Kaţdý podnik alebo inštitúcia má určitú hierarchiu podnikových procesov [7].
Podnikové procesy vo všeobecnosti delíme na (Obr. 2):
- hlavné podnikové procesy, - podporné podnikové procesy, - riadiace procesy.
Hlavné podnikové procesy:
- marketingový proces, ktorý stojí na začiatku a konci celého podnikového hodnototvorného reťazca. Jeho hlavným zmyslom je analýza zákazníkov a trhov, na ktorých môţe podnik umiestniť svoje produkty a presadzovanie vyrobených produktov. Okrem toho by mal podnik neustále analyzovať konkurenciu a svojich zákazníkov z čoho vyplýva, ţe marketingový proces prebieha neustále,
- inovačný proces, ktorý vychádza predovšetkým z marketingových analýz alebo konkrétneho dopytu zákazníka na výrobu neštandardného výrobku. Výstupom inovačného procesu je technická príprava výroby aţ do podoby projektu,
Podnikové zdroje
Atribúty procesu Podnikový
proces
Dodávatelia Zákazníci
- výrobný proces sa môţe začať v prípade objednávky zákazníka na konkrétny výrobok alebo aţ po skončení inovačného procesu ak si zákazníci ţiadajú nový produkt. Výstupom tohto pocesu je výrobok,
- proces dodania obsahuje predaj výrobku zákazníkovi [7].
Podporné podnikové procesy:
Podporné podnikové procesy sú tie, ktoré podporujú hlavné procesy v podniku a môţu to byť napríklad [7]:
- manaţment kvality, - informačný manaţment, - znalostný manaţment, - strategický manaţment, - ekonomický manaţment, - mnaţment BOZP a iné.
Riadiace podnikové procesy:
Riadiace procesy zahrňujú opatrenia, ktoré by mali manaţéri vykonávať na podporu podnikových procesov (hlavných i podporných). Medzi riadiace procesy patrí napríklad stanovovanie cieľov, operatívne plánovanie, či spätná kontrola [7].
Obr. 2 Podnikové procesy Organizácia
Riadiace procesy
Podporné procesy Hlavný
proces
Hlavný proces
Dodávateľ Zákazník
Za najväčší proces prebiehajúci v podniku je povaţované práve riadenie podniku.
Je to proces zameraný na efektívne dosahovanie cieľov, ktorého základnými fázami sú plánovanie, rozhodovanie, organizovanie, vedenie ľudí a kontrola. S týmto procesom je úzko spojený manaţment a manaţérska práca, ktoré predstavujú zvláštny druh činnosti človeka, ktorá je spätá s okolím prostredníctvom informácií. Musia to byť objektívne informácie, na základe ktorých si môţe subjekt riadenia urobiť v potrebnom čase predstavu o stave riadeného objektu, o rozporoch vznikajúcich vo vnútri riadeného objektu alebo medzi riadeným objektom a jeho okolím. Informácie sú preto základnou podmienkou racionálneho riadenia. Na kvalitné riadenie ale nestačí, aby mal manaţér len dostatok informácií. Rovnako dôleţité je, aby mal k dispozícii aj kvalitné metódy a výkonné prostriedky, pomocou ktorých spracuje tieto informácie pre prípravu rozhodnutí. Pre tento účel sa v podniku vyuţívajú informačné systémy, ktorých úlohou je produkovať kvalitné a relevantné informácie potrebné pre riadiaci proces [6].
Procesný model
Významným nástrojom efektívneho riadenia podniku je procesný model, ktorý umoţňuje jednotne, komplexne a prehľadne opísať všetky podnikové procesy a väzby medzi nimi. Konzistentným procesný model podniku vytvára predpoklady pre efektívne zvládnutie optimalizácie a minimalizáciu rizík neúspechu a neefektívneho vyuţitia zdrojov [2].
Modelovanie podnikových procesov
Pre lepšiu orientáciu v procesoch existuje ich grafické znázornenie tzv. procesná schéma, procesný diagram, ktoré znázorňuje prebiehajúce toky v podniku a ich vzájomnú interakciu. Procesné schémy môţu byť pouţité pri zisťovaní neefektívnosti procesov, nájdení kritických miest v podniku ako aj pri implementácii nového informačného systému. Tak isto môţe slúţiť pri zaškoľovaní nových zamestnancov, riadiacich pracovníkov, aby pochopili ako podnik funguje. Grafické znázornenie procesov sa môţe urobiť v rôznych nástrojoch. V tejto oblasti neexistuje ţiadna štandardizácia symbolov a kaţdý grafický nástroj má svoju sadu symbolov. Rozlišujeme aj nástroje, ktoré sa pouţívajú len na grafické znázornenie procesov ako napríklad Visio a nástroje, ktoré sa pouţívajú aj na modelovanie, optimalizáciu a simuláciu podnikových procesov ako napríklad Aris Toolset [2].
