DIPLOMOVÁ PRÁCE
2007 Pavla Zapletalová
Hlavní specializace: Ekonometrie a operační výzkum
Název diplomové práce:
Plánování a řízení projektů pro společnost CIRCON Circle Consulting, s. r. o.
Diplomant: Pavla Zapletalová
Vedoucí diplomové práce: Prof. RNDr. Ing. Petr Fiala, CSc. MBA
Prohlášení:
Prohlašuji, že jsem diplomovou práci na téma „Plánování a řízení projektů pro společnost CIRCON Circle Consulting, s. r. o.“ zpracovala samostatně.
Veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály uvádím v seznamu použité literatury.
Praha, 21. květen 2007 Pavla Zapletalová
Ráda bych poděkovala zejména panu Prof. RNDr. Ing. Petru Fialovi, CSc.
MBA za odborné vedení a zastřešení diplomové práce jakož i za veškerou odbornou pomoc a cenné připomínky pří zpracování mé diplomové práce.
Dále bych také ráda poděkovala vedení a týmu konzultantů společnosti CIRCON Circle Consulting, s. r. o. za obětovaný čas a možnost zpracování
mé diplomové práce v této společnosti.
V neposlední řadě bych ráda poděkovala své rodině a blízkým za podporu během studia.
O O BS B SA AH H
1. ÚVOD... 1
2. POPIS SPOLEČNOSTI A REÁLNÉHO PROJEKTU... 4
2.1. ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ...4
2.2. POPIS SPOLEČNOSTI CIRCONCIRCLE CONSULTING, S.R.O...9
2.3. POPIS ZADAVATELSKÉ SPOLEČNOSTI ALLCOM, SPOL. S R.O...12
2.4. POPIS REÁLNÉHO PROJEKTU...13
3. POPIS MS PROJECTU A VYTVOŘENÍ REÁLNÉHO PROJEKTU... 19
3.1 MSPROJECT...19
3.2 ZPRACOVÁNÍ REÁLNÉHO PROJEKTU V MSPROJECT...23
4. POPIS MS DYNAMICS AX, MODULU PROJEKTY A VYTVOŘENÍ REÁLNÉHO PROJEKTU... 27
4.1 MSDYNAMICS AX...27
4.2 MODUL PROJEKT A ŘÍZENÍ PROJEKTŮ V MSDYNAMICS AX4.0...33
4.3 ZPRACOVÁNÍ REÁLNÉHO PROJEKTU V MSDYNAMICS AX4.0– MODULU PROJEKT...39
5. ZHODNOCENÍ POUŽITÍ OBOU SOFTWAROVÝCH PRODUKTŮ POMOCÍ TEORIE VÍCEKRITERIÁLNÍHO ROZHODOVÁNÍ... 46
5.1 ÚVOD DO VÍCEKRITERIÁLNÍHO ROZHODOVÁNÍ...46
5.2 METODY VÍCEKRITERIÁLNÍHO HODNOCENÍ VARIANT...50
5.3 VOLBA KRITÉRIÍ...52
5.4 ZHODNOCENÍ VARIANT POMOCÍ METOD VÍCEKRITERIÁLNÍHO HODNOCENÍ VARIANT...54
6. ZÁVĚR... 62
POUŽITÉ ZDROJE... 64
ODBORNÁ LITERATURA...64
ODBORNÉ MATERIÁLY (MANUÁLY, E-LEARNING)...65
INTERNETOVÉ ZDROJE...66
POUŽITÉ ZKRATKY... 67
SEZNAM OBRÁZKŮ... 68
SEZNAM PŘÍLOH... 69
PŘÍLOHA Č.1–INFORMACE O SPOLEČNOSTI CIRCONCIRCLE CONSULTING, S. R. O....69
PŘÍLOHA Č.2–VYPRACOVANÝ PROJEKT VAPLIKACI MSPROJECT...69
PŘÍLOHA Č.3–VÝSTUPY ZAPLIKACE MSPROJECT...69
PŘÍLOHA Č.4–VÝSTUPY ZAPLIKACE MSDYNAMICS AX– MODULU PROJEKT...69
PŘÍLOHA Č.5–VÝSTUPY ZAPLIKACE MSDYNAMICS AX– MODULU PROJEKT...69
1. 1 . ÚV Ú V OD O D
Při volbě tématu mé diplomové práce jsem vybírala mezi tématy, které nabízí můj studijní plán. Při výběru jsem kladla důraz na to, aby má diplomová práce odrážela mé studijní zaměření a rovněž i oblast, kterou bych se chtěla v budoucnu více zabývat, studovat ji a taktéž v ní profesně působit.
Vzhledem k výše uvedenému jsem volila téma mé diplomové práce z oblasti Kvantitativních metod v ekonomii, resp. Matematických metod v ekonomii. Má volba byla taktéž ovlivněna mým pracovním zaměřením v konzultantské společnosti CIRCON Circle Consulting, s.
r. o. (dále jen společnost CIRCON ČR). V této společnosti pracuji od října roku 2006 na pozici konzultantky. Mezi oblastmi, se kterými jsem se dostala do styku, je i oblast řízení projektů a využití programové aplikace MS Dynamics AX 4.0 (dříve známa pod názvem MS Axapta). A právě na základě těchto dvou objektů mého studijního a pracovního zájmu jsem si zvolila téma z oblasti řízení projektů.
Můžu tedy konstatovat, že tato diplomová práce odráží jak mé teoretické znalosti, získané během studia na Vysoké škole ekonomické v Praze na Fakultě informatiky a statistiky v oboru Matematické metody v ekonomii, tak i mé profesní zaměření a dosud získané znalosti a zkušenosti ve společnosti CIRCON ČR. Mou volbou bylo proto téma: „Plánování a řízení projektů pro společnost CIRCON Circle Consulting, s. r. o.“.
Cílem této diplomové práce je vytvoření reálného projektu s pomocí využití dvou softwarových produktů a jejich následné porovnání za použití metod vícekriteriálního hodnocení variant. Prvním softwarovým produktem je Microsoft Project. Tato aplikace je přímo určena pro plánování a řízení projektů a pro komunikaci s projektovým týmem. Druhým produktem je aplikace Microsoft Dynamics AX a v ní modul Projekt. Modul je určen pro řízení projektů, správu zdrojů, vytváření odhadů a prognóz, sledování rozpočtů a reálných výdajů na konkrétní projekt či časové plánování. Aplikace MS Dynamics AX je řešením pro plánování a řízení firemních zdrojů
(ERP – bližší vysvětlení pojmu viz kapitola 4.1) a e-business, stejně tak i pro řízení vztahů se zákazníky, řízení výroby, řízení dodavatelského řetězce, fungování elektronického obchodu nebo finančního řízení.
Při zpracování této diplomové práce a použití již zmíněných dvou softwarových produktů, jsem své znalosti aplikace Microsoft Project, se kterým jsem se seznámila v předmětu EKO423 – Projektové řízení, spojila s tím, co jsem se naučila a dozvěděla o modulu Projekt v MS Dynamics AX ve společnosti CIRCON ČR. V závěrečné části při srovnání obou variant jsem využila své znalosti metod, se kterými jsem se seznámila v předmětu EKO422 – Teorie rozhodování.
Mnou vybraný a v této diplomové práci použitý reálný projekt je reálným projektem společnosti CIRCON ČR. Na tomto projektu jsem se přímo nepodílela. Jak už jsem uváděla, pracuji v této společnosti krátce na to, abych se mohla podílet na celé realizaci projektu. A pro účely této diplomové práce jsem chtěla použít projekt, který byl již ukončen, aby bylo možné lépe porovnat obě aplikace. Proto má volba padla na projekt, který společnost CIRCON ČR vypracovala pro společnost ALLCOM, spol. s r. o..
Má diplomová práce se skládá z několika částí. Nejdříve se zaobírám teoretickou stránkou řízení a plánování projektů a posléze stránkou praktickou. V první části se snažím ozřejmit význam projektového řízení, krátce představit společnost CIRCON ČR jako dceřinou společnost společnosti CIRCON Circle Consulting AG. Následuje bližší specifikace vybraného reálného projektu, pod což spadá definování zadavatele - společnosti ALLCOM, spol. s r. o.., předmětu projektu a jednotlivé činnosti projektu. Mezi činnosti mohu zařadit např. analýzu požadavků zákazníka, GAP analýzu (rozdílovou analýzu mezi možnostmi Dynamics AX a požadavky zákazníka), funkční analýzu změn aplikace, technickou analýzu pro programátory, vývoj chybějících části a úpravy standardního software, implementaci, podporu, školení, testování apod.
