Platforma Documentum je navržena jako pružné prostředí poskytující všechny nástroje pro efektivní správu dokumentů, v základní nabídce má integraci pro mnoho klíčových podnikových aplikací (např. SAP R/3, MS Office, MS Exchange/Outlook, Lotus Notes) a díky tomu je velmi otevřená a flexibilní. Documentum je úzce integrováno s předními aplikačními servery jako jsou BEA WebLogic, IBM WebSphere, Oracle 9iAS a Sun ONE.
4.3 FileNet ECM
Dovatelem FileNet ECM na našem trhu je společnost AutoCont CZ a.s. FileNet ECM je možné postavit např. na platformě FileNet P8. Řešení pracují na dostupných platformách jako MS Windows, HP Unix, Sun Solaris, IBM AIX, při využití architektury klient-server a moderních objektových technologií COM, ActiveX. Aplikačně je zajištěn přístup k funkcím prostřednictvím internetového prohlížeče.
Základem systému pro správu dokumentů je dokumentová knihovna. ECM FileNET používá dva typy dokumentové knihovny podle povahy dokumentů uchovávaných v knihovně. Architektura FileNet P8 poskytuje organizacím možnost rozšiřitelnosti a flexibilitu umožňující řešení náročných a komplexních úkolů týkajících se podnikového obsahu,
obchodních procesů a konektivity. Využívá jednotné úložiště, jednotné uživatelské prostředí a jednotnou sadu aplikačního programovacího rozhraní (API) pro vývojáře.
ECM FileNET se skládá z následujících modulů:
• Content manager poskytuje kontrolu, přístup a sdílení podnikového obsahu v bezpečném a vysoce škálovatelném prostřed,
• Business Process manager automatizuje a optimalizuje obchodní procesy řízením (workflow) práce lidí a systémů,
• Forms manager správa a zpracování formulářů,
• Image manager poskytuje bezpečné a výkonné prostředí pro ukládání a řízení velkých objemů naskenovaných dokumentů a dalšího obsahu. Tisíce uživatelů tak mohou přistupovat k miliardám statických objektů, jako jsou nejrůznější dokumenty, faxy, e-maily nebo multimediální soubory,
• Records manager - zpracování spisů v závislosti na definovaném procesu,
• Web Content manager slouží pro řízení tvorby, schvalování a publikaci webového obsahu a komplexních dokumentů,
• Team Collaboration manager – podporuje týmovou spolupráci
Všechny uvedené produktové sady jsou vzájemně plně integrovány, umožňují zákazníkům zvolit si vyhovující řešení a následně podle potřeby přidávat další moduly a prvky.
Systém pro správu dokumentů FileNET splňuje všechny požadavky kladené na integrovanou správu dokumentů - vytváření dokumentů, nástroje pro jejich vyhledávání včetně full-textového, šablony pro vyhledávání, vytváření anotací, správa dokumentů, nástroje pro publikování dokumentů, správa verzí dokumentů, podpora více než 200 různých formátů dokumentů, zajištění datové integrity a kompletní bezpečnosti na úrovni uživatele, skupiny, adresáře, dokumentu, verze, anotací a uložených kritérií pro vyhledávání. Součásti systému jsou nástroje, které umožňují práci se systémovými objekty (uživatelé, skupiny uživatelů, dokumenty, verze,...) a jejich vlastnostmi. Spojením dokumentové knihovny s těmito nástroji pak vzniká jedinečná platforma pro správu obchodních procesů.
Celý systém pro správu dokumentů ECM FileNET lze integrovat s dalšími systémy jako jsou např. ERP, CRM, DataWarehouse, B2B aplikace, portály aj. a umožnit tak přístup k potřebným dokumentům v pravý čas a ze všech míst, kde je třeba a tím dále povýšit hodnotu již zavedených systémů.
4.4 Hummingbird Enterprise
V české republice je zástupcem firmy Hummingbird společnost EXPIRIT spol.s r.o., která bohužel nabízí pouze produkt Hummingbird DM verzce 5.0, který je klasickým DMS systémem.
