platformu budoucího systému a jeho kompatibilitu se stávajícím prostředím. Důležitá je také otázka napojení na další systémy ve společnosti. V tuto chvíli musíme nalézt spolehlivého dodavatele řešení, který má zkušenosti s obdobnými projekty, dostatečné zázemí a kvalitní portfolio produktů pokrývajících naše požadavky.
Na českém trhu je hodně firem které se zabývají workflow, DMS nebo ECM. Nabídka na trhu je pro všechny tři systémy v podstatě stejná, neboť spolu tyto systémy velice úzce souvisí. Ukážeme si proto jen produkty ECM, které dnes obsahují jak DMS tak i workflow management. Ukázka následujících produktů je jen pro bližší představu co lze na našem trhu pořídit a jejím cílem není doporučením těchto produktů.
4.2 Documentum 5
Dodavatelem platfotmy Documentum 5 je akciová společnost EFCON a.s.. . Documentum 5 patří do oblasti komplexních ECM systémů. Vícevrstvá architektura client-server systému Documentum 5 umožňuje implementovat výkonem i rozsahem libovolné aplikace a jeho součástí jsou následující aplikace a služby:
• Enterprise Document Management (EDM) – vyřazení/zařazení dokumentů, složené dokumenty, integrace s MS Office, podpora různých formátů
• Web content management (WCM)– tvorba, publikace a řízení obsahu webů,
• Records Management – certifikace dle DoD 5015, skartační postupy, papírové I elektronické záznamy
• Email Management – podpora pro Lotus a Outlook
• Digital Asset Management (DAM)– náhledy, interpretace, integrace s ECM Objektově orientovaná architektura workflow subsystému umožňuje nejen velmi výkonný oběh dokumentů, ale také znovu použít existující definice a modely procesů a aktivit v nich, což přináší značné úspory času při návrhu dalších potřebných workflow.
• Kategorizace obsahu– podpora taxonomie, aktualizace metadata, automatická kategorizace
• Integrace s portály – podpora pro BEA, IBM WebSphere, Plumtree, a SAP
• Integrace s podnikovými systémy, aplikacemi – SAP, Siebel, CAD atd.
• Vyhledávání – full-textové a atributové vyhledávání, prohledávání externího obsahu
• Agregace a distribuce – automatizovaná agregace obsahu, distribuce push/pull přes různé zdroje
• Architektura a API – škálovatelné, rozšiřitelné, podpora distribuované architektury, vyhovuje J2EE, vývojové prostředí dle obecných standardů
• řada hotových aplikací jak pro obecné podnikové potřeby (podpora řízení projektů, spisová služba, HelpDesk, podpora elektronických podpisů, …) tak i oborově specializovaných
Obrázek 5: Komplexnost pokrytí systémem Documentum
Platforma Documentum je navržena jako pružné prostředí poskytující všechny nástroje pro efektivní správu dokumentů, v základní nabídce má integraci pro mnoho klíčových podnikových aplikací (např. SAP R/3, MS Office, MS Exchange/Outlook, Lotus Notes) a díky tomu je velmi otevřená a flexibilní. Documentum je úzce integrováno s předními aplikačními servery jako jsou BEA WebLogic, IBM WebSphere, Oracle 9iAS a Sun ONE.
4.3 FileNet ECM
Dovatelem FileNet ECM na našem trhu je společnost AutoCont CZ a.s. FileNet ECM je možné postavit např. na platformě FileNet P8. Řešení pracují na dostupných platformách jako MS Windows, HP Unix, Sun Solaris, IBM AIX, při využití architektury klient-server a moderních objektových technologií COM, ActiveX. Aplikačně je zajištěn přístup k funkcím prostřednictvím internetového prohlížeče.