Další část diplomové práce se zabývá popisem jednotlivých softwarových produktů a vytvořením samotného reálného projektu v nich. Poté přichází na řadu samotné zhodnocení použití obou systémů za pomoci nadefinovaných kritérií a jejich využití v rámci metod vícekriteriálního hodnocení variant. V závěru shrnuji zjištěné
skutečnosti do celistvého hodnocení vypracovaného projektu společnosti CIRCON ČR.
Tato diplomová práce je určena nejen osobám z Katedry Ekonometrie na Fakultě informatiky a statistiky VŠE Praha, ale i osobám, které se zabývají jak problematikou řízení projektů tak i využitím vícekriteriálního hodnocení variant, a kterým by mé poznatky v této oblasti mohly být nápomocné při řešení jiných konkrétních projektů.
Taktéž může posloužit osobám, které se zajímají o problematiku projektového řízení z čistě zájmového účelu.
2. 2 . P PO OP PI I S S S SP PO O LE L E ČN Č NO O ST S TI I A A R RE E ÁL Á LN N ÉH É HO O PR P RO OJ J EK E K TU T U
2. 2 .1 1. . Úv Ú vo od d d do o p pr ro o je j ek kt to ov vé éh ho o ř ř íz í ze en ní í
Předmětem této diplomové práce je plánování a řízení projektů, proto chci nejdříve vysvětlit základní principy projektového řízení spolu se základními přístupy k této problematice. Na jejichž základě budu dále přistupovat ke konkrétnímu projektu.
V současné době je zaznamenán podstatný nárůst významu projektového řízení vzhledem k rychle probíhajícím změnám v podnikatelském prostředí, a to nejen stálým zkracováním životních cyklů produktů, ale i změnami v produkčních procesech. Dalšími faktory, pod jejichž vlivem stále narůstá důležitost projektového řízení, jsou globální konkurence, exploze znalostí, zvyšující zaměření na zákazníka a další. Význam projektového řízení by se měl stále více prosazovat v současném dynamicky se měnícím a rozvíjejícím světě.
Při osvětlení teorie řízení projektů nejprve začnu definicí samotného pojmu projekt. Existuje jich řada a liší se především akceptováním základních složek. Shodují se však v tom, že projektem rozumí jednorázovou akci, která se skládá z prostorově a časově ohraničeného souboru souvisejících činností, jejichž uskutečnění vede k dosažení určitého předem stanoveného cíle. Důležitou složkou řízení projektů je řízení zdrojů. Jedná se o aktivitu, kterou vykonávají manageři. Nástroje projektového řízení jim poskytují flexibilitu pro plánování, sledování a řízení projektů. Umožňují rychlejší a efektivnější reakce na nevyhnutelné změny v projektech.
Historie řízení projektů sahá až do doby egyptských pyramid a Velké čínské zdi, nicméně v novější historii je řízení projektů spojeno především se zavedením Ganttova diagramu kolem roku 1900.
Ganttův diagram byl zaveden jako vizuální prostředek pro plánování a řízení stavby lodí a je často využíván i v dnešní době jako přehledný a
snadno pochopitelný prostředek sdělování plánovaných informací.
Blíže k historii projektového řízení v odborné literatuře viz [1].
Základní pojmy v řízení projektů
Pro porozumění mezi účastníky řízení projektů je nutné vysvětlení základních pojmů, se kterými se setkáváme v této teorii. Při definování pojmů budu vycházet z odborné literatury viz [1].
Ústředním pojmem je zajisté pojem projekt. Jak jsem již zmínila, existuje řada definic, které tento pojem definují. Obecně pod pojmem projekt chápeme výsledek materiální či nemateriální povahy založený na strategickém plánu, navržený, organizovaný a realizovaný pod řízením někoho v zájmu vlastníka anebo zadavate.
Projekt je aktivita časově omezená, realizovaná jen jedenkrát bez opakování s velkým počtem charakteristických rysů, mezi které patří:
- výsledek musí sloužit užívání po celou dobu přesně určenou zadavatelem projektu,
- při zahájení není úspěch projektu zaručen, - časové omezení trvání projektu,
- uskutečňování projektu mimo běžnou podnikatelskou rutinu, - omezené zdroje pro realizaci projektu,
- projekt má pouze jeden výsledek.
Dále lze projekt definovat jako jednorázový proces:
- směřující k dosažení předem stanovených cílů, - procházecí řadou etap a fází,
- s etapami měnícími se úkoly, organizací a zdroji.
Projektem vlastně rozumíme prostorově a časově ohraničený soubor technologicky a organizačně souvisejících činností, jehož účelem je dosažení stanoveného cíle při zadaném čase, zdrojích a kvalitě.
Přičemž činnost (aktivita, úkol) je ucelená transformace vstupů činnosti (lidské zdroje, finanční zdroje, technologie, zařízení, suroviny, materiál, energie atd.) na výstupy činnosti (výrobky, služby). Mezi jednotlivými činnostmi existují technologické vazby, které jsou vyvolány technologickou návazností jednotlivých činností
na sebe, a vazby organizační, které jsou dány časovým a prostorových uspořádáním omezených zdrojů.
S problematikou projektového řízení je spojena i časová analýza projektů. Určuje nejdříve možné a nejpozději přípustné termíny začátků a konců realizace jednotlivých činností, nejdříve možný termín dokončení celého projektu, časové rezervy činností apod.
Dále lze provádět analýzu zdrojů, která porovnává časový průběh nároků na čerpání zdroj s disponibilním množstvím zdrojů. Přičemž cílem analýzy zdrojů může být:
- minimalizace potřeby zdrojů, - dodržení limity zdrojů,
- rovnoměrné čerpání zdrojů.
Další související analýzou je analýza nákladů zabývající se určením nejvhodnějšího průběhu projektu z hlediska vzájemného vztahu času a nákladů na realizaci projektu.
Pro bližší a detailnější informace o vymezení jednotlivých pojmů projektového řízení odkazuji na literaturu viz [1].
Pro uvedení do teorie projektového řízení je nutné specifikovat také jednotlivé fáze projektu, neboli projektový cyklus od vzniku až po ukončení projektu. Je mnoho variant jak definovat jednotlivé fáze.
Proto uvádím jen jednu, kterou považuji za velmi výstižnou. Obsahuje 5 základních fází, které na sebe navazují a dají se dále strukturovat na nižší úrovni. Jedná se o následující fáze:
- fáze zahájení, - fáze plánování, - fáze realizace, - fáze kontrolní, - fáze dokončení Fáze zahájení
Tato fáze je v mnoha ohledech tou nejdůležitější částí celého cyklu.
Jedná se o samotnou přípravu projektu. Zahrnuje identifikaci problému, plánování projektu a zajištění financování. Všeobecně platí, že dobře připravený projekt má daleko větší šanci na úspěch.
Problémy, které nastanou v této části a nejsou dořešeny, se zajisté projeví v samotné realizaci projektu ještě silněji. Jedná se často o
časově velmi náročnou fázi, jenž může rozhodnout o dalším vývoji projektu.
Důležité je také vyhledání vhodných partnerů a identifikace jejich zapojení a podílu na projektu. Kromě vhodných partnerů je potřeba myslet i na zainteresované skupiny, tzn. instituce, jednotlivce a skupiny lidí, které se projektu přímo neúčastní, ale přesto jej mohou ovlivnit.
Do této přípravné fáze projektu spadá i budování projektového týmu včele s vedoucím projektu tzn. project managerem. Přičemž se nesmí zapomenout na administrativní a účetní stránku projektu. Celková administrativa v projektu obvykle tvoří až třetinu nákladů a času.
Proto je důležité správné vytvoření harmonogramu projektu (časového plánu) pro rozvržení aktivit do časové řady.
