Úzké místo č 10 : problémové přejímání dat

(díky rozdílnosti podnikových informačních systémů ERP u mateřských, dceřiných event. kooperujících společností)

4.10.1 Popis úzkého místa a analýza příčin:

Jedním z nejvýraznějších a nejpalčivějších problémů současné podnikové scény je (jak na poli jakosti, tak obecném) e vzrůstající množství dat a informací, ať už v papírové nebo elektronické formě. Nároky na běžného manažera ohledně zpracování, kontroly a pročištění dokumentů nebo souborů se za několik posledních let zvýšily o několik řádů. Tento fenomén je způsoben obrovským rozvojem výpočetní techniky a podnikových informačních systémů jako je SAP, MAX apod. Tyto systémy umožňují v reálném čase zobrazovat on-line informace z jakékoli firemní aktivity. V závislosti na funkčním zařazení a výši, ve firemní hierarchii, té které osoby jsou přidělena přístupová práva. Ve vrcholových orgánech firmy má většina manažerů plná přístupová práva a tím i možnost kontroly obrovského množství dat.

Tento problém nabude na palčivosti, pokud je firma např. dceřinou společností zahraničního koncernu. V takovém případě totiž k nutnosti znalostí vlastního systému přibývají dvě následující :

• alespoň částečná znalost systému mateřské firmy

• nutná harmonizace obou systémů

Rozdílnost ve fungování a pracovní náplni firem a jejich managementu i v závislosti na lokalitě se projevují výrazně do jejich vnitropodnikového informačního systému.

V jednodušším případě se jedná o rozdílnou úroveň počítačové gramotnosti zaměstnanců, (o které platí, zejména ve výrobní sféře, že s celkovým růstem věkového průměru zaměstnanců rapidně klesá). Ve složitějším případě podnikové informační systémy nebyly dosud sjednoceny a každý podnik má rozdílný systém, eventuelně odlišnou verzi. Například v případě že zahraniční firma koupí továrnu v české republice, která sice funguje dobře, ale její systém výroby je natolik odlišný, že náklady na sjednocení informačních systému by byly neslučitelné s finančními možnostmi. Nebo prostě pro daný typ výroby a podnik není informačního systém mateřské firmy vhodný.

Ve všech uvedených případech je naprosto nezbytné najít systém harmonizace, konverze nebo přejímání vzájemných dat. Tato problematika nabírá na významu a složitosti, pokud se dokonce neshodují počítačové platformy obou podniků, tj. např. starý typ operačního systému DOS, nový Windows, event. UNIX. Tato harmonizace a přejímání dat, která jsou naprosto nezbytná k udržení chodu firmy a s tím spojeného zabezpečení jakosti, přináší sebou celou řadu významných aspektů, které je potřeba uspokojivě vyřešit. Pokud vedení firmy nepřijme vhodné kroky k zabezpečení výše uvedených problémů, dostane se nevyhnutelně k domino - efektu, spojenému s pozdním zpracováním dokumentů, které vede k finančním, materiálním i a dalším ztrátám, nemluvě o nedodržení jakosti.

4.10.2 Návrh opatření:

1. Prvním z aspektů, které je třeba zabezpečit, je dostatečná kapacita výpočetního oddělení, včetně zajištění expertů zodpovědných za tvorbu systému a zajištění jeho uživatelské jednoduchosti. Jak bylo již bylo výše uvedeno, počítačová gramotnost v průmyslových oborech je i přes veškerou snahu velmi nízká a v některých podnicích a regionech dokonce tragická. Většina výrobních podniků zaměstnává ve výrobní sféře, buď zahraniční nebo převážně starší zaměstnance, jejichž ochota a schopnost učit se „nové věci“ je prakticky nulová. Je potom rozhodnutím managementu, zda situaci řešit personálními změnami nebo alternativními cestami. Počítačová gramotnost a znalostní profil zaměstnanců je jedním z důležitých aspektů výkonnosti a ekonomičnosti podniku.

