Před samotným účtováním se účetní firma (nejčastěji jednatel) domlouvá se zákazníkem na podmínkách, za kterých bude účetnictví vedeno. Nejčastější domlouvané záležitosti jsou následující:
1) Komunikace 2) Doklady 3) Podpis
6.1.1 Komunikace
Důležité je dohodnout se se zákazníkem na způsobu komunikace. Většina klientů je při výkonu své práce příliš zaměstnána na to, aby řešila problémy týkající se účetnictví telefonicky. Proto klienti preferují především komunikaci e-mailem. Tento způsob je pohodlnější pro obě strany – účetní může napsat více dotazů a klient si je může v klidu přečíst a zodpovědět tak všechny dotazy. Nevýhodou této varianty je, že může trvat delší dobu, než zákazník odpoví. Proto v nutných a nezbytných případech, kdy účetní potřebuje znát rychle odpověď, je telefonická cesta nejvhodnější. Některé větší problémy je však lepší prodiskutovat při osobním setkání.
6.1.2 Doklady
Nejdůležitější záležitostí, na které je potřeba se domluvit a která je pro samotné účtování nejpodstatnější, jsou doklady. V souvislosti s doklady vyvstávají dvě otázky:
1. Jak, v jakém stavu doklady nosit?
2. Kdy nosit doklady?
6.1.2.1 Jak nosit doklady?
Na začátku by účetní firma měla stanovit, v jakém stavu má zákazník doklady nosit.
Toto ujednání je velice důležité, odvíjí se od něho veškerá budoucí spolupráce. Jakmile si klient zvykne na určitý způsob, později ho jen těžko mění. Proto je potřeba „vychovat si klienta podle svého“, tak jak to vyhovuje účetní firmě, jejím potřebám.
Za prvé je potřeba klienta naučit doklady správně třídit. Když klient přinese kupu různých dokladů smíchaných dohromady, pouhé roztřídění dokladů zabere více času, než samotné zaúčtování. Klienta je tedy potřeba naučit zakládat do jednotlivých desek zvlášť faktury vystavené, faktury přijaté, bankovní výpisy a hlavně pokladní doklady, kterých je většinou nejvíce. To znamená třídit zvlášť výdajové a příjmové pokladní doklady. U výdajových dokladů je třeba dále rozlišovat mezi výdaji placenými hotově a výdaji placenými kreditní kartou. Samozřejmě existují i jiné doklady, jako např. doklad vyměřující penále finančním úřadem, splátkový kalendář, atd. Tyto doklady nejsou přijímány pravidelně, proto je vhodné je řadit do složky nazvané „ostatní doklady“.
Za druhé by bylo dobré klienta naučit doklady řadit. Tento úkol je však většinou pro stranách onu fakturu, protože je evidována pod stejným číslem. Dobré je také, že účetní firma zaúčtuje všechny faktury, které klient přijal. Účetní firma také lehce zjistí, že nějaká faktura chybí (klient ji zapomněl např. přinést) a to tak, že je přerušena číselná řada. Problém může nastat v případě, že klient zařadí mezi faktury doklad, který není fakturou, např. daňový doklad k zaplacené záloze.
Přijaté zálohové faktury a vystavené zálohové faktury se neúčtují, pouze se evidují.
Přijaté zálohové faktury jsou řazeny podle data vystavení, vystavené zálohové faktury podle číselné řady.
Pokladní doklady se třídí podle data nákupu (výdajové doklady), nebo podle data přijetí platby (příjmové doklady).
Bankovní výpisy se řadí podle pořadí vystavení.
6.1.2.2 Kdy nosit doklady?
Velice důležité je také domluvit se s klientem na termínech nošení dokladů. Účetnictví je v této fázi podřízeno daním. Kvůli daním se všechny doklady musí zaúčtovat ve stanoveném termínu. Klienty si lze rozdělit na základě toho, zda jsou plátci daně z přidané hodnoty nebo ne:
Neplátce DPH
Pokud klient nepřesáhl za nejbližších 12 předcházejících po sobě jdoucích kalendářních měsíců částku 1 000 000,- Kč, je osvobozen od uplatňování daně z přidané hodnoty. Nošení dokladů závisí na předpokládaném počtu dokladů. Interval nošení tak záleží na domluvě, optimální je přinést doklady např. vždy na konci měsíce, čtvrtletí, jednou za půl roku, nebo, v případě malého množství dokladů, na konci účetního období. Pokud klient donese doklady na konci účetního období musí být perfektně roztříděné a srovnané, aby jejich zpracování v době účetních závěrek nezabralo příliš mnoho času.
Čtvrtletní plátce DPH
Čtvrtletním plátcem DPH se stane klient, který za 12 předcházejících po sobě jdoucích kalendářních měsíců přesáhl částku 1 000 000,- Kč a zároveň za předcházející kalendářní rok nepřesáhl částku 10 000 000,- Kč.
Se čtvrtletním plátcem DPH je vhodné se domluvit, aby nosil doklady minimálně vždy na konci každého měsíce. Pokud by měl dokladů více, může je samozřejmě nosit častěji.
Měsíční plátce DPH
Pokud klient nesplní podmínku pro čtvrtletního plátce DPH a přesáhne za uplynulý kalendářní rok částku 10 000 000,- Kč, pak se z něho stane měsíční plátce DPH.
Měsíční plátce má většinou hodně dokladů a tyto doklady je nutné zpracovávat průběžně během měsíce, proto by zákazník měl doručit doklady alespoň jedenkrát za týden.
6.1.3 Podpis
Jak jsem se již zmínila, účetnictví a daně jdou v naší republice ruku v ruce, nebo spíše účetnictví je silně ovlivněno a regulováno daňovým systémem. Někteří klienti nemají čas jednat s úřady a proto volí variantu plné moci. Plnou mocí zmocňuje klient jednatele společnosti (daňového poradce), aby jednal s místně příslušným finančním úřadem, tzn. aby podepisoval daňová přiznání a řešil případné nesrovnalosti.
Stejně tak se může nechat klient zastoupit při jednání s Českou správou sociálního zabezpečení nebo ve zdravotních pojišťovnách při kontrolách. V tomto případě může zmocnit jakoukoli účetní, která se stará o jeho mzdy a účetnictví.