Obsah
1 Úvod ... 3
2 Management jakosti ... 5
2.1 Jakost... 5
2.2 Definice jakosti ... 5
2.3 Systém managementu jakosti ... 6
2.3.1 Systém managementu jakosti založený na normách ISO 9000... 7
2.3.2 Systém managementu jakosti založený na TQM ... 9
3 Specifikace stavebnictví ... 10
4 Nejčastěji formalizované modely řízení kvality ve stavebnictví ... 14
4.1 Systém managementu jakosti podle ČSN EN ISO 9001:2001 ... 14
4.2 Způsobilost zkušebních a kalibračních laboratoří podle ČSN EN ISO/IEC 17025 . 14 4.3 Systém environmentálního managementu podle ČSN EN ISO 14001:1997 ... 15
4.4 Jakost managementu projektu podle ČSN ISO 10006:2003 ... 15
5 Charakteristika společnosti Sefimota, a.s... 16
5.1 Základní údaje o společnosti Sefimota, a.s. ... 16
5.2 Rodina Sefimoty a. s. ... 18
5.3 Integrovaný systém managementu ... 20
5.4 Ekonomická situace... 22
5.5 Zaměstnanci společnosti ... 23
6 Procesy společnosti Sefimota, a.s. ... 25
7 Procesy a administrativní dokumenty týkající se komunikace s obchodními partnery ... 28
7.1 Získávání zakázek ... 29
7.1.1 Získávání informací o zakázkách ... 29
7.1.2 Nabídka společnosti na zakázku ... 31
7.1.3 Schválení nabídky ... 32
7.1.4 Výběr nejlepší nabídky investorem... 33
7.1.5 Hodnocení a doporučení... 37
7.2 Smlouvy ... 38
7.2.1 Náležitosti smlouvy o dílo... 40
7.2.2 Subdodavatelská smlouva o dílo ... 42
7.2.3 Investorská smlouva o dílo... 49
7.2.4 Hodnocení a doporučení... 49
7.3 Účetní doklady ... 49
7.3.1 Přijaté faktury... 50
7.3.2 Žádosti na uvolnění pozastávek ... 56
7.3.3 Vydané faktury... 57
7.3.4 Pokladní doklady... 58
7.3.4.1 Výdajový pokladní doklad ... 58
7.3.4.2 Příjmový pokladní doklad ... 59
7.3.4.3 Pokladní kniha... 59
7.3.5 Interní doklady ... 59
7.3.6 Nákup majetku ... 60
7.3.7 Bankovní korespondence ... 60
7.3.8 Hodnocení a doporučení... 61
7.4 Reklamace zákazníků... 62
7.4.1 Hodnocení a doporučení... 65
8 SWOT analýza ... 66
9 Závěr... 68
10 Zdroje ... 70
11 Seznam obrázků... 71
12 Seznam tabulek ... 72
13 Přílohy ... 73
1 Úvod
Tato diplomová práce si klade za cíl analyzovat kvalitu systému managementu jakosti společnosti z hlediska administrativní dokumentace týkající se komunikace se zákazníkem.
Dalším úkolem je zpracovat oblast účetních dokladů tak, aby mohla být podkladem pro zpracování interní směrnice.
Podmětem ke zpracování této diplomové práci byl záměr vrcholového vedení společnosti Sefimota, a.s. prověřit kvalitu systému managementu jakosti ve své společnosti. Jedná se o stavební společnost, která v minulých letech zažila dynamický růst obratu. Snahou tedy bylo prověřit, zda daný systém je dostatečně kvalitní pro další rozvoj společnosti.
Ve své práci jsem se zaměřila na analýzu kvality administrativní dokumentace. Jedná se o celou řadu dokladů, které tvoří podkladový rámec pro činnosti společnosti. Převážně jsem charakterizovala dokumenty, s kterými přichází zákazník společnosti do styku. Kvalita těchto dokumentů ovlivňuje spokojenost obchodního partnera, ať už se jedná o odběratele či dodavatele společnosti. Spokojenost obchodního partnera ovlivňuje jeho loajalitu, a tím i dobré obchodní vztahy, z kterých mohou plynout výhody pro obě strany.
V následující části se zabývám konkrétněji stavebnictvím. Jednak jsem uvedla obecnou specifikaci této oblasti a její vztah k managementu jakosti. V tomto oddílu jsem stručně popsala čtyři nejvíce používanější modely pro řízení kvality v organizaci zabývající se stavebnictvím.
V následujících kapitolách jsem se již konkrétně zaměřila na společnost Sefimota, a.s.
Nejprve jsem provedla obecnou charakteristiku této stavební firmy. Sedmá kapitola pak představuje stěžejní část této diplomové práce. Popisuje jednotlivé procesy organizace a dokumenty týkající se komunikace s obchodními partnery. Každá dílčí subkapitola se zabývá jednou oblastí administrativní dokumentace. Pro lepší názornost a přehlednost jsem jednotlivé procesy znázornila pomocí vývojových diagramů a odpovědnosti za jednotlivé fáze prostřednictvím matic odpovědností.
První subkapitolu tvoří dokumentace při prvním styku s potenciálním zákazníkem. Jedná se o dokumenty tvořící podklad pro získání stavební zakázky. Druhá subkapitola zahrnuje převážně informace o tvorbě a schvalování obchodních smlouvách uzavíraných jak s dodavateli tak odběrateli. Následující subkapitola se nazývá účetní doklady. Ukazuje tok základních účetních dokladů uvnitř organizaci a směrem ke klientovi. Poslední část tvoří reklamace zákazníků.
Závěrem každé kapitoly je mé hodnocení kvality procesu a dokumentace. Dále zde uvádím případná doporučení ke zlepšení situace ve společnosti, které by mohlo vést k zefektivnění procesů a tím zvýšení spokojenosti obchodního partnera.
Poslední kapitola mé práce uvádí celkové shrnutí kvality procesů a dokumentace týkající se komunikace se zákazníky. Toto shrnutí jsem provedla pomocí SWOT analýzy. Zde jsem uvedla silné a slabé stránky, příležitosti a ohrožení, které by mohly v budoucnosti ovlivnit kvalitu dokumentace a procesů s nimi spojenými ve vztahu k obchodním partnerům.
Ve své práci se nezabývám dokumenty týkající se procesu realizace stavby. Myslím, že se jedná o další širokou oblast, která by si zasloužila podrobnější zpracování v jiné diplomové práci.
2 Management jakosti
2.1 Jakost
Jakost je v současné době chápána jako synonymum kvality. Jakost je relativní veličina, neboť může být chápana různými uživateli odlišně. Důvodem jsou různé společensko- ekonomické podmínky a období, v kterém se zákazník nachází. Je proto nutné vždy jakost vztáhnout k potřebám konkrétního uživatele.
Schopnost uspokojovat tyto potřeby neleží pouze na kvalitě výroby produktu či poskytnutí služby, ale je potřeba kvalitu řídit v celém reprodukčním procesu od marketingového průzkumu po poskytnutí pozáručního servisu. Tento fakt má za následek rozvíjení systémů jakosti.
2.2 Definice jakosti
V průběhu doby se měnil význam a hlavně chápání jakosti. Z toho vyplývá, že postupně vznikaly nejrůznější definice. V následujícím textu uvádím definice tohoto pojmu, které charakterizují některé přístupy.