Fáze obsahuje vstupní informace o projektu, termíny, cíle, výsledky, aktivity projektu, definování možností a identifikaci zdrojů, v neposlední řadě konečné rozhodnutí o realizaci či nerealizaci konkrétního projektu.
Fáze plánování
Fáze plánování projektu obsahuje bližší specifikaci na bázi proveditelnosti a posuzování vzhledem k opatření a politikám. Fáze spočívá v detailním vyhotovení plánu projektu pro navrhovaný výstup. Vypracuje se dekompozice problému až na jednotlivé činnosti s vyjádřením vzájemných vazeb mezi činnostmi, odhadem časů realizace a požadavků na jednotlivé zdroje. Dále je navržen rozpočet a odhadnuty peněžní toky.
Nutná je analýza zainteresovaných skupin a rizik projektu. Protože projekty zahrnují i určité riziko, je vhodné s ním počítat a naplánovat časové i finanční rezervy. Projekt lze vyjádřit vhodným modelem ve formě síťového grafu nebo Ganttova diagramu. Ve fázi plánováni lze využít i standardní techniky síťové analýzy projektů s využitím standardních metod časové analýzy (např. metody CPM, MPM), nákladové analýzy (např. metoda CPM/COST) a analýzy zdrojů (heuristické procedury). Důležité je navržení a příprava vhodné struktury organizace. Do fáze plánování zahrnujeme i výběr vhodných dodavatelů a uzavření smluv s nimi. Více podrobností viz odborná literatura [1].
Fáze realizace
Fáze vlastní realizace neboli implementace projektu a jeho řízení.
Řízení probíhá v reálném čase podle plánu a také se kontrolují odchylky od plánu. Poté se případně přijímají různá korekční opatření na základě vzniklých odchylek v čase, nákladech či kvalitě. Využívá se zde i koncepce vytvořené hodnoty, která je nástrojem pro měření výkonnosti ve srovnání s plánem, více viz literatura [1].
Fáze kontrolní
Důležitá fáze projektu, která spočívá v kontrole a zhodnocení vytvořeného výstupu. Výstup se zde testuje pro zjištění, jak se bude chovat při spuštění do provozu a následně se odstraňují případné problémy a chyby ve výstupu.
Fáze dokončení
Fáze dokončení čili uzavření a předání projektu uživateli je doba po skončení samotné realizace a kontrolní fáze. V této fázi je výstup spuštěn do provozu. Při výskytu problémů se ještě řeší různé nedostatky. Důležité je také zhodnocení průběhu projektu a získání tak zkušeností pro další projekty. Dokončení projektu představuje nejen administrativní uzavření projektu, ale i vypracování závěrečné a hodnotící zprávy a sledování provozu a užívání výstupů. Po uzavření projektu následuje sepsání závěrečných zpráv a uzavření účetnictví.
Povinností realizátora projektu je uchovat pro případnou zpětnou kontrolu finanční doklady a záznamy o výstupech projektu plných pět let po jeho uzavření.
Jak jsem již uvedla, existuje řada definic jednotlivých fází projektu a nelze určit univerzální definici. Každý projekt je řadou věcí specifický a může např. splývat fáze realizace s fází kontrolní jako u zvoleného projektu. Ale pro názornou ukázku jsou takto definované fáze postačující.
2. 2 .2 2. . Po P o pi p is s s s po p ol le eč čn no os st ti i C CI I RC R CO ON N C Ci ir rc cl le e Co C on ns s ul u lt ti i ng n g, , s s .r . r .o . o . .
V následující kapitole blíže přiblížím společnost, která mi poskytla veškeré informace a podklady k vybranému projektu, který je předmětem mého zkoumání. Rovněž mně byly poskytnuty veškeré informace a materiály k programové aplikaci MS Dynamics AX 4.0. U této společnosti taktéž pracuji jako konzultantka již téměř osm měsíců. Veškeré informace o společnosti jsou čerpány z interních dokumentů či internetových stránek společnosti viz internetové zdroje [14].
Společnost CIRCON ČR patří do skupiny CIRCON Circle Consulting AG (dále jen CIRCON AG), jejíž hlavní sídlo je ve Švýcarsku. Tato skupina dále administrativně podléhá společnosti Crealogix.
Společnost CIRCON ČR je tudíž pobočkou společnosti CIRCON AG spolu s dalšími pobočkami v Německu a Rakousku. V České republice má Circon Circle Consulting, s. r. o. dvě pobočky: v Praze (pražská pobočka je zároveň i sídlem firmy) a v Uherském Hradišti, kde sídlí převážně programátorská část firmy.
Internetové stránky společnosti CIRCON (pobočka společnosti v České republice) – http://www.circon.cz
Internetové stránky společnosti CIRCON AG (sídlo společnosti ve Švýcarsku) – http://www.circon.net
Skupina CIRCON AG se zaměřuje na větší a velmi často nadnárodní projekty. Ačkoli v dalších státech CIRCON AG vlastní pobočky nemá, může se opřít o dlouhodobě úspěšnou spolupráci se svými partnery.
Tímto způsobem skupina realizovala mnoho projektů v Evropě (v Itálii, Francii, Turecku, Maďarsku, Litvě), USA a Kanadě. Přičemž společnost CIRCON ČR se na většině těchto zakázek významně podílí.
Společnost CIRCON AG dnes zaměstnává celkem asi 130 zaměstnanců na 10 místech ve 4 státech a spravuje portfolio 250 zákazníků. Tím se řadí k největším a nejúspěšnějším partnerům pro produkt Microsoft Dynamics™ AX celosvětově a je držitelem
nejvyššího certifikátu Microsoft Gold Certified Partner a ocenění Microsoft Excellence Award (2003).
Přičemž partneři společnosti Microsoft, s. r. o. se statutem společnosti Gold Certified Partner představují špičku mezi partnery této společnosti a mají přístup k nástrojům a podpoře odpovídající jejich výjimečnému postavení na trhu. Každý partner se statutem Certified nebo Gold Certified bez ohledu na velikost firmy nebo segment trhu může získat jednu nebo více kvalifikací Microsoft Competency na základě technických znalostí a obchodních zkušeností.
Od roku 2002 je CIRCON AG jedničkou na trhu podnikových ERP systémů (vysvětlení pojmu viz níže kapitola 4.1) Microsoft Dynamics™ AX v Rakousku a Švýcarsku.
V České republice je CIRCON ČR nástupnickou firmou společnosti iMH. Ta vznikla v roce 1993. V počátcích své existence se orientovala především na poskytování služeb softwarového poradenství v oblasti vnitropodnikového řízení, plánování a controlingu a na vývoj softwarových řešení pro moduly informačních systémů v prostředí PROGRESS. Již v roce 1993 se stala firma iMH partnerem PROGRESS SOFTWARE. Na základě pozitivního hodnocení činnosti firmy ze strany PROGRESS SOFTWARE získala iMH ocenění jako strategický partner.
V roce 1999 se firma iMH, na základě konzultací se zahraničními partnery a s ohledem na stále rostoucí poptávku zákazníků po kvalitním, moderním a integrovaném informačním systému (IS), zaměřila na hledání optimálního řešení v novém prostředí. Své aktivity koordinovala především s partnerskou firmou CIRCON AG a ve vzájemné shodě bylo, pro své vysoké kvality a široké spektrum funkcionality, vybráno jako optimální základ nabídky řešení Microsoft Dynamics™ AX, tehdy ještě vyvíjený dánskou společností Damgaard pod názvem AXAPTA.
Po vzájemné dohodě vyústila úzká spolupráce mezi firmou iMH a CIRCON AG v roce 2004 k založení firmy CIRCON Circle Consulting, s.r.o. se sídlem v Praze, jakožto nástupnické společnosti iMH, která je dnes jednou z poboček koncernu CIRCON AG. Více informací je
umístěno na webových stránkách společnosti CIRCON ČR viz [14] a společnosti CIRCON AG viz [15].
Mezi služby, které poskytuje společnost CIRCON ČR patří:
▪ Prodej licencí Microsoft Dynamics AX a Implementace IS, což představuje v současné době hlavní část činnosti společnosti. Jedná se o implementaci projektů v prostředí Microsoft Dynamics™ AX, a to po všech stránkách – od analýzy a návrhu řešení zpracovaného zkušenými konzultanty až po programátorskou realizaci jednotlivých modifikací dle přání zákazníka. Konzultanti i programátoři společnosti se ve velké míře účastní zahraničních projektů mateřské společnosti a mohou čerpat i ze znalostí a zkušeností ostatních poboček.
