metodika tvorby informačního systému je souhrn etap, přístupů, zásad, postupů, pra- videl, dokumentů, řízení, metod, technik a nástrojů pro tvorbu informačních systémů.

Klíčový uživatel je uţivatel informačního systému, který má důleţitou roli při jeho im- plementaci. Většinou je součástí všech fází projektu implementace IS. Má neodmysli- telnou úlohu při popisu procesů a jednotlivých činností, které v podniku probíhají. Mů- ţe se podílet na výběru ERP systému, účastní se akceptačních procedur a představuje ostatním uţivatelům nový systém. Klíčový uţivatelé jsou převáţně vedoucí jednotli- vých oddělení společnosti, kteří vykonávají klíčové činnosti.

Uživatel je zaměstnanec nebo útvar, který vyuţívá funkce informačního systému. Zajiš- ťuje vstupní data potřebná pro vývoj IS. Pomáhá s řešením problémů a distribuuje po- třebné informace klíčovému uţivateli.

Komponenty jsou části systému, které zpracovávají jednotlivé ucelené procesy ve spo- lečnosti. Typickými komponentami ERP systémů jsou: Výroba, Finance, Logistika atd.

Modul je součástí jednotlivých komponent systému ERP. Je víceméně nezávislý na ostatních modulech. Kaţdý modul plní určitou harmonizovanou funkci komponenty, např. moduly komponenty Finance jsou: Závazky, Pohledávky, Banka, Pokladna apod.

Migrace je přenos dat a informací ze starého softwarového produktu, do nového ope- račního prostředí.

2 Koncepce SAP a jeho vymezení

Systém SAP je poměrně rozsáhlý informační systém, který obsahuje mnoho funkčností pokrývajících fungování podniku v mnoha specifických oblastech. Proto je důleţitá správná implementace takového rozsáhlého systému do prostředí firmy, která ho má v budoucnu efektivně vyuţít. „SAP byl založen v roce 1972 pěti systémovými analytiky, kteří původně pracovali pro IBM. Jejich vývojářským snem bylo vytvořit softwarový standard pro zpracování datových procesů v reálném čase. S odstupem téměř 40 let lze říci, že se jim podařilo tento sen bezezbytku naplnit. SAP je v současnosti tržní špičkou v oblasti podnikového aplikačního softwaru“ (Klčová a Sodomka, 2017, s. 201).

Nutno zmínit, ţe kaţdá firma má k realizaci projektu osobitý přístup, individuálně defi- novaný s ohledem na vlastní podnikatelskou činnost, který by měl ale být, co nejvíce efektivní pro podmínky kaţdé jedné dané firmy. Protoţe systém od firmy SAP imple- mentuje pro koncové zákazníky mnoho firem, je samozřejmě velmi pravděpodobné, ţe rozdíl v implementovaných funkčnostech a nastaveních jednotlivých částí systému bude v mnoha ohledech viditelný. Hlavní myšlenkou vzniku metodologie SAP bylo smazání rozdílů vzniklých přístupem různých firem k implementaci funkčností, jejichţ neefek- tivní implementace můţe degradovat efektivní pouţívání systému (Kallrath a Maindl, 2006 ; Anderson, 2016). Kalaimani (2015, s. 70) uvádí, ţe všeobecně se pak z hlediska implementace SAPu vyuţívají tři přístupy:

implementace individuálních projektů,

vytvoření centrálně vyvinuté implementace, coţ je globální návrh šablony s lo- kálními implementacemi,

zavádění projektů zaloţených na implementacích výroby.

Jak jiţ bylo zmíněno, tak SAP představuje rozsáhlý informační systém pro zpracovává- ní podnikových procesů. Zde by bylo bezesporu vhodné zmínit, ţe v SAPu jsou zahrnu- ty následující moduly (Renkenen, 2019 ; Verma, 2018), vizualizace viz. příloha č. 1:

Finanční účetnictví (FI – Financial Accounting) – tento modul je velmi flexi- bilní, řeší primárně finanční transakce v rámci podniku, a nutno také zmínit, že funguje dobře v jakémkoliv typu ekonomické situace. Modul SAP FI tedy po- máhá zaměstnancům spravovat data, která jsou spojená s jakýmikoliv finanční- mi, ale i celkově obchodními transakcemi v jednotném systému. Bez ohledu na to, zda se jedná o menší organizace nebo větší organizace. Implementace SAP

pomáhá konsolidovat data pro různé obchodní transakce a právní požadavky, a modul finančního účetnictví pomáhá získat finanční pozici podniku v reálném čase na trhu. Svým klientům nabízí centrální správu dat finančního účetnictví, a to i v mezinárodním rámci mnoha dceřiných společností, jazyků, měn a účto- vých osnov. Odpovídá požadavkům mezinárodních účetních standardů a pomá- há podnikům při plnění zákonných požadavků mnoha zemí. Součástí modulu jsou tyto komponenty:

Účetnictví hlavní knihy – shromažďuje záznamy z obchodních transak- cí společnosti. Zaznamenávají se zde veškerá data z činnosti podniku, aby byla zachycena úplnost a správnost účetních dat.

Účetnictví dodavatelů uchovává kmenová data ohledně dodavatelů.

Účetnictví odběratelů uchovává kmenová data ohledně odběratelů včet- ně prodejní aktivity podniku.

Řízení rozpočtu pomáhá s tvorbou rozpočtů pro plánování, monitorová- ní a řízení finanční prostředků společnosti. Obsahuje možnost sestavení rozpočtu výnosů a výdajů i nastavení kontroly případného překročení plánovaného rozpočtu,

controlling (CO – Controlling) – SAP CO modul je také podstatným modulem, který podporuje proces plánování, reportingu, a také proces monitorování pro- vozu podniku jako komplexního celku, jelikoţ zahrnuje metody pro zobrazení a organizaci nákladů, které jsou nezbytné pro finanční výkaznictví. Tento modul pak umoţňuje nejen plánovat, ale také sledovat, provádět a reportovat náklady podniku prostřednictvím nákladových a ziskových středisek,

Controlling režijních nákladů

Controlling procesů pomáhá k alokaci reţijních nákladů na výrobky, zákazníky a jiné segmenty a to vede k přehlednějším výsledkům a analý- ze ziskovosti.

