5.2 Řízení času
K dosažení co nejmenšího rizika nedodržení časového harmonogramu je v následujícím kroku sestaven Ganntův diagram a provedena analýza kritické cesty.
Tato analýza vyhledá v projektu kritické činnosti, u kterých je třeba mimořádně dbát na do-držení časového rámce, neboť jejich zpoždění by způsobilo zpoždění celého projektu, a to není přípustné. Ke zmírnění dopadů zpoždění kritických činností by muselo být v souladu s tzv. trojimperativem vynaloženo více jiných zdrojů k tomu, aby byl časový skluz vyrov-nán.
K sestavení Ganntova diagramu byla využita tabulku WBS, která obsahuje nejen jednotlivé činnosti, ale i jejich dobu trvání a návaznost na bezprostředně předcházející činnosti.
Pro svou velikost a obsáhlost je vložena na samostatném listu velikosti A3. Ganntův graf je příkladem přehledného časového harmonogramu celého projektu.
Nezbytným dalším krokem musí být určení kritických činností a kritické cesty. K jejímu výpočtu byl sestaven síťový graf a z něj vypočteny časové rezervy a kritické aktivity.
Obrázek 7 - Ganntův diagram, vlastní zpracování
Obrázek 8 - Síťový graf, vlastní zpracování
Tabulka k síťovému grafu:
1.7.2 14 NE 137 151 139 153 2
1.7.3 7 NE 137 144 167 160 30
1.8.1 7 NE 137 144 153 160 16
1.8.2 45 NE 144 189 159 204 15
1.8.3 7 NE 144 151 160 167 16
1.8.4 14 NE 151 165 153 167 2
1.9.1 30 ANO 167 197 167 197 0
1.10.1 2 ANO 197 199 197 199 0
1.10.2 2 ANO 199 201 199 201 0
1.10.3 2 NE 197 199 199 201 2
1.11 3 ANO 201 204 201 204 0
1.12.1 3 NE 204 207 222 225 18
1.12.2 7 NE 197 204 218 225 21
1.12.3 21 ANO 204 225 204 225 0
1.12.4 21 ANO 204 225 204 225 0
1.12.5 3 ANO 225 228 225 228 0
1.13.1 14 NE 204 218 214 228 10
1.13.2 3 NE 204 207 225 228 21
1.13.3 14 ANO 228 242 228 242 0
Tabulka 8 – Výpočty k síťovému grafu, vlastní zpracování
Z výše uvedených výpočtů a grafů je patrné, že zvýšenou pozornost je třeba věnovat činnos-tem ležícím na kritické cestě, což jsou tyto aktivity:
1.1.1 Svolání iniciačního týmu
1.1.2 Zpracování základní vize HS 2019 1.2.2 Svolání prvního zasedání štábu HS 2019 1.3 Zpracování základního konceptu HS 2019 1.4 Sestavení návrhu rozpočtu a finančního plánu
1.4.1 Zajištění externích finančních zdrojů z veřejných rozpočtů
1.4.2 Zajištění externích finančních zdrojů oslovením sponzorů 1.4.3 Předání loga sponzorů ke zveřejnění na propagačních materiálech
1.5.2 Oslovení externích subjektů – folklórních souborů, hudebních těles, alternativních žánrů, letní kino apod.
1.5.5 Kompletace požadavků vystupujících i organizátorů 1.5.7 Sestavení návrhu programu
1.6.2 Rezervace zázemí pro návštěvníky (mobilní WC, elektrické přípojky pro atrakce, stánkaře apod.)
1.6.3 Dokoupení materiálu potřebného pro zázemí návštěvníků 1.6.10 Zajištění dopravního značení pro omezení veškerého provozu v místech dotčených konáním slavností 1.7.1 Sestavení přesného programu
1.9.1 Sestavení podrobného itineráře
1.10.1 Doprava pódia a dalšího potřebného vybavení do areálu slavností
1.10.2 Postavení podia, zázemí pro diváky, postavení prodejních stánků, instalace odpadkových košů… příprava areálu 1.11 Vlastní konání slavností
1.12.3 Úhrada faktur (pronájem podia, spotřeba elektrické energie, honoráře velkých souborů, strava, pohoštění…)
1.12.4 Výplata odměn externím členům organizačního týmu a vystupujícím
1.12.5 Vyúčtování poskytnutých dotací
1.13.3 Vypracování závěrečné hodnotící zprávy
Tabulka 9 – Seznam kritických činností, vlastní zpracování
Celková doba trvání projektu je 242 dní. Termín zahájení byl stanoven na 31. srpna 2018.
