VYSOKÁ ŠKOLA BÁŇSKÁ – TECHNICKÁ UNIVERZITA OSTRAVA

VYSOKÁ ŠKOLA BÁŇSKÁ –

TECHNICKÁ UNIVERZITA OSTRAVA

HORNICKO-GEOLOGICKÁ FAKULTA Institut ekonomiky a systémů řízení

BENEFITY SYSTÉMU

„DOCUMENT MANAGEMENT“

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE

Autor: Jan Kodet

Vedoucí bakalářské práce: Ing. Černý Igor, Ph.D.

Ostrava 2017

PROHLÁŠENÍ AUTORA BAKALÁŘSKÉ PRÁCE

 Celou bakalářskou práci včetně příloh, jsem vypracoval samostatně a uvedl jsem všechny použité podklady a literaturu. Byl jsem seznámen s tím, že na moji bakalářskou práci se plně vztahuje zákon č.121/2000 Sb. - autorský zákon, zejména

§ 35 – využití díla v rámci občanských a náboženských obřadů, v rámci školních představení a využití díla školního a § 60 – školní dílo.

 Beru na vědomí, že Vysoká škola báňská – Technická univerzita Ostrava (dále jen VŠB-TUO) má právo nevýdělečně, ke své vnitřní potřebě, bakalářskou práci užít (§ 35 odst. 3).

 Souhlasím s tím, že jeden výtisk bude uložen u vedoucího bakalářské práce.

Souhlasím s tím, že údaje o bakalářské práci, obsažené v Záznamu o závěrečné práci, umístěném v příloze mé bakalářské práce, budou zveřejněny v informačním systému VŠB-TUO.

 Souhlasím s tím, že bakalářská práce je licencována pod Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported licencí. Pro zobrazení kopie této licence, je možno navštívit http: //creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/

 Bylo sjednáno, že s VŠB-TUO, v případě zájmu o komerční využití z její strany, uzavřu licenční smlouvu s oprávněním užít dílo v rozsahu § 12 odst. 4 autorského zákona.

 Bylo sjednáno, že užít své dílo – bakalářskou práci nebo poskytnout licenci k jejímu komerčnímu využití mohu jen se souhlasem VŠB-TUO, která je oprávněna v takovém případě ode mne požadovat přiměřený příspěvek na úhradu nákladů, které byly VŠB-TUO na vytvoření díla vynaloženy (až do jejich skutečné výše).

V Ostravě dne: 27.4.2017

Jan Kodet

Děkuji vedoucímu práce Ing. Igoru Černému, Ph.D. za rady, připomínky a odborné vedení při zpracování této bakalářské práce.

V Mostě dne 27.4.2017

Anotace

Téma dokument management systém v posledních letech začíná zajímat stále více organizací. Jedná se o téma, které organizacím přináší velké množství benefitů. DMS není jen autonomní systém, ale často se jedná o jeden ze systémů dané organizace. Společnosti často nevidí či nevěří, že dokument management systém přinese jakoukoliv úsporu nebo jim při práci pomůže. Bakalářská práce je zaměřena na porovnání lokálního a cloudového řešení a výpočet benefitů, které zavedení systému přináší. V jedné z části je také zmíněn legislativní rámec, který je nutný splnit pro využívání systému. V práci je rozebrán historický vývoj systému a možné moduly, o které lze každý systém rozšířit.

Klíčová slova

Práce s dokumenty, informační systémy, výhodnost, efektivita, workflow, DMS, ECM

Summary

Topic document management system in recent years, increasingly becoming interested organizations. This is a topic that organizations brings a lot of benefits.

DMS is not only an autonomous system, but often it is one of the systems of the organization. Companies often do not see or believe that a document management system will bring any savings or help them at work. Bachelor thesis is focused on comparison of local and cloud-based solutions and calculation of benefits that implementation of the system brings. In one of the parts is also mentioned legislative framework that must be met for using the system. The paper analyzed the historical development of the system and possible modules, which each system can be extended.

Keywords

Working with documents, informations systems, profitability, effectivity, workflow, DMS, ECM

OBSAH

1. Úvod ... 1

2. Charakteristika společnosti, popis současné situace ... 2

2.1 Charakteristika Document management systému ... 2

2.1.1. Vývoj systému pro správu dokumentů ... 2

2.1.2. Životní cyklus podnikového obsahu ... 3

2.2 Aktuální situace ve společnosti ... 5

2.2.1. Popis společnosti ... 5

2.2.2. Aktuální stav ... 6

2.2.3. Cíle, vize a představy ... 8

2.3 Legislativa ... 8

3. Charakteristika a technologická specifikace document management systému ... 10

3.1 Technologická specifikace DMS ... 10

3.1.1. Digitalizace dokumentů ... 10

3.1.2. Vytěžování dat ... 11

3.1.3. Komponenta emailové schránky ... 12

3.1.4. Komponenta datové schránky ... 12

3.1.5. Procesní automatizace ... 12

4. Teoretická východiska ... 14

4.1 Návrh řešení ... 14

4.1.1. Umístění dat ... 16

4.1.2. Ochrana před únikem či selháním lidského faktoru ... 16

4.2 Ekonomický pohled ... 17

4.2.1. Podnik ... 17

4.2.2. Výrobní faktory ... 18

4.2.3. Efektivnost ... 19

4.2.4. Produktivita práce ... 19

4.2.5. Náklady podniku ... 20

4.2.6. Majetek podniku a majetková struktura ... 21

4.2.7. Total cost of ownership ... 23

5. Aplikace metod ... 26

5.1 Total cost of ownership ... 26

5.1.1. Lokální řešení ... 26

5.1.3. Porovnání variant ... 30

5.2 Tiskové náklady společnosti ... 34

5.2.1. Před zavedením DMS ... 34

5.2.2. Po zavedení DMS ... 35

5.3 Produktivita práce ... 35

5.3.1. Před zavedením DMS ... 35

5.3.2. Po zavedení DMS ... 36

5.3.3. Porovnání variant ... 37

5.4 Závěrečné shrnutí ... 38

6. Závěr ... 39

1. ÚVOD

Již nějakou dobu jsme svědky velkých změn, které si kladou za cíl elektronizaci veškerých dokumentů a informací. Jedním z velkých milníků elektronizace dokumentů (komunikace) v České republice je jednoznačně 1. červenec 2009, kdy byl spuštěn provoz datových schránek. Tento fakt rozpoutal větší diskuse o potřebě či nutnosti evidovat dokumenty v papírové podobě.

Zavedení datových schránek přivedlo a stále přivádí většinu firem ke změně myšlení. V dnešní době jsou pro společnosti jedněmi z největších cílů spokojenost klientů, ochrana a centralizace dat, snižování nákladů a zvyšování efektivnosti. Přesně s těmito parametry pracují systémy pro správu dokumentů.

Velkou komplikací ve společnostech při zavádění jakýchkoliv informačních systémů je fakt, že se musí změnit v první řadě vnitřní procesy, a v druhé řadě myšlení zaměstnanců. Systémy pro správu dokumentů nejsou systémy, které by měly zaměstnancům přidávat práci, ba naopak. Jedná se o systémy, které mají pomoci zjednodušit život zaměstnancům a pomoci společnosti efektivně využívat lidské zdroje.

Hlavním cílem této bakalářské práce je seznámení s tématem správy dokumentů a ukázka, že zavedení podobných systémů přinese snížení nákladů, zvýšení efektivnosti zaměstnanců, ochranu a centralizaci dat a v neposlední řadě také spokojené klienty. Dalším z cílů je nestranný pohled na situaci a objasnění toho, co vlastně systém pro správu dokumentů je, jaké nástroje využívá a jak může ulehčit život. Samozřejmostí je i pohled na legislativní stránku věci. Ve své bakalářské práci se chci primárně zaměřovat na benefity document management systému v komerční sféře. Výstupem této práce bude přehledné zpracování benefitů dokument management systému.