Controlling nákladů na výrobek je mechanismus nákladového účetnic- tví v reálném čase,

prodej a distribuce / odbyt (SD – Sales and Distribution) – modul SAP SD se zabývá primárně řízením všech operací v podniku, tedy od dotazů, přes návrhy,

nabídky, ceny, aţ například po řízení zásob. Modul prodeje a distribuce vyuţívá kmenová data ke konfiguraci systému a operací v podniku, a tak podporuje na- příklad prodej, přepravu a dopravu, fakturace, řízení úvěrů, informační systém prodeje, atd.,

plánování a výroba (PP – Production Planning) – modul SAP PP obsahuje především software, který je speciálně určený pro plánování a řízení výroby. Se- stává z kmenových dat, konfigurace systému a operací v rámci podniku za úče- lem provedení plánu postupu pro výrobu. Modul plánování a výroby spolupracu- je s velkým mnoţstvím dat, prodejním a provozním plánováním, plánováním distribučních zdrojů, plánováním materiálových poţadavků, nebo například s plánováním výrobních nákladů,

materiálové hospodářství (MM – Materials Management) – SAP MM navr- huje správu materiálu poţadovaného, zapracovaného nebo vyrobeného v rámci daného podniku. S tímto systémem jsou řízeny různé další typy zadávacích pro- cesů, a v rámci svého fungování vyuţívá kmenová data od dodavatelů, plánová- ní zaloţené na spotřebě, nákupní informace, řízení zásob, nebo například také ověřování faktur vystavených v rámci podniku,

řízení kvality (QM – Quality Management) – tento modul napomáhá v řízení kvality produkce napříč jednotlivými procesy v rámci organizace, a pomáhá ma- nagementu společnosti urychlovat jejich podnikání zavedením strukturovaného a funkčního způsobu řízení kvality ve firemních procesech. Modul SAP QM spo- lupracuje při nákupu a prodeji, ale rovněţ při výrobě, plánování, inspekci, noti- fikaci, kontrole, nebo například při auditu,

řízení lidských zdrojů (HR – Human Resources) – tento modul nachází své uplatnění především v rámci rozšiřování pracovních procesů a správě dat v personálním oddělení společnosti. Modul SAP řízení lidských zdrojů zpraco- vává právo na najímaní osob a k hodnocení výkonu řízení propagačních akcí, odměňování, zpracování mezd, ale i mnoho dalších činností, které s oddělením lidských zdrojů souvisejí, jelikoţ lidské zdroje jsou nejpodstatnějším kapitálem, zdrojem kaţdé společnosti,

evidence a správa dlouhodobého majetku (AM – Asset Management), systém řízení projektů (PS – Project System),

evidence a správa nemovitostí (RE – Real Estate), údržba a oprava (PM – Plant Maintenance), workflow (WF – Workflow),

utilitní společnosti (IS-U – Industry Solution).

Snahy o vytvoření uceleného postupu, který by reflektoval poţadavky na efektivní im- plementaci systému, se objevily nejdříve na úrovni nadnárodních společností, které pro- ces implementace systému SAP sledovaly a s postupnou implementací více systémů si uvědomily a zdokumentovaly postupy, jejichţ vyuţitím během procesu implementace, by bylo moţné označit výsledný systém, za kvalitně implementovaný z hlediska podni- katelské činnosti dané firmy. Tyto postupy však vznikaly z jejich vlastní iniciativy.

Firma SAP se proto rozhodla vytvořit vlastní metodologii tvorby systému, kterou by mohly pouţívat všechny firmy provádějící a implementující SAP, a která by podpořila komplexně celý cyklus implementace se všemi činnostmi s tím souvisejícími. Výsledná metodologie byla nazvána Accelerated SAP (Anderson, 2016). Chan Kim a Mauborgne (2017) uvádějí, ţe ve své podstatě, v porovnání s nespokojeností zaměstnanců s implementovaným systémem, je výrazně škodlivější moţný odpor obchodních partne- rů, kteří mohou mít například obavy z toho, ţe nový podnikatelský nápad ohrozí jejich výnosové toky, popřípadě jejich trţní postavení. Obdobnému problému čelila také spo- lečnost SAP v průběhu práce na vývoji vlastního nového produktu Accelerated SAP.

Obrázek 1: Vizualizace modulů systému SAP Zdroj:vlastní

„Samotný ASAP je natolik komplexní, že by byl pro použití ve středně velkých výrobních firmách příliš složitý. Proto byly některého jeho součásti pozměněny tak, aby byl zákaz- ník při realizaci implementace co nejméně zatěžován a tam, kde si postup nevyžádá jeho vlastní aktivitu, pouze kontroloval výsledky“ (Klčková a Sodomka, 2017, s. 103).

Je důleţité rozdělit partnerské firmy podle toho, zda pouţívají při realizaci svých pro- jektů metodologii ASAP. Velké nadnárodní společnosti, které měly vytvořené vlastní metodologie, převzali části metodologie ASAP do svých metodologií tak, aby výsledky pouţití originální metodologie ASAP byly měřitelné. Tito partneři jsou označováni jako Powered by ASAP. Lokální partneři, kteří implementují méně rozsáhlé projekty, musí k pouţití metodologie ASAP získat potřebných certifikovaných odborníků, kteří musí projít školením a certifikací, které dokazují, ţe jsou schopni implementovat projekt me- todologií ASAP. Tito partneři jsou označováni jako ASAP Partner a jejich projekty cha- rakterizujeme jako ASAP Projekt. Kaţdý ASAP projekt má pevně stanovenou struktu- ru, podle níţ musí implementující partner postupovat. Na kaţdém takovém projektu musí proběhnout kontrola kvality implementace firmou SAP. Metodologie ASAP byla původně navrţena spíše pro projekty menšího rozsahu, později se však stala jakýmsi standardem pro popis časového plánu implementace systému SAP z hlediska řízení pro- jektu. Díky této metodologii jsou podniky schopné mnohem snáze pochopit, co přinese změna jejich aktuálního provozního prostředí, stejně jako změna struktur, systémů a procesů, ať uţ z hlediska podnikatelského, nebo z hlediska informačních technologií (Anderson, 2016).

„Téměř 15 let od svého zavedení je metodologie ASAP i nadále využívána systémovými integrátory jako nástroj pro navrhování časových plánů projektů implementací systémů SAP způsobem, který je jak efektivní, tak i komplexní. Metodologie ASAP pomáhá pro- jektovému týmu při optimalizaci času, lidí a dalších prostředků nezbytných pro imple- mentaci systému SAP“ (Anderson, 2016, s. 251). Zákazník získává z implementace me- todologií ASAP několik specifických výhod. V ASAP nástrojích existují dvě šablony, které se vybírají podle sloţitosti implementovaného projektu. Právě od samotné volby šablony se odvíjejí veškeré činnosti provedené během implementace systému SAP do prostředí firmy zákazníka. Důleţité pro zákazníka je, aby měl přehled o svých proce- sech, a pokud je třeba, aby provedl reorganizaci procesů, především v případě, ţe proce- sy nejsou efektivně realizovány. Takto představuje procesy, které pouţívá během své činnosti zákazník, a které se shodují ve velké míře v procesech, které podporuje samot-

ný systém od firmy SAP, jelikoţ tyto procesy vznikly na základě osvědčených procesů z více firem nacházejících se na celém světě. Pokud je shoda těchto procesů velmi vy- soká, tak implementace standardu systému bude proveditelná jen s velmi malými modi- fikacemi. Při kaţdé implementaci dochází k přenosu know-how do podniku zákazníka.