Plánovaný termín ukončení projektu je 18. červenec 2019.
5.3 Řízení nákladů
Výchozím dokumentem pro přehled očekávaných finančních nákladů je rozpočet projektu.
Připraven je v souladu s účetní osnovou územních samosprávných celků.
Výdaje spojené s Hanáckými slavnostmi jsou v rozpočtu města zahrnuty pod paragrafem 331 Záležitosti kultury a jsou od ostatních výdajů tohoto paragrafu odděleny svým jedineč-ným číslem ORG 333.
Rozpočet
Výdaje Schválený
rozpočet
Upravený rozpočet
5021 Ostatní osobní výdaje 100.000
5031 Povinné poj. na soc. zab. a přísp. na st. poj. zam. 10.000 5032 Povinné poj. na veřejné zdravotní pojištění 10.000 5137 Drobný hmotný dlouhodobý majetek 70.000
5139 Nákup materiálu 40.000
5154 Elektrická energie 10.000
5169 Nákup ostatních služeb 350.000
5175 Pohoštění 50.000
5195 Věcné dary 10.000
Celkem 660.000
Tabulka 10 – Rozpočet, vlastní zpracování
Pod položkami 5021, 5031 a 5032 jsou zahrnuty odměny externím členům organizačního týmu a individuální honoráře některých zapojených jednotlivců (např. odměna hlavnímu ko-ordinátorovi jízdy krále Ječmínka).
Pod položkami 5137 a 5139 je podřazen nákup potřebného materiálu a vybavení. Jednat se bude o dokoupení opotřebovaného vybavení zázemí pro diváky (stoly, lavice, party stany a další clony proti slunci případně proti dešti apod.)
Pod položku 5154 budou zaúčtovány výdaje za spotřebovanou elektrickou energii, k teré bu-dou vyfakturovány společností E.ON za dočasné připojení prodejců eventuálně provozova-tele atrakcí k síti. Předpokládané výdaje jsou zakalkulovány do poplatku z místa pro jednot-livé prodejce i pro provozovatele kolotočů a podobných atrakcí.
Největší výdaje jsou spojeny s položkou 5169. Pod nákupem služeb budou zahrnuty výdaje na výrobu a tisk propagačních materiálů, na zveřejnění inzerce v regionálních médiích, za-jištění stravování všech zapojených, půjčovné podia a dalšího zapůjčeného zázemí pro účin-kující i diváky. Zde bude také fakturována služba zvukaře, dokumentaristy (podklady pro kroniku a Zpravodaj města Chropyně) a také služby za zajištění letního kina, faktury s ho-noráři velkých vystupujících subjektů (například cimbálová kapela, dechový orch estr apod.).
Položka 5175 představuje výdaje spojené s drobným občerstvením všech zapojených (pře-devším pitný režim v případě mimořádně horkých dnů), drobné pohoštění pro čestné ná-vštěvy z řad představitelů okolních obcí, kraje apod. Opomenuta nesmí být ani početně bo-hatá skupina družiny krále Ječmínka, která je vítána a která také vítá ostatní návštěvníky jedinečnou destilovanou pochutinou.
Položka 5194 představuje výdaje alokované na nákup pamětních předmětů. V roce 2017 se osvědčilo předání jedinečného pamětního listu všem vystupujícím souborům s památeční ruční rytinou. Pamětní list představoval sice jen symbolický dar pro celý vystupující subjekt, ale byl obdarovanými vnímám jako důkaz toho, že si organizátoři váží jejich účasti.
Vypracovaný návrh rozpočtu je předběžnou verzí tohoto dokumentu.
V prvním stupni bude nezbytné připravit v rozpočtu města dostatečné finanční prostředky, což je v kompetenci zastupitelstva města.