▪ Vývoj modulů pro Microsoft Dynamics AX je vývojem specifických oborových řešení představující pro společnost vždy významnou součást nabídky. Vyvíjí se a implementují následující moduly:
- cirFASHION pro oděvní průmysl,
- cirWORKFLOW pro řízení podnikových procesů, - cirTRANSPORT pro dopravní a spediční společnosti, - cirPOS pro maloobchodní prodej
▪ Podpora starších řešení čili soustavná péče o zákazníka je jednou z priorit společnosti a tvoří trvalou část její činnosti, přičemž dlouhá životnost starších produktů je důkazem vysoké kvality dodaného řešení a zkušeností konzultantů a vývojářů společnosti.
K nejvýznamnějším zákazníkům společnosti CIRCON ČR patřily a patří následující společnosti a firmy:
- Zdravotní pojišťovna Metal-Aliance, - Allcom, spol. s r. o.,
- Datart International, a. s., - Haas + Sohn Rukov, s. r. o., - New Yorker a další.
2. 2 .3 3. . Po P o pi p is s z za ad da av va at te el ls sk ké é sp s po ol le eč č no n os s ti t i A A ll l lc co om m, , s sp po ol l . . s s r r .o . o . .
Zadavatelská společnost Allcom, spol. s r. o. v důsledku své nespokojenosti se současným informačním systém oslovila společnost CIRCON ČR a požadavkem o implementaci aplikace MS Dynamics AX, v té době známé pod názvem MS Axapta. Po úvodní analýze a zjištění požadavků a možností obou stran bylo rozhodnuto o vzájemné spolupráci.
Nyní uvádím bližší informace o zadavatelské společnosti, přičemž tyto informace jsem především čerpala z webových stránek společnosti:
http://www.allcnet.cz/
Společnost ALLCOM, spol. s r. o. byla založena v roce 1991.
Předmětem činnosti je dovoz, distribuce satelitní a televizní techniky, měřící techniky a příslušenství pro rozvody televizních signálů. V krátké době dosáhla společnost vedoucího postavení na trhu v tomto oboru. Přičemž k tomuto postavení se v roce 1993 přidala především distribuce spotřební elektroniky Grundig a JVC. Od roku 1996 se jako obchodní partner společnosti T-Mobile a Eurotel zařadil mezi první tři největší distributory služeb GSM a je držitelem ocenění "Dealer roku 1996 - 2003". V roce 2000 se společnost Allcom spol. s r.o. stala autorizovaným prodejcem satelitní televize UPC Direct a o dva roky později získala certifikát "Významný partner společnosti UPC Česká republika, a.s."
Základní údaje o společnosti a činnostech, jež poskytuje:
- import, distribuce a velkoobchod satelitní, anténní, měřící techniky a příslušenství včetně záručního a pozáručního servisu značky Humax, Samsung, EmTech, Strong,
- autorizovaný distributor a velkoobchod spotřební elektroniky Grundig, JVC,
- autorizovaný distributor mobilních telefonů LG,
- distribuce a prodej služeb mobilních operátorů GSM společnosti T-mobile a Eurotel,
- profi Partner společnosti T-mobile,
- nejlepší prodejce společnosti T-mobile v letech 1996 – 2003, - dealer roku společnosti Eurotel v letech 2000 – 2002,
- autorizovaný prodejce satelitní televize UPC Direkt, - maloobchodní síť prodejen TipTop Centrum,
- partnerská síť maloobchodních prodejen po celé ČR,
- distribuce a velkoobchodní prodej zařízení pro příjem satelitní a pozemní digitální TV DVB-T a DVB-S zejména značek Homecast, Grundig, Humax, Kaon, Topfield, Smart, Telesystém, Pace, Quali TV, Fuba, Zinwell, CzechLink, Gital,
- distribuce a velkoobchodní prodej široké škály příslušenství pro montáže satelitních a televizních rozvodů, antény a parabolické antény Telesystém, Chanell Master, Fracaro,
- návrh, dodávka a realizace systémů pro skupinový příjem satelitní a pozemní digitální TV DVB-T a DVB-S s použitím zařízení Grundig a RF Tuote, Alcad, Schwaiger,
- distribuce a velkoobchodní prodej sortimentu měřících přístrojů firmy Rover určené profesionálům v oblasti příjmu satelitní a pozemní digitální televize,
- distribuci, velkoobchodní a maloobchodní prodej spotřební elektroniky Grundig,
- velkoobchodní a maloobchodní prodej špičkové elektroniky JVC, Apple iPod, iRiver, Olympus, Mpio, Mustek, Sennheiser, Siemens, Sony, Hitachi, Philips,
- distribuci a prodej služeb operátorů GSM T-mobile a Telefónica O2 (dříve Eurotel, distribuce produktů Twist a GO.
Blíže o společnosti Allcom, spol. s r. o. lze nalézt na jejích webových stránkách viz [18].
2. 2 .4 4. . Po P o pi p is s r r eá e ál ln né éh ho o p pr ro o je j ek kt tu u
(pozn.: veškerá reálná data a údaje o osobách podílejících se na projektu a informace např. o délce trvání jednotlivých činností a reálných peněžních sazbách byla změněna či vynechána z důvodu ochrany obchodního tajemství)
Projekt, který jsem si vybrala pro účely této diplomové práce je reálným projektem, na kterém spolupracovala společnost CIRCON ČR se společností ALLCOM, spol. s r. o.. Na vybraném projektu jsem se osobně nepodílela, protože ve společnosti působím krátce a pro účely této diplomové práce jsem vybírala projekt, který již proběhl a je ukončen. Přestože byl tento projekt již ukončen, probíhá i nadále spolupráce mezi oběma společnostmi formou placené podpory a různých programových úprav.
Název projektu: Nové ERP řešení pro ALLCOM, spol. s r. o.
Návrh řešení: Zavedení MBS AXAPTA ERP – Software
Podklady pro návrh řešení: Seznamy požadavků na IS systém
(pozn.: i když stále hovořím o aplikaci MS Dynamics AX, v době, kdy probíhal tento projekt, byla aplikace známa pod názvem MS Axapta, tudíž zde používám toto označení).
Zájmové subjekty
Zájmovými subjekty rozumíme jedince nebo organizace, kteří jsou aktivně zapojeni do projektu anebo jejichž zájmy jsou pozitivně nebo negativně ovlivněny realizací nebo výsledkem projektu (viz odborná literatura [1]).
Nejdůležitější zájmové subjekty projektu jsou následující:
▫ Projektová organizace – společnost CIRCON ČR, přičemž její zaměstnanci (projektový tým) byli přímo zapojeni do práce na projektu.
▫ Ředitel projektů – ředitel společnosti CIRCON ČR, který je zodpovědný na strategické úrovni za plánování a realizaci všech projektů ve společnosti.
▫ Projektový manažer – jeden z konzultantů společnosti CIRCON ČR (dále uváděn jako „Project manager“), který byl pověřen plnou zodpovědností za plánování a realizaci projektu na taktické a operativní úrovni.
▫ Členové projektového týmu – dva konzultanti (dále uváděni jako
„Konzultant_1“, „Konzultant_2“), projektový manažer („Project manager“), finanční ředitel („Finanční ředitel“) a dva programátoři („Programátor_1“, „Programátor_2“) společnosti CIRCON ČR, kteří se
společně podíleli na jednotlivých aktivitách veškeré implementace programové aplikace MS Axapta.
▫ Zákazník – společnost ALLCOM, spol. s r. o., které byly určeny veškeré výstupy projektu.
▫ Investor - společnost ALLCOM, spol. s r. o., která poskytovala finanční zdroje pro realizaci projektu.
Fáze projektu:
- Fáze zahájení
Jak jsem již uváděla, jedná se o nejdůležitější část celého projektu, která může rozhodnout o dalším vývoji projektu. Fáze zahrnuje samotnou přípravu projektu.