Hummingbird Enterprise je integrované modulární řešení typu Enterprise Content Management založené na moderní vícevrstvé architektuře. Produkt zpřístupňuje veškeré informační zdroje organizace a nabízí následující funkcionalitu:
• document and content management - klasický systém pro správu dokumentů s centrálním úložištěm, modul je určen i pro správu dokumentových web serverů,
• records management - řízení životního cyklu dokumentů podle zásad spisové služby,
• workflow - definování a řízení pracovních procesů založených na oběhu dokumentů,
• e-mail management - řešení pro řízené ukládání zpráv a příloh,
• collaboration - řešení pro spolupráci projektových týmu v globálním prostoru,
• knowledge management - jednoduché i pokročilé vyhledávání strukturovaných a nestrukturovaných dat organizace,
• enterprise webtop - infrastruktura pro vytváření firemních portálů,
• mobility, instant messaging - podpora nových komunikačních technologií,
• data integration - zajištění propojení a výměny dat mezi různými systémy,
• BI query - vytváření přehledů podnikového obsahu pro podporu manažerského rozhodování.
4.5 Závěr k produktům na trhu
Uvedení dodavatelé patří k lídrům na trhu. Vedoucí dodavatelé podnikového obsahu v poslední době integrují všechny funkce do jednoho řešení, čímž klesá jeho složitost, a především náklady. Na český trh se však tento trend bohužel dostává pomaleji. Je zde k dispozici velká škála společností, které nabízí jednotlivé systémy jako DMS, workflow management, BPM (Business Process Management), Content Management a další. Pokud si však chceme pořídit ECM jsou možnosti horší. Dobrou zprávou je, že dva z největších dodavatelů ECM , FileNet a Documentum již na českém trhu jsou.
5. Závěr
V dnešní stále více hektické době, jsou informační systémy nutnou součástí života.
Člověk je neustále zahrnován větším a větším množstvím informací. Na trhu se neustále objevují nové výrobky se kterými jsou spojené nové názvy a pojmy. Člověk se zákonitě v těchto pojmech začne ztrácet. Měli bychom však mít alespoň přehled o systémech a produktech se kterými denně pracujeme, znát základní termíny s nimi spojené a mít základní představu o principu jejich fungování.
Cílem práce bylo poskytnout čtenáři základní informace a přehled o worklfow, DMS a ECM systémech. Čtenář by měl nyní mít jasnou představu co si pod pojmy workflow, Dokument Management Systém a Enterprise Management System přestavit. Měl by znát jejich přínosy, základní terminologii a možnosti využití.
6. Literatura
[Allen, 2001] Rob Allen:Workflow An Introduction, 2001
http://www.wfmc.org/information/Workflow-An_Introduction.pdf [Beizer, 2004] Mordechai Beizer: Interesting Times For Workflow Technology, 2004
http://www.e-workflow.org/downloads/gue-int.pdf
[Carda, 2003] Carda, A., Kunstová, R.: Workflow – Nástroj manažera pro řízení podnikových procesů., Grada Publishing, a.s., 2003.
ISBN-80-247-0666-0
[Dolejš, 2005] Radan Dolejš: Starejte se o své písemnosti, Profit 10.10. 2005, ročník 15, strana 48
[Fleissig, 2004] Stanislav Fleissig: DMS - systémy pro správu a oběh dokumentů.
http://casopis.systemonline.cz/41-dms-systemy-pro-spravu-a-obeh-dokumentu.htmI
[Juřicová, 2006] Šárka Juřicová: Zatočte s obsahem, Business World, 1.5.2006, ročník 7, strana 34
[Kenneth, 1994] Kenneth R. Abbott, Sunil K. Sarin: Experiences with Workflow Management: Issues for the Next Generation, 1994
http://portal.acm.org
[Kunstová, 1999] Renáta Kunstová: Skupinová spolupráce, správa a řízení oběhu dokumentů. Vysoká škola ekonomická v Praze, 1999.
