Aby manaţér vykonával svoje funkcie je dôleţitá jeho autorita. Rozlišujeme formálnu a prirodzenú autoritu.
Formálna autorita – vyplýva predovšetkým z postavenia v organizačnej štruktúre, legitímnym pridelením pôsobnosti, právomoci a zodpovedností.
Prirodzená autorita – vyplýva z osobných vlastností a schopností manaţéra.
1.4 Manaţérske funkcie
Kaţdý jeden manaţér musí vo svojej práci dodrţiavať určité pravidlá, aby podnikanie viedlo k úspechu, alebo aby sa aspoň k nemu pribliţoval. K tomