V této části bych se chtěl podrobněji zabývat jak kladnými tak zápornými stránkami ASP a uvést je do prostředí malých a středních společností. A chtěl bych zde také diskutovat některé obavy zákazníků ohledně tohoto dodavatelského modelu.
3.1.1 Softwarové licence
V minulosti někteří dodavatelé neposkytovali slevy za vícenásobné licence. Někteří potom dávali například dvě licence za cenu jedné a půl, pět za cenu dvou, deset za cenu tří, ale ti vyžadovali nákup licencí pro každého zaměstnance ve firmě, přestože pouze část zaměstnanců bude využívat programy ve stejném čase. Což ovšem opět vede k nevyužité přebytečné kapacitě. Jak společnost přidávala uživatele, užitečná cena za kopii rostla. Pro společnosti s několika zaměstnanci, byly zlomové body nerealistické, protože poměr nákladů k počtu licencí klesal mnohem pomaleji, než poměr nákladů k počtu konkurenčních uživatelů.
Někteří dodavatelé zavedli plovoucí licence jako způsob jak rozpustit nákladové skoky.
Plovoucí licence spočívají v tom, že pro mnoho uživatelů, nakoupíte pouze relativně málo licencí, licence je potom vázána na počet aktuálně pracujících uživatelů. V případě, že by chtělo současně pracovat s programem více uživatelů, dostanou od systému zprávu, že systém je pro ně v současné době nedostupný, kvůli příliš vysokému počtu přihlášených uživatelů.
Otázkou však je v jaké míře zaměstnanci tyto aplikace využívají a kolik času potřebují na provedení konkrétních operací.
Zdroj:[PISTOLE05]
Obrázek ukazuje čtyři licenční možnosti při 100 dolarové kancelářské aplikaci pro firmu do sta zaměstnanců. Cena bez slev je 100 dolarů na zaměstnance. Možnost při slevě ukazuje výrazně nižší cenu, jak se počet uživatelů blíží stu. Dvě varianty plovoucích licencí sdílejí menší množství licencí mezi 100 uživatelů. Za cenu 10 plnocenných licencí dostanou uživatelé zprávu o nedostupnosti v 10% procentech případů, a v případě 17 plnocenných licencí dostanou uživatelé zprávu o nedostupnosti v 1% případů. Někteří poskytovatelé používají model plovoucích licencí pouze při poskytování formou ASP.
3.1.2 Servery
Až do nedávné doby, výpočetní a paměťová technika nenabízela v nižší třídě, žádná možnosti zlevnění pro navýšení kapacity. Malé a střední podniky měly jedinou možnost jak navýšit výpočetní a paměťovou kapacitu, tj. přidávat servery po jednotkách. Jejich průměrné roční náklady byly okolo 80 000 dolarů [STUART03]. Dnes však existuje platforma blade serverů, která umožňuje zdvojnásobení kapacity, při zvýšení nákladů 1,3 až 1,6 krát. Nicméně konfigurace je velmi složitá, s mnoha kombinacemi procesorů a rychlostmi sběrnic, pamětí, kapacity disků, a šířkou komunikačního pásma.
I přesto jsou tyto blade servery celkem drahé a jejich provoz je svázán s prací stále se učících odborníků. Některé společnosti proto začaly pronájem výpočetní kapacity, placenou za hodinu využití procesoru.
3.1.3 Zaměstnanci IT
Předpokládejme, že podpora a údržba nové desktopové aplikace zvýší vytížení IT zaměstnanců o 0.3 ekvivalentu plné pracovní doby (FTE – full-time equivalent). Řekněme, že společnost má smlouvu s poskytovatelem služeb, ale rozhodne se držet tuto novou službu ve svých rukou. Nájem nového zaměstnance bude podle [STUART03] stát okolo 100 000 dolarů ročně, a navíc to bude společnost zatěžovat přebytkem zaměstnanecké kapacity 0,7 FTE.
Tohle pravděpodobně bude pro malou společnost nepřípustné. Přidá-li společnost tento úkol k již existující smlouvě, poskytovatel služeb může podporovat novou aplikaci bez zátěže v podobě nadbytečné zaměstnanecké kapacity, což se projeví v nižších nákladech pro společnost.
Zdroj:[PISTOLE05]
Když však zavedení nové aplikace zvýší vytížení IT zaměstnanců o 0,9 FTE, pravděpodobně již nebude taková výhoda přidat tento nový úkol k již existující smlouvě s poskytovatelem služeb. V tomto případě bude nadbytečná kapacita (0,1 FTE) zanedbatelná a cena poskytovatele služeb mírně vyšší než náklady společnosti při řešení vlastními silami.
Společnosti však při rozhodování dělají jednu základní chybu: neuvažují náklady obětované příležitosti. Protože peníze, které ušetří v případě, že se rozhodnou využít služeb poskytovatele, mohou využít na něco úplně jiného, například mohou tyto peníze investovat do cenných papírů apod.
3.1.4 Odbornost IT zaměstnanců
Dodavatelé aplikačních služeb se na rozdíl od svých zákazníků specializují na svou činnost, a mají jisté know-how v oboru. Tj. vědí o věcech o kterých zákazník nemusí ani tušit.
Jejich zaměstnanci jsou pravidelně seznamováni s novými trendy a technologiemi v daném oboru. Vzhledem k tomu, že poskytovatelé služeb nemají pouze jednoho zákazníka, ale poskytují služby více zákazníkům najednou , mohou využívat zkušenosti získané u ostatních zákazníků i ve vašem případě a uplatnit tak best-pratice. Je třeba si uvědomit, že služby poskytované formou ASP, nejsou služby konkurenční výhody, ale běžně využívané aplikace, a tak je pravděpodobně vhodnější, standardní řešení, než jedinečné řešení spravované vlastními silami. Zákazník již dále nemusí sledovat trendy v IT oblasti a vyvíjet aktivity na zajištění údržby, oprav, a další technické podpory a může se plně soustředit na svůj core-bussiness.