Samozřejmě však, ve velké míře toto přenášené know-how zůstává jen v odborných postupech informačních expertů, kteří se na samotné implementaci podíleli. ASAP do- kumentuje všechny kroky implementace tak, aby tyto znalosti zůstaly zachovány i po fázi implementace. Výsledkem je komplexně popsaný systém, coţ je přínosem pro nové zaměstnance zákazníka, kteří se po vstupu do firmy musí naučit funkčnost systému, za kterou jsou ve firmě zodpovědní, ale také takto komplexně popsán systém ocení i firma provádějící správu SAP systém, která pro případ upgradu systému nebo nové modifika- ce má k dispozici solidní informační základ pro připravované změny (Klčková a So- domka, 2017).

Po celou dobu implementace je vyuţívána sluţba SAP pro kontrolu kvality implemen- tace a současně pro celkové hodnocení projektu. Tato sluţba představuje společné pora- dy se SAP expertem po kaţdé fázi implementace. Tyto schůzky jsou zaměřeny na for- mální kontrolu správnosti vedení projektu, jeho výstupů, konkrétních dokumentů, pří- pravu stávajících dat pro migraci a vyhodnocení moţných rizikových faktorů po kaţdé fázi. Z kaţdé porady s členy projektového týmu je vytvořen detailní zápis. V případě zjištění skutečných či potenciálních problémů expert SAP stav detailně popíše a navrh- ne řešení. SAP ručí za implementována doporučení pouze v případě, ţe jsou zjištěné chyby na projektu odstraněny podle přiloţených doporučení SAP experta.

3 Problematika implementace IS SAP

Správná funkčnost informačního systému je pro kaţdou organizaci důleţitým poţadav- kem (Chuprunov, 2013). Samotné dosaţení správné funkčnosti informačního systému je pak podmíněno především pouţitím správné a současně osvědčené metodiky implemen- tace informačního systému. Základním faktorem implementace je působení společných projektových týmů zákazníka a dodavatele, které provádějí implementaci na základě implementační metodiky, harmonogramu projektu a schváleného cílového konceptu pilotního projektu. Nebude překvapením, ţe ke členům těchto zmiňovaných projekto- vých týmů musí patřit klíčové osoby z těch oddělení či podnikových skupin, které bu- dou samotnou finální implementací systému SAP ovlivněny. Tito členové se během svého působení v projektovém týmu musí soustředit primárně na řešení kaţdodenních

„taktických“ úloh, přičemţ samozřejmě musí mít také na paměti dlouhodobou vizi pod- niku. Při samotném sestavování projektového týmu je nutné mít na paměti následující:

„určit všechny pracovní úseky, které budou ovlivněny implementací systému SAP (jako například oddělení finančního řízení, oddělení účetnictví, tým skladníků, oddělení údržby, nějaký výkonný orgán podniku apod.),

identifikovat zkušenosti požadované od každého člena týmu, a to od manažer- ských a vedoucích zkušeností až po odborné a technické zkušenosti,

určit ty zaměstnance podnikového oddělení IT, jejichž specifickým úkolem bude podpora systému SAP (občas se tomuto týmu říká tým podpory SAP či virtuální tým SAP)“ (Anderson, 2016, s. 256)

„Projekty IS/ICT vznikají (resp. Měly by vznikat) z těsné vazby na strategické cíle orga- nizace, potenciální zlepšení podnikových procesů a s cílem podpořit podnikání (či hlav- ní procesy)“ (Bruckner, Voříšek a Buchalcevová, 2012, s. 290). Na základě cílového konceptu pilotního projektu je provedeno nastavení systému SAP prostřednictvím řízení změn, které umoţňují modifikovat standardní funkčnost SAP. Samozřejmostí je, ţe toto nastavení bude před produktivním náběhem celého systému zdokumentováno. Ţivotní cyklus projektu představuje souhrn jednotlivých, většinou sekvenčních etap projektu, kdy kaţdou z těchto etap, nebo fází, lze vymezit jako realizační část projektu, která má přesně definovaný obsah, ale také čas, ve kterém musí proběhnout. Taktéţ nutno zmínit, ţe projekt implementace nemusí pokrývat vţdy všechny fáze ţivotního cyklu informač- ního systému (Bruckner, Voříšek a Buchalcevová, 2012).

Celý projekt bude probíhat podle implementační metodologie ASAP v dále uvedených pěti fázích (příprava projektu, cílový koncept projektu, realizace pilotního projektu, příprava produktivního provozu, a zahájení produktivního provozu a podpora), jelikoţ implementace typového informačního systému obsahuje etapy z metodiky ASAP (Bruckner, Voříšek a Buchalcevová, 2012, s. 289). Zde však nutno podotknout, ţe ně- kteří autoři uvádějí odlišné rozdělení fází implementační metodologie ASAP pro řízení projektů nových implementací systému SAP. Například Anderson (2016, s. 251) uvádí celkem šest fází, kdy první je příprava projektu, následuje plán projektu, realizace, ko- nečná příprava, přechod od produktivního provozu a podpora, a poslední fází je samot- ný provoz. Naopak například Dohnal a Příklenk (2011) uvádějí pouze tři fáze, a to pří- pravu projektu jako definici projektu, dále vyhotovení cílového konceptu, a samotnou realizaci schváleného cílového konceptu.

3.1 Fáze 1 – Příprava projektu

Účelem této fáze je počáteční plánování a příprava na provedení projektu. Výsledky fáze jsou popsány v definici projektu. Fáze příprava projektu se rámcově skládá z ná- sledujících pracovních kroků zahrnujících, vytvoření definice projektu, posouzení a upřesnění implementační strategie, zařízení pracovního prostředí týmu, určení organiza- ce projektu, příprava plánu projektu, architektonická příprava projektu, vytvoření struk- tury cílového konceptu, vytvoření osnovy popisu řešení, příprava tabulek individuálních nastavení, příprava tabulek struktur rozhraní, vytvoření plánu školení projektového tý- mu, úvodní školení projektové metodiky, definování pravidel a postupů při řízení pro- jektu, definování implementačních pravidel a postupů, definování "System Landscape Strategy", zahájení projektu, plánování technických poţadavků, kontrola kvality pří- pravné fáze projektu, akceptace fáze Příprava projektu (Anderson et al., 2009). Vivek (2014, s. 374) dodává, ţe „System Landscape Strategy zahrnuje definování systému, který bude součástí instalace včetně jeho účelu a identifikace. Měla by se zabývat na- stavením a údržbou systémů a klientů jak v průběhu implementace, tak i po realizaci“.

To ostatně poukazuje na podstatu této fáze. Definovat takto systémy a vše, co je cílem první fáze, je nutno provádět v závislosti na provedené analýze, která rovněţ ve fázi přípravy projektu probíhá (Sodomka, Klčková a Kříţ, 2011). Pouze na základě stanove- ní cíle projektu včetně jeho základních charakteristik a na základě detailní analýzy je moţné cíleně projekt dále promýšlet, naprogramovávat a nakonec implementovat tak, aby byl efektivní.