Josefh M. Juran: „Kvalita je způsobilost k užití“
Kaoru Ishikawa: „Jakostní výrobek musí splňovat potřeby zákazníka po celou dobu své životnosti a měl by dělat při nákupu a po celou dobu užívání radost.“
Philip B. Crosby: „Kvalita je shoda s požadavky“.
ČSN 010101: „Souhrn vlastností vyjadřujících způsobilost výrobku plnit funkce, pro které je určen.“
Mezi novější a v současnosti nejčastěji užívanější patří definice normy ČSN EN ISO 9000:
„Stupeň splnění požadavků souborem inherentních charakteristik.“
(inherentní = existující v něčem, jedná se o trvalou charakteristiku)
2.3 Systém managementu jakosti
Systém managementu jakosti můžeme chápat jako tu část řízení organizace, která má zajistit spokojenost zákazníků. Cílem je optimalizovat činnost organizace podle požadavků zákazníků, tak aby umožnil dodání produktů v co nejlepší jakosti. Dále má systém managementu jakosti vytvářet podmínky pro neustálé zlepšování v organizaci a zajišťovat co nejnižší náklady.
Zavedení systému managementu jakosti umožňuje dosažení lepších výsledků společnosti a podporuje stabilní ekonomický růst. Pozitivní účinky se projevují jak uvnitř podniku, tak i v jeho okolí. Mezi pozitiva systému lze zařadit snížení podílu neshod, zvýšení účinnosti vnitropodnikových procesů, zvýšení produktivity a snížení nákladů. Externím účinkem je zvýšení spokojenosti a loajality zákazníků.
Rozhodnutí o zavedení systému managementu jakosti musí být strategickým rozhodnutím vrcholového vedení společnosti.
Systém managementu jakosti lze zavádět a rozvíjet na základě různých koncepcí. Jednotlivé koncepce vznikali v závislosti na požadavcích trhu, které představovaly přání zákazníků, dodavatelů a jednotlivých společností. Některé koncepce navazují a rozvíjí filozofie a principy jiných přístupů. Některé přístupy jsou určeny pro specifické obory a jiné mají univerzální charakter. Mezi základní přístupy managementu kvality využívané v současné době lze zařadit následující:
• Správná výrobní praxe,
• Správná laboratorní praxe,
• Manažerské systémy bezpečnosti (nezávadnosti) potravin – HACCP,
• Normy ISO řady 9000,
• Oborové přístupy na bázi ISO 9000,
• Systém managementu bezpečnosti informací,
• Přístupy TQM.
2.3.1 Systém managementu jakosti založený na normách ISO 9000
Systém managementu jakosti založený na normách ISO 9000 patří k jedním z nejrozšířenějších přístupů k řešení jakosti. Nejvíce je využíván v evropských zemích. Tyto normy vydala v roce 1987 Mezinárodní organizace pro standardizaci (International Organization for Standardization – ISO). ISO byla založena roku 1987 jako nevládní organizace, která představuje spojení mezi veřejným a soukromých sektorem. Jedná se o síť národních institutů pro normalizaci1 s centrálním sekretariátem v Ženevě. Hlavní náplní činnosti Mezinárodní organizace pro standardizaci je vývoj technických norem. Normy ISO řady 9000 byly převratem z toho hlediska, že se netýkaly požadavků na kvalitu výrobků a služeb, ale požadavků na systém jakosti.
Koncepce norem ISO má univerzální charakter, což znamená, že jejich aplikace není omezena na žádný obor podnikání ani výsledek činnosti. Tato skutečnost však je vyvážena jejich obecnou a vágní formulací. Normy mají pouze doporučující charakter kromě případu, že jejich dodržování ukotvuje obchodní smlouva. Ani uplatnění požadavků norem nezaručuje efektivní systém jakosti se spokojenými zákazníky a dobrými ekonomickými výsledky.
Normy ISO 9000 existují na osmi základních principech managementu jakosti, které jsou směrodatné pro vrcholové vedení jakékoliv organizace.
1. Zaměření na zákazníka. Jedná se o chování firmy vůči zákazníkovi. Organizace má poznat současné potřeby zákazníka, jejich příčiny a dokonce co bude potřebovat klient v budoucnosti. Cílem je pak plnit tyto požadavky a usilovat o překonání očekávání zákazníků při ekonomicky přijatelných podmínkách.
2. Vedení. Management jakosti vyžaduje silné vedení, které musí dát směr a cíle organizaci. Vedení je povinno vytvořit podmínky pro zaměstnance, které umožňují a aktivizují jejich zapojení do dosahování těchto cílů.
3. Zapojení pracovníků. Zaměstnanci na všech úrovních organizace výrazně ovlivňují její činnost a jakost produktů. Je proto nutné, aby všichni zaměstnanci zapojili své schopnosti ve prospěch organizace a budování kvality.
1 V České republice je tímto národním zástupcem Český normalizační institut.
4. Procesní přístup. Jednotlivé činnosti v organizaci dosahují vyšší efektivnosti pokud jsou řízeny jako procesy. Takovéto uspořádání umožňuje dosáhnout účinněji požadovaného cíle. Jednotlivé procesy na sebe navazují a vzájemně doplňují.
5. Systémový přístu k managementu. Tato zásada navazuje na procesní přístup, kdy pouze procení přístup by nedosahoval požadované efektivnosti. Systémové řízení procesů přispívá k účinnosti a účelnosti činností v organizaci.
6. Neustálé zlepšování. V současnosti žijeme v turbulentním prostředí, kdy dochází k neustálým změnám a vývoji situace. Z tohoto důvodu se musí organizace věnovat neustálému zlepšování všech svých činností. Základní metodou, kterou organizace mohou použít pro neustálé zlepšování je metoda PDCA.
7. Rozhodování na základě faktů. Veškeré rozhodování organizace je nutno založit na logické a intuitivní analýze údajů a informací.
8. Vzájemně výhodné dodavatelské vztahy. Dodavatelské vztahy, které jsou prospěšné oběma stranám, umožňují vytvořit vyšší hodnoty.
Struktura norem ISO 9000
Strukturu norem tvoří čtyři mezinárodní standardy představující návod k vypracování a uplatňování systému managementu jakosti. Jednotlivé standardy jsou aktualizovány a upravovány přibližně v sedmiletých intervalech.
ČSN EN ISO 9000:2006 Systémy managementu kvality – základy, zásady a slovník
Tato norma definuje řadu pojmů související s jakostí a jejím zabezpečením. Dále zde nalezneme výklad základů a zásad managementu jakosti viz výše.
ČSN EN ISO 9001:2001 Systémy managementu jakosti – požadavky
Často bývá tato norma nazývána kriteriální. Poskytuje návod na zavedení a prověření managementu kvality. Jsou zde uvedeny jednotlivé požadavky, které musí organizace splnit při zavádění. Na základě splnění těchto požadavků je udělován certifikát jakosti.
ČSN EN ISO 9004:2001 Systémy managementu jakosti – směrnice pro zlepšování výkonnosti Obsahuje návod pro zavedení managementu jakosti, který přesahuje požadavky stanovené normou ISO 9001. Umožňuje další zlepšování QMS. Cílem je zvyšovat spokojenost zákazníků a tím efektivnost celé organizace.
ISO 19011 Směrnice pro auditování systému managementu jakosti a/nebo systému environmentálního managementu
Uvádí návod k plánování a provádění auditů jakosti.