Jestliže podnik zaměstnává jednu polovinu zaměstnanců ve výrobní sféře a druhou jako THN (techniko hospodářský pracovník), pak je třeba zajištění počítačové gramotnosti věnovat zvýšenou péči, ať už formou školení zajišťovaného externí firmou nebo vlastním školícím oddělením či pracovníkem. Je až s podivem, kolik osob pracujících v relativně počítačově exponovaných profesích má uživatelské znalosti na velmi nízké úrovni. Není bohužel smutnou výjimkou případ konstruktéra nebo účetní, kteří neumí odeslat email, event. ani vytvořit tabulku v Excelu, natož ji uložit. Smutnou tečkou za tímto případem zůstává, že příchozí pracovník výpočetního střediska, který je požádán o vysvětlení té či oné funkce dokáže vytvořit celodenní práci onoho jedince za 3 minuty. S touto realitou se mnoho vedoucích pracovníku setkává dnes a denně. Takovýto zaměstnanec nejen že nefunguje ekonomicky, jelikož časová náročnost jím prováděných úkolů je naprosto neúměrná, ale neustálými dotazy na fungování té či oné funkce nebo klávesy na PC významně ruší ostatní zaměstnance v kanceláři i mimo ní. Zejména v případě zavádění nového a zcela odlišného podnikového

informačního systému je nutné počítat s termínem několika měsíců až jedním rokem na „ zdomácnění, zaškolení a ovládnutí systému“ . Po dobu zavádění a přechodu na nový informační systém je v rámci zajištění jakosti nezbytné věnovat enormní pozornost kontrole veškerých dat a procesů, které mohou být změnou systému postiženy.

2. Druhým faktorem je samotný systém týkající se dat. Je třeba zdůraznit, že je to naprosto zásadní prvek, týkající se zabezpečení jak jakosti, tak samotného fungování firmy.Je nezbytné vytvořit průhledný proces a systém předávání klíčových i běžných informací mezi oběma stranami (mateřskou a dceřinou firmou) a to na úrovni zpracovatelné pokud možno rychle a bezchybně oběma stranami, a to i v případě nekompatibility systémů obou firem.

Jako vyhovující a nejjednodušší se v naší firmě jevil převod a transport dat do Excelu, Accesu event. jiných databázovch systémů, jejichž popis přesahuje rámec této práce. Tyto převody a transporty dat v té nejjednodušší formě (Excel ) se osvědčily a byly kladně hodnoceny pro svou uživatelskou nenáročnost a srozumitelnost velmi širokému okruhu zaměstnanců. Zároveň s nimi vyvstalo několik problémů, z nichž některé jsou řešitelné jednoduše a další vyřešit k plné spokojenosti v podstatě nejdou.

3. třetím faktorem a nejzásadnějším problémem je nesourodost zasílaných dat. Je třeba vytvořit platformu pro export dat, vyhovující oběma stranám a zajišťující stejný a neměnný formát dat respektující daný artikl. Pochopitelně pro transport účetních nebo skladových dat bude formát odlišný. Tím se velmi výrazně zkrátí doba potřebná ke zpracování dokumentu cílovou osobou a významně poklesne procento chyb spojených se zpracování dokumentu.

V návaznosti na tento formát přijímaných dat je možné vytvořit např. v Excelu tzv.makra, která zpracování dokumentu (pokud je formát v požadované poloze) zajistí během několika sekund a tím vytvoří výraznou časovou úsporu s minimem chyb.V dnešní době objemy dat ke zpracování neustále narůstají a zejména v případě manažera s vysokým finančním ohodnocením se ekonomičnost práce a úspora nákladů projeví v plné míře.

Shrnutí :

Špatný stav ekonomiky leteckého průmyslu obecně a s ní související nízká úroveň platů tak způsobuje situaci, při které je zkušený konstruktér i přes svoje minimální znalosti práce na PC prakticky nenahraditelný. Úlohou managementu firmy tedy je tlačit na zaměstnance a podporovat je v získávání znalostí z oblasti výpočetní techniky.

Související kapitoly ČSN EN 9100 část 1

4.2.3 řízení dokumentů 4.2.4 řízení záznamů 8.2 monitorování a měření 8.2.4.1 dokumentace kontroly 8. 5.1 neustálé zlepšování 8.5.3 preventivní opatření část 2

4.5 řízení dokumentů a údajů 4.5.3 změny dokumentů a údajů 4.7 řízení produktu

4.9 řízení procesu

4.9.1.2 Řízení změn procesu výroby 4.16 řízení záznamů o jakosti

7.5.1.2 řízení změn výrobního procesu [1]

Závěr

Problematika leteckého průmyslu obecně v globálních souvislostech není jednoduchá.

V poslední době zejména, po nedávných pokusech o zneužití letadel jako zbraně, se zvyšují bezpečnostní opatření, stoupá náročnost použitých technologií z důvodů bezpečnosti a roste i snaha o zamezení zneužití letadel. Ale zároveň se neustále zvyšuje počet vyrobených letounů a objem letecké výroby ve světě vůbec. Z důvodů velmi přísných předpisů kvality výroby a snahy o jejich maximální dodržení roste i bezpečnost těchto letounů, což je velmi příjemným a zároveň velmi motivujícím prvkem pro všechny složky v leteckém průmyslu zúčastněné.