ISBN 80–079–64-2
[Lebeda, 2004] Zbyněk Lebeda: Přínosy nasazení DMS systému
http://casopis.systemonline.cz/144-prinosy-nasazeni-dms-systemu-.htm [Pavliš, 2004] Walter Pavliš: Systémy pro správu dokumentů, Business World,
1.2.2004, ročník 5, strana 36
[Plesums, 2003] Charles Plesums: Introduction to Workflow, 2003
http://www.e-workflow.org/bookstore/introduction_to_workflow02.pdf [Pšenička, 2006] Štěpán Pšenička: ECM v praxi - Tři praktické scénáře z oblasti ECM,
IT Systems, 3.2.2006, ročník 8, strana 45
[Siegl, 2005] Richard Siegl: Document Management Systems, Business World, 1.7.2005, ročník 6, strana 59
[Vavera, 2003] Miroslav Vavera, Milan Brabec: Jaké poklady skrývá vaše firma?, Business World 1.7.2003, ročník 4, strana 6
[Vosáhlo, 2004] Pavel Vosáhlo: Správa obsahu – moderní způsob zefektivnění firemních
procesů,http://casopis.systemonline.cz/145-enterprise-content-management.htm
[WfMC, 1999] Terminology & Glossary, Workflow Management Coalition 1999.
http://www.wfmc.org/standards/docs/TC-1011_term_glossary_v3.pdf [Zeman, 2004] Josef Zeman: Kdy se vyplatí uvažovat o ECM?
http://casopis.systemonline.cz/384-kdy-se-vyplati-uvazovat-o-ecm-.htm [Zvoníček, 2005] Martin Zvoníček: Jak začít s digitalizací dokumentů?
http://casopis.systemonline.cz/1766-jak-zacit-s-digitalizaci-dokumentu-.htm
7. Seznam obrázků a tabulek
Obrázek 1: Vztahy mezi pojmy souvisejícími s workflow, podle [Carda, 2003] ...8
Obrázek 2: Zjednodušený model podnikového procesu (žádost o půjčku)...9
Obrázek 3: Typy workflow systémů podle charakteru procesů [Kunstová, 1999] ...13
Obrázek 4: Ukázka procesu skenování [Zvoníček, 2005] ...22
Obrázek 5: Komplexnost pokrytí systémem Documentum...33
Tabulka 1: Generace workflow………..7
8. Seznam použitých zkratek
BPM Business Process Management, řízení podnikových procesů
BPR Business Process Reengineering, reengineering podnikových procesů CCM Collaboration Content Management, usnadňuje práci v týmu
CRM Customer Relationship Management, řízení vztahů se zákazníky DAM Digital Asset Management, nástroj pro správu mediálního obsahu
DIS Document Imaging System, systém pro převod dokumentů do elektr. Podoby DMS Document Management System, systém pro správu dokumentů
ECM Enterprise Content Management, systém pro správu obsahu EDM Enterprise Document Management, systém pro správu dokumentů
ERM Enterprise Record Management, systém pro správu nestrukturovaných informací ERP Enterprise Resource Planning, celopodnikový informační systém
ICR Intelligent Character Recognition, technologie pro rozpoznávání rukou psaného písma a převedení na alfanumerické znaky (vytěžování)
OCR Optical Character Recognition,, technologie pro rozpoznávání tištěného a strojem psaného písma a převedení na alfanumerické znaky (vytěžování)
OMR Optical Mark Reading, technologie pro rozpoznávání zaškrtnutých, zakroužkovaných nebo zakřížkovaných značek a jejich převedení na hodnoty umožňující další zpracování
SCM Supply Chain Management, řízení dodavatelských řetězců SQL Structured Query Language, strukturovaný dotazovací jazyk WCM Web Content Management, správa obsahu webu
WfMC Workflow Management Coalition
XML eXtensible Markup Language, značkovací programovací jazyk
Centrum informačních a knihovnických služeb KNIHOVNA VŠE
ZÁZNAM O BAKALÁŘSKÉ PRÁCI
AUTOR Martin Matýsek
NÁZEV BP Workflow
FAKULTA Informatiky a statistiky
OBOR Informatika
ROK OBHAJOBY 2006 POČET STRAN 39 POČET PŘÍLOH 0
VEDOUCÍ BP doc. Ing. Stanislav Horný, CSc.
ANOTACE
Tato práce se snaží přiblížit, vysvětlit a popsat systémy workflow Dokument Management System (DMS) a Enterprise Management System (ECM). Závěrečná část je věnována popisu konkrétních produktů dostupných na trhu.
KLÍČOVÁ SLOVA Workflow, DMS, ECM, Dokument
MÍSTO ULOŽENÍ SIGNATURA