7 Podpora procesního ř ízení v ERP b2industry
7.3 Modul „Workflow Management“ v b2industry
7.3.1 Obecná nastavení (bv958000)
Obrázek 3 – Obecná nastavení
V této masce Jsou nastavovány obecné parametry a údaje, které jsou následně společné pro všechny procesy nadefinované prostřednictvím „Workflow Managementu“.
Nastavuje se zde, jakými barvami má být zobrazena činnost s tím kterým statusem, jaký text se má zobrazovat uživatelům v jejich ToDo listech, zda může provádět zpětná hlášení libovolný uživatel, nebo k tomu má oprávnění pouze uživatel explicitně uveden u konkrétní činnosti.
Dále je zde možné nastavit údaje, které slouží pouze jako předloha pro pozdější definování procesů. Tyto údaje je možná později změnit podle potřeby konkrétního případu.
7.3.2 Spool aktivit (bv95800)
Obrázek 4 – Spool aktivit
Nejprve je samozřejmě potřeba, aby byl definován průběh konkrétního procesu až na úroveň jednotlivých aktivit podporovaných informačním systémem. Tyto aktivity pak musejí být zaneseny pomocí masky bv95800 do systému
Společností bäurer je doporučováno, aby uživatelská práva k této činnosti (zakládání aktivit) měl pouze omezený počet uživatelů. Je to kvůli případným pozdější problémům a komplikacím a odpovědnosti za ně.
Každá aktivita má samozřejmě své číslo, toto číslo je možné zadat buď ručně, nebo ho nechat automaticky vygenerovat systémem. To umožňuje ikonka vedle pole „číslo aktivity“ (Aktivitätnummer).
Pole „aktivita“ (Aktivität) obsahuje text, který je pak primárně zobrazován v dalších maskách workflow managementu a v To-Do seznamu jednotlivých uživatelů.
Do pole „popis“ (Beschreibung) je možné vložit podrobnější informace o jednotlivých aktivitách. Tyto informace je pak možné podle potřeby zobrazit v dalších krocích.
V části masky týkající se odpovědných osob za danou aktivitu je možné zvolit buď konkrétního uživatele, nebo skupinu uživatelů. Jedno z těchto dvou polí musí být vyplněno. Odpovědnou osobu je na základě rozhodovacích tabulek například v závislosti na skupině produktů (viz níže) možné měnit.
Původce, datum a číslo poslední změny dané aktivity je možné vidět v nejspodnější části masky.
7.3.3 Seskupování aktivit (bv95805)
Obrázek 5 – Seskupování aktivit
Pro usnadnění manipulace s Aktivitami během dalších kroků například při vytváření šablon a definování vlastních procesů je možné aktivity libovolně seskupovat. Výsledná struktura je vidět v levé části obrazovky. Tato struktura může mít libovolný počet úrovní a jedna aktivita může být přiřazena i většímu počtu skupin, které představují jednotlivé složky. Pořadní aktivit zde slouží
pouze pro přehlednost a pro průběh později definovaných procesů nemá význam. Toto pořadí v rámci skupiny lze libovolně měnit.
7.3.4 Spool akcí (bv95804)
Obrázek 6 – Spool akcí
V této fázi je potřeba, aby bylo definováno, jaké akce připadají v úvahu v rámci konkrétní aktivity jednoho procesu a je opět doporučováno, aby tento krok byl svěřen jen úzkému okruhu uživatelů.
Vlastní přiřazení akce k aktivitě může být v závislosti na konkrétním procesu odlišné, proto se toto přiřazení provádí až později při definování šablon procesů nebo již vlastních procesů.
„Číslo akce“ (AktionNr) zde musí být manuálně vloženo.
Pole „akce“ (Aktion) obsahuje popis konkrétní akce. Tento popis se později zobrazuje při definování procesů ve výběrových seznamech.
V poli „ET Name JPL“ můžeme k dané akci přiřadit rozhodovací tabulku. Tato rozhodovací tabulka je spuštěna v momentě přiřazení této akce určité aktivitě.
Pomocí těchto tabulek je tedy možné dodatečně změnit veškerá pole položek šablon nebo procesů.