Veškeré dění kolem budoucího projektu započalo poptávkou ze strany společnosti ALLCOM, spol. s r. o. (dále jen zadavatel). Přičemž zadavatel nebyl spokojený se svým dosavadním informačním systémem a toužil po zavedení celistvého podnikového informačního systému. Po zaznamenání poptávky ze strany zadavatele následovala identifikace požadavků ze strany společnosti CIRCON ČR, dále prvotní analýza projektu a předběžná finanční analýza projektu. Přičemž poté byla nabídnuta a prezentována zadavateli nabídka ze strany společnosti CIRCON ČR, včetně prezentace samotné aplikace MS Axapta a její webové části (tzv. Enterprise portal). Po prezentaci následovalo rozhodování ze strany zadavatele, zda opravdu uzavřít smlouvu a rozhodnout se při volbě informačního systému právě pro aplikaci MS Axapta a společnost CIRCON ČR, aby tuto aplikaci implementovala, případně hledat jiný vhodnější informační systém.
Zadavatelská společnost se přibližně dva týdny rozhodovala a zvažovala všechny klady a zápory při implementaci právě aplikace MS Axapta. A jelikož převažovaly klady, zvolila pro implementaci svého nového informačního systému společnost CIRCON ČR. Po oznámení rozhodnutí se začalo jednat o podmínkách smlouvy, jejím podpisu a rovněž o nákupu licencí na využívání produktu MS Axapta. Celá fáze zahájení trvala 33 a půl dne, přičemž na činnostech byly využity především tyto pracovní zdroje: Project manager, Konzultant_1, Konzultant_2, Finanční ředitel a lidé ze zadavatelské společnosti.
- Fáze plánování
Po fázi zahájení následuje fáze plánování, která trvala 42 a půl dne, přičemž osoby podílející se na této fázi jsou identické jako u fáze zahájení: Project manager, Konzultant_1, Konzultant_2, Finanční ředitel, a samozřejmě zadavatelská společnost. Po uzavření smlouvy a nákupu licencí se začal vyhotovovat plán projektu. Plán projektu obsahoval vyhotovení analýzy zdrojů, časové analýzy, tvorbu projektového týmu, vyhotovení finanční analýzy a zhodnocení rizika.
Přičemž finanční analýza se dále skládala z návrhu rozpočtu, odhadu peněžních toků a nákladové analýzy. Po vyhotovení plánu projektu následovaly workshopy, identifikace podnikových číselníků a podrobná analýza s klíčovým uživatelem. Tyto činnosti tvořily podklad pro detailní analýzu projektu. Workshop byl rozdělen podle oblastí, na které byl zaměřen. Jednalo se o oblasti financí, prodeje, logistiky a nákupu. Po proběhnutí všech workshopů a podrobných analýz následovalo vytvoření dokumentu podrobné analýzy požadavků a poté byla provedena jejich prezentace. O něco později bylo zadavateli také nabídnuto využití vertikálního řešení pro pokrytí maloobchodních prodejen. Poté následovaly různé konzultace mezi oběma společnostmi a upřesnění analýzy požadavků.
- Fáze realizace a kontroly
Po fázi plánování obvykle následuje fáze realizace a až po té fáze kontroly. V tomto projektu, jsou však obě následující fáze propojeny, tudíž probíhají současně. Nastává zde střídání vývoje tzn.
programování a jeho testování a to stále dokola, dokud není vše tak, jak má být. Testování však předchází migrace a čištění testovacích dat, příprava testovacího prostředí a zkušební migrace dat. Veškeré testování lze rozdělit do dvou oblastí. Nejprve testování jednotlivých modulů (tzn. financí, prodeje, nákupu a skladů) a následně testování celého systému. Tyto dvě fáze probíhaly 142 dnů a byly nejvíce časově a rovněž i finančně náročné, přičemž se na nich podílely především následující zdroje: Programátor_1, Programátor_2, Konzultant_1, Konzultant_2 a Project manager.
- Fáze dokončení
Poslední fází projektu je dokončení a uzavření projektu. Fáze trvala 26 dnů a využity byly na její realizaci tyto pracovní zdroje: Finanční ředitel, Project manager, Konzultant_1, Konzultant_2, Programátor_1, Programátor_2 a samozřejmě zadavatelská společnost, tudíž byly zapojeny veškeré lidské síly, které se na projektu podílely.
Fáze dokončení započala předáním aplikace do zkušebního provozu, což zahrnovalo instalaci aplikačního software a nahrání ostrých dat.
Následoval průběh zkušebního provozu, při kterém proběhlo školení klíčových uživatelů, a dále byly identifikovány nedostatky systému.
Nicméně v této fázi projektu by se mělo jednat již jen o malé nedostatky a ne o žádné zásadní prvky. Dále proběhly opravy zjištěných nedostatků systému a testování konečné verze. Poté nastalo předání do ostrého provozu, přičemž v rámci předání bylo provedeno školení všech uživatelů a podpora při spuštění tzn., že tým konzultantů ze společnosti CIRCON ČR přibližně po dobu 10 dnů byl k dispozici zadavateli. Tým řešil a zodpovídal na nejrůznější dotazy ohledně nově zavedeného informačního systému. Na závěr projektu bylo provedeno project managerem a finančním ředitelem zhodnocení a ukončení projektu.
Celkově trvala veškerá implementace informačního systému 244 dnů Probíhala od 20.10.2003 do 23.9.2004. Přičemž nejdéle, více než polovinu veškerého času stráveného na celém projektu, trvala fáze realizace a kontroly – 142 dnů. Přibližně jednu šestinu projektu zabrala fáze plánování – 42,5 dne. Fáze zahájení trvala něco přes jednu osminu veškeré práce na projektu – tzn. 33,5 dne, přičemž by se do této fáze mělo zahrnout i doba rozhodování zadavatele, před tím než oslovil právě společnost CIRCON ČR, ale tu zde neuvádím. A nejkratší fází byla fáze dokončení, jenž trvala „pouze“ 26 dnů.
Fáze, které zde byly uvedeny, jsou fázemi implementace softwarového produktu MS Dynamics AX pro společnost Allcom, spol.
s r. o.. Ale přestože byla implementace produktu dokončena, i nadále probíhá spolupráce mezi oběma společnostmi. Spolupráce je formou údržby systému a podpory při řešení různých problémů, dotazů či programových úprav. Přičemž společnost Allcom, spol. s r. o.
poskytuje společnosti CIRCON ČR měsíčně určitou paušální částku za realizaci této podpory. Výše této částky nezávisí na objemu podpory, je placena stále ve stejné výši. Pokud se ovšem jedná o dotazy a úpravy, které jsou definovány ve smlouvě. Do této následné podpory se však zahrnují i požadavky nad rámec smlouvy, přičemž ty jsou placeny samostatně.
3. 3 . P PO O PI P I S S MS M S PR P RO OJ J EC E CT T U U A A VY V YT TV VO O ŘE Ř E NÍ N Í RE R EÁ ÁL LN NÉ É HO H O P PR RO OJ JE E KT K T U U
3. 3 .1 1 MS M S P Pr r oj o je ec ct t
Jelikož jsem při práci na této diplomové práci využila aplikaci MS Project, konkrétně verzi Microsoft Project Professional 2003, budu se v následující kapitole věnovat popisu právě tohoto programového produktu. Přičemž při jeho popisu jsem především čerpala z publikace viz [3] a z internetových stránek společnosti Microsoft viz [16].
Aplikace Microsoft Project je efektivním nástrojem sloužícím k plánování, sledování a řízení projektů a ke komunikaci s projektovým týmem.
Slouží všem, kteří potřebují efektivně plánovat a řídit projekty, tzn.
především vedoucím projektů, kteří potřebují nástroj pro samostatnou správu projektů. Aplikaci lze využít jak u přípravy malých projektů (např. víkendové společenské akce) tak i u středních projektů (např. stavba rodinného domu) a velkých projektů (např.
stavba olympijského střediska).
Svým uživatelským rozhraním a ovládáním koncepčně zapadá mezi aplikace sady Microsoft Office, ačkoliv není součástí žádné z edicí aplikací Office, a je k dispozici pouze samostatně.