2. CHARAKTERISTIKA SPOLEČNOSTI, POPIS SOUČASNÉ SITUACE

Tato část práce je věnovaná jak charakteristice společnosti jakožto obchodní korporaci, ale také společnosti, kterou je myšleno společenství jednotlivců. Cílem je rozebrat, popsat a charakterizovat vývoj. Na úplný závěr této kapitoly se zaměřím také na zákonná úskalí a povinnosti, které při užívání Document Management Systému (dále jen DMS) vyplývají.

2.1 Charakteristika Document management systému

Jak sám název napovídá, jedná se o systém, který se primárně zaměřuje na práci s dokumenty. V dnešní době je až nutnost vlastnit podobný systém. Důvodů je hned několik, avšak za svou osobu bych vyzvedl tyto důvody: přehlednost, jednoduchost, rychlá dohledatelnost a nemožnost dokument ztratit nebo jej fyzicky zničit. V textech níže se budu věnovat vývoji DMS a možnostem, které přináší.

2.1.1. Vývoj systému pro správu dokumentů

Důležité pro představení komplexnosti a rozsahu systému pro správu dokumentů je nezbytné upřesnit vývoj této oblasti. V 90. letech minulého století byl zaznamenán enormní nárůst elektronických dokumentů. Tento nárůst vedl k myšlenkám o jejich elektronické archivaci, a tak vznikly první archivační systémy. Současně s nimi byly zdokonalovány technologie pro fulltextové vyhledávání a rozpoznávání textu. V tomto období upozornil zakladatel moderního managementu pan Peter Ferdinand Drucker (1993) ve své knize Postkapitalistická společnost nutnost chápání informací. Podle jeho vyjádření mají informace hodnotu kapitálu. Konkrétně uvedl, že: „Skutečným a určujícím zdrojem a zcela rozhodujícím, faktorem výroby dnes není kapitál, ani půda, ani práce. Jsou jím znalosti, vědomosti a informace.“ [1] [2]

Období 90. let je typické pro zvyšování integrace mezi více systémy. Přispívá tomu vznik systému Enterprise Resource Planning (ERP). DMS už přestává být samostatným systémem a začínají se více projevovat snahy o integraci do dalších aplikací.

Zaměření samotného DMS se také rozšiřuje. Už to není jen místo pro uchování a skladování dokumentů. Systém je postupně rozšiřován o další funkcionality, kterými jsou

sdílení, správa dokumentů, zpracování skenovaných dokumentů, automatizovaný oběh a další nástroje týmové spolupráce (dnes pod názvem Groupware). [1]

Další významný milník byl zaznamenám v roce 2001, kdy společnost AIIM (The Association for Information and Image Management) vymezila termín Enterprise Content Management (ECM). Český překlad tohoto termínu je „Správa podnikového obsahu“.

Překlad není doslovný, avšak je nutno chápat obsah zmíněného termínu. Obsahem ECM je získávání, řízení, uložení, zachovávání a doručení obsahu a dokumentů v organizaci.¹ [1]

Pro představu komplexnosti ECM systému uvádím další charakteristiky:

 „Správa podnikového obsahu poskytuje bezpečný přístup, uložení, zveřejnění a archivaci velkého množství podnikového obsahu. Umožňuje organizacím řídit procesy, které budou zpracovávat různé typy obsahu, a sledovat a kontrolovat změny obsahu.“ [3]

 „Správa podnikového obsahu je široce uznávaný informatický termín pro programové technologie, které umožňují organizacím vytvářet/zachytit, řídit/zabezpečit, uložit/uchovat/zničit, zveřejnit/distribuovat, vyhledávat, personifikovat, prezentovat/zobrazit/tisknout digitální obsah, jako jsou kresby/obrazy, text, záznamy, video, zvuk, transakční data, seznamy, kódy. Tyto systémy jsou primárně zaměřeny na získání, uložení, zpřístupnění a rozšiřování digitálních souborů pro užití v podniku a pro řízení jejich životního cyklu.“ [4]

2.1.2. Životní cyklus podnikového obsahu

Každá společnost má zavedený určitý životní cyklus dokumentů. Určen může být interní směrnicí či zákonným nařízení a bezpečnostní povahou konkrétního dokumentu. Po integraci DMS se ve většině případů vnitrofiremní procesy mění. Procesům se detailněji věnuji na straně 12. Po zavedení systému pro správu dokumentů by se měla procesní situace velmi zlepšit. Na obrázku č.1 je přiblížen oběh dokumentů. Evidenci dokumentů v elektronické podobě přispívají také zákonodárci a odborníci, kteří si uvědomují nutnost

úpravy stávající legislativy. Cílem by mělo být postavení elektronického dokumentu na úroveň listinného. Samozřejmostí je splnění technologických podmínek. V české legislativě ovšem velmi chybí směrnice, kterou by se mohly kontrolní orgány řídit. [1] [5]

První fází cyklu je pořízení dokumentů. Touto fází musí projít všechny dokumenty, které se mají dostat do DMS. Proces pořízení dokumentů nesmí uživatele zdržovat. Nejčastější způsoby pořízení mohou být:

 přijetí emailem,

 přijetí datovou schránkou,

 stažení z internetu,

 tvorba v textovém editoru (např. Microsoft Word, Excel),

 skenování (v případě fyzického přijetí dokumentů).

[1]

Obrázek č. 1 Životní cyklus podnikového obsahu Zdroj: [1]

Ve fázi zpracování se děje hned několik úkonů. Ihned po vstupní fázi se musí dokument opticky rozpoznat – provádí se OCR (Optical Character Recognition – Optické rozpoznávání znaků). Tuto fázi běžný uživatel není schopen vnímat, protože se děje na pozadí. Část rozpoznávání je důležitá z důvodu prohledatelnosti konkrétního dokumentu a možnosti následného fulltextového vyhledávání. Jakmile se dokument rozpozná, je uložen v DMS. Podle typu dokumentu lze po uložení dokumentu v DMS automatizovaně spustit workflow. Workflow umožní upravování, schvalování a další práci s dokumentem.

[1] [5]

Druhá, ale převážně třetí fáze je o předávání dokumentů a archivaci. Předáváním dokumentů je myšleno propojení více systémů. Jelikož DMS není separátní systém a je jedním z částí firemních informačních systémů, mohou se data předávat například do již zmíněného ERP systému. [1] [5]

Poslední fáze má za úkol skartaci. Každý z dokumentů má určité skartační lhůty.

Po těchto lhůtách je možné dokument skartovat. V prostředí DMS jsou dvě možnosti, jak vyřešit skartaci. První možností je smazání tohoto dokumentu z databáze. Druhou možností je přesun do jiné databáze, kde se „skartované“ dokumenty budou hromadit.

Výhodou druhé možnosti je, že lze i v průběhu let dohledat konkrétní dokument. To je v případě skartace fyzického dokumentu nemožné. [5]

2.2 Aktuální situace ve společnosti

Společnost, kterou v této práci popisuji, aktuálně stojí před rozhodnutím o nasazení DMS. Společnost přivedlo ke zvážení výhodnosti nasazení DMS, z důvodu že neustále roste počet firemních dokumentů. Především díky tomuto faktu je nucena vytvářet místa, kde je možné dokumenty archivovat a skladovat.

2.2.1. Popis společnosti

Obchodní korporace, o které hovořím, je zaměřena na obchod a poskytování služeb. Společnost má celkem 4 pobočky a sídlí v Ústeckém kraji. Jedná se o společnost, s velmi dobrou reakcí na změny ve světě technologií a snaží se být stále o krok před konkurencí. Příkladem mohou být velmi sofistikovaně nasazené a propracované

době se společnost zabývá technologiemi IoT² a Machine learning³. I proto se tato společnost rozhodla řešit otázku práce s dokumenty. Organizační struktura společnosti je rozdělena do několika úrovní. Nejvýše v hierarchii je jednatel společnosti, následuje ředitel společnosti a poté užší management (ekonomické oddělení, obchod, technické a IT oddělení, helpdesk). Z pohledu formální organizační struktury se jedná o liniově- štábní organizační strukturu.