7.3.5 Definování šablon (bv958100)
Obrázek 7 – Definování šablon
Tato část zabývající se definováním šablon procesů je důležitá i pro definování jednotlivých procesů, jediný rozdíl totiž spočívá v parametru “Workflow-Art“, který říká, zda se jedná o šablonu nebo o proces, jinak je v obou případech používána stejná maska. Pokud tedy potřebujeme vytvořit proces, můžeme pouze vyvolat odpovídající šablonu, změnit „Workflow-Art“, provést případné další úpravy a uložit.
Šablony využijeme především v případě stále se opakujících rutinních procesů, kdy není nutné často inovovat akce a jejich přiřazení k aktivitám.
„Číslo procesu“ (Workflownummer) (v našem případě číslo šablony) je možné zadat manuálně nebo nechat opět pomocí ikony vygenerovat systémem.
V poli „Text“ je uveden popsán účel šablony. Tento text se později zobrazuje ve výběrových seznamech.
„Popis“ (Beschreibung) slouží k osvětlení popisovaného procesu. Tento text je při kopírování ze šablony do procesu vždy převzat.
„Komentář“ (Kommentar) má význam oproti popisu až pro konkrétní výskyt procesu a je upravován až při vytvoření procesu ze šablony.
V dolní části opět nalezneme informace o změnách šablony.
N záložce „Gesperrt für“ je možné nastavit, kteří uživatelé nebo skupiny uživatelů nemohou měnit nastavení šablony nebo procesu.
N záložce „vstupní údaje“ (Gegenstände) je možné stanovit pevnou vazbu k datovým objektům b2. To má význam, pokud při pozdějším spuštění procesu musí uživatel vybírat konkrétní data. (např. číslo dílu, pro které má být provedena změna v kmenových záznamech).
7.3.6 Položky šablon (bv958110)
Obrázek 8 – Položky šablon
V této fázi přiřazujeme šabloně aktivity a její akce. V tento moment je právě vyhodnocena rozhodovací tabulka, která byla v předchozích krocích přiřazena k akci a která ovlivňuje nastavení a hodnoty příslušných parametrů. Dále zde
také stanovujeme, za jakých okolností je možné přejít k další aktivitě. Toto je určeno hodnotou pole „předání“ (Weitergabestatus), které je propojeno a navázáno na statusy činností konkrétního probíhajícího procesu.
Dále je možné zvolit, jestli je jedná o povinný krok nebo volitelný. Ke kombinaci aktivity s akcí je možné přiřadit ToDo šablonu, která se projeví až v momentě, kdy daná aktivita přijde na řadu. Definujeme zde předpokládanou dobu trvání, která má později význam pro termínování a vyhodnocování procesů.
Nastavují se zde zainteresovaní uživatelé nebo skupiny uživatelů. Toto nastavení v kombinaci s hodnotami dalších parametrů ovlivňuje obsah ToDo listů jednotlivých uživatelů. Konkrétně se nejčastěji v ToDo seznamu objeví text stanovený „obecném nastavení. V našem případě by se zobrazovalo „Aktiv werden im Prozess –označení proesu-„.
Opět můžeme přiřadit rozhodovací tabulku, která na základě hlavičkových informací změní obsah některých polí požadovaným způsobem.
7.3.7 Procesy, šablony – grafika (ba958110)
Obrázek 9 – Grafické vyobrazení
Tato maska slouží spíše pro kontrolu a pro zjednodušení představit si průběh nadefinovaného procesu. Nejčastěji je používána na kontrolu nastavení návazností jednotlivých činností, je zde dobře vidět, které procesy navazují, které mohou probíhat paraelně atd.
7.3.8 Tisk průvodky (bj958100)
V této fázi je již možné vytisknout průvodku, aby bylo možné zkontrolovat její věcnou a formální správnost a případně opravit zjištěné odchylky. Při spuštění tisku je možné parametricky nastavit, jestli tisknout nebo netisknout další dokumenty.
Nastavení přiřazení dalších potřebných dokumentů, které je pak možné tisknout s průvodkou, se v tento moment již nebudu věnovat.
7.3.9 Seskupování procesů, šablon (bv958103)
Stejně jako v případě správy aktivit je u šablon možné je seskupovat a vytvářet tak hierarchické struktury, které pak uživatelům usnadní jejich práci a vyhledávání. Uživatelské rozhraní i funkcionality jsou totožné s tím, co bylo uvedeno v kapitole 7.3.3
7.3.10 Spustit proces (bv958120)
Obrázek 10 – Spuštění procesu
Je-li potřeba spustit nový proces, máme v rámci b2industry dvě možnosti.
