O BSAH
OBSAH ...- 1 -
ÚVOD ...- 3 -
1. REPORTING JAKO JEDNA Z ČÁSTÍ CONTROLLINGU...- 4 -
1.1. POJEM CONTROLLING A JEHO PŮVOD... -4-
1.2. FUNKCE CONTROLLINGU... -5-
2. OBSAH A NÁPLŇ REPORTINGU...- 6 -
2.1. REPORTING A JEHO UŽITÍ... -6-
2.2. ČETNOST SESTAVOVÁNÍ REPORTŮ... -6-
2.3. NÁLEŽITOSTI VÝKAZŮ A ZPRÁV... -7-
2.4. KVALITA REPORTINGU... -7-
2.5. REPORTING VPRAXI... -7-
3. ÚČETNICTVÍ A UŽIVATELÉ ÚČETNÍCH INFORMACÍ ...- 9 -
3.1. FINANČNÍ ÚČETNICTVÍ... -9-
3.2. DAŇOVÉ ÚČETNICTVÍ... -10-
3.3. MANAŽERSKÉ ÚČETNICTVÍ... -10-
Nákladové účetnictví... - 10 -
Účetnictví pro rozhodování... - 11 -
Controlling versus manažerské účetnictví... - 11 -
4. EXTERNÍ REPORTING ...- 12 -
5. INTERNÍ REPORTING ...- 14 -
6. EXCELOVSKÉ MODELY ...- 15 -
6.1. ÚVOD DO TVORBY EXCELOVSKÝCH MODELŮ... -15-
Výběr vhodného nástroje ... - 15 -
6.2. DVA PŘÍSTUPY... -15-
6.3. STRUKTURA MODELU... -16-
Struktura pracovního sešitu ... - 17 -
6.4. LISTY VSTUPŮ... -17-
Přesnost ... - 18 -
Použití barev ... - 18 -
Nepřítomnost vzorců... - 19 -
6.5. LISTY VÝPOČTŮ/PRACOVNÍ LISTY... -19-
Vzorce... - 19 -
Logické řazení ... - 19 -
Velikost listu... - 20 -
Žádná čísla... - 20 -
6.6. LISTY VÝSTUPŮ... -20-
Kontrola správnosti ... - 21 -
6.7. ODCHYLKY OD UVEDENÉ STRUKTURY... -21-
6.8. DOKUMENTACE... -22-
7. VNITŘNÍ KONTROLNÍ PRVKY ...- 23 -
7.1. ODKAZOVACÍ CHYBY... -23-
7.2. VSTUPNÍ CHYBY... -23-
7.3. CHYBY ZOPOMENUTÍ... -23-
7.4. CHYBY ZOPRÁVNĚNÍ... -24-
8. PRAKTICKÁ ČÁST ...- 25 -
ZÁVĚR ...- 29 -
POUŽITÉ ZDROJE ...- 30 -
SEZNAM PŘÍLOH ...- 31 -
CHYBOVÉ HODNOTY...- 32 -
Chyba typu ######... - 32 -
Chyba typu #HODNOTA! ... - 32 -
Chyba typu #DIV/0!... - 32 -
Chyba typu #NÁZEV?... - 32 -
Chyba typu #N/A ... - 33 -
Chyba typu #REF! ... - 33 -
Chyba typu #NUM! ... - 33 -
Ú VOD
Cílem této bakalářské práce je komplexně zpracovat otázku reportingu, seznámit s teoretickými základy a praktickými postupy. Dále se práce věnuje tvorbě finančních modelů v prostředí Microsoft Excel, jehož výhody, zejména jednoduchosti a dostupnosti, podniky v současné době často využívají.
V první, teoretické části, práce vysvětluje pojem reportingu, jako jedné ze základních funkcí controllingu, jeho obsah, náplň a členění.
Ve druhé části je věnována pozornost systému externího výkaznictví.
Těžištěm této práce je však otázka interního reportingu, tzn. té části reportingu, jež slouží jako podklad pro rozhodování a řízení vedoucích pracovníků firmy. Práce se pokusí zdůraznit rostoucí potřebu zavedení vhodného systému reportingu v praxi, neboť pro přežití podniku v dnešní, stále rychleji vyvíjející se době, je nezbytně nutné mít kvalitní včasné a přesné informace o výsledcích činnosti podniku.
Údaje vykazované ve finančním účetnictví tuto potřebu zdaleka nepokrývají a z tohoto důvodu vznikají interní výkazy, které by dle struktury, obsahu, podrobnosti, způsobu členění a periodicity vyhovovaly požadavkům manažerů podniku pro jejich správné vyhodnocení.
Praktická část práce zaměřuje pozornost na Excelovské tabulky, jejich tvorbu a vnitřní kontrolní prvky těchto modelů.
V poslední části práce je naznačena a okomentována struktura a vzhled interních reportů tak, jak je využívá vedení některých firem v současnosti.
1. R
EPORTING JAKO JEDNA Z ČÁSTÍ CONTROLLINGU1. 1. Pojem controlling a jeho původ
Lze říci, že pojem controlling není jednoznačně definován. Nejen v teorii, ale i v praxi k němu podniky přistupují a jeho reálnou náplň si vykládají rozdílně.
Nejednotnou interpretaci umocňuje navíc neustálý vývoj této metody. Pojem controlling vznikl z anglického slova “to control“, překládaného jako kontrolovat, ovládat nebo řídit. Controlling je však možné chápat jako filozofii řízení s vlastní koncepcí.
