Fakulta financí a ú č etnictví Katedra finan č ního ú č etnictví
Studijní obor: Ú č etnictví a finan č ní ř ízení podniku
Externí vedení ú č etnictví
Autor bakalá ř ské práce: Jana Malá
Vedoucí bakalá ř ské práce: Ing. Vendula Toušková
Rok obhajoby: 2007
Č estné prohlášení:
Prohlašuji, že bakalářskou práci na téma „Externí vedení účetnictví“ jsem vypracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další prameny jsem řádně označila a uvedla v přiloženém seznamu.
V Praze dne 7.6.2007
Jana Malá
Obsah
1 Úvod ... - 4 -
2 Charakteristika pojmu ... - 5 -
3 Založení účetní firmy... - 6 -
4 Účetní software... - 8 -
4.1 Kritéria pro výběr účetního programu ... - 9 -
4.2 Účetní softwary na českém trhu ... - 10 -
5 Získání nového zákazníka ... - 14 -
5.1 Způsoby upoutání nového klienta... - 14 -
5.2 Služby a ceny... - 15 -
5.2.1 Služby ... - 15 -
5.2.2 Ceny... - 21 -
5.3 Výběr účetní firmy... - 21 -
6 Průběh účtování ... - 23 -
6.1 Požadavky na zákazníka... - 23 -
6.1.1 Komunikace... - 24 -
6.1.2 Doklady ... - 24 -
6.1.3 Podpis ... - 26 -
6.2 Oběh dokladů... - 27 -
6.2.1 Náležitosti dokladů... - 28 -
6.2.2 Kontrola ... - 29 -
6.2.3 Oprava chyb... - 30 -
6.2.4 Zakládání dokladů... - 30 -
6.2.5 Archivace dokladů... - 32 -
7 Výhody a nevýhody externího vedení účetnictví ... - 33 -
7.1 Výhody ... - 33 -
7.2 Nevýhody ... - 34 -
8 Závěr... - 35 -
9 Použitá literatura... - 36 -
1 Úvod
Vedení účetnictví externí firmou (v angličtině označované jako „outsourcing“) není v současné době žádnou výjimkou. Především drobní podnikatelé, ale i menší a středně velké firmy volí právě tuto variantu z několika důvodů, o kterých se zmíním v následujících kapitolách.
V úvodu práce se zastavím u možností založení účetní firmy. Dále se zaměřím na způsob vedení účetnictví v dnešní moderní době – tedy na způsob vedení účetnictví na počítači pomocí ekonomického softwaru. Uvedu několik rad pro výběr vhodného softwaru a zmíním se o konkrétních systémech, aktuálně prodávaných na trhu a vzájemně si konkurujících.
Je zřejmé, že konkurence panuje nejen mezi výrobci softwaru, ale i mezi firmami, poskytujícími účetní služby. Účetní firmy se předbíhají v nabídce svých služeb, aby přilákaly nové a nové zákazníky. Proto původní i nové služby budou také středem mého zájmu.
Pohlédnu na účetní firmu ze strany klienta a posoudím, podle čeho se zákazník při výběru firmy rozhoduje.
Část této práce věnuji také organizaci účetnictví a účtování. Pokusím se vymezit vztah mezi zákazníkem a firmou založený na požadavcích obou stran a dále se zaměřím na přípravu a průběh účtování.
V závěru práce bych ráda z nabytých poznatků uvedla výhody a nevýhody vedení účetnictví externí firmou z pohledu zákazníka.
Cílem mé práce je popsat existenci účetní firmy od samotného založení, přes nabídku služeb, cest k získání nového zákazníka až po samotný průběh účtování.
2 Charakteristika pojmu
Externí vedení účetnictví výrobní nebo obchodní firmě znamená, že externí účetní firma zabezpečuje vedení účetnictví této výrobní či obchodní firmě. Společnost, která si najme na vedení účetnictví účetní firmu však nadále nese odpovědnost za vedení účetnictví, jak je uvedeno v zákoně o účetnictví v § 5:
(1) Účetní jednotky mohou pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu.
(2) Pověřením podle odstavce 1 se nezbavuje účetní jednotka odpovědnosti za vedení účetnictví.
Tato skutečnost nemění však nic na tom, že externí vedení účetnictví je v praxi často využíváno (především živnostníky a malými a středními podniky), protože je jedním ze způsobů, jak zredukovat náklady na zpracování účetních informací.
V současné době jsou v praxi známy dvě základní formy externího vedení účetnictví:
1. při zakládání podniku
V tomto případě zavede účetní firma klientovi celý systém účetnictví, tzn. poskytne mu poradenství v oblasti výběru ekonomického softwaru, jeho zavedení, dále sestaví účtový rozvrh, zaškolí personál, atd. Po zavedení vede účetní firma určitou dobu účetnictví. Po zaškolení předává účetnictví zpět zákazníkovi.
2. v průběhu běžné činnosti
Tato druhá forma se používá buď u velmi malých podniků, kde důvodem jsou mzdové úspory (podnik nemusí zaměstnávat samostatnou účetní), nebo ve větších podnicích, kteří tuto formu outsourcingu využívají spíše z důvodu podstatných investičních úspor (podnik nemusí kupovat ekonomický software, investovat do školení pracovníků, …)
Já bych se v této práci ráda zaměřila především na druhou formu – externí vedení účetnictví v průběhu existence firmy.
Aby účetní firma mohla vést účetnictví, potřebuje k tomu příslušné oprávnění a musí splňovat určité podmínky. Podmínkami založení účetní firmy se zabývá následující kapitola.
3 Založení ú č etní firmy
Účetní firma se nejčastěji zakládá jako společnost s ručením omezeným. Tato nejrozšířenější forma podnikání není samozřejmě jediným řešením. Účetnictví může vést i fyzická osoba na základě živnostenského oprávnění. Živnostníci mohou také společně pracovat ve sdružení OSVČ. Existují i jiné formy podnikání (v.o.s., k.s., a.s.), ale nyní se zaměřím především na dvě již zmíněné – živnost a společnost s ručením omezeným.
Živnost:
Živnostenský zákon rozlišuje živnosti na řemeslné, vázané a volné a dále stanovuje podmínky pro získání živnostenského listu. Činnost vedení účetnictví a vedení daňové evidence patří mezi živnosti vázané a pro získání živnostenského listu je nutno prokázat způsobilost v oboru. Zájemcům s vysokoškolským diplomem stačí tříletá praxe v oboru, absolventi středních škol nebo středních odborných škol musí prokázat pětiletou praxi v oboru. Pokud některou z těchto podmínek zájemce splňuje, může živnost ohlásit na místně příslušném živnostenském úřadě. Živnostenský úřad do 15 dnů, pokud jsou splněny všechny náležitosti a byly předloženy potřebné doklady, živnostenský list vydá.
Doklady nutnými pro vydání živnostenského listu pro fyzickou osobu jsou výpis z Rejstříku trestů, doklad o tom, že žadatel nemá daňové nedoplatky ani nedoplatky na platbách pojistného na sociální zabezpečení, doklad prokazující odbornou způsobilost a doklad o zaplacení správního poplatku, který v současné době činí 1000 Kč. Chce-li žadatel podnikat v jiném místě, než v místě svého bydliště, musí navíc předložit doklad prokazující právní nárok na užívání prostor.
Společnost s ručením omezeným:
Při zakládání společnosti s ručením omezeným je jedním z nutných kroků získání příslušného podnikatelského oprávnění, tj. živnostenského listu. Aby tedy založená společnost mohla provozovat činnost vedení účetnictví, musí získat živnostenský list pro vedení účetnictví a vedení daňové evidence. Podmínky pro získání živnostenského oprávnění pro právnickou osobu jsou v některých bodech odlišné od podmínek pro fyzickou osobu.
