VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE FAKULTA INFORMATIKY A STATISTIKY KATEDRA INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ
Studijní program: Aplikovaná informatika Obor: Informační systémy a technologie
Diplomant: Bc. Jakub Uchytil
Vedoucí diplomové práce: doc.Ing. Jan Pour, CSc.
PŘEDINVESTIČNÍ HODNOCENÍ IS/ICT PROJEKTŮ – COST-BENEFIT ANALÝZA
školní rok 2005/2006
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatně a že jsem uvedl všechny použité prameny a literaturu, ze kterých jsem čerpal.
V Praze dne 28.8.2006 ...
podpis .
Poděkování
Chtěl bych vyjádřit své poděkování všem, kteří mi při zpracování této diplomové práce pomohli, především pak svému vedoucímu doc.Ing. Janu Pourovi, CSc., za jeho cenné rady a trpělivost s mým občas poněkud splašeným přístupem, který nelze omlouvat ani mým pracovním vytížením. Dále pak svým kolegům, kteří trpělivě práci přečetli a přispěli řadou připomínek. V neposlední řadě pak všem vyučujícím na VŠE – užitečnost znalostí, které se mi po dlouhá léta pokoušeli „vtěsnat do hlavy“, objevuji až v posledních letech, kdy „zkoušející“ nejsou zdaleka tak tolerantní a potenciální důsledky nevědomosti jsou podstatně horší než jen ztráta kreditů.
V Praze dne 28.8.2006 ...
Předinvestiční hodnocení IS/ICT projektů – Cost-Benefit analýza
Autor Jakub Uchytil
email uchytil@sieber-uchytil.cz
Abstrakt: Jedním z hlavních problémů při realizací IS/ICT projektů je skutečnost, že je velmi obtížné dopředu s dostatečnou přesností odhadnout jejich efekty a náklady s nimi spojené; tato práce se pokusí nastínit možnost, jak toho alespoň u projektů v oblasti veřejné správy dosáhnout za použití Cost-Benefit analýzy (analýzy nákladů a přínosů).
Autor aplikoval vlastní praktické zkušenosti s hodnocením investičních projektů na problematiku informačních systémů. S využitím postupů využívaných v zahraničí analyzuje hlavní nástroje použitelné při analýze takového investičního projektu v našem prostředí.
Práce prezentuje problémy spojené s hodnocením IS/ICT projektů. Velmi stručně představuje Cost-Benefit analýzu, co je a k čemu se používá, spolu s možností jejího využití v IS/ICT oblasti. Nabízí postup zpracování CBA projektu veřejného informačního systému po jednotlivých krocích, její obsah a nejdůležitější součásti včetně analýzy rizik, spolu s výslednými ukazateli a jejich vyhodnocením. Hlavní a nejnáročnější části zpracování CBA jsou popisovány detailně – práce hodnotí některé nástroje pro odhad nákladů a přínosů budoucí investice, nabízí způsoby získání číselných hodnot nákladů a přínosů a hodnotí jejich užitečnost a vhodnost využití.
Analyzuje hlavní důvody, proč by zpracování CBA mohlo být užitečné z pohledu jak dodavatele, tak zákazníka v projektu informačního systému. Zmiňuje možnost dalšího využití výsledků CBA v implementační a provozní fázi životního cyklu IS. Detailně rozebírá kritické faktory úspěchu při zpracování CBA, a nabízí způsoby jak se případným problémům vyhnout.
Některé body a postupy při zpracování CBA jsou pak stručně doloženy na praktickém příkladu.
Pre-investment evaluation of IS/ICT projects – Cost-Benefit Analysis
Abstract: One of the main problems with execution of IS/ITC projects is the fact that it is very difficult to estimate their effects and costs related to them beforehand with sufficient accuracy. This work tries to suggest some possibilities how to achiever that, at least for public sector projects, with the use of Cost-Benefit Analysis.
The author has applied his own practical experience with evaluation of investment projects, to the field of information systems. Using techinques developed abroad he describes main tools useable for analysis of such an investment project in the Czech area.
The work analyses problems related to IS/ICT projects evaluation. It briefly introduces CBA, what it is and what it is used for, together with the possibilities of its use in IS/ICT field. It offers a procedure to conduct a CBA of a public information system step by step. It presents its contents and main parts, including risk analysis, together with resulting criteria and their evaluation. Main and most important parts of such a CBA are described in detail – the work presents some tools for cost and benefit estimation for a future investment. It offers means to obtain numerical values of costs and benefits, and assesses their utility and eligibility. It analyses main reasons why conducting a CBA could be useful both from the point of view of a supplier, and customer in an information system project. It mentions the possibility of further use of CBA in implementation and operational phase of an information system. It analyses Critical Success Factors of a CBA in detail, and offers means how to avoid possible problems.
Some points and procedures of a CBA are then briefly demonstrated on a practical example.
Obsah
1. Úvod ... 9
1.1 Důvod výběru tématu... 9
1.2 Cíle diplomové práce ... 10
1.3 Předpokládané vlastní přínosy řešení ... 11
1.4 Stručná charakteristika současného stavu problémové oblasti ... 12
1.5 Předpoklady a omezení práce ... 13
1.6 Určení materiálu ... 14
2. Potřeba hodnocení investic ve veřejné sféře ... 15
3. Cost-benefit analýza ... 17
3.1 Co je CBA ... 17
3.2 Specifika hodnocení veřejných investic ... 18
3.3 Využití CBA... 18
3.4 Základní principy... 19
3.5 Využití CBA pro hodnocení projektů IS/ICT... 19
3.6 Specifika využití CBA komerčních projektů IS/ICT ... 19
3.7 Problémy s hodnocením projektů IS... 20
3.8 Závěr... 21
4. Navrhovaný postup při analýze projektů veřejných IS/ICT ... 22
4.1 Stanovení cílů... 24
4.2 Odhad budoucích požadavků na systém... 24
4.3 Analýza stávajícího stavu ... 24
4.4 Stanovení alternativ ... 26
4.5 Určení a popis předpokladů... 27
4.6 Identifikace a kvantifikace nákladů... 28
4.7 Identifikace přínosů IS ... 33
4.7.1 Povaha přínosů IS ... 33
4.7.2 Rozdělení přínosů podle příjemce... 33
4.7.3 Další třídění přínosů... 34
4.7.4 Stanovení přínosů... 35
4.8 Kvantifikace přínosů... 36
4.8.1 Kvantifikace vyčíslitelných přínosů... 36
4.8.2 Stínové ceny... 37
4.8.3 Vyhodnocení přínosů dotazováním ... 39
4.8.4 Stanovení přínosů na základě modelu systému... 40
4.8.5 Kvantifikace „nevyčíslitelných“ přínosů... 42
4.8.6 Zkušenosti s metodami kvantifikace přínosů a jejich hodnocení... 42
4.9 Analýza rizik... 43
4.10 Závěr ... 44
5. Vyhodnocení investičního projektu ... 45
5.1 Hlavní ukazatele a jejich interpretace ... 45
5.1.1 Současná hodnota (PV) ... 45
5.1.2 Čistá současná hodnota (NPV) ... 46
5.1.3 Vnitřní výnosové procento (IRR) ... 46
5.1.4 Doba návratnosti ... 47
5.1.5 Index rentability ... 48
5.1.6 Benefit/cost ratio... 48
5.2 Výsledky CBA a jejich interpretace... 49
5.3 Vyhodnocení alternativ ... 51
5.4 Zahrnutí nevyčíslitelných přínosů a nákladů do vyhodnocení ... 52
5.5 Cílové skupiny CBA a prezentace jejího obsahu a výsledků... 54
6. Využití CBA v poptávkové, návrhové, implementační a provozní fázi životního cyklu IS ... 55
6.1 Využití CBA ze strany dodavatele ... 55
6.2 Využití CBA ze strany zákazníka (investora)... 55
6.3 CBA v návrhové a implementační fázi IS ... 56
6.4 Využití CBA v provozní fázi IS ... 57
6.4.1 Návrh metrik, sledování nákladů a přínosů IS v provozní fázi... 57
6.4.2 Validace výsledků CBA ... 57
7. Kritické faktory úspěchu CBA ... 58