Na počátku 20. století se v USA objevila první controllingová oddělení, která vznikala v reakci na turbulentní ekonomickou situaci a také v souvislosti s oddělením vlastnických a řídících funkcí v podnicích, neboť tradiční nástroje vnitropodnikového řízení začaly být nedostatečné. Na konci 50. let byla nově zaváděna i u evropských dceřiných společností amerických firem, nejedná se tedy o metodu novou.
V 60. a 70. letech se začala praktikovat zejména v německy mluvících zemích.
Běžně se lze setkat s pojmy jako controlling výroby, prodeje, marketingu, zde však budeme mít na mysli zejména controlling nákladový a finanční, který v mnohém odpovídá pojmům nákladového a manažerského účetnictví. [3], [4], [5]
Pro představu lze uvést některé definice controllingu, tak jak jej vidí němečtí autoři:
„Controlling je nástroj řízení, který má za úkol koordinaci plánování, kontroly a zajištění informační datové základny tak, aby se působilo na zlepšení podnikových výsledků.“1
„Controlling je nástroj řízení přesahující řadu funkcí, který podporuje podnikový proces rozhodování a řízení prostřednictvím cílově orientovaného zpracování informací.“2
1 HORVÁTH, P.: Das Controlling. München, 2002.
1. 2. Funkce controllingu
Hlavním cílem controllingu je zvýšit účinnost nástrojů řízení podnikatelského procesu, snaha o systémové propojení a koordinaci všech funkcí vnitropodnikového řízení (funkce plánovací, organizační, kontrolní a informační). Systém controllingu by měl pojmout všechny oblasti podniku, nejlépe v jednom informačním systému, což zajistí jeho úplnost, vzájemné vazby a možnost srovnání v jednom systému.
Jedná se o metodu, jejíž hlavní náplní je porovnávání skutečnosti (skutečných nákladů) se žádoucím stavem (stanovený úkol/plán pro budoucí období). Nedělitelnou součástí této metody je rozbor, objasnění původu vzniklých odchylek od předem naplánovaných hodnot a vyvození závěrů pro přijetí dalších rozhodnutí, příp. nového úkolu. Z motivačního hlediska se také zjišťuje odpovědnost za jednotlivé odchylky.
Podstatnou náplní controllingového oddělení je příprava podkladů pro plánování a rozhodování, vzájemná propojenost informací obsažených ve finančním a manažerském účetnictví, statistiky a výkaznictví. Dále zajišťuje výklad takto získaných informací pro vedení společnosti.
Controller je osoba, která je zodpovědná za koordinaci všech funkcí systému řízení a za poskytnutí účelově selektovaných informací na předem stanovené potřeby řízení. Mezi další činnosti controllera patří např. odlišení informací pro externí a interní uživatele, příp. jejich návaznost, příprava podkladů pro plánování budoucích procesů.
Controller o budoucím vývoji podniku dříve sám nerozhodoval, ukázalo se však, že oddělení mezi prací s informacemi a řídící funkcí není příliš vhodné, neboť zde vznikala dualita odpovědností a vyhodnocení učiněného rozhodnutí může nejlépe posoudit právě ta osoba, která informace využívá.V některých firmách se však prosazuje spoluúčast controllera a manažera na rozhodování.
Controlling, jako metoda sloužící ke zvýšení účinnosti řízení, v podniku tedy plní následující funkce:
- funkce plánování a kontroly, - funkce informační,
- funkce reportovací - reporting. [3], [5]
2. O
BSAH A NÁPLŇ REPORTINGU2. 1. Reporting a jeho užití
Pod pojmem reporting/výkaznictví je možné si představit vyhotovování informačních podkladů na podporu efektivního vnitropodnikového řízení.
Hlavním cílem reportingu je předvést úplný systém ukazatelů a informací tak, aby bylo možné na jejich základě plánovat, sledovat, kontrolovat, důsledně vyhodnocovat a předvídat vývoj celé firmy, příp. jednotlivých částí. Na základě těchto výkazů a zpráv činí jejich uživatelé, nejen ve vrcholovém vedení podniku, ale i na nižších úrovních řízení, jistá rozhodnutí, a proto by měly být sestavovány s nejvyšším ohledem na potřeby těchto pracovníků, aby jim dané rozhodnutí co nejvíce usnadnily.
Informace předkládané v reportech mívají spíše průřezový a souhrnný charakter, a doplňují tak základní výkazy sestavované ve finančním účetnictví. [3], [5]
Reporting zvyšuje produktivitu organizací.
2. 2. Četnost sestavování reportů
Dle periodicity a obsahu vyhotovovaných výkazů a zpráv je možné reporting členit na:
- standardní, jehož zprávy se poskytují pravidelně, jedná se nejčastěji o výkazy měsíční, čtvrtletní nebo roční, lze si představit i jiné intervaly vyhotovování, např. čtrnáctidenní, četnost vykazování se odvíjí od potřeb uživatelů,
- mimořádný, jedná se o zprávy vyhotovované zřídka, např. při mimořádných úkolech určitého střediska a na požádání. [3]
2. 3. Náležitosti výkazů a zpráv
Každý stupeň vnitropodnikového řízení a každý typ rozhodovací úlohy předpokládá pro své řešení odlišný pohled na informace. Důležité je, aby výkazy a zprávy byly:
- členěny a sestavovány v takové podrobnosti, která bude mít co nejvyšší vypovídací schopnost pro potřeby jejich uživatelů,
- jasné, přehledné a srozumitelné; vhodné je využití grafického znázornění požadované skutečnosti,
- kompletní, tzn. obsahovaly všechny oblasti podniku,
- pouze o ovlivnitelných hodnotách, které je možné vyjádřit v penězích, příp. naturálně.
V praxi lze využít pyramidový rozklad vrcholového, syntetického ukazatele.