Potřebnými doklady pro získání živnostenského oprávnění jsou výpis z Rejstříku trestů a doklad prokazující odbornou způsobilost odpovědného zástupce, doklad o tom, že právnická osoba byla založena, doklad prokazující právní důvod pro užívání prostor, v nichž
má právnická osoba sídlo, a doklad o zaplacení správního poplatku. Dále je potřeba, aby odpovědný zástupce prohlásil, že souhlasí s ustanovením do funkce.
Při zakládání jakékoliv jiné formy podnikání bude vždy nutné pro provozování činnosti vedení účetnictví vlastnit příslušný živnostenský list.
V následující kapitole se zastavím u tématu, jehož předmět je v dnešní době pro účetní firmy nezbytností a existenci bez něho si málokterá účetní firma dokáže představit. Řeč bude o účetním softwaru, který tvoří základ, od něhož se odvíjí veškerá činnost účetní společnosti.
4 Ú č etní software
Účetní software je v současné době pro účetní firmy naprosto zásadní. Málokdo z nás si umí představit, že se vůbec někdy používaly pro účetní zápisy přepisovací či později propisovací formy a stroje na děrné štítky. Na druhou stranu však v minulosti byli účetní ušetřeni výběru vhodného programu. Dříve byl způsob vedení účetnictví a jednotlivé postupy dány účetní jednotkou. Účetní firma si stanovovala svá pravidla pro účtování a vyhotovování dokladů, jejich zapisování do účetních knih a sestavování výstupních informací. Dnes je postup vedení účetnictví zcela zakomponován v účetním programu, jedinou možnou cestou, jak ovlivnit kvalitu vedení svého účetnictví, je vybrat správný program.
Při výběru správné technologie pro vedení účetnictví hledá každá účetní jednotka optimum mezi třemi kritérii. Optimum hledá proto, protože nelze stoprocentně splnit všechna tři kritéria zároveň. Zmíněná tři hlediska jsou následující:
1. čas
Optimální vedení účetnictví z hlediska času je takové, které je zpracováno velmi rychle.
2. kvalita
Důležité je také, aby účetnictví bylo zpracováno kvalitně. 3. cena
Svou roli hraje také cena, která je důvodem, proč se firmy přiklánějí k externímu vedení účetnictví.
Alespoň částečné nesplnění jednoho z kritérií s sebou přináší poměrně důležité následky, které nelze opomenout. Účetnictví, které je zpracováno rychle a levně v sobě může obsahovat spoustu chyb, což je naprosto nežádoucí. Na druhou stranu, zpracování účetnictví kvalitním a přesným softwarem bude cenově a možná i časově náročnější. Když si účetní firma vybere kvalitní a drahý software, bude to pro ni velké finanční zatížení, které se odrazí v ceně jejich služeb.
V následující podkapitole se zaměřím na výběr vhodného softwaru a uvedu několik základních kritériích, které by účetní firma při výběru softwaru měla brát v potaz.
4.1 Kritéria pro výb ě r ú č etního programu
Při rozhodování o vhodnosti programu pro konkrétní firmu si nesmí účetní jednotka pokládat otázku: „Který program je nejlepší?“, nýbrž otázku: „Který program je pro naši firmu nejlepší?“. Žádný program nebude nikdy vyhovovat různým požadavkům různých účetních firem, protože každý program je jiný, má svá specifika, výhody a nevýhody. A na druhou stranu, každá účetní firma má odlišné zákazníky s odlišnými požadavky.
V následujících odstavcích se pokusím sestavit jednoduchý postup při nákupu účetního softwaru. Zaměřím se na základní oblasti, které bychom při výběru softwaru měli zohlednit. Předpokládám, že všichni výrobci softwaru jsou v oblasti obsahových (splnění legislativních požadavků) a technických (ochrana a bezpečnost dat, zálohování dat, údržba a správa systému) kritérií zhruba na stejné úrovni (případně, že se liší jen minimálně) a liší se především v kritériích obchodních.
Postup při nákupu by teoreticky mohl být následující:
Na začátku by si účetní firma měla ujasnit, jak velkým firmám a z jakého odvětví, by chtěla účetnictví vést. Od tohoto kritéria se pak odvíjí typ softwaru pro vedení účetnictví malým, středním a velkým organizacím. Velikost firmy se pro tyto účely měří počtem účetních operací za účetní období. Malé firmy jsou do 10 000 položek za rok, střední od 10 do 100 tisíc položek a velké nad 100 tisíc položek za rok.
Dále je třeba si uvědomit, kolik pracovníků (účetních, kteří budou pracovat se softwarem) daná účetní firma bude zaměstnávat. Podle toho se stanoví počet licencí (práv užívání), který bude muset účetní firma nakoupit.
Je potřeba také zjistit, zda dodavatelská firma v ceně zajišťuje i instalaci softwaru a zaškolení pracovníků. Pokud program instaluje dodavatel, je zaručeno, že program bude nainstalován správně. V případě reklamace se tak lze vyhnout nepříjemným problémům.
V souvislosti s reklamací je nutné zjistit, jak dlouhá je záruční doba a jaké jsou podmínky záruky.
V průběhu používání programu může výrobce software zlepšovat, tzn. může vytvářet například nové funkce. Příliš časté změny však nejsou nejvhodnější, protože změna verze znamená zásah do již naučených postupů, proto je vhodné si zjistit, jak časté jsou tyto změny a zda jsou updaty či upgrady v ceně, nebo jsou alespoň nabízené za zvýhodněnou cenu.
Totéž se týká i změn probíhajících v účetní legislativě. Zde však počet změn nezávisí na výrobci, ale na tvůrcích nových zákonů a vyhlášek.
Neméně důležitým kritériem je kritérium pověsti dodavatelské firmy, které se však obtížně hodnotí. Můžeme se řídit např. délkou existence firmy na trhu (tradicí firmy), počtem prodaných programů, velikostí firmy (zda daná firma působí po celé republice, či zda se jedná o malou místní firmu s neznámou historií). Jedním z faktorů může být i reklama (většinou silné a rozsáhlé firmy mají velkou reklamní kampaň), nebo nejlépe doporučení jiných účetních firem, či známých, kteří už daný program vyzkoušeli.
Cena, kritérium, které nás zajímá většinou jako první, by neměla v tomto oboru patřit k nejdůležitějším hlediskům. Cenu je třeba posuzovat vzhledem k výše uvedeným vlastnostem. Není vždy vhodné kupovat levnější program, protože tento program nemusí být příliš kvalitní a nemusí obsahovat žádné další služby navíc. Naopak dražší program může být ve srovnání s levnější programem v podstatě levnější, protože kromě samotného programu má v ceně zahrnuty i poprodejní služby a produkty.
Cena se samozřejmě odvíjí také podle počtu licencí, podle počtu účetních jednotek, kterým bude účetnictví vedeno, počtu jejich zaměstnanců, atd.
Počet kroků při nákupu nemusí být samozřejmě konečný, každá účetní firma má jiné požadavky a různě specifické klienty, proto se zaměřuje na jiná kritéria tak, aby program vyhovoval právě jí.
Nyní se podíváme na účetní softwary nabízené v současné době na českém trhu.
4.2 Ú č etní softwary na č eském trhu
Nabídka účetních softwarů na českém trhu je poměrně bohatá. Existují různě kvalitní programy za různé ceny, pro vedení daňové evidence, pro vedení účetnictví nebo většinou pro obě formy zároveň. Pro účetní firmu je jistě vhodné si zakoupit účetní systém, ve kterém lze vést účetnictví a zároveň evidovat příjmy a výdaje pro daňovou evidenci, protože může přijímat zakázky i od drobné klientely – živnostníků. Zároveň je pro účetní firmu nutností si pořídit program, ve kterém lze bez problémů mít zavedených více účetních jednotek např. i s hodně zaměstnanci.