2.3.2 Systém managementu jakosti založený na TQM
Přístupy k řízení jakosti založené na Total Quality Management (TQM) se začaly uplatňovat v druhé polovině dvacátého století. Prvně byly tyto přístupy aplikovány v Japonsku a následně v USA. Koncepce TQM nebyla zakotvena v normách či předpisech a je považována za filozofii managementu v celopodnikovém řízení jakosti. Jedná se o otevřený systém, který spíše představuje názory guru jakosti. Mezi zakladatele tohoto systému lze zařadit především E. Deminga, J. Jurana a K. Ishikawa. Corrigana definovat TQM jako „filozofii managementu, formulující zákazníkem řízení a učící se podnik k tomu, aby se dosáhlo plné spokojenosti zákazníků díky neustálému zlepšování účinnosti podnikových procesů“.
Postupem času se tyto přístupy staly základem pro sestavení modelů úspěšnosti. Modely úspěšnosti jsou založeny na sebehodnocení společnosti podle kritérií, o kterých se očekává, že povedou k prosperitě organizace. Tyto modely se staly základem pro stanovení kritérií při udělení národních cen pro jakost.
Ve všech modelech jsou stanoveny předpoklady k dosažení úspěšnosti. Opak pak tvoří výsledky, které daný podnik vytvoří na základě stanovených předpokladech. V Japonsku je využíván Model Demingovy ceny, v USA Model ceny Malcolma Baldrige a v Evropě Model excelence EFQM. V České republice uděluje národní cenu jakosti Česká společnost pro jakost. Kritéria ceny jsou stanoveny na základě Modelu excelence EFQM.
3 Specifikace stavebnictví
Stavebnictví je považováno jako jeden z pilířů národní ekonomiky. V České republice v roce 2006 představovalo přibližně 7 % HDP a zaměstnávalo kolem 9 % osob pracujících v civilním sektoru. Stavebnictví dokáže indikovat s časovým předstihem vývoj celé ekonomiky v dlouhodobém horizontu.
Stavebnictví se vyznačuje určitými aspekty, které jsou pro ně unikátní a odlišují ho od ostatních odvětví. Mezi základní lze považovat značná náročnost na kapitál a jeho pomalý obrat. Velká finanční náročnost výstavby způsobuje, že cena stavby je hrazena postupně na základě vysoká materiálová náročnost, ke které je následně přidána už jen malá hodnota.
Stavebnictví se vyznačuje značnou sezónností a náročností na lidskou práci. Stavební práce probíhají venku na rozdíl od klasické výroby, kdy se práce provádí v hale.
Samotné stavební dílo se v řadě aspektech liší od klasického produktu. Každé dílo je imobilní, nákladné, rozměrné s dlouhou životností a unikátní jak svým vzhledem, dispoziční řešením, umístěním do terénu či vztahem k okolí. Většinou je určeno pro konkrétního zákazníka, který si ho nemůže předem ohmatat, ale rozhoduje se na základě projektové dokumentace, která je vytvořena dle jeho specifických potřeb. Ve stavebnictví v podstatě nelze vyrábět do zásoby, neboť každá stavba existuje na konkrétním pozemku. Realizace stavby je časově náročná a v průběhu výstavby se může měnit mnoho vnitřních či vnějších faktorů.
Stavební trh
Stavební trh ovlivňuje řada vnějších faktorů, kdy lze za základní považovat stav hospodářství, techniky a technologie, demografický vývoj, právní a legislativní rámec a v neposlední řadě ekologie.
Subjekty stavebního trhu
Na stavebním trhu působí řada subjektů, z nichž některé pracují na celém stavebním trhu a jiné pouze na určitých subtrhách. Jeden subjekt může vystupovat na jednom dílčím trhu jako nabízející a na jiném jako poptávající. V následujícím textu uvádím charakteristiku nejvýznamnějších subjektů na stavebním trhu, tak jak je vidí Soukup a Pleskač.
Tabulka 1 Působení subjektů na stavebním trhu
Strana poptávky Strana nabídky
Trh realizace stavebních děl
investor developer stavebník
dodavatel stavby subdodavatel stavby Trh stavebního servisu
(projekční kanceláře)
investor developer stavebník
poradenské a projekční kanceláře inženýrské kanceláře
Trh stavebních hmot a technologických celků
investor developer domácnost dodavatel stavby subdodavatel stavby
výrobce stavebních hmot výrobce technologických celků
Trh stavebního servisu (výroba stavebních strojů a zařízení)
dodavatel stavby subdodavatel stavby domácnost
výrobce stavebních strojů a zařízení
Trh nemovitostí
kupující
(právnická či fyzická osoba, domácnost)
realitní kancelář developer prodávající
Zdroj: Pleskač Jiří, Leoš Soukup. Marketing ve stavebnictví. strana 65.
Investor je právnická či fyzická osoba nebo domácnost vynakládající finanční prostředky na stavbu, kterou zpravidla po jejím dokončení užívá. Investor může být charakteru soukromého nebo veřejného.
Stavebník je právnická či fyzická osoba nebo domácnost, která zamýšlí realizovat stavbu a které v budoucnu vznikne vlastnické právo k této stavbě. Stavebník často stavbu rovněž financuje a po jejím dokončení užívá, je tedy současně investorem i uživatelem.
Dodavatel (zhotovitel) je fyzická nebo právnická osoba, která uskutečňuje stavební a montážní práce pro stavbu. Každý dodavatel může mít rovněž řadu subdodavatelů, kteří se na dodávce stavby, stavebních materiálů apod. podílejí pouze určitým vymezeným způsobem.
Developer organizuje, rozvíjí a řídí výstavbové projekty, vzniklou stavbu většinou neužívá, ale snaží se ji prodat na trhu nemovitostí či pronajmout. Stavební záměr sám financuje (je investorem), nebo je investorem jiný subjekt. Developerem může být realitní kancelář, inženýrská organizace či stavební firma.
Projekční kancelář je dodavatel projektu stavby, vykonává projekční práce, popř. další činnosti jako inženýrskou činnost, průzkumné a geodetické práce. Projekční kancelář působí buď jako samostatný podnikatelský subjekt nebo může fungovat jako organizační jednotka stavební firmy.
Inženýrská kancelář je fyzická nebo právnická osoba, která zajišťuje služby pro jednotlivé subjekty stavebního trhu, především přímé účastníky výstavby. K těmto službám patří:
- zajištění projektové dokumentace stavby, - organizování a řízení stavby,
- zajištění veřejnoprávní projednání stavby,
- vykonávání odborného dozoru při vlastní výstavbě, - poradenská činnost.
Prodejce nemovitostí je fyzická nebo právnická osoba nebo nepodnikatelský subjekt, který nabízí a prodává na trhu nemovitostí pozemky či stavby pevně spojené s těmito pozemky.
V roli prodejce na trhu nemovitostí vystupují realitní kanceláře, developeři či domácnosti.
Orgány státní správy – základním orgánem státní správy ve stavebnictví je stavební úřad, kde probíhá územní, stavební a kolaudační řízení.
Způsob získávání zakázek
Ve stavebnictví je možnost získat zakázku čtyřmi způsoby.
1) Získání veřejné zakázky - jedná se o zakázky, které jsou celé či částečně financovány z veřejných financí (státní rozpočet, rozpočet obecních a okresních úřadů dalších státních organizací. Na každou veřejnou zakázku musí být vypsána veřejná soutěž, která se řídí zákonem č. 137/2006 Sb o zadávání veřejných zakázek.
2) Získání zakázky od soukromého investora, který má svou vlastní představu o stavebním díle. Soukromý investor se nemusí při výběru dodavatele zakázky řídit výše uvedeným zákonem a může si vybrat dodavatele podle svého vlastního uvážení.