Zkopírujeme příslušnou šablonu, provedeme potřebné úpravy a spustíme.
Druhá možnost je pouze otevřít šablonu a stisknout příslušnou ikonu.
Na záložce „vstupní údaje“ (Gegenstände) bude systém po uživateli požadovat údaje, které byly vybrány při návrhu šablony. Tento bod bych viděl jako nejslabší článek celého modulu „Workflowmanagement“ protože je zde na výběr pouze několik málo datových objektů, které jsou provázány se systémem.
Dále je zde možné požadovat od uživatele vyplnění libovolného počtu textových a tedy pouze informativních polí vztahujících se ke konkrétnímu výskytu procesu.
V poli „řešitel“ (Auslöser) je momentálně vepsán uživatel, který spustil proces a v poli „termín“ je uvedeno datum předpokládaného ukončení procesu vypočítávaného z hodnot uvedených u jednotlivých aktivit v rámci procesu a vztažené k datu spuštění procesu. Jedná se o předběžnou hodnotu, která může být změněna. Podrobnosti viz 7.3.14
Je možné nastavit připojení jak externích tak interních dokumentů.
Při spuštění jakéhoko-li procesu jsou vyhodnoceny všechny příslušné rozhodovací tabulky a automaticky upraveny hodnoty daných polí. Dále jsou také vytvořeny ToDo seznamy pro v procesu nadefinované uživatele s odpovídajícími informacemi a status procesu je automaticky nastaven na
„zpracovává se“ (in Arbeit).
7.3.11 Přehled procesů (be958100)
Obrázek 11- Přehled procesů
Prostřednictvím této masky je možné si zobrazit veškeré procesy v systému v jakémkoli časovém okamžiku. Pomocí výběrových kritérií je samozřejmě možné vyselektovat pouze ty procesy, které chce uživatel vidět.
Je zde možné vyčíst odpovědného uživatele, datum zahájení, datum uzavření, status procesu, stav, ve kterém se daný proces nachází atd.
7.3.12 Zpětné hlášení – grafika
Vzhled této masky je stejný jako v případě kapitoly 7.3.7. V tomto případě má však uživatel k dispozici více funkcionalit. Tato maska spojuje výhody grafického vyobrazení pro lepší orientaci v průběhu procesu (barevně jsou rozlišeny stavy jednotlivých aktivit – viz nastavení v 7.3.1 atd) a funkcionality zpětného hlášení. Podle nastavení v masce „obecná nastavení“ jsou zpětná hlášení povolena pouze konkrétním uživatelům a skupinám, nebo libovolnému uživateli. Provedené změny se v grafice okamžitě projeví.
7.3.13 Zpětná hlášení aktivit procesu (bv958130)
Obrázek 12 - Zpětná hlášení procesů
Pro zpětná hlášení jednotlivých činností v rámci procesu slouží ještě maska bv958130. Je zde k dispozici o něco více informací než je tomu v případě grafického vyobrazení. Nalezneme zde samozřejmě statusy jednotlivých činností a pak především data, kdy mají být činnosti nejpozději ukončeny. Pro přehlednost je vše zase barevně rozlišeno podle nastavení v masce „obecné nastavení“
7.3.14 Termínování workflow
V rámci modulu „Workflow Management“ jsou nastaveny algoritmy a postupy pro kontrolování a dodržování termínů. Termínování by se dalo rozdělit do dvou fází. 120 zemích světa používá software společnosti SAP.
Na českém trhu působí společnost SAP od roku 1992 a dosud získala téměř 540 českých zákazníků z oblasti podniků, finančních institucí a organizací státní správy a samosprávy. Mezi zákazníky patří nejen menší a střední firmy, ale i velké společnosti a organizace. Podle nezávislého lokálního průzkumu je dnes SAP největším dodavatelem obchodních softwarových aplikací (EAS) na které zlepšují vztahy k zákazníkům a občanům, vylepšují spolupráci s externími partnery a organizacemi a zvyšují efektivitu procesů uvnitř podniků a organizací.