Vhodnými programy můžou být např. účetní softwary Pohoda, Money S3 či Ekonom.
Existuje samozřejmě více softwarů, ale vybrala jsem si pro své srovnání právě tyto tři, které jsou podle mého názoru poměrněčasto užívané.
Všechny tři programy jsou komplexní ekonomické a účetní systémy pro malé až střední firmy, jsou vhodné nejen pro živnostníky a podnikatele, ale i pro příspěvkové a nevýdělečné organizace. Lze v nich vést účetnictví i daňovou evidenci.
Účetní programy jsou pravidelně aktualizovány a uživatelé tak mají k dispozici včas všechny legislativní změny.
Programy obsahují fakturaci, mzdy pro velké i malé organizace, skladové hospodářství, knihu majetku, knihu jízd, sestavení přiznání k DPH. Dále obsahují speciální funkce jako je např. homebanking, který automaticky načte bankovní výpisy, zapíše úhrady a provede zaúčtování; vytvoření příkazu k úhradě a jeho elektronické odeslání do banky; tisk výstupů ve formě úředních tiskopisů, propojení s pokladními systémy, internetovými obchody.
Všechny tři systémy mají podobné ne-li shodné funkce, přesto jsou nabízeny za různé ceny. V čem se tedy liší?
Výrobci vytvářejí několik typů daného softwaru, tzv. různé komplety. Tzn., že každý výrobek (program) neobsahuje všechny výše uvedené vlastnosti. Nabízená je většinou jen základní verze a k ní se dokupují další moduly. A navíc každý výrobce do základní verze zahrnuje jiné funkce.
Já jsem si pro své srovnání vybrala již zmíněné tři softwary a z nich jsem si vybrala nejvíce si podobné komplety – Money S3 Premium, Pohoda Komplet a Ekonom (nemá žádné konkrétně pojmenované balíčky). Všechny tyto komplety jsou určené účetním firmám, které chtějí zpracovávat účetnictví na zakázku. I přesto, že si jsou tyto balíčky podobné, mají trochu odlišné funkce:
Money S3 Professional obsahuje daňovou evidenci, podvojné účetnictví, fakturaci, sklad B, evidenci majetku, knihu jízd, homebanking, personalistiku a mzdy do 10 zaměstnanců. (Pro neomezený počet zaměstnanců jsou v tabulce uvedeny ceny v závorce Money S3 Premium).
Pohoda Komplet se od Money S3 Professional liší v podstatě jen u mezd – ty lze provést do 25 zaměstnanců, ostatní vlastnosti jsou shodné.
Ekonom obsahuje účetnictví, fakturaci, sklad a mzdy.
V následující tabulce (Tabulka 1) je uveden přehled aktuálních cen za jednotlivé produkty. Jak jsem již uvedla, ceny produktů lze srovnávat pouze s určitou rezervou, protože produkty se od sebe odlišují:
Název softwaru
Produkt Money S3 Pohoda Ekonom
Ceny (bez DPH)
Licence na 1 počítač 13 990 Kč
(19 900 Kč) 11 980 Kč 11 080 Kč Další síťová licence 5 590 Kč
(7 990 Kč) - 50% z ceny licence Síťová verze pro 3 PC - 17 970 Kč -
Síťová verze pro 10
PC - 23 960 Kč -
Aktualizace / licence 2 590 Kč zdarma* 15-25% z ceny licence Instalace, konzultace 700,-/hod - 100,-/CD
Školení 700,-/hod - 600,-/hod
Zdroj: vlastní Tabulka 1
Legenda:
* v rámci zaplaceného servisu. Cena servisu však nebyla uvedena. V prvním roce je zdarma.
- nebylo uvedeno
Někteří výrobci poskytují pro účetní firmy významné slevy. Výrobce softwaru Money S3 poskytuje 50% slevu na program Money S3 Professional, Pohoda 25% slevu na Pohodu Komplet. Na Ekonom není poskytována žádná sleva.
Pro zajímavost jsem spočítala, kolik stojí licence pro několik počítačů po slevě (Tabulka 2). Pro Pohodu bohužel není uvedeno, kolik stojí roční aktualizace jedné licence.
(Ceny jsou bez DPH):
Money S3 Pohoda Ekonom
pro 3 počítače 35 880 Kč 17 970 Kč 22 160 Kč po slevě 17 940 Kč 13 478 Kč 22 160 Kč 1 aktualizace na všech PC 7 770 Kč - 8 310 Kč pro 5 počítačů 51 860 Kč 23 960 Kč 33 240 Kč po slevě 25 930 Kč 17 970 Kč 33 240 Kč 1 aktualizace na všech PC 12 950 Kč - 13 850 Kč pro 10 počítačů 91 810 Kč 23 960 Kč 60 940 Kč po slevě 45 905 Kč 17 970 Kč 60 940 Kč 1 aktualizace na všech PC 25 900 Kč - 27 700 Kč Zdroj: vlastní Tabulka 2
Z tabulky je patrné, že nejlevnější je v každém případě software Pohoda. Možná právě proto, že je levný, je tolik rozšířený. Vyšší cena u programu Money S3 je dána hlavně tím, že se jedná o komplet, který obsahuje mzdy nad 10 zaměstnanců. Je to však jediný balíček, na který je poskytována sleva 50%.
Součástí každé licence je také podpora uživatele, která je provozována telefonicky (služba nazvaná hotline), faxem, nebo e-mailem. Služba je většinou bezplatná. K získání potřebných informací je zapotřebí znát jen své licenční číslo. Specialisté poradí nejen po technické, ale i po odborné stránce.
Tato kapitola byla věnována výběru účetního softwaru pro účetní firmu, v následujících kapitolách se zaměřím na to, jak se již zavedená účetní firma snaží získat nového zákazníka a jaké služby mu nabízí.
5 Získání nového zákazníka
Způsobů, jak přilákat zákazníka na nabízený produkt, je několik. Avšak upoutat podnikatele, pro kterého je účetnictví nutný náklad nepřinášející „žádný“ prospěch, je velice obtížné. Pro něj je účetní firma jedna jako druhá, každá vede účetnictví. I přesto však účetní firmy využívají různé způsoby k upoutání pozornosti klientů.
5.1 Zp ů soby upoutání nového klienta
Jedním z nejznámějších způsobů, jak na sebe upozornit, je reklama. Propagovat však svoji firmu, která má jen jednu kancelář, po celé republice, by bylo zbytečné. Reklamu má smysl tedy provádět jen ve svém okolí, kde existuje reálná šance na získání nového klienta.
Nejefektivnější formou reklamy nejspíše bude reklama v novinách, v menších městech připadá v úvahu ještě reklama v místním rádiu nebo v regionální televizi.
Další, častější formou, je internetová reklama, ve formě internetových stránek.
Firma, která má vytvořené své vlastní internetové stránky, má vyšší šanci na získání nového klienta než firma, která je nemá. V dnešní době lidé preferují pohodlí domova a vše, co potřebují, vyhledávají na internetu. Hledání firem a porovnávání jejich služeb a cen na internetu ušetří lidem mnohem více času.
Internetovými stránkami se společnost prezentuje, informuje na nich potenciální zájemce o své tradici, zkušenostech, kontaktech a klientech, o svých službách, produktech a jejich cenách, v podstatě o všem, co by mohlo klienta přimět k prvnímu kroku – kontaktu s firmou. Aby však budoucí klient našel cestu ke stránkám firmy, musí si firma zaplatit reklamu u společnosti provozující vyhledávací server. Běžná praxe je taková, že účetní firma si zaplatí např. garanci zobrazení názvu její společnosti na první stránce po zadání klíčového slova „účetnictví“, popř. „vedení účetnictví“, atp.