Nikdo nechce létat v nebezpečných letadlech a tento pojem je zřejmý každému. Tato a další fakta poskytují živnou půdu pro proces neustálého zlepšování a zvyšování kvality. Letecký průmysl zcela správně zvyšuje tlak a klade vysoké požadavky na systém, normy a celkové zvládnutí jednotlivých prvků řízení kvality.

Zachytit problematiku rozhodování podniku o těchto problémech je obtížný úkol, už proto, že to je problematika neuvěřitelně rozsáhlá a také proto, že většina závažných problémů je neopakovatelná a jedinečná. Kladl jsem si za cíl pouze naznačit cestu, kterou je podobné široké spektrum problémů možné zvládat. V praktické části této diplomové práce jsem se na závažných praktických příkladech snažil naznačit jeden závěr, který z této práce nutně vyplývá a který pozorný čtenář jistě zachytí .

Je to celkové absolutní prolínání jednotlivých problémů, jejich vzájemné souvislosti a jejich vliv na všechny ostatní složky podniku. Všechno souvisí se vším.

Nelze řešit problém odděleně, bez správné komunikace s všemi dotčenými složkami a je nutné ho brát v úvahu v širších souvislostech . Teorie úzkých míst se dokonale potvrzuje.

Podnik lze opravdu vnímat jako součet článků řetězu, na nichž je velmi dobře patrné, že pokud se jeden oslabí nebo přetrhne, spustí reakci ostatních článků. Za řízením kvality v podniku lze podle mého názoru v širší souvislosti vidět téměř všechny činnosti a procesy, jejich souvislosti a znalosti jejich vzájemného působení. Na kvalitu jako takovou, ( jak jsme si potvrdili v praktických příkladech), působí v podniku i vlivy mnohdy zdánlivě nesouvisející a vzdálené. Řečeno jinak, existuje jen velmi málo procesů, které nemají na kvalitu vliv. Je tedy úlohou nejen vedení, ale i všech ostatních článku podniku, až po nejposlednější pomocné dělníky vykonávat svou práci tak, aby docházelo k neustálému zlepšování a zvyšování kvality.

Dle mého názoru má vlastní „kvalita“ jako pojem ovšem sama jedno slabé místo.

„Kvalita“ je velmi citlivá na chování a povědomí zaměstnanců. Ať už úmyslnému nebo neúmyslnému. Přetěžování a únava zaměstnanců vede k chybám a k nepřesnému dodržování předpisů, stejně tak, jako jejich ignorance a neochota dělat cokoliv navíc. Na druhu stranu, je mým potěšením konstatovat, že v leteckém průmyslu, díky zcela jasné a zřetelné hrozbě nehody letounu, si je tohoto faktu vědom každý a výjimek z tohoto pravidla je opravdu minimálně. Na základě obecných statistik je dnes možné říci, že procenta selhání vlastních strojů (letadel) se téměř podařilo minimalizovat a na jejich místo nastoupila selhání lidského faktoru. To se ovšem dostáváme úplně do jiné dimenze problému.

Veškerá tato problematika je velmi rozsáhlá, pokrývá v sobě několik desítek vědních oborů a specializací a není možné jí obsáhnout. Cílem teto práce bylo nahlédnout do systému řešení různorodých podnikových problémů a naznačit možnou cestu jejich levného a jednoduchého řešení . Na úplný závěr bych rád konstatoval, že se mi mé cíle kladené na tuto diplomovou práci podařilo splnit.

Literatura

[1] ČSN EN 9100 , Český normalizační institut, 2003

[2] Basl, J., Majer P., Šmíra M. : Teorie omezení v podnikové praxi, Grada publishing, 2005;

ISBN 80-247-0613-X

[3] VEBER, Jaromír a kol. Řízení jakosti a ochrana spotřebitele, Grada Publishing 2002;

ISBN 80-247-0194-4

[4] Basl, J.: Podnikové informační systémy, Grada Publishing, 2002; ISBN 80-247-0214-2 [5] Pour, V. Informační systémy a elektronické podnikání, Oeconomica, Praha 2004; ISBN

80-245-0783-8

[7] ČSN EN ISO 9000:2001

[8] VEBER, Jaromír a kol. Management - základy, prosperita, globalizace, Management Press; 2004 )

Internet :

http://www.aeroweb.cz http://www.citellus.cz

http://www.mbk.cz/iso/iso-9100 http://www.wamb.eu/9100.htm