Řídící kontrola

Vnitřní kontrolní systém se podle zákona o finanční kontrole skládá z řídící kontroly a in-terního auditu. Město Valašské Klobouky nemá samostatný útvar ani pověřeného pracov-níka, který by interní audit vykonával. Kontrolní řád města proto upravuje pouze organizaci a průběh řídící kontroly. Řídící kontrola je vykonávaná jako předběžná, průběžná a násled-ná.

Předběžná řídící kontrola probíhá nejdříve před zahájením finanční nebo hospodářské operace, tzn. před vznikem závazku. V této fázi musí být provedena kontrola z hlediska přípustnosti a rozpočtového krytí. Jedná se o situace, kdy je rozhodováno o zahájení důleži-tých investičních i neinvestičních záměrů města a o uzavírání hospodářských smluv a ob-jednávek. Tato kontrola musí proběhnout i při tvorbě vnitřních předpisů a rozhodnutí, které ovlivňují výši výdajů města.

Přípustnost operace znamená, že navrhovaná operace je v souladu s platnými zákony a dal-šími právními předpisy, usneseními orgánů města a vnitřními směrnicemi města a odpoví-dá kritériím hospoodpoví-dárnosti, efektivnosti a účelnosti. V kontrolním řádu města byla stano-vena následující kritéria pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy:

a) Vždy posoudit, zda nelze potřebné zajistit ze stávajícího majetku.

b) Vždy posoudit, zda nelze potřebné zajistit pořízením použitého majetku.

c) Nelze sjednávat ceny dohodou, vždy musí být uveden rozpočet na materiál a cenu za hodinu a dále počet hodin.

d) Sazba za hodinu práce nesmí přesáhnout 600 Kč. Pokud se jedná o sazbu za hodinu vyšší, je třeba, aby dodavatel odůvodnil vyšší sazbu odborností služby (např. vyso-koškolské vzdělání, speciální oprávnění atd.)

e) Cena materiálu, dlouhodobého majetku: nejnižší dle průzkumu trhu (posoudit mi-nimálně 3 nabídky, případně doložit doklad o průzkumu na internetu). Cena se musí posuzovat včetně nákladů na dopravné, poštovné a ostatních souvisejících nákladů s pořízením majetku nebo materiálů. Jinak je cena výsledkem veřejné zakázky.

f) U služeb nejprve posoudit, zda nelze potřebné zajistit stávajícími zaměstnanci.

g) Cena služeb: nejnižší cena dle průzkumu trhu (posoudit minimálně 3 nabídky, pří-padně doložit doklad o průzkumu na internetu, vše musí být posuzováno včetně ná-kladů na cestovné a ostatních souvisejících náná-kladů s pořízením služeb).

h) Využívat množstevních slev.

i) Nesjednávat nestandardní nebo jednostranně výhodné podmínky.

j) Neuskutečňovat výdaje, které nesouvisejí s činností organizace.

k) Nesjednávat úkony, které by významně ohrozily majetkovou podstatu organizace.

l) Odpracované hodiny a veškerá fyzická plnění musí být odsouhlasena odběratelem, tzn. městem.

Kontrolu rozpočtového krytí finanční operace provádí vedoucí finančního odboru, který je určen jako správce rozpočtu. Správce rozpočtu musí potvrdit, že předpokládaný výdaj připravované operace je nebo bude kryt finančními prostředky v rámci schváleného nebo upraveného rozpočtu, mimořádnou dotací, z vlastních výnosů hospodářské činnosti nebo z vlastních fondů. Souhlas správce rozpočtu musí být zajištěn také u všech uzavíraných smluv, které mají dopad na finanční hospodaření města, tj. smlouvy s dodavateli, objed-návky, kupní a prodejní smlouvy, nájemní smlouvy a jejich změny, smlouvy o poskytnutí dotací ze státního rozpočtu apod. Svůj souhlas správce rozpočtu písemně potvrdí na návrhu uzavíraných smluv. Bez zajištění rozpočtového krytí by neměl být závazek uzavírán.

