Vysoká škola ekonomická v Praze
Fakulta informatiky a statistiky
Interní komunikace z pohledu Generace Z a její ICT podpora
DIPLOMOVÁ PRÁCE
Studijní program: Aplikovaná informatika Studijní obor: Informační management
Autor: Bc. Natália Háncsics
Vedoucí diplomové práce: Mgr. Ing. Zdeněk Smutný, Ph.D.
Praha, červen 2021
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem diplomovou práci Interní komunikace z pohledu Generace Z a její ICT podpora vypracovala samostatně za použití v práci uvedených pramenů a literatury.
V Praze dne 23 června 2021
Bc. Natália Háncsics
Poděkování
Ráda bych tímto poděkovala vedoucímu práce Zdenku Smutnému za veškeré cenné rady poskytnuté během konzultací a vstřícnost v průběhu tvorby této práce. Velké poděkování patří také mé rodině, příteli a sestřenici za stálou podporu po dobu mého studia. V neposlední řadě také děkuji všem respondentům, kteří mi poskytli potřebné informace.
Abstrakt
Generace Z vyrůstá během rychlého rozvoje digitálních a informačních technologií. Od jejich nástupu do práce se očekávají velké změny v pracovním přístupu oproti generacím předchozím. K tomu pandemie koronaviru COVID-19 nezanechala čas na rozmyšlenou a vynutila společnosti přejit na home office se vzdálenou komunikaci přes ITC systémy. Proto je nezbytné prozkoumat a nabídnout podmínky práci, které ocení každá z generací současně pracujících či vstupujících na trh práce, tj. X, Y a Z, aby udržet efektivní fungování společnosti.
Však daná práce se zaměřuje jen na nejmíň prozkoumanou generaci Z, která právě nastupuje na trh práce a nevíme jaké osekávání má daná generace.
Tento článek analyzuje postoje generace Z (nar. 1995-2010), jejich závislost na technologiích, sociálních sítích a na základě dané informaci zjišťuje možný vliv teto generace na interní komunikaci ve společnosti. Kvůli pandemii koronaviru za sebou mají zkušenost studovat a pracovat na dálku a díky tomu můžeme prozkoumat i jejich postoj ke vzdálené interní komunikaci.
Aby odpovědět na tuto otázku, byl proveden průzkum generace Z a Y pomoci dotazníku publikovaném na sociální síti Facebook, kterého se zúčastnilo 697 lidí. Získané výsledky ukázaly odlišnosti dvou zkoumaných generaci Z a Y jak při komunikaci v běžném životě, tak v preferovaných způsobech komunikace v práci. Dalším zajímavým zjištěním je neochota obou generace používat sociální sítě pro firemní komunikaci (23% - Z, 37% - Y). Výsledky také odhalily, že generace Z mají spíš negativní postoj ke vzdálené práce a svých zkušenostech v době COVID-19.
Klíčová slova
Interní komunikace, Covid-19, podnikové sociální sítě, IT, IT management, komunikace, interní komunikace, komunikační nástroj, generace Z, generace Y, sociální síť.
JEL klasifikace
M15 – IT Management.
Abstract
Generation Z is growing during the rapid development of digital and information technologies.
Since they started work, large changes in the work approach are expected compared to previous generations. In addition, the coronavirus pandemic COVID-19 did not leave time for reflection and forced the company to move to a home office with remote communication via ITC systems.
Therefore, it is necessary to explore and offer working conditions that will be appreciated by each of the generations working or entering the labor market at the same time, ie X, Y and Z, in order to maintain the effective functioning of society. However, the given work focuses only on the least researched generation Z, which is just entering the labor market and we do not know what truncation the given generation has.
This article analyzes the attitudes of the Z generation (born 1995-2010), their dependence on technologies, social networks and, based on the given information, finds out the possible influence of this generation on internal communication in society. Due to the coronavirus pandemic, they have experienced the experience of studying and working remotely, and thanks to this we can also examine their attitude to remote internal communication.
To answer this question, a Z and Y generation survey was conducted using a questionnaire published on the social network Facebook, which was attended by 697 people. The obtained results showed the differences of the two studied generations Z and Y both in communication in everyday life and in the preferred ways of communication at work. Another interesting finding is the reluctance of both generations to use social networks for corporate communication (23% - Z, 37% - Y). The results also revealed that Generation Z had a rather negative attitude towards remote work and their experience at the time of COVID-19.
Keywords
Internal communication, Covid-19, corporate social networks, IT, IT management, communication, internal communication, communication tool, generation Z, generation Y, social network.
JEL Classification
M15 – IT Management.
Obsah
Úvod 1
Důvody pro výběr zaměření práce 1
Cíl diplomové práce 3
Hypotézy diplomové práce 4
Přínos práce 4
Teoretická část 6
1. Komunikace 7
1.1 Komunikace ve společnosti 7
1.2 Druhy komunikace 9
1.2.1 Komunikace podle vztahů 9
1.2.2 Komunikace v závislosti na prostorovém uspořádání kanálů a směru
komunikace 11
1.2.3 Komunikace podle úrovně interakce 11
1.2.4 Komunikace ve formě komunikace 12
1.2.5 Komunikace podle prostředků komunikace 13
1.2.6 Komunikace podle subjektů 14
1.3 Komunikace v COVID-19 době 15
2. ICT 17
2.1 Komunikace pomoci ICT systémů 18
2.2 Interní komunikace 19
2.3 ICT podpora pro interní komunikaci 21
2.4 Přehled ICT systému pro vzdálenou komunikaci na trhu 25
Tipy pro výběr a zavedení 37
3. Generace 39
3.1 Teorie generací 40
3.2 Charakteristika generace Y a Z 41
3.3 Generace Z a Y: podobnosti a rozdíly 42
3.4 Generace Z a Y jako zaměstnanci společnosti 43
Praktická část 47
1. Metodika práce 47
1.1 Metody práce 48
1.2 Výzkumné otázky 48
1.4 Metody vyhodnocení dat 50
1.5 Demografie respondentů 51
2. Výsledky výzkumu 53
2.1 Prezentace zjištění 53
2.1.1 Okruh výzkumné otázky č.1 54
2.1.2 Okruh výzkumné otázky č.2 57
2.1.3 Okruh výzkumné otázky č.3 60
2.2 Odpověď na výzkumné otázky 62
2.3 Doporučení pro management 63
Možnosti rozšíření provedeného výzkumu 65
Použitá literatura 66
Přílohy 71
Demografické otázky 71
Hlavní otázky 71
Obrázky 73
Úvod
V průběhu psaní této diplomové práce ve světě nastala situace ovlivňující každého z nás – epidemie koronaviru SARS-CoV-2. Významně ovlivnila i témata, kterým se daná práce věnuje. Prudce probíhající změny s přesunem zaměstnanců na dálku na jaře roku 2020, způsobily spoustu komunikačních a organizačních problémů a pro většinu společností byly velkým překvapením, ke kterému samozřejmě nebyly připraveny.
Pandemie koronaviru COVID-19 nezanechala čas na rozmyšlenou a vynutila si přijmout opatření ve zrychleném režimu k udržení pracovního rytmu. Většina firem byla vynucena přejít na takzvaný home office – práci z domova.
Schopnost pracovat z domova zdaleka není dočasným opatřením pro všechny společnosti. Pro některé se jedná o dlouhotrvající a povědomou praxi, jelikož je ekonomicky prospěšná a otevírá široký přístup k talentům z celého světa. Jejich distribuované týmy nejsou nijak geograficky omezené: pokud specialista žije na jiném kontinentu, není to pro nich problém. Jejich úkolem je vybudovat efektivní emocionální a komunikační spojení v takto distribuovaných týmech. A firmy, pro kterých je daná situace nová, by se mohli inspirovat.
Po uplynutí roku od prvního vyskytnutí covid-19 se dá ocenit, jak se změnil přístup společností v komunikaci a organizaci práce. Nakolik byla úspěšná tato změna a jaký postoj k ní mají lidé, zejména z mladší generace. Právě touto otázkou se bude zaobírat moje diplomová práce, a daný problém je jak nikdy aktuální.
