Výstup za každý útvar je ve formě tabulky, kde je uveden plán, seznam změn, jejich stav (identifikováno, analýza dopadu, příprava, připraveno k realizaci, storno, pozastaveno), odpovědná osoba, řešitel změny. Za každou analytickou oblast je zpracována tabulka pro příslušný útvar.
Co se týče podpory během pilotu, v průběhu busines – rolloutu a v období po rolloutu, je koncept navržen tak, aby v rámci pilotu a po rolloutu, měl každý koncový uživatel rychle dostupnou podporu, připravenou rychle pomoci, aby nebyla negativně narušena běžná uživatelská činnost.
V rámci podpory bude využita standardní podpora, která je obecně vydefinována, je procesně nastavena pro běžný režim banky, tzn. řešení IT incidentů a problémů v běžném provozu a po releasech. Tuto podporu tvoří Funkční podpora, IT Help Desk a Produktový Help Desk. Tato standardní podpora bude rozšířena následujícím způsobem.
• Pro pobočkovou síť budou tuto zvýšenou podporu vykonávat podpory na pobočkách. Ne všechny pobočky tuto podporu mají vzhledem ke své velikosti, proto bude ještě podpora rozšířena a bude dostupná na více telefonních číslech, než je standard s tím, že pro každou regionální oblast bude přiřazeno konkrétní
telefonní číslo.
• Podpora pro útvary centrály bude zajištěna na místě, tzn. přímo v daném útvaru.
Tuto podporu budou zajišťovat SPOCové a jimi nanominovaní Superuseři, kteří v rámci činnosti Business rolloutu potřebnou znalost k poskytnutí podpory získají.
Obrázek 19 Koncept podpory v rámci Business – rolloutu
6.8 Uzavírání projektu
Cílem procesů Uzavírání projektu je provést všechny aktivity pro formální uzavření a vyhodnocení projektu vč. uzavření smluvních vztahů.
Zahrnuje tyto procesy: vyhodnocení výkonnosti zdrojů (Resource Performance
Appraisal), kdy cílem procesu je vyhodnotit zapojení lidských zdrojů v projektu a formálně jejich zapojení ukončit.
Vstupy: Výstupy:
69
• Plán lidských zdrojů
• Projektový plán
• Členové projektového týmu jsou informováni o naplnění cílů projektu a také o naplnění očekávání
• Liniový manažer získá zpětnou vazbu od projektového manažera na práci jeho podřízených v projektu
• Projekt je zakončen závěrečným setkáním členů projektového týmu
Tabulka 23 Vstupy a výstupy v rámci Vyhodnocení výkonnosti zdrojů
Sestavení závěrečné zprávy (Compile Project Closing Report) a cílem procesu je vyhodnocení naplnění cílů projektu, porovnání plánovaných a skutečně dosažených výsledků, rekapitulace a vyhodnocení průběhu projektu.
Vstupy: Výstupy:
• Plán řízení projektu
• Změnové listy projektu
• Klíčové ukazatele projektu (KGI)
• Závěrečná zpráva projektu
• Lessons Learned (Zhodnocení úspěchů a neúspěchů projektu – pro sdílení zkušeností mezi projekty)
• Aktualizované Klíčové ukazatele projektu (KGI)
Tabulka 24 Vstupy a výstupy v rámci Sestavení závěrečné zprávy
Uzavření nákupů (Closing of Procurement), kdy cílem procesu je zajistit uzavření všech smluv, respektive závazků a plnění z nich plynoucích; respektive předání smluv (typicky smlouvy na podporu a údržbu systému, ale i jednorázových smluv o dílo) do liniového útvaru.
Vstupy: Výstupy:
• Uzavřené smlouvy;
• Plán nákupu projektu;
• Změnové listy.
• Předané smlouvy do liniových útvarů;
• Smlouvy uložené v archivu (fyzickém i elektronickém).
Tabulka 25 Vstupy a výstupy v rámci Uzavření nákupu
Předání výstupů Projektu a administrativní uzavření Projektu (Handover to Operations and Administrative Closure) a cílem procesu je předání výstupů projektu do příslušného liniového útvaru a formální uzavření projektu a archivace dokumentace.
Vstupy: Výstupy:
70
• Veškerá projektová dokumentace • Podepsané předávací protokoly ze strany projektu a liniových útvarů
• Projektová dokumentace uzavřena a zařazena v archivu v rámci projektové kanceláře
• Uzavřené nákladové středisko projektu v SAP
• Zařazený majetek
• Vrácené pracovní pomůcky a pracovní prostory
Tabulka 26 Vstupy a výstupy v rámci Předání výstupů Projektu a administrativní uzavření Projektu
6.8.1 Návrh na zlepšení
Zde autorka navrhuje jedno zlepšení, a to přímo šablonu akceptačního protokolu v rámci uzavírání projektu.