Celkový počet aktivních uživatelů je 100. Aktivní uživatel je uživatel, který aktivně pracuje s počítačem (nejsou zde zahrnuti zaměstnanci, kteří s počítačem pracují sporadicky a profese, které ke své práci počítač nepotřebují například uklízečka).

2.2.2. Aktuální stav

Do společnosti přichází denně v průměru 475 dokumentů (faktury, dodací listy, smlouvy,...). Interně vzniká v průměru 300 dokumentů (nabídky, objednávky, směrnice, vnitřní objednávky,...). Celkový počet dokumentů je znázorněn v tabulce č.1. Tabulka popisuje znázornění toku dokumentů na jednotlivé měsíce. Veškeré příchozí dokumenty se ručně zapisují do knihy došlých dokumentů a ručně se jim přiřazuje číslo. V případě, že je nutné dokument (například fakturu) schválit, je třeba jej opatřit „košilkou“ a fyzicky odnést k podpisu. Od tohoto okamžiku je problematické hlídat stav vyřízení jednotlivých dokumentů. Díky tomu se stává, že se faktury dostávají na poslední chvíli k proplacení.

V případě tvorby dokumentu neexistuje jedno konkrétní místo, kde se provádí vývojová fáze dokumentů. Díky tomu uživatelé nepracují s aktuálními verzemi. Příčinou je, že si uživatelé posílají jednotlivé verze emailem a díky tomu vzniká velké množství unikátních verzí dokumentů – co uživatel, to unikátní verze. [5]

2 Internet of Things (v překladu Internet věcí) je označení pro propojení zařízení s internetem.

3 Ve volném překladu strojové učení. Jedná se o podoblast umělé inteligence, která si dává za cíl umožnit počítačovému systému „učit se“.

Tabulka č. 1 Průměrný počet dokumentů za den v roce 2016 Měsíc Počet pracovních dnů

Průměr dokumentů na den

(zaokrouhleno na desítky) Celkem příchozí interní/odchozí

Leden 20 300 150 9000

Únor 21 400 200 12600

Březen 21 450 300 15750

Duben 21 550 350 18900

Květen 22 600 450 23100

Červen 22 400 300 15400

Červenec 19 200 150 6650

Srpen 23 200 150 8050

Září 21 400 200 12600

Říjen 20 600 400 20000

Listopad 21 850 500 28350

Prosinec 21 750 450 25200

Celkem 252 475 300 195600

Zdroj: [5]

Častým problémem ve společnosti je vypršení platnosti smluv. Společnost nemá centrální přehled o platnosti všech smluv, které má uzavřené. Přehled není nad smlouvami dodavatelskými, tak odběratelskými. Nezřídka se stává, že se smluvní věci řeší ex post.

Tento fakt působí velmi neprofesionálně. [5]

Veškeré dokumenty jsou archivovány v listinné podobě. Je vybudován velký centrální archiv, kde se veškerá dokumentace uchovává. Archiv je veden podle zákona č. 499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě. Limitujícím faktorem začíná být nedostatečná kapacita tohoto archivu. V případě potřeby dohledání starších dokumentů je problematické. Je nutno jít do archivu a ve velkém množství šanonů dlouho hledat. [5]

2.2.3. Cíle, vize a představy

Jednou ze základních vizí společnosti je svým zaměstnancům ulehčovat práci a držet trend s moderními technologiemi. Primárních cílů společnosti je hned několik:

 snížení časové zátěže při zpracování dokumentů,

 zvýšení efektivity zaměstnanců,

 automatizace procesů,

 centralizace ukládání dokumentů,

 snížení rizika ztráty nebo krádeže dat,

 snížení nákladů.

[5]

Hlavní představou je mít jedno centrální místo, kde budou skladovány dokumenty. Toto místo by mělo být přístupné odkudkoliv a kdykoliv. Dalším z hlavních požadavků je snížení časová zátěže zaměstnanců. Systém nesmí uživatele žádným způsobem limitovat v práci a ani práci komplikovat. Řešení by mělo také počítat s automatizováním procesů. Procesy by měly být usnadněny a měl by nad nimi být přehled. Řešení musí umět automaticky upozornit na konce platností smluv. [5]

Cílem z pohledu nákladů je ušetření minimálně jednoho pracovníka. Není uvažování o propuštění tohoto pracovníka, ale efektivnějším využití pracovní náplně a případném pozměnění náplně práce. [5]

2.3 Legislativa

V případě zavedení DMS je dobré se zaměřit také na legislativní stránku. Cíle zákonodárců a odborníků jednoznačně směřují k úplné rovnoprávnosti mezi listinnými a elektronickými dokumenty. Zásadní změnou je zákonem specifikované vymezení termínu dokument. „Dokument je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamená informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.“ Mimo tuto zásadní změnu došlo ke zrovnoprávnění

elektronických a listinných dokumentů. Následně také došlo k úpravě dalších zákonů, které povolují vést například účetnictví v elektronické podobě. Ovšem je nutné splnit zákonné požadavky. [6] [1]

Vhodné je dokumenty, které jsou vedeny v elektronické podobě ošetřit kvalifikovaným časovým razítkem. Časové razítko je potvrzení, že vytvořený dokument existoval v uvedeném čase. Časové razítko mimo jiné zajistí i neměnnost konkrétního dokumentu v čase. Není možné tedy po odeslání k ověření s dokumentem již cokoliv dělat.

Platnost kvalifikovaného časového razítka je 3-5 let a před koncem platnosti lze o dalších 3-5 let platnost razítka prodloužit. Vhodná je kombinace časového razítka s elektronickým podpisem. Je tím jednoznačně prokazatelné, že dokument existoval a kdo jej skutečně odeslal. Časová razítka a elektronické podpisy v ČR vydávají certifikační autority. [1] [7]

V dubnu roku 2016 bylo schváleno nařízení General Data Protection Regulation (GDPR), které bude účinné od 25. 5. 2018. Toto nařízení je zaměřené na ochranu osobních údajů o rezidentech občanů EU. Díky tomuto nařízení je upřesněno, co konkrétně je osobní údaj. Je jím například emailová adresa, telefonní číslo, IP adresa, věk a datum narození, osobní stav, občanství,… V DMS jsou všechny tyto informace vedeny. Je třeba tedy splnit všechny nařízením dané podmínky. V případě nesplnění hrozí velmi vysoké pokuty.

V praxi je cílem nařízení ochránit osobní údaje proti úniku (příkladem je únik dat společnosti T-Mobile v dubnu 2016). Firmy musí chránit svá data proti vykopírování z informačních systémů. A v této souvislosti je velmi úzce spjaté toto nařízení se zavedením DMS. [8]

3. CHARAKTERISTIKA A TECHNOLOGICKÁ SPECIFIKACE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTÉMU

V předchozí kapitole bylo popsáno, současné fungování ve společnosti. Jak kapitola napovídá, tak aktuální řešení není příliš vhodné. Stejného názoru je také management společnosti. Systém práce s dokumenty neodpovídá trendům. Mimo jiné tento současné řešení může být pro společnost i nebezpečné. Lze si bez velkých problémů vytvořit kopie citlivých a tajných dokumentů a tyto informace ze společnosti vynést. Tato kapitola je zaměřená na technologickou specifikaci a návrhem řešení DMS [5]

3.1 Technologická specifikace DMS

Cílem této pasáže není výběr konkrétního DMS. Systémů, které plní tuto funkci je nepřeberné množství. Tento fakt uvádí i autorka knížky „Efektivní správa dokumentů“

Renáta Kunstová (2009). Ovšem všechny systémy principiálně fungují stejně. Cílem je tedy popsání funkčnosti. [1]

Architektura každého DMS je složena z jádra a komponent. Jádro DMS má vždy úlohu zajišťující funkčnost. Tato funkčnost je zajištěna pomocí dvou prvků, kterými jsou databáze a frontend. Front-end je ta část informačního systému, kterou vidí a se kterou pracuje uživatel, opakem je back-end (tedy rozhraní pro správu). Dále se systém doplňuje o komponenty. Ty umožňují další funkčnosti. Zásadní výhodou této architektury je možnost si vytvořit systém podle potřeb. Níže se zaměřím na popis nejběžnějších komponent. Nutno ještě podotknout, že i systém DMS je živý systém a podléhá určitému vývoji. Vývoj může být jak na straně společnosti (tím je myšlena například změna potřeb), tak na straně legislativy. [1] [5]

3.1.1. Digitalizace dokumentů

Digitalizování je jedna z metod životního cyklu podniku (cyklus je znázorněn na obrázku č.1). Dokumentem je libovolný listinný materiál, který může obsahovat tištěný text, obrázky, grafy, tabulky, podpisy atp. Ideálním okamžikem digitalizace dokumentů je před vstupem do systému. Existuje alternativa, kdy dokument do DMS vstoupí i v některé z dalších částí životního cyklu. Zde je poté rozhodující integrace listinných dokumentů do systému.