Důvody pro výběr zaměření práce
Hned na úvod, uveďme nakolik se změnil pracovní vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Není už zdaleka pravidlem, věnovat se práci 8 hodin 5 dní v týdnu a většina manažerů společností chápe, že efektivita zaměstnanců přímo souvisí s vnitřním komfortem nežli s počtem odpracovaných hodin. Proto v dnešní době firmy poskytují zaměstnancům řadu benefitů, například přátelská pracovní atmosféra, příležitost ke školení a rozvoji, zpětná vazba od vedení, transparentní komunikace mezi odděleními, vlastní kancelář, zavádějí flexibilní pracovní dobu.
Všechno začalo s nástupem mileniálů na trh práce, většina z nich není zvyklá k striktním pravidlům a stálému režimu, ale spíš se snaží přizpůsobit práci pod svůj vlastní režim. Mnozí z nich raději vstávají později, ale pracují do pozdní noci, jelikož jsou produktivnější v pozdějších hodinách. Najdou se však i tací, kteří jsou ranními ptáčaty. Jedni preferují pohodlnou kancelář, a druzí raději pracuji z domova nebo v coworking místech, kavárnách nebo knihovnách. A tato tendence pokračuje i nadále.
Od nástupu nové generace Z se proto očekávají velké změny k přístupu k pracovnímu rytmu.
Očekávají se též změny ve interní komunikaci a ve výběru používaných ICT pro interní komunikaci. Interní podniková komunikace zahrnuje veškerou komunikaci v rámci společnosti – email, osobní komunikace, chaty, videokonference atd. s cílem je vytvořit pohodlné pracovní prostředí. V roce 2020 zástupci generace Z představují více než čtvrtinu populace, což překonalo počet generace Y, a jedná se tak o ‘jednu z nejrozmanitějších generací v historii země (Deloitte, 2020). Jak uvádí Bloomberg Analysis (2018) generace Z se liší od Mileniálů (generace Y) a jiných generací, zejména však od generací X či Baby boomers. Ať už se jedná o jejich priority, potřeby nebo hodnoty. Zdaleka nejsou tradiční nebo podobné s těmi z předchozích generace. Většina z nich si neumí představit život bez chytrého telefonu v ruce, jelikož právě smartphone představuje bránu k jejich každodennímu životu, ať už se jedná o objednání jídla přes aplikaci, sdílení fotek nebo i zaplacení nejrůznějších účtů. Generace, jež vyrostlo na síti World Wide Web zkrátka nemá ve zvyku stát dlouhé fronty kdekoliv, pokud existuje způsob, jak danou věc vyřešit efektivněji. Podle národního průzkumu APPrise Mobile (CNBC, At work, 2018), provedeného v USA, se třetina respondentů - 28% (manažerů) obává nakolik obtížnější bude řídit a školit zaměstnance internetové generace, jelikož neoplývají tak silnou sociální interakcí jako předešlé generace.
Děti nového tisíciletí jsou na začátku své pracovní cesty a jen začínají vstupovat na pracovní trh. Přičemž, už jsou velmi technologicky gramotní a téměř všichni zástupci této generace lehce ovládají nejrůznější technologie, mobilní aplikace, sociální média a různorodé programy na vysoké úrovni, jelikož pro ně technologie hraje životně důležitou roli.
Proto je nezbytné nabídnout podmínky práci, které ocení každá z generací současně pracujících či vstupujících na trh práce, tj. X, Y a Z, aby nalákat nejlepší kandidáty z
každé generace. Organizace musí nejen vytvářet inkluzivní a pohodlné pracovní prostředí pro různé generace, ale také musí být schopné úspěšně šířit svoji značku prostřednictvím nových komunikačních kanálů (například sociálních médií), které generace Z používá více než kterákoli jiná generace (CNBC, At work, 2018). Aktuálně se k tomu přidává i flexibilnost na pracovišti, aby organizace přežily neočekávané narušení pracovního proces, např. jako Pandemie koronaviru 2019.
Cíl diplomové práce
Cílem této diplomové práce je prozkoumat postoje generace Z (nar. 1995-2010), jejich závislost na technologiích, sociálních sítích, na základě dané informaci zjistit možný vliv teto generace na interní komunikaci ve společnosti a poskytnout cenné rady pro management.
Výzkum dané generaci Z proběhne pomoci prostudované odborné literatury a vlastního dotazníkového průzkumu dane generaci. Vyhodnocení postojů generace Z proběhne v porovnání s generaci Y (1980-1994), která v poslední době úplně nastoupila na pracovní trh a zaměstnavateli už mají zkušenosti pracovat s ní. Dané porovnávaní povolí přizpůsobit existující pracovní komunikaci ke zvyklostem generace Z a určit co se měnit nemusí, protože obě generace jsou na to zvykli. Výsledkem bude informace, jaký vliv bude mít plný nástup generace Z do pracovního života na interní komunikace v organizacích.
Pro všechny části dané práce byly stanoveny následující dílčí cíle práce:
Teoretická část zahrnuje:
1. Definování pojmu komunikace a její druhů pro potřeby této práce
2. Popis ICT systému jako nástrojů pro podporu interní komunikace a jejich přínosu v době COVID-19
3. Definice cílové generaci Z pro dotazníkové šetření, porovnaní daného a předcházejícího generace mezi sebou.
Praktická část má za cíle:
1. Potvrdit nebo vyvrátit hypotézy dané práce pomoci hodnocené výsledků obdržených pomoci dotazníku.
2. Na základě statistických dat získaných z dotazníkového průzkumu vytvořit doporučení pro management firem jak vest zástupci generace Z.
Aby dosáhnout cílů práce bude využito: odborné literatury a akademických prací zabývajících se danou problematikou, blogů a vědeckých článků vztahujících se k danému tématu, dotazníkového průzkumu s vybranými generacemi Z a Y.
Hypotézy diplomové práce
Na základě teoretických východisek popsaných v teoretické části práce a byly vytvořené 3 výzkumné otázky (viz. Praktická část kapitola Výzkumné otázky), kteří by měly objasnit jak se bude chovat a čemu bude dávat přednost digitální generace Z:
1. Bude-li generace Z podobná generaci Y v otázce vzdálené komunikaci?
2. Využívali by zástupci generace Z stejné komunikační kanály v rámci interní komunikace v organizaci jako?
3. Jak bude generace Z reagovat na možnost vzdálené práci?
Ke každé výzkumné otázce byla formulována hypotéza (viz. Praktická část, kapitola výzkumné otázky):
1. Generace Z (1995-2010) nebude spíše podobná Generaci Y (1980-1994) ve svých komunikačních zvycích
2. Generace Z bude preferovat jiné způsoby komunikace v práci než Generace Y 3. Generace Z má ze zkušenosti vzdálené práce v době COVID-19 spis pozitivní
pocity
Přínos práce
Výzkum generace Z a jejich postoj ke komunikaci v zaměstnání, považuji za velmi aktuální, kvůli pandemii koronaviru za sebou mají zkušenost studovat a pracovat na dálku a díky tomu můžeme posoudit jejich postoj ke vzdálené interní komunikaci.
Vzhledem k tomu, že podle Duks (2017) 74% zástupců generace Z požaduje flexibilní pracovní podmínky, včetně schopnosti pracovat na dálku, svobodného rozvrhu práce či práce na částečný úvazek, musí zaměstnavatelé přemýšlet o tom, jak jim zařídit takové podmínky. Ignorování hodnot „nových“ generací může vést ke značným nákladům pro společnost a ke snížení její konkurenceschopnosti. Nálezy dané
diplomové práci by měli pomoct manažerům, a celkově i ostatním pracovníkům a odborníkům pochopit, jak efektivně komunikovat se zástupci generace Z a pomoci kterých komunikačních kanálů jich dosáhnout. Na základě získaných výsledků budou napsány doporučení pro management firem jak vest zástupci generace Z.