7.1 Existence alespoň základních metrik a údajů, ze kterých lze zpracování CBA vyjít, kvalitní a skutečnosti odpovídající podklady, jejich včasné předání ... 58
7.2 Nezávislý / nezaujatý zpracovatel analýzy ... 59
7.3 Zapojení klíčových uživatelů / zaměstnanců do procesu vytváření analýzy... 60
7.4 Zapojení klientů/zákazníků do procesu vytváření analýzy... 61
7.5 Správné stanovení klíčových předpokladů (životnost projektu, diskontní sazba…) ... 61
7.6 Realistický pohled na problematiku, bez přehánění a nadnesených očekávání ... 61
7.7 Vyvarování se formálních chyb (dvojité počítání efektu, započtení sunk costs, nekonzistentní odhady) ... 62
7.8 Důsledné provádění citlivostní analýzy... 63
7.9 Využití výsledků analýzy při rozhodování ... 63
8. Příklad: hodnocení projektu informačního portálu veřejné správy se systémem elektronického podpisu pro občany... 64
8.1 Popis projektu ... 64
8.2 Vstupní předpoklady analýzy... 65
8.3 Identifikace nákladů a jejich vyčíslení... 66
8.3.1 Costs (náklady) v investiční fázi ... 66
8.3.2 Costs (náklady) v provozní fázi ... 66
8.4 Identifikace benefitů a jejich monetarizace ... 67
8.5 Výsledky analýzy a jejich vyhodnocení... 69
8.6 Citlivostní analýza... 71
8.7 Poučení plynoucí z příkladu... 71
9. Závěr... 72
10. Přehled literatury a použitých zdrojů... 74
11. Terminologický slovník ... 76
Seznam obrázků Obrázek 1 : Schematická struktura diplomové práce ... 11
Obrázek 2 : Postup při zpracování CBA... 22
Obrázek 3 : Diagram vazeb při zpracování Cost-Benefit analýzy ... 23
Seznam tabulek Tabulka 1 : Příklad seznamu aktivit a vyžadovaných zdrojů pro určení nákladů projektu. ... 31
Tabulka 2 : Příklad váženého bodování nevyčíslitelných přínosů: ... 42
Tabulka 3 : Ukazatele počítané z ekonomických toků... 49
Tabulka 4 : Příklad srovnání variant projektu na základě zpracované CBA ... 51
Tabulka 5 : Příklad hodnocení alternativ s normalizovanými hodnotami... 53
Tabulka 6 : Prezentace obsahu CBA jednotlivým cílovým skupinám ... 54
Tabulka 7 : Předpoklady použité v příkladu CBA ... 66
Tabulka 8 : přehled výsledků CBA z příkladu ... 69
Tabulka 9 : Kompletní seznam výsledků příkladu CBA ... 70
Tabulka 10 : Příklad citlivostní analýzy z projektu ... 71
1. Úvod
1.1 Důvod výběru tématu
Problém veřejných financí je, přes veškerá specifika oblasti státní správy, do značné míry podobný problému investic v komerční sféře – alokace omezených zdrojů tak, aby bylo dosaženo maximálního efektu. Obecným trendem ve světě je v oblasti veřejných investic alespoň částečný posun od čistě politických nebo dokonce nahodilých investičních rozhodnutí směrem k plánování a následné analýze efektivnosti vynaložených investičních prostředků. To je značně komplikováno tím, že motivací u většiny veřejných investic není dosažení zisku, ale mnohem obtížněji vyhodnotitelných efektů, které můžeme velmi zjednodušeně nazývat „veřejným blahem“. K tomu, aby bylo možné alespoň se pokusit o jeho vyhodnocení a umožnit základní srovnání efektivnosti investic soutěžících mezi sebou o omezené prostředky z veřejných zdrojů, je využíváno řady za tím účelem vyvinutých analytických nástrojů. Jedním z nich je analýza nákladů a přínosů (Cost-Benefit analýza, dále CBA).
U investic do informačních systémů existuje určitá paralela s výše uvedeným problémem investic veřejných; je to zejména obtížné vyčíslení efektů takovéto investice. Nejde jen o to, že je často těžké odhadnout přímé finanční efekty zavedení informačního systému, ale i o to, že řada těchto efektů má nepřímou, podpůrnou a nefinanční podobu. To je dáno zejména povahou oblasti informatiky a informačního systému v podniku, na kterou je z pohledu procesního řízení nahlíženo jako na proces podpůrný, který má zejména pomáhat hladkému provozu firmy a procesů hlavních. Jde tedy, s lehkou nadsázkou, o vyhodnocení jakéhosi „vnitropodnikového blaha“.
Oblast, kde se tyto dvě problematiky prolínají – hodnocení investic do veřejných informačních systémů – je pak dvojnásob tvrdým oříškem. V České republice je pak tento problém dosti aktuální, zejména po vstupu do Evropské unie ve spojení s finanční podporou projektů ze strukturálních fondů EU; současně je tato problematika (hodnocení veřejných investic obecně, investic do veřejných IS pak specificky) u nás do značné míry problematikou neznámou a neřešenou. Moje diplomová práce by měla být jedním z dobrých počátečních bodů při řešení této problematiky v našem prostředí.
Ne nepodstatným důvodem pro výběr tématu je pak skutečnost, že se hodnocením veřejných investic již několik let profesionálně zabývám. Z investic které jsme hodnotili sice zatím bylo z oblasti IS/ICT jen omezené množství, nicméně určité zkušenosti v této oblasti se mi již podařilo získat; současně jsem při zpracování CBA těchto projektů narazil na některé problémy, které bych se touto cestou chtěl pokusit řešit.
1.2 Cíle diplomové práce
Cílem této diplomové práce je analyzovat možnosti využití Cost-Benefit analýzy, jako standardního nástroje hodnocení veřejných investic v oblasti investic do IS/ICT, zejména pak veřejné správy, a doporučit vhodné postupy a metody při jejím řešení.
Jako konkrétní cíle jsem si stanovil:
• charakterizovat problematiku hodnocení veřejných investic, se zaměřením na IS/ICT
• stručně shrnout, prezentovat a zhodnotit znalosti a postupy využívané v této oblasti ve světě
• analyzovat základní postup při řešení Cost-Benefit analýzy projektu IS/ICT veřejné správy a vytvořit rámec pro řešení takovéto analýzy, který by případnému řešiteli CBA v této oblasti mohl poskytnout základ pro jeho práci
• analyzovat možnosti vyhodnocení výsledné CBA a jejího využití v životním cyklu projektu a při rozhodování mezi různými investičními projekty / variantami jejich řešení
• charakterizovat hlavní problémy při zpracování CBA projektu (veřejného) IS/ICT a prezentovat návrhy jejich řešení; určit kritické faktory úspěchu při zpracování CBA
• demonstrovat některé z těchto postupů na praktickém příkladu řešené CBA
Práce bude strukturována dle následujícího schématu. Nejprve je prezentován stručný úvod do problematiky do problematiky (představení CBA, jejích základních principů a jejího využití), nutný pro porozumění zbytku práce. Následuje hlavní část, kterou je samotná analýza postupu řešení CBA. Ta umožňuje pochopení jednotlivých kroků nutných při zpracování CBA, a nabízí základní nástroje a postupy potřebné pro řešení jednotlivých problémových oblastí. Na závěr této části budou prezentovány různé možnosti využití CBA v jednotlivých fázích životního cyklu projektu. Současně budou vyvozeny základní „kritické faktory úspěchu“ při zpracování CBA společně s návrhem hlavních kroků, nutných aby si zpracovatel pokud možno problémům vyhnul.
Navrhovaný postup řešení CBA pak bude demonstrován na praktickém příkladu.
Obrázek 1 : Schematická struktura diplomové práce
Úvod
Stručné představení CBA a úvod do
problematiky hodnocení veřejných
IS/ICT investic
Příklad
CBA portálu veřejné správy
Kritické faktory úspěchu CBA
na co je třeba dát pozor
Závěr
Navrhovaný postup při analýze projektů veřejných IS/ICT
základní metody, postupy a problémy
Využití CBA
1.3 Předpokládané vlastní přínosy řešení
Hlavní přínosy, kterých bych chtěl v této práci dosáhnout, jsou následující:
• Stanovení rámce zpracování CBA veřejných IS, syntéza znalostí a přístupů v této oblasti ve světě a jejich aplikace na naše prostředí, na základě mých praktických zkušeností v oboru hodnocení investic.