Integrací je několik:

 žádná integrace – vše je vedeno v papírové podobě,

 integrace na úrovni evidence,

o V tomto stupni je dokument při přijetí opatřen jedinečným identifikátorem (např. čárovým kódem). V systému je evidován proces. Ovšem při každém předání listinné formy je třeba načíst tento čárový kód, aby se projevila změna stavu/procesu.

 integrace na úrovni dat v dokumentu,

o Data obsažená v listinném dokumentu jsou vložena do systému, ovšem předávání dokumentů je stále v listinné podobě.

 úplná integrace.

o Listinné dokumenty jsou vedeny pouze v elektronické podobě.

Data jsou vložena do systému a veškerý další proces je pouze virtuální – žádné dokumenty se fyzicky nepředávají.

Cílem každé organizace by mělo být dosažení úplné integrace. Tato fáze vede k cílenému snižování časové náročnosti. Mimo procesu samotné digitalizace dochází i k činnostem, jako je vylepšení obrazu či OCR. [1] [5]

3.1.2. Vytěžování dat

Velké množství dokumentů, které do organizace denně přicházejí, má určité strukturované informace. Typickými dokumenty jsou faktury, dodací listy, objednávky, účtenky, atp. Evidence těchto dokumentů může probíhat buď ručně, nebo automatizovaně.

V případě automatizace se vytěží příslušná pole (dodavatel, odběratel, DUZP, datum splatnosti...), která se dále přenesou do dalších navazujících systémů. Výhodou této komponenty je rychlost zpracování velkého množství dokumentů a přesnost zpracování.

Ovšem tento krok má i svá slabá místa. Těmito místy je čitelnost ručně psaného textu.

V případě vytěžování strojově psaného textu se procentuální úspěšnost pohybuje v 99 %, ale v případě ručně psaného textu je úspěšnost na úrovni 60-70 %. [9] [1] [5]

3.1.3. Komponenta emailové schránky

Emailová komunikace se velmi rychle stala jednou ze základních forem podnikové komunikace. Prostřednictvím emailů se v dnešní době posílají faktury, dodací listy, smlouvy. Tento způsob komunikace má jediný cíl, kterým je efektivní, rychlá a levná přeprava dokumentů. Cesta, jak nahrát dokument z emailu do DMS je velmi jednoduchá.

Stačí konkrétní dokument z uživatelovo emailové adresy přeposlat na stanovaný email (například dms@developmost.cz). Na tuto emailovou adresu je nastaven automat, který dokument automatizovaně nahraje do DMS. V případě potřeby je možné vytěžit i text v těle emailu a nahrát jej do příslušných polí. Zde poté již kombinujeme dvě komponenty – vytěžování dat a emailovou schránku. [5] [1]

3.1.4. Komponenta datové schránky

Podle zákona č. 300/2008 Sb. O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů musí mít každá právnická osoba vytvořenou datovou schránku, prostřednictvím které komunikuje. Komponenta je přímo napojená na datovou schránku, ze které stahuje, odesílá, archivuje a distribuuje zprávy. Není třeba, aby se uživatel přihlašoval do více systémů, ale vše vyřeší v jednom systému. Velkou výhodou je zmíněná archivace. Zprávy doručené do datové schránky zůstávají uchovány po dobu 90 dní od přihlášení osoby, která měla možnost seznámit se s obsahem dokumentu a po této lhůtě je zpráva smazána. Ovšem v DMS jsou zprávy archivované navždy. [10] [1] [5]

3.1.5. Procesní automatizace

Neustále skloňovaným pojmem je workflow. Ovšem co si pod tím představit?

Workflow je automatizace části či celého podnikového obsahu. Během tohoto procesu jsou dokumenty, informace a úkoly předávány od jednoho k druhému účastníkovi procesu. Celý proces probíhá podle nastavených procedurálních pravidel. Tato pravidla jsou předem definována a odstraňují řadu problémů z důvodů:

 Shodné procesy probíhají jednotným postupem,

 Shodné činnosti jsou realizovány stejným způsobem,

 Průběh procesu je řízen systémem, nikoliv člověkem,

 U procesů řízených systémově je možné zjistit, v jakém kroku se konkrétní proces nachází i jak probíhal.

Zásadní výhodou zavedení automatizace procesů je zkrácení průběhu procesů.

Díky eliminaci rutinních a neproduktivních aktivit je výrazně snížená časová náročnost procesů. Rychlostí zpracování je podpořena automatizace řady činností a aktivit. [1] [5]

Konkrétní důkaz je uveden v knize Efektivní správa dokumentů, konkrétně:

„Automatizací interních procesů ve společnosti Severomoravská energetika, a. s., v roce 2002 došlo k jejich zkrácení z týdnů na dny, byly sníženy provozní a mzdové náklady, byla optimalizována práce zaměstnanců a vedení společnosti získalo nad procesy plnou kontrolu“. [1]

Očekávané přínosy velmi závisí na znalosti konkrétního prostředí. Prvním krokem k úspěchu je správné nastavení procesů. Přínosy mohou být mnohdy měřitelné, vyčíslitelné a doložitelné, zde uvádím pár příkladů:

 jednotnost interních procesů (organizační benefit),

 zvýšení výkonnosti (ekonomický benefit),

 zkrácení procesní doby (časový benefit),

 snížení chybovosti (ekonomický benefit),

 nezávislost na pracovní době (časově-ekonomický benefit).

Ze statistik společnosti DEVELOP MOST se ukazuje, že často po zavedení procesní automatizace se násobně zvýší efektivita dané společnosti. [1] [5]

6000

8400 9450 11550

13200 8800

3800 4600 8400

12000 17850

15750

3000 4200

6300 7350 9900

6600

2850 3450 4200 8000

10500 9450

0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 16000 18000 20000

Příchozí Interní/odchozí

4. TEORETICKÁ VÝCHODISKA

Kapitola teoretická východiska je opět rozdělena a zaměřena na dva celky. Prvním celkem je návrh řešení systému DMS. Druhým celkem jsou ekonomická východiska, kterými se budu zabývat i v další části – aplikace metod.

4.1 Návrh řešení

Při návrhu řešení je nutné brát v potaz všechny ECM systémy. Důvodem je eliminace dílčích částí a vytvoření jednoho velkého informačního systému. Nedílnou součástí je právě DMS. Cílem návrhu je nalezení takového řešení, které přinese požadované úspory a zvýšení efektivity. Při návrhu vycházím z množství dokumentů, které je uvedeno v tabulce č.1, a také grafu č.1, který je uveden níže.

Zdroj: [5]

Proces listinných dokumentů bude začínat vždy stejně, tedy u skeneru. Po digitalizaci dokumentů bude provedeno OCR, tedy rozpoznání znaků. U určitých dokumentů (faktury, dodací listy) bude provedeno také vytěžení dat. Digitalizovaná data se

Graf č. 1 Průměrný počet dokumentů

automatizovaně předají do DMS. V systému se automaticky založí záznam a vyplní se získané údaje. V tomto kroku se zároveň vytvoří záznam o příchozím dokumentu a přiřadí se dokumentu číslo z databáze – vše opět zpracovává automat bez zásahu uživatele.