Obr. 3.1 : Úvodní obrazovka aplikace MS Project
Pro efektivní práci s aplikací MS Project je nutné znát nejen způsob obsluhy aplikace samotné, ale také mít alespoň částečnou znalost problematiky teorie projektového řízení. Mnozí mohou namítnout, že používat takhle složitou aplikaci, je zbytečné, a že to samé by byl člověk schopen učinit např. v aplikaci Excel. Ale s postupem nárůstu náročnosti a pracnosti projektu jak časové tak i materiálové, dojdeme k závěru, že možnosti, které nabízí aplikace MS Project jsou nesrovnatelné. A podle mého názoru je softwarový produkt MS Project v současné době jedním z nejkvalitnějších samostatných produktů, které jsou na trhu k dispozici pro podporu projektového řízení. Projektové řízení je velmi komplexní obor, jemuž se věnuji v kapitole 2.1 této diplomové práce.
Znovu se zde zmíním o klíčovém pojmu projekt. Projekt je v podstatě plán práce, jež je zakončen určitým výsledkem. Každý projekt má jak datum začátku, tak datum dokončení, přičemž jedno z dat je pevně stanoveno a druhé je automaticky dopočítáno aplikací. Každý projekt lze rozdělit na součásti – úkoly, přičemž každý úkol má určenou dobu trvání a mezi nimi existují vzájemné vazby. U vazeb rozlišujeme různé typy, např. dokončení – zahájení, což znamená, že teprve po dokončení jednoho úkolu, může začít druhý, ale i vazby typu dokončení – dokončení apod. Přičemž jednotlivé úkoly mohou mít i časová omezení.
K úkolům se zpravidla přiřazují zdroje. Ty mohou být buď pracovní, tedy lidé, kteří odvádějí práci a tím posouvají projekt kupředu, nebo materiálové, které se během plnění projektu spotřebovávají.
V případě práce s pracovními zdroji vzniká na úkolu práce, která se plánuje podle zvoleného kalendáře, jenž popisuje jak pracovní tak i nepracovní čas a lze jej individuálně přizpůsobit konkrétním možnostem. Může však nastat situace, kdy přiřadíme zdroj v rámci jednoho projektu na úkoly, které běží současně, nebo je někdo jiný využije ve stejnou dobu v jiném projektu. Pak nastane situace, kdy je zdroj přetížen, tj. požadavek na více práce, než je schopen zdroj odvést. Právě zde nám aplikace MS Project pomůže najít a případně i odstranit takto vzniklé problémy.
Ke každému zdroji je možné definovat náklady. Jedná se o cenu za jednotku práce nebo za materiál. Na základě délky trvání úkolu aplikace spočítá cenu potřebnou na splnění daného úkolu a finálně i celého projektu.
Po vytvoření projektu přejdeme k samotné realizaci projektu. Uložíme tzv. směrný plán, který postihuje plán – dobu trvání projektu a jeho cenu. Jakmile se projekt rozběhne, zadáváme reálné časy dokončení a reálné náklady úkolů a tím můžeme analyzovat, jak se liší reálná situace oproti plánu. Také můžeme během práce měnit plán projektu, nasadit další zdroje k úkolům, které se např. opožďují, nebo úkoly jinak naplánovat. Aplikace MS Project rovněž umožňuje sledovat kritickou cestu, tedy úkoly přímo ovlivňující dobu trvání celého projektu.
Vzájemnou závislost mezi náklady, tedy celkovou cenou projektu, časem, celkovou dobou trvaní projektu, a rozsahem, celkovou komplexností projektu popisuje tzv. projektový trojúhelník.
Obr. 3.2 : Projektový trojúhelník
Změna jednoho z prvků trojúhelníku obvykle ovlivní i oba zbývající.
Pokud chceme např. zkrátit dobu trvání projektu (čas), zvýší to náklady a může to snížit i rozsah. Do uvedeného trojúhelníku někdy přibývá i další ukazatel – kvalita. Neovlivňuje ostatní ukazatele, ale je jimi přímo ovlivněn. V případě, že např. zmenšíme náklady, zmenší se tím pravděpodobně i kvalita projektu apod.
U větších firem nebo týmů je důležité mít kontrolu nad prací jednotlivých členů týmu. Zde je vhodné použít nástroj pro komunikaci se zdroji, které jsou daným úkolům přiřazeny. Pro omezení možnosti přetížení zdrojů a zachování přehledu o tom, jaký zdroj na jakém úkolu či projektu pracuje a kdy, můžeme definovat tzv. fond zdrojů.
Z toho můžeme zdroje čerpat na jednotlivé projekty a odebírat tak z jejich celkové kapacity. Pro velké společnosti nabízí MS Project mnoho možností, mezi ty na prvním místě se řadí Microsoft Project
Server. Jedná se o jakési centrum informací organizace o projektech.
Sem mohou vstupovat všichni, kteří mají oprávnění, a mohou se tak přímo podílet na řízení projektů. Vedení organizace však mohou také sledovat situaci na jednotlivých projektech. Pro vedoucí projektu je pak důležité efektivní naložení se zdroji. Mohou např. nasazovat zdroje podle dovedností, fyzického umístění či jazykových znalostí, přičemž všechny tyto atributy je možné v MS Project uchovávat.
Jednotliví členové týmu mají možnost sledovat svoje úkoly na projektech, zadávat jejich plnění, informovat ostatní členy týmu o možných problémech či zasílat zprávy o stavu své činnosti vedoucímu projektu. Členům týmu systém také může automaticky zasílat připomenutí prostřednictvím elektronické pošty, nebo přímo zapsat jejich úkoly do kalendáře aplikace Microsoft Outlook.
Jedním z důležitých prvků, které umožňuje aplikace MS Projekt je i zobrazení Ganttova diagramu. Poskytuje nám v levé části přehled o úkolech projektu a v pravé části pak grafické pruhy odpovídající době trvání úkolu. Zobrazení Ganttova diagramu můžeme automaticky formátovat pomocí průvodce. Lze změnit formátování položek, jako je kritická cesta, zobrazení čáry vazeb mezi závislými úkoly nebo vybrat možnosti barev a vzorů nebo milníky. Přičemž milníkem rozumíme referenční bod, jež označuje důležitou událost v projektu a slouží ke sledování jeho průběhu.
Jak jsem již uvedla v počátku této kapitoly, využívala jsem pro potřeby projektového řízení pomocí aplikace MS Project verzi Microsoft Project Professional 2003. Verze je určena pro jednotlivce a poskytuje všechny nástroje pro tvorbu a sledování projektu až po vytváření zpráv o stavu a průběhu projektu. Nelze však prostřednictvím této verze rozesílat úkoly jako e-mailové zprávy zdrojům nebo se připojit k systému Project Server. Až ve spojení se systémem Microsoft Project Server 2003 nabízí vlastnosti pro týmy a velké organizace. Více informací o aplikaci MS Project lze nalézt v publikaci viz [3].
Díky sledování plnění jednotlivých úkolů projektu, můžeme pomocí aplikace MS Project snadněji požadovaný projekt ukončit v požadovaném čase, financích i kvalitě. Správné používání produktu umožňuje získat přehled nad:
- lidmi (víme, kdo, na čem pracuje), - financemi (kolik, co bude stát), - časem (jak dlouho to bude trvat),
- odpovědnosti (kdo, za co nese odpovědnost),
- skluzem (v případě, že něco neběží podle plánu, můžeme začít aplikovat potřebná opatření).
Verze Microsoft Project Professional 2003, kterou jsem využila ve své diplomové práci, je aplikace společnosti Microsoft pro správu podnikových projektů, která se používá v kombinaci s portálem Microsoft Office Web Access a serverem Microsoft Office Project Server 2003. Aplikace Project Professional poskytuje všechny plánovací nástroje a je určena pro vedoucí projektů, kteří potřebují plánovat projekty, přidělovat úkoly členům týmu a centrálně ukládat informace na server Project Server pro sdílení s ostatními.
3
3. .2 2 Zp Z pr r ac a co ov vá án ní í r re eá ál ln né éh ho o p pr r oj o je ek kt tu u v v M MS S P Pr ro oj j ec e ct t
Při samotném vypracování reálného projektu v aplikaci Microsoft Project jsem využila znalosti získané během studia na VŠE Praha konkrétně po absolvování předmětu EKO423 - Řízení projektů a znalostí nabytých svým dosavadním působením ve společnosti CIRCON ČR.