• Shrnutí možností, kdy lze CBA u projektů veřejných IS využít, doporučení, kdy je to vhodné, a kdy to naopak není využití CBA příliš účelné
• Přehled postupů při provádění základních kroků CBA. Principy, pravidla a příklady postupů jsou převzaté z existujících příruček, jsou mnou uspořádány, přizpůsobeny postupu CBA využívaných naší firmou, a okomentovány.
• Zdůraznění problémů, na které se při řešení CBA veřejných IS může narazit, a se kterými jsem se při řešení CBA setkal, a doporučení jak se jim vyhnout.
1.4 Stručná charakteristika současného stavu problémové oblasti
Základní idea analýzy nákladů a přínosů (Cost-Benefit Analysis) má své počátky v 19.století, ale k formulaci jejích základních principů došlo až ve století dvacátém. Její využití v praxi má svůj prvotní základ v americkém zákoně „Federal Navigation Act“
z roku 1936, který určoval, že stavební projekty vodních cest se mají realizovat jen tehdy, pokud jejich přínosy převažují nad náklady. Konzistentní soustava ekonomických metod pro realizaci takovýchto výpočtů byla ale ustavena až v 50tých letech minulého století. [Zdroj: 12manage.com]
Využití CBA se nejprve rozvinulo v USA (kde je CBA ze zákona vyžadována příslušnými organizacemi u většiny významnějších investičních projektů ve veřejné sféře) a anglosaském světě, odkud se zejména z Velké Británie její využívání postupně rozšířilo i do dalších částí Evropy. CBA již není využívána jen na velké infrastrukturní projekty. Její využití se rozšířilo i na jiné investice v oblasti veřejné správy, včetně informačních systémů. V oblasti IS/ICT existují specifické příručky pro zpracování CBA, vydané jednotlivými vládními úřady.
Primárním důvodem pro skutečnost že i u nás se nyní CBA začíná ve stále vyšší míře využívat je vstup ČR do Evropské Unie. Požadavek na zpracování CBA u velkých investičních projektů v rámci EU byl pro aktuální plánovací období formalizován pro členské země Evropské Unie v Nařízení Rady (ES) č. 1260/1999. Základní postupy CBA, a doporučení pro některá významná odvětví pro něž se CBA provádí, je obsaženo v oficiálním „Průvodci cost-benefit analýzou investičních projektů“ [Viz:
Florio].
CBA začala být vyžadována jako povinná příloha k žádostem o financování z předvstupních fondů EU (ISPA, SAPARD…) v roce 2002. V té době neměl se zpracování takovéto analýzy u nás zkušenosti prakticky nikdo, neexistovala k ní literatura ani podklady v češtině, jediným dostupným dokumentem byla „osnova“
analýzy publikovaná MMR. Tato situace se postupně zlepšila, došlo k vydání oficiálních příruček pro zpracování CBA (na jejich přípravě jsem se také podílel), a odborníci a subjekty pohybující se v této oblasti se postupně naučili více či méně kvalitně tuto analýzu zpracovávat.
CBA je tedy vyžadována u některých větších projektů financovaných ze strukturálních fondů EU. Některá opatření (oblasti podpory) těchto dotačních programů v ČR se týkají i IS/ICT (detailněji popsáno v kapitole 2), a žadatelé tedy musí zpracovávat CBA i pro projekty z této oblasti.
IS/ICT projekty mají z hlediska socioekonomického hodnocení (zpracování CBA) řadu specifik oproti oblastem, pro které se tato analýza běžně provádí – infrastruktura, cestovní ruch. Zpracování CBA pro investice z oblasti IS/ICT tedy může být dosti tvrdým oříškem, ale jak již bylo zmíněno, je CBA pro některé projekty vyžadována; i přesto pokud vím u nás v současné době neexistuje materiál, který by se problematikou CBA v oblasti IS/ICT zabýval. Jsou dostupné jen již zmíněné obecné příručky.
Výhledově lze také předpokládat že se využití CBA rozšíří i na další investice v oblasti veřejné sféry, mimo ty financované z fondů EU – tak jako tomu bylo dosud v zahraničí (Velká Británie, Irsko, Austrálie…). Dle mého názoru zpracování CBA má smysl i pro projekty mimo strukturální fondy EU, protože může zlepšit efektivitu využití veřejných prostředků; pomůže vyjasnit jakým projektům je nejvýhodnější veřejné dotace poskytnout, a zkvalitnit rozhodování o tom, které investice je nejlepší realizovat a proč.
1.5 Předpoklady a omezení práce
Základním předpokladem řešení je respektování specifik evropské a české oblasti, lokálního stavu veřejných financí a IS/ICT. Způsoby řešení CBA a oblasti na které je kladen důraz se v USA a dalších zemích mohou částečně lišit (například menším důrazem na socioekonomické přínosy); nebudou tedy zmiňovány podrobně, přestože zkušenosti a postupy při analýze veřejných IS v USA jsou v práci hojně využity.
Předpokladem pro navrhovaný formát a postup zpracování CBA investice do veřejného IS/ICT je také možnost využití výsledné studie jako přílohy k žádosti o financování vybraného projektu ze Strukturálních fondů EU.
Hloubka vypracování je do jisté míry omezena jejím rozsahem. Komplexní obsáhnutí problematiky, jak směrem k hodnocení veřejných investic, tak k detailům by vyžadovalo značně větší prostor a ambice, které si tato diplomová práce nemůže klást.
Ohledně problematiky hodnocení veřejných investic a CBA z obecného pohledu lze doporučit například [Sieber, 2005]; já se omezím pouze na stručný úvod, potřebný k lepšímu pochopení zbytku práce, který se podrobněji zabývá právě CBA veřejných IS/ICT.
S ohledem na specifickou povahu investic do IS/ICT oproti „běžným“ projektům pro které se CBA zpracovává (infrastruktura, cestovní ruch…) není navrhovaný postup řešení CBA na rozdíl od nich tak úzce vázán na užívanou metodiku EU pro její
zpracování. U IS/ICT investic je málo pravděpodobný nadnárodní dopad projektu, a fiskální vlivy na výsledné hodnoty jsou omezené, není tedy ve většině případů žádoucí se zabývat koncepty jako jsou ceny na hranicích, konverzní faktory a podobně.
1.6 Určení materiálu
Tento materiál je určen několika cílovým skupinám, které by ho potenciálně mohly shledat zajímavým:
Potenciální zpracovatelé CBA, ať už ekonomické analýzy tvoří hlavní předmět jejich činnosti, nebo se jimi zabývají jen částečně. Je pravděpodobné že (minimálně díky zaměření části evropských fondů na rozvoj informační společnosti) dříve nebo později narazí na projekt zabývající se veřejným IS/ICT a pak pro ně budou zde řešená specifika CBA takovéhoto projektu zajímavá.
Další cílovou skupinou jsou úředníci, případně politici – jak Ti na pozicích kde rozhodují o investicích do veřejných IS, tak hodnotitelé projektových žádostí o financování z fondů EU. Těm tato práce pomůže lépe porozumět dokumentům (ekonomickým analýzám, zejména CBA) které se jim dostanou na stůl.
Konečně by tato diplomová práce mohla být zajímavá i pro IS/ICT specialisty a firmy, jednak proto že jim zpracování CBA může poskytnout zajímavé informace o možnostech jejich produktů, jednak proto že znalost jejího zpracování může napomoci při prodeji IS/ICT produktů do veřejné sféry (viz kapitola 7.1). Pokud bude vývoj sledovat zahraniční trendy, může se výhledově u významných projektů stát dokonce povinným.
2. Potřeba hodnocení investic ve veřejné sféře
Cílem této kapitoly je prezentovat důvody, které u veřejných investičních projektů vedou k potřebě zpracovat CBA. Je to jednak nutnost podpořit rozhodování o rozdělení veřejných prostředků, jednak skutečnost že analýza je povinnou přílohou k některým žádostem o dotace.
Účelem hodnocení investic v oblasti veřejných financí je zvýšení efektivity vynakládání zdrojů daňových poplatníků – tedy jinými slovy výběr těch nejvhodnějších projektů k financování. Tento přístup se u nás v této oblasti v minulosti příliš nevyužíval, a pokud se o důsledcích vložení veřejných prostředků do nějakého projektu či dotačního programu uvažovalo, obvykle to nebylo v žádné standardizované či formální podobě, která by umožnila další využití a vzájemné srovnání svých výsledků. Od vstupu do Evropské Unie se však díky strukturálním fondům EU aplikuje o dost častěji; „ex-ante“
(tedy předběžné) hodnocení veřejných investic je jedním ze základních principů veřejných výdajů v EU, a analýzy jako je CBA se zpracovávají jako povinné přílohy k žádostem o dotace z fondů EU prostřednictvím dotačních titulů v rámci jednotlivých operačních programů jako je OP průmysl a podnikání či SROP.