Teoretická část
Daná část se především zaměřuje na teoretická východiska komunikace, na její druhy a úlohu v organizaci, taktéž na šíření informací ve firemním prostředí pomocí nejrůznějších ICT systémů, které jsou aktuálně dostupné na trhu. Zvláštní pozornost se věnuje interní firemní komunikaci a změnám, které přinesly opatření proti koronaviru – COVID-19. Relevantní pro danou práci je i obecná teorie generací od N.
Howe a V. Straussa (1991). Na základě dané teorii následně porovnáme generací Y a Z – dvě současné mladé generace, které se též vyskytne v této části práce na základě existujících materiálů o těchto dvou generacích.
V dané práci je primární zaměření na výzkum interní komunikace v organizaci pomocí ICT. Především z pohledu na vztah mezi jednotlivci (například manažer a podřízený, komunikace v oddělení, týmech) při vzdálené komunikaci a její vliv na efektivnost práce, řízení a koordinace podřízených. Poslední dobou se organizace spolupracovníků stala stále více závislá na komunikaci prostřednictvím informačních a komunikačních technologií. Jedním z takových důvodů můžeme jmenovat současnou COVID-19 situaci, kdy byla veškerá komunikace, jak pracovní, tak osobní přesunuta do online prostoru. To je jedním z důvodů, proč byly v této práci uvedeny nástroje pro interní komunikaci, které jsou současně dostupné na trhu v této době.
Poslední kapitola teoretické části diplomové práci se věnuje teorii generací a charakteristice dvou vybraných generace – Generace Z a Y a jejich porovnání mezi sebou. Generace Y slouží jako kontrolní vzorec pro vyhodnocení změn generace Z. Po studiu nejrůznější literatury budou zformulovány hlavní rozdíly mezi nimi a výhody, které přinese digitální generace do pracovního prostoru. Podle odborníků může být dané generace nejvíce transformované pandemií, daná informace o změnách proto poslouží dobrým podkladem, jak vést generace Z pro vedení společnosti.
1. Komunikace
Nejdůležitější složkou sociální činnosti osob se jeví proces výměny, sdílení a spotřeby informací. Tyto činnosti platí i v rámci organizace, týká se to nejen vztahů mezi lidmi, ale i všech řídících procesů v organizaci, které jsou založeny na přijetí a přenosu informace. Každá organizace je komplexní schéma skládající se z interní a externí interakce. Jedná se především o interakci mezi členy týmu a strukturálními jednotkami, spolupráci s vládními orgány, investory, spotřebiteli, zástupci podniků atd. Účinnost řízení přímo závisí na efektivitě komunikace: rychlost rozhodování, přesnost provádění příkazů, kontrola jejich provádění a včasná oprava chyb, předpovídání.
Podle Lenshina (2019) jsou dnes informace nejdůležitějším zdrojem, na kterém závisí účinnost práce. Efektivní přenos informace a její řízení v rámci organizace už dávno zajímá naprostou většinu firemních manažerů. Jelikož efektivní pohyb informací z velké části závisí na komunikaci mezi lidmi, zapojení zaměstnanců se tím pádem stává čím dál tím důležitější pro úspěch společnosti na trhu.
1.1 Komunikace ve společnosti
Brian Tracy ve své knize „Jak mnohem lépe prodávat“ napsal: „Úspěch manažera je na 85 procent závislý na komunikačních schopnostech. Vše, co v životě dosáhnete, je nějak spojeno s ostatními lidmi, a proto komunikace určuje 85 procent vašeho štěstí a úspěchů. Kvalita vašeho života a vztahy v celé jejich rozmanitosti závisí na kvalitě komunikace.” (Tracy, 2007).
Jaká je definice komunikace a proč je tak nezbytná? Jedná se jen o pouhou výměnu slov nebo složitější aspekt každodenního života? Je schopnost udržovat konverzaci talentem, kteří mají jen někteří lidé, nebo se dá naučit a poté i rozvíjet? Jak důležité je domluvit se s lidmi nebo interpretovat informace správně? Jaké jsou druhy podnikové komunikace? Na tyto všechny otázky odpovím v této kapitole.
Komunikace je proces interakce mezi subjekty (sociálními skupinami, komunitami nebo jednotlivci), během nichž dochází k výměně informací, zkušeností, schopností a
pochází z latinského communicare, jež znamená „společně něco sdílet, činit něco společným“ (Vybíral, 2009). Podle Jílka (2009) pod komunikací zapadají „veškeré procesy, jejichž smyslem je přenos informací“.
Komunikace v sobě tedy ne zahrnuje pouze výměnu informací mezi účastníky, ale i podílení se na celkovém dopadu zprávy a kontextu, který může celý význam této informace pozměnit. V tomto slova smyslu tedy můžeme komunikaci chápat spíše jako synonymum interakce, procesu vzájemného ovlivňování a působení (Wikisofia, 2020).
Člověk je sociální bytost. Každý jednotlivec potřebuje společnost, potřebuje přijetí, lásku, pozornost a porozumění. Bez komunikace by se lidé nemohli integrovat a bylo by téměř nemožné se navzájem pochopit. Proto je interakce s ostatními lidmi opravdu nedílnou součástí našeho každodenního života a našich odborných činností. Schopnost komunikovat řadíme mezi velmi důležitou dovednost, která zajišťuje vysoce kvalitní vztahy nejen mezi blízkými, ale také s kolegy. Komunikace se zaměstnanci, dodavateli, partnery nebo zákazníky je nepřetržitou součástí pracovního dne.
Vzhledem k řešené problematice je nutné zmínit mimořádný význam komunikačního procesu v profesionální činnosti moderního člověka. Firemní komunikace probíhá denně prostřednictvím různých kanálů: osobně, emailem, telefonem, chatem či prostřednictvím dalších komunikačních prostředků. V současné situaci, kdy je společnost velmi postižená koronavirovou krizí, větší část komunikace mezi lidmi probíhá online – sociální sítě, messengery, online hovory atp.
Například podle posledních statistických studií Wisconsin Business School (WBAUSA) tráví manažeři mezi 75% a 80% svého pracovního času komunikací v různých oblastech (Kelchner, 2012). Podle stejného průzkumu 100% respondentů připouští, že komunikace je hlavní součástí profesionální interakce mezi zaměstnanci a se zástupci jiných organizací. Efektivní komunikace zlepšuje proces výměny informací mezi zúčastněnými stranami, což je nezbytné pro úspěšnou profesionální činnost (Kelchner, 2012).
1.2 Druhy komunikace
Členit komunikaci můžeme z různých hledisek. V této práci budu používat členění podle Markovic, Radovic-Markovic (2013), v kterém by se dal pojem komunikace rozdělit na následující druhy:
● podle vztahů – formální a neformální,
● podle prostorového uspořádání kanálů a směru komunikace – vertikální, horizontální a diagonální,
● podle úrovně komunikace – individuální, skupinová, komunikace v rámci společnosti, komunikace mezi organizacemi, masová komunikace
● podle formy komunikace – verbální, neverbální
● podle prostředků komunikace – mezilidská a pomocí informačních technologií
● podle subjektů – interní a externí.
Výše definované druhy komunikace budou podrobně rozebrané v dalších podkapitolách.
Obrázek 1. Types of comunication. Sharma P., 2020 1.2.1 Komunikace podle vztahů
Formální komunikace
Formální komunikace (anglicky Formal Communication) je oficiální komunikace.
Typicky je daným způsobem kontrolovaná, předepsaná a její forma a náležitosti jsou předem stanovené (Managementmania, 2021). Formální komunikace umožňuje omezit a organizovat informační toky. Jsou stanoveny následujícími předpisy:
● organizační (například organizační struktura organizace);
● funkční (vztahy mezi odděleními, uvnitř oddělení).
Formální komunikační kanály jsou široce využívány ve společnostech s hierarchickou organizační strukturou řízení a spojují všechny prvky struktury společnosti. Zahrnují všechny dokumenty, které vysvětlují pravidla pro interakci různých oddělení a zaměstnanců: standardy, pravidla, pokyny, řízení objednávek, dokumentace atd. Podle Mayerové, Růžičky (2000) ke každému pracovníkovi organizace musí vést nejméně jedna formální komunikační cesta, aby v síti nevznikla nepokrytá místa, tj. aby někteří pracovníci ne zůstali bez informací.