Bod 8.1: Návrh akceptačního protokolu
Tento akceptační protokol je součástí příloh této diplomové práce (Příloha G) a je navázán na business – rollout. Důvodem je, že uzavírání projektu nastává právě po akceptaci businessem. Každopádně šablonu lze upravit a přizpůsobit i projektu, který má za úkol dodávku pouze v rámci IT.
6.9 Závěry z kapitoly
V rámci kapitoly bylo podrobně popsány jednotlivé kroky projektového řízení v BANK MONEY a.s. U každé fázi projektu byly zároveň představeny jednotlivé vstupy a výstupy za jednotlivé úkony v rámci každé fáze projektu.
V rámci každé fáze projektu byl dále navržen set návrhů na zlepšení v rámci projektové dokumentace. Každý návrh byl identifikován svým číslem. Autorka vždy v každé fázi dle potřebné míry podrobnosti návrh popsala.
Návrhy na zlepšení jsou promítnuté v následující Tabulce 27. Návrh je vždy
identifikovatelný číslem ID, dle kterého lze návrh dohledat v předchozích kapitolách.
Samotné návrhy na zlepšení jsou rozdělené dle fází projektu. Vidíme tedy, že autorka navrhla celkem 14 návrhů na zlepšení. Z toho jeden ve fázi Idea projektu, dále čtyři ve fázi Plánování. Dva návrhy ve fázi Realizace projektu následně šest návrhů na zlepšení ve fázi Sledování a kontrola. Nakonec jeden návrh v Uzavírání projektu.
ID Návrh na zlepšení Fáze projektu
3.1 Vyjasnění a správně definované cíle projektu mezi PM a strategickými záměry projektu
Idea projektu 5.1 Správné vydefinování prvního harmonogramu
projektu
Plánování
71
5.2 Správné vydefinování prvního business case projektu Plánování 5.3 Doporučení v rámci lidských zdrojů Plánování 5.4 Doporučená struktura první verze prezentace projektu Plánování
6.1 Správné sestavení Business casu Realizace projektu 6.2 Správné nastavení harmonogramu projektu Realizace projektu 7.1 Správné sledování a kontrola projektových prací Sledování a kontrola
projektu
7.2 Návrh struktury zápisu z projektových schůzek Sledování a kontrola projektu
7.3 Správné vedení rizik projektu Sledování a kontrola projektu
7.4 Správná komunikace a nastavení Demand a Change procesu
Sledování a kontrola projektu
7.5 Správné vedení a kontrola rozpočtu projektu v jeho
průběhu Sledování a kontrola
projektu
7.6 Správné nastavení business - rolloutu projektu Sledování a kontrola projektu
8.1 Návrh akceptačního protokolu Uzavírání projektu
Tabulka 27 Sumarizace návrhů na zlepšení
72
7 Ověření výsledků
Ověření výsledků probíhalo strukturovaným dialogem mezi projektovými manažery a autorkou diplomové práce. Účelem těchto dialogů bylo shromáždění zpětných vazeb na návrhy na zlepšení, které autorka specifikovala.
Jednalo se o tři projektové manažery v rámci BANK MONEY a.s. Tito projektový manažeři v průběhu dvou let začlenili jednotlivé návrhy autorky do svých projektů, tudíž mohli dát jasnou zpětnou vazbu, zda návrhy na zlepšení fungovaly či nikoliv.
Jednalo se o následující tři projekty:
1. První projekt se zabýval transformací core banking systému. V zásadě se jedná o projekt, který měl na starost redukci současných několika backendových systémů v rámci banky a měl za cíl dosáhnout menšího počtu těchto systémů. Jednalo se o velice obsáhlý a integračně složitý projekt který zároveň obsahoval i komplexní migraci dat z několika backendových systémů do jednoho. Projekt byl zahájen v Q1/2018 a ukončen byl dle stanoveného plánu v Q1/2020. Projekt po skončení byl hodnocen jako velice úspěšný, a to z hlediska hodnot ČSH (Čistá současná hodnota) tak i hodnoty IRR (Vnitřní výnosové procento). V rámci tohoto projektu byly využity veškeré návrhy ke zlepšení, které autorka v této diplomové práci uvádí.
