Interní audit je nezávislá, objektivní, konzultační a zajišťovací činnost zaměřená na zlepšování provozu organizace. Pomáhá dosáhnout cílů organizace tím, že zavádí systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řídících a kontrolních procesů. [9]
Mnohé organizace nechápou důležitost významu interních auditů. Firmy, které vnímají interní audity jen jako nutnost k udržování certifikátu, nemohou dosáhnout velkých přínosů. Je nutné pochopit, že interní audit je efektivní prostředek pro zlepšování celého systému organizace a jejich výsledků. Účel interních auditů je jiný než účel externích auditů, a proto by se dobře fungující firma a její vrcholový management neměly snažit napodobit externí auditory, ale poskytnout interním auditorům specifické nástroje, které jim umožní vykonávat audity efektivně, tak aby byly přínosem pro zlepšování organizace a jejich výsledků. [2]
Interní auditoři vykonávají svou práci nezávisle a svobodně, což jim umožňuje podávat nezaujaté, nestranné názory a posudky k vedení auditu. Fakt, že jde o konzultační činnost, jak už bylo zmíněno v prvním odstavci, znamená, že interní audit poskytuje poradenské služby organizaci. Cílem každého podniku je vytvářet hodnoty především pro zákazníky, ale i jiné zainteresované strany, včetně vedení. [9]
Interní kontrola organizace hodnotí, jestli je výkon jednotlivých útvarů v daném čase dostatečně shodný s předcházejícími výkony, které byly a jsou předmětem kontroly.
14
Hodnotí preciznost a reprodukovatelnost a zajišťuje, aby postupné výsledky byly udržovány pod kontrolou. Interní audity přezkoumávají lokální procesy dané organizace a kontrolují různé parametry výkonnosti, např. přesnost nebo náklady a identifikují slabé stránky, které mohou nastat, nebo které už nastaly. [10]
Nejzákladnějším záměrem interního auditu je prověřit, zda má společnost implementovaný systém managementu kvality, který splňuje požadavky normy ISO 9001.
Mezi základní cíle dále patří např. ověření účinnosti procesů v daném systému, ověření shody s normami a dokumentací a správná identifikace možností ke zlepšování [1].
2.2.1 Průběh interního auditu 1. Příprava na interní audit
Příprava na interní audit je velmi důležitým krokem. Účinná příprava se skládá z šesti kroků.
Stanovení předmětu auditu
Za stanovení předmětu auditu je zodpovědný koordinátor nebo představitel auditu.
Všichni auditoři by měli před zahájením auditu rozumět předmětu auditu.
Přezkoumání aplikované normy
Pokud je interní audit v souladu s kritérii nějaké normy, např. ISO 9001, je nutné, aby byli všichni auditoři s touto normou podrobně seznámeni.
Přezkoumání uplatnitelné dokumentace
Mezi uplatnitelnou dokumentaci patří např. příručka kvality, směrnice, záznamy nebo legislativa.
Přezkoumání výsledků z předcházejících auditů
Hodnotí efektivnost přijatých opatření a poukazuje, na které oblasti se přednostně zaměřit.
Vypracování účinného seznamu kontrolních otázek
Kontrolní otázky by se měly shodovat s požadavky dokumentovaného systému a s požadavky kriteriálních norem organizace. Otázky by měly být založené na konkrétních údajích a neměly by obsahovat otázky, na které se odpovídá pouze ano nebo ne. Tento seznam není scénářem auditu, ale měl by být považován za jeho průvodce.
15
Realizace jednání před auditem
Přezkoumání potřebných informací pro audit spolu se zaměstnanci.
2. Realizace auditu
Tato fáze se skládá z následujících kroků.
Úvodní jednání
Cílem je vytvoření vhodného prostředí pro audit. Vedoucí auditu by měl všechny přítomné obeznámit se záměrem a plánem auditu.
Pohovor s auditovanou stranou
Tyto pohovory by měly splňovat určité zásady, které dělají interní audit efektivnější. Kromě komunikačních schopností pomocí slov jsou důležité i neverbální projevy, jako je zabarvení hlasu, gesta, mimika, řeč těla apod.
Podávání zpráv z auditu
Zpráva z auditu je souhrn, který popisuje hlavní údaje týkající se celého auditu.
Obsahuje jména auditorů, datum a předmět auditu, přehled neshod, všechna zjištění, pozorování, příležitosti ke zlepšení a důkazy o zlepšení od posledního auditu.
Závěrečné jednání
Jednání by se mělo realizovat do 24 hodin po ukončení auditu. Tohoto jednání by se měl zúčastnit management auditované oblasti nebo vlastník procesu. Cílem je obeznámit všechny zúčastněné o zjištěních z auditu, aby byli schopni navrhnout a realizovat nápravná opatření. [11]
2.2.2 Doporučení na základě zkušeností
1. Pro účinné vedení interních auditů je důležité vytvoření vhodné a přátelské atmosféry v podniku, což by měl být úkol vrcholového vedení. Je nutné, aby všichni účastníci procesu auditu chápali audit jako příležitost a možnost ke zlepšení. Zaměstnanci, kteří vykonávají určité činnosti v rámci procesu, nesmí být postihovaní vedením za odhalené neshody, jestliže hluboká analýza příčin neshod neprokáže jejich přímý podíl na vzniku odhalených neshod.
16
2. Interní auditoři by měli procházet neustálým zlepšováním své kvalifikace a odborné způsobilosti, měli by mít znalosti o systému managementu kvality, o vývojových trendech v této oblasti, o nástrojích neustálého zlepšování atd., aby byli schopni doporučovat co nejúčinnější opatření ke zlepšení současného stavu. Požadavky na auditory systému managementu poskytuje norma ISO 19011, a nejsou právě jednoduché.
3. Všichni auditoři si musí být vědomi skutečnosti, že dobrým auditorem se člověk nerodí, ale stává. Proto by měli mít sebejistotu (získanou praktickou auditorskou činností), ale také pokoru a úctu k práci jiných. Interní audity v sobě skrývají významný potenciál učení se a ten by měl být systematicky využíván všemi účastníky auditu v zájmu dalšího rozvoje společnosti.
2.2.3 Zásady auditování dle normy ČSN EN ISO 19011
Norma ČSN EN ISO 19 011 uvádí zásady, které zajišťují objektivní zhodnocení přezkoumávané oblasti.
Etické chování auditora
Každý efektivní a účinný audit musí být založený na vzájemné důvěře, jednotnosti a diskrétnosti auditorů.
Spravedlivé prezentování zjištění z auditů
Zjištění a závěry z auditu musí být prezentovány pravdivě a tak, aby odrážely reálný stav systémů managementu.
Povinnost profesionálního přístupu v práci auditora
Soudnost a pečlivost je velice důležitým parametrem práce auditorů při analýze důkazů z auditu.
Nezávislost v rozhodování auditora
Auditoři musí být při auditování nezávislí a nesmí být zaujatí.
Průkaznost
Důkazy získané z auditů musí být ověřitelné, proto musí být založeny na dostupných zdrojích. [6]
17
3 Společnost Kovoobrábění Hněvotín
Kovoobrábění Hněvotín je malá strojírenská firma, která má sídlo v Hněvotíně a v Olšanech u Prostějova. Firma má 26 zaměstnanců, certifikát ČSN EN ISO 9001:2009 a spolupracuje s podniky jako Koyo ložiska s.r.o., Honeywell Aerospace Olomouc s.r.o., Moravské železárny Olomouc, Wanzl Hněvotín a Sigma Lutín.