Neformální komunikace
Neformální komunikace je sociální interakce mezi jednotlivci, která odráží projevy lidské potřeby komunikace. Neformální komunikace doplňuje formální komunikaci. V rámci interní komunikace se jedná o jakoukoliv interakci mezi zaměstnanci stejné organizace, bez ohledu na jejich místo v hierarchii společnosti. Během neformální komunikace se nejčastěji vyskytují výměny pomluv, informace o možném snížení či zvýšení platu, subjektivní názory o spolupracovnících nebo k určitým událostem atd.
Pomluvy jsou jedním z nejrychlejších způsobů šíření informací. Neformální komunikace se často používá jako kanál přenosu informací ke studiu upřímných názorů zaměstnanců, jejich připravenost na změny a přijetí nových prvků (směrů), k identifikaci úzkých míst v řízení společnosti. Pokud by organizace chtěla zamezit existenci neformální komunikační sítě, přišla by i o její kladné stránky, jakými jsou například poskytování potřebných informací mimo oficiální zdroje, možnost získání rychlejších informací, podpora pružnějšího fungování organizace a rozvoj neformálních kontaktů mezi členy organizace (Doktorová, 1992).
1.2.2 Komunikace v závislosti na prostorovém uspořádání kanálů a směru komunikace
Tento typ je závislý na komunikačním schématu v organizaci. Informace v kanálech jsou přenášeny:
● vertikálně – zdola nahoru, shora dolů,
● horizontálně,
● diagonálně.
Vertikální komunikace se řadí mezi komunikaci, jež je směřována shora dolů (od manažera k podřízeným) či naopak zdola nahoru (od podřízených k vedení). Jedná se o komunikaci mezi zaměstnanci, kteří zaujímají různé úrovně v hierarchii společnosti.
Účinnost tohoto typu komunikace do značné míry závisí na kompetenci a psychologické gramotnosti manažera – jak dobře je schopen přistupovat k různým lidem a rozdělovat odpovědnost v závislosti na typu osobnosti, zda je ochoten motivovat a aktivně naslouchat podřízeným atd.
Horizontální komunikace je typ komunikace, která se zaměřuje na integraci a koordinaci činností zaměstnanců různých divizí a oddělení na stejné úrovni hierarchie především za účelem naplnění cílů společnosti a přispívání ke zvýšení efektivity využívání všech zdrojů společnosti. Jde o komunikaci mezi zaměstnanci z jednoho nebo různých oddělení téže organizace, kteří jsou ve stejné hierarchii na stejné úrovni.
Horizontální komunikace závisí přímo na tom, jak efektivně budou použity všechny typy podnikových zdrojů. To znamená, že pokud společnost nemá žádnou komunikaci v rámci oddělení a zaměstnanci nemají zájem o týmovou práci a / nebo nemohou najít společný jazyk – produktivita podnikání může klesat.
Diagonální komunikaci definujeme jako komunikaci prováděnou mezi zaměstnanci oddělení a divizí různých úrovní. Tento typ komunikace se používá v případech, kdy je komunikace zaměstnanců organizace různých úrovní nezbytná.
1.2.3 Komunikace podle úrovně interakce
Komunikace je vzájemná interakce mezi členy v organizaci, jako i vazby mezi nimi a
extrapersonální, individuální, skupinovou, komunikaci v rámci společnosti, komunikaci mezi organizacemi, masovou komunikaci a komunikaci jako přírodní proces.
● Nejčastěji komunikace probíhá na úrovní osobní komunikace mezi dvěma lidmi. Tento druh komunikace nazýváme individuální, také známý jako osobní, personální nebo privátní komunikace. Individuální komunikace zahrnuje všechny druhy výměny a sdělování informací, které probíhají mezi dvěma vzájemně nezávislými osobami. Osobní komunikace nebo přímé kontakty mezi zaměstnanci v rámci organizace se řadí mezi velmi důležité.
● Skupinovou komunikací se jeví sdělování a sdílení významů mezi dvěma či více osobami, které tvoří jistou společenskou skupinu (Winkler, 1998) Může se jednat o rodinu, okruh přátel, pracovní skupinu, členy podniku, úřadu, nemocnici a podobně.
● Extrapersonální komunikace je druhem sdělování, kdy komunikuje člověk s objektem jiného druhu. V tomto smyslu mluvíme například o komunikaci mezi člověkem a strojem (PC, bankomat) nebo mezi člověkem a zvířetem (Winkler, 1998).
● Komunikace jako přírodní proces. V tomto smyslu hovoříme například o přenosu informací v biologickém organismu. Mezi jednotlivými lidskými buňkami existuje velké množství mezibuněčných komunikačních kanálů, které zabezpečují fungování fyziologických procesů v lidském těle. Komunikace v biologickém slova smyslu probíhá také mezi lidmi navzájem. Důsledkem přenosu genetických informací mezi mužem a ženou je například lidské zrození, jedno z největších mystérií lidské existence (Winkler, 1998).
1.2.4 Komunikace ve formě komunikace Verbální komunikace
Verbální komunikace používá specifický slovní systém, který je obecně přijímán všemi členy určitého společenství, v tomto případě organizace. K tomu, aby verbální komunikace probíhala bez problémů, nestačí pouhá znalost významů jednotlivých slov, ale zároveň musí mít jedinci k těmto významům podobný vztah a shodně chápat danou sociální a komunikační situaci (Nový, Schroll-Machl a kol., 2001).
V situaci, kdy spolu jedinci komunikují tváří v tvář, se vždy uplatňuje jak verbální, tak i neverbální komunikace. Při rozhovoru věnují pozornost nejen obsahu sdělení, ale vnímají i to, jak se kdo tváří, co sdělují postojem těla a svými gesty (Nový, Schroll- Machl a kol., 2001, s. 16).
Verbální komunikace je komunikace, která se provádí pomocí mluveného jazyka používaného jako kódovací systém. Mezi výhody ústní komunikace patří:
● rychlost
● spontánnost
● možnost použití neverbálních metod komunikace současně se slovy.
Podle A. Mehrabiana (1970) je pouze 7% zpráv určeno jejich slovním obsahem a 93%
je charakterizováno neverbální povahou, z toho 38% je určeno hlasovou modulací a 55% je určeno výrazem obličeje.
Neverbální komunikace
Mezi neverbální komunikaci řadíme například zprávy, které jsou odesílány odesílatelem bez použití řeči, ale například pomocí gest, výrazů obličeje, pohledů, chování, pózy. Působí jako prostředek komunikace na úrovni, na níž mohou svou podstatu interpretovat ostatní účastníci komunikačního procesu.
Informace se přenášejí ústní komunikací, přičemž neverbální komunikací se přenáší postoj k příjemci zprávy.
1.2.5 Komunikace podle prostředků komunikace
Komunikace pomocí informačních technologií, technické prostředky, ICT Komunikaci pomocí ICT charakterizujeme jako komunikaci, která se provádí pomocí informačních technologií a technických prostředků, současně mají v moderních podmínkách prvořadý význam. Ve firemním prostředí jsou implementovány pomocí informačních a komunikačních systémů a dalších nástrojů pro správu informací. S pomocí ICT se manažeři jednodušeji mohou obrátit na jiné zaměstnance, například za účelem získání informací, které jsou nezbytné k řešení problémů.
Komunikovat spolu mohou i stroje – například počítače a jejich programy, vyměňující si vzájemně data či informace. Téměř každé moderní zařízení, které nám projde rukou takto funguje. Tento typ komunikace charakterizujeme jako machine-to-machine, je provázán trendem internetu věcí jen je intenzivnější.
Mezilidská komunikace
K mezilidské komunikaci dochází mezi lidmi v situacích tváří v tvář a ve skupinách za použití slov ale i bez slovných komunikačních prostředků pomocí takzvané neverbální komunikace, mohou to být jak gesta, výraz ve tváři nebo tón hlasu.