2. Druhý projekt měl na starosti vytvoření nové aplikace pro zakládání
podnikatelských účtů a zavření zastaralé aplikace, která to dříve měla na starosti.
Zvýšil se tím počet založených podnikatelských účtů na pobočce a obsloužených klientů. Nová aplikace je uživatelsky přívětivější a modernější. Projekt byl realizovaný v období 02/2020 a ukončený 04/2021. Projekt byl hodnocen jako úspěšný hlavně z důvodu úspor, které plynuly ze zavření zastaralé aplikace.
V rámci tohoto projektu byly využity návrhy 6.1, 6.2, 7.1, 7.2, 7.5.
3. Cílem třetího projektu bylo realizovat výplaty plnění dceřiných společností a třetích stran oprávněným osobám tak, aby výplata plnění byla nově zprostředkovávána prostřednictvím nového modulu. Přidanou hodnotou je, že v novém řešení má klient všechny své závazky na jednom, což je maximálně přehledné. Pro backoffice odpadlo manuální tvoření emisí a manuální import souborů. Projekt byl zahájen 01/2020 a ukončený 04/2021. Projekt byl vyhodnocen jako úspěšný hlavně z důvodu zjednodušení na straně backofficu a větší uživatelské přehlednosti pro klienta, což bylo i prvotním cílem projektu. V rámci projektu byly využity návrhy 5.1, 5.2, 7.1, 7.2, 7.5.
Návrhy na zlepšení byly tedy využity v rámci tří, již ukončených, projektů v BANK MONEY a.s. Všechny projekty byly společností BANK MONEY a.s. hodnoceny jakožto úspěšně ukončené projekty. Zpětná vazba projektových manažerů těchto projektů na tyto návrhy lze sesumírovat v následující tabulce:
73
Projekt Využité návrhy Zpětná vazba
Projekt 1 3.1 – 8.1 „Pomocí těchto návrhů lze jednoznačně řídit veškerý rozpočet projektu. Velkým problémem bylo vždy
sledování rozpočtu v rámci projektového řízení obzvlášť, pokud se jedná o integrační projekt, a tudíž počet
samotných finančních položek, které je potřeba evidovat, graduje. Tyto návrhy umožňují vést podrobnou evidenci v real – time času. Zároveň tyto návrhy umožňují evidovat jasně všechny termíny projektu. Často se diskuse v rámci projektových schůzek ubírají do příliš velkého detailu, což má za následek to, že se neřeší samotný rozsah a termín dodávky. Tyto návrhy na zlepšení umožňují projektovému manažerovi se vždy udržet o úroveň výš a nutí ho se ptát na správné otázky v rámci projektových schůzek.“
Projekt 2 6.1, 6.2, 7.1, 7.2, 7.5
„Po implementaci těchto návrhů projektový tým jednoznačně ví, co má každý člen projektu na starosti a jaké úkoly potřebuje na týdenní fázi splnit. Nedochází tedy v rámci týmu k hádkám o kompetenci a
zodpovědnosti, což byla neustálá situace, ke které často docházelo před implementací těchto návrhů.“
Projekt 3 5.1, 5.2, 7.1, 7.2, 7.5
„Struktura jednotlivých návrhů na zlepšení pomáhají k utřídění si vlastních myšlenek v roli projektového manažera. Pomocí těchto návrhů již nepřichází nepříjemný pocit toho, kde začít. Právě umění začít projekt na správném místě je pro projektového manažera velice důležité a tyto návrhy mohou s tímto velice pomoci.“
Tabulka 28 Zpětná vazba na návrhy na zlepšení
Ze zpětných vazeb od projektových manažerů tří projektů je patrné, že návrhy jsou
projektovými manažery přijímány pozitivně a vidí smysl v jejich využívání na projektech.
Dalším identifikátorem úspěchu těchto návrhů je i to, že všechny tři projekty se úspěšně dokončili. Úspěšným dokončením zde považujeme pozitivní závěrečné vyhodnocení projektů společností BANK MONEY a.s., kdy se bere v potaz jak dodržení časového rámce projektu, rozpočtu projektu a scope projektu, tak i benefity, které z projektů plynou.
Ať už se jedná o kvalitativní či kvantitativní benefity.
74
8 Závěr
Práce shrnuje poznatky a specifika projektového řízení v bance v IT oddělení a zaměřuje se převážně na dokumentaci v projektovém řízení v rámci IT projektů se zaměřením na banky. Práce reaguje na vyskytující se chyby v rámci projektové dokumentace a navrhuje možné revize v rámci projektové dokumentace, které následně minimalizují chybovost.