Jednotlivé dílčí ukazatele přehledně promítají, jaké vlivy a faktory se na tvorbě agregovaného ukazatele podílejí, neboť obvykle pro tvorbu správného úsudku, či pohledu do budoucna, nevystačí pouze analýza souhrnného ukazatele. [3], [4], [8]
2. 4. Kvalita reportingu
Celá řada faktorů ovlivňuje kvalitu vykazovaných reportů. Důležitým předpokladem je mít správné informace o spotřebě nákladů na vnitropodnikové výkony.
[4]
2. 5. Reporting v praxi
Je nezbytné si uvědomit, že se jedná o významný komunikační kanál mezi příslušnými dcerami a vedením společnosti. Jednotky touto formou prezentují výsledky své činnosti, které jsou předmětem následného podrobného srovnání. Unifikovanými reporty je možné odstranit požadavky národních podob finančního účetnictví, což je důležitý požadavek na srovnatelnost a vyhodnocení efektivnosti jednotlivých částí
Paleta sestavovaných a využívaných reportů v organizacích je velmi široká.
Lze se setkat s nejrůznějšími typy a grafickými úpravami reportů, např.
v podobě formuláře, tabulky nebo grafu. Reporty jsou vytvářeny v různém formátu, např. pro použití v internetu HTML (HyperText Markup Language) pro tištěný výstup (PDF), datové – hlavními představiteli jsou Excel nebo XML (eXtensible Markup Language, česky rozšiřitelný značkovací jazyk).
Zejména u větších společností vzniká potřeba organizovat a uspořádat reportovací prostředí. Je nutné zabezpečit otázku neoprávněného užití důvěrných reportů. To lze vyřešit správnou bezpečnostní etikou, která chrání proti vnějšímu napadení systému a pravidelná změna hesla, skartování důležitých dokumentů, automatické mazání obsahu koše a pod. Naproti tomu je ale třeba nadefinovat vzájemné sdílení a variabilitu užití některých reportů. Dále vznikají obtíže s administrací, archivováním a převedením do patřičných formátů. Při spouštění rozsáhlejších reportů, se vyskytují problémy s přetížením systému, je vhodné proto nadefinovat jejich spouštění v méně vytížených hodinách.
Vytvořit kvalitní report nemusí činit v dnešní době žádný problém, neboť na trhu existuje celá řada reportovacích modulů a nástrojů, které podporují vytváření, správu a doručení reportů. Jedná se o produkty známé pod pojmy Business intelligence a Datawarehousing. [6]
Tyto produkty jsou jistě velmi výkonné, usnadní, urychlí práci a organizaci reportů ve firmě, jejich nevýhodou je však velmi vysoká pořizovací cena. Řada podniků proto volí alternativní, jednoduchou, dostupnou a uživatelsky přívětivou aplikaci Microsoft Excel. Dále se budeme věnovat již jen reportům tvořeným pomocí Excelu.
3. Ú
ČETNICTVÍ A UŽIVATELÉ ÚČETNÍCH INFORMACÍ Účetnictví je uspořádaný systém informací, který využívá jisté předpoklady, metody a principy (bilanční princip, princip podvojnosti a souvztažnosti, dokumentace) a disponuje vlastním kontrolním systémem. Zejména ve vyspělých tržních ekonomikách jsou informace obsažené v účetnictví diverzifikované podle toho, pro koho jsou tyto informace určeny a jaké rozhodovací úlohy řeší.V okolí podniku se lze setkat s rozličnými zájmovými skupinami, jejichž cíle mohou být rozdílné. Jedná se především o vlastníky, manažery, zaměstnance, stát a veřejnost. Odlišnosti z hlediska informačních potřeb těchto uživatelů nelze splnit jediným systémem, podniky proto sestavují rozdílné systémy z hlediska toho, jakou ekonomickou situaci zobrazují a jak ji zobrazují.
3. 1. Finanční účetnictví
Finančním účetnictvím lze uspokojit potřeby subjektů stojících mimo podnik, tzn. externích uživatelů (jedná se například o investory, obchodní partnery a konkurenci, zaměstnance, banky, burzy). Účetní výkazy mají poskytovat pravdivé a věrné informace o finanční pozici podniku, výkonnosti a efektivnosti. Z těchto důvodů se všeobecně prosazuje celosvětový trend směřující již nejen k harmonizaci finančního účetnictví (přibližování účetních předpisů a postupů), ale také k uvádění předpisů ve shodu (zejména pro kapitálový trh), což by vedlo k vyšší srovnatelnosti a vypovídací schopnosti vykazovaných dat. Výkazy finančního účetnictví jsou orientovány zejména na minulost a odvíjí se od nich způsob rozdělení zisku, suma vyplacených dividend a výše daňové povinnosti.
Finanční Účetnictví Daňové
Manažerské
3. 2. Daňové účetnictví
Informace obsažené v daňovém účetnictví slouží pro výpočet daňové povinnosti podniku. Pro zjištění základu daně z příjmu podnik respektuje daňový zákon, tzn. daňově uznatelné náklady a výnosy.
3. 3. Manažerské účetnictví
Z výše uvedeného vyplývá, že informace finančního účetnictví nemohou vyhovovat potřebám interního řízení, pro tyto účely slouží manažerské a nákladové účetnictví, které vykazuje detailně skutečnost tak, jak to vyžadují potřeby interního řízení, nejlépe s minimálními časovými zpožděními.
Pojem manažerské účetnictví nelze zaměňovat s pojmem vnitropodnikové účetnictví, neboť dle úpravy Českého účetního standardu pro podnikatele č. 001 - Účty a zásady účtování na účtech, vnitropodnikové účetnictví pouze poskytuje podrobnější evidenci finančnímu účetnictví.