3) Získání zakázky na základě aktivní komunikace zhotovitele s potenciálním investorem. Stavební firma se sama snaží vyhledat investora a nabídnout mu svůj stavební záměr.
4) Výstavba stavebního díla z vlastního či cizího kapitálu bez konkrétního zákazníka v době výstavby. Hotové dílo se následně snaží zhotovitel prodat či pronajmout.
Dodavatelské systémy
Při výstavbě stavebního díla existují různé dodavatelské systémy, které představují struktura a smluvní vazby jednotlivých dodavatelů a subdodavatelů mezi sebou a k investorovi.
- firma jde do soutěže samostatně a zároveň uplatňuje své stavební kapacity investor dodavatel
- firma je inženýrského typu a nemá vlastní výrobní kapacity (firma nakupuje subdodávky od jiných dodavatelů)
investor generální dodavatel subdodavatel 1 subdodavatel 2 subdodavatel 3
- firma jde do soutěže ve sdružení
investor dodavatel 1
dodavatel 2 dodavatel 3
4 Nej č ast ě ji formalizované modely ř ízení kvality ve stavebnictví
Mezi nejčastější normy využívané ve stavebnictví pro zavedení modelůřízení kvality patří:
• ČSN EN ISO 9001:2001,
• ČSN EN ISO/IEC 17025,
• ČSN EN ISO 14001:1997,
• ČSN ISO 10006:2003.
4.1 Systém managementu jakosti podle Č SN EN ISO 9001:2001
Systém managementu jakosti může být založen na různých formách. Ve světě je nejčastěji zaváděn na základě normy ISO 9001. Cílem tohoto systému je zavést v organizaci systémový přístup, který by zajišťoval kvalitu ve všech procesech organizace a umožnil neustálé zlepšování se spokojeným zákazníkem. Základem je zapojení vrcholového vedení a všech zaměstnanců v organizaci.
Norma ČSN EN ISO 9001:2001 uvádí termíny a definice týkající se systému managementu jakosti, požadavky na systém managementu jakosti, na povinnosti managementu, na management zdrojů, realizaci produktu a požadavky týkající se měření, analýzy a zlepšování.
4.2 Zp ů sobilost zkušebních a kalibra č ních laborato ř í podle Č SN EN ISO/IEC 17025
Tato norma se vztahuje na zkušební a/nebo kalibrační laboratoře, nebo organizace, jejichž částí je takováto laboratoř. ČSN EN ISO/IEC 17025 definuje termíny a definice, požadavky na management a technické požadavky laboratoře.
Laboratoř musí mít vytvořený, zavedený a udržovaný systém managementu jakosti, který je ve shodě s rozsahem činností prováděných v laboratoři. Laboratoř musí být organizována a být v činnosti způsobem, který splňuje všechny použitelné požadavky základních
akreditačních předpisů. Pokud je laboratoř součástí organizace musí zde být definovány odpovědnosti všech pracovníků, které se podílejí nebo mají vliv na zkoušení či kalibrace konané v laboratoři.
4.3 Systém environmentálního managementu podle Č SN EN ISO 14001:1997
Systém environmentálního managementu představuje systém společnosti respektující šetrný vztah k životnímu prostředí. Tento systém lze chápat jako součást celkového systému managementu. Norma ČSN EN ISO 14001:1997 uvádí definice týkající se systému environmentálního managementu a požadavky na tento systém.
Základem tohoto systému je dodržování právní legislativy týkající se životního prostředí.
Jedná se převážně o dodržování zákazů výroby, používání škodlivých či nebezpečný látek a dodržení limitů škodlivin vzniklých při výrobě. Součástí jsou také sankce ze znečištění a stimulace při omezení negativních dopadů na životní prostředí.
4.4 Jakost managementu projektu podle Č SN ISO 10006:2003
Norma poskytuje informace jak aplikovat management jakosti v projektech. Doporučení jsou zaměřeny na kvalitu v jednotlivých procesech managementu projektů. Nezabývají se kvalitou procesů vztažených výstavbě projektu. Norma není plánována pro účely certifikace a není ani příručkou jak řídit projekty. Její struktura se váže na strukturu normem ISO řady 9000.
5 Charakteristika spole č nosti Sefimota, a.s.
5.1 Základní údaje o spole č nosti Sefimota, a.s.
Název společnosti: Sefimota, a.s.
Sídlo společnosti: Nad Vršovickou horou 88/4 101 01 Praha 10
IČO: 25138189
DIČ: CZ25138189
Telefon: 267 107 326
Web: www.sefimota.cz
Email: obchod@sefimota.cz
Logo:
V roce 1992 byla založena stavební firma SEFIKO s.r.o.. Předmětem podnikání společnosti byla stavební činnost v oblasti pozemního stavitelství. V roce 1997 byla vytvořena společnost Sefimota, a.s. Vznikla z iniciativy dvou právnických subjektů, české firmy SEFIKO s.r.o. a portugalské společnosti Mota & Companhia S.A.. Vstup zahraničního kapitálu umožnil rozšířit obchodní aktivity zejména v developerské oblasti a podílet se na financování státních zakázek z veřejných obchodních soutěží. Zahraniční partner přinesl do nově vzniklé společnost vlastní finanční sílu, podstatně širší úvěrové možnosti a rozšíření odborného know- how. Při práci na nákladnějších a složitějších projektech tak má Sefimota, a.s. možnost využívat potenciál mateřské portugalské společnosti, která patří k největším stavebním a developerským firmám v Portugalsku.
Cílem společnosti je provádět stavby v požadované jakosti, dodržovat smluvní termíny a plnit všechny požadavky zákazníků. Zkušenosti vedoucích pracovníků, techniků a dělníků jsou předpokladem skutečnosti, že Sefimota, a.s. se může zaručit i za provedení náročných staveb.
Tento přístup byl dobrým základem pro vybudování a realizaci systému jakosti.
Hlavním předmětem podnikání je stavební a inženýrská činnosti v oblasti pozemního stavitelství se zaměřením na výstavbu a rekonstrukci bytových, občanských staveb a staveb
ekologických. Stavební společnost Sefimota, a.s. má v obchodním rejstříku uveden následující předmět podnikání:
• podnikání v oblasti nakládání s odpady (vyjma nebezpečných),
• činnost realitní kanceláře,
• zprostředkovatelská činnosti v oblasti obchodu,
• koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej,
• povrchová těžba v kamenolomech,
• provádějí staveb včetně jejich změn, udržovacích prací na nich a jejich odstraňování,
• inženýrská činnost ve výstavbě,
• projektová činnost ve výstavbě,
• organizačně – ekonomické poradenství,
• poskytování technických služeb,
• pronájem a půjčování věcí movitých.
Společnost Sefimota, a.s. v rámci dodavatelských systémů vystupuje jako generální dodavatel. V podstatě nemá vlastní výrobní kapacity a nakupuje subdodávky k realizaci dílčích částí staveb od jiných dodavatelů. V následujícím grafu je zobrazena struktura dokončených pracích v roce 2004. V tomto roce bylo celkem dokončeno 12 staveb, z čehož 8 bylo prováděno pro veřejný sektor a 4 pro soukromý sektor. Polovina projektů se týkala bytových domů. Tři projekty byly zaměřené na občanskou vybavenost, dva na infrastruktura a jeden na památkový objekt.