Hlavním cílem této diplomové práce bylo předložení návrhu na zlepšení v oblasti projektového řízení, zaměřené hlavně na zlepšení projektové dokumentace, v jedné z banky v ČR – v diplomové práci uváděno jakožto společnost BANK MONEY a.s.
Tohoto cíle bylo dosaženo navržením příslušných návrhů na zlepšení projektového řízení, přesněji na zlepšení projektové dokumentace v projektovém řízení. Navržená řešení mají za úkol odstranit chybovost v projektové dokumentaci, ke které dochází v rámci
projektového řízení. Tato chybovost se následně promítá do samotného projektu a nese za sebou následek neúspěšnosti projektu jako celek. Tento hlavní cíl byl splněn v kapitole 6.
Pro dosažení tohoto hlavního cíle bylo definováno pět dílčích cílů, a to analýza
projektového řízení v IT a popis specifik IT projektové dokumentace se zaměřením na banku. Tento dílčí cíl byl splněn v kapitole 3. Dalším vedlejším cílem byla analýza chyb plynoucích z dokumentace a chyby v IT projektech obecně. Tento dílčí cíl byl splněn v kapitole 4. Následující dílčí cíl pojednával o stručném představení IT architektury v bankovnictví a dopad architektury na projektové řízení. Tohoto cíle bylo dosaženo v kapitole 5. Předposledním dílčím cílem byla charakteristika současného stavu
projektového řízení v BANK MONEY a.s. Tohoto cíle bylo dosaženo v kapitole 6. Pátým a posledním dílčím cílem bylo se zaměřit a identifikovat problémové části projektu v rámci projektové dokumentace v jednotlivých fázích projektu. Tento dílčí cíl byl pokryt též v rámci kapitoly 6.
Výstupem práce jsou jednotlivé návrhy na zlepšení. Celkový počet návrhů na zlepšení je 14. Jejich sumarizaci lze vidět v kapitole 6.9. Samotné návrhy na zlepšení jsou rozdělené dle fází projektu a pokrývají nejvíce chybové oblasti v rámci jednotlivých fází projektu.
Návrhy autorka identifikovala v rámci své profesní práce projektového manažera postupně a byly všechny použity v rámci již dokončených tří projektů. Autorka zaznamenala
v kapitole 7 zpětnou vazbu těchto projektových manažerů.
Za další rozvoj práce lze považovat další návrhy na zlepšení od projektových manažerů.
Návrhy by měly vycházet z praxe a prakticky pokrývat úzká hrdla projektové
dokumentace. Na výstupy práce by se mohli zaměřit i samotné banky a zanést na základě toho změny v rámci definování vlastního projektového řízení. Práce se záměrně zaměřuje na takové chyby, které se v rámci projektového řízení opakují a dochází k nim často.
75
9 Použitá literatura
ARENDÁČ, Tomáš. Projektový plán IT projektu v bankovním prostředí. [online]. Praha, 2016 [cit. 2021-03-12]. Dostupné z: <https://theses.cz/id/r22o3a/18117574>. Diplomová práce. VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMIE A MANAGEMENTU.
BĚLKA, Jaroslav. Vedení IT projektu implementace outsourcingu finančních služeb.
[online]. Brno, 2007 [cit. 2021-03-12]. Dostupné z:
<https://is.muni.cz/th/x8si0/dp_final_version_8v7a3.pdf>. Diplomová práce. Masarykova univerzita, Fakulta informatiky.
BIAN. BIAN Service Landscape. bian.org. [online]. 08/2020 [cit. 2021-08-30]. Dostupné z: https://bian.org/wp-content/uploads/2020/10/BIAN-Semantic-API-Pactitioner-Guide-V8.1-FINAL.pdf
CLOUTIER, Robert, aj. The Concept of Reference Architectures. Systems Engineering.
[online] 2009 [cit. 2021-08-30]. DOI: 10.1002/sys.20129. ISSN 10981241. Dostupné z:
https://www.researchgate.net/publication/220432603_The_Concept_of_Reference_Archite ctures
DAŇA, Ondřej. Optimalizace projektového řízení ve vybrané organizaci. [online]. Brno, 2014 [cit. 2020-11-30]. Dostupné z: <https://is.muni.cz/th/oid69/>. Diplomová práce.
Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta.
DOLEŽAL, Jan; MÁCHAL, Pavel; LACKO, Branislav a kol. Projektový management podle IPMA. Praha: Garad Publishing, a.s., 2009. 509 s. ISBN 978-80-247-2848-3.
