3. Systémy pro správu, oběh a obsah dokumentů
3.3 Enterprise Content Management
„Enterprise content management maximalizuje hodnoty skryté v nestrukturovaném podnikovém obsahu.“ [Zeman, 2004]
ECM je technologie, která nám při práci s jakýmkoliv digitálním obsahem (texty, obrázky, videa, katalogy, audia, reporty apod.) umožňuje:
• tvorbu a získání dat, snížení nákladů například na skladování archivu. V současnosti se ECM rozvíjí do kombinace schválených technologií navržených tak, aby vyřešily širokou škálu obsahových a procesních problémů. Zákazníci tento trend následují a přesunují své investice z oblasti řešení pro jednotlivá oddělení na řešení pro celou firemní infrastrukturu, která slibují návratnost v mnoha oblastech“ [Juřicová, 2006].
3.3.1 Základní komponenty ECM
K základním oblastem podporovaným dnes opravdovými ECM systémy patří především Document Management Systém, Web Content Management, Digital Asset Management, Enterprise Record Management a Collaboration Content Management [upraveno Vavera, 2003]:
Document Management System (DMS)
Spolehlivé místo pro ukládání a organizování elektronických dokumentů Z používaných nástrojů zde najdeme hlavně běžné knihovní služby (vyřazení, zařazení dokumentu, vyhledáváni atd.), nástroje na automatizaci procesů (workflow) a například také zatím velmi oblíbené "archivační" systémy, tedy více či méně jednotná centrální úložiště všech dokumentů s nástroji pro definici přístupových práv a podporou základních knihovních služeb.
Web Content Management (WCM)
Speciální oblast správy dokumentů, kdy za dokument je považována webová stránka.
WCM umožňuje velkému množství uživatelů spravovat svou část webové stránky. Na základě přístupových práv a pomocí jednoduchých šablon a různých autorských nástrojů mohou i netechničtí uživatelé doplňovat a publikovat své příspěvky. WCM obsahují i nástroje pro řízenou distribuci obsahu stránek na jeden nebo několik webů, řízení jazykových mutací, včasné stažení nebo výměnu stránek apod.
Digital Asset Management (DAM)
Nástroje pro správu mediálního obsahu a velkých souborů. Patří sem především schopnost automaticky importovat digitální mediální obsah do centralizovaného skladiště, kde je dostupný a může být lehce prohledáván i prohlížen
Enterprise Record Management (ERM)
Velká skupina patřící do správy obsahu a pokrývající správu nestrukturovaných informací, které byly jednou pořízeny a již většinou nebudou měněny. Vzhledem k tomu, že se často jedná o velmi citlivé informace, je třeba zajistit jejich zvýšené zabezpečení a také zcela prokazatelně ověřit jejich neměnnost, případně shodu s papírovými originály.
CCM (Collaboration Content Management)
Usnadňuje spolupráci týmů. DMS je obohaceno o funkce jako je nástěnka, chat, diskusní fórum, plánování, navázání na projektové nástroje, jako je MS Project apod.
3.3.2 Základní vlastnosti ECM
Vlastnosti, které by mělo splňovat ECM řešení [Vosáhlo, 2004]:
Správa obsahu:
• vkládání, schvalování a zamykání dokumentů
• editace částí dokumentů
• podpora pro standardní autorské nástroje (např. Microsoft Office)
• import různých typů souborů včetně e-mailu
• informace o stavu (dokumenty musejí být v každém stadiu aktualizovány) Výstup dokumentů:
• publikace prostřednictvím více kanálů
• podpora mnoha vstupních a výstupních formátů
• oddělení obsahu a vzhledu
• systémově a uživatelsky řízená personalizace
• úzká integrace s portály Vyhledávací funkce:
• kategorizace na základě metadat
• vlastní nebo OEM fulltextový vyhledávací stroj
• možnost připojení jiných vyhledávacích strojů
• booleovské operátory
• třídění výsledků podle kritérií
• identifikace různých zdrojů dat
• výsledky vyhledávání závislé na uživatelských právech Správa:
• centrální správa
• delegování jednotlivých funkcí
• rozlišení mezi funkcemi infrastruktury (zálohy, replikace) a aplikací (správa práv, workflow)
• integrace s LDAP adresáři (koncept uživatelů, skupin a rolí) Workflow:
• nástroje pro grafické definování procesorů
• přidělování rolí a úkolů uživatelům, dělení do skupin
• odkazy na externí obsah
• pro řízení obchodních procesů navíc správa zdrojů
• integrace s operačními systémy Spolupráce:
• doplněk k workflow sloužící pro výměnu informací
• instant messaging
• komplexní systém správy nestrukturovaných informací
• možnosti propojovat informace prostřednictvím workflow.
• řeší správu a oběh dokumentů
• udržuje všechny informace bezpečné, aktuální a snadno přístupné
• zajišťuje integritu, spolehlivost a bezpečnost dat
Pomocí workflow lze informace inteligentně využívat a automaticky distribuovat.