Obrázek 1 Struktura dokončených prací v roce 2004
Zdroj: roční zpráva společnosti Sefimota, a.s. za rok 2004 památkově
chráněné stavby
infrastruktura
bytové domy
občanská vybavenost
Hlavními zákazníky společnosti jsou soukromé výrobní a společenské organizace a fyzické osoby, úřady státní správy, města a obce.
Obchodní strategie
Strategií společnosti Sefimota, a.s. je zajistit kvalitu a koordinaci všech činností souvisejících s průběhem zakázky podnikem a dosáhnout tak vysokou kvalitu výrobků a služeb předávaných zákazníkovi. Toho chce společnost dosáhnout:
• důsledností, pružností a kvalitou všech služeb,
• poskytováním komplexních služeb,
• vytvářením vzájemně výhodné a dlouhodobé spolupráce s významnými obchodními partnery (strategickými zákazníky),
• vytvářením vzájemně výhodné a dlouhodobé spolupráce se svými stálými a osvědčenými subdodavateli.
Nedílnou součástí strategického rozvoje je vytvořit prostředí ve firmě, ve kterém se daří ve vzájemné spolupráci všech pracovníků plnit tyto strategické cíle rozvoje.
5.2 Rodina Sefimoty a. s.
Společnost Sefimota, a.s. je součástí mezinárodní skupiny MOTA-ENGIL ENGENHARIA E CONSTRUCAO, S.A. (právní nástupce spoluzakladatele Mota & Companhia, S.A.), která je největší stavební skupinou na portugalském trhu. Aktivity tohoto holdingu zahrnují celé spektrum stavebních činností od dopravních staveb (výstavba dálnic, rychlostních komunikací, železniční koridory, mosty přes vodohospodářské stavby, čistírny odpadních vod) až po pozemní stavitelství (výstavba a rekonstrukce budov sloužících pro bydlení nebo jako administrativní centra).
Obrázek 2 Logo společnosti MOTA-ENGIL ENGENHARIA E CONSTRUCAO, S.A.,
V následujícím diagramu je znázorněno, v kterých zemích má holding své dceřiné společnosti.
Obrázek 3 Organizační struktura MOTA-ENGIL
Zdroj: www.sefimota.cz
Stavební společnosti Sefimota, a.s. vlastní majetkový podíl v těchto společnostech:
• Moravské pozemní stavby, a. s.,
• M-Invest, s.r.o.,
• Mota-Engil Slovakia, a. s.,
• Martifer CZ, s. r. o..
V následujícím diagramu jsou znázorněny vazby a hodnota majetkových podílu holdingu MOTA-ENGIL v ČR a SR
Obrázek 4 Majetkové podíly společnosti MOTA-ENGIL
Zdroj: www.sefimota.cz
Organizační schéma společnosti Sefimota, a.s. je uvedeno v dalším diagramu.
Obrázek 5 Organizační schéma společnosti Sefimota, a.s
5.3 Integrovaný systém managementu
Společnosti Sefimota, a.s. má zavedený certifikovaný integrovaný systém managementu založený na normách ČSN EN ISO 9001, ČSN EN ISO 14001 a OHSAS 18001 v působnosti
„Výstavba a rekonstrukce bytových a občanských staveb a inženýrských sítí, včetně čističek odpadních vod a Čištění chodníků“. Certifikujícím orgánem všech výše uvedených certifikátů je Výzkumný ústav pozemních staveb – certifikační společnost, s. r. o.
Sefimota, a.s postupně zaváděla jednotlivé systémy. V průběhu roku 1999 začala s přípravou systému jakosti. Na základě posouzení dokumentace a výsledů prověrky získala certifikát v rozsahu „výstavba a rekonstrukce bytových a občanských staveb“ ještě téhož roku. V roce 2002 byl systém řízení rozšířen i na inženýrské sítě včetněčističek odpadních vod, společnost tak získala nový certifikát splňující požadavky podle normy ČSN EN ISO 9001. Vrcholové vedení se koncem roku 2003 rozhodlo na základě výsledků systému jakosti a rozšiřování výrobní náplně o postupné přípravě systému environmentálního managementu podle normy ČSN EN ISO 14001:1997. Tento certifikát byl společnosti udělen v květnu 2005 a současně
Generální ředitel
Obchodně-technický Výrobní úsek Ekonomický úsek
Účtárny Cost control Koordinace, reporting DS
Reporting Mota-Engil Kontrola a řízení výroby
Výrobní střediska Právní oddělení Oddělení obchodní
Oddělení technické Oddělení marketingu
Oddělení IT Oddělení lidských zdrojů
Oddělení hospodářské Servisní středisko sekretariát Oddělení reklamací
byla zpracována integrovaná dokumentace pro oba systémy managementu. Jako poslední byl zaváděn projekt „systém řízení bezpečné práce a ochrany zdraví“ podle normy OHSAS 180001, který byl propojen na již integrovaný systém QMS a EMS. Současně byla provedena aktualizace EMS podle normy ČSN EN ISO 14001:2005. Certifikát splňující požadavky OHSAS 18001 byl společnosti udělen v listopadu 2005.
Systém certifikovaných stavebních dodavatelů
Společnost Sefimota, a.s. získala certifikát, který potvrzuje že společnost prokázala splnění kvalifikačních požadavků, které definuje systém certifikovaných stavebních dodavatelů ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách.
Společnost Sefimota, a.s. je častým účastníkem veřejných soutěží. Podmínkou veřejné soutěže je prokázání splnění kvalifikace dodavatele, což prokáže splnění
• základních kvalifikačních předpokladů,
• profesních kvalifikačních předpokladů,
• ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů,
• technických kvalifikačních předpokladů.
Všechny tyto předpoklady garantuje výše zmíněný certifikát. Výhodou certifikátu je, že pokud je použit jako důkaz o způsobilosti je zadavatel zakázky povinen přijmout tento certifikát jako odpovídající dokumentaci a nesmí zpochybnit informace, které z něj vyplývají.
Cílem certifikace je zajistit, aby odborně způsobilí dodavatelé byli kvalifikováni v souladu s kvalifikačními předpoklady podle zákona. Správcem tohoto Systému certifikovaných stavebních dodavatelů je Svaz podnikatelů ve stavebnictví v ČR, který vydal Pravidla systému certifikovaných stavebních dodavatelů. Stavební společnost může získat příslušný certifikát od akreditované certifikační společnosti pokud splní kvalifikační požadavky stanovené zákonem a Pravidla systému2. Úplné informace o Pravidlech systému i kompletní Registr certifikovaných stavebních dodavatelů, lze získat na domovské stránce Svazu podnikatelů ve stavebnictví v ČR www. sps.cz.
2 V příloze č.1 uvádím třetí část Pravidel systému týkající se kvalifikačních předpokladů.
Osvědčení Národního bezpečnostního úřadu
Stavební společnost Sefimota, a.s. získala osvědčení od Národního bezpečnostního úřadu podle paragrafu 62 odstavce 1 zákona č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů. Na základě tohoto potvrzení jí mohou být poskytovány nebo u ní vznikat utajované skutečnosti do (včetně) stupně utajení důvěrné.
Ocenění v soutěži MID-TOP STAV
Na podzim roku 2004 se společnost SEFIMOTA, a.s. zúčastnila soutěže MID-TOP STAV, významné pro středně velké firmy na českém stavebním trhu v roce 2003, kterou organizovaly instituce činné v českém stavebnictví - ÚSR PRAHA, a.s., Svaz podnikatelů ve stavebnictví a mediální partner ECONOMIA, a.s. – redakce časopisu STAVITEL. Hodnocení soutěžících firem, kterých se zúčastnilo celkem 170, bylo provedeno na základě výsledků dosažených za rok 2003. Jako hodnotící kriteria byly použity tržby, aktiva, počet zaměstnanců, podíl tržeb za stavební činnost na celkových tržbách společnosti, velikost tržeb na zaměstnance, čistý zisk, rentabilita tržeb a rentabilita aktiv, celkem tedy osm kriterií.