Nejlepší reklama je však doporučení. Většinou se jedná o doporučení jiných společností, kterým již účetní firma účetnictví vede. Pro účetní firmu je tato forma propagace
„zdarma“, je to odměna za dobře odvedenou práci pro svého klienta. Tuto formu reklamy si nelze koupit, je to výsledek dlouhé práce.
Čím firma může klienta nejvíce zaujmout a také podle čeho se klient většinou rozhoduje, jsou služby a jejich ceny.
5.2 Služby a ceny
5.2.1 Služby
Spektrum nabízených služeb je široké. Nejen z pohledu množství služeb, ale i z pohledu počtu oborů, ze kterých jsou služby nabízeny. Obory lze rozdělit do následujících skupin:
1. Finanční účetnictví 2. Daně, daňové poradenství 3. Mzdová agenda
4. Ekonomické poradenství 5. Audit
6. Ostatní
Nyní se blíže podívám na jednotlivé obory a na služby, které obsahují.
5.2.1.1 Finan č ní ú č etnictví
Pod finanční účetnictví spadá samozřejmě vedení účetnictví a to nejen podnikům, ale i neziskovým organizacím, obecně prospěšným společnostem, občanským sdružením, či nadacím. Pod pojmem „vedení účetnictví“ se skrývá několik služeb:
Samozřejmostí je zpracování účetní osnovy, třídění, označení a uspořádání prvotních dokladů, jejich zaúčtování a založení. Při zpracování dokladů se zároveň připravují podklady pro přiznání k dani z přidané hodnoty.
Účetní firma také eviduje hmotný i nehmotný majetek a sestavuje odpisové plány.
Na přání klienta vystaví účetní firma měsíční (týdenní, …) výkazy dle požadavků zákazníka. Dále také sestaví výkazy pro účely Českého statistického úřadu.
Je samozřejmostí, že na konci účetního období sestaví účetní firma klientovi účetní závěrku, tzn. sestaví rozvahu, výsledovku, cash-flow a přílohu. Pokud to klient vyžaduje, účetní firma je schopna sestavit i účetní závěrku v souladu s IAS/IFRS a US GAAP nebo také konsolidovanou účetní závěrku.
Každá účetní firma vede drobným klientům i daňovou evidenci, ve které eviduje příjmy a výdaje zákazníka pro sestavení přiznání k DPH (pokud je klient plátce DPH) a pro přiznání k dani z příjmu fyzické osoby.
Kromě této základní služby – vedení daňové evidence či účetnictví, nabízejí firmy další speciální služby:
Odborný dohled nad účetními pracovníky ve společnosti
Účetní firma garantuje, že v její společnosti dohlíží na práci účetních hlavní účetní s několikaletou praxí a zkušenostmi. Účetní firma takto dává zákazníkům jistotu správnosti zaúčtování jejich dokladů.
Účetní poradenství
Účetní firmy nabízejí poradenství podnikatelům, kteří si chtějí vést účetnictví osobně. Účetní firma pomůže podnikateli nastavit software, připravit účtovou osnovu a zaúčtovat několik prvních dokladů. Nadále provádí dohled nad účetnictvím a radí klientovi se složitějšími účetními případy.
Hot-line service
Pokud si klient neví rady např. s vystavením faktury, dobropisu, či jiných dokladů, nebo potřebuje poradit s jiným problémem z oblasti účetnictví, může využít hot-line service, tzn. že e-mailem nebo telefonem kontaktuje svoji účetní firmu, která mu poradí.
Kontrola a rekonstrukce účetnictví
Účetní firma na žádost zkontroluje doklady firmě, které nevede účetnictví. Kontrolou dokladů lze předejít případným chybám nebo nevhodným řešením a doporučit výhodnější postup. Kontrola může být jednorázová za určité účetní období nebo pravidelná (měsíční, čtvrtletní). Kontrola je preventivní opatření.
Externí účetní firma může také na zakázku provést rekonstrukci účetnictví, ke které je nutno přistoupit v případě, že účetnictví neodpovídá platným zákonům, nebo v případě ztráty dat v důsledku havárie počítače, na kterém jsou uložena data a neexistuje k nim jiná externí záloha. Ke ztrátě dat může dojít také v případě krádeže či zničení dokladů.
Revize účetnictví
Účetní firma může provést na žádost klienta také revizi účetnictví, která obsahuje kontrolu správnosti zaúčtování, kontrolu účetních a daňových dokladů a nakonec kontrolu účetní závěrky.
On-line účetnictví
Novinkou mezi službami poskytovanými odbornými účetními firmami je bezesporu on-line účetnictví. Podstatou tohoto systému je sdílení dat mezi všemi, kteří tento systém využívají. On-line účetnictví umožňuje všem připojeným pracovat prostřednictvím internetu
v daném čase se stejnými daty, protože všichni uživatelé jsou připojeni ke stejné databázi (viz Obrázek 1)
Zdroj: www.lexperfecta.cz Obrázek 1
Výhod má tento systém několik. Jednou z nich je, že podnik, kterému účetní firma zpracovává účetnictví, zadává prvotní doklady (faktury, pokladní doklady, …) a účetní v účetní firmě s nimi mohou okamžitě pracovat a zaúčtovat je. Další plus je, že podnikatel má přístup k datům 24 hodin denně z různých míst (z domova, z práce).
Tato služba není prozatím příliš rozšířená. Důvodem je hlavně cena, která je poměrně vysoká. V budoucnu však zajisté rozšířenost této služby vzroste.
Služeb z oblasti finančního účetnictví existuje jistě mnohem více, odvíjejí se od konkrétních individuálních požadavků jednotlivých klientů.
5.2.1.2 Dan ě , da ň ové poradenství
Služby z oblasti daní jsou druhou nejrozšířenější skupinou z nabídky služeb celkem.
Aby účetní firma mohla poskytovat daňové služby, musí zaměstnávat alespoň jednoho daňového poradce, který dle § 1 zákona č. 523/1992 Sb., o daňovém poradenství může poskytovat právní pomoc a finančně-ekonomické rady ve věcech daní, odvodů, poplatků a jiných podobných plateb, jakož i ve věcech, které s daněmi přímo souvisejí. Z této definice vyplývají následující služby, které účetní firma (zaměstnává-li daňového poradce) může nabízet:
Každý daňový poradce nabízí klientovi zpracování jakéhokoliv daňového přiznání, tj.
přiznání k dani silniční, k dani z přidané hodnoty, k dani z příjmů fyzických a právnických osob, k dani dědické, darovací, z převodu nemovitosti a k dani z nemovitosti.
Další častou službou je průběžné daňové poradenství s klientem, např. o optimalizaci daně nebo o specifických daňových problémech dané firmy.
Klient může také zmocnit daňového poradce, aby ho zastupoval při daňových kontrolách na finančních úřadech a dále aby za něho sestavoval a podepisoval daňová přiznání.
Klient, který využívá služeb daňového poradce, si může nechat odložit přiznání k dani z příjmů z března na červen, v případě, že účetní období se rovná kalendářnímu roku.
V případě hospodářského roku, který není shodný s kalendářním rokem, lze přiznání k dani z příjmů odložit o 3 měsíce.
Další výhodou pro klienta při využívání služeb daňového poradce je, že účetní firma sleduje za klienta daňové termíny a splatnosti daní, informuje ho o výši daně a čísle bankovního účtu, na který se musí daň poslat.
V souvislosti s daní z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti účetní firma sestaví přehled pro správu sociálního zabezpečení a pro zdravotní pojišťovny.
V případě obchodování se zahraničím, poskytne účetní firma poradenství v oblasti zdanění při obchodech se zahraničím (poradenství především ohledně DPH).
Protože je současný daňový systém složitý, služeb daňových poradců využívají nejen firmy, ale i lidé, např. pro zpracování daňového přiznání k dani z příjmu fyzických osob nebo pro společné zdanění manželů, atd.