Další předběžná kontrola probíhá po vzniku závazku. K vlastní realizaci finanční nebo hospodářské operace dochází na základě rozhodnutí příkazce operace po provedení před-cházejících kontrol, tj. kontrol přípustnosti a rozpočtového krytí operace. Tato fáze je opět rozhodující z hlediska kontroly hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti operace. Příkazce

operace, kterým je většinou vedoucí odboru, jehož činnosti se výdaj týká, provádí kontrolu sám, nebo může stanovit, kdo z jeho podřízených bude provádět dozor nad průběhem vlastní realizace finanční nebo hospodářské operace. Stanoví to ve vnitřních předpisech, pracovních náplních nebo příkazem, jedná se např. o stavební dozor, kontrolu převzetí ma-teriálu a služeb, kontrolu cestovních příkazů apod. Realizace končí vystavením příslušného dokladu o výši výdaje, tj. faktury či paragonu. Na základě vystaveného dokladu dochází k následné kontrole věcné a početní správnosti předkládaných údajů.

Kontrolu věcné a početní správnosti provádí pracovník odpovědný za dozor při realizaci finanční nebo hospodářské operace nebo jiný pověřený pracovník. Pracovník ověřuje, zda údaje na vystaveném dokladu odpovídají věcně provedené finanční nebo hospodářské ope-raci, tj. objednávce, převzaté dodávce materiálu, majetku, prací a služeb apod. Ověřuje úplnost podkladů (dodací listy, rozpisy práce), zda konečná cena odpovídá smluvní ceně dle smlouvy, maximální ceně dle objednávky nebo případně ceně regulované.

Projde-li vystavený účetní doklad těmito kontrolami, schválí příkazce operace proplacení výdaje. Ještě před vlastní úhradou nebo zaúčtováním provede pracovník finančního odbo-ru, odpovědný za přípravu úhrad výdajů, formální kontrolu náležitostí účetních dokladů k příslušné operaci.

Zjistí-li osoba uvedená v dispozičním oprávnění jako správce rozpočtu nebo hlavní účetní, že finanční nebo hospodářská operace byla provedena bez předběžné řídící kontroly a ne-splňuje podmínky pro uskutečnění výdaje, informuje ihned starostu obce, který přijme opatření k prověření této nekontrolované operace a přijme opatření k zabezpečení řádného výkonu předběžné kontroly.

Průběžná a následná kontrola finančních a hospodářských operací Při průběžné a následné kontrole určený pracovník města prověřuje:

a) zda byly dodrženy stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádání a vyúčtování schválených operací,

b) zda při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek dochází k přizpůsobení uskutečňovaných operací,

c) zda jsou prováděny včas a přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavede-ných evidencích a automatizovazavede-ných informačních systémech a tyto údaje slouží

pro včasné a správné zpracování stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv,

d) zda údaje v účetních výkazech, výsledek hospodaření a zdroje odpovídají finančním prostředkům na účtech, majetku, včetně pohledávek, a závazkům organizace, e) zda je s majetkem nakládáno v souladu se zákonem o obcích, zda je řádně vedena

věcná a účetní evidence majetku, zda je majetek zařazován a vyřazován dle plat-ných předpisů a vnitřních směrnic města.

Pro zabezpečení průběžných a následných kontrol je zpracován plán kontrol finančních a hospodářských operací, včetně termínů a odpovědných osob. Čtvrtletně jsou kontrolovány následující operace:

Tab. 51. Plán čtvrtletních kontrol finančních a hospodářských operací

Kontrola Kontrolu provádí

– platební kázně a sledování pohledávek vedoucí finančního odboru

– nakládání s hotovostí vedoucí finančního odboru

– skladového hospodářství vedoucí příslušného odboru

– následná kontrola předběžných řídících kontrol vedoucí finančního odboru – plnění povinností při čerpání účelových dotací vedoucí finančního odboru

– personální a mzdová kontrola tajemník

– plnění rozpočtu a navrhovaných rozpočtových opatření finanční výbor, vedoucí FO – dodržování pravidel pro zakázky města starosta

– ochrany a zajištění dat pověřená osoba

– spotřeby PHM, telekomunikačních služeb a energií pověřená osoba – splnění nápravných opatření z výše uvedených kontrol tajemník Zdroj: Kontrolní řád města Valašské Klobouky

Ročně jsou podle programu kontrol prověřovány následující operace:

Tab. 52. Plán ročních kontrol stanovených operací

Kontrola Kontrolu provádí

– provedené inventarizace ústřední inventarizační komise

– aktuálních výpisů z listu vlastnictví na inventarizaci a účetní

stav pověřená osoba, ÚIK

– dodržování a aktualizace vnitřních norem tajemník – podpisových vzorů a jejich aktualizace tajemník