Společnost SEFIMOTA, a.s. se umístila na prvním místě u čtyř kriterií z osmi.
5.4 Ekonomická situace
Charakteristickým rysem společnosti Sefimota, a.s. je výrazné zvyšovaní obratu. V loňském roce dosáhla obratu ve výši 1000 mil. Kč, což je o 12,7 % více než v předešlém roce. V roce 2005 pak obrat činil 887 mil. Kč s hospodářským výsledkem 4 mil. Kč. V následujících dvou grafech je vidět vzrůstající vývoj v hospodaření společnosti. V roce 2003 si vedení společnosti uvědomilo rizika dynamického vývoje, a proto je stanovena pro další roky plán hospodaření na stejné úrovni. Cílem bylo připravit společnost na další vývoj pomocí zkvalitnění obchodně-technického úseku a vytvoření nového personálně-správního oddělní, které by zajistilo kvalitní lidské zdroje. Bohužel toto oddělení bylo v roce 2006 zrušeno a v současné době se touto činností v organizaci nikdo nezabývá. Výjimku samozřejmě tvoří zákonné školení zaměstnanců.
Obrázek 6 Vývoj obratu společnosti Sefimota, a.s.
Zdroj: www.sefimota.cz
Obrázek 7 Vývoj hospodářského výsledku společnosti Sefimota, a.s.
Zdroj: roční zpráva společnosti Sefimota, a.s. za rok 2004 a 2005
5.5 Zam ě stnanci spole č nosti
S rozvojem společnosti je potřeba také dbát na zvyšování počtu a hlavně zvyšování kvalifikace svých zaměstnanců. V současnosti se touto oblastí zabývá pouze jedna osoba ve společnosti Sefimota, a.s., což může způsobit problémy s nedostatkem kvalitních zaměstnanců do budoucnosti. V následujících dvou grafech je znázorněn vývoj počtu zaměstnanců a struktura podle pracovního zařazení v roce 2005. V minulých letech se proporcionální struktura nelišila a nárůst zaměstnanců probíhal téměř paralelně ve všech oblastech.
0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1 000
v mil. Kč
1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
0 1 000 2 000 3 000 4 000 5 000 6 000 7 000 v tis. Kč
2000 2001 2002 2003 2004 2005
Obrázek 8 Vývoj počtu zaměstnanců
0 20 40 60 80 100 120
2002 2003 2004 2005
Zdroj: roční zpráva společnosti Sefimota, a.s. za rok 2004 a 2005
Obrázek 9 Struktura zaměstnanců v roce 2005
Zdroj: roční zpráva společnosti Sefimota, a.s. pro rok 2005
7% 9%
10%
31%
43%
Vedení
Obchodně-technické oddělení Ekonomické oddělní
Výrobní oddělení Dělníci a ostatní
6 Procesy spole č nosti Sefimota, a.s.
Hlavním procesem společnosti Sefimota, a.s. je realizace zakázky na provádění staveb a inženýrských sítí včetně jejich změn, udržovacích prací na nich a jejich odstraňování. Hlavní proces je podporován řídícími a podpůrnými procesy. Ve schématu na následující straně jsou vyznačeny jednotlivé procesy a vazby mezi nimi. Ke každému procesu je přiřazen příslušný dokument, který blíže charakterizuje daný proces. V následujícím textu uvádím přehled všech dokumentů managementu jakosti ve společnosti Sefimota, a.s..
Dokumentace systému managementu jakosti zahrnuje:
• příručku jakosti,
• dokumentované postupy systému (směrnice integrovaného systému managementu – IMS),
• organizačněřídící dokumentaci,
• externí předpisovou dokumentaci,
• technickou dokumentaci.
Dokumentované postupy v systému managementu jakosti:
• Organizační řád (OŘ),
• Politika jakosti (Pol. j.),
• IMS 1 – Řízení dokumentů a záznamů,
• IMS 2 – Řízení zdrojů,
• IMS 3 – Přezkoumání požadavků,
• IMS 4 – Nakupování,
• IMS 5 – Řízení výroby,
• IMS 6 – Kontrola a zkoušení,
• IMS 7 – Řízení neshod,
• IMS 8 – Interní audit.
Organizačněřídící dokumentace společnosti:
• MŘ - Metrologický řád,
• Dokumentační a spisový řád,
• Směrnice a. s. SEFIMOTA, č. 1 – O hlášení očekávané skutečnosti hospodaření,
• Směrnice a. s. SEFIMOTA, č. 2 – Pro hmotnou zainteresovanost technických pracovníků výrobních středisek,
• Směrnice a. s. SEFIMOTA č. 3 - Směrnice o subdodávkách.
Obrázek 10 Schéma procesů ve společnosti Sefimota, a.s.
Zdroj: Řízená dokumentace společnosti Sefimota, a.s.
Hlavní proces Stavební výroba
Přezkoumání požadavků, smluvní vztahy
Nakupování
Řízení monitoro- vacích a měřících zařízení
Řízení neshod, nápravné a pre- ventivní opatření
MŘ
IMS 7 IMS 3
IMS 4
Interní audit Řízení zdrojů
Řízení dokumentů a
záznamů Stanovení org.
struktury, odpovědností a
pravomocí Nakupování
IMS 2 IMS 1 OŘ Pol. j.
IMS 8
Řízení výroby
IMS 5
Kontrola a zkoušení
IMS 6
Předání stavby Zadání zákazníka
Řídící procesy Podpůrné procesy
DD í í ll čč í í
pp r r oo cc e e ss y y
V rámci integrovaného systému má společnost Sefimota, a.s. dále zavedenou integrovanou politiku (Politika IMS) a následujcí dokumentaci, která se vztahuje k environmentu a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.
Dokumentace environmentu
• Registr environmentálních aspektů,
• Registr právních a jiných požadavků,
• Environmentální politika,
• Cíle EMS.
Dokumentace BOZP
• IMS 10 – Řízení RPaJP,
• IMS 11 – Havarijní připravenost a reakce,
• IMS 12- Řízení rizik BOZP,
• Politika BOZP,
• Cíle SMS,
• Registr rizik BOZP,
• Směrnice ŘS č. 1/2005 Organizace BOZP,
• Směrnice ŘS č. 2/2005 Stanovení organizace zabezpečení požární ochrany.
7 Procesy a administrativní dokumenty týkající se komunikace s obchodními partnery
Norma ČSN EN ISO 9001 uvádí, že organizace musí určit a uplatňovat efektivní způsoby pro komunikování se zákazníky s ohledem na
a) informace o výrobku,
b) vyřizování poptávek, smluv nebo objednávek včetně jejich dodatků, a c) zpětnou vazbu od zákazníka, včetně stížností zákazníka.
V následujících subkapitolách se zabývám administrativní dokumentací a příslušnými procesy ve vztahu k obchodním partnerům. Jedná se o následující oblasti:
• Získávání zakázek,
• Smlouvy,
• Účetní doklady,
• Reklamace.