Následně pak bude rozpočet podle postupného konkretizování dílčích požadavků upravován, a to v podobě dílčích přesunů mezi jednotlivými položkami, což je v kompetenci rady města.
5.4 Řízení lidských zdrojů
Oblast lidských zdrojů lze upravit prostřednictvím sestavení organizační struktury realizač-ního týmu a následného rozdělení kompetencí mezi jednotlivé členy.
Realizační tým byl historicky nazýván štábem, toto označení zůstane zachováno. Jeho ve-doucím by neměl být starosta či místostarosta. Tito vedoucí funkcionáři města by měli být v roli osob, které vše schvalují a se kterými je vše konzultováno. Vedoucí postavení
doporučuji přenechat pracovníkovi radnice. Následuje upravené složení realizačního týmu.
Štáb Hanáckých slavností je vymezen pouze funkčně, personální obsazení bude určeno ini-ciačním týmem v jednom z prvních kroků po zahájení samotného projektu.
Funkce Osoba Kompetence
Vedoucí projektu Povolení k pořádání slavností, OSA, ohlášení veřejné produkce apod.
Řízení porad štábu HS Zpracování konceptu HS Sestavení scénáře slavností Sestavení mapy areálu
Starosta Konzultace a schvalování veškerých činností Svolání štábu HS, personální obsazení štábu HS Oslovení sponzorů
Místostarosta Konzultace a součinnost při schvalování veškerých čin-ností
personální obsazení štábu HS Oslovení sponzorů
Vedoucí organi-zační skupiny
Personální zajištění hostesek
Zajištění zdravotnické hlídky, označení zdravotnické hlídky a směrovek k zázemí zdravotníků
Zajištění ostrahy areálu členy SDH Příprava a výdej stravenek
Vedoucí progra-mové skupiny
Oslovení vhodných subjektů k účasti na slavnostech Oslovení zástupců památkových objektů a dalších Sestavení harmonogramu příjezdu, odjezdu, příchodu a odchodu jednotlivých vystupujících subjektů
Vedoucí finanční
Vedoucí technické skupiny
Zajištění, dovoz, montáž, demontáž odvoz pódií, lavic a stolů pro diváky,
Přívod elektrické energie pro stánkaře Ozvučení
Potřeby dle pokynů vystupujících (židle na pódia) Provizorní zázemí pro vystupující u podia
Stavění máje
Přeznačení dopravních značek ve spolupráci s dopravní skupinou
Vedoucí dopravní skupiny
Zajištění a vyznačení odklonu dopravy Přemístění autobusové zastávky Řízení dopravy
Vyznačení parkovišť včetně směrovek a přístupů k nim Koordinace parkování vozidel návštěvníků, prodejců i autobusů vystupujících
Pořadatelská služba na parkovacích plochách Vedoucí stravovací
skupiny
Zajištění stravování všech vystupujících i organizátorů Zajištění drobného občerstvení, pitného režimu
Vedoucí ubytovací skupiny
Zajištění šaten a dalšího zázemí pro vystupující v budově ZŠ včetně rozpisu, rozdělení šaten a pořadatelské služby u šaten
Tabulka 11 – Složení realizačního týmu, vlastní zpracování
5.5 Řízení rizik
Ke správnému řízení rizik je nejprve třeba rizika nalézt a správně definovat. K tomu byla využita metoda sestavení SWOT analýzy složené ze silných a slabých stránek projektu (vnitřní faktory), stejně tak i z příležitostí a hrozeb (vnější faktory).
Pro dobré sestavení této analýzy je třeba mít dostatek praktických zkušeností a informací z pořádání předchozích ročníků. Není vhodné tuto analýzu nechat zpracovat pouze jednot-livce.
Pro tuto analýzu Hanáckých slavností města Chropyně bylo svoláno mimořádné dodatečné zasedání štábu slavností z roku 2017. Jeho členové pak společně připravili podklady, ze kte-rých následující SWOT analýza vychází.