5.2.1.3 Mzdová agenda
Účetní firmy vedle vedení účetnictví a daňového poradenství obvykle zajišťují také komplexní zpracování mezd. Tato každý měsíc se opakující a poměrně časově náročná činnost obsahuje mnoho úkonů. Účetní firmy proto mohou zaměstnávat mzdové účetní, které se starají pouze o personalistiku a mzdy. Nemusí to však být pravidlem, některé účetní firmy chtějí, aby si jejich zaměstnanci rozšiřovali své znalosti, a tak každá účetní počítá mzdy pro firmy, které má na starosti. Nevýhodou tohoto systému jsou vysoké náklady na školení všech účetních, výhodou je snadná náhrada v případě nemoci některé z účetních.
Služby zahrnované do oblasti mzdové agendy jsou následující:
Účetní firma nabízí klientovi pomoc při sestavování pracovních smluv a dohod.
Dohlíží, zda smlouva obsahuje všechny náležitosti a také zda jsou ve smlouvě stanoveny všechna práva a povinnosti, které upravuje zákoník práce.
Účetní firma dále zajišťuje služby týkající se personalistiky. Personalistika se zabývá shromažďováním údajů o zaměstnancích a dokladů od zaměstnanců pro účely výpočtu mzdy.
Potřebnými doklady pro výpočet mezd jsou např. prohlášení poplatníka pro uplatnění slevy na poplatníka, potvrzení o studiu dětí pro uplatnění slevy na dítě, atd. U větší organizace vymáhání dokladů od zaměstnanců, jejich zaevidování v programu a zakládání zabere celkově hodněčasu. Proto má-li účetní firma více klientů s vysokým počtem zaměstnanců, je vhodné zaměstnat personalistku, která bude mít na starosti pouze tuto činnost.
Účetní firma může také za klienta jednat se správou sociálního zabezpečení a se zdravotními pojišťovnami. Zastupování spočívá v posílání přihlášek a odhlášek zaměstnanců na zdravotní pojišťovny za zaměstnavatele při nástupu či odchodu zaměstnanců, vypracování podkladů pro platby za zaměstnance a za zaměstnavatele, nebo zastupování při kontrolách ve zdravotních pojišťovnách nebo ve správě sociálního zabezpečení.
Součástí mzdové agendy je samozřejmě výpočet mezd, hodinových i úkolových pro malé i velké organizace. Někdy je k výpočtu mzdy nutné vypočítat i cestovní náhrady. Po výpočtu mezd vyhotoví účetní firma hromadný příkaz k úhradě pro poslání mezd, odvodů a srážek z mezd.
Po skončení kalendářního roku, do 15.2., provede mzdová účetní na požádání zaměstnanců roční zúčtování daní, dále také zpracuje přehledy o zdanitelných příjmech.
Jak lze vidět, počet činností, které musí zvládnout mzdová účetní není málo. Přitom se musí neustále zdokonalovat, učit se nové věci, protože každý rok dochází k určitým změnám.
A dále musí být připravena řešit specifické případy.
5.2.1.4 Ekonomické poradenství
Firem, které požadují ekonomické poradenství, podle mého názoru mnoho není.
Pokud jsou to větší firmy, které potřebují ekonomickou analýzu každý měsíc či čtvrtletí, zaměstnávají si svého analytika. Malé firmy většinou služby z oblasti ekonomiky využívají velmi zřídka. I přes malé využití účetní firmy toto poradenství nabízejí, jedná se především o tyto služby:
Jednou z mála služeb, která je často využívána, je příprava a vyplnění výkazů a podnikatelských záměrů pro získání úvěru od banky.
Účetní firma klientovi na jeho žádost poskytne týdně, měsíčněči čtvrtletně výkazy dle jeho potřeb, které si zákazník sám zpracuje.
Ekonomický poradce, kterého společnost zaměstnává, nebo najímá, vypočítá na přání klienta ekonomické ukazatele společnosti, např. likviditu, rentabilitu, výnosnost, atp.
Analytik v případě velké investice klienta spočítá návratnost investice pomocí různých metod a zjistí klientovi, zda se investice vyplatí a za jak dlouho se investice vrátí.
Pokud klient potřebuje podklad ke svým plánům, vyprojektuje odborník odhad hospodářského výsledku společnosti nebo jeho vývoj v budoucnosti.
Tyto služby jsou z pohledu účetních firem okrajové, nenabízejí je všechny účetní firmy, avšak některé, především větší, účetní firmy je mají ve své nabídce, aby klient v případě, že je bude požadovat, neodešel ke konkurenci. Účetní firmy nemusí pro tyto účely zaměstnávat ekonomy a analytiky, v případě potřeby zajistí splnění požadavků klienta externě, od specialistů a odborníků.
5.2.1.5 Audit
Účetní firmy v rámci své činnosti vedení účetnictví zajišťují také účetní audit jak pro účetní jednotky, které mají povinnost auditu ze zákona, tak i pro klienty, kteří o audit požádají. Audit účetní firma zrealizuje auditorem, kterého zaměstnává, nebo který je společníkem firmy anebo auditorem, kterého si najme. Společnost spolupracuje i s auditorem, kterého si vybral zákazník.
V rámci auditu se provádí nezávislé zkoumání a ověřování účetních závěrek a výročních zpráv. Ověřují se i jiné skutečnosti a ekonomické informace v rozsahu stanoveném smlouvou.
5.2.1.6 Ostatní
Pod názvem „ostatní“ můžeme najít všechny služby, které nebyly přiřazeny k jiným oborům. Jedná se např. o pomoc při zakládání podniku (přihlášení k daním na příslušném finančním úřadě, poradenství s výběrem softwaru, …), nebo o právní a účetní pomoc při fúzích společností. Další nabízenou službou může být například sestavení výkazů pro obchodní rejstřík, např. sepsání zprávy o spolupracujících osobách, atd.
V nabídce účetních firem mohou být samozřejmě i jiné služby, než výše zmíněné.
Účetní firma může také rozšířit svou činnost o služby, o které ji požádá klient. V praxi se při přijímáni nového klienta vedení společnosti domluví s klientem na podmínkách a také na poskytovaných službách. Pro každého zákazníka může účetní firma poskytovat odlišné služby.
5.2.2 Ceny
Ceny za účetní služby jsou různé v různých městech. Je zřejmé, že ve větších městech budou ceny vyšší. Pro srovnání cen jsem si zvolila dvě města – Prahu a Liberec, srovnání cen nabízí následující tabulka (Tabulka 3):
Služba Praha Liberec
cena za účetní položku 15,- až 25,- 18,- až 20,- zpracování přiznání k DPH 1000,- 500,- účetní poradenství na hod. 500,- 200,- až 400,-
výpočet 1 mzdy 200,- až 350,- 120,-
Zdroj: vlastní Tabulka 3
Ceny jsou pouze orientační. Jedná se o průměr cen v Praze a v Liberci platných v dubnu 2007.
5.3 Výb ě r ú č etní firmy
Zákazník se při výběru účetní firmy rozhoduje podle několika kritérií. Následující body obsahují parametry pro rozhodování a zároveň uvádí, jak by se teoreticky potenciální zákazník mohl rozhodovat:
Lokalita
Klient vyhledává účetní firmu, která sídlí v blízkosti jeho společnosti, aby např. při dodávání dokladů nemusel jezdit daleko. Vytipuje si tedy několik účetních firem a mezi těmi se rozhoduje. Může se však také rozhodovat na základě doporučení a v takovém případě bude hrát vzdálenost jen malou roli.
Služby
Mezi vytipovanými firmami hledá potenciální zákazník tu, která poskytuje takové služby, které on požaduje. To znamená, že pokud má určité speciální přání, vybere si tu společnost, která mu ho dokáže splnit. Pokud však vyhledává pouze „standardní“ služby, nabídka služeb pro něho nebude rozhodující, protože všechny účetní firmy nabízejí podobné služby.