Dokument je viditelný ve frontě ke zpracování. Tuto frontu může vidět libovolná osoba.

Zmíněný proces má většinou na starost administrativní pracovník. Jakmile pracovník provede kontrolu, lze dokumentu pustit do dalších procesů. [5]

Navazujícím procesem bude spuštění workflow. Nejběžnějších a nejtypičtějších workflows budou schvalovací procesy. Díky těmto procesům už nebude nutné nosit fyzické dokumenty ke schválení. Jakmile je spuštěno workflow je příslušná osoba upozorněna – na svém dashboardu⁴ vidí úkoly, které má splnit a zároveň do emailu systém zašle notifikaci. Administrativní pracovník, který dokument do systému vložil, má navíc přehledně zobrazeno, v jakém stavu jsou konkrétní dokumenty. Je možno tedy přehledně sledovat plnění/schvalování jednotlivých úkolů. [1] [5]

Centrální úložiště, které v současné době společnost využívá, bude nahrazeno digitálním archivem. Ovšem archiv fyzických dokumentů nebude možné plně odstavit.

Důvodem je nutnost evidovat některé dokumenty pouze v listinné podobě. Digitální archiv bude samozřejmě DMS. Na tomto místě bude možné také editovat a vyvíjet týmově dokumenty. Nevznikají tak tedy unikátní verze a každý ze spolupracovníků vidí poslední, a tedy nejaktuálnější verzi příslušného dokumentu. Toto řešení úzce souvisí s řešením, které se odborně nazývá Groupware (týmová spolupráce). [1] [5] [11]

Hlídání platností smluv je přínos, který je také ekonomickým benefitem. U každé smlouvy bude možné nastavit upomínku na blížící se konec platnosti smlouvy. V běžné praxi to znamená, že když smlouva končí 1.6.2017, lze si nastavit upozornění o měsíc dříve, tedy 1.5.2017. Tento fakt přináší možnost včas začít vyjednávat o dalších smluvních krocích.

Dohledatelnost dokumentů – další z aktuálně problematických oblastí. Díky prvnímu kroku v procesu užívání DMS, tedy digitalizaci a následnému OCR jsou všechny

4 Dashboard je místo na titulní straně informačního systému, kde se zobrazují změny nebo novinky. Často

dokumenty prohledatelné. Do příkazového řádku lze napsat určitou slovní kombinaci (např. Kodet, smlouva, 20170601) a všechny dokumenty, které obsahují tato data, budou zobrazeny. Není tak třeba chodit do archivu a zdlouhavě prohledávat stohy šanonů a hledat jednu konkrétní fakturu. [5] [9]

S rozhodnutím přechodu na evidenci dokumentů v elektronické podobě (úplná integrace) je nutné se také zaměřit na bezpečností stránku DMS. Tato stránka lze rozdělit na 2 úrovně – umístění dat a ochrana před únikem dat či selháním lidského faktoru.

4.1.1. Umístění dat

V případě rozhodování kde mít data uložená je možno zde volit dva přístupy.

Prvním je mít data ve společnosti na serverové infrastruktuře. Výrazným benefitem je, že vím, kde konkrétně jsou data umístěna. Ovšem je zde velké množství nežádoucích vlivů, které mohou ohrozit bezpečnost dat. Jsou jimi útoky hackerů, požár, morální zastarání a například hůře proveditelné geografické zálohování.

Druhým přístupem je využít cloudu či cloudových služeb. Takové služby nabízí například Microsoft se svou službou Office 365 a Azure. V tomto případě jsou benefity jasné – dostupnost 99,998%, geografické zálohy (dvě datacentra – Irsko a Nizozemí), bezpečnost před útoky hackerů. Často oponovaným bodem je, že nevím, kde přesně jsou data umístěna. Již zmíněný Microsoft zaručuje, že data neopustí Evropskou Unii. Tím je mimo jiné také splněna zákonná povinnost. Konkrétně: „Vzniká tak mezinárodní prvek, kdy pochází každé ze smluvních stran z jiné země a spadá tím pod jurisdikci jiného státu.

V tomto vztahu je zásadním prvkem, kde se nachází úložiště, tedy na území kterého státu jsou data uložena.“ [12] [5]

4.1.2. Ochrana před únikem či selháním lidského faktoru

Z důvodu blížícího se nařízení Evropského parlamentu a Rady EU o ochraně osobních údajů (GDPR) bude nutné splnit několik podmínek. Je nutné všechny dokumenty, které obsahují osobní údaje ochránit proti úniku (ať už nechtěnému nebo záměrnému). Existuje několik metod, jak tomuto předejít. Jednou z metod je šifrování dat další metodou je zavedení Data Loss Prevention (DLP) a bezpečnostních politik.

4.2 Ekonomický pohled

V této části přejdeme od teoretických východisek – návrhu řešení k ekonomickému dopadu na danou společnost. V další kapitole aplikace metod se na problematiku podíváme i z pohledu čísel.

4.2.1. Podnik

Podnikem je subjekt vykonávající činnost, která spočívá v nabídce zboží nebo služeb. Každý podnik je otevřený systém, který má vztahy v okolí. Výsledky, kterých podnik dosahuje, závisí na mnoho faktorech. Okolí podniku lze rozdělit na vnější a vnitřní.

[13]

Vnitřní okolí podniku:

Obrázek č. 2 Vnitřní okolí podniku

Zdroj: [13]

4.2.2. Výrobní faktory

K hospodářské činnosti je nutné využít výrobních faktorů. Ty lze rozdělit podle dvou hledisek:

Tabulka č. 2 Výrobní faktory – rozdělení podle hledisek

Národohospodářské rozdělení Podnikohospodářské rozdělení 1.Práce 1.Řídící práce (znalosti, informace)

2.Půda 2.Výkonná práce

3.Kapitál

Budovy

Stroje, výrobní zařízení Dopravní prostředky Výpočetní technika

3.Hmotný dlouhodobý majetek (provozní prostředky) 4.Materiál (pracovní předměty)

Zdroj: [14] [15]

Řídící práce je označována jako management, bez tohoto výrobního faktoru nelze ostatní výrobní faktory účelně a hospodárně využívat. Hlavním úkolem je zajistit optimální kombinaci všech ostatních faktorů. [14] [16]

Výkonná práce je lidská energie a duševní schopnosti vynakládané při výrobě statků. Způsobilost pracovní síly závisí na tělesné konstituci, nadání, věku, vlohách, vzdělání a praktických zkušenostech. Cenou práce je mzda a další osobní náklady.

Účinnost lze aktivně ovlivnit. Kvalitu práce je možné zvyšovat růstem kvalifikace a také lepším vybavením výrobními nástroji. [14] [16]

Dlouhodobý hmotný majetek je soubor věcných prostředků, které slouží podniku delší dobu a nejsou spotřebovány v jednom výrobním cyklu. Tento majetek má technickou a ekonomickou životnost. Postupné snižování hodnoty je vyjádřeno odpisy. [14] [16]

Materiál jsou suroviny, základní materiál, pomocný materiál, provozní látky.

Jedná se o materiál, který je spotřebováván v rámci výrobního cyklu. [14] [16]

Zvláštní formou kapitálu je technologie. Ta nemá podobu hmotných statků, ale je to myšlenka nebo originální řešení. Technologie může výrazně zvýšit účinky práce.