Mezilidská komunikace závisí na sociálně-kulturním prostředí, v němž je prováděna, včetně systému hodnot, zvyků, tradic. Tento faktor musí být zohledněn při komunikaci mezi zástupci různých národních kultur. Kulturní rozdíly totiž mohou způsobit změny jak ve verbální, tak i v neverbální komunikací.
1.2.6 Komunikace podle subjektů
Existují dva hlavní typy podnikové interakce – vnitrofiremní (interní) a s okolím (externí).
Externí komunikace
Externí podniková komunikace zahrnuje všechny kontakty organizace s vnějším prostředím:
● Komunikace se zákazníky.
● Oficiální a obchodní akce.
● Spolupráce s veřejnými a státními organizacemi.
● Účast nebo provádění sponzorských, sociálních a charitativních programů a kampaní.
Jak je tento druh komunikace nastaven, závisí na stavu a stabilitě pozice společnosti na trhu, dlouhodobém a trvalém vztahu s obchodními partnery, imagi a reputaci organizace, loajalitě zákazníků a povědomí o značce atd.
Interní komunikace
Interní podniková komunikace zahrnuje veškerou komunikaci v rámci společnosti.
Jejím cílem je vytvořit pohodlné pracovní prostředí, ve kterém se zaměstnanci budou cítit, že patří do skupiny a díky tomu může být jejich loajalita vůči organizaci vyšší.
Můžeme mezi ni zařadit:
● Firemní a teambuildingové akce.
● Komunikace a příjem informací prostřednictvím interních kanálů (CRM, ERP, web, mail, telefon, wiki atd.).
● Týmové schůzky, konference.
● Účast na školeních, vzdělávacích akcích atd.
Kvalita interní komunikace do značné míry závisí na gramotnosti vedoucích a výkonných ředitelů, jakož i odborníků v oblasti lidských zdrojů a PR.
Nutnost vzájemně propojit interní a externí komunikační aktivity organizace jsou jedním z pilířů k úspěchu, neboť transparentnost organizace vně i uvnitř se jeví jako předpoklad pro efektivitu a přínos. Jakmile neodpovídá vnější image organizace vytvořenému vnitřnímu obrazu organizace či je vnímána jinak pracovníky, či společnost neposkytuje vnějšímu okolí informace ve stejném znění a smyslu jako pracovníkům, stává se v této situaci komunikace organizace kontraproduktivní a má ve svém důsledku velmi negativní vliv na postoje všech cílových skupin (Holá, 2011, s. 39).
1.3 Komunikace v COVID-19 době
Pandemie se na jaře jevila pro mnohé jako dočasný stav trvající maximálně několik měsíců. Dnes už jsme si jisti nakolik nemožný je rychlý východ z této krize. Jakmile si v budoucnu po dlouhé době konečně sundáme masky, ocitneme se ve zcela jiném světě.
Interní podniková komunikace bude doprovázena mnohými změnami, jakmile skončí pandemie. Osobní neformální interakce s kolegy ustoupila do pozadí a všechny události se odložili na neurčitou dobu, v této době se především soustředíme na efektivní komunikaci s pracovníky. Podniky zajímá pouze komunikace se zaměstnanci pracujícími z domova – testuje se především Zoom nebo Slack a diskutuje se o
vlastnostech schůzek ve video režimu – například rychlost připojení, počet uživatelů současně na jednom callu.
Pandemie koronaviru přinesla nebývalé obchodní výzvy. Časopis Time nazval současnou situaci „největším globálním experimentem týkající se práce na dálku“
(Time, 2020). Pracovníci se ocitli pod přívalem velkého množství informací a často nespolehlivých údajů o pandemii.
Od vedení se převážně v této době očekávají informace, jak se vypořádat s koronavirovými opatřeními. Zaměstnanci v první řadě upřednostňují od svých zaměstnavatelů spolehlivé a objektivní informace o pandemii a těmto zprávám důvěřují nejvíce. Ať už se jedná o pozitivní či negativní změny, alespoň budou vědět, jak se s danými nařízeními vypořádat. Výsledky studie Edelman Trust Barometer (10 000 lidí v 10 zemích tento názor potvrzují (Edelman Trust, 2020). Z nich 74% věří, že iniciátory změn by měli být vedoucí firem, nikoli vláda.
Obrázek 2.Employers belived most readily. Edelman Trust, 2020.
Třetina respondentů opustila značky, jejichž reakce na pandemii byla podle jejich názoru nesprávná. Společnosti z celého světa, jež se během koronavirové krize nedokázali vypořádat s potřebnou komunikací se spotřebiteli, ztrácejí zákazníky. Lepší situace však nenastala ani z pohledu interní komunikace. Více než polovina pracovníků
na světě nedůvěřuje bezpečnostním a klinicky ověřeným postupům na pracovišti, jako například dezinfekčním prostředkům, nošením masek či respirátorů nebo dodržováním odstupů. I přes osvědčené a klinicky prověřené postupy, které jsou zavedeny především aby se zamezilo nákaze stále mnoho lidí není připraveno opustit domov ze strachu převážně o své blízké, které by mohli nakazit.
Zaměstnavatelé, kteří nejsou schopni se přizpůsobit novému způsobu práce a potřebám zaměstnanců, mohou přijít o své nejnadanější spolupracovníky a s nimi i o konkurenční výhodu. Mnoho z nich se snaží přizpůsobit se situaci, učí se pohotově reagovat, být stabilnější a efektivnější, rozvíjet krizovou komunikaci a snaží se dělat minimální možné plánování.
Nevládní organizace by neměli zapomínat na generaci Z, která tvoří 41% světové populace (United Nations, 2019) a stává se, co se týče velikosti doslova budoucností světa, a proto bychom ji neměli ignorovat. Uvedenou skupinu pandemie silně zasáhla - 54% respondentů z Evropy uvedlo (United Nations, 2019), že se kvůli pandemii začali více zajímat o aktivismus a sociální otázky. Mnoho z nich věří, že mohou změnit svět k lepšímu, ať už se jedná o sociální nespravedlnost, udržitelnost nebo jiná témata. Už dříve jsme si mohli všimnout, že generace Z přijímá svou individualitu a rozmanitost jako přínos pro společnost, tento názor by se podle nich měl častěji objevovat v médiích, která je obklopují. Více rozmanitosti by chtěli vidět i v reklamě, uvedlo to až 71% dotazovaných po celém světě (Facebook IQ, 2020).
Všechny aktivity a změny, jež se během pandemie uskutečnily se pro ně staly velmi klíčové – od využívání online platforem na učení až po trávení více času koníčkům a zábavou.
2. ICT
Současná fáze vývoje společnosti je charakterizována významnou úlohou informací v každodenním životě pracovníka pomocí ICT systémů. Existuje spousta termínů, jak můžeme definovat informační a komunikační technologie. Information and Communications Technology (ICT) je rozšířený termín pro informační technologie (IT), týkající se všech technologií používaných k manipulaci s telekomunikacemi,
ovládacími a monitorovacími funkcemi, jakož i potřebného podnikového softwaru, middlewaru, úložiště a audiovizuálními systémy, které uživatelům umožňují přístup pro ukládání, přenos a manipulaci s informacemi (Techopedia, 2021). Jednodušeji řečeno, dané technologie umožňují komunikaci, zpracování, ukládání a šíření informací zejména v digitální podobě elektronickými prostředky.
Mezi hlavní oblasti využití ICT systémů patří: zpracování, zálohování a transfer dat, komunikace mezi pracovníky, systém dohlížení a kontroly pracovníků, předávání, sdělování informací, poradenské služby.
2.1 Komunikace pomoci ICT systémů
Široké používání ICT pro komunikaci umožňuje velmi rychle a relativně levně distribuovat informace ve společnosti. Tyto systémy umožňují nepřetržitou komunikaci bez ohledu na počet a umístění jejích uživatelů, usnadňují týmovou práci, protože všichni členové týmu mohou přijímat zprávy současně a dostávat aktuální informace.
Ve srovnání s tradičními kanály komunikace, ICT komunikační systémy zároveň přispívají k větší informovanosti nižších a středních manažerů a pracovníků o obecném stavu v organizaci. To jim umožňuje rychleji reagovat na změny, řešit taktické otázky a brát v úvahu celkovou strategii organizace. Podporuje schopnost vrcholového managementu přijímat včasné a spolehlivé informace, které odrážejí stav ve všech oblastech organizace a pomáhá se jim lépe rozhodovat.