Ceny
Pokud se zákazník nerozhodne podle služeb, bude se rozhodovat na základě cen.
Vybere si několik účetních firem, jejichž ceny jsou na podobné úrovni a s nimi začne jednat.
Nechá si spočítat cenovou nabídku, podle které se rozhodne.
Přístup
Jeho rozhodnutí může ovlivnit také přístup jednatelů či pracovníků účetní firmy při návštěvě společnosti. Nezájem či nechuť pracovníků k práci a negativní přístup ke klientům, nepořádek na stolech, atd. nepůsobí dobrým dojmem, zákazník nabude pocitu, že účetnictví v takovéto firmě nemůže být v pořádku, a vybere si jinou společnost.
6 Pr ů b ě h ú č tování
Při vedení účetnictví musí účetní firma splňovat základní kvalitativní požadavky na účetnictví, které jsou stanoveny v zákoně o účetnictví. Jedná se o tyto požadavky:
Požadavek správnosti
Požadavek správnosti znamená, že účetní jednotka vede účetnictví způsobem, jež neodporuje zákonu o účetnictví ani jiným předpisům.
Požadavek úplnosti
Účetní firma musí v daném účetním období zaúčtovat všechny účetní případy, které nastaly, a za předchozí období sestavit účetní závěrku.
Požadavek průkaznosti
Požadavek, aby všechny účetní záznamy byly provedeny na základě podkladů a bylo je tak možné prokázat.
Požadavek srozumitelnosti
Účetnictví je srozumitelné, pokud umožňuje spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetních případů s použitím účetních metod a obsah účetních záznamů s použitím účetních prostředků.
Požadavek přehlednosti a trvalosti účetních záznamů
Účetní jednotka musí vést účetnictví způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů, tzn. že účetní jednotka musí dodržet úschovu a zpracování podle zákona o účetnictví.
6.1 Požadavky na zákazníka
Před samotným účtováním se účetní firma (nejčastěji jednatel) domlouvá se zákazníkem na podmínkách, za kterých bude účetnictví vedeno. Nejčastější domlouvané záležitosti jsou následující:
1) Komunikace 2) Doklady 3) Podpis
6.1.1 Komunikace
Důležité je dohodnout se se zákazníkem na způsobu komunikace. Většina klientů je při výkonu své práce příliš zaměstnána na to, aby řešila problémy týkající se účetnictví telefonicky. Proto klienti preferují především komunikaci e-mailem. Tento způsob je pohodlnější pro obě strany – účetní může napsat více dotazů a klient si je může v klidu přečíst a zodpovědět tak všechny dotazy. Nevýhodou této varianty je, že může trvat delší dobu, než zákazník odpoví. Proto v nutných a nezbytných případech, kdy účetní potřebuje znát rychle odpověď, je telefonická cesta nejvhodnější. Některé větší problémy je však lepší prodiskutovat při osobním setkání.
6.1.2 Doklady
Nejdůležitější záležitostí, na které je potřeba se domluvit a která je pro samotné účtování nejpodstatnější, jsou doklady. V souvislosti s doklady vyvstávají dvě otázky:
1. Jak, v jakém stavu doklady nosit?
2. Kdy nosit doklady?
6.1.2.1 Jak nosit doklady?
Na začátku by účetní firma měla stanovit, v jakém stavu má zákazník doklady nosit.
Toto ujednání je velice důležité, odvíjí se od něho veškerá budoucí spolupráce. Jakmile si klient zvykne na určitý způsob, později ho jen těžko mění. Proto je potřeba „vychovat si klienta podle svého“, tak jak to vyhovuje účetní firmě, jejím potřebám.
Za prvé je potřeba klienta naučit doklady správně třídit. Když klient přinese kupu různých dokladů smíchaných dohromady, pouhé roztřídění dokladů zabere více času, než samotné zaúčtování. Klienta je tedy potřeba naučit zakládat do jednotlivých desek zvlášť faktury vystavené, faktury přijaté, bankovní výpisy a hlavně pokladní doklady, kterých je většinou nejvíce. To znamená třídit zvlášť výdajové a příjmové pokladní doklady. U výdajových dokladů je třeba dále rozlišovat mezi výdaji placenými hotově a výdaji placenými kreditní kartou. Samozřejmě existují i jiné doklady, jako např. doklad vyměřující penále finančním úřadem, splátkový kalendář, atd. Tyto doklady nejsou přijímány pravidelně, proto je vhodné je řadit do složky nazvané „ostatní doklady“.
Za druhé by bylo dobré klienta naučit doklady řadit. Tento úkol je však většinou pro klienty nadlidský. Účetní firma je ráda, když klient doklady alespoň správně roztřídí, seřadit si to musí sama. Doklady lze řadit následujícími způsoby:
Vystavené faktury se řadí podle čísel vystavení. Číselná řada nesmí být nijak porušena a žádné číslo faktury nesmí chybět.
Přijaté faktury – lze řadit dvěma způsoby:
a) podle data uskutečnění zdanitelného plnění
Protože je účetnictví silně spojeno s daněmi, musí se propojit i účtování společně s přípravou podkladů k přiznání k dani z přidané hodnoty. Třídění podle DUZP je vhodné především v tom, že doklady jsou seřazeny chronologicky podle data. A při seřazení podle data se seřadí zároveň podle čísel.
b) podle čísel evidovaných klientem
Klient si může přijaté faktury číslovat podle toho, jak mu která faktura přijde.
Účetní firma pak čísluje faktury stejně jako klient. Výhodou je, že při řešení problému se zákazníkem ohledně určité faktury je snadné dohledat na obou stranách onu fakturu, protože je evidována pod stejným číslem. Dobré je také, že účetní firma zaúčtuje všechny faktury, které klient přijal. Účetní firma také lehce zjistí, že nějaká faktura chybí (klient ji zapomněl např. přinést) a to tak, že je přerušena číselná řada. Problém může nastat v případě, že klient zařadí mezi faktury doklad, který není fakturou, např. daňový doklad k zaplacené záloze.
Přijaté zálohové faktury a vystavené zálohové faktury se neúčtují, pouze se evidují.
Přijaté zálohové faktury jsou řazeny podle data vystavení, vystavené zálohové faktury podle číselné řady.
Pokladní doklady se třídí podle data nákupu (výdajové doklady), nebo podle data přijetí platby (příjmové doklady).
Bankovní výpisy se řadí podle pořadí vystavení.
6.1.2.2 Kdy nosit doklady?
Velice důležité je také domluvit se s klientem na termínech nošení dokladů. Účetnictví je v této fázi podřízeno daním. Kvůli daním se všechny doklady musí zaúčtovat ve stanoveném termínu. Klienty si lze rozdělit na základě toho, zda jsou plátci daně z přidané hodnoty nebo ne:
Neplátce DPH
Pokud klient nepřesáhl za nejbližších 12 předcházejících po sobě jdoucích kalendářních měsíců částku 1 000 000,- Kč, je osvobozen od uplatňování daně z přidané hodnoty. Nošení dokladů závisí na předpokládaném počtu dokladů. Interval nošení tak záleží na domluvě, optimální je přinést doklady např. vždy na konci měsíce, čtvrtletí, jednou za půl roku, nebo, v případě malého množství dokladů, na konci účetního období. Pokud klient donese doklady na konci účetního období musí být perfektně roztříděné a srovnané, aby jejich zpracování v době účetních závěrek nezabralo příliš mnoho času.
Čtvrtletní plátce DPH
Čtvrtletním plátcem DPH se stane klient, který za 12 předcházejících po sobě jdoucích kalendářních měsíců přesáhl částku 1 000 000,- Kč a zároveň za předcházející kalendářní rok nepřesáhl částku 10 000 000,- Kč.