Visio
Aplikácia Visio patrí k produktom frmy Microsoft a a uľahčuje odborníkom v rôznych odvetviach vizualizovať a analyzovať komplexné informácie, systémy a procesy. Pomocou diagramov je moţné vylepšiť zrozumiteľnosť podnikových procesov, začať sa orientovať v komplexných informáciách a vyuţiť ich na prijímanie lepších rozhodnutí. Aplikácia Visio obsahuje celý rad diagramov, napríklad vývojové diagramy, sieťové diagramy, diagramy pracovných postupov, databázové modelov a softvérové schémy. Diagramy sa dajú prepojiť s podkladovými dátami, čím je moţné získať úplnejší pohľad.
Aris Toolset
Patrí k rade produktov firmy IDS Scheer. Produkty Aris tvoria jednotné prostredie nielen pre analýzu a návrh podnikových procesov, ale aj pre analýzu a návrh rozsiahlych informačných systémov. Pomocu nástrojov Aris je moţné modelovať podnikové procesy, organizáciu, dáta a funkcie a vytvárať medzi týmito objektami vzťahy. Produkty Aris podporujú rôzne techniky procesného modelovania, ako napríklad tok dát a implementáciu tokov práce. Slúţia na riadenie zásadných zmien v podniku, ale aj postupné zlepšovanie podnikových činností. Obsahujú prostriedky pre sledovanie a vyhodnotenie nákladov podnikových procesov. Aris Toolset obsahuje moduly, ktoré umoţňujú modelovať, navigovať a analyzovať podnikové procesy. Obsahuje tieţ špecifické referenčné moduly a špecifické projektové procedúry.
Procesný model je výsledok procesu modelovania, ktorý vytvárame za účelom analýzy reálneho stavu v zmysle spresňovania našej predstavy o ňom alebo za účelom overenia si budúcich vlastností projektovaných systémov.
Pri tvorbe procesného modelu je dôleţité si najskôr definovať kľúčové procesy a potom definovať vedľajšie. Pokúšame sa taktieţ eliminovať procesy, ktoré nemajú opodstatnenie, nepridávajú hodnotu, sú stratové alebo zbytočné. Do hlavných a podporných procesov môţeme pridávať činnosti chýbajúce ak zmeníme neefektívne vykonávané činnosti na efektvne.
Procesné modelovanie tvorí overený analytický a komunikačný nástroj, určený k optimalizácii terajších procesov a k zavedeniu novej procesne orientovanej štruktúry firiem. Je to vhodný nástroj procesného riadenia, ktorý je moţno pouţiť k lepšiemu
pochopeniu terajších firemných procesov a ku zrušeniu alebo zjednodušeniu tých procesov, ktoré vyţadujú zmenu. Procesné modelovanie poskytuje overenú metodológiu k identifikácií terajších procesov vo firme a taktieţ ho je moţné vyuţiť ako návod pre reengineering firemných procesov. Koncepcia procesného modelovania je pouţitá k popisu všetkých zásadných krokov firemných procesov [10]. Výsledkom implementácie procesného modelovania môţu byť zistenia, ţe:
- manaţéri sa často chybne domnievajú, ţe procesom vo firme dobre rozumejú, - väčšina manaţérov v skutočnosti nevie, čo procesy vlastne sú, kde a ako prebiehajú
a či je moţné ich zlepšiť, zjednodušiť alebo dokonca odstrániť.