V rámci organizace se komunikace však často zanedbává. Stává se to z několika důvodů, jedním z hlavních je nedostatek času u manažerů, aby se tomu tématu mohli věnovat (důležité projekty, naléhavé deadliny, schůzky atd.), všeobecná přetíženost informace a zastaralá organizační struktura jednosměrných spojení shora dolů.
Bez komunikativního spojení se každý zaměstnanec nachází ve své „informační bublině“ a nechápe, jak jeho činnosti souvisejí s cíli jeho práce a cíli společnosti. Každý v tomto případě pracuje samostatně, a neví nad čím pracují jiné. To vede ke známému pocitu „Pracuji zde sám a ostatní se jen flákají”, a následující demotivaci pracovníka a slabému výkonu práce.
Kromě toho nedostatek komunikace mezi zaměstnanci a odděleními výrazně zpomaluje řešení jakýchkoliv problémů, vyvolává časté konflikty a nedorozumění, a proto vede k vnitřnímu napětí v týmu, ve kterém různé směry (týmy, oddělení) začínají jednat ne jako spojenci, ale jako odpůrci.
Pokud společnost zaměstnává více než třicet lidí, očekává se, že ne všichni budou komunikovat přímo mezi sebou. Čím větší počet zaměstnanců společnosti, tím vyšší šance, že se většina zaměstnanců vůbec nebude znát. Budování komunikace ve společnosti je však nutné i pro velmi malé firmy. I když mluvíme o startupu, který zaměstnává jen 3–7 osob, měla by být správně navázána komunikace, protože každý má právo vědět, co se stalo, co se má dělat, jak probíhá pracovní proces jako celek a co se od něj očekává osobně. Ale odlišné od středních a velkých organizaci je to, že organizování komunikace v takovém měřítku je celkem jednoduché – obvykle komunikace probíhá v nějakém korporátním messengeru, chatu, mailu a pravidelných setkání. V jiném případě (střední a velké společnosti) je řízení interní komunikace složitý a nesmírně důležitý proces, obzvlášť když značný počet zaměstnanců pracuje vzdáleně, což je v dnešní době velkým trendem.
2.2 Interní komunikace
Interní komunikace má za úkol informovat zaměstnance, aby si uvědomili své hodnoty a podíleli se na činnostech zaměřených na dosažení strategií organizace. Kvůli tomu musí vrcholový management postavit jasnou a bezpečnou komunikaci, která spojuje jejich úsilí o efektivní řízení, protože úspěch organizace závisí na formě komunikace (Verghese, 2017).
Jak bylo uvedeno výše, interní komunikace je základem fungování jakékoliv společnosti nezávislé na rozměru organizace. Ve velkých společnostech se komunikační struktura jeví komplikovanější, rozsáhlejší a mnohem vážnější, avšak v menších a středních firmách by se rozhodně nemělo na interní komunikaci zapomínat.
Nicméně se většinou manažeři soustředí na externí komunikaci se zákazníky a zapomínají na interakce uvnitř podniku. Dle Theaker (2001) je hlavní úlohou interní komunikace „identifikovat, navázat a udržovat vzájemně prospěšné vztahy mezi organizací a zaměstnanci, na nichž závisí její úspěch nebo neúspěch“.
Podle Rogala A. (2011) je nejlepším a nejúčinnějším interním komunikačním nástrojem osobní konverzace, není náročná a nevyžaduje žádné finanční prostředky.
Jedním z problému této metody je její časová náročnost a v rámci středních a velkých podniků se jeví jako neuplatnitelná. Ve středních a velkých společnostech se neobejdeme bez ICT – mailu, podnikových sociálních sítí, wiki, messengerů a podobných systémů.
Současní pracovníci nejsou nakloněni slepě poslouchat příkazy vedení. Mladí odborníci dnes mají velkou nezávislost: bez váhání mohou opustit společnost, pokud jim něco nevyhovuje. Jsou pro ně velmi významné osobní potřeby, záleží jen na nich, kolik úsilí zaměstnanci vynaloží na provedení konkrétní práce. Chtějí mít jistotu, že se o ně zaměstnavatelé starají. Bohužel, někteří manažery si to neberou v úvahu.
Kdysi za pracovní místo (workplace) se považoval fyzický prostor kanceláře, kde zaměstnanci pracovali tváří v tvář, komunikovali prostřednictvím e-mailu, telefonu či osobně a pracovní doba byla přesně určena, většinou od 9:00 do 17:00. Teď v době home office, coworkingových míst a práce na různých kontinentech je to těžko definovatelné. S vývojem technologii se všechno změnilo a starší generace si musí zvykat na nové počítačové systémy, které z jedné strany by jim měli zrychlit a zjednodušit práci, z druhé strany to bylo a je pro něj velkou vyzvou. Museli se přizpůsobit a vyžívat v tomto novém světě nebo jich nahradí mladší generace.
Rychlý posun vpřed a nyní je to normou, že zaměstnanci pracují na více místech, nemají přesně určenou pracovní dobu a mají k tomu víc zařízení, přičemž se pracovní síla již neomezuje na jediné kancelářské prostředí. Vznikají tzv. digitální pracoviště.
Digitální pracoviště poskytuje zaměstnancům nástroje, které potřebují ke zlepšení jejich vzájemné komunikace, spolupráce a propojení.
S tím, jak se tato různorodá pracoviště objevují, se pro efektivitu a růst stává nezbytná týmová a kolaborativní, digitálně propojená pracovní prostředí. Organizace musí zavést strategie digitálního pracoviště schopné zlepšit spolupráci a komunikaci a umožnit zaměstnancům účinnou spolupráci, bez ohledu na umístění nebo zařízení.
„Očekáváme, že dodavatelé aplikačních sad začnou ve velké míře nasazovat konverzační rozhraní a AI do svých podnikových aplikací – objeví se tak stovky rozličných chatovacích rozhraní. Většina těchto rozhraní ale nebude schopna reagovat
na složité dotazy. Zlepšení tak bude zpočátku souviset zejména s kvalitnějším pochopením přirozeného jazyka a rozpoznáváním řeči.“ (KPC-Group, 2017).
2.3 ICT podpora pro interní komunikaci
Firemní komunikace na digitálních platformách urychluje rozhodování, snižuje počet schůzek, pomáhá kolegům šetřit čas a energii. Platforma Teams, Slack, Skype a další podobné nástroje jsou vyžadovány k použití všemi zaměstnanci bez ohledu na jejich pozici. Nemusí tedy hledat mail či telefonní čísla druhé strany, aby vyřešili naléhavé problémy. Tyto nástroje mohou zvládnout zaměstnanci s jakoukoli úrovní počítačové gramotnosti.
Programy pro spolupráce, sledování úloh – také zjednodušují komunikaci. Manažeři nastavují úkoly, kontrolují kvalitu provádění a dodržování termínů, zatímco zaměstnanci se nemusí přetěžovat schůzkami. Sledování úkolů umožňuje výkonným umělcům systematizovat práci, zejména pokud jsou zapojeni do několika projektů současně, zbavit se pocitu omezenosti a správně stanovit prioritu při provádění současných úkolů.
Opatření proti šíření koronaviru změnily způsob řízení interní komunikaci. Potřeba dlouhodobě pracovat na dálku již způsobila neskutečnou potřebu nástrojích pro videokonference a komunikace.
Dnes existuje celá řada komunikačních aplikaci nebo správců úloh:
● Zoom
● Google Hangouts
● JIRA
● Teams
● Slack
● Trello a další.
Téměř každý podnik 21. století se vyznačuje vysokou dynamikou a volným pohybem zaměstnanců. V tomto ohledu jsou zapotřebí nové formy komunikace k řešení pracovních problémů a udržování kontaktu v jakékoliv situaci. Obchodní komunikace se stále více provádí přes internet pomocí mobilních zařízení. Za účelem jeho
vytvořen systém B2E (business to employee) - systém elektronické vnitřní firemní infrastruktury a technologické organizace. Systémy B2E jsou dnes vybírány především na základě schopností jejich instant messengerů a šíření informací.