Nákladové účetnictví
Hlavním cílem nákladového účetnictví je zejména zjištění skutečně vynaložených nákladů a realizovaných výnosů vzhledem k:
- vytvářeným výkonům (výrobky, práce, služby) – výkonové účetnictví,
- dílčím procesům (výzkum a vývoj, zásobování, výroba, prodej) – procesní nákladové účetnictví,
- útvarům, které jsou za jejich vznik odpovědné – odpovědnostní účetnictví.
Nákladové účetnictví dále soustřeďuje svou pozornost na analýzu, rozbor a řízení pomocí odchylek vznikajících v důsledku rozdílu mezi skutečně vynaloženými a předem stanovenými hodnotami. Jedná se o řízení v podmínkách na tzv. existující kapacitě (podnik ví pro koho, z jakých zdrojů a jakým způsobem bude své výkony vyrábět, tzn. má přibližnou představu o výši aktiv a závazků, nákladů a výnosů, příjmů a výdajů).
Účetnictví pro rozhodování
Účetnictví pro rozhodování slouží jako informační podpora při vyhodnocování otázek typu „Co se stane, když ...?“, týkajících se budoucího rozvoje podniku. Jeho podklady poskytují účelový výběr a využití informací z nákladového, finančního a daňového účetnictví. Důležitost je kladena zejména na včasnost a originalitu poskytovaných dat, než na úplnost, podvojnost a souvztažnost. Přestože každá rozhodovací úloha je originální, nabízí se možnost jisté typologie rozhodování.
Na rozdíl od nákladového účetnictví umožňuje řešit účetnictví pro rozhodování úlohy nejen na existující kapacitě, ale i o budoucí kapacitě.
Controlling versus manažerské účetnictví
Controlling je metoda řízení, zatímco manažerské účetnictví představuje informační nástroj systému řízení. Controlling se zajímá nejen o hodnotové/finanční veličiny, ale na rozdíl od manažerského účetnictví využívá i nepeněžní/naturální informace. [4], [5]
Rozdílné požadavky uživatelů informací vykazovaných v reportech/výkazech lze kvantifikovat jako odlišnosti z hlediska obsahu, podrobnosti, rozsahu, časové orientace a pravidelnosti jejich poskytování. Reporting lze z tohoto pohledu rozdělit na:
- externí,
- interní. [3], [5], [9]
4. E
XTERNÍ REPORTINGExterní uživatelé účetních informací mají především zájem o vývoj celkové finanční situace podniku. V poslední době rostou požadavky na objem a srovnatelnost dat zveřejňovaných finančním účetnictvím. Struktura těchto výkazů je do jisté míry ovlivněna tím, že tyto informace budou veřejně dostupné a to i konkurenci.
Výkazy se vyhotovují většinou jednou ročně, většina světových burz však vyžaduje prezentaci účetních informací čtvrtletně (Americká Komise pro cenné papíry měsíčně).
Informace zobrazované ve finančním účetnictví jsou postaveny na určitých předpokladech, které tvoří pilíře finančního účetnictví (koncept hospodářské jednotky, předpoklad trvání podniku, akruální koncept) a přijatých principech (opatrnost, princip přiřazování nákladů výnosům, periodické alokace, věcné a časové souvislosti, konzistence, obsah před formou). Podnik se při sestavování výkazů snaží působit jako dlouhodobě stabilní, např. pomocí rezerv a jejich rozpouštění, neboť tuto skutečnost externí uživatelé hodnotí kladně.
Existují další kvalitativní charakteristiky kladené na účetní výkaznictví určené pro externí uživatele. Patří mezi ně:
- srozumitelnost - informace má být předkládána v logické a jasné struktuře, - relevance - informace je podstatná, pokud by její opomenutí ovlivnilo
rozhodnutí uživatelů,
- spolehlivost - informace by měly být důvěryhodné, nestranné, opatrné a úplné,
- srovnatelnost - vykazované údaje by měly poskytnout externímu uživateli podklady pro analýzu vývoje situace podniku a průřezovou analýzu (srovnání s jinými podniky).
Hlavní účetní výkazy vytvářené podniky pro externí uživatele:
- Rozvaha, zachycuje stav aktiv a pasiv k určitému datu.
- Výkaz zisků a ztrát, neboli Výsledovka, sledující výši tokových veličin nákladů a výnosů za dané období, nejčastěji za jeden rok/čtvrtletí.
- Výkaz peněžních toků, známý také pod pojmem Výkaz cash flow, analyzuje a znázorňuje pohyb peněžních prostředků v podniku během roku.
- Výkaz o změnách ve vlastním kapitálu - poskytuje podrobnější informace o operacích, které ovlivnily výši a strukturu vlastního kapitálu.
Pro lepší odhalení silných a slabých stránek podniky využívají ukazatelů finanční analýzy, např. ukazatele aktivity, likvidity, zadluženosti, rentability.
- Nelze však říci, že se jedná jen o reporty vykazované na konci roku v Účetní závěrce, ale také o reporty, které slouží ke komunikaci s obchodními partnery. [3], [4], [9]
5. I
NTERNÍ REPORTINGInterní reporting napomáhá manažerům na různém stupni podnikové hierarchie zejména v jejich každodenním rozhodování, ale také při kontrole plnění jednotlivých předem stanovených cílů.
Zprávy a výkazy interního reportingu předkládají zpracované informace koncovým uživatelům ve srozumitelné podobě, reporty mohou mít různou úroveň detailu, být sdíleny více uživateli a pokud možno poskytují informace v reálném čase.