Spojíme-li tyto příklady dohromady, tj. náklady na kvalitní hardwarové vybavení, náklady na programové vybavení a náklady na odborníky, kteří jednotlivým částem rozumí a umí je ovládat, dostaneme se k otázce, jak tyto náklady co nejúčinněji snížit. A v případě investic do software a hardware jak je co nejlépe rozdělit do jednotlivých období, abychom neměli velké výdaje a nemuseli si půjčovat na úrok. Řešením je právě služba poskytování aplikací nebo poskytování aplikačních služeb (Application service providing).
Poskytovatel aplikačních služeb nám poskytne k dispozici svoje kvalitní hardwarové vybavení, navíc k tomu přibalí i konkrétní programové vybavení a ještě technickou podporu.
Samozřejmě to neznamená, že bychom se mohli zbavit všech počítačů a programů ve firmě, ale postačí nám například pouze počítače s minimální konfigurací a připojení k internetu.
3.1.5 Bezpečnost
Jedním z největších argumentů proti ASP je riziko bezpečnosti a úniku informací.
Firmy se bojí využívat těchto služeb, protože jejich data jsou spravována mimo jejich firmu a navíc cizími lidmi. Je potřeba si však uvědomit, že i vlastní zaměstnanci přináší riziko bezpečnosti, a to mnohem větší protože pracují v právě v tom oboru jako vaše firma, a v případě změny zaměstnání, budu pravděpodobně pracovat ve stejném oboru dále. Zatímco zaměstnanci společnosti zabývající se poskytováním aplikačních služeb pracují v úplně jiném oboru, a navíc taková společnost nemá zájem na tom zneužívat informace poskytnuté zákazníkem, protože jakákoliv skvrnka na důvěryhodnosti jí může naprosto a definitivně zničit, protože přijde o všechny své zákazníky a v nejbližší době ani žádné nové nezíská.
Další otázkou je zabezpečení uložených dat proti útoku zvenčí. Firmy které nabízejí ASP dokáží lépe a levněji zajistit určitá zabezpečení proti útoku zvenčí, protože spravují data desítek a někdy i stovek či tisíců firem. Jedná se hlavně o zabezpečení které si malá nebo střední firma nemůže dovolit, a ani by se jí nevyplatily, protože riziko úniku informací jedné firmy se většinou nevyrovná nákladům na různá zabezpečení, zatímco poskytovatel je shopen rozdělit tyto náklady mezi všechny své zákazníky.
Dalším hlediskem bezpečnosti může být i hledisko ochrany dat před ztrátou či poškozením způsobených jiným než lidským jednáním. Může jít například o poruchy počítačového vybavení (porucha disku), nebo případy živelných katastrof. Proti těmto nehodám se lze bránit dobrou zálohovací strategií, a využitím kvalitního hardware.
Samozřejmě, že toto riziko hrozí i v případě, kdy máte data uložená vevnitř ve své firmě.
Ostatně otázka bezpečnosti je jednou z významných částí SLA a dobře postavená SLA dokáže snížit riziko pro zákazníka, nebo alespoň pocit rizika.
Bezpečnost lze měřit těmito nástroji[VIT04]:
• Analýza rizika – jde o odhad pravděpodobnosti určitého typu pokusu o neoprávněný přístup a vyvážení nákladů na jeho zabezpečení a nákladů vzniklých úspěšným pokusem
• Popis jednotlivých metod a technologií zabezpečení. Přestože se jedná o popis, lze pomocí vhodného systému ohodnotit úroveň i číselně, a tak lépe porovnávat různé poskytovatele ASP
• Měření úsilí nutného k prolomení bezpečnostních opatření systému. Vychází z předpokladu, že vyšší úsilí znamená také vyšší bezpečnost.
3.1.6 Závislost na dodavateli
Samozřejmě jako všechny partnerské vztahy i ASP nese jisté riziko, které se však dá minimalizovat spoluprácí s důvěryhodným solidním dodavatelem, který má dlouhodobé zkušenosti, dobré reference, tradici a kredit. Důležitá je v tomto směru i správně sepsaná SLA s definovanými sankcemi při porušení smlouvy.
3.1.7 Nedostatečná vazba
Vzhledem k tomu, že se jedná o spolupráci s externí firmou a její zaměstnanci nejsou a ani nemohou být neustále přítomni u zákazníka, nemohou ani vědět jak přesně daná firma funguje a tyto věci je třeba si nejprve ujasnit a zajistit tak dobrou komunikaci mezi oběma stranami.
3.1.8 Integrace s ostatními vnitropodnikovými aplikacemi
S tímto problémem se setkáte vždy, když si nebudete vyvíjet software vlastní silou, nebo od jediného dodavatele. Vždy narazíte na nějakou nekompatibilitu dat a podobné věci, proto je celkem vhodné při výběru poskytovatele služeb, nejprve zvážit , jestli neexistuje nějaký, který nabízí všechny požadované sužby najednou, nebo jestli nám někdo nenabízí službu s nějakým standardním rozhraním, například výměnu dat pomocí formátu XML, případně nějakým jiným strukturovaným formátem, na nějž se dá navázat i jiná aplikace.
Já jsem se například setkal s vazbou balíkového ekonomického softwaru na aplikaci elektronického obchodu poskytovanou formou ASP (každé od jiného dodavatele).
Ekonomický software uměl exportovat data do několika různých elektronických obchodů, a to tak že spolupracoval s klientskou aplikací pro správu obchodu. Navíc samotná aplikace obchodu byla schopna importovat data z různých databází.