SWOT analýza Silné stránky
Strengths
S.1
Pěkné přírodní prostranství areálu slavností, v blízkosti zámku, kostela a chráněné přírodní rezervace
S.2
Předchozí bohaté zkušenosti mnoha členů štábu, návaznost na před-chozí ročníky
S.3
Organizační schopnosti a osobní iniciativa pracovníků města S.4
Přítomnost místních tradic a místního folklórního souboru S.5
Pověst a postava krále Ječmínka S.6
Dobré povědomí regionu o tradičních folklórních slavnostech S.7
Kvalitní a bohaté zázemí v podobě místních spolků S.8
Podpora místních spolků a folklórního souboru Slabé stránky
Weaknesses
W.1
Absence stálého celoročního podia dostatečné velikosti W.2
Absence dostatečného zázemí pro vystupující W.3
Slabá motivace folklórních souborů účastnit se slavností při součas-ném konání mnohem významnějších obdobných kulturních akcí v re-gionu
W.4
Slabé soudržnost obce a ochota dobrovolníků zapojit se do příprav
W.5
Silná závislost na rozpočtu města – vývoji příjmů města a hospodaření města
Příležitosti Opportunities
O.1
Zvýšení povědomí o městě a králi Ječmínkovi – zvýšení návštěvnosti města i při jiných příležitostech, než jsou slavnosti
O.2
Zapojení MAS do získání finančních prostředků i k šíření propagace O.3
Získání finančních dotací a sponzorských darů na pořádání slavností O.4
Sociální sítě a další nové technologie a možnosti komunikace a šíření reklamy
Hrozby Threats
T.1
Nepřízeň počasí T.2
Výrazná personální obměna ve vedení města v souvislosti s komunál-ními volbami v říjnu 2018
T.3
Nepříznivý vývoj ekonomické situace v regionu T.4
Snížení produkce řemeslných a rukodělných podnikatelů T.5
Změna chování společnosti (konzumní způsob života, snížení potřeby společenského vyžití při současném zvýšení elektronického vyžití)
Tabulka 12 – SWOT analýza, vlastní zpracování
V rámci SWOT analýzy byly definovány základní vnitřní i vnější rizika projektu. Pro sní-žení pravděpodobnosti, že tato rizika výrazným způsobem negativní dopadnou na projekt je třeba definovat konkrétní opatření.
Následuje návrh opatření, kterými lze snížit pravděpodobnost vzniku rizika nebo snížit do-pravy rizika na projekt:
Riziko Opatření
W.1
Absence stálého celoročního podia dostatečné velikosti
W.2
Absence dostatečného zázemí pro vystupující
V rámci příprav rozpočtu roku 2019 zvážit vybu-dování stálého podia i s potřebným zázemím (při-pravit finanční dohad nákladů v komparaci s kaž-doročními náklady na pronájem a přepravu zapůj-čeného podia a dalšího vybavení)
V případě ekonomicky pozitivního výsledku kom-parace vyhledat podporu většiny členů zastupitel-stva
W.3
Slabá motivace folklórních souborů účastnit se slavností při současném konání mnohem významnějších ob-dobných kulturních akcí v regionu
Zvýšit náhradu nákladů na dopravu a ostatních ná-kladů spojených s účastní a vystoupením na HS, případně zvážit ocenění vystupujících a jejich od-měnu
W.4
Slabé soudržnost obce a ochota dob-rovolníků zapojit se do příprav
Zvýšit ochotu zapojení i spolků do organizace slav-ností finančním ohodnocením přímým nebo fi-nanční podporou celého spolku
W.5
Silná závislost na rozpočtu města – vývoji příjmů města a hospodaření města
Hledat další možnosti financování slavností z více zdrojů
T.1
Nepřízeň počasí Riziko nepříznivého vlivu počasí na průběh a ná-vštěvnost slavností zmírnit vybudování zastřešení
(alespoň dočasného) a úpravami terénu v prostoru určeném pro diváky (blátivý rozmočený terén) T.2
Výrazná personální obměna ve ve-dení města v souvislosti s komunál-ními volbami v říjnu 2018
Pravděpodobnost výměny některých funkcionářů ve vedení města snížit nejde, navrhujeme zahájit re-alizaci projektu až po ustavujícím zasedání nového zastupitelstva, aby se eliminovalo riziko, že dří-vější spuštění projektu a provedené práce budou kolidovat s rozdílnou představou nového vedení T.3
Nepříznivý vývoj ekonomické situ-ace v regionu
Zvyšování nezaměstnanosti nebo negativní dopady případné krize se promítají do ochoty lidí bavit se, v takém případě bude třeba velmi citlivě šířit in-zerci, přivést atmosféru slavností až k lidem
„domů“ (jízda krále a jeho krojované družiny jed-notlivými ulicemi města apod.