Význam technologie jako výrobního faktoru za poslední roky významně vzrostl. [16]

4.2.3. Efektivnost

Podnik je efektivní, jestliže uspokojuje potřeby trhu s maximálním využitím všech výrobních faktorů, přičemž výrobní faktory jsou v optimálním množství a optimální proporci. Výrobky a služby vznikají spotřebou výrobních faktorů. Efektivnost vyjadřuje poměr výstupu k vstupu. Můžeme měřit účinnost lidské práce, strojů a výrobního zařízení, využití materiálu. [14]

Zdroj: [14]

𝐸𝑓𝑒𝑘𝑡𝑖𝑣𝑛𝑜𝑠𝑡 =𝑣ý𝑠𝑡𝑢𝑝 (𝑜𝑢𝑡𝑝𝑢𝑡)

𝑣𝑠𝑡𝑢𝑝 (𝑖𝑛𝑝𝑢𝑡) =𝑠𝑙𝑢ž𝑏𝑦 (𝑣ý𝑟𝑜𝑏𝑘𝑦) 𝑣ý𝑟𝑜𝑏𝑛í 𝑓𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟

4.2.4. Produktivita práce

Produktivita práce je výraz pro poměr výstupu ke vstupu. Ke zvýšení produktivity práce dochází v důsledku zavádění dokonalejších a modernějších technologií, prohlubováním kapitálu či vyšší pracovní zkušeností a zručností. Produktivita je konkrétně ovlivněna kvalifikací práce, ale také produktivitou ostatních výrobních faktorů, které firma současně zapojuje do výroby. Výrazně ji ovlivňuje schopnost využít znalostní kapitál a ostatní výrobní faktory. Na produktivitu práce existuje několik pohledů. Těmi nejběžnějšími jsou – produktivita práce z výnosů, výkonů, tržeb, obratu a přidané hodnoty.

Ze všech uvedených je nejpřesnější produktivita práce z přidané hodnoty. [17]

𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑡𝑖𝑣𝑖𝑡𝑎 𝑝𝑟á𝑐𝑒 = 𝑜𝑏𝑗𝑒𝑚 𝑣𝑦𝑟𝑜𝑏𝑒𝑛ý𝑐ℎ 𝑢ž𝑖𝑡𝑛ý𝑐ℎ ℎ𝑜𝑑𝑛𝑜𝑡 𝑝𝑟𝑎𝑐𝑜𝑣𝑛í 𝑓𝑜𝑛𝑑 𝑠𝑝𝑜𝑡ř𝑒𝑏𝑜𝑣𝑎𝑛ý 𝑛𝑎 𝑜𝑏𝑗𝑒𝑚

(1)

Obrázek č. 3 Efektivnost

4.2.5. Náklady podniku

Z pohledu finančního účetnictví lze náklady charakterizovat jako penězi vyjádřenou spotřebu výrobních faktorů vynaložených na tvorbu podnikových výnosů vč.

nutných nákladů spojených s činností podniku. Podle ekonomického pojetí jsou náklady penězi vyjádřené oběti na statcích a výkonech za účelem dosažení zisku. Charakterizují nejen, to co bylo zaplaceno, ale vše co bylo vynaloženo.

Třídění nákladů:

1. Druhové

Vychází z výrobních faktorů – práce (osobní náklady), dlouhodobý hmotný majetek (odpisy), materiál (spotřeba materiálu a energií).

Takovému členění odpovídá výkaz zisku a ztrát. Tyto nákladové druhy jsou položkami finančního účetnictví.

2. Účelové

a) Třídění podle útvarů – vnitropodnikovým útvarem jsou střediska, ta jsou místně vymezená (např. mechanická dílna, odbytový útvar) a evidují náklady, za které jsou zodpovědné.

b) Třídění podle výkonu, umožňuje zjištění nákladů podle jednotlivých výrobků. V tomto případě lze náklady ještě rozdělit na přímé a nepřímé. Přímé náklady lze přiřadit jednotlivým druhům výrobků.

Naproti tomu nepřímé náklady jsou společně vynakládány pro více druhů výrobků nebo na chod celého útvaru.

3. Podle závislosti na změnách

a) Variabilní náklady se mění se změnou výroby (jednicové náklady na mzdy nebo na materiál). Náklady mohou růst proporcionálně (stejně rychle jako objem výroby), nadproporcionálně (rostou rychleji), podproporcionálně (rostou pomaleji).

b) Fixní náklady zůstávají stejné bez ohledu na změny v objemu produkce. Jedná se o odpisy, nájemné, úroky z úvěrů. Pokud se mění tak pouze skokově, a to při změně výrobní kapacity.

4. Podle původu spotřebovaných vstupů

a) Prvotní (externí) náklady, jedná se o vstupy, které pochází z okolí podniku (materiál).

b) Druhotné (interní) náklady, které vznikají spotřebou vnitropodnikových výkonů (výroba nářadí pro vlastní potřebu).

5. Podle podnikových funkcí – na pořízení, skladování, výrobu, správu a odbyt.

6. Další kategorie:

a) Přírůstkové jsou vyvolané přírůstkem objemu výroby.

b) Marginální (mezní) – tvoří ho přírůstek nákladů vyvolaný přírůstkem výroby o jednu jednotku. Tyto náklady využívají manažeři pro stanovení takového objemu produkce, který přinese maximální zisk.

c) Oportunitní (alternativní) náklady – náklady obětované příležitosti.

Jedná se o hodnoty, které jsou obětovány, když nejsou použity na nejlepší možnou alternativu.

4.2.6. Majetek podniku a majetková struktura

Majetek (aktiva) podniku je souhrn majetkových hodnot, které patří podnikateli a slouží k podnikání. Hlavním účelem aktiv je jejich efektivní využívání a zhodnocování, na jejichž základě podnik dosahuje zisku.

Majetková struktura představuje podrobnou strukturu aktiv. Je to tedy podíl jednotlivých částí majetku na celkovém majetku, která je určena odvětvím a typem podniku. [14] [15] [18]

Majetek

Dlouhodobý

Hmotný Nehmotný Finanční

Oběžný

Zásoby Pohledávky Krátkodobé

cenné papíry Peníze

Majetek dělíme na:

a) Dlouhodobý majetek

Je takový majetek, který slouží podniku déle než jeden rok a tvoří podstatnou část majetkové struktury. Postupně se opotřebovává (kromě pozemků) a prostřednictvím odpisů přenáší svou hodnotu opotřebení do nákladů podniku. Rozhodování o investičním majetku patří mezi důležitá strategická rozhodnutí. [14] [15]

 Hmotný majetek – nemovitý (pozemky, budovy) a majetek movitý (stroje, zařízení, dopravní prostředky).

 Nehmotný majetek – nemá fyzickou podstatu a ekonomický prospěch z něj je odvozen z různých práv, která jsou s ním spojena. Tvoří ho za úplatu získaná oprávnění, jako jsou patenty, licence, ochranné známky, know-how, goodwill, software. Hranice pro ocenění nehmotných aktiv je stanovena zákonem o dani z příjmu, a to cena vyšší než 60.000,-Kč.

 Finanční majetek – nakoupené akcie jiných podniků, obligace, termínované vklady apod. [15] [19]

Obrázek č. 4 Schéma rozdělení majetku Zdroj: [15]

b) Oběžný majetek

Váže se k výrobním cyklům podniku a přechází z jedné formy do druhé, je neustále v pohybu.

 Zásoby – skladový materiál, nedokončené výrobky, polotovary a hotové výrobky.

 Pohledávky – třídí se z pohledu účelu na pohledávky z obchodního styku a pohledávky vůči společníkům.

 Krátkodobé cenné papíry – cenné papíry obchodovatelné na peněžním trhu, zejména směnky, pokladniční poukázky atd. Slouží k investování dočasně volných peněžních prostředků, a přitom zajišťují slušnou likviditu.

 Peníze – zahrnuje jak peníze v hotovosti, tak na bankovním účtu. Jedná se o nejlikvidnější prostředky. [15]

4.2.7. Total cost of ownership

Metoda analýzy Total Cost of Ownership (dále jen TCO) se většinou nepřekládá, ale lze ji vyjádřit jako celkové náklady na vlastnictví. Tato metoda výpočtu nezohledňuje jen jednu část nákladů. Zohledňuje celý životní cyklus kapitálu. Jedná se o metodu, která k nám přišla z anglicky mluvících zemí a běžně se využívá v oblasti investic do informačních systémů.