U nás v oblasti IS/ICT aktuálně připadají v úvahu například následující dotační tituly (pro které je od určité výše investičních nákladů třeba zpracovat CBA, i když požadavky jednotlivých programů se liší).
• Operační program Podpora průmyslu a podnikání
o Opatření 2.2 – Podpora inovací, výrobků, technologií a služeb V současné době je pak nejvýznamnější následující:
• Společný regionální operační program
o Opatření 2.2 – rozvoj informačních a komunikačních technologií v regionech
„Operační cíle“ výše uvedeného opatření jsou:
• Posílení infrastruktury a služeb informačních a komunikačních technologií.
• Posílení regionálních a lokálních komunikačních sítí.
• Zlepšení přístupu všech skupin obyvatelstva (včetně osob s omezenou schopností pohybu a orientace) k veřejným informacím prostřednictvím IKT.
[Zdroj: SROP, 2004]; podrobnější popis a podmínky je možné naleznout tamtéž.
Z tohoto programu jsou tedy financovány i projekty charakteru informačních systémů.
Část analýzy jednoho z takových projektů (informační portál veřejné správy) je ve stručnosti popsána v kapitole 9 této práce, a výtahy z ní budou obsahem přílohy diplomové práce.
Lze také předpokládat že IS/ICT oblast bude i součástí velkých projektů (hotely, výrobní závody, …) pro jiná opatření, a že problematika IS/ICT bude jako součást CBA řešena i v rámci nich.
Protože podpora konkurenceschopnosti, rozvoj informačních technologií a rozvoj informační společnosti patří nadále k prioritám strukturální politiky EU, lze očekávat finanční podporu projektů v této oblasti i v následujícím plánovacím období (2007 – 2013) i v ČR.
Analýza současné situace v návrhu Národního rozvojového plánu ČR pro následující období obsahuje mimo jiné následující čtyři předpoklady hospodářského rozvoje země:
• mobilita osob, zboží a informací,
• podpora rychlého zahájení podnikatelských záměrů na území ČR,
• implementace ICT přispívá ke konkurenceschopnosti cen výrobků a vyšší dostupnosti služeb produkovaných v podnicích ČR,
• využívání ICT vytváří podmínky pro vyšší efektivitu práce, výroby a konkurenceschopnost jako takovou
[Zdroj: Národní rozvojový plán ČR]
Cílem číslo 5 operačního programu Podnikání a inovace je pak následující:
„Zavádění nových technologií a procesů včetně zavádění ICT do podniků.“ [Národní rozvojový plán ČR]
Lze také očekávat že podpora IS/ICT v regionech bude i součástí Integrovaného operačního programu, případně jiného programového dokumentu (či dokumentů) které ho nahradí.
Podpora IS/ICT projektů ze strukturálních fondů EU byla bohužel dosud jen velmi malou, takřka zanedbatelnou částí celého systému. Momentálně je těžké odhadnout jak se budou vyvíjet programové dokumenty pro příští období. Zatím se ale zdá že se tato situace příliš nezmění; dokonce není jisté, že se v regionální části programů znovu objeví prostředky na veřejné IS/ICT. Myslím, že zejména oblast e-governmentu by si zasloužila významnější podporu. Na druhou stranu pozitivní je že se v programu podpory soukromé sféry (Podnikání a inovace) objevuje specifický cíl týkající se IS/ICT. To naznačuje zlepšení oproti dosavadnímu stavu, kdy informační technologie nebyly obsahem žádného z cílů stávajícího operačního programu Průmysl a podnikání.
3. Cost-benefit analýza
Cílem této kapitoly je poskytnout základní přehled o tom co Cost-Benefit analýza je, na jakých principech je postavena, jaké jsou důvody pro její zpracování a k čemu se využívá jejich výsledků.
Tato část vychází z mých praktických zkušeností se zpracováním CBA, a také z několika základních metodických dokumentů a příruček v českém jazyce (obecné postupy CBA) i v angličtině (CBA se zaměřením na informační systémy), které jsou u nás dnes již k dispozici.
3.1 Co je CBA
Cost-Benefit analýza (Cost-Benefit Analysis, česky též „analýza nákladů a přínosů“, dále jen „CBA“) je jedním z nástrojů pro hodnocení investičních projektů (a různých variant jejich řešení) a jejich srovnávání mezi sebou.
Její zvláštností vůči ostatním podobným analýzám (z těch nejběžnějších například Cost-Utility Analysis, Cost-Effectiveness Analysis) je pokus o „vyčíslení nevyčíslitelného“ – převod nepřímých a nefinančních nákladů a výnosů subjektů s projektem souvisejících do finančních částek za účelem zhodnocení přínosů vzniklých realizací projektu, při srovnání s finanční investicí do projektu vloženou.
Na jedné straně CBA klade důraz na důkladné prozkoumání přímých (tedy s investicí souvisejících a z investičního projektu přímo pocházejících) i nepřímých (nepřímo generovaných realizací projektu, nebo nesených ostatními subjekty jinými než investor projektu) nákladů spojených s realizací projektu. Jsou analyzovány náklady finanční i nefinanční povahy, v investiční i provozní fázi projektu, a dochází k jejich přehlednému uspořádání a vyčíslení.
Proti ním pak staví obdobnou analýzu výnosů (příjmů a přínosů) projektu.
Vyčíslování některých nepřímých přínosů a nákladů je často velmi obtížné; pro jejich kvantifikaci v peněžních jednotkách se často využívají modely tzv. „náhražkových trhů“, které umožňují jejich ocenění tzv. „stínovými cenami“ [Ochrana, 2001].
V zásadě lze říct, že základním problémem řešeným CBA je určení „co kdo ztrácí a co kdo získává?“ [Ochrana, 2001]
Výsledným cílem CBA pak je umožnit hodnocení de facto neziskových investic pomocí standardních (komerčních) hodnotících metod; toho je dosaženo právě doplněním finančních příjmů projektu o kvantifikované příjmy socioekonomické (benefity).
CBA se obvykle využívá pro hodnocení veřejných investic, jejichž efekty bývají často nepřímé povahy; lze ji však využít i pro jiné projekty.
[převzato z Vilímová, Mazal, Sieber, Uchytil, 2002]
Dle mého názoru má zpracování CBA pro investiční projekt dva hlavní důvody přímé, a jeden nepřímý (ale o nic méně důležitý):
• umožní srovnání různých variant řešení investice a výběr té nejvhodnější
• pokud se jedná o přidělení finančních prostředků, umožní výběr mezi různými investičními projekty tak, aby byl financován ten, který přinese největší užitek (tento důvod platí zejména ve veřejné sféře)
• investor si ještě před vynaložením finančních prostředků udělá představu o hlavních přínosech projektu, o jeho nákladnosti a rizikách, která mohou při jeho realizaci nastat
3.2 Specifika hodnocení veřejných investic
Veřejné investice, nebo také investiční projekty realizované z veřejných zdrojů, se od mnoha komerčních investičních projektů liší hlavně tím, že významná část jejich efektů bude nepřímé, nefinanční povahy. Lze říci že tyto projekty za provozu běžně nepřinášejí významné přímé finanční příjmy, přesto existuje potřeba do nich vložené investice nějak hodnotit a rozhodovat o nich na podloženém základě.
Projekty veřejné infrastruktury budou mít ve většině případů charakter veřejného statku, za jehož používání uživatel neplatí přímo. Investor a budoucí provozovatel očekává nepřímý prospěch – lepší služby, spokojenost nebo lepší životní podmínky obyvatel, přitažlivost pro investory, podnícení podnikatelských aktivit občanů, vytváření nových pracovních příležitostí, oživení obchodu a cestovního ruchu, a podobně. U projektů tohoto charakteru bude nutně počet a někdy i výše přínosů relativně vyšší než u projektů komerčního charakteru; s ohledem na to je obtížnější je přesně identifikovat a kvantifikovat.