P ř ijetí a odeslání písemných dokument ů
Veškerá dokumentace společnosti Sefimota, a.s. prochází přes podatelnu sekretariátu v sídle společnosti. Sekretariát zajišťuje přijímání či odesílání dokumentace. Většinou k toku dokumentace dochází přes Českou poštou, ale není výjimkou osobní či kurýrní distribuce.
Asistentka generálního ředitele vždy zaeviduje přijatou a odeslanou poštu do elektronického systému Hélios Orange. Tím je zajištěna přehlednost a prokazatelnost dané operace. Tento systém následně usnadňuje komunikaci s obchodním partnerem při případných nesrovnalostech.
V případě přijetí písemných dokumentů sekretariát generálního ředitele roztřídí dané materiály pro konkrétní osoby nebo střediska. Pokud se jedná o složité dokumenty, roztřídění provádí přímo generální ředitel společnosti. Asistentka následně vytváří kopie přijaté pošty, kdy je potřeba, aby daný dokument mělo k dispozici více osob. Roztříděné listiny jsou následně předány příslušným zaměstnancům společnosti k dalšímu zpracování.
7.1 Získávání zakázek
7.1.1 Získávání informací o zakázkách
Jedná se o jednu z nejdůležitějších fázích celého obchodního procesu. Pokud firma neví o dané potencionální zakázce nemůže se o ní ucházet a tím i získat. Informace o zakázkách společnost získává z mnoha zdrojů. Mezi nejzákladnější lze zařadit informace z CzechInvestu, vypsaných veřejných zakázkách a informace od svých spolupracovníků a zaměstnanců popřípadě dodavatelů.
Obchodní tabulka
Obchodní tabulka je tabulka, která zobrazuje všechny zakázky, o kterých bylo zjištěno, že budou poptávány v budoucím období. Tabulka obsahuje informace o zakázce v následujících bodech:
• název akce,
• region,
• investor,
• předpokládaná cena,
• termín zpracování nabídky,
• popis objektu,
• garant (odpovědná osoba).
Všechny zakázky v obchodní tabulce se následně hodnotí a rozhoduje se zda se jimi bude společnost dále zabývat a usilovat o její získání (podávat nabídku s návrhem k realizaci).
Rozhodování probíhá v rámci obchodní porady, která se koná jednou do týdne. Účastníci porady (obchodní ředitel, zástupce generálního ředitele pro obchod, generální ředitel) mají odpovědnost a pravomoc rozhodnout o jednotlivých zakázkách. Základními kritérii při výběru jsou charakter zakázky, spolehlivost investora a kapacita společnosti na realizaci nabídky.
Pokud je rozhodnuto, že daná zakázka bude zpracována a podán návrh k realizaci jsou základní informace o zakázce zapsány do databáze budoucích zakázek.
Databáze budoucích zakázek obsahuje následující informace:
číslo nabídky
• název akce,
• osoby zpracovávající nabídku,
• osoba odpovědná za realizaci,
• zdroj,
• investor,
• výše bankovní záruky,
• předpokládaná cena,
• termín odevzdání nabídky,
• popis objektu,
• stav zakázky ,
• nabídková cena bez DPH v Kč a v EUR,
• vyhodnocení dle ceny,
• předpokládaný zisk,
• počet soutěžících a cenový rozptyl,
• číslo smlouvy,
• vítězná firma a cena.
Jednotlivé informace jsou do databáze postupně zaznamenávány. Informací o stavu zakázky je míněno v jaké fázi se získávání nabídky nalézá. Jedná se například o informaci, že nabídka byla odevzdána, že dochází k jednání o smlouvě, že probíhá další kolo výběrového řízení, že soutěž byla zrušena, že společnost soutěž nevyhrála nebo že smlouva byla podepsána.
Obchodní tabulka a databáze budoucích zakázek je umístěna na serveru společnosti. Přístup datům mají pouze oprávněné osoby. Dále je upraveno právo změny v těchto tabulkách.
Zadávací dokumentace
Jedná se o dokumentaci, kterou vydává investor projektu. V této dokumentaci jsou uvedeny všechny požadavky na projekt a na předložení nabídky. Zadávací dokumentace definuje jak formální tak věcnou stránku nabídky zhotovitele. Mezi formální stránku nabídky náleží následující požadavky:
• požadované dokumenty investorem,
• kvalifikační kritéria společnosti,
• předpoklady,
• reference,
• způsob hodnocení,
• kritéria hodnocení.
Formální požadavky na návrh je potřeba vždy dodržet. Při jejich nesplnění je daný návrh vyloučen z hodnocení. Při veřejných soutěžích jsou občas formální požadavky postaveny tak, aby vyhovovaly pouze jednomu zájemci, a tím je předem určen vítěz veřejné soutěže.
Věcnou stránku nabídky pak tvoří informace o způsobu realizace projektu.
7.1.2 Nabídka spole č nosti na zakázku
Nabídka společnosti musí vycházet z podmínek zadavatele (zadávací dokumentace) dané zakázky. Tyto podmínky určují formální i věcnou stránku nabídky.
Nabídka nejčastěji obsahuje následující informace:
• základní údaje o zhotoviteli,
• kvalifikační předpoklady (výpis z OR, ŽL, certifikáty),
• reference,
• pojištění (stavebně-montážní pojištění, pojištění za škodu způsobenou 3. osobě),
• harmonogram,
• plán organizace výstavby,
• rozpočet ,
• platební podmínky a sankce,
• návrh smlouvy o dílo (povinnost u veřejných soutěží).
Technické oddělení společnosti odpovídá za věcnou stránku nabídky (za správné a úplné sestavení rozpočtu a harmonogramu). Za formální stránku nabídky a její celkové zkompletování odpovídá obchodní oddělení. Společnost průměrně zpracovává 130 nabídek ročně.
Tabulka FECHO
Tabulka FECHO je tabulka, kde se sleduje ekonomická výhodnost nabídky. Jsou zde rozepsány přímé náklady, režijní náklady, finanční náklady a zisk. Tato tabulka je podkladem pro stanovení ceny zakázky. Na základě obchodní porady, které se účastní obchodní ředitel, vedoucí technického oddělení a rozpočtář, který zpracovával danou nabídku, je následně stanovena konečná cena. Ta by měla odrážet charakter projektu, využité technologie a obchodní podmínky. Kontroluje se zda nebylo na některé položky zapomenuto a zda lze získat slevu u některých subdodavatelů. Nakonec je posouzeno zda není cena příliš riziková a je stanovena její konečná výše.
7.1.3 Schválení nabídky
Podle certifikovaného systému managementu jakosti ve společnosti Sefimota, a.s. by schvalování nabídky mělo předcházet připomínkové řízení.3 Toto řízení by mělo být doloženo dokumentem Přezkoumání nabídky (viz příloha č. 2). Jedná se o dokument, v němž se musí vyjádřit všechny odpovědné osoby k danému návrhu a případně uvést své připomínky. Pro schvalování nabídky je potřeba vyjádření následujících osob:
• výrobní ředitel,
• ekonomický ředitel,
• obchodní ředitel,
• vedoucí technického oddělení,
• právní oddělení,
• dva členové představenstva.
Na základě dokumentu Přezkoumání nabídky, v kterém nejsou uvedeny žádné připomínky, je předkládaná nabídka podepsána dvěma členy představenstva. V případě, že v připomínkovém řízení jsou objeveny nedostatky je nabídka přepracována či doplněna.