Není žádným tajemstvím, že praktický informační systém pomáhá rychle optimalizovat obchodní procesy a současně zvýšit firemní kulturu na novou úroveň. Již není nutné dlouho volat kolegům nebo čekat na odpovědi na e-maily – komunikace se stává rychlejší, snadnější a levnější. Kromě toho je zaměstnanec vnímán svým vlastním manažerem jako součást zájmu společnosti o pracovní podmínky. To vše přispívá k budování týmů, zvyšuje efektivitu práce a loajalitu.
Bohužel, taková řešení ležící na povrchu mohou mít i své nevýhody. Za prvé, při používání softwaru vyrobeného v zahraničí existují určitá rizika. Velké korporace a mnoho státních korporací proto vyvíjí své vlastní komunikační aplikace. Za druhé, při komunikaci ve speciálně vytvořeném firemním messengeru je pravděpodobnost náhodného úniku dat výrazně nižší, protože zde informace, které si uživatelé vyměňují, nejsou nijak spojeny se zveřejněním dat někde jinde. To dává větší svobodu v komunikaci mezi kolegy na různých úrovních. Firemní messengery nejsou novým jevem, někteří se objevili ještě před Skypem, Slackem a byli to jednoduché chaty s omezenou funkčností. U těchto okamžitých messengerů nebylo možné vyměňovat soubory nebo vidět úplný seznam zaměstnanců, a co bylo pro komunikaci nejdůležitější to, že pro použití byla vyžadována povinná přítomnost zaměstnanců v kanceláři.
Daná situace přivedla k masivnímu „odlivu“ zaměstnanců od těchto messengerů do populárních instant messengerů, čímž zkomplikovali firemní komunikace: někteří upřednostňovali určitý způsob komunikace, jiní se mu to ne líbilo a vybrali si něco jiného. Pohodlnost veškeré dálkové komunikaci přestala fungovat. Ve výsledku se ukázalo, že podnikový messenger je stále potřebný, ale musí být vytvořen podle některých velmi srozumitelných a funkčních vzorců nebo musí být součástí dobře fungujícího systému. Tyto úvahy vedly vývojáře softwaru k nápadu vytvoření Sociální aplikace pro podnikání. Interakce v segmentu B2E se pohodlně provádí prostřednictvím podnikových sociálních sítí (CSN). Mají stejnou funkčnost jako běžné sociální sítě ale větší výhody a příležitosti: komunikace v messengeru, video komunikace, sdílení souborů, blogování a skupiny, komentáře k příspěvkům,
zpravodaje, publikace fotografií, nastavení přístupových práv k této nebo jiné informaci pro určité skupiny uživatelů atd.
Prostřednictvím CSN mohou zaměstnanci z různých oddělení a poboček komunikovat bez ohledu na jejich umístění. To je zvláště výhodné ve velkých organizacích. Například společnost Cisco před zavedením podnikové sociální sítě shromáždila zaměstnance na dvoudenních konferencích, pro které bylo nutné organizovat lety a ubytování, psát cestovní náhrady a řešit řadu souvisejících otázek. Po zavedení CSN zmizela potřeba osobní účasti na konferencích, zaměstnanci byli schopni komunikovat o všech otázkách prostřednictvím internetu a efektivně vést dialogy. Pro nadnárodní společnost to znamenalo výrazné snížení nákladů.
Personální oddělení se zaváděním sociálních aplikací dostávají mocný nástroj pro svou práci: nyní můžete každý den nejen rychle šířit informace v rámci společnosti, ale také je shromažďovat. Sledujte například vzdálené zaměstnance. Neformální komunikace na sociální síti je účinným tipem pro personalisty, jak organizovat budování týmů nebo firemní svátky, pomoct se přizpůsobit novým zaměstnancům, a docílit těch, kteří mohou v blízké budoucnosti odejít. V roce 2021 není shromažďování informací o zaměstnancích méně důležité než shromažďování informací o zákaznících. Kromě toho je snadné zorganizovat školicí seminář nebo konferenci prostřednictvím sociální sítě, aniž by zaměstnanci museli opustit svá pracoviště.
Interakce mezi vedením a běžnými zaměstnanci daným způsobem je zjednodušená:
prostřednictvím korporátních sociálních sítí mohou šéfové stanovit úkoly a sledovat jejich implementaci, konají se zde také diskuse, každý zaměstnanec má příležitost klást kolegům přímo dotazy na messengeru. Pokud klasická správa zahrnuje pouze vertikální a horizontální spojení ve struktuře správy, pak vám podnikové sociální sítí umožňují vytvořit diagonální spojení a maticové struktury. Zavedení podnikové sociální sítě vyžaduje čas, protože to nevyhnutelně ovlivní řadu obchodních procesů.
To je normální u všech globálních inovací, které pokrývají celou společnost. Mělo by být také zřejmé, že zapojení zaměstnanců nebude úplným, a to ani v případě, že je registrace v CSN povinná. Vždy existují aktivní uživatelé a ti, kteří se příležitostně ukazují. V průběhu času se však výhody podnikových sociálních sítí pro všechny zjeví, uvádí se ve studii téhož McKinsey Global Institute (2020): práce s e-mailem při používání CSN vyžaduje o 30% méně pracovní doby, hledání interních informací o
zaměstnancích trvá asi pět hodin, ne více než sedm, snížení počtu osobních schůzek, hovorů a dopisů ušetří až 35% pracovní doby. Nezapomeňte také na možnost vytváření zájmových skupin: řekněme například „Yoga“ nebo „Klub motoristů“. Pokud plně využijete funkčnost podnikových sociálních sítí budou se zapojovat všechny zaměstnance. Moderní přístup k dosahování zisku zahrnuje nejen zlepšení zpracovatelnosti všech procesů, ale také humanizaci podniku. Implementace podnikových sociálních sítí, které jsou zaměřeny na zlepšení kvality interakce mezi všemi zaměstnanci společnosti, pomáhá řešit oba tyto problémy. Výsledkem růst produktivity práce.
2.2.1 Firemní messenger
Slovo „messenger“ znamená „posel“. Jedná se o systém pro zasílání rychlých zpráv ve formě textových, zvukových, obrazových a různých typů souborů. „Předky“ instant messengerů jsou e-mail a SMS na telefonu.
Proč jsou instant messenger lepší než mail? V dnešní době je e-mail používán většinou několikrát denně. V případě takové rychlé výměny informací je to ale nepohodlná možnost, takže se k výměně dlouhých textů používají e-maily.
K čemu slouží a jaké jsou výhody? Používá internet, což je v moderním světě levný způsob předávaní informaci. Většina moderních tarifů umožňuje neomezenou výměnu informací, jako je tomu v případě přenosu WI-FI. Pošlete zprávu, partner ji přečte a okamžitě odpoví. Další výhodou je, že se zobrazuje stav uživatele (online/offline) aby bylo možné pochopit, zda si text okamžitě přečte nebo ne, a stav zprávy (bud přečtené nebo nepřečtené).
Standardní funkcionalitou populárních messangerů je:
● rychlá výměna informací;
● vytváření skupinových chatů;
● schopnost vést konverzaci prostřednictvím zvuku a videa;
● zobrazení stavu partnera;
● výdaje na internetový provoz (nyní jsou tyto systémy častěji neomezené);
● schopnost vyměňovat si fotografie, videa, soubory různých typů.
Mezi hlavní výhody použití firemních messengerů patří:
➔ Pohodlná komunikace a rychlá komunikace
I když jsou doma, mohou zaměstnanci rychle sdílet novinky o projektu, položit otázku a získat odpověď a být vždy v kontaktu. Kromě toho se ukládá veškerá korespondence, takže se k nim můžete kdykoli vrátit a informace znovu zobrazit.
➔ Vytvoření chatu podle tématu
Abyste ne psali v jednom chatu o všem na světě, můžete vytvořit několik a v každém z nich diskutovat o konkrétním projektu. To pomůže vyhnout se nejasnostem a úniku informací, protože do chatu pro každý projekt lze přidat pouze ty účastníky, kteří jsou do něj zapojeni.