Porovnání skutečnosti se žádoucím stavem je podkladem pro operativní, taktické a strategické řízení. Pokud to podnikový informační systém umožňuje, velkou vypovídací schopnost má i konfrontace s výsledky dosaženými v minulých letech.
Z uvedeného vyplývá, že se jedná o údaje velmi citlivé, které musí zůstat uvnitř podniku.
Podstatou podnikového řízení během roku je:
- měsíční srovnání plánovaných a skutečných hodnot,
- analýza a rozbor vzniklých odchylek, zjišťování jejich původu a příčin, - hledání způsobu odstranění těchto odchylek do budoucna,
- implementace nápravných opatření. [3], [4], [6]
6. E
XCELOVSKÉ MODELY6. 1. Úvod do tvorby Excelovských modelů
Dobrý model lze snadno rozpoznat - má jednoznačně identifikovatelné výstupy založené na jasně definovaných vstupech. Vztahy mezi vstupy a výstupy mohou být zřejmé na základě logické kontroly průběhu zpracování. Většina uživatelů chce zejména vědět, kde se nachází klíčové výstupy, avšak schopnost předvést způsob a postup analýzy je také velmi důležitý, z čehož vyplývá, že umístnění vstupů by mělo být uživateli zřejmé.
Výběr vhodného nástroje
Mohlo by se zdát, že finanční analytik bude pracovat zejména v tabulkovém procesoru, ale není tomu tak vždy. Je možné například potkat uživatele, který požaduje model, jenž by byl schopen různými způsoby vygenerovat informace, týkající se provozních nákladů několika středisek. Pro daný účel by bylo daleko více efektivní použít databázový software. [1]
6. 2. Dva přístupy
Ačkoli je struktura modelu z velké části závislá na jeho účelu, existuje několik základních pravidel, která by měla být respektována. Doporučuje se metoda ze shora dolů, která spočívá v tom, že se nejprve identifikuje cíl a použití modelu. Důležité je pečlivě zvážit o čem, k čemu a pro koho bude model sloužit. Dopředu myslíme na celkovou strukturu modelu a jeho fungování, do tvorby zapracujeme požadavky jednotlivých uživatelů. Důležité je také zvážit zda bude model jednorázově nebo vícenásobně použit, zda bude nutné využít makra či nikoliv a promyslet, jak získat a organizovat vstupní data.
Bohužel se lze stále setkat s přístupem ze zdola nahoru, v němž sbírání a vkládání nezpracovaných dat hraje stále prioritu. Výsledky rychlé a nestrukturované ranné vývojové fáze jsou následovány problematickou a časově náročnou pozdější fází, ve které se analytik pokouší restrukturalizovat svou dřívější práci. Často se stává, že pokud nebyli uživatelé u vývoje modelu přítomni, jsou výstupy takového modelu neuspokojivé.
Základním úkolem v pracovním listu bude navrhnout výstupy, fyzické reporty, jež bude model produkovat. Model ze shora dolů znamená, že výstupy jsou dohodnuté na počátku práce. [1]
6. 3. Struktura modelu
Jak již bylo výše zmíněno, struktura modelu je závislá zejména na jeho účelu.
Existují rozdílné názory týkající se struktury modelu, a proto by bylo nerozumné tvrdit, že existuje jeden nejlepší postup, který by vyhovoval všem modelům. Existuje však jistá jednotnost, jak správně při sestavování modelu postupovat. Čas věnovaný koncepci velkých modelů bude nahrazen snížením nákladů na audit a na zaučení nových zaměstnanců.
Při tvorbě modelu by se měly brát v úvahu následující základní principy:
- jednoduchost – model musí být srozumitelný pro uživatele, jeho obsluha by měla být co nejjednodušší a jednotlivé úkony zřetelné, jasné a logické,
- odolnost – model by měl být odolný vůči chybám, poškození a neznalosti uživatele,
- stálost – znamená neměnnost zavedených pracovních postupů, číselníků, formátů vstupních a výstupních dat,
- princip snížení chyb (podrobněji se chybami zabývá kapitola 7).
Struktura pracovního sešitu
Velmi starý princip modelování, známý snad od doby, co vznikly první vícenásobné listy v Excelu, říká, že každý list by měl mít stejné uspořádání a že každý sloupec by měl v rámci listů představovat stejnou funkci. Například sloupec „E“ bude na každém listu vždy značit 1. čtvrtletí rozpočtovaného roku. V praxi se ukázalo, že pokud mají jednotlivé sloupce v rámci listů rozdílný obsah, vzniká nebezpečí, že uživatel se zmýlí. [1], [7]
6. 4. Listy vstupů
Listy vstupů představují místa, která obsahují prvotní data. Bývá obvyklé a také rozumné, oddělit tyto hodnoty od výstupů daného modelu. Předpokladem je, aby uživatel byl schopen změnit tato čísla se zachováním samotných vzorců. Jak uživatel pozná, jestli se jedná o vzorec nebo jen o čísla? Klikne na danou buňku a zkontroluje obsah editačního řádku, tento postup však není obzvláště účinný. Návrh je, ponechat všechny důležité vstupy na samostatném listu. Za použití této metody může uživatel různě model nastavovat a uspořádávat dle vlastních požadavků, aniž by ho mohl narušit.
Uživatel by však měl být vždy schopen nalézt zdrojová data, ať už se jedná o projektové dokumenty či účetnictví. Důležité také je, aby hodnoty vstupů, výstupů a dokumentace byly vyjádřeny ve shodných jednotkách.
Dokumentace/řádné doložení vstupů
Doporučuje se, aby čísla, která jsou vkládaná do modelu, byla snadno identifikovatelná. Existují tři typy čísel, která vkládáme do modelu: veřejně dostupná, obchodně citlivá a imaginární/přechodná čísla, jež je vhodné nějakým způsobem zvýraznit, například jinou barvou, případně uvést výjimky v poznámce buňky.