DOLEŽAL, Jan, aj. Projektový management podle IPMA. Praha: Garad Publishing, a.s., 2012. 528 s. ISBN 978-80-247-4275-5.
DOLEŽAL, Jan, aj. 5 kroků k úspěšnému projektu. Praha: Garad Publishing, a.s., 2013.
192 s. ISBN 978-80-247-4631-9.
DOUCEK, Petr. Řízení projektů informačních systémů. 2., vydání. Praha: Professional publishing, 2006. ISBN 978-80-86946-17-7.
CHADIMA, Antonín. Core banking systémy [online]. Praha, 2017 [cit. 2018-11-17].
Dostupné z: <https://vskp.vse.cz/68598_core_banking_systemy>. Diplomová práce.
Vysoká škola ekonomická v Praze, Fakulta informatiky a statistiky.
CHLAPEK, Dušan. Řízení komplexních projektů IS/ICT. [online]. 2005 [cit. 2021-04-18].
Dostupné z: https://docplayer.cz/1316287-Rizeni-komplexnich-projektu-is-ict.html JABŮREK, Tomáš. Trendy v retail bankovnictví a jejich dopad na IT architekturu banky.
[online]. Praha, 2015 [cit. 2021-03-12]. Dostupné z: <https://vskp.vse.cz/48331>.
Diplomová práce. Vysoká škola ekonomická v Praze, Fakulta informatiky a statistiky.
76
LEVINSON, Meridith a KRUPIČKOVÁ Irena. 13 nejčastějších chyb v IT projektech.
Řízení podniku. [online]. 20. 08. 2010 [cit. 2021-04-17]. Dostupné z:
https://businessworld.cz/business-rizeni-podniku/13-nejcastejsich-chyb-v-it-projektech-6742
LUKAŠEVIČ, Polina. Technický redesign integračního rozhraní pro výpisy v bankovním sektoru. [online]. Praha, 2018 [cit. 2021-03-12]. Dostupné z: <https://vskp.vse.cz/75259>.
Bakalářská práce. Vysoká škola ekonomická v Praze, Fakulta informatiky a statistiky.
Metodický portál. Příručka projektového řízení. Projekty ICT. Metodický portál RVP.
[online]. 2012 [cit. 2021-04-17]. Dostupné z:
<https://digifolio.rvp.cz/artefact/file/download.php?file=72182&view=11237>
MICROSOFT. Microsoft Industry Reference Architecture for Banking. microsoft.com.
[online]. 15. 5. 2012 [cit. 2021-10-30]. Dostupné z:
<https://news.microsoft.com/download/presskits/msfinancial/docs/MIRAB.pdf>
POLOUČEK, S., aj. Bankovnictví. Vyd. 2. Praha: C. H. Beck, 2013, 480 s. ISBN 978-80-7400-491-9.
ŘEPA, V, aj. Metodika vývoje informačního systému s pomocí nástroje Power Designer.
[online]. 2006 [cit. 2021-04-18]. Dostupné z:
<https://zcu.arcao.com/kiv/psds/Metodika_vyvoje_IS_06_2006.pdf>
SCHWALBE, K. Řízení projektů v IT: kompletní průvodce. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2011, 632 s. ISBN 978-80-251-2882-4.
SVOZILOVÁ, Alena. Projektový management. 3. aktualizované vydání. Praha: Grada Publishing, 2016. ISBN 978-80-271-0075-0.
ŠKRDLA, Ladislav. Řízení projektů ve vybrané společnosti. [online]. Praha, 2016 [cit.
2021-11-30]. Dostupné z: <https://theses.cz/id/jjeccn/>. Diplomová práce. Vysoká škola ekonomie a managementu, Management firem.
ŠLAPANSKÁ, Magdaléna. Digitalizace v bankovnictví. [online]. Brno, 2019 [cit. 2021-03-12]. Dostupné z: <https://is.muni.cz/th/n2e7g/digitalizace_v_bankovnictvi.pdf>.
Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Ekonomicko-správní fakulta.
VOPRŠAL, Roman a Petr HAMPL. Změny core banking systémů. SystemOnline [online].
03.2005 [cit. 2021-04-16]. Dostupné z: <https://www.systemonline.cz/clanky/zmeny-core-banking-systemu.htm>
ZNOJIL, Lukáš. Způsob údržby dat o klientech a produktech v bankách. [online]. Praha, 2009 [cit. 2021-11-30]. Dostupné z: <https://theses.cz/id/vvx4sg/>. Diplomová práce.
Bankovní institut vysoký škola Praha.
77