Knihovna se na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů intenzivně připravuje. Národní knihovna ČR vydala příručku pro knihovny pod názvem Ochrana osobních údajů: Příručka pro knihovny, ve které konkretizovala, jaké povinnosti vyplývají knihovnám z tohoto nařízení. Dále je v ní také uveden postup, jak mají knihovny krok za krokem při zavádění nařízení postupovat.
Ředitelka knihovny i knihovníci podstupují různá školení, aby tomuto tématu porozuměli a v budoucnu se vyvarovali nedorozuměním a případným chybám.
V současné době již byly odstraněny všechny fotografie z facebookového profilu Klub(ovny) Luna. Hlavní facebookový profil knihovny bude následovat jejímu příkladu.
Na Instagramu knihovny jsou zveřejněny pouze fotografie, na kterých jsou zachyceni studenti projektu Třetí věk, členové spolků působících při knihovně nebo neutrální fotografie pořízené pro knihovnu. Studenti projektu Třetí věk již podepsali souhlasy se zpracováním osobních údajů včetně zveřejnění fotografií s jejich osobami. Knihovna bude do budoucna sdílet pouze takové fotografie, které budou ošetřeny souhlasy osob na nich zachycených.
52
3.8.1 Ochrana osobních údajů: Příručka pro knihovny
Podle této příručky jsou osobním údajem jakékoliv informace týkající se určité osoby, člověka. Jedná se např. dokonce i o historii výpůjček v knihovně nebo výše jeho dluhu vůči knihovně. Důležité je zda knihovna disponuje informacemi, na základě kterých může být určena konkrétní osoba, a to nemusí být přímo knihovnou, ale třeba i policií.
Subjektem údajů je osoba, o jejíž údaje se jedná, např. čtenář nebo zaměstnanec.
Zpracováním osobních údajů se rozumí jakékoliv nakládání s těmito informacemi včetně zobrazení informací v počítači, jejich přepsání do knihovní databáze, jakékoliv opravy údajů nebo kopírování, ukládání informací v papírové podobě, atp. Správcem osobních údajů je provozovatel knihovny (dále jen knihovna). Správce stanovuje účel a prostředky zpracování osobních údajů. Zpracovatelem osobních údajů je ten, kdo s osobními údaji jakýmkoliv způsobem nakládá pro účely knihovny, nejedná se, ale o její vlastní zaměstnance např. se může jednat o poskytovatele knihovního systému nebo o vymahatele pohledávek pro knihovnu aj. (Národní knihovna ČR, 2018)
Knihovna musí dbát na to, aby tyto osobní údaje byly:
zpracovávány transparentně a korektně a jen na základě jasně daných právních důvodů,
shromažďovány výhradně pro určité, přesně vyjádřené a zákonné účely, relevantní, přiměřené, a omezené na nezbytně nutné,
přesné a v případě potřeby aktualizované, uloženy pouze po nezbytně nutnou dobu,
zpracovávány tak, aby bylo zajištěno patřičné zabezpečení osobních údajů (Národní knihovna ČR, 2018).
Nařízení klade větší důraz na odpovědnost správce, než předchozí právní úprava.
Knihovny nově nebudou povinny oznamovat nová zpracování osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů. Knihovna v roli správce osobních údajů odpovídá za dodržování veškerých povinností a současně musí být schopna toto dodržování povinností kdykoliv doložit (Národní knihovna ČR, 2018).
53
Zpracovávat osobní údaje registrovaných uživatelů knihovna může za těmito účely:
„vedení evidence uživatelů dle knihovního zákona
poskytování knihovnických, informačních a dalších služeb dle knihovního zákona ochrana knihovního fondu
informování uživatelů o službách a akcích knihovny hodnocení spokojenosti uživatelů
statistika“ (Národní knihovna ČR, 2018)
Žádost o souhlas se zpracováním osobních údajů musí být srozumitelná a graficky odlišná od ostatních sdělení a je potřeba ji sepsat na konkrétní účel. Souhlas se zpracováním osobních údajů musí být udělen jednoznačně a jeho udělení knihovna musí být schopna prokázat po celou dobu, kdy s údaji nakládá. Současně nesmí být podmíněný a uživatel musí mít možnost jej odvolat. V případě, kdy je možné využít osobní údaje uživatele z jiného zákonného důvodu, nesmí být současně žádán o souhlas se zpracováním těchto údajů (Národní knihovna ČR, 2018).