➔ Videohovory
Firemní messengery lze použít nejen pro rychlé zasílání zpráv, ale také pro videohovory, včetně skupinových.
2.4 Přehled ICT systému pro vzdálenou komunikaci na trhu
Komunikační aplikace jsou žádaní a jejich trh je tak obrovský, pro sebe určitě najdete pohodlnou službu, která odpovídá specifikům vašeho podnikání. Nejlepší na tom ale je, že mnoho z nich je zcela zdarma nebo vyžaduje minimální náklady.
Každá společnost, bez ohledu na to, zda zaměstnává 10 nebo 1 000 lidí, stojí před touto otázkou. Firemní messenger je aplikace nebo program, pomocí kterého zaměstnanci společnosti navzájem komunikují. S jejich pomocí si můžete posílat zprávy, soubory, dokumenty, vytvářet samostatné chaty pro vyřešení konkrétních problémů a organizovat korespondenci. Další důležitou výhodou je schopnost vytvářet připomenutí pro zaměstnance. Podnikové sociální sítě využívá velké množství společností různých velikostí, zejména při práci na dálku.
Trh podnikových komunikačních aplikaci dnes nabízí desítky možností s různými funkcemi, integrací s dalšími službami a cenovou politikou.
Slack
Tento program se stal populárním díky vysoké kvalitě komunikace mezi klienty,
zpráv, zobrazování obrazovky partnerovi, nastavení oznámení a mnoho dalších užitečných věcí.
Obrázek 3. Slack
Hlavní výhody Slacku:
● integrace s velkým počtem různých služeb;
● je možné programovat roboty tak, aby odpovídali na typické otázky nebo komentáře zaměstnanců;
● sledování zmínek společnosti na internetu a zasílání na speciální chat;
● vhodné pro instalaci na Android, iOS, Windows, Mac OS;
● jasné rozhraní bez zbytečných detailů.
Nevýhody:
● bezplatná verze s omezenou funkčností;
● vhodnější pro použití ve velkých společnostech;
● každý tým je uzavřený systém, což znemožňuje přidávání účastníků do chatů u jiných projektů.
Pro plnohodnotnou práci si můžete zakoupit licenci. Minimální cena začíná na 6,67 $ za měsíc na uživatele. Slack nabízí velmi omezenou bezplatnou verzi.
K dispozici pro iOS, Android a PC.
Dostupné ke stažení na odkazu: https://slack.com/intl/en-gb/
Skype
Skype se stal jedním z průkopníků v této oblasti. Umožňuje vám odesílat textové, hlasové a obrazové zprávy, sdílet soubory a ukládat informace. Kromě toho je k dispozici práce jednoduchých robotů, která vám umožní zjistit předpověď počasí nebo si přečíst novou anekdotu.
Obrázek 4. Skype
Výhody:
● Snadná dostupnost, která zaměstnancům umožňuje interakci v kanceláři i doma na gauči.
Nevýhody:
● pomalé načítání;
● nízká rychlost dat;
● slabá ochrana bezpečnosti a soukromí.
Nyní Skype ztratil svou bulou popularitu mezi posly pro firmy, protože nevýhody daleko převažují nad klady.
K dispozici pro iOS, Android a PC. Demo verze je zdarma. Cena placené verze začíná od 5 $ za měsíc na uživatele.
Dostupné ke stažení na odkazu: https://www.skype.com/en/
Microsoft Teams
Ve skupinovém messengeru můžete vytvářet skupiny pro projekty, sdílet soubory a komunikovat se zaměstnanci. Program zahrnuje použití robotů, kteří upozorňují a reagují na požadavky.
Obrázek 5. MS Teams
Výhody:
● Úzce integrované s aplikacemi Microsoft, jako jsou SharePoint, Skype, Word, Power BI, Planner a OneNote.
Nevýhody:
● špatná bezplatná funkčnost ve srovnání s konkurencí;
● v chatech a souborech není integrované vyhledávání.
Minimální cena za uživatele je 5 $ za měsíc. K dispozici na všech populárních platformách.
Dostupné ke stažení na odkazu: https://teams.microsoft.com/downloads Discord
Program byl původně vytvořen pro herní komunity, což potvrzují hlasové chaty, jako je teamspeak, sdílení obrazovky atd. Nyní je však na začátku podnikání široce používán k úspoře peněz.
Interně je program navržen jako Slack: kanály, včetně soukromých, komunikují přímo.
Týmy lze vytvářet zdarma přidáním neomezeného počtu členů.
Obrázek 6. Discord
Výhody:
● uživatelsky přívětivé rozhraní;
● rychlá práce;
● zcela zdarma.
Nevýhody:
● K integraci dochází hlavně u sociálních sítí a herních služeb.
K dispozici pro iOS, macOS, Android, Windows, Linux a Web.
Program nevyžaduje žádné investice.
Twist
Je standardním messengerem a poštovým klientem současně. Rozhraní programu připomíná Slack. Posláním vývojářů Twist je zajistit, aby zaměstnanci byli časově náročnější a méně rušeni pracovními chaty.
Twist vám umožňuje vytvářet projekty, rozdělit je do vláken a shromáždit tým zaměstnanců. Ze zprávy lze udělat úkol. Program lze použít pro malé a střední distribuované příkazy.
Obrázek 7.Twist
Výhody:
● sdílí úkoly a chaty pro živou komunikaci;
● stojí méně než Slack;
● integrováno s GitHub a Zapier.
Nevýhody:
● Nedostatečná integrace s jinými aplikacemi a programy. To vše kvůli tomu, že se produkt nedávno objevil na trhu.
Podporovány následujícími platformami: iOS, Android, macOS, Windows a webová verze.
Budete potřebovat 4,94$ měsíčně na uživatele.
Dostupné ke stažení na odkazu: https://twist.com/
WebEx
WebEx Teams poskytuje hotová řešení pro týmovou práci. Aplikace je určena pro webové konference s podporou VoIP, běžný telefon, skupinový chat, přidělování práv, nahrávání schůzek atd.
Online služba se liší od většiny konkurence schopností integrovat se s různými nástroji.
Za tímto účelem vyvinuli tvůrci Webex App Hub, který propojil týmovou práci ve Webex Teams s nástroji jako Service Now, Trello, Asana, Salesforce a Jira.
Obrázek 8. WebEx
Výhody:
● integrace s různými službami;
● žádná práce s SMS zprávami a rychlé hledání.
Nevýhody:
● žádný bezplatný plán, pouze zkušební doba.
Ceny plánů začínají od 12,85 € za uživatele na měsíc.
Dostupné platformy: webové aplikace, iOS, Android, Windows.
Dostupné ke stažení na odkazu: https://www.webex.com/team-collaboration.html Hangout
Vytvořeno společností Google pro komunikaci se zaměstnanci a přáteli. Hlavním rozdílem mezi Hangouty a ostatními instant messengery je schopnost okamžitě zjistit, kdo si zprávu přečetl a kdo odpovídá.
Obrázek 9. Hanguot
Výhody:
● podpora video a skupinových chatů;
● synchronizace korespondence na všech zařízeních;
● k dispozici na různých typech zařízení.
Nevýhody:
● žádné statistiky;
● bezpečnost a soukromí na nízké úrovni;
● žádné videokonference.
Dostupné platformy: webové aplikace, iOS, Android, Windows.
K dispozici je zkušební doba a bezplatný plán. Ceny Google Hangouts začínají na 5 $ za 30 GB úložiště.
Dostupné ke stažení na odkazu: https://hangouts.google.com/
Wire
Je to messenger se standardní sadou funkcí: zasílání zpráv, video, hlas a hudba.
Podporuje skupinové chaty a hovory až s 5 členy.
Obrázek 10. Wire
Výhody:
● pohodlné a jednoduché rozhraní;
● žádná reklama;
● synchronizace mezi všemi zařízeními;
● nízká spotřeba baterie.
Nevýhody:
● neschopnost používat proxy;