3.3 Využití CBA
CBA donedávna byla u nás prakticky neznámou, ale ve světě celkem běžně používanou metodou pro hodnocení veřejných i jiných investičních projektů. Je využívána zejména ve veřejné sféře ke komplexní analýze důsledků konkrétních investičních projektů a jako podklad k rozhodování o investicích z veřejných zdrojů.
Její konkrétní forma i rozsah se liší v závislosti na účelu, ke kterému je zpracovávána, a podobě konkrétního investičního projektu, který analyzuje.
U nás se CBA začala více využívat v souvislosti s blížícím se vstupem ČR do Evropské unie zhruba okolo roku 2002, konkrétně pro programy předvstupní podpory, jako je SAPARD nebo PHARE. Forma a obsah analýz přikládaných k žádostem o finanční pomoc se dále upřesnily po vstupu do EU, se začátkem využívání prostředků ze strukturálních fondů EU. Vzhledem k tomu, že CBA je a nejspíše i nadále bude jedním
z požadovaných podkladů pro výběr projektů pro financování ze strukturálních fondů EU, bude její využití u nás zejména v oblasti veřejné správy stále častější.
3.4 Základní principy
Hlavním principem CBA, jak už bylo stručně nastíněno, je tedy vyčíslení veškerých přímých i nepřímých nákladů a přínosů investičního projektu. Důležité je zejména vyhodnocení efektů nepřímých, jinak obtížně odhadnutelných. CBA je řešena rozdílovou metodou, zkoumá se tedy stav před a po realizaci investice, a uvažují se pouze náklady a efekty které jsou jejím důsledkem. U toků, které existovaly před realizací investice, se počítá pouze se změnou (rozdílem) jejich výše.
Základními principy CBA tedy jsou:
• hodnocení rozdílovou metodou (změna stavu v důsledku realizace investice)
• analýza přímých i nepřímých nákladů a přínosů
• jejich převedení na peněžní hodnoty a ukazatele
• výběr z možných alternativ řešení (důvody a konkrétní postup při řešení tohoto bodu je podrobněji rozebrán v kapitole 6.3)
CBA si klade za cíl odpovědět na dvě hlavní otázky investičního rozhodování [Sieber, 2004]:
• Je investice „smysluplná“?
• Který z investičních projektů je „nejlepší“?
3.5 Využití CBA pro hodnocení projektů IS/ICT
Projekty informačních systémů jsou veřejným investičním projektům svým způsobem podobné. Ne že by všechny nebo dokonce byť jen hlavní jejich efekty měly charakter veřejného statku, ale jsou v podstatě jejich ekvivalentem v rámci firmy – s ohledem na charakter „podpůrného procesu“ pro oblast ICT. IS/ICT služby v mnoha případech nebudou v rámci firmy přímo účtovány ani měřeny (přestože je to možné a často snadnější než u efektů veřejných projektů), a jejich efekty budou firmě také přinášet zejména nepřímý prospěch.
Lze tedy předpokládat, že i pro projekty informačních systémů, a to do určité míry nejen IS/ICT veřejné správy, by byla CBA v některé své podobě využitelná.
3.6 Specifika využití CBA komerčních projektů IS/ICT
CBA se zdá být užitečným podkladem pro rozhodování o IS/ICT investicích i v komerční sféře zejména proto, že řeší řadu ožehavých problémů jak zákazníka, tak dodavatele IS/ICT již v předinvestiční fázi projektu.
Hlavní odlišností při využití CBA nebo jejích principů v komerční sféře oproti oblasti veřejných financí je jiný úhel pohledu na to, které efekty investice je možné považovat za relevantní vhledem k rozhodování o její realizaci a přínosnosti. Pro soukromého
investora není hlavním kritériem zvýšení společenského blahobytu, ale zlepšení práce jeho podniku, případně zvýšení jeho tržní hodnoty (stakeholder a shareholder value).
Současně ale platí že zlepšení kvality služeb a zvýšení spokojenosti zákazníků (v důsledku nepřímých přínosů, které „čerpá“ nikoli provozovatel informačního systému, ale jeho zákazníci) by ve svém důsledku mělo vést ke zlepšení výkonů firmy, a tím i nepřímo ovlivnit její tržní hodnotu. Významným a takřka neřešitelným problémem zde bude jak tyto efekty vyčíslit – prakticky se jedná o nepřímý vliv nepřímých přínosů investice… Přístup k analýze investice tedy bude u komerčních IS/ICT investic zejména v oblasti jejích přínosů značně omezen a budou uvažovány jen některé z nich, potažmo jen část potenciálních příjemců těchto přínosů.
Naopak u projektů charakteru veřejných IS/ICT tento problém do značné míry odpadá, neboť se uvažuje celospolečenský dopad investice, a je tedy možné zahrnout i příjemce efektů projektu kteří s investorem žádný blízký vztah nemají (i když vyčíslení těchto efektů bude stále stejně komplikované).
3.7 Problémy s hodnocením projektů IS
Hodnocení IS/ICT projektů, ať už na finančním nebo obecném základě, je záležitost značně problematická. To vyplývá ze samotné povahy takovýchto projektů. V rámci firmy IS/ICT obvykle zastává funkci podpůrnou, která minimálně z části nemá přímé finanční efekty na chod a výsledky firmy.
Podíváme-li se na IS/ICT z hlediska procesního řízení, jedná se o podpůrný proces, který směřuje dovnitř firmy a jehož zákazníkem jsou procesy hlavní. Přidaná hodnota procesu IS/ICT pak je také nepřímo zprostředkována hlavními procesy. [Učeň, 2003]
Právě absence přímých finančních efektů, nebo chceme-li zprostředkovaná tvorba přidané hodnoty informačním systémem značně komplikuje pokusy o využití standardních metod hodnocení investic k hodnocení projektů IS. Současně se ale u IS/ICT projektů většinou jedná o značné investice, které by si nepochybně takovéto hodnocení zasloužily.
Efekty informačního systému jsou tedy často nepřímé a nefinanční povahy. I u těch efektů IS/ICT, které finanční povahy jsou (převážně ve formě úspory nákladů), se pak většinou setkáváme se skutečností, že nejsou nijak konkrétně sledovány ani účtovány.
Na obdobnou bariéru, i když obvykle v mnohem menší míře, pak narážíme i u vyhodnocení nákladů - jak na implementaci, tak na provoz. Zejména náklady na provoz IS/ICT často nebývají sledovány odděleně, ale jsou zahrnuty do „režijních nákladů“. I tak ale odhad nákladů, zejména v návrhové a implementační fázi IS, bývá většinou o dost jednodušší než je tomu u jeho přínosů.
Shrňme tedy hlavní problémy s hodnocením projektů IS jako investice:
• efekty IS/ICT projektů jsou často nepřímé a/nebo nefinanční povahy
• přidaná hodnota IS/ICT je tvořena zprostředkovaně
• efekty IS/ICT projektů jsou obtížně vyčíslitelné
• „efekty IT jsou dlouhodobé“ [Gyaglis, 2000]
• „existující techniky a teorie nevyhovují pro popis přínosů IS“ [Gyaglis, 2000]
Řešením alespoň části těchto problémů je pak využití Cost-benefit analýzy (CBA).
3.8 Závěr
Nyní jsem v kostce představil analýzu samotnou, její základní principy a některé důvody, které vedou k jejímu využívání i v oblasti IS/ICT. Analyzoval jsem také, z jakých důvodů se CBA pro vyhodnocení IS/ICT projektů hodí, a díky jakým skutečnostem se obecné projekty IS/ICT podobají veřejným investicím.
Po seznámení se základními znalostmi problémové oblasti nyní mohu přistoupit k samotnému postupu zpracování CBA, popisu jejích jednotlivých částí a analýze postupů a metod vhodných při jejich řešení.
4. Navrhovaný postup při analýze projektů veřejných IS/ICT
Po získání určitého teoretického základu k CBA a jejímu využití je nyní možno přistoupit k praktičtějšímu pohledu na její zpracování. Tato část práce obsahuje stručné hodnocení postupu při zpracování CBA investice do projektu IS/ICT; nejedná se o úplný podrobný návod nebo metodiku pro její zpracování (přestože některé části jsou pojaty šířeji a mohly by být takto využity). Jde spíše o analýzu základních možností postupu při zpracování CBA pro investici do informačního systému a jejich vhodnosti, i na základě praktických zkušeností autora.