Tato fáze je prvotní nejdůleţitější fází, od níţ se odvíjejí všechny ostatní fáze imple- mentace systému SAP. Je proto důleţité tuto fázi absolvovat kvalitním procesem, který zajistí vše potřebné pro další fáze implementace. Součástí první fáze je rovněţ několik velmi podstatných milníků, které definuje Anderson (2016, s. 251) následovně:

„Získání podpory ze strany vyššího vedení podniku a všech zúčastněných stran, identifikace jasných cílů projektu,

příprava efektivního rozhodovacího procesu,

příprava pracovního prostředí pro změny a reinženýring, sestavení kvalifikovaného a zkušeného projektového týmu“.

Základem této fáze je přímá podpora ze strany zákazníka, pro kterého se systém SAP vytváří. Vedení dané firmy zákazníka musí implementaci jejich vlastního systému, kte- rý budou pouţívat i zaměstnanci firmy, věnovat dostatečnou pozornost. V této fázi je důleţité sestavit projektový tým, ve kterém budou vystupovat i zaměstnanci zákazníka.

Celý projektový tým se účastní sérií školení o metodologii implementace systému SAP a zároveň se seznamuje se samotným systémem SAP a jeho funkčnostmi v modulech.

Členové týmu musí dobře porozumět těmto funkčnostem, neboť oni budou nastavovat jednotlivé dílčí funkcionality v těchto modulech a později někteří z nich i pouţívat to, co v rámci sestaveného projektového týmu vytvořili. Největší odpovědnost leţí na ve- doucím projektu, který rozhoduje o tom, které moduly budou implementovat, a které jejich funkčnosti budou nastavovat. Plánování v této fázi zjednodušuje interní nástroj označovaný jako SAP – Project Estimator (Missbach a Hoffmann, 2001). Experti z fir- my SAP na základě informací od zákazníka vytvoří odhad nákladů na projekt, stejně jako na potřebu lidských zdrojů a přibliţný časový harmonogram projektu. Kaţdý pro- jekt musí mít stanoveny hlavní postupy implementace, k čemuţ zařazujeme konfiguraci procesů, testování, nastavení autorizace pro jednotlivé skupiny uţivatelů a způsob řeše- ní vzniklých chyb a problémů s tím souvisejících (Anderson, 2016).

Technici projektového týmu mají za úkol stanovit základní poţadavky na hardware a objednat jeho dodání u dodavatele. Při menších instalacích systému je výhodné vyuţít předpřipravené informační balíky, které jsou k tomuto účely vhodně nastaveny. Jde o iniciativu firmy SAP, její partnery a dodavatele hardwaru. Balíčky obsahují systémy, které jsou nastaveny podle náročnosti na konfiguraci systému a prostředí do kterého budou nasazeny. Obsahují přednastavenou bázi systému, infrastrukturu spolu s konco-

vými stanicemi, které mají předinstalovaný potřebný software. Tyto balíčky jsou speci- fické pro kaţdý stát, a proto je vhodné se ohledně nich informovat na regionální podpo- ře systému SAP v dané oblasti. Na konci fáze přípravy projektu dojde ke kontrole prů- běhu fáze pomocí funkce Concept Check Tool, kde pomocí odpovědí na otázky nástroj podá přehled o jednotlivých oblastech fáze, a na závěr podá ucelenou informaci o pro- jektu a případných, potenciálních, respektive reálných problémech, které během fáze vznikly. Výsledná informace je pouţitelná k odstranění vzniklých problémů a případně definuje návrhy na jejich řešení. Po ukončení fáze přichází expert SAP, který uskuteční kontrolu procesu fáze podle metodologie kontroly kvality Review projektu. O všem je vytvořen podrobný zápis a jsou zdůrazněny případné problémové a rizikové oblasti, ale také doporučení k jejich odstranění (Anderson et al., 2009). Příklady milníků pro im- plementaci systému SAP Business One v rámci této první fáze u firmy můţeme všeo- becně uvést takto:

1. Získat ucelený pohled na proces prodeje a práci zaměstnanců, který tento pro- ces realizují,

2. Zorganizovat úvodní setkání pracovního týmu a zaměstnanců, 3. Dodat a nainstalovat SAP Business One Software,

4. Získat písemný souhlas s realizací jednotlivých fází od zákazníka.

3.2 Fáze 2 – Cílový koncept projektu (analýza a návrh řešení projektu)

„Hlavním smyslem této fáze je získat všechny potřebné informace o podniku, který se snaží implementovat systém SAP, a následně provést mapování stávajících podnikových procesů na ty, které odrážejí osvědčené postupy v daném odvětví“ (Anderson, 2016, s. 252). Účelem této fáze, je tak vytvořit cílový koncept pilotního projektu, coţ je de- tailní dokumentace výsledků pracovních jednání projektových týmů o technických vlastnostech projektu. Cílový koncept pilotního projektu na jedné straně definuje pro obě strany jasnou a pro tyto účely konečnou, vyčerpávající mnoţinu poţadavků zákaz- níka pro správnou funkcionalitu systému. Na straně druhé závazně specifikuje způsob, jakým budou tyto poţadavky v procesu implementace pokryté funkčností standardního systému, customizací nebo řízenými změnami. Na této bázi je dosaţeno konečného po- rozumění, jak budou procesy zákazníka podporované vyuţitím nabízené a realizované funkčnosti systému SAP (Anderson et al., 2009).

Během této fáze se také dále upřesňují cíle projektu, upřesňuje se základní rozsah modi- fikací, detailněji se definuje celkový harmonogram projektu a vlastní postup provedení, a to priority v rámci postupů s ohledem na specifické zájmy zákazníka. Tato fáze obsa- huje následující pracovní kroky zahrnující vedení projektové fáze cílového konceptu pilotního projektu, tvorba pilotního projektu, realizace školení projektového týmu, do- kumentace technického návrhu systému, nastavení vývojového prostředí, počáteční na- stavení Systému Landscape, definování organizační struktury, definování procesů zá- kazníka, příprava workshopů, kontrola kvality fáze cílového konceptu, akceptace fází cílového konceptu.

Kvůli tomu, aby připravovaný systém co nejlépe odpovídal poţadavkům zákazníka, je třeba přesně popsat vnitropodnikové procesy a interakce podniku s okolím. Brzkou identifikací procesů v rámci projektu je moţné tyto procesy optimalizovat, a také je moţná automatizace některých z nich. Tvorba cílového konceptu je zahájena detailním plánováním všech aktivit pro danou fázi. Vedoucí projektu s vytvořeným plánem se- známí celý projektový tým. Případné změny na základě porad přenese do plánu, který se aktualizuje na základě připomínek. Jelikoţ popis struktury podniku musí brát ohled na strukturu samotného systému je nutné celý projektový tým seznámit s funkcionalitou systému i se samotnými vnitropodnikovými procesy podniku. Lidé z projektového týmu se zúčastní přehledového školení systému.