Při tvorbě reálného projektu v softwarovém produktu MS Project jsem postupovala následujícím postupem.
Nejdříve jsem nadefinovala zdroje. Jednalo se o 7 pracovních zdrojů.
Materiální zdroje zde neuvádím, protože ty, jsou následně zakalkulovány mezi ostatními náklady projektu nebo do marže, která je zahrnuta do celkové ceny projektu. Při realizaci projektu bylo využíváno 7 následujících pracovních zdrojů:
- Finanční ředitel, - Konzultant_1, - Konzultant_2, - Programátor_1, - Programátor_2, - Project manager,
- Allcom (jež zahrnuje zaměstnance zadavatelovy společnosti, kteří se podíleli na realizaci projektu; nad jejich jednotlivým časovým zapojením do projektu jsem informace nezískala, proto je všechny uvádím pod souhrnným označením „Allcom“).
K jednotlivým zdrojům lze také přiřadit jejich cena, čili náklady na jejich použití. Její výše se odvíjí podle povahy a náročnosti daného úkonu. Proto např. u finančního ředitele a project managera je hodinová sazba nejvyšší a to 1.600 Kč, zatímco u konzultantů 1.400 Kč a u programátorů je to sazba 1.200 Kč.
Obr. 3.3 : Seznam zdrojů
Po definování jednotlivých zdrojů a jejich standardních sazeb v Kč za 1 hodinu, jsem ve formuláři „informace o projektu“ nastavila datum zahájení na 20. 10. 2003 a zadala typ plánování „od data zahájení projektu“. Dále jsem zde nastavila typ použitého kalendáře na standardní. Přičemž ve zvoleném kalendáři lze definovat pracovní čas.
Typ kalendáře „standardní“ je definován následovně:
Obr. 3.4 : Kalendář projektu
Kalendář je definován jako standardní osmihodinová pracovní doba v rozmezí od 9:00 do 18:00 s hodinovou přestávkou.
Aplikace MS Project umožňuje i další nastavení, nicméně v této diplomové práci se jimi nebudu dále zabývat, blíže viz publikace [3].
Po nadefinování základních nastavení projektu jsem mohla začít se samotnou tvorbou projektu. Při zpracování projektu v aplikaci MS Projekt jsem především používala zobrazení pomocí Ganttova diagramu. Do řádků se vkládají jednotlivé činnosti, které se dále mohou strukturovat. Ganttův diagram umožňuje jak sledování průběhu projektu v graficky v kalendáři, tak poskytuje informace o úkolu jako je jeho:
- název,
- doba trvání (přičemž lze definovat buď předpokládaná nebo skutečná doba trvání),
- zahájení, - dokončení
- procento dokončení, - priorita
- předchůdci, - zdrojů - náklady
- a doplnit lze i mnohé další údaje, případně vložit poznámku.
Obr. 3.5 : Zobrazení projektu pomocí Ganttova diagramu
Vazby, které jsem využívala mezi jednotlivými činnostmi, byly většinou typu „dokončení – zahájení“, „zahájení – zahájení“ či
„dokončení – dokončení“. Většina činnosti zpravidla začínala po dokončení jiných, přičemž některé činnosti započaly stejně a také stejně skončily, podle povahy jednotlivých úkolů. Jednotlivé vazby lze definovat pomocí tzv. předchůdců, které lze zobrazit ve formuláři
„informaci o úkolu“.
Pro bližší specifikaci projektu lze využít např. zobrazení používání zdrojů, diagram zdrojů, používání úkolů, sledovací ganttův diagram a další funkční možnosti, které aplikace MS Project nabízí a umožňuje.
Viz Příloha č. 2, ve které lze tyto funkčnosti zobrazit či najít.
Jednotlivé výstupy z aplikace MS Project se nachází v příloze č. 3.
Jsou zde zobrazeny formou sestav.
Podle výstupu z aplikace MS Project celkově projekt trval 244 dnů, z toho:
- 33,5 dnů - fáze zahájení, - 42,5 dnů – fáze plánování,
- 142 dnů – fáze realizace a fáze kontroly, - 26 dnů – fáze dokončení.
Co se týká finanční náročnosti celého projektu, tak díky aplikaci MS Project lze zjistit celková nákladová náročnost na projekt. Díky nadefinování jednotlivých hodinových sazeb u pracovních zdrojů, můžeme zjistit, kolik činily pracovní náklady na celý projekt. A ty celkově činily 5.150.400 Kč. Přičemž nejvíce nákladná, stejně tak i časově nákladná, byla fáze realizace a kontroly. Náklady na ni činily před polovinu veškerých nákladů na projekt – 3.140.800 Kč. Druhou finančně nejnáročnější fází byla fáze plánování, na kterou činily náklady rovných 1.167.200 Kč. Poté následovala fáze dokončení, a i když se časově jeví jako nejkratší fáze, nákladově přesahovala fázi zahájení, která byla přibližně o 7,5 dne delší. Což bylo způsobeno nasazením více pracovních zdrojů. Náklady na fázi dokončení činily 467.200 Kč a na fázi zahájení 375.200 Kč. Dále bych chtěla poznamenat, že náklady zjištěné aplikací MS Project neodpovídají celkové ceně projektu, protože do té se dále započítávají i další náklady, např. nákup licencí nebo cestovní náklady, a rovněž obchodní marže.
4. 4 . P PO O PI P I S S M MS S D DY YN N AM A MI IC C S S A AX X, , M MO O DU D UL L U U
PR P RO OJ J EK E K TY T Y A A V VY YT TV V OŘ O ŘE EN N Í Í R RE EÁ ÁL LN NÉ É HO H O P PR RO OJ JE E KT K T U U
4. 4 .1 1 MS M S D Dy yn na am mi ic c s s A A X X
Nyní budu blíže popisovat druhou aplikaci, jež jsem zvolila pro účely vypracování této diplomové práce. Jedná se o programovou aplikaci Microsoft MS Dynamics AX (dříve známá pod označením Microsoft Axapta). Přičemž při bližší specifikaci budu vycházet z internetových zdrojů viz [14] a [16].
Microsoft Dynamics™ AX je ERP řešení, které je distribuováno společností Microsoft v rámci divize Microsoft Dynamics™, která je jednou z klíčových oblastí koncernu. ERP systém Microsoft Dynamics™ AX byl celosvětově uveden na trh v roce 1999 (pod názvem AXAPTA). Zahrnuje širokou funkcionalitu v oblasti obchodu, logistiky a správy zboží, výroby, managementu projektu, vnitropodnikového účetnictví a evidence nákladů, práce s lidskými zdroji a řízení obecně, stejně jako kompletní řešení národních účetních systémů ve více než 30-ti státech.
Nyní vysvětlím blíže označení ERP systém. Zkratka ERP (=Enterprise Resource Planning System) vyjadřuje v překladu plánování podnikových zdrojů. Hlavní myšlenkou těchto aplikací je především sjednocení dílčích podnikových funkcí na úrovni celého podniku. Při existenci mnoha dílčích aplikací, resp. aplikačních software, není možné sledovat např. požadavek zákazníka přes různá oddělení (např. marketing, prodej, výroba, logistika), proto dochází k nutnosti zadávat stejnou informaci opakovaně a udržovat ji vícenásobně v často neslučitelných databázích. Tím i stoupá pravděpodobnost nekonzistence, chybovosti a neefektivnosti podnikových dat a operací. Proto hlavním cílem a úkolem ERP systémů je vytvoření informační podpory podnikových procesů, která bude realizována efektivně jednou konzistentní aplikací. Bližší informace o specifikaci ERP systémů lze nalézt v publikaci viz [6].
Řešení Microsoft Dynamics tvoří řada integrovaných, adaptabilních podnikových řešení, která zaměstnancům umožní přijímat důležitá obchodní rozhodnutí s větší jistotou. Tato aplikace umožňuje automatizaci a zjednodušení procesů souvisejících s financemi, vztahy se zákazníky a odběratelsko-dodavatelskými řetězci. Pomáhají v dosažení větší úspěšnosti dané firmy na trhu.