– používaných razítek tajemník

– plnění dlouhodobých podmínek účelových dotací

vedoucí fin. odboru, pověřená osoba

– přijatých a poskytnutých zástav a ručení třetím osobám pověřená osoba, ÚIK – dodržování zákona o veřejných zakázkách pověřená osoba

– dlouhodobých závazků a pohledávek pracovníci finančního odboru

– rozsahu pojistných smluv kontrolní výbor

– stavu pronajatého majetku, plnění nájemních smluv pověřená osoba, ÚIK – roční účetní závěrky a plnění statistických povinností vedoucí finančního odboru

– nakládání s majetkem kontrolní výbor

– zabezpečení majetku, provádění oprav a údržby pověřená osoba – splnění opatření z vnějších kontrol tajemník Zdroj: Kontrolní řád města Valašské Klobouky

6.2.2 Veřejnosprávní kontrola

Město Valašské Klobouky vykonává veřejnosprávní kontrolu v případě hospodaření s ve-řejnými prostředky

a) u svých příspěvkových organizací

Zde předběžnou veřejnosprávní kontrolu před poskytnutím veřejných prostředků zajišťuje příkazce operace (starosta, místostarosta) na základě schváleného rozpočtu města. Průběž-ná a Průběž-následPrůběž-ná veřejnosprávní kontrola u příspěvkových organizací je zajišťována na zákla-dě Smlouvy o externí spolupráci externím auditorem.

b) u žadatelů o veřejnou finanční podporu nebo u příjemců veřejné finanční podpory, která je těmto městem Valašské Klobouky poskytována.

Předběžnou veřejnosprávní kontrolu před poskytnutím veřejných prostředků zajišťuje pří-kazce operace (starosta, místostarosta) na základě podkladů předaných žadatelem o

veřej-nou finanční podporu. Průběžveřej-nou a následveřej-nou veřejnosprávní kontrolu u těchto žadatelů zajišťuje pověřený pracovník finančního odboru ve spolupráci s finančním výborem.

7 NÁVRH NA ZAVEDENÍ INTERNÍHO AUDITU

Platný zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, stanovuje dvě podmínky, za kterých nemusí orgány veřejné správy zřizovat útvar interního auditu. Jedná se o případy s malou pravděpodob-ností výskytu nepřiměřených rizik při hospodaření s veřejnými prostředky, a to zejména v návaznosti na povahu zajišťovaných úkolů, strukturu a stupeň obtížnosti vnitřního řízení.

Ve druhém případě nemusí interní audit zavádět obce a městské části hlavního města Pra-hy, které mají méně jak 15 000 obyvatel. Musí však tento útvar či funkci nahradit přijetím jiných dostatečných opatření. Město Valašské Klobouky druhou podmínku splňuje tím, že má cca 5 tisíc obyvatel a v současné době nemá interního auditora.

Vzhledem k tomu, že na Městském úřadě Valašské Klobouky pracuji, navrhovala bych na základě vlastních zkušeností útvar interního auditu, nebo alespoň funkci interního auditora zavést. Na úředníky jsou kladeny stále nové a nové povinnosti a úkoly související například s elektronizací veřejné správy, s častými novelizacemi zákonů apod. Nezávislá kontrola probíhajících procesů na všech odborech městského úřadu by, dle mého názoru, přispěla k hospodárnému, efektivnímu a účelnému výkonu veřejné správy. Nemyslím tím, že by zaměstnanci úřadu pracovali nekvalitně a nezodpovědně, naopak město bylo v minulosti několikrát oceněno za kvalitní výkon veřejné správy směrem k občanům a podnikatelské-mu sektoru ve městě. Nezávislost interního auditora na kontrolovaném procesu však může snadněji odhalit různé nedostatky nebo omyly, které mohou být samotným úředníkem pře-hlíženy bez jakéhokoliv špatného úmyslu. Navržením nápravných opatření ze strany audi-tora by mohly být do budoucna tyto závady zcela odstraněny nebo minimalizovány. Jako účetní organizace bych kontrolu interním auditem několikrát během roku uvítala.

V další části své práce navrhuji metodickou příručku pro výkon interního auditu, která vy-chází z metodických pomůcek zveřejňovaných na stránkách Ministerstva financí ČR. Pří-ručka je koncipována pro případ zřízení funkce jednoho interního auditora, nikoliv celého útvaru interního auditu.