Techničtí zaměstnanci mají za úkol vytvořit vývojovou verzi systému. Jejich úkolem je také vytvořit návrh technické infrastruktury a důkladně ji zdokumentovat. Dalším kro- kem je postupná příprava celého systému. Sem patří instalace vývojového systému, při- pojení a instalace koncových stanic, zajištění infrastruktury tisku, zřízení vzdáleného přístupu do systému. V samotném systému je třeba vytvořit systém klientů a nastavit k nim oprávnění. Projektový tým pracuje během této fáze na organizační struktuře podni- ku. ASAP obsahuje akcelerátor označovaný jako ,,Dokument rozsahu projektové čin- nosti“, který svou strukturou odpovídá procesům v systému SAP. Procesem relevantním pro projekt daného podniku jsou přiřazeny zdroje a oblasti podniku, do kterých daný proces zasahuje. Výsledkem je hrubý koncept pro implementaci. SAP vyvinul speciali- zovaný nástroj Question & Answer Database (dále jen QAdb) pro snadnou údrţbu všech relevantních informací. „Nástroje, jako například Databáze otázek a odpovědí (Question and Answer Database neboli QAdb), se původně používaly k ulehčení tvorby plánu podniku a jeho údržby, tato databáze obsahovala veškerá data, a proto byla

v podstatě srdcem plánu podniku. V průběhu doby však různí systémoví integrátoři při- pravili svoje vlastní metodologie a nástroje nahrazující QAdb, nicméně základní proce- sy a myšlenky zůstaly shodné“ (Anderson, 2016, s. 252). Totéţ pak platí například i pro nástroj Databáze problémů SAP (SAP Issue Database), která představuje rovněţ jedno- rázový nástroj, který se pouţívá při přípravě plánu IS pro podniu. Členové projektového týmu spolu s experty z implementující firmy nebo SAP zodpovídají sadu dotazů ke kaţ- dému procesu, a tím ho přesně specifikují. Proces je moţné zobrazit pomocí více nástro- jů k tomu určených. Kaţdému procesu odpovídá sada transakcí, které popisují jeho re- álné zobrazení v systému SAP. Kaţdou transakci je moţné přímo spustit z QAdb (An- derson et al., 2009; Anderson, 2016).

Výstupem z fáze cílový koncept jsou dva velmi důleţité dokumenty. Dokument ,,Cílový koncept“, obsahuje všechny detailní popisy pro jednotlivé procesy podniku. Druhý do- kument, se nazývá ,,Základní seznam obchodních procesů“, a ten slouţí projektovému týmu při nastavování procesů v systému. Po ukončení této fáze přichází expert SAP a zkontroluje průběh této fáze metodologií Review projektu. Vytvoří poţadovaný doku- ment ohledně rizik a problémů a také doporučí jejich řešení (Anderson, 2016; Klčová a Sodomka, 2017). SAP Business One představuje sadu aplikací, které byly vybudovány na základě akvizice společnosti TopManage, a je dodávána prostřednictvím nepřímého obchodního modelu. Nejlepší partneři pak dokáţí na této platformě nabízet velmi vhod- ně procesně přizpůsobená řešení pro vybraná odvětví trhu (Klčová a Sodomka, 2017).

Příklady milníků pro implementaci systému SAP Business One ve fázi 2 je moţné uvést následovně:

1. Naplánovat a zrealizovat setkání ohledně specifikace poţadavků se zástupci zákazníka v projekčním týmu,

2. Vytvořit plán úkolů v rámci této fáze,

3. Zjistit potřebné změny, které je třeba provést a vytvořit časový harmonogram, 4. Získat písemný souhlas s realizací této fáze a jejími částmi od zákazníka.

3.3 Fáze 3 – Realizace pilotního projektu

Cílem této fáze je customizace, resp. nastavení systému, vypracování rozhraní na vy- brané typové části IS a příprava konverzních programů pro migraci dat. Toto vše se provádí na základě cílového konceptu. Vzhledem ke komplexnosti celého procesu,

ovlivňování mnoţství rozhodujících vazeb je zcela samozřejmým a důleţitým krokem moment integračního testování, který má ukázat nejen funkčnost dílčích oblastí, ale celého informačního komplexu, který tímto procesem vznikl. Tato fáze obsahuje násle- dující pracovní kroky společné pro pilotní projekt zahrnující vedení projektové fáze realizace pilotního projektu, průběţný přenos know-how na jednotlivé projektové týmy, správa testovacího systému, vypracování konverzních programů pro migraci dat, pří- prava dat pro migraci, vypracování aplikačních programů pro rozhraní, realizace custo- mizace, vytvoření plánu nastavení, stanovení koncepce oprávnění, školení klíčových uţivatelů, závěrečný integrační test funkčnosti, kontrola kvality fáze realizace, akcepta- ce fáze realizace pilotního projektu. Současně nutno poznamenat, ţe právě v rámci této fáze realizace se obvykle spotřebuje jednak většina zdrojů projektu, ale současně také většina času, která byla na projekt jako komplexní celek vyhrazena (Anderson, 2016).

Vedoucí projektu musí na začátku vytvořit plán pro fázi realizace. Struktura plánování je stejná pro všechny fáze, tedy probíhá také proces ujednání a schválení plánu. Členové projektového týmu navštíví další detailnější zaměřené školení, kde si osvojí funkčnosti týkající se fungování systému SAP v jejich oblasti a také nastavení daného modulu. Se získanými znalostmi mohou začít nastavovat základní funkčnosti systému. Jedná se o hlavní procesy podniku, na jejichţ základě funguje celý způsob podnikání. Procesy jsou standardizované, a proto je moţné pouţít procesy systému SAP, které podporuje.

Na závěr této fáze je nastavena funkčnost důkladně otestována. Pro zjednodušení nasta- vování je pouţit dokument ,,Základní seznam obchodních procesů“ z předchozí fáze.

Všechny vybrané procesy jsou seřazeny v tabulce v programu Excel, kde pomocí maker lze vyfiltrovat konkrétní důleţité informace potřebné pro nastavení funkčnosti v systé- mu SAP. „Po dokončení plánu podniku mohou specialisté z jednotlivých funkčních ob- lastí začít s prototypováním a konfigurováním systému SAP, přičemž se snaží namode- lovat podnikové procesy popsané v plánu podniku“ (Anderson, 2016, s. 253).

Velmi důleţitá je provázanost nastavení v jednotlivých modulech, a proto je zobrazová- na i provázaná funkčnost v jiných modulech. Realizace s podporou MS Excel. Technic- ký tým se během této fáze zabývá přípravou produkčního systému. Postup je stejný jako při přípravě vývojového systému. Nastavování funkčností systému probíhá v cyklech.