Následující diagram zobrazuje posloupnost kroků prováděných při zpracování CBA, od shromáždění potřebných výchozích informací, přes samotnou analýzu toků, až po vyhodnocení výsledků. Jednotlivým krokům se pak věnují následující podkapitoly.
V zásadě lze říct že všechny uvedené kroky jsou nutné, vynecháno může být (a často bývá) jen hodnocení alternativ u analýzy, kde se zkoumá pouze realizace či nerealizace investice, bez ohledu na možné jiné způsoby jejího řešení.
Stanovení cílů investice
Zdokumentování stávajícího stavu
oblasti
Identifikace a výběr alternativ
Stanovení a popis
předpokladů Analýza nákladů
Analýza přínosů Vyhodnocení alternativ
Citlivostní analýza Odhad budoucích požadavků na systém
Obrázek 2 : Postup při zpracování CBA
Pro získání představy o základních činnostech při zpracování CBA, spolu s jejich vzájemnými vazbami, a subjekty které se do analýzy zapojují, může posloužit následující diagram:
Obrázek 3 : Diagram vazeb při zpracování Cost-Benefit
analýzy
Stanovení cílů projektu Směrnice,
metodiky, osnovy
Údaje o stávajícím
stavu (metriky, účetnictví, …) Externí zdroje
dat (dodavatelé,
publikace, průzkumy
trhu)
Analýza stávajícího
stavu
Výběr alternativ
řešení
Stanovení předpokladů
Analýza nákladů
Analýza přínosů
Vyhodnocení Citlivostní
analýza
Socioekonomické a finanční toky
projektu
Výsledné ukazatele Investor
(provede investiční rozhodnutí)
Poskytovatelé dotací (rozhodnou o
poskytnutí dotace)
Veřejnost, zákazníci ...
Nákladové toky
Příjmové toky
Výsledky analýzy
Výsledky analýzy
Cíle
Vedoucí pracovníci
investora
Údaje o nákladech
a cenách
Požadavky na projekt
Náklady, přínosy
Náklady stávajícího
IS Přínosy a efekty stávajícího
IS
Citlivost
předpokladů Toky
Údaje o citlivosti
Citlivost
Požadavky poskytovatele
dotace
Metodické požadavky a předpoklady
Cíle
Předpoklady Předpoklady
Předpoklady Nabídky
alternativ řešení
Alternativy k analýze
Alternativy k analýze
Výsledky analýzy Uvažované
alternativy řešení
Výsledky analýzy
4.1 Stanovení cílů
Zpracovatel analýzy by měl být důvěrně seznámen s cíli investora a projektu samotného, protože jejich znalost je důležitým předpokladem pro zpracování vlastní CBA. Tyto cíle by měly být výsledkem předchozích aktivit informačního managementu ve firmě, a měly by vyplývat z informační strategie a dalších strategických dokumentů investora.
4.2 Odhad budoucích požadavků na systém
Uživatelské požadavky na informační systém, který bude výsledkem investice, předurčují jeho schopnosti a architekturu. Ve svém výsledku určují jak náklady na jeho pořízení a provoz, tak přínosy které by z jeho existence měly plynout.
Dvěma klíčovými požadavky jsou dle [CIT, 1998] délka životního cyklu systému a rozsah maximálních požadavků na systém.
Délka životního cyklu (nebo také životnost investice) je současně jedním z klíčových předpokladů pro tvorbu analýzy. Možnosti jejího stanovení jsou podrobněji analyzovány v kapitole 5.5.
Požadavky na systém se dají určovat mnoha různými způsoby. Nejjednodušším měřítkem zde využitelným je zřejmě počet uživatelů. Je třeba uvažovat nejen interní uživatele systému (zaměstnance), ale i uživatele externí, tedy klienty nebo zákazníky.
Tato skupina uživatelů bude zvláště významná v oblasti veřejných IS, jejichž primárním klientem budou často právě uživatelé externí – občané a firmy. Při odhadu budoucích požadavků je možné využít historických časových řad počtu klientů organizace, respektive jejího IS/ICT, a například uvažovat průměrné tempo jejich růstu za posledních několik let [CIT, 1998]. Je však třeba dát pozor na to, že tento způsob nemusí vždy vést k relevantním výsledkům, zejména s ohledem na to že může i díky investici do nového IS/ICT dojít ke změně rozsahu poskytovaných služeb, nebo k významné změně počtu uživatelů vybočující z dosavadních trendů.
Vzhledem k tomu jak důležitá je přesnost těchto odhadů, je vhodné zapojit do jejich tvorby subjekt, který se na to specializuje, a využít tak sofistikovanějších metod jako jsou časové řady nebo regresní analýza.
4.3 Analýza stávajícího stavu
Hodnocení investice, respektive cost-benefit analýza, bude nutně jen tak dobré a odpovídající skutečnosti, jak kvalitní budou podklady použité pro její zpracování. To samozřejmě platí i u investic do informačního systému. Situace zpracovatele analýzy je významně zjednodušena, pokud je plánovaná investice kvalitně připravena a situace v řešené oblasti u investora zdokumentována.
Díky způsobu, jakým jsou projekty IS/ICT (včetně oblasti veřejné zprávy) připravovány, bývá situace často lepší než u běžných veřejných investic – měla by existovat dobrá a kvalitně podložená informace o stávajícím stavu. Procesní a datové modelování, pokud je od potenciálních dodavatelů k dispozici alespoň ve formě úvodní studie, pomůže zpracovateli analýzy udělat si dobrou představu o práci výsledného informačního systému, náročnosti jednotlivých procesů na zdroje a podobně.
Srovnáním se současným stavem u investora se pak zpracovatel může dopracovat změny tohoto stavu, která nastane realizací investičního projektu. Pro zpracování analýzy ho pak zajímají právě jen tyto změny finančních a ekonomických toků oproti původnímu stavu (typickým příkladem je úspora času zaměstnance, respektive
„klienta“ IS – před realizací projektu stráví určitým krokem čas A, po zprovoznění investice se tento čas zkrátí na B, výsledným tokem do analýzy pak je tato úspora času (A-B), patřičně převedená do formy finanční částky).
Dobré poznání jak výchozího, tak výsledného stavu není nijak jednoduché; je pro to nutná dobrá spolupráce jak investora, tak potenciálních dodavatelů. Mělo by být jen v jejich zájmu poskytnout maximum pravdivých informací, a pokud možno se ubránit nevyhnutelnému pokušení je nějak zkreslovat či vylepšovat. To bude dosti obtížné zejména ze strany dodavatelů, u kterých je samozřejmě hlavním zájmem vykreslit svůj produkt v co nejlepším světle. Je zde vyžadována dobrá expertíza ze strany zpracovatele analýzy, případně poskytnutá investorem, nebo (pokud jí ani jeden z nich nedisponuje) zapojení externího konzultanta zběhlého v problematice.
Před vypracováním CBA je tedy třeba důkladně zdokumentovat stávající stav, který je východiskem jak připravovaného projektu, tak samotné analýzy. [CIT, 1998]
doporučuje analyzovat zejména následující oblasti:
• služby zákazníkům
• schopnosti informačního systému
• technickou architekturu
• náklady informačního systému
Takováto analýza se bude pravděpodobně do značné míry překrývat s analýzami již provedenými pro potřeby informační strategie, a s analýzou jejíž zpracování je nutné pro realizaci samotného projektu – pokud ovšem existují.
Informační strategie podniku nebo organizace bude sama o sobě velmi důležitým podkladem pro zpracování CBA, protože obsahuje (respektive měla by obsahovat) jak popis stávajícího stavu IS/ICT, tak i jeho cílový stav. Dá se předpokládat, že
hodnocený investiční projekt bude jedním z prostředků jakým má být tohoto cílového stavu dosaženo.
Informační strategie bude zdrojem nejen obecných údajů o stávajícím stavu systému, ale měla by [Voříšek, 1997] obsahovat i ekonomické charakteristiky existujícího IS/ICT, zejména údaje o typech nákladů, jejich výši a způsobu sledování.
Pokud není informační strategie zpracována, je třeba před začátkem zpracování CBA provést alespoň základní průzkum v těchto oblastech pro získání údajů, bez kterých je provedení CBA nereálné.
Analýzu stávajícího stavu samozřejmě značně usnadní skutečnost, pokud firma nebo státní instituce používá a sleduje systém metrik. Je velmi pravděpodobné, že alespoň některé, ne-li většina, ze sledovaných metrik bude přímo využitelná pro výpočty nákladů a odhad přínosů v rámci CBA.