T.4
Snížení produkce řemeslných a ru-kodělných podnikatelů
Snížení počtu vhodných řemesel a zručných pro-dejců eliminovat rozšířeným hledáním vhodných prodejců i v nových oblastech (tedy mimo region) T.5
Změna chování společnosti (kon-zumní způsob života, snížení po-třeby společenského vyžití při sou-časném zvýšení elektronického vy-žití)
Zapojení nových komunikačních médií a sítí do propagace města i slavností, zapojení se do elektro-nické komunikace, vytvoření a šíření videoprezen-tace, animovaný příběh o králi, elektronická po-doba komiksu apod.
Tabulka 12 – Rizika a opatření, vlastní zpracování
Je nutné mít neustále na zřeteli, že jak SWOT analýzu, tak definování rizik a opatření k jejich zmírnění, je vhodné provádět ve dvou fázích. Poprvé bezprostředně po skončení slavností
s realizačním týmem jednoho ročníku a podruhé před sestavením konceptu slavností s no-vým realizačním týmem připravovaného ročníku slavností.
5.6 Realizace projektu
V průběhu přípravy slavností budou pravidelně pořádány zasedání realizačního týmu. Do-poručuji frekvenci jednou za měsíc v první polovině života projektu a ve druhé části jednou za 14 dní. Zasedání se budou účastnit všichni vedoucí pracovních skupin eventuálně i další zainteresovaní pracovníci. Všichni přítomní budou spolupracovat na sestavení textu zápisu i na formulaci úkolů, které ze zasedání vzejdou.
K sestavování zápisu, formulaci úkolů i k sestavování reportu o stavu projektu budou vyu-žívány seznamy bodů k řešení, které si budou průběžně zpracovávat všichni členové reali-začního týmu.
Všechny dokumenty projektu budou mít své úložiště sdílené všemi zainteresovanými.
5.7 Ukončení projektu
Po ukončení projektu bude sestavena závěrečná hodnotící zpráva. Zpráva bude obsahovat shrnutí naplnění cílů i výstupů projektu. Před jejím sestavením doporučuji získat co největší zpětnou vazbu od vystupujících, organizátorů i diváků. K tomuto záměru bude použita apli-kace Mobilní rozhlas ve všech svých formách – nastavení automatických zpětných odpovědí na položenou otázku formou SMS zprávy, e-mailové zprávy i vyznačení odpovědi přímo v aplikaci v mobilním telefonu.
Využití aplikace Mobilní rozhlas povede k získání odpovědí na uzavřené otázky a otázky s možností výběru odpovědi na předem dané škále. Vhodné se jeví i využití dotazníku vlo-ženého například do periodika města, které vy vedlo k použití otevřených otázek, a tudíž k získání námětů a inspirací pro příští ročníky. Zpětná vazba tohoto charakteru nebude ale časově proveditelná do doby uzavření závěrečné hodnotící zprávy. Přesto je vhodné ji využít a výstupy z ní uchovat k zapracování do konceptu Hanáckých slavností 2021.
Vzor otázek jednotlivých typů do dotazníku:
1. Uzavřené otázky a možností odpovědí pouze ano – ne:
Je to vaše první návštěva Hanáckých slavností v Chropyni?
2. Uzavřené otázky s mnohonásobným výběrem odpovědí:
S kým jste na Hanácké slavnosti přišli:
o s rodinou, dětmi, vnoučaty (alespoň dvě generace) o se známými a ostatními příbuznými
o s kolegy
o s organizovanou skupinou, turistickým zájezdem o se školou
o s přáteli o sám
Jak jste se dozvěděl o konání Hanáckých slavností:
o ve Zpravodaji o z internetu o rozhlasu o novin o jinak
3. Zcela nestrukturované otázka:
Čím Vás Hanácké slavnosti zaujaly?
4. Slovní asociace:
Co vás napadne, když se řekne o král Ječmínek
o lidová kultura o tradice
o zvyky 5. Dokončení věty:
Celodenní prezentaci folklóru Hané považuji za….