Nejdříve jsou nastavovány procesy, na kterých jsou závislé ostatní procesy. Ve vyšších cyklech se integrují další procesy s jiţ integrovanými. Kaţdý cyklus je ukončen fází důkladného otestování. Po přidání všech procesů do vývojového systému je třeba sys-

tém naplnit údaji zákazníka. Většinou se tyto údaje nacházejí v předešlém systému pou- ţívaném společností. Proto je nutné tyto údaje z tohoto systému vydolovat a udělat kon- verzi formátu dat do formátu pouţitelnému systémem SAP. Proto je nutné zajistit roz- hraní, které tyto údaje dostanou ze starého systému a také rozhraní, které zajistí přesun do systému SAP. Samotná fáze realizace projektu můţe být obvykle rozdělena do dvou dílčích částí, a to následovně (Anderson, 2016, s. 253-254):

„základní konfigurace – tým konzultantů nakonfiguruje základní funkční systém, který v podstatě funguje jako výchozí systém, jehož nastavení jsou dále upravo- vána a vylepšována,

Úpravy („ladění“) konfigurace – po dokončení základního funkčního systému přichází implementační tým, který se snaží tento systém upravit tak, aby odpoví- dal specifickým požadavkům na jednotlivé podnikové procesy popsané v plánu podniku“.

Většině podniků nestačí standardní funkcionalita systému SAP, a proto je nutné nové funkčnosti dotvořit. Pro vytvoření funkčností se pouţívá například objektově orientova- ný programovací jazyk ABAB. Třeba uváţit fakt, ţe dodělána funkcionalita pro zákaz- níka znamená potenciální problém pro aktualizaci na novější verzi systému SAP. Proto je třeba rozsah funkčností a způsob implementace důkladně zhodnotit, neboť při pře- chodu na novou verzi systému bude nutné dodělané funkčnosti znovu testovat a upra- vovat. Pro zachování bezpečnosti dat, je nutné vytvořit takzvané autorizační koncepty.

Pomocí nich se zpřístupní kaţdému uţivateli relevantní část systému SAP. Firma SAP zdůrazňuje potřebu dodrţet podmínky provázanosti modulů. Proto vedoucí projektu vytvoří plán integračního testování. Testování probíhá v cyklech. V první fázi se testuje funkčnost samotného modulu a vazby uvnitř. V dalším cyklu se testují vazby mezi jed- notlivými moduly (Anderson, 2016).

Během fáze realizace je nutné vytvořit i jednotnou uţivatelskou dokumentaci detailně popisující zpracování jednotlivých procesů. Dokumentace obsahuje slovní popis spolu s přiloţenými kopiemi obrazovek v systému SAP pro větší přehlednost. Po ukončení fáze přichází expert SAP a během porady zkontroluje průběh této fáze metodologií Re- view projektu. Vytvoří poţadovaný dokument ohledně rizik a problémů, a také doporučí postup jejich řešení (Anderson, 2016). Příklady milníků pro implementaci systému SAP Business One v rámci této fáze je moţné formulovat následovně:

1. SAP Business One nainstalovat a nastavit podle dokumentů z fáze dvě, 2. Migrace dat,

3. Validovat nastavení systému, 4. Otestovat nastavení systému,

5. Vytvořit plán školení pro jednotlivé zainteresované subjekty, 6. Získat písemný souhlas s realizací této fáze od zákazníka.

„V době přechodu třetí fáze celého projektu do fáze čtvrté by v podniku měla již naplno probíhat veškerá školení, kromě toho by ale systém již měl mít za sebou podrobné funkční testování, integrační testování a také testování specifické pro danou výpočetní platformu“ (Anderson, 2016, s. 253).

3.4 Fáze 4 – Příprava produktivního provozu (pilotních pracovišť)

Účelem této fáze je ukončit celou přípravu, včetně validace na produktivním systému, školení uţivatelů a připravit systém k uvedení do produktivního provozu. Tato fáze zá- věrečné přípravy slouţí také k rozřešení otevřených otázek, které případně v procesu fáze realizace ještě zůstaly. Po provedení těchto přípravných kroků je moţné začít s provozem produktivního systému SAP u zákazníka. Tato fáze obsahuje následující pra- covní kroky zahrnující vedení projektové fáze a příprava produktivního provozu, uţiva- telská dokumentace a školicí materiály, školení koncových uţivatelů, správa produktiv- ního systému, detailní plánování projektu (přechodu na produktivní provoz), konverze a pořízení dat, vytvoření pravidel pro činnosti a komunikaci při podpoře produktivního provozu, přechod na produktivní systém a kontrola kvality fáze příprava produktivního provozu, akceptace fáze Příprava produktivního provozu. Jednoduše, jak uvádí Ander- son (2016, s. 253), tak „tato fáze je tvořena nezbytnou konečnou přípravou a posledními úpravami výpočetní platformy a aplikací společnosti SAP před přechodem do produk- tivního provozu. Během čtvrté fáze by také mělo dojít k migraci posledních dat z vašeho původního (či původních) systému do systému SAP“.

Vedoucí projektu musí na začátku vytvořit plán pro fázi přípravy produktivního provo- zu. Struktura plánování je stejná pro všechny fáze, tedy probíhá také proces ujednání a schválení plánu. Jelikoţ systém a jeho funkčnosti jsou nastaveny a systém je tedy při- praven k zavedení do provozu, je třeba proškolit koncové uţivatele systému. Školení je koncipováno na základě dokumentů vytvořených v předchozí fázi a je mu nutné věno- vat zvýšenou pozornost, protoţe od bezchybného chodu informačního systému závisí

bezproblémový chod celé firmy po přechodu do produktivního provozu. Příští produkč- ní systém je nutné důkladně otestovat, zda vydrţí nápor pracujících uţivatelů. Je prove- den zátěţový a objemový test. Zátěţový test znamená test náporu přihlášení a paralelní práce velkého mnoţství uţivatelů a s tím související dobu odezvy systému na jejich poţadavky. Objemový test otestuje systém na propustnost velkého mnoţství dat. Firma SAP nabízí i specializovanou sluţbu Going-liveCheck, která je uskutečněna pomocí vzdáleného přístupu do systému zákazníka. Experti SAP přezkoumají, otestují a přeměří ukazatele týkající se charakteristik systému, a na základě měření vyhodnotí skutečné či potenciální problémy systému. O měření je zákazníkovi zaslána detailní zpráva, jejíţ součástí jsou i doporučení na řešení problémů. Pokud se nevyskytly nějaké problémy, které je nutné vyřešit, je v době této fáze systém připraven do produktivního provozu.