Produkty Microsoft Dynamics jsou určeny pro maloobchodní podniky, výrobní, distribuční a servisní společnosti, organizace ve státní správě, a to nejen pro podniky fungující lokálně, ale i ve více státech.
Společnost Microsoft nabízí tři produkty řady Microsoft Dynamics, které lze aplikovat vzhledem k velikosti dané společnosti a oblasti zájmu.
Prvním produktem je aplikace Microsoft Dynamics™ AX a představuje řešení pro středně velké a velké firmy. Tomuto produktu se budu více věnovat v následujících odstavcích této práce.
Druhý produkt Microsoft Dynamics™ NAV (dříve známý pod označením Microsoft Navision) je určen pro malé, rostoucí společnosti s jedinečnými procesy a specializovanými potřebami. Nabízí řešení správy podnikových zdrojů, oblasti financí, výroby a řízení projektů, distribuce, správy zákaznických vztahů a e-commerce.
Třetím z produktů řady Microsoft Dynamics je systém pro správu vztahů se zákazníky. Jedná se o produkt Microsoft Dynamics™ CRM.
Přináší všem zaměstnancům komunikujícím se zákazníky informace, které potřebují, aby zákazníky skutečně zaujali a umožňuje jim vytvořit centrální úložiště údajů o zákaznících. Tyto informace dále zpřístupňuje v aplikacích Microsoft Office a Microsoft Office Outlook, tedy v programech, které zaměstnanci používají denně. Zaměstnanci tak mohou přímo z aplikace Outlook přistupovat k jednotlivým modulům řešení Microsoft CRM (prodej, marketing, servis), přijímat obchodní rozhodnutí, prodávat výrobky, řešit problémy a získávat strategické pohledy na podnikání. Microsoft Dynamics CRM tak poskytuje veškeré nástroje a funkce potřebné pro vytvoření a udržení jasného přehledu o zákaznících, od prvního kontaktu s nimi, přes prodej až např. po následný servis.
Microsoft Dynamics™ AX
Microsoft Dynamics AX je řešení pro plánování a řízení firemních zdrojů (ERP) a e-business s neuvěřitelnou přizpůsobitelností a neomezenými možnostmi a volbami. Řešením pro ERP a e-business se rozumí rozšířené řešení zahrnující jak aplikace interního řízení a administrativy, tak i aplikace pro obchodní styk a komunikaci. Tyto aplikace jsou tak otevřené, aby firmy mohly upevnit své vztahy – interně se zaměstnanci a externě se zákazníky, dodavateli a obchodními partnery – jak to brzy bude vyžadovat nové tržní prostředí. Vybudování takové sítě pevných vztahů je skutečnou výzvou budoucnosti.
Microsoft Dynamics™ AX se vyznačuje vysokou schopností integrace směrem k ostatním aplikacím, zejména v rámci produktů firmy Microsoft. Tato vlastnost spolu s moderní technologií systému současně dovoluje integraci obchodních a řídících procesů uvnitř i vně firmy na základě výměny informací mezi aplikacemi front- i back- office.
Standardní aplikace Microsoft Dynamics™ AX se skládá z následujících modulů:
- hlavní kniha,
- nákladové účetnictví - banka,
- CRM,
- pohledávky, - závazky, - řízení zásob, - hlavní plánování, - výroba,
- lidské zdroje, - projekty, - správa atd.
Tyto moduly jsou navzájem spolu provázané a transakce vytvořené v jedné oblasti se promítnou i do jiných oblastí.
Ke standartním řešením byla vyvinuta v rámci partnerské sitě různá odvětvová řešení, která pokrývají specifika mnoha odvětví a oborů, jako je např. modul Fashion, který byl speciálně vytvořen pro oděvní a obuvnický průmysl.
Microsoft Dynamics™ AX je úspěšně provozován a implementován ve více než 500 partnery po celém světě. Vzhledem ke stále se měnícím úkolům a požadavkům trhu se ukazuje být Microsoft Dynamics™ AX, jako moderní, flexibilní a integrovaný ERP systém, ideálním základem pro další vývoj. Vývojové prostředí MorphX a X++
stejně jako promyšlená technologie vrstev jsou základem pro specifická řešení se zárukou možností dalších úprav.
Charakteristika produktu Microsoft Dynamics AX:
- technologicky progresivní, celosvětově známé řešení, které je podporované silnou vývojovou firmou,
- komplexní řešení v rámci jednoho systému namísto dílčích neúplných řešení,
- vedení cizí měny, EURO (triangulace), možnost sekundární měny,
- racionalizace činností s dopadem na snížení nákladů vyplývající z efektivnějšího řízení a efektivnějšího využití pracovníků,
- flexibilita – přizpůsobení systému měnícím se podmínkám, - zvýšení konkurenceschopnosti firmy,
- multijazykové prostředí, - internet technologie,
- e-bussiness – nástroje a aplikace jsou součástí produktu Microsoft Dynamics™ AX,
- vysoký stupeň ochrany přístupu k datům, - snadné ovládání systému,
- snadná integrace s produkty třetích stran.
Architektura systému Microsoft Dynamics AX
Technologická architektura Microsoft Dynamics™ AX je velmi flexibilní – nabízí několik různých způsobů práce s aplikací a podporuje moderní standarty jako COM a XML. Samozřejmostí je možnost připojení přes síť internet, ať už pomocí terminálu, mobilního zařízení
nebo přes aplikaci WWW prostřednictvím běžného internetového prohlížeče.
Základní možnosti propojení jednotlivých prvků ukazuje následující schéma, které bylo převzato z interních marketingových dokumentů společnosti CIRCON ČR:
Obr. 4.1 : Architektura systému MS Dynamics AX
Popis schématu:
1. Základem aplikace je databázový server DB a aplikační server AOD.
2. Jejich funkcionalitu přímo využívají tzv. silné klienty, což jsou typicky výkonná PC schopná zpracovávat dotazy do databáze.
3. Ostatní zařízení jsou připojena přes objektový server AOS. Ten zpracovává jejich požadavky a posílá zpět pouze výsledky dotazů, což snižuje nároky na výpočetní výkon stanic i kapacitu připojení.
4. Přímo na AOS jsou napojeny terminály, využívající tzv. tenký klient.
5. Oba klienty je možné spustit také například přes vzdálenou plochu prostřednictvím terminálového serveru TS.
6. Další rozšíření možností poskytuje konektor COM. Ten kromě přímého přístupu aplikací COM umožňuje propojení přes WML pro Mobilní zařízení a prostřednictvím Microsoft Dynamics™ AX business konektoru (ABC) fungování WWW aplikace.
7. Rozhraní mezi vnitřní a vnější sítí jsou chráněna pomocí firewallů FW.
8. AOS nabízí i výstup v XML pro propojení s obchodními partnery.
Více o aplikaci Microsoft Dynamics™ AX se lze dozvědět z webových stránek společnosti CIRCON ČR, CIRCON AG či společnosti MICROSOFT (viz internetové zdroje [14], [15], [16]).
4. 4 .2 2 Mo M od du ul l P P ro r o je j ek kt t a a ř ří í ze z en ní í p pr r oj o je ek kt tů ů v v M MS S D Dy yn na am mi ic c s s AX A X 4 4. .0 0
Modul Projekt je jedním z modulů aplikace Microsoft Dynamics AX.
Jedná se o modul, jež slouží pro správu a řízení projektů. Zajišťuje pevnou platformu, která uživatelům pomáhá spravovat finanční prostředky na projekty. Pomocí funkcí, které umožňuje tato aplikace, lze získat přehled o finanční situaci na jednotlivých projektech ve vztahu k rozpočtu v libovolném okamžiku životnosti projektu.
Umožňuje jak sledování průběhu projektu, tak i odhady a prognózy, fakturaci a zaúčtování projektu, sledovat spotřebu času a materiálu a zajišťuje finanční návaznost na časové a materiálové projekty a interní projekty. S pomocí tohoto modulu lze rozdělit čas a materiál na položky pro fakturaci a přitom ponechat prodejní ceny, pořizovací ceny zboží i spotřebu pracovního času.
Obr. 4.2 : Úvodní obrazovka aplikace MS Dynamics AX 4.0