6. Dokončení povídky:
To co jsem zažil na Hanáckých slavnostech se nedá porovnat s …..
7. Dokončení obrázku:
Obrázek s několika různého věku postavami a rozcestníkem, šipky míří do nákupní zóny, na zámek, na koupaliště… u pusy má každá postava bublinu, doplňte do bub-liny text…
Do závěrečné hodnotící zprávy budou zapracovány výsledky účetní uzávěrky samostatných slavností, výsledky zpětné vazby od návštěvníků a vystupujících. Součástí budou i náměty a poznatky členů organizačního týmu.
Závěrečná hodnotící zpráva bude předložena zadavateli projektu – starostovi města Chro-pyně a současně bude předána k projednání zastupitelům města. Závěrečná zpráva bude ulo-žena pro potřeby realizačního týmu Hanáckých slavností 2021.
ZÁVĚR
Cílem diplomové práce bylo využít teoretické poznatky z oblasti projektového řízení k pří-pravě projektu města Chropyně, a to při pořádání Hanáckých slavností města Chropyně v roce 2019.
Projektové řízení proto v důsledku práce na teoretické i praktické části této diplomové práce chápu jako jistou filozofii, která klade do popředí soustředění managera projektu kvalitní přípravu. Upozadit je naopak třeba improvizaci a překotné rozhodování bez dostatku infor-mací, času k analýze.
Projektem pro tuto práci byly určeny Hanácké slavnosti města Chropyně. Zachování cha-rakteristických rysů naprosto jedinečné odnože místní kultury je současným i minulým za-stupitelstvem města vnímáno jako nutnost. Stejně tak je nezbytné podporovat identifikaci obyvatel se svým městem a jeho společenským i kulturním životem.
Z pohledu vlastní implikace nástrojů projektového řízení na konkrétní projekt byly navrženy základní dokumenty Hanáckých slavností roku 2019 a byly provedeny prvotní analýzy času, nákladů, lidských zdrojů i rizik. V každé této oblasti byly navrženy úpravy a změny z po-hledu k předchozím ročníkům.
V oblasti časové linie bude projektu spuštěn již se začátkem měsíce září roku předcházejí-cího konání slavností, aby byl zajištěn dostatek času na nasmlouvání účasti pestré škály vy-stupujících subjektů především z oblasti folklóru.
V oblasti finančních nákladů je s odkazem Wanga (2013) a jeho Bilbao efekt doporučeno věnovat pořádání slavností větším objem finančních prostředků. Teorie o návratnosti inves-tic do kulturních architektonických památek v přiměřené modifikaci může být využita jako motivace zastupitelů při schvalování výdajů do kultury ve městě. Multiplikační efekt těchto výdajů přinese městu a jeho obyvatelům jen pozitiva.
V oblasti lidských zdrojů je hlavní změnou vyjmutí osoby starosty nebo místostarosty z po-stu hlavního managera projektu. Důvodem je snaha o eliminaci dopadů možné změny ve vedoucích postech v důsledku komunálních voleb, které budou pořádány v říjnu 2018, tedy již po spuštění projektu. Oba uvolnění zastupitelé města zůstanou v pozici schvalovatelů.
V oblasti řízení rizik bude mimo jiné kladen důraz na spolupráci realizačního týmu na for-mulaci závěrů a úkolů, online sdílení veškerých dokumentů projektu všemi
zainteresovanými. Na základní dokumenty bude při vlastní realizaci projektu navázáno tvor-bou detailního scénáře jednotlivých dnů slavností.
Další výraznou změnou je maximalizace zapojení zpětné vazby od návštěvníků, vystupují-cích i organizátorů. K tomu bude využito městské periodikum, webové stránky města i apli-kace Mobilní rozhlas.
Je na místě uvést, že autorka této práce předkládá, že diplomová práce nebude nikdy odlo-žena do ústraní, ale stane se – dle nejlepšího vědomí a svědomí autorky – základem živého
Je na místě uvést, že autorka této práce předkládá, že diplomová práce nebude nikdy odlo-žena do ústraní, ale stane se – dle nejlepšího vědomí a svědomí autorky – základem živého