Workflow racionalizuje schvalovací řízení, stará se o to, aby pozornosti uživatele neunikly důležité detaily a termíny, ulehčuje sledování termínů u časově kritických operací [upraveno Pavliš, 2004].
Zavedení ECM umožňuje uživateli přístup k dokumentům z kteréhokoli místa, s minimální odezvou a zamezuje ztrátě a redundanci dat. Dále přináší zjednodušení a
zpřehlednění administrativy nebo zefektivňování různých schvalovacích procesů. Enterprise Content Management také přináší automatizaci obchodních procesů, což znamená nejen jejich zjednodušení, ale dává managementu firmy i možnost analýzy firemních procesů. Uživatel ECM pak může rychleji a kvalitněji reagovat na požadavky svých zákazníků, což je velikou konkurenční výhodu.
Z uvedených vlastností a charakteristik ECM, je zřejmé že se jedná o velmi obsáhlý systém, při jehož výpadku není podnik v podstatě schopen fungovat.
3.3.4 Praktické využití ECM
Pro lepší představu o přínosech a využití ECM si na závěr uvedeme vybraná řešení, která patří mezi nejčastěji zaváděná [Pšenička, 2006].
Zpracování došlých faktur
To je oblast, která se dnes hodně rozmáhá zejména díky snadno vyčíslitelné návratnosti.
Zároveň je to dáno i rozvojem technologií OCR (optické rozpoznávání znaků), které ještě umocňují dosahované výsledky. Celý proces pak vypadá tak, že faktura se na vstupu naskenuje, pomocí OCR se vytěží údaje (na základě vnitřní logiky probíhá vytěžování bez vazby na konkrétní umístění údajů na stránce a systém je schopen s vysokou pravděpodobností vytěžit data i z faktur, které jsou zpracovávány poprvé). Získaná data jsou kontrolována proti údajům ze systému ERP6 (proti seznamu dodavatelů, objednávce apod.) a buď automaticky zaúčtována, nebo předána do systému workflow pro další schválení a poté zaúčtována. Posledním krokem je archivace dokladu a jeho zpřístupnění určeným uživatelům.
Dnes již není problém použít na dokladech elektronickou značku (potvrzení, že nebyla porušena integrita a autenticita dokumentu a je právně nepopiratelný) a dokumenty archivovat elektronicky. Dosažené úspory v rychlosti zpracování a nákladech na pořízení dat a archivaci asi není třeba dále objasňovat. V západní Evropě se běžně dosahuje návratnosti do jednoho roku, u nás je to o něco déle vzhledem k nižším mzdovým nákladům.
Správa smluv
Každý, kdo se někdy staral o firemní smluvní agendu, potvrdí, že složitost celého procesu exponenciálně stoupá s počtem pracovníků, kteří smlouvy vytváří a kteří s nimi následně potřebují pracovat, a také s počtem lokalit, na kterých se tito pracovníci nachází. Pomocí nástrojů ECM se snadno dosáhne centrálního zpracování smluv, kde je vždy jasné, co je poslední a platná verze smlouvy, která je okamžitě k dispozici oprávněným pracovníkům.
Odpadá veškeré kopírování a výrazně se snižuje riziko ztráty důvěrných informací. Pokud se pro schvalování smluv použije elektronické workflow, celý proces se výrazně zrychlí, protože si jednotliví pracovníci neposílají papírovou verzi pro podepsání. Obvykle se podaří zkrátit celý schvalovací cyklus ze dnů až týdnů na hodiny až dny, a to jsou časy, které při kontraktačních jednáních již hrají roli.
Elektronická pošta
Dnes často zpráva zaslaná elektronickou poštou představuje důležitý dokument. Problém je, že počet zpráv, které každý zpracovává, stále roste a ne každou zprávu je třeba uchovávat.
ECM nabízí v tomto směru výraznou podporu. Jednak umožňuje archivovat zprávy (všechny,
6 ERP (Enterprise Resource Planning) je účinný nástroj, který je schopen pokrýt plánování a řízení všech klíčových interních podnikových procesů (zdrojů a jejich transformace na výstupy), a to na všech úrovních od strategické až po operativní. K těmto klíčovým procesům patří: výroba, logistika, personalistika a ekonomika.
nebo vybrané) a tím snížit nároky na poštovní infrastrukturu, ale zejména snadno zařadit zprávy mezi dokumenty a dále s nimi pracovat, případně pomocí nástrojů pro týmovou spolupráci vůbec snížit mailovou komunikaci. Často vyžadovanou vlastností dle zákona je i schopnost evidence a průkazného dohledání všech zpráv. Možností využití nástrojů ECM je opravdu hodně, osobně však považuji za nejdůležitější, aby managementy jednotlivých společností neviděly ECM jako jakýsi mlhavý termín, o kterém je dnes stále častěji slyšet, ale jako možnost řešení problémů, se kterými se setkávají.