Základné náležitosti modelovania
V literatúre môţeme nájsť veľké mnoţstvo prístupov a noriem modelovania podnikových procesov. Mnoţstvo z nich je silne ovplyvnené informačnými systémami a technológiami, ktoré sú v nich vyuţívané, niektoré sa snaţia akceptovať ľudskú stránku procesov, iné skôr technologickú a podobne. Všetky však majú spoločné určité základné prvky modelu podnikových procesov: proces, činnosť a väzba. Proces je vţdy modelovaný ako štruktúra vzájomne nadväzujúcich činností, pričom kaţdá činnosť môţe byť samostatne popísaná ako proces. To, či činnosť je alebo nie je popísaná ako proces, závisí na potrebe zrozumiteľnosti modelu, obmedzení moţnej veľkosti modelu a pod., teda nie na obsahu samotného procesu. Jednotlivé činnosti neprebiehajú náhodne, ale na základe definovaných podnetov. Takýmto podnetom môţe byť vonkajšia alebo vnútorná skutočnosť. Vonkajšie podnety sa nazývajú udalosti a sú z hľadiska procesu objektívne, pretoţe prichádzajú z vonkajšieho okolia procesu. Vnútorné podnety sa nazývajú stavy a sú z hľadiska procesu subjektívne. Stavy predstavujú situácie, v ktorých sa daná činnosť nachádza. Činnosti procesu na seba vzájomne nadväzujú. Tieto nadväznosti činností sú popísané pomocou väzieb, ktorými sú definované rôzne typové usporiadania činností v procese [2].
Jedným z prínosov procesného mapovania je aj lepšie pochopenie procesov a celkové zlepšenie všetkých podnikových činností a ich výkonov. Pre nové alebo reengineerované procesy môţe byť procesné mapovanie pouţité i pre špecifikáciu potrieb, poţiadaviek a funkcií procesu tak, aby čo najlepšie uspokojoval potreby zákazníkov a plnil poţadované funkcie. U existujúcich procesov je moţno na základe procesného mapovania analyzovať účel, ktorému proces slúţi, funkcie, ktoré proces vykonáva a zachytiť
mechanizmy, pomocou ktorých sa tak deje. Základnú predstavu o procesnom mapovaní môţeme vyjadriť pomocou nasledujúcich kľúčových bodov [7].
1. Porozumenie procesu pomocou vytvorenia procesnej mapy, ktorá graficky znázorňuje prvky (objekty alebo informácie) a činnosti.
2. Určenie, aké činnosti má systém vykonávať na základe toho, ako je systém k dosahovaniu týchto činností navrhnutý. Toto určenie musí byť z procesnej mapy jasne zreteľné.
3. Kaţdá procesná mapa by mala byť vnútorne konzistentná a mať hierarchickú štruktúru s hlavnými činnosťami na najvyššej úrovni a detailmi, ktoré sú zobrazené na niţších úrovniach.
4. Pravidelné hodnotenie vývoja procesnej mapy a zaznamenanie všetkých rozhodnutí, ktoré slúţi k zaisteniu toho, ţe procesná mapa maximálne odráţa úsilie zodpovedného riešiteľského tímu.
Procesné modelovanie na všeobecnej, najniţšej úrovni dekompozície procesu umoţňuje: určiť hranice procesu – t.j. kde proces končí a kde začína, rozpoznať obsah procesu, pomenovať proces, stanoviť účel procesu spolu s jeho vstupmi a výstupmi, vytvoriť schému priebehu procesu, či identifikovať produkty a sluţby procesu. Na vyšších stupňoch podrobnosti umoţňuje procesné modelovanie vytvoriť, znázorniť a prípadne i uskutočniť simuláciu dopadov identifikovaných príleţitostí a hrozieb pre firmu.
Procesné modelovanie môţe byť vyuţité:
- k identifikácii a popisu procesov podniku,
- k nájdeniu brzdiacich procesov alebo slabých miest, kde dochádza len k miernemu, alebo dokonca ţiadnemu pridaniu hodnoty k výstupom firemných procesov,
- k popisu prepojení procesov medzi hranicami funkčne definovaných organizačných jednotiek,
- k podpore manaţérov pri rozhodovaní o uprednostnení opatrení, ktoré vedie ku zdokonaleniu procesu a pri rozhodovaní o prideľovaní zdrojov jednotlivým procesným aktivitám,
- k efektívnej komunikácii, ktorá uľahčuje výmenu informácií naprieč vnútornými i vonkajšími hranicami firmy.
Pri procesnom modelovaní sa samozrejme môţu objaviť i určité problémy. Tieto nastávajú napríklad v prípade, ţe sa vrcholový manaţment vyčerpáva štúdiom detailov na niţších úrovniach, namiesto toho aby sa zameral na zmeny zistené v obdobiach eliminácie alebo zjednodušenia procesov. Ďalší problém môţe nastať, ak zamestnanci cítia odpor k mapovaniu procesov a radšej smerujú pozornosť procesného analytika na dodávateľa, vonkajších zákazníkov alebo organizácie, ktoré priamo neohrozujú ich vlastné pozície vo firme. Pri snahe o zdokonaľovanie procesov sa treba vyhnúť týmto umelým bariéram, ktoré obmedzujú procesné modelovanie [2].