Celý proces je detailně naplánovaný a pak podle tohoto plánu proveden. Po ukončení fáze přichází expert SAP a během porady zkontroluje průběh této fáze metodologií Re- view projektu. Vytvoří poţadovaný dokument ohledně rizik a problémů, na jehoţ zá- kladě doporučí postup jejich řešení (Anderson, 2016). Příklady milníků pro implemen- taci systému SAP Business One v rámci této fáze:

1. Dokončit školení administrátorů a uţivatelů.

2. Potvrdit připravenost systému na přechod do produktivního provozu, 3. Dokončit všechny aktivity související s přechodem systému,

4. Získat písemný souhlas s realizací této fáze od zákazníka.

3.5 Fáze 5 – Zahájení produktivního provozu a podpora (pilotní pracoviš- tě)

„Na papíru vypadá dosažení tohoto milníku vcelku jednoduše a přímočaře. Stačí za- pnout vypínač a každý bude mít přístup k novému systému. Nicméně organizace hladké- ho přechodu do produktivního provozu, tedy přechodu bez jakýchkoliv neočekávaných událostí, je docela jinou záležitostí. Klíčem úspěchu je důkladná příprava, včetně pří- pravy na scénáře typu „co… když“, týkající se nejen samotných implementovaných podnikových procesů, ale i výkonu zajišťovaného základní technologickou platformou“

(Anderson, 2016, s. 254). Účelem této fáze je podpora uţivatelů, nejen během prvních kritických dní produktivního provozu, ale i nastolení reţimu a podmínek pro poskyto- vání dlouhodobé podpory. Během této fáze, pokud dojde k vytvoření a fixaci všech ško- lených vědomostí, vzniká ze strany uţivatelů systému SAP mnoho otázek na provoz

systému, vyţadujících zvýšenou podporu konzultantů. Tato fáze se také vyuţívá pro monitorování systémových transakcí, k doladění a optimalizaci celkového výkonu sys- tému. Pracovní kroky jsou zejména tyto: podpora produktivního provozu, činnosti po startu produktivního provozu, akceptace fáze zahájení produktivního provozu (Ander- son et al., 2009; Anderson, 2016).

Od začátku uvedení systému do provozu je třeba počítat se zvýšeným zájmem konco- vých uţivatelů systému zákazníka o lokální podporu. Uţivatelé začínají reálně pouţívat systém a tudíţ je pravděpodobné, ţe budou mít spoustu podrobných otázek, na které bude třeba odpovědět, a které postupně s časem pouţívání systému vymizí. Proto je ţivá on-line podpora v této fázi realizace důleţitá. Administrátoři během této fáze sledují výkon systému, případně ještě optimalizují jeho výkonnost na základě získaných ukaza- telů. Vedoucí týmu na závěr sestaví hodnocení projektu s důrazem zaměřeným na dosa- ţené a vytyčené cíle z počáteční fáze. Formálním ukončením projektu je podpis doku- mentu o ukončení projektu mezi zákazníkem a provádějící firmou. Obě strany podepíší, ţe souhlasí s výsledky projektu, a ţe projekt dosáhl stanovených cílů (Anderson, 2016).

Příklady milníků pro implementaci systému SAP Business One ve fázi pět:

1. SAP Business One je plně implementovaný pro dané prostředí a v provozu daného systému,

2. Získat písemný souhlas s realizací této fáze od zákazníka,

3. Zorganizovat závěrečný workshop ohledně přehodnocení systému a jeho op- timalizace v rámci všech zainteresovaných subjektů.

4 ERP systémy

Klčová a Sodomka (2017, s. 148) uvádějí, ţe „informační systém kategorie ERP definu- jeme jako účinný nástroj, který je schopen pokrýt plánování a řízení hlavních interních podnikových procesů (zdrojů a jejich transformaci na výstupy), a to na všech úrovních, od operativní až po strategickou“. (Tvrdíková, 2008) dodává, ţe ERP systémy předsta- vují ve své podstatě jádro aplikační části informačních systémů a pokrývají mnoho je- jich funkcí, stejně jako mnoho klíčových procesů. Na ERP systémy, s ohledem na jejich účel a úroveň, jakou ovlivňují běţný chod společnosti a dosahování strategicky vytyče- ných cílů firmy, jsou kladeny samozřejmě mnohé poţadavky (Řepa, 2012). Mezi ty hlavní pak patří především schopnost realizace měřitelných přínosů v oblasti sniţování nákladů, které vznikají případným neefektivním řízením společnosti, a současně také schopnost realizace neměřitelných přínosů v oblasti řízení podnikových procesů a do- stupnosti informací v reálném čase. Ke klíčovým interním procesům patří především čtyři oblasti, a to výroba, dále nákupní, stejně jako prodejní a výrobní (vnitřní) logistika, lidské zdroje a ekonomika (Klčková a Sodomka, 2017). Tyto procesy pak zpravidla představují moduly v rámci systému ERP, avšak nutno podotknout, ţe jednotlivé modu- ly ERP systému se mohou lišit v závislosti na potřebách společnosti a na způsobu jeho podnikání (Khan, 2005). Přínosy ERP systémů lze shrnout především prostřednictvím následujících bodů (Money, 2019):

Automatizuje a zefektivňuje procesy ve společnosti,

Centralizuje informace, které jsou tak snadněji dohledatelné a efektivněji použi- telné,

Optimalizuje tok pracovních dat a dokumentů,

Pomáhá zlepšit komunikaci se zákazníky, stejně jako s obchodními partnery, Zjednodušuje vytváření výsledných reportů,

Umožňuje přístup k datům de facto odkudkoliv,

Poskytuje přehled o stavu zboží ve skladech společnosti, a automatizuje práci s ním.

Funkční modely ERP v rámci podniku pak zahrnují hned několik hlavních činností, které souvisejí primárně „se správou kmenových dat (především všech položek, kusovní- ků, technologických postupů, pracovišť, ale rovněž dodavatelů, zákazníků, skladových míst, používaných druhů daní, finančních kursů, kont apod.), a s dlouhodobým, středně- dobým i krátkodobým plánováním zdrojů potřebných pro realizace obchodních zaká-

zek“ (Basl a Blažíček, 2008, s. 67). Všeobecně pak ERP systémy automatizují procesy, které souvisejí s fungováním celé dané společnosti, a zahrnuje Financial Management, SCM – Supply Chain Management, MRP – Manufacturing Resource Planning, HR – Human Resources Management, a CRM – Customer Relationship Management, kdy ERP systémy:

dokáţí systematizovat fungování celé společnosti jako komplexního celku, pracují se shromáţděnými informacemi, které jsou potřebné pro správný chod společnosti, a tyto informace jsou pro společnosti v rámci ERP systémů velmi snadno a rychle dostupné, coţ má samozřejmě pozitivní vliv na usnadnění a efektivitu práce,

dokáţí díky CRM aplikacím (respektive aplikacím k vytváření a stejně tak k udrţování vztahů se zákazníky) zlepšit i komunikaci se zákazníky, případně s obchodními partnery,

dokáţí lehce propojit svoje funkcionality s dalšími, jinými aplikacemi, které da- ná společnost pouţívá, jako příklad můţe být uvedeno reálné propojení ERP systému s on-line fakturační sluţbou,

dokáţe sníţit, eliminovat investice do hardwarového vybavení.