Se čtvrtletním plátcem DPH je vhodné se domluvit, aby nosil doklady minimálně vždy na konci každého měsíce. Pokud by měl dokladů více, může je samozřejmě nosit častěji.
Měsíční plátce DPH
Pokud klient nesplní podmínku pro čtvrtletního plátce DPH a přesáhne za uplynulý kalendářní rok částku 10 000 000,- Kč, pak se z něho stane měsíční plátce DPH.
Měsíční plátce má většinou hodně dokladů a tyto doklady je nutné zpracovávat průběžně během měsíce, proto by zákazník měl doručit doklady alespoň jedenkrát za týden.
6.1.3 Podpis
Jak jsem se již zmínila, účetnictví a daně jdou v naší republice ruku v ruce, nebo spíše účetnictví je silně ovlivněno a regulováno daňovým systémem. Někteří klienti nemají čas jednat s úřady a proto volí variantu plné moci. Plnou mocí zmocňuje klient jednatele společnosti (daňového poradce), aby jednal s místně příslušným finančním úřadem, tzn. aby podepisoval daňová přiznání a řešil případné nesrovnalosti.
Stejně tak se může nechat klient zastoupit při jednání s Českou správou sociálního zabezpečení nebo ve zdravotních pojišťovnách při kontrolách. V tomto případě může zmocnit jakoukoli účetní, která se stará o jeho mzdy a účetnictví.
6.2 Ob ě h doklad ů
Organizační struktura v účetní firmě je sestavena většinou z několika stupňů, např. z jednatele, hlavní účetní a účetních. Proto je důležité nejprve definovat pravomoci a odpovědnosti jednotlivých osob. Protože účetní firma dostane od zákazníka již vytvořené dokumenty, nemusí doklady přezkušovat z hlediska věcné správnosti. Účetní firma obdrží doklad, který ověřil pracovník (pracovníci) zákazníka. Tento pracovník odpovídá za:
• shodu zápisů v účetním dokladu se skutečností
• správnost účtovaných cen
• správnost účtovaného množství v měrných jednotkách
• správnost výkonu, za jeho provedení, soulad se smlouvou, objednávkou, atd.
• početní správnost
• správně zvolenou sazbu DPH
• přípustnost dané účetní operace
První čtyři body by měl odpovědný zaměstnanec zkontrolovat, poslední dva body ověřuje i účetní v účetní firmě, tj. zkontroluje výpočty a také, zda je správně spočítaná daň z přidané hodnoty.
Účetní firma je povinna stanovit osoby odpovědné za formální správnost dokladů. V rámci formální správnosti účetní pracovníci odpovídají za úplnost náležitostí dokladu, za úplnost příloh k dokladu a za zapsání účetního dokladu do příslušného deníku a hlavní knihy.
V závislosti na stanovených úkolech se pověřují osoby odpovědné za:
1. formální přezkoušení účetního dokladu
Tato soba odpovídá za to, že účetní doklad má veškeré potřebné náležitosti.
2. zaúčtování účetního případu
Osobou odpovědnou za zaúčtování účetního případu je osoba, která rozhodla o způsobu zaúčtování daného případu, tedy za stanovení souvztažností.
3. provedení účetního zápisu
Osobou odpovědnou za provedení účetního zápisu se rozumí osoba, která je odpovědná za vlastní provedení účetního zápisu. Odpovědnost této osoby je omezena pouze na správné provedení účetního zápisu na základě předepsaných souvztažností osobou odpovědnou k zaúčtování účetního případu.
6.2.1 Náležitosti doklad ů
Náležitosti pro účetní a daňové doklady nejsou stejné, účetní musí proto kontrolovat doklady ze dvou pohledů – z účetního a daňového. Některé náležitosti jsou shodné, jiné se liší. Srovnání náležitostí jak účetních, tak daňových dokladů nabízí následující tabulka (Tabulka 4):
Náležitosti dokladů
účetní doklady daňové doklady
označení dokladu evidenční číslo dokladu
obsah účetního případu rozsah a předmět zdanitelného plnění peněžní částka (informace o ceně za m.j. a
množství) základ daně, sazba daně a výše daně
okamžik vyhotovení dokladu datum vystavení dokladu
okamžik uskutečnění účetního případu datum uskutečnění zdanitelného plnění podpisový záznam osoby odpovědné za účetní
případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování -
označení účastníků účetního případu
obchodní firma nebo jméno a sídlo nebo místo podnikání plátce a osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění
- daňové identifikační číslo plátce a osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění
Zdroj: vlastní dle zákonů Tabulka 4
Z tabulky je zřejmé, že účetní doklad na rozdíl od daňového dokladu musí být podepsán. Zákon o účetnictví stanovuje povinnost opatřit účetní doklady podpisovými záznamy, proto se vymezuje pro účetní doklady povinnost podepsat doklady podpisem osoby:
1. odpovědné za formální přezkoušení účetních dokladů 2. odpovědné za zaúčtování účetního případu
3. odpovědné za provedení účetního zápisu
V praxi však většinou účetní firma nezaměstnává dvě osoby – jednu na předpis předkontací a druhou na provedení účetního zápisu. Obě operace zajišťuje jen jedna osoba, tzn., že na dokladu bude místo dvou podpisů - osoby odpovědné za zaúčtování a osoby odpovědné za provedení zápisu - jen jeden. Účetní zvládají zaúčtovat standardní operace a u složitějších operací se radí s hlavní účetní. Bylo by jistě neekonomické, aby hlavní účetní kontrolovala všechny zaúčtované operace, nebo aby předepisovala předkontace ke všem dokladům. Hlavní účetní má tedy spíše funkci „účetního poradce“. Protože účetní firma zaměstnává především specializované účetní, požaduje po nich kromě zaúčtování také kontrolu formální správnosti. V takovém případě je na dokladu podpis pouze jedné osoby.
6.2.2 Kontrola
V zájmu správnosti a úplnosti účetnictví je provádět kontrolní postupy. Kontrolovat lze formální a věcnou správnost dat. Účetní firma, jak jsem se již zmínila, však může ze své pozice kontrolovat jen formální správnost. Do oblasti kontroly formální správnosti patří zejména:
Kontrola podvojnosti zápisů
Kontrolujeme vyrovnanost obratů stran Má dáti a Dal všech účtů, ke kontrole nám slouží obratová předvaha.
Kontrola formální správnosti použitých účtů
Za správnost odpovídá osoba odpovědná za zaúčtování, provádí se kontrolou shodnosti použitých účtů s účtovým rozvrhem.
Kontrola údajů syntetické a analytické evidence
Kontrola se provádí tak, že sečteme obraty na analytických účtech a porovnáme je se součty obratů na syntetických účtech, součty se musí rovnat.
Jak už jsem zmínila v kapitole č. 4 (Účetní software), v dnešní době se účtuje pomocí účetního softwaru na počítači. Použití ekonomického softwaru výrazně usnadňuje kontrolní postupy na formální správnost (naopak těžce se kontroluje věcná správnost, je otázkou, zda je taková kontrola vůbec možná). S použitím softwarových nástrojů se lze vyvarovat výskytu takových chyb, jako je narušení podvojnosti, použití nesprávných účtů, nebo nedodržení souladu mezi analytickou a syntetickou evidencí. Účetní systémy používají následující nástroje k vyvarování se chyb:
1. Účetní softwary již při zápisu neumožňují zaúčtování záznamu s nevyrovnanými stranami Má dáti a Dal. Pokud se i přesto povede účetní takový zápis provést, systém neumožní jeho zaúčtování do účetních knih a doklad zůstane jako nezaúčtovaný.
2. Formální správnost použitých účtů zajišťuje účetní systém tak, že neumožní provést zápis na účet, který není v účetní osnově podniku (účet není používaný) a také tím, že účetní operace se neprovádí přímým napsáním čísla účtu, ale předkontace se vybírá z již nadefinovaných souvztažností (ze standardních účetních operací).