Základem systému pro správu dokumentů je dokumentová knihovna. ECM FileNET používá dva typy dokumentové knihovny podle povahy dokumentů uchovávaných v knihovně. Architektura FileNet P8 poskytuje organizacím možnost rozšiřitelnosti a flexibilitu umožňující řešení náročných a komplexních úkolů týkajících se podnikového obsahu,
obchodních procesů a konektivity. Využívá jednotné úložiště, jednotné uživatelské prostředí a jednotnou sadu aplikačního programovacího rozhraní (API) pro vývojáře.
ECM FileNET se skládá z následujících modulů:
• Content manager poskytuje kontrolu, přístup a sdílení podnikového obsahu v bezpečném a vysoce škálovatelném prostřed,
• Business Process manager automatizuje a optimalizuje obchodní procesy řízením (workflow) práce lidí a systémů,
• Forms manager správa a zpracování formulářů,
• Image manager poskytuje bezpečné a výkonné prostředí pro ukládání a řízení velkých objemů naskenovaných dokumentů a dalšího obsahu. Tisíce uživatelů tak mohou přistupovat k miliardám statických objektů, jako jsou nejrůznější dokumenty, faxy, e-maily nebo multimediální soubory,
• Records manager - zpracování spisů v závislosti na definovaném procesu,
• Web Content manager slouží pro řízení tvorby, schvalování a publikaci webového obsahu a komplexních dokumentů,
• Team Collaboration manager – podporuje týmovou spolupráci
Všechny uvedené produktové sady jsou vzájemně plně integrovány, umožňují zákazníkům zvolit si vyhovující řešení a následně podle potřeby přidávat další moduly a prvky.
Systém pro správu dokumentů FileNET splňuje všechny požadavky kladené na integrovanou správu dokumentů - vytváření dokumentů, nástroje pro jejich vyhledávání včetně full-textového, šablony pro vyhledávání, vytváření anotací, správa dokumentů, nástroje pro publikování dokumentů, správa verzí dokumentů, podpora více než 200 různých formátů dokumentů, zajištění datové integrity a kompletní bezpečnosti na úrovni uživatele, skupiny, adresáře, dokumentu, verze, anotací a uložených kritérií pro vyhledávání. Součásti systému jsou nástroje, které umožňují práci se systémovými objekty (uživatelé, skupiny uživatelů, dokumenty, verze,...) a jejich vlastnostmi. Spojením dokumentové knihovny s těmito nástroji pak vzniká jedinečná platforma pro správu obchodních procesů.
Celý systém pro správu dokumentů ECM FileNET lze integrovat s dalšími systémy jako jsou např. ERP, CRM, DataWarehouse, B2B aplikace, portály aj. a umožnit tak přístup k potřebným dokumentům v pravý čas a ze všech míst, kde je třeba a tím dále povýšit hodnotu již zavedených systémů.
4.4 Hummingbird Enterprise
V české republice je zástupcem firmy Hummingbird společnost EXPIRIT spol.s r.o., která bohužel nabízí pouze produkt Hummingbird DM verzce 5.0, který je klasickým DMS systémem.
Hummingbird Enterprise je integrované modulární řešení typu Enterprise Content Management založené na moderní vícevrstvé architektuře. Produkt zpřístupňuje veškeré informační zdroje organizace a nabízí následující funkcionalitu:
• document and content management - klasický systém pro správu dokumentů s centrálním úložištěm, modul je určen i pro správu dokumentových web serverů,
• records management - řízení životního cyklu dokumentů podle zásad spisové služby,
• workflow - definování a řízení pracovních procesů založených na oběhu dokumentů,
• e-mail management - řešení pro řízené ukládání zpráv a příloh,
• collaboration - řešení pro spolupráci projektových týmu v globálním prostoru,
• knowledge management - jednoduché i pokročilé vyhledávání strukturovaných a nestrukturovaných dat organizace,
• enterprise webtop - infrastruktura pro vytváření firemních portálů,
• mobility, instant messaging - podpora nových komunikačních technologií,
• data integration - zajištění propojení a výměny dat mezi různými systémy,
• BI query - vytváření přehledů podnikového obsahu pro podporu manažerského rozhodování.