V praxi lze ERP systémy dělit podle jejich schopnosti pokrýt a integrovat všechny čtyři, již výše zmíněné procesy – výroba, nákupní, prodejní a výrobní (vnitřní) logistika, lid- ské zdroje a ekonomika (Klčková a Sodomka, 2017). Dnes, tedy v současné době se ERP systémy velmi často rozšiřují o moduly, které zajišťují řízení vztahů se zákazníky, případně analytické a zobrazovací moduly Business Intelligence, nebo moduly pro pod- poru elektronického obchodování. Současně se zkvalitňují také služby spojené s dodávkou ERP systémů, a to včetně kvality jejich údržby. Trend ve vývoji ERP sys- témů směřuje primárně k jejich integraci s dalšími typy aplikací, a současně také ke tvorbě stále komplexnějších, ucelenějších řešení. ERP systémy druhé generace, tedy nové ERP systémy, zahrnují funkce a technologie dalších typů aplikací (Tvrdíková, 2008, s. 92):

„Řešení pro řízení vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management),

aplikace podporující výkaznictví a analýzy s využitím infrastruktury datového skladu (Business Intelligence),

řízení nákladů spojených se získáváním produktů a služeb od externích dodavatelů (Supplier Relationship Management). Aplikace nabízejí měření návratnosti investic

(ROI – Return of Investment) a výběr a hodnocení dodavatelů. Obsahují rovněž techno- logie pro podporu elektronické komunikace s dodavatelem,

řízení logistických řetězců (Supply Chain Management), umožňující pružnou změnu lo- gistických procesů. Tyto aplikace využívají poznatků z teorie grafů a současně možnosti sdílení informací a zdrojů,

Master Data Management, E-business applications, popřípadě další,

aplikace pro podporu vývoje nových produktů (Product Lifecycle Management). Nabí- zejí možnost zapojení externích subjektů do inovačních činností (dodavatelů, zákazníci, obchodní partneři). Podporují všechny fáze životního cyklu produktu, počínaje návrhem koncepce a konstrukce produktu, přes řízení náběhu výroby produktu a jeho prodeje, ří- zení inovací produktu až po servis a údržbu“.

Kdyţ společnost dospěje k rozhodnutí, ţe ERP systém potřebuje, je podstatné se realis- ticky také dívat na to, co od něj společnost můţe čekat, a co naopak ne, jelikoţ jsou vě- ci, které ani sebelepší systém nespraví. V tomto směru je nutné si uvědomit, ţe ERP systém například opravdu nevyřeší obchodní problémy společnosti, tedy pokud má spo- lečnost problém například s neplatícími odběrateli, nebo například s chybějícími zákaz- níky, tak ani perfektně padnoucí ERP tuto společnost nespasí, a nezajistí její ţivo- taschopnost nebo konkurenceschopnost.

5 SAP ERP

ERP (Entreprise Resource Planning) produkty představují v rámci společnosti SAP vý- znamnou část portfolia, na coţ poukazuje také cirka čtvrtinový podíl ERP produktů na světovém trhu. ERP systém od společnosti SAP podporuje podnikové procesy v nějakých 25 odvětvích, ve 37 jazycích a ve 45 lokalizacích. V praxi na něj spoléhá jiţ téměř 50 000 zákazníků, kteří jej dennodenně vyuţívají v rámci svého podnikání. ERP jako software pro řízení podnikových zdrojů nabízí přístup k těm nejdůleţitějším apli- kacím, datům a analytickým nástrojům podle jim přiřazených rolí. SAP ERP systémy pro plánování podnikových zdrojů napomáhají tomu, aby si společnost udrţela konku- renceschopnost prostřednictvím spolehnutí se na nejlepší ERP software na trhu, který pomáhá zjednodušit podnikové procesy nejen v oblasti nákupu, ale rovněţ například v oblasti výroby, sluţeb, prodeje, financí, nebo personalistiky. Současně je prokázáno, ţe podporuje konkurenceschopnost a podnikové procesy celkově zjednodušuje. Pro- střednictvím implementace vhodného ERP systému mohou společnosti (SAP, 2019):

zvýšit konkurenceschopnost především díky integrovaným, rychlým a současně samozřejmě také flexibilním podnikovým procesům,

urychlit dobu uvedení na trh prostřednictvím inovativních personalizovaných produktů a služeb,

zjednodušit korporátní strukturu společnosti, řízení prodejních kanálů, a součas- ně také obchodních scénářů,

využívat lépe vlastní korporátní zdroje a aktiva společnosti ke zvýšení spokoje- nosti stávajících i potenciálních budoucích zákazníků,

spolehnout se na jednotnou a komplexní základnu pro nejnovější mobilní, clou- dové, ale i in-memory technologie.

Pokud budou zvaţovány modely systému SAP, které byly jiţ dříve v textu práce zmíně- ny, tak SAP ERP, neboli také SAP EEC (Entreprise Central Component – novější ozna- čení), zahrnuje následující moduly (SAP, 2019):

Materiálové hospodářství (MM – Materials Management), prodej a distribuce / odbyt (SD – Sales and Distribution),

finanční účetnictví (FI – Financial Accounting), Controlling (CO – Controlling) a Asset Management (AM – evidence a správa dlouhodobého majetku),

reportovací nástroj datového skladu (BI – Business Intelligence).

Technické a funkční vlastnosti SAP ERP mohou v rámci společnosti výrazně zjednodu- šit ţivot jak IT pracovníkům, tak i podnikovým uţivatelům, a to především prostřednic- tvím vlastních, následných funkcí (SAP, 2019):

kompletní nákupní proces, respektive funkce, která má pozitivní efekt na sníţení nákladů při podpoře komplexních nákupních, ale i logistických procesů,

od plánování k výrobě, kdy systém ERP pomáhá k urychlení celého výrobního procesu, a to od plánování aţ po vytvoření harmonogramu, po monitorování a podnikatelské analýzy,

od objednávky k úhradě, jelikoţ systém ERP podporuje procesy zaměřené na zákazníky, a to od prodeje, přes poskytování sluţeb po záruční reklamace, nebo po vrácení zboţí,

od poptávky ke sluţbě, kdy systém ERP podporuje prodej, stejně jako samotnou spokojenost zákazníků, především pak poskytováním výjimečných sluţeb při kaţdé interakci mezi společností a zákazníkem,

základní personální funkce, respektive funkce podporující procesy, které jsou spojeny s náborem, následným zaškolením, administrací, ale rovněţ například s rozvojem a povyšováním zaměstnanců v rámci organizace,

základní funkce pro finance, respektive funkce zaměřující se na zjednodušení a rovněţ na zautomatizování finančních operací, za současného zajištění souladu se zákonnými předpisy (platnou právní legislativou).