Jak již bylo řečeno, tak analýza TCO bere v potaz celý životní cyklus technologie, konkrétně se velmi často počítá a využívá:

 Přímých nákladů na pořízení investice;

 Poplatky spojené s provozem/údržbou (většinou zvané jako maintenance);

 Náklady spojené s vyškolením uživatelů investice;

 Náklady spojené s nečinností investičního celku z příčiny opravy, inovace atp.;

Zdroj: vlastní zpracování

 Ostatní náklady na provoz investice.

Existuje celá řada různých způsobů, jak je tato analýza užitečná pro rozhodování. Většinou TCO může pomoci při rozhodování o variantě pronájmu či koupi. V případě nákupu je výrazným způsobem ovlivněno cashflow daného podniku, ovšem v případě pronájmu jsou náklady rovnoměrně rozloženy. Tato analýza mimo jiné také často pomáhá při plánování investičního rozpočtu.

Klíčové složky TCO by se v ideálním světě měly skládat ze čtyř hlavních složek:

z nákladů na pořízení, na provoz, na změny a na zrušení dané investice. Reálně poslední složku nelze vyčíslit, proto se používají pouze první tři typy složek. [20]

Skupina pořizovacích nákladů je z velké části dobře vyjádřitelná, protože lze jednoznačně určit co pro provoz dané aplikace je potřeba. Všechny tyto údaje jsou velmi dobře kalkulovatelné a bývají celkem přesné. Ovšem existuje zde jedno úskalí a to konkrétně, zda do pořizovací fáze aplikace počítat i čas do jejího prvního nasazení nebo celou dobu implementace. Existuje metodika, kterou používá společnost Gartner a ta počítá s prvním variantou. Při rozsáhlých projektech, kterým mimo jiné implementace DMS jednoznačně je, lze těžko odhadnout, jestli to patří ještě do fáze implementace nebo už úpravy mají spíše charakter změn. [20]

Na rozdíl od pořizovacích nákladů bývají náklady na provoz podstatně hůře prokazatelné. Při plánování nelze jednoznačně tyto náklady určit. Mimo jiné i po dokončení investice je lze obtížně vyjádřit. V účetnictví bývají rozesety v mnoha

Obrázek 1 zobrazení obsahu TCO analýzy Obrázek č. 5 Zobrazení obsahu TCO analýzy

položkách, jejich vzájemné vazby nejsou zřejmé. Často bývají i prokazatelné náklady obtížně dohledatelné. [20]

Pod náklady na změnu lze chápat hned několik problematik. Příkladem mohou být nápravy stávajících chyb v aplikaci, prevence, inovace, udržování integrity aplikace, atp.

U „krabicového“ softwaru zde lze brát v potaz náklady na přechod na nejnovější verze, přidávání nových modulů a jejich implementace a integrace. Ve většině případů se stává, že náklady na změnu jsou podceňovány. Podceňovaný je především vliv rostoucí velikosti a složitosti dané aplikace. Čím složitější a používanější aplikace je, vzrůstají náklady na storage (tedy úložný prostor), zálohování a zabezpečení. [20]

5. APLIKACE METOD

V této části se budu aplikovat teoretická východiska z kapitoly 4 do praktických příkladů. Jako hlavní témata jsem si vybral analýzu a výpočet TCO a výpočet Cashflow.

5.1 Total cost of ownership

Při sestavování a výpočtech TCO jsem vycházel z průměrných cen na trhu k datu psaní této bakalářské práce. Výpočet je rozdělen na několik částí. V první části se věnuji lokálnímu řešení (tedy nákupu hardware a software), v druhé části řešení SaaS⁵, a v poslední části porovnání těchto variant.

5.1.1. Lokální řešení

Návrh je sestaven a určen pouze pro provoz DMS. Je zde počítáno s nákupem a virtualizací nového serveru, zálohováním, ochrannou proti výpadku a přepětí elektrického proudu. Jako platforma pro DMS byl zvolen Microsoft SharePoint. Doba morální udržitelnosti a životnosti se v prostředí IT hardwaru a softwaru počítá na 5 let.

Tedy v každém 6-tém roce je třeba udělat kompletní obměnu veškerého hardware i software. V kalkulaci se vychází z celkového počtu aktivních uživatelů, který je vynásoben příslušnou položkou. V této variantě je nutné brát i potaz i takzvané CAL licence. Jedná se o licence, které jsou nutné pro fungování v souladu s licenčními podmínkami společnosti Microsoft.

5 SaaS je zkratkou pro Software as a Service, tedy poskytování software formou služby.

Tabulka č. 3 TCO – lokální řešení

Lokální řešení počet cena/ks celkem

HW Server (host server pro VMs) 1 350 000 Kč 350 000 Kč

Storage 1 70 000 Kč 70 000 Kč

Backup storage 1 30 000 Kč 30 000 Kč

UPS 1 20 000 Kč 20 000 Kč

Virtualizace Vmware 1 100 000 Kč 100 000 Kč

SharePoint Server 2016 1 196 506 Kč 196 506 Kč

Office 2016 Standard 100 10 773 Kč 1077 300 Kč

Windows Server User CAL 2016 100 1 107 Kč 110 700 Kč

SharePoint Server User CAL 2016 100 3 564 Kč 356 400 Kč

File antivir, antispam / 5 let 5 25 000 Kč 125 000 Kč

Energie / 1 kWh * 5,16 Kč / 5 let 222 912 Kč

Monitoring systémů 60 2 500 Kč 150 000 Kč

Servisní smlouva – HW, SW údržba, dohled na 60 měsíců 60 11 000 Kč 660 000 Kč

Implementační práce – jednorázově 1 350 000 Kč 350 000 Kč

Investice první rok 2 935 906 Kč

Cena tradičního řešení včetně odhadované práce dodavatele za 5 let 3 818 818 Kč

Obsahuje nárok na nové verze NE

Zdroj: vlastní návrh a výpočet

Částka investice za první rok je složena ze všech položek v tabulce, vyjma energie a servisní smlouvy. Tyto položky totiž nejsou hrazeny jednorázově a jsou rozpočteny do celé délky, tedy 60 měsíců (5 let).

V této variantě je třeba počítat s nutností zajištění financování z důvodu vyšší finanční náročnosti při pořízení hardware a software. Financování by bylo zajištěno pomocí finančního leasingu na dobu 60 měsíců, což je životnost hardware.

Při výpočtu vycházím z tohoto vzorce:

𝐴 = 𝑈 ∗ 𝑖 ∗ (1 + 𝑖)^𝑛 (1 + 𝑖)^𝑛− 1

(2) kde hodnoty znamenají:

U= umořovaná částka i = úrokový koeficient

A = anuita n = počet let

Tabulka č. 4 Řešení financování

Popis Procentuální Částka

Celková cena 100 % 2 935 906,00 Kč

Akontace 20 % 587 181,20 Kč

Leasingová částka 80 % 2 348 724,80 Kč

Výše splátky 44 323,34 Kč

Zdroj: vlastní výpočet

Detailní výpočet a rozpis splátek, úroků a aktuálních dlužných částek uvádím v příloze č.1 této bakalářské práce. Při výpočtu bylo kalkulováno s úrokem 5% p. a.

Z důvodu vlastnění hardware je nutné počítat s tím, že bude nutné provádět údržbu a případnou výměnu dílů, opravy, atp. Výše měsíční částky se průměrně může měnit.

Tabulka č. 5 Navýšení při financování

Popis Jednotková částka Počet Celková částka

Výše leasingové částky 2 348 724,80 Kč 1 2 348 724,80 Kč

Splátky 44 323,34 Kč 60 2 659 400,40 Kč

Přeplacení (navýšení) 310 675,60 Kč

Zdroj: vlastní výpočet Při výpočtu financování je dobré se také zaměřit na částku, která bude připlacena díky financování z cizích zdrojů. V tomto případě rozdíl mezi celkovými splátkami a výší leasingové částky činí celkem 310 675,60 Kč na dobu 60 měsíců. Z toho vyplývá, že průměrné navýšení jedné splátky je navýšeno o částku 5 177,93 Kč (vycházím z poměru celkové navýšení děleno 60).