Komentáře a textová okénka
Excel není obzvláště vhodný nástroj pro práci s velkým množstvím textu.
Komentáře k buňce bývají užitečné, ale jejich funkčnost je limitována. Nedoporučuje se využívat možnosti sloučení buněk, neboť ta vede k porušení celé základní struktury listu. Efektivnější může být použití funkce zalomení textu, která text buňce automaticky přizpůsobí. Buňka může obsahovat až 32 767 znaků, z nichž prvních 1 024 je viditelných (velikost vzorce je omezena na 1 024 znaků). Pro značné výhody může být vhodné umístit do Excelu textové okno, které lze pak snadno editovat, formátovat, příp. měnit jeho velikost. Navíc je možné nastavit, aby textové okno bylo skryté nebo se netisklo.
Přesnost
Při přípravě listu se vstupy, je vhodné si stanovit úroveň požadované detailnosti dat. V některých případech je možné akceptovat jistou nepřesnost, naproti tomu některé informace vyžadují vysokou míru přesnosti již od počátku. Je nezbytné, aby informace, které musí být přesné (klíčové údaje – výše jednotlivých nákladů, velikost zisku, počet zaměstnanců), byli odlišeny od těch, které jsou bezvýznamné nebo vedlejší (odhady, doplňkové údaje). Problém je v tom, že umění správně rozdělit informace přichází až s jistou praxí.
Použití barev
Někteří analytici tvrdí, že dostačující je obarvit pouze vstupy všude tam, kde se v modelu nachází. Nevýhodou tohoto přístupu může být, při odvolání na princip snížení chyb (viz. kapitola 7), že analytici nesmějí při vkládání jakéhokoliv vstupu zapomenout na obarvení. Pokud tak neučiní, může se stát, že se tato informace ztratí
Obecně však důsledné použití barev v celém modelu může být velmi prospěšné. Rozumné použití barev může ostatním pomoci v pochopení rozvržení a umístnění klíčových dat v modelu.
Jiní preferují použití barevné výplně, což může mít několik výhod, neboť obarvená čísla nemusí být vždy dobře viditelná, zejména pokud je buňka aktuálně prázdná nebo obsahuje nulu ve formátu „-“ pomlčky.
Není vhodné používat příliš mnoho barev, naproti tomu je dobré volit barvy kontrastní.
Nepřítomnost vzorců
Listy vstupů neobsahují žádné výpočty. Výjimkou bývají datové tabulky, které jsou umístěny v listu s hodnotami, jež se testují. Výpočtem se nerozumí automatické doplnění sémanticky logické řady, které umí provést Excel sám (např.
číselnou posloupnost, dny v týdnu, měsíce). Listy vstupů jsou tvořeny prvotními čísly. [1]
6. 5. Listy výpočtů/pracovní listy
Vzorce
Rozvržení vzorců patří mezi spornější otázky. Při použití vícenásobných listů roste riziko chyby, zejména ve velkých modelech, kde je obtížné správně formulovat myšlenkové postupy uvnitř celého modelu a vztahy mezi jednotlivými prvky umístěnými na odlišných listech. Nabízí se proto možnost umístit veškeré výpočty na jeden list, přestože tento způsob povede ve většině případů k jeho rozsáhlosti.
Logické řazení
Při sestavování vzorců se často stává, že vznikne kaskádový efekt, při kterém proud myšlenek teče zleva doprava a ze shora dolů (není tomu tak vždy). Tento logický proud pak bývá výhodou při sledování způsobu výpočtů a při sledování chyb. Kontrolní techniky a nástroje umí s touto metodou velmi účinně pracovat.
Velikost listu
Někteří lidé vyjadřují velký zájem o velikost listů s výpočty, neboť si stěžují, že s příliš dlouhými listy se obtížně pracuje. Důležité však ale je, aby logický tok informací směřoval od vstupů přes výpočty k výstupům. Navíc při správném využití metod seskupování a podtrhávání můžeme i složité a zdlouhavé výpočty učinit uživatelsky přívětivější, zejména s vhodným použitím barevného odlišení.
Žádná čísla
Tak jako by se v listech vstupů neměly vyskytovat vzorce, tak by se zde, v listech výpočtů, neměly nacházet žádné hodnoty. To znamená jak čísla ze vstupů, tak čísla přímo zapsaná do vzorců, např. E6*1,19. Hodnoty z listu vstupů se do listu vzorců přenesou pomocí pojící rovnice, kdy čísla jsou nahrazena jejich polohou v listu vstupů:
=Vstupy!E6
Vhodné je vyvarovat se psaní vzorce do jedné buňky spolu s pojící rovnicí.
Tato rovnice funguje, ale z pohledu následné kontroly, by se čísla musela prověřit dvakrát, například:
=(0,2+Vstupy!E6)*C11
Na tomto místě je vhodné zdůraznit, že použitím pojících rovnic pro vyvolání původních hodnot z listu vstupů a následné psaní vzorců založených na těchto vyvolaných číslech, dostaneme úplnou stopu výpočtu na jednom listě, která bude výborně sloužit následné kontrole. [1]
6. 6. Listy výstupů
I zde, při tvorbě listů s výstupy, je nutné zachovávat oddělení, tzn. zvlášť vést listy, na nichž sestavujeme veškeré výpočty a zvlášť listy s výstupy.
Obsahem těchto listů by měly být pouze odkazy na listy s výpočty. Pokud se některý výstup v listech opakuje (např. zisk je vykazován jak v Rozvaze, tak ve Výkaze zisků a ztrát), má pak pokaždé stejnou hodnotu, neboť je propojen do listu s výpočty na tentýž vzorec. Není vhodné konstruovat vzájemné odkazy mezi listy s výstupy.