Ve skutečnosti toto připomínkové řízení je často obcházeno. Schválení nabídky je realizováno pouze na doporučení obchodního ředitele, který předkládá právnicky ověřenou nabídku dvěma členům představenstva k podpisu. Tato situace nastává v případech, kdy si investor vyjednal s představenstvem konkrétní podmínky na poradě, kde je tento návrh také ihned
3 Proces schvalování nabídky je stejný jako proces schvalování subdodavatelé smlouvy o dílo. Tento proces je podobně popsán v následující kapitole.
podepsán. Druhým případem vynechání připomínkového řízení je časová tíseň pro odevzdání návrhu investorovi.
V současné době bylo vrcholovým vedením rozhodnuto, že připomínkové řízení v podobě uvedené v integrovaném systému managementu jakosti nebude nadále prováděno. Rozhodnutí vyplynulo z kritiky, že se jedná o duplicitní činnost, která prodlužuje dobu potřebnou pro schválení nabídky. Dalším důvodem bylo, že často připomínky, které poukazovaly na nevýhodné či nestandardní postavení Sefimoty, a.s., stejně již nešly zakomponovat do nabídky, neboť se jednalo o podmínky, které investor vyžadoval. Argument duplicitní činnosti vychází z toho, že v rámci přípravy nabídky dochází k spolupráci mezi jednotlivými odděleními a jednotlivé připomínky jsou vkládány do nabídky již v průběhu jejího sestavování.
V další fázi je schválená nabídka okopírována a uschována ve společnosti. Tato kopie zůstává v organizaci z důvodu následné kontroly a jako důkazní prostředek v případě následných sporů. Zapečetěný originál nabídky se odesílá investorovi.
Odevzdání nabídky investorovi
Zapečetěná nabídka je investorovi ve většině případů odevzdávána osobně. Tento způsob umožňuje mít jistotu, že investor nabídku získal včas a v pořádku. Zároveň si společnost nechá od investora potvrdit převzetí nabídky. Toto potvrzení se většinou provádí na kopii přední strany nabídky razítkem investora a datem převzetí.
7.1.4 Výb ě r nejlepší nabídky investorem
V této fázi se investor rozhoduje, kterou nabídku vyhodnotí jako nejlepší a následně s danou společností uzavře investorskou smlouvu o dílo. V závislosti na charakteru zakázky a investorovi může výběr probíhat veřejnou soutěží. Veřejná soutěže je upravena v zákonu č. 40/2004 Sb. o veřejných zakázkách.
Výběr s veřejnou soutěží
Charakteristikou veřejné soutěže je, že součástí podaného návrhu musí být smlouva o dílo.
Zhotovitel tedy nemůže v průběhu této soutěže měnit náležitosti této smlouvy, a tím není vytvořen prostor pro vyjednávání o podmínkách investorské smlouvy.
V rámci veřejné soutěže existuje specifická fáze nazývaná otvírání obálek. Jedná se o rozpečetění všech nabídek v jednom okamžiku. Investor hodnotí, zda jsou všechny nabídky úplné a zda poptávající společnosti po zakázce splnily všechna kritéria. Výsledky se vyhlašují a oznamují všem poptávajícím společnostem. V současné době se již podle zákona nevyhlašuje cena. Obchodní referent společnosti Sefimota a.s. z každého otvírání obálek vypracovává tabulku Vyhodnocení nabídek (viz příloha č. 3). Jedná se o seznam všech účastníků konkrétní veřejné soutěže. U každého soutěžícího je uvedeno zda splnil dané podmínky výběrového řízení a jeho nabídka byla přijata do soutěže, popřípadě cena, jestliže je známa. Tabulka Vyhodnocení nabídek je následně obchodním referentem rozesíláno elektronickou poštou vedení společnosti.
Výběr bez veřejné soutěže
Pokud není zakázka vybírána pomocí veřejné soutěže vzniká zde prostor pro jednání o konkrétních podmínkách realizace zakázky mezi investorem a zhotovitelem. Jednotlivé části investorské smlouvy jsou předmětem vyjednávání a výsledek soutěže často záleží na vyjednávajícím týmu, postavení obou stran a charakteru projektu. Nejčastěji se jedná o výši ceny, zárukách, sankčních poplatcích atd.
Uzavření smlouvy
Po ukončení výběru nejlepší smlouvy investor oznámí všem účastníků soutěže, který zhotovitel vyhrál danou zakázku. S touto společností následně uzavře smlouvu. Jestliže investorská smlouva o dílo není součástí návrhu společnosti Sefimota, a.s., schvalování smlouvy z této společnosti probíhá stejným způsobem jako schvalování návrhu k realizaci.
Distribuce smlouvy
Dvě paré uzavřené smlouvy podepsané jak společností Sefimota, a.s. tak investorem jsou doručeny do sekretariátu společnosti Sefimota, a.s. Druhé dvě smlouvy pak zůstávají u investora pro jeho potřeby. Sekretariát je odpovědný za distribuci investorských smluv do jednotlivých odděleních. Distribuce se provádí na základě rozdělovníku, kdy k předání investorské smlouvy proběhne proti podpisu odpovědné osoby. Dva originály jsou uloženy u obchodního ředitele a výrobního ředitele. Dále jsou vytvořeny dvě kopie investorské smlouvy, které jsou předány ekonomickému řediteli a generálnímu řediteli. V ekonomickém
oddělení je investorská smlouva skenována a následně zveřejněna na serveru společnosti Sefimota, a.s.
Předání zakázky do výroby
Jestliže společnost Sefimota, a.s. získá danou zakázku a je uzavřena investorská smlouva, obchodní ředitel má odpovědnost za předání všech dostupných informací a dokumentace o zakázce do výroby výrobnímu řediteli. Předání probíhá na základě Předávacího protokolu dokumentace (viz příloha č. 4). Zde je uveden k jakému projektu se dokumentace vztahuje a výčet všech materiálů předávaných do výroby. Nejčastěji se jedná o následující dokumentaci :
• odbytový rozpočet,
• zadávací dokumentace,
• nabídky subdodavatelů,
• smlouva o dílo,
• harmonogram výstavby.
Předávací protokol dokumentace dále obsahuje datum předání a podpisy obchodního ředitele a výrobního ředitele.
IPOS
IPOS je elektronický systém o stavbách. Tento systém obsahuje databázi všech subdodavatelů, s kterými je společnost v kontaktu. Dále jsou zde podrobné informace o kontaktech na subdodavatele, stavbách na kterých pracovaly, typy prací, které provádí. Na základě této databáze rozpočtáři poptávají jednotlivé části zakázek, a tím stanovují náklady na jednotlivé části stavby. Společnost preferuje subdodavatele, se kterými již v minulosti probíhala dobrá spolupráce a dále přihlíží na názor vedoucího střediska plánované stavby
Výše popsané činnosti v rámci obchodně technického oddělení jsou názorně předvedeny v diagramu na následující straně.
Obrázek 11 Diagram postupu při získávání zakázek
Archivace kopie nabídky
Tabulka z otvírání obálek Otvírání obálek
Oznámení o uzavření Uzavření smlouvy
Jednání o podmínkách
Distribuce a archivace
Oznámení o výběru nejvýhodnější nabídky Oznámení o uzavření ne
ano Obchodní
porada
ano Veřejná
soutěž
ano Vítěz
ne
ne
ne
ano Schválení společností
Oznámení o vítězi Poptávka
Aktualizace nabídky Získání informací o projektu a
Možné budoucí zakázky
Kompletace nabídky Tabulka FECHO a navržení
Příprava nabídky Zadávací dokumentace
Databáze zakázek
Odevzdání nabídky