Nástroje a metódy pre modelovanie procesov
Nástroje pre modelovanie sú zaloţené na jednotnej databáze a zdieľaných objektoch. Medzi ich hlavné výhody moţno zaradiť : konzistenciu pouţívaných objektov, rovnaké inštancie objektov, zmena objektu vedie automaticky ku zmene všetkých kópií, môţe sa robiť analýza pre overenie procesu, nájdenia slabých miest a iné.
V minulých rokoch boli vyvinuté nové softvérové nástroje špeciálne pre riadenie podnikových procesov. Väčšna z týchto nástrojov definuje podnikové prcesy pouţívaním graficých symbolov alebo objektov s individuálnymi riadacimi činnosťami znázorňované ako skupina okienok a šípok [5].
Nástroje pre modelovanie procesov môţeme rozdeliť do troch hlavných skupín:
- nástroje zaloţené na vývojových diagramoch, - nástroje zaloţené na dynamických systémoch, - nástroje zaloţené na diskrétnych udalostiach.
Nástroje zaloţené na vývojových diagramoch : najzákladnejším stupňom sú vývojové diagramy, ktoré pomáhajú definovať činnosti a smerovanie. Modely zaloţené na vývojovom diagrame sú nezávislé na metodológii. Ich jednoduché pouţívanie sa odráţa na ich ohraničenej moţnosti modelovania a schopností simulácie. Umoţňujú mapovanie procesov, ABC analýzu, modelovanie zdrojov, mdelovanie činností a vytvrenie výstupných zostáv.
Nástroje zaloţené na dynamických systémoch sú ďalším stupňom vývoja.
Dynamika umoţňuje vizuálne vyjadrenie vzťahov medzi prvkami podniku a modelovanie konkrétneho problému. Dynamický prístup podnikovou štruktúrou je vyjadrený vo forme
vytvrené týmito nástrojmi umoţňujú mapovanie procesov, animáciu modelovania zdrojov alebo výstupné zostavy.
Nástroje zaloţené na diskrétnych udalostiach sú najviac spôsobilým a silným nástrojom pre simuláciu podnikových procesov. Tieto nástroje zabezpečujú modelovanie jednotlivých tokov s animáciou spôsobilosti, ktorá umoţňuje pouţívateľovi vidieť ako funguje celý systém. Samozrejmosťou je ABC analýza, zobrazenie modelu zdrojov, štatistická analýza dát a výstupné zostavy. Niektoré z týchto nástrojov dokonca poskytujú objektovo orientované a hierarchické modelovanie, ktoré zjednodušuje rozvoj veľkých podnikových modelov.
Jednou z moţností modelovania je aj vytvorenie DFD Data Flow Diagramu.
Diagram toku dát je orientovaný sieťový graf so znázornenými vstupmi a výstupmi na úrovni konkrétnych pracovných úkonov. Uzly v diagrame reprezentujú činnosti. Hrany v diagrame reprezentujú údajový tok. Diagram toku dát je dekomponovateľný pomocou dekompozície procesov. Dekompozícia procesu na najniţšej úrovni abstrakcie modeluje daný proces s vyššou úrovňou detailizácie [2].
Ţiadne všeobecne rešpektované štandardy pre grafické vyjadrenie schémy procesu neboli zavedené. Prístup tvorcov modelovacích nástrojov je v tomto smere individuálny a pouţívaná grafická reprezentácia u jednotlivých nástrojov odlišná.
Nástroj pre vytváranie procesných schém by mal mať nasledujúce funkcie :
- grafické modelovanie procesov – smerovanie, riadenie úloh, stanovenie pravidiel, podmienok väzieb na dokumenty a iné aplikácie,
- kontrolu konzistencie vytvorenej procesnej definície – kontrola prekrývania termínov jednotlivých činností, kontrola prerušenia toku atď.,
- simuláciu toku – umoţňuje skontrolovať priebeh procesu pred jeho spustením, porovnať rôzne varianty priebehu, pomôcť vybrať optimálne riešenie,
- import prevádzkových dát do procesného modelu a ich vyhodnotenia odhaľuje úzke miesta v priebehu procesu resp. ďalšie nedostatky [2].