3. Ekonomický software by správně neměl dopustit, aby došlo k nesouladu mezi účty analytické a syntetické evidence. Systém to zajišťuje tak, že dovoluje účtovat pouze na analytické účty. Syntetický účet vzniká jako součet příslušných analytických účtů.
6.2.3 Oprava chyb
Při kontrole se může zjistit, že některé účetní záznamy jsou neprůkazné, neúplné nebo nesprávné. V takovém případě se musí provést oprava a to bez zbytečného odkladu podle zákona o účetnictví. Zákon o účetnictví říká, že
• opravy se musí provádět tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zjistit jak obsah dokladu před opravou, tak i po opravě.
• opravy v účetních záznamech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví.
Při používání účetního softwaru pro vedení účetnictví způsob oprav nastavuje tvůrce programu. Existují dva způsoby oprav:
1. Zaúčtovaný doklad již nelze opravit, případně lze změnit pouze doplňkové údaje, jako je např. popis operace či datum. Opravu nesprávných údajů lze provést jedině stornem chybného dokladu a vytvořením dokladu nového.
2. Některé systémy umožňují opravit chybně zaúčtovaný doklad s výjimkou těch dokladů, jejichž oprava by způsobila chybné fungování systému nebo nekonzistentnost dat.
6.2.4 Zakládání doklad ů
Zákazník předává své účetní firmě veškeré doklady, které přijme nebo vystaví. Účetní firma doklady zpracuje, zaúčtuje a založí. Aby nenastala situace, že účetní zapomene doklad zaúčtovat, je vhodné doklady k zaúčtování shromažďovat ve zvláštních deskách a do šanonů zakládat až doklady zaúčtované.
Jako podklady pro účtování slouží následující doklady:
Vystavené faktury
Faktury vystavuje klient, podkladem mu jsou smlouvy nebo dohody s jeho zákazníky.
Na základě těchto faktur je účtováno o výnosech zákazníka. Faktury jsou vystaveny v písemné podobě a po zaúčtování se zakládají podle čísel (nejčastěji vzestupně).
Součástí této kategorie jsou také vystavené zálohové faktury, které se pouze evidují a až v okamžiku úhrady se zaúčtují na příslušný účet (324 – Přijaté zálohy).
Přijaté faktury
Přijaté faktury dokládají, že zákazník obdržel přijaté plnění. Nejčastější podoba přijatých faktur je písemná.
Podobně jako u vystavených faktur, i u přijatých faktur existují zálohové faktury, které se také pouze evidují a až v okamžiku uhrazení se zaúčtují na účet 314 – Poskytnuté zálohy.
Bankovní výpisy
Bankovní výpisy jsou doklady, které zákazník dostává pravidelně od své banky v určitém intervalu. Zaúčtováním bankovních výpisů se rozumí přiřazení inkas a úhrad k vystaveným a přijatým fakturám.
Pokladna
V pokladně se evidují příjmy a výdaje uskutečněné v hotovosti. Může se jednat o drobné nákupy (např. drobný materiál, kancelářské potřeby, …) nebo o úhradu přijatých faktur v hotovosti v případě výdajových dokladů, nebo o úhradu vystavených faktur v případě příjmových dokladů.
Ostatní doklady
Mezi ostatní doklady lze zařadit např. platby platební kartou, které účetní předepisují do ostatních závazků, stejně jako penále od finančního úřadu nebo České správy sociálního zabezpečení. Dále lze do této kategorie zařadit nájemní smlouvy, smlouvy o finančním leasingu, splátkové kalendáře.
Do interních dokladů se zaúčtují účetní operace týkající se zápočtu pohledávek a závazků, odpisů pohledávek, tvorby a čerpání opravných položek, odpisu majetku, atd.
Účetní firma likviduje jak přijaté, tak i vystavené faktury na základě bankovního výpisu nebo příjmových a výdajových pokladních dokladů. Z bankovního výpisu je zřejmé, jaká faktura, kdy a v jaké výši se uhradila. S pokladními doklady může někdy nastat problém.
Zákazník např. nevystaví doklad, zapomene ho přinést, atd. Tím pádem potom nesouhlasí stav neuhrazených pohledávek a závazků v účetnictví se skutečným stavem. Proto by měla účetní pravidelně (např. jedenkrát za měsíc u měsíčního plátce DPH, nebo jednou za čtvrt roku u čtvrtletního plátce DPH) zkontrolovat, zda souhlasí stav v účetnictví se stavem, který si eviduje klient.
Může také ovšem nastat situace, že na bankovním výpise je patrná úhrada, ke které účetní firmě chybí doklad. Může se stát, že klient zaplatí více faktur od jedné společnosti
najednou, nebo zapomene přinést fakturu, atp. Klient také při platbě může zadat špatný variabilní symbol, který je nezbytný k likvidaci závazků. V takových případech je nutné si od klienta vyžádat seznam placených závazků (v případě úhrady více faktur), chybějící doklad, nebo správný variabilní symbol.
Účetní firma doklady v průběhu účetního roku zakládá a drží ve svých prostorách, aby v případě potřeby mohla do dokladů nahlédnout. Po skončení účetního období může účetní firma doklady archivovat ve svém archivu, pokud nějaký má, nebo zpracované doklady vrátí zpět klientovi, který si je uschová po dobu nezbytně nutnou podle zákona o archivnictví.
Druhá varianta je pro účetní společnost jistě lepší. Archivovat doklady mnoha firem je nákladné, navíc k tomu musí být vyhrazen speciální prostor.
6.2.5 Archivace doklad ů
Účetní firmy se při archivaci dokladů musí držet příslušného zákona. Archivace dokladů je upravena v zákoně o účetnictví v § 31. Účetní záznamy se uchovávají následovně:
Účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají po dobu 10-ti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy je nutné uchovat po dobu 5-ti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, se archivují po dobu 5-ti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Účetní firma má uchována všechna data (vše kromě účetních dokladů) ve svém účetním softwaru, který musí pravidelně zálohovat, aby v případě ztráty dat byla data k dispozici.
7 Výhody a nevýhody externího vedení ú č etnictví
7.1 Výhody
Externí zpracování účetnictví přináší řadu výhod:
V první řadě zákazník ušetří. Cena za poskytování služeb externí firmou je nižší než mzdové náklady na zaměstnanou účetní. I kdyby byla cena stejná, tak za zaměstnance musí zaměstnavatel odvést navíc sociální a zdravotní pojištění. Ve výsledku je externí vedení účetnictví levnější.
Klient nemusí investovat do provozu kanceláře pro svou účetní, nepotřebuje žádný speciální ekonomický software, ani jeho aktualizace.
Zákazník ušetří také na školeních pro svou účetní. Účetní firma pravidelně zajišťuje pro své zaměstnance školení o daních a účetních změnách. Externí firma navíc sleduje veškeré legislativní změny, o kterých informuje své klienty.
Účetní firma ručí za včasnost a správnost účtování. Firma vždy zajistí ve stanoveném termínu dohodnuté výstupy. Tento úkol v případě nemoci nemůže zaměstnaná účetní splnit.
Riziko škod při nesprávném zaúčtování se přenáší na účetní firmu, která je pojištěná proti škodám způsobených v účetnictví. Zákazník se sám proti takovým škodám pojistit nemůže.
Externí firma zastoupí klienta před finančním úřadem, orgánem správy sociálního zabezpečení či zdravotními pojišťovnami. Klient se nemusí o nic starat a může se věnovat více své profesi.
Účetní firma dále sleduje všechny účetní a daňové termíny a upozorňuje klienta na splatnost daní a záloh.
Ukončení spolupráce s účetní firmou není problematické, tak jako ukončení poměru se zaměstnancem. Odpadá také problém se zaučováním nové účetní. Nová účetní firma je mnohem zkušenější a přizpůsobivější.