Na listech výstupů mají své opodstatnění sloupce se součty, příp. mezisoučty, které je činí vnitřně konzistentní.
Kontrola správnosti
Součtové řádky je možné nalézt i na listech s výpočty. To, že se nacházejí na listech s výpočty i se vstupy může být při provádění zpětné kontroly výhodné, neboť pokud se ke stejnému výsledku dostaneme různým výpočtem, můžeme si být jisti, že jsme postupovali při výpočtu správně. [1]
6. 7. Odchylky od uvedené struktury
Může se zdát, že výše uvedený způsob konstrukce modelu je pouze teoretickou záležitostí v kontrastu s modely, které fungují v reálných společnostech.
Není to pouze teoretická záležitost, ale samozřejmě existují i jiné platné přístupy, jak takovýto model vytvořit. Klíčovým bodem v této struktuře je existence stálého pořadí mezi vstupy – výpočty – výstupy. Pochopení této základní metodiky se stává pružným základem pro různé modelové situace. [1]
6. 8. Dokumentace
Model je nezbytné vybavit důkladnou a pečlivou dokumentací, pro kterou by se měl vymezit samostatný list. Pro správné sestavení dokumentace existuje množství norem a předpisů, v zásadě bychom do dokumentace měli zahrnout:
- název modelu,
- jméno a úplná cesta umístění souboru, - datum, kdy byl model naposledy použit,
- autora modelu, kontaktní údaje na osobu autora pro případ nejasností uživatelů,
- majitele/sponzora modelu,
- dodatky – např. kdy, kým a jak byl model upravován,
- kompletní výrok auditora, jedná se o odborné posouzení a vyjádření ke kvalitě díla,
- uživatelskou dokumentaci – popis účelu modelu, umístnění klíčových vstupů a výstupů, popis použitého makra, instrukce pro tisk, v zásadě slouží uživatelům modelu, aby se v něm snadno orientovali,
- navigaci. [1], [7]
7. V
NITŘNÍ KONTROLNÍ PRVKYZa předpokladu platnosti principu snížení chyb, na jehož základě se snažíme předvídat výskyt potenciálních chyb a identifikovat jejich existenci v modelu co nejdříve, do vývojového procesu včleníme vnitřní kontrolní prvky.
Existuje několik druhů chyb, které se mohou vyskytnout v modelu. Mohli bychom je roztřídit do následujících skupin:
7. 1. Odkazovací chyby
Za nejběžněji vyskytující se chybu lze považovat nesrovnalost v odkazu na adresu buňky. Při dodržení jednoduchého pravidla – nikdy nevpisovat odkazy na buňku ručně, je možné se této chybě snadno vyhnout. Pro správné vložení odkazu je vhodnější buď využít kliknutí myši na buňku s požadovaným obsahem nebo šipek pro vymezení argumentů funkce.
7. 2. Vstupní chyby
Hodnotu 3.000 nemusí počítat přečíst stejně jako například číslo ve formátu 3,000, proto je vhodné zkontrolovat, zda jsou vstupní data vyjádřená ve stejných jednotkách, jaké jsou používány v pracovních listech. Pro kontrolu těchto chyb lze vytvořit sumu daných a odkazovaných dat a porovnat, zda se rovnají. [1]
7. 3. Chyby z opomenutí
Chyby, které lze přirozeně nejhůře vystopovat, které se často vyskytují a jež se projevují zpravidla až na konci celé práce, lze zařadit do kategorie chyb z nepozornosti. Pro vyvarování se těchto chyb je vhodné zvolit při sestavování modelu metodu ze shora dolů. [1]
7. 4. Chyby z oprávnění
Takové chyby vznikají tehdy, pokud vývojář dělá něco, co se po něm nepožaduje. Pod tím si můžeme představit například dodatečné detailní výstupy nebo zahrnování kalkulací, jež nejsou pro společnost potřebné a nejsou v souladu se zavedenými zvyky, ale které ovlivňují konečné výstupy modelu, jež mohou středně znalého uživatele zmást. Opět platí přístup ze shora-dolů a předem dohodnuté podmínky, jež omezí pole působnosti kreativnímu vývojáři. [1]
8. P
RAKTICKÁ ČÁSTNa následujících stránkách bych ráda prezentovala reporty, v takové podobě, v jaké je podniky v běžné praxi využívají.
Na obrázku je možné vidět, že ukázkový model je vybaven podrobnou dokumentací, která by měla být automatickou součástí každého modelu.
V ukázkovém modelu autoři využívají komentáře a textová okénka, která vysvětlují obsah buněk nebo nastiňují způsob použití některých rolet.
Analytici hojně aplikují barvy pro srozumitelnost a přehlednost v tabulkách, pro odlišení obsahu jednotlivých sloupců, pro členění samotných řádků, jednotlivých skupin a podskupin.
Na dalším obrázku je možné si povšimnout, že lze využít i dalších možností a funkcí, které Excel pro snadnou orientaci v tabulkách nabízí, jedná se o různé ovládací prvky.
Na data z jiných listů je pro další práci s reporty výhodnější odkazovat formou pevného odkazu na buňku, neboť v případě změny prvotního údaje Excel všechny další odkazy na tuto buňku sám přepočítá.
Na závěr práce o reportingu je vhodné ukázat, jak může vypadat struktura reportu, na němž se sledují skutečné stavy s plánovanými. Jedná se o jednu z hlavních funkcí controllingových oddělení, tak jak ji tato bakalářská práce popisuje a zdůrazňuje.