Při vypočtení financování a získání výše splátky je nutné provést kalkulaci celkových měsíčních nákladů. Tímto výpočtem je myšlena částka, kterou by společnost reálně měsíčně hradila dodavatelům (leasingová společnost, dodavatel energií a dodavatel informačního systému). Částky v tabulce číslo 6 vycházejí z tabulek číslo 3 a číslo 4.

Tabulka č. 6 Celkový měsíčný náklad varianty lokální řešení

Popis Částka

Energie 3 715,20 Kč

Servisní smlouva 11 000,00 Kč

Splátka leasing 44 323,34 Kč

Celkový měsíční náklad 59 038,54 Kč

Zdroj: vlastní výpočet

5.1.2. Řešení SaaS

Při TCO kalkulaci v druhém modelu, tedy modelu SaaS jsem zvolil opět produkt Microsoft SharePoint, ovšem v balíčku Office 365 ve variantě Business Essentials. Tato varianta přináší mimo DMS také další benefity. Kalkulace v tomto bodě je velmi jednoduchá. V úvahu je brán počet aktivních uživatelů, který je vynásoben cenou licence Office 365. Pro maximální/vysokou dostupnost je zde kalkulováno i se

Tabulka č. 7 TCO – řešení SaaS

Zdroj: vlastní výpočet

5.1.3. Porovnání variant

Porovnání obou variant je velmi obtížné z důvodu velkého přínosu řešení Microsoft Office 365, které při velmi detailní kalkulaci vychází mnohonásobně levněji.

V TCO analýze jsem ovšem porovnával pouze prvky potřebné pro chod a užívání DMS.

Z této analýzy vyplývá, že pronájem softwaru (tedy varianta SaaS) je o 64% výhodnější.

Varianta SaaS je výhodnější nejen z pohledu úspory velkého množství finančních prostředků, ale také z pohledu cash flow. V případě nákupu je velmi výrazně zatíženo cash flow. Oproti tomu ve variantě SaaS jsou prostředky rovnoměrně rozděleny po dobu užívání softwaru.

Tabulka č. 8 Shrnutí TCO analýzy (nákup)

Zdroj: vlastní výpočet

Office 365 Business Premium Počet Cena/ks Celkem za

(60 měsíců) Office 365 Business Essentials

(100 uživatelů * 60 měsíců) 6000 € 3,66 592 920 Kč

Záložní připojení k Internetu (60 měsíců) 60 1 000 Kč 60 000 Kč

Servisní smlouva (60 měsíců) 60 6 000 Kč 360 000 Kč

Implementační práce – jednorázově 1 350 000 Kč 350 000 Kč

Pronájem Office 365 měsíčně 9 882 Kč

Celková měsíční platba včetně všech nákladů 16 882 Kč

Pronájem Office 365 včetně odhadované práce dodavatele za 5 let 1 362 920 Kč

Obsahuje nárok na nové verze ANO

Řešení 1.rok 2.rok 3.rok 4.rok 5.rok 6.rok

Lokální 2 962 488 Kč 176 582 Kč 176 582 Kč 176 582 Kč 176 582 Kč 2 962 488 Kč

SaaS 552 584 Kč 202 584 Kč 202 584 Kč 202 584 Kč 202 584 Kč 202 584 Kč

V tabulce číslo 8 jsou kalkulovány roční náklady. V případě lokálního řešení je v této tabulce počítáno s nákupem hardware a software. Výpočet u lokálního řešení v prvním roce vychází z těchto položek:

 Položky hardware a software (2.435.906 Kč);

 Energie na 1 rok (44.582 Kč);

 Servisní smlouva na 1 rok (132.000 Kč);

 Implementace řešení (350.000 Kč);.

V druhém až pátém roce se částka skládá z těchto položek:

 Energie na 1 rok (44.582 Kč);

 Servisní smlouva na 1 rok (132.000 Kč).

V šestém roce je nutné počítat s kompletní obnovou hardware a software z důvodu morálního zastarání, neaktuálních verzí a všeobecné modernizace. Částka této investice se tedy rovná investici v prvním roce.

Samozřejmostí je, že se částka v šestém roce nebude přesně rovnat částce v prvním roce. Důvodem bude jednoznačně pohyb kurzu Eura a Dolaru, změna cen na trhu, atp. Ovšem pro demonstraci cenové náročnosti to v tomto případě stačí. Ani v jednom z roků není kalkulováno s položkou monitoring systémů. Důvodem je nutnost upřesnění, co vše by organizace požadovala monitorovat. Jelikož tyto údaje nejsou v tuto chvíli k dispozici, dovolil jsem si tuto položku z důvodu přesností výpočtů vynechat.

U varianty SaaS je kalkulace mnohem jednodušší. Částka v prvním roce se skládá z těchto položek:

 Pronájem Office 365 na 1 rok (118.584 Kč);

 Záložní propojení k internetu na 1 rok (12.000 Kč);

 Servisní smlouva na 1 rok (72.000 Kč);

 Implementace řešení (350.000 Kč).

Od druhého roku se částka skládá z těchto položek:

 Pronájem Office 365 na 1 rok (118.584 Kč);

 Záložní propojení k internetu na 1 rok (12.000 Kč);

 Servisní smlouva na 1 rok (72.000 Kč).

Kalkulace u této varianty je takto jednoduchá, protože není třeba počítat s obměnou hardware ani software. Důvod je prostý. O hardware se stará poskytovatel, v tomto případě společnost Microsoft a software je zajištěn díky pronájmu řešení, kdy poskytovatel zaručuje neustále aktuální verze. V IT světě se tomuto pojmu říká software assurance⁶.

Důležité je také podotknout, že částky jsou aktuální ke dni psaní této bakalářské práce. Nelze zaručit, že částky v dalších letech budou totožné. Pro lepší představu cenové náročnosti jsem tabulku číslo 8 přenesl i do grafického zobrazení.

6 Software assurance je pojem z IT prostředí, kdy je zaručena neustále aktuální verze. V případě on-premise software (tedy software, který je instalovaný na serverech organizace) je to placená služba. Naopak při využití pronájmu (SaaS) je software assurance zahrnuta do měsíční částky.

Graf č. 2 Grafické znázornění výstupu z analýzy (nákup)

Zdroj: vlastní znázornění

Tabulka č. 9 Shrnutí TCO analýzy (financování)

Zdroj: vlastní výpočet

Tabulka číslo 9 zobrazuje částky, které společnosti uhradí v průběhu 5 let v případě, že využije možnosti financování. Kalkulace u lokálního řešení vychází z tabulky číslo 6, kde celkový měsíční náklad je vynásoben 12. U řešení SaaS vychází částka ze stejných hodnot jako u předchozí tabulky. Níže je opět znázorněna tabulka i graficky.

Zdroj: vlastní znázornění V tabulce číslo 10 porovnávám reálné měsíční náklady obou řešení. Z výpočtu je naprosto zřejmé, že řešení SaaS je výhodnější. Konkrétně měsíční úspora je 71%.

0 Kč 1 000 000 Kč 2 000 000 Kč 3 000 000 Kč

1.rok 2.rok 3.rok 4.rok 5.rok 6.rok

Lokální Saas

Řešení 1.rok 2.rok 3.rok 4.rok 5.rok 6.rok

Lokální 708 462 Kč 708 462 Kč 708 462 Kč 708 462 Kč 708 462 Kč 708 462 Kč

SaaS 552 584 Kč 202 584 Kč 202 584 Kč 202 584 Kč 202 584 Kč 202 584 Kč

0 Kč 200 000 Kč 400 000 Kč 600 000 Kč 800 000 Kč

1.rok 2.rok 3.rok 4.rok 5.rok 6.rok

Lokální Saas Graf č. 3 Grafické znázornění výstupu z analýzy (financování)