Konečně je třeba zdůraznit, že pro začátek zpracování CBA jsou potřeba úplné podklady, jak ke stávajícímu stavu IS/ICT tak k plánovanému investičnímu projektu (ty budou ještě řešeny dále v částech věnujících se analýze projektu). Není možné začít stavět finanční plán projektu bez znalosti obou těchto oblastí, případně zjištěné údaje doplňovat později. Časový plán řešení CBA by tedy měl uvažovat dostatečně dlouhou dobu na získání, případně zpracování těchto podkladů tak, aby se dodatečně neukázalo že nelze CBA v požadovaném termínu zpracovat.
4.4 Stanovení alternativ
Jedním z častých důvodů pro vypracování CBA je rozhodování mezi několika různými variantami (alternativami) řešení. Pokud se jedná o prosté rozhodování mezi konkurenčními projekty (například za účelem přidělení dotace), CBA se běžně staví jako dvouvariantní – srovnání mezi situací, kdy k realizaci investice došlo, a nulovou variantou bez jejího uskutečnění. Pokud je ale důvodem zpracování analýzy rozhodování investora, pak by v ní mělo být vždy zahrnuto několik různých alternativ řešení.
V případě informačních systémů to je nejen rozhodování mezi nabídkami různých dodavatelů, ale i mezi různými variantami řešení, jako je například vývoj vlastními silami, externí vývoj IS, nákup typizovaného SW, outsourcing a podobně.
Zásadní otázkou, která před zpracovatelem analýzy stojí, je „Které varianty by měly být do analýzy zahrnuty, a které nikoli?“ Obvykle to bude z praktických důvodů určeno dostupností informací a dat pro využití v analýze, nebo nabídkou ze strany dodavatelů.
Pokud tomu tak není, je vhodné (byť obtížné) identifikovat různé další možné varianty řešení, a získat pro ně dostatečné množství podkladů tak, aby mohly být do analýzy zahrnuty.
Postupy pro CBA informačních systémů amerického National Health Institute například běžně požadují zahrnutí alespoň tří variant řešení, ale připouští i variant méně v okamžiku kdy situace nebo stávající architektura informačního systému organizace nepovoluje [CIT, 1998].
Alternativy, mezi kterými se rozhoduje, musí vždy zahrnovat i již zmíněnou „nulovou variantu“, tedy situaci kdy je zachován současný stav a k realizaci žádného IS/ICT projektu nedojde.
Jak již bylo zmíněno, v případě, kdy cílem nebude rozhodování mezi variantami řešení, ale pouze o rozhodnutí zda projekt realizovat, analýza bude čistě dvouvariantní – tedy půjde o rozhodování mezi nulovou variantou a zvolenou investiční variantou řešení. Pokud jsou uvažovány i jiné způsoby řešení, je ten „nejpravděpodobnější“
vybrán před začátkem analýzy samotné, bez jakéhokoli číselného vyhodnocení různých. Tento způsob není dle mého názoru příliš šťastný, protože předem zahazuje velkou část z výhod, které řešení analýzy přináší; přesto však bude jeho využití velmi časté, dokonce odhaduji že větší část zpracovávaných CBA je zatím řešena tímto způsobem.
Mnoho CBA veřejných IS je v současnosti řešeno právě tímto způsobem, a to z řady politických i praktických důvodů. Výsledná CBA si i tak zachovává jedno ze svých základních využití – jako jeden z využitelných nástrojů při rozhodování mezi mnoha různými projekty a výběru toho nejlepšího projektu, který by se měl realizovat.
4.5 Určení a popis předpokladů
S ohledem na to, že CBA je zpracovávána ve fázi investičního rozhodování (tedy před samotnou realizací projektu), nutně pracuje s celou řadou předpokladů. Tyto předpoklady je třeba stanovit, popsat a pokud možno i zdůvodnit, protože se z nich často odvozuje obsah i výsledky celé analýzy.
Zdůvodnění výše předpokladů by pokud možno mělo být provedeno na základě dostupných údajů nebo zkušeností s podobnými projekty v minulosti.
Důležitými předpoklady jsou zejména (ale nejen) životnost projektu a použitá výše diskontní sazby (ta může být předepsána centrálně u projektů, které žádají o dotaci z veřejných zdrojů).
Výše jednotlivých předpokladů je následně důležitá i v jedné z posledních fází CBA – v průběhu citlivostní analýzy.
Co se konkrétní podoby předpokladů v analýze týče, měly by být uvedeny v samostatné části a vždy s číselnou hodnotou, která je využita ve výpočtech. Ke každému předpokladu je pak třeba uvést jeho popis a zdůvodnění tak, aby jim mohli
budoucí uživatelé analýzy porozumět, a aby bylo zřejmé jak se k dané hodnotě předpokladu dospělo.
Životnost investice do IS/ICT je velmi těžko definovatelná, vzhledem k prakticky nevyhnutelným reinvesticím v podobě obnovy hardware, aktualizací software a podobně; nemluvě o provázanosti projektu s dalšími projekty ve stejné oblasti.
V ideálním případě bude CBA s těmito reinvesticemi uvažovat; lze také pro zjednodušení vazby na ostatní projekty zanedbat, respektive při uvážení těchto vazeb stanovit „ad hoc“ nebo „morální“ životnost investice, kterou následně k rozhodování využijeme. Takovouto „morální životností“ by byla doba po kterou můžeme rozumně uvažovat, že investice bude přinášet dostatečné efekty a že realizované reinvestice nepřesáhnou rozsah, kdy je třeba o nich začít uvažovat jako o začátku nového projektu - tedy zcela nové investici – a zpracovat novou CBA. Při rozhodování o délce životnosti, kterou v analýze použijeme, doporučuji si nejprve stanovit kritéria podle kterých určíme že životnost projektu (systému) skončila, a jedná se o nový projekt.
„Životnost projektu končí když je jeho provoz ukončen, nebo když je nahrazen systémem s významnými změnami v oblasti zpracování, operačních schopností, požadavků na zdroje nebo systémových výstupů. … Velké, komplexní systémy by měly mít životnost alespoň pět let, a maximální životnost uvažovaná v CBA by běžně neměla přesahovat 10 až 12 let.“ [CIT, 1998]
U stanovené životnosti je třeba důkladně zdokumentovat jak jsme k ní dospěli, aby se zabránilo dohadům při hodnocení analýzy třetími stranami.
4.6 Identifikace a kvantifikace nákladů
Pro zpracování CBA by měly být k dispozici údaje o předpokládaných nákladech každé hodnocené varianty. V této části analyzuji základní zdroje nákladových údajů pro IS/ICT projekt, uvedu hlavní faktory, které je při stanovení nákladů nutno vzít v potaz, a příklad možného přístupu ke stanovení výše nákladů pomocí aktivit a zdrojů během životního cyklu projektu.
Dle [CIT, 1998] jsou hlavními šesti zdroji dat o nákladech pro CBA následující1:
• Zkušenosti podniku/organizace
o Údaje o nákladech na nákup HW, SW a služeb z minulosti mohou poskytnout základní představu o výši těchto nákladů i pro budoucí systém; je samozřejmě nutné je patřičně upravit podle předpokládaných změn. Podle mého názoru se nejedná o nejlepší zdroj; jednak změny
1 seznam zdrojů je převzatý, komentáře jsou vlastní
mohou být se zavedením nového systému značné, takže historická data nelze použít, jednak se IS/ICT trh velmi dynamicky vyvíjí a historické cenové údaje záhy přestávají být relevantní.
• Známé náklady existujícího IS
o Využití známých stávajících nákladů pro odhad nákladů obdobného nového systému, například za využití odhadovaného procentního nárůstu nebo poklesu jednotlivých položek po realizaci investičního projektu.
• Průzkumy trhu
o Odhad ceny z několika zdrojů – ideálně nabídky od potenciálních dodavatelů. Dobrým zdrojem by byly nabídky do výběrového řízení, ale CBA se obvykle připravuje (respektive měla by se připravovat) ve fázi kdy investor o projektu teprve uvažuje, tedy žádné výběrové řízení zatím neproběhlo.
• Publikace (literatura)
o Odborné a oborové publikace.
• Odhady analytiků
o V případě že nejsou dostupné dostatečné podklady pro stanovení výše nákladů, je nutné se spolehnout na odhad analytiků kteří CBA připravují.
Tyto odhady je dobré konzultovat s ICT odborníky – zaměstnanci investora nebo externími konzultanty.
• Zvláštní studie
o V případě velkých a důležitých projektů mohou být realizovány zvláštní studie za účelem stanovení výše nákladů, ale i přínosů.
Pro CBA musí být uvažovány veškeré náklady po celou dobu životnosti každé uvažované investiční alternativy. Měly by být uvažovány minimálně následující nákladové faktory:
• aktivity a zdroje v průběhu životního cyklu projektu (viz následující tabulka)
• nákladové kategorie, prezentované ve vztahu k finančnímu plánování a účetnictví organizace
o zařízení (HW a jiné)
dlouhodobý a krátkodobý hmotný investiční majetek o software
ZSW, ASW, utility…; z kategorie dlouhodobého a krátkodobého nehmotného majetku
o zpoplatněné komerční služby
Služby využívající výše uvedeného majetku; mezi ně patří:
přístup k Internetu, elektronická pošta, mobilní telefony, datové linky… [CIT, 1998]
o podpůrné služby
Údržba, zadávání dat, školení, plánování, vývoj software, systémová analýza a design….
o spotřební materiál
Jakýkoliv spotřební materiál určený k využití v rámci výše uvedených služeb.
o další
• náklady na lidské zdroje
• přímé a nepřímé náklady
• odpisy
• roční náklady na provoz systému [dle CIT, 1998]
Jedním z možných přístupů k identifikaci nákladů je určení aktivit které je třeba v rámci realizace investičního projektu provést, a ke každé této aktivitě přidělit náklady na zdroje potřebné k její realizaci. Následující tabulka uvádí příklad aktivit a potřebných zdrojů v průběhu IS/ICT projektu:
Tabulka 1 : Příklad seznamu aktivit a vyžadovaných zdrojů pro určení nákladů projektu. [Zdroj: CIT, 1998]
Aktivity Činnosti Zdroje (nákladové prvky)
Stanovení problému analytici, manažeři, pracovníci2, zákazníci
Analýza pracovního procesu analytici, manažeři, pracovníci, zákazníci
Určení pracovních
požadavků na systém analytici, manažeři, pracovníci, zákazníci
Plánování bezpečnosti analytici, manažeři, pracovníci, zákazníci
Vývoj výkonových metrik analytici, manažeři, pracovníci, zákazníci
Zahájení projektu
Příprava CBA analytici, manažeři,
pracovníci, zákazníci
Vytvoření poptávky analytici, manažeři, pracovníci, zákazníci
Přidělení kontraktu projektový manažer, analytici, obchodníci
Pořízení ICT zdrojů
Monitorování kontraktu projektový manažer, pracovníci obchodního a finančního oddělení
Vytvoření návrhu analytici, manažeři, pracovníci
Návrh systému
Schválení návrhu analytici, manažeři, pracovníci
Vývoj a testování programů a
procedur analytici, manažeři,
pracovníci, programátoři, HW, SW
Plánování přechodového
období analytici, manažeři,
pracovníci Vývoj systému
Implementace systému analytici, manažeři, pracovníci, programátoři, HW, SW
Provoz systému Provoz systému analytici, manažeři,
pracovníci, programátoři, HW, SW
Údržba systému Oprava chyb a provádění
změn v systému analytici, manažeři,
pracovníci, programátoři, HW, SW
Vyhodnocení systému Hodnocení výkonů systému ve srovnání s očekávanými výkony
analytici, manažeři, pracovníci, zákazníci
Řízení systému Dohled nad provozem systému
projektový manažer, manažeři
2 „Pracovníci jsou lidé v rámci organizace provádějící pracovní proces který bude automatizován.“ [CIT, 1998]
Kvantifikace nákladů na IS bývá obvykle jednodušší než je tomu u přínosů, je však důležité do kalkulace zahrnout veškeré náklady s IS spojené. Dle mého názoru není důležité využít jeden konkrétní „nejlepší“ postup kategorizace a stanovení nákladů, naopak je vhodná jejich kombinace. Je ale zásadní zvolit si a použít alespoň jeden přístup, který zajistí systematické vyhodnocení všech nákladů, a omezí riziko, že budou některé z nich opominuty nebo podhodnoceny. Ideální je kombinace několika kategorizací nákladů (například těch uvedených) a vzájemné srovnání jejich výsledků mezi sebou, stejně tak jako kombinace několika různých zdrojů dat pro jejich kontrolu.
Dle [Hun Myoung, 2005] je třeba věnovat zvýšenou pozornost zejména nákladům na údržbu a bezpečnost ICT aplikací, s ohledem na to, že obvykle dosahují značné výše a mají trvale rostoucí tendence.
Na závěr části věnované nákladům je třeba zdůraznit, že do investičních nákladů nesmí být zahrnuty výdaje, které byly již uhrazeny (případně vznikl nárok na jejich úhradu) před rozhodováním o přijetí či zamítnutí realizace investice. Jedná se o takzvané „Sunk Costs“ (utopené náklady). Tyto náklady přijetí či zamítnutí investice nikterak neovlivní. Z uvedeného příkladu se může jednat o některé činnosti v rámci aktivity „zahájení projektu“.
Takto získaný a kategorizovaný přehled nákladů pak může následně posloužit jako základ pro využití v Benchmarkingu, Controllingu a dalších podobných aplikacích.
4.7 Identifikace přínosů IS
Jakkoli určení výše všech nákladů IS/ICT projektu není jednoduchá, analýza jeho přínosů je ještě podstatně složitější; vyskytují se zde totiž v mnohem větší míře faktory nepřímé, kterým je velmi obtížné přidělit nějakou finanční hodnotu. Tomu jakým způsobem určujeme a hodnotíme přínosy IS/ICT se bude věnovat následující kapitola.
Už jen samotné stanovení všech přínosů informačního systému je přinejmenším stejně obtížné jako jejich následná kvantifikace. Do analýzy by měly být zahrnuty všechny přínosy (benefits) po celou dobu životnosti všech hodnocených alternativ projektu.
Pro důslednou identifikaci veškerých přínosů se mi osvědčila jejich kategorizace podle několika kritérií a následné zkoumání všech identifikovatelných přínosů podle jednotlivých kategorií.
4.7.1 Povaha přínosů IS
Přínosy informačního systému budou zejména následujících druhů:
• přínosy zřejmé (přímé) – přímo spojené se systémem, se známou hodnotou
• přínosy nepřímé – zprostředkované existencí a užíváním systému, ale bez zřejmých vazeb na něj, realizované v rámci jiných činností firmy, s neznámou hodnotou…
• přínosy strategické – přínosy projevující se na strategické úrovni, v dlouhém časovém horizontu, u kterých nemusí být zřejmé že jsou důsledkem realizace IS/ICT projektu, nebo mohou být jeho důsledkem jen částečně
Přínosy podle jednotlivých kategorií bude postupně mnohem obtížnější identifikovat a zejména vyčíslit (kvantifikovat), respektive monetarizovat – převést na peněžní jednotky. U přínosů zřejmých (přímých, „tvrdých“) to bude relativně jednoduché, u přínosů nepřímých obtížné a u přínosů pro na strategické úrovni velmi obtížné.
Základní snahou CBA je vyčíslit v peněžních jednotkách maximum nákladů i přínosů investice, včetně těch nepřímých a strategických. Využívá k tomu metod podrobněji popsaných v kapitole 5.8. Některé přínosy se však přes veškerou snahu vyčíslit nepodaří, nebo je nutné přiznat že jejich takto vyjádřená hodnota nemá dostatečnou přesnost pro to, aby mohla být využita v analýze bez významného zkreslení jejích výsledků. I tyto „nevyčíslitelné“ přínosy je ale třeba do analýzy a do rozhodování zahrnout; používá se k tomu jiných zástupných prostředků, například kriteriálního hodnocení. Jejich hodnocení je podrobněji analyzováno v kapitole 5.8.5.
4.7.2 Rozdělení přínosů podle příjemce
Pro určení všech přínosů se mi nejlépe osvědčilo jejich rozdělení podle příjemce, a dalšího podrobnějšího třídění těchto příjemců. „Příjemcem“ je v tomto případě myšlen jakýkoli subjekt (či skupina subjektů), kterému z realizace a zejména provozu projektu