Vzhledem k velkému významu reportů není každému povolen přístup do všech jeho částí. Využívají se přístupová hesla, kódy a zamknutí listů, která mají zamezit přístupu neoprávněným osobám do tvorby reportů. Tímto opatřením je přiřazena odpovědnost dané části reportu určité osobě.
Z ÁVĚR
Ve své bakalářské práci jsem si kladla za cíl souhrnně pojmout, vypracovat a nastínit teorii a zejména pak praktické využití ještě nedávno mi neznámého obsahu pojmu reporting. Psát bakalářskou práci na téma, které je mi v něčem neznámé a nové bylo pro mne výzvou, neboť se jedná o kategorii, která není dosud příliš zpracovaná a pro praxi by mohla být má práce v něčem přínosná.
Jak práce vznikala, začala jsem zjišťovat, že reporting je velmi zajímavý a rozvíjející se obor, nutně spjatý se základní znalostí informatiky.
Během psaní práce jsem také nahlédla do činnosti controllingových oddělení a zjistila, že se jedná o velmi citlivé interní informace, kterých si podniky cení a právem zařazují do svého „know how“. Velmi neradi tyto informace poskytují dál. Jedná se o výkazy, které výhradně slouží a byly vytvořeny pro interní potřeby podniku, především pro rychlá rozhodnutí a orientaci mateřských společností o činnosti svých dcer.
Na kolik se mi podařilo cíl bakalářské práce naplnit, bych raději ponechala na posouzení čtenáře.
P OUŽITÉ ZDROJE
[1] SWAN, J.: Practical financial modelling, a guide to curent practice. Burlington:
Cima Publishing, 2005. ISBN 07-5066-356-1.
[2] BENÁČANOVÁ, H.: Tabulkové procesory. Praha: Oeconomica, 2003. ISBN 80- 2450-607.
[3] FIBÍROVÁ, J.: Reporting - moderní metoda hodnocení výkonnosti uvnitř firmy.
Praha: GRADA Publishing, spol. s r. o., 2001.
[4] BÁČOVÁ, I.: Reporting a jeho využití na příkladu konkrétního výrobního podniku.
2002. DP.
[5] KRÁL, B. a kol.: Manažerské účetnictví. 2. rozšířené vydání. Praha: Management press, s. r. o., 2006. ISBN 80-7261-141-0.
[6] ADASTRA. Microsoft reporting services [online]. 2006 [cit. 3. 8. 2006].
Dostupné na WWW:
<http://www.adastra.cz/default.asp?menu=technology/&page=rp_services_cz.html>
[7] DOUCEK, P. – BÉBR, R.: Manažerské informační systémy a jejich ekonomika.
Praha: Oeconomica, 2002. ISBN 80-245-0412-X.
[8] GRÜNWALD, R., HOLEČKOVÁ, J.: Finanční analýza a plánování podniku.
Praha: Oeconomica, 2004. ISBN 80-245-0684-X.
[9] KOVANICOVÁ, D.: Finanční účetnictví: světový koncept IFRS/IAS.
5. aktualizované vydání. Praha: Polygon, 2005. ISBN 80-7273-129-7.
S EZNAM PŘÍLOH
[1] CD s ukázkovými reporty – výše stručně okomentované reporty lze nalézt v kompletní podobě na přiloženém CD.
[2] Chybové hodnoty
C HYBOVÉ HODNOTY
Následující hodnoty se mohou objevit v buňkách listu. Vznikají zejména při výpočtech vzorců, které do buňky zapisujeme.
Chyba typu ######
Číselná hodnota vzorce je příliš velká na to, aby ji bylo možné zobrazit v buňce. Velikost sloupce, případně velikost fontu, stačí vhodně přizpůsobit.
Další možnou příčinou může být záporný rozdíl časových údajů.
Chyba typu #HODNOTA!
Chybová hodnota se v buňce objeví, pokud je nevhodně zvolený typ argumentu nebo operandu, špatně zadaná oblast funkce, příp. když nelze vzorec opravit funkcí automatické opravy vzorců.
Chyba typu #DIV/0!
Tato hodnota výpočtu se v buňce, jejíž obsahem je vzorec pro dělení, zobrazí při použití odkazu na prázdnou buňku nebo buňku, která obsahuje nulu, jež bude plnit funkci jmenovatele. Pokud budeme chtít zadávat funkce pro dělení, je vhodnější využít funkce KDYŽ a ošetřit tak prázdná místa podmínkou pro dělitele obsahujícího nuly, aby se výpočet v daném případě vůbec nerealizoval.
Chyba typu #NÁZEV?
Tato chybová hodnota se ve vzorci objeví v případě, že Excel zadaný text nerozpozná. Může se jednat o chybu v syntaxi názvu funkce nebo názvu oblasti buněk.
Další možnou příčinou této chyby bývá neoznačení textu ve vzorci uvozovkami, který je pak brán jako název, i když má být použit jako text, správně zadaný vzorec může vypadat např. takto =“Výnosy celkem“&D215.
Chybu způsobuje i zapomenutí dvojtečky v odkazu na oblast, např.
SUMA(B1:D12).
Chyba typu #N/A
Tato chyba může vzniknout, pokud daná hodnota pro vzorec nebo funkci není k dispozici.
Chyba typu #REF!
Tato hodnota výpočtu se v buňce zobrazí, pokud je odkaz na buňku neplatný.
Vzorec je nutné změnit.
Chyba typu #NUM!
Chybová hodnota #NUM! se v buňce zobrazí v případě, pokud se vyskytne problém s číslem ve vzorci nebo funkci, proto je třeba se přesvědčit, zda argumenty ve vzorci jsou správného typu. [2]