Pokaždé při použití získaných osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu, je nutné učinit balanční test:
„O jaký oprávněný zájem jde?.
Nelze daného účelu dosáhnout jiným způsobem?
Jaké mohou být důsledky pro subjekt údajů?
Převažuje oprávněný zájem knihovny nad zájmy subjektů údajů?“ (Národní knihovna ČR, 2018).
Knihovna potřebuje mít dostatek informací o osobě, které knihovní jednotku půjčuje, aby ochránila svůj knihovní fond. Provozovat kamerový systém jsou knihovny povinny dle knihovního zákona pro zvýšení bezpečnosti a ochrany majetku knihovny. Za účelem vymáhání pohledávek od dlužníka, je vhodné po dobu existence dluhu uchovávat veškeré kontaktní a identifikační osobní údaje. Knihovna musí uchovávat záznamy o právě vypůjčených knihovních jednotkách a současně po přiměřenou dobu od jejich vrácení, kvůli dodatečnému zjištění vad. Protože uživatelé knihoven vyžadují mít k dispozici
54
seznam výpůjček viditelný na svých čtenářských kontech a současně si přejí mít i informaci o tom, zda daný titul již v minulosti četli, je možné tuto historii uchovávat po celou dobu registrace čtenáře. Současně s tím, má čtenář mít možnost toto uchovávání historie odmítnout. Pokud knihovna poskytuje výhody držitelům průkazů ZTP a ZTP/P nebo studentům, není nutné vyřizovat nový souhlas o zpracování údajů, ale předložením těchto průkazů tyto skupiny čtenářů se zpracováním takovéhoto údaje souhlasí (Národní knihovna ČR, 2018).
Pokud knihovna poskytuje služby i neregistrovaným uživatelům, pak shromažďuje a uchovává osobní údaje za účelem plnění smlouvy poskytnutí určité služby. Je potřebné předem stanovit účel shromažďování a zpracovávání údajů a uchovávat je pouze po nezbytnou dobu. Dle knihovního zákona knihovna uchovává, zpracovává a poskytuje základní údaje o autorech, pokud tak jedná za účelem poskytování faktografických nebo bibliografických informací, činí tak ve veřejném zájmu (Národní knihovna ČR, 2018).
Při výběrovém řízení knihovna uchovává osobní údaje z životopisů za účelem výběru vhodného uchazeče o zaměstnání. Po ukončení výběrových řízení je nutné tyto životopisy zlikvidovat a to i v elektronické podobě. Pokud si knihovna chce ponechat tyto životopisy za účelem dalšího kontaktování uchazečů, při uvolnění dalšího pracovního místa, musí požádat o souhlas. Údaje o stávajících zaměstnancích vede knihovna z právního důvodu plnění právní povinnosti za účelem vedení personálně-mzdové agendy. Knihovna z oprávněného zájmu může uchovávat údaje i o bývalých zaměstnancích za účelem právní ochrany pokud dojde k soudnímu sporu. Tyto osobní údaje se doporučuje uchovávat po dobu čtyř let (Národní knihovna ČR, 2018).
Každý, jehož osobní údaje jsou uchovávány knihovnou, by měl vědět, kam se může obrátit vzhledem ke svým údajům, na co knihovna jeho osobní údaje potřebuje, jaké údaje jsou nezbytně nutné k uzavření smlouvy, zda knihovna uchovává osobní údaje na základě oprávněného zájmu, proti jakému zpracování údajů je možné vznést námitku. Dále by měl vědět, kdo další má přístup ke čtenářově osobním údajům, jak dlouho a jaké osobní údaje knihovna uchovává, také že je možné tyto informace získat ve strojově čitelné podobě, jak je možné opravit nebo požádat o opravu údajů, případně je vymazat. Čtenář by také měl být informován o tom, že má právo poslat stížnost na knihovnu Úřadu pro ochranu osobních údajů (Národní knihovna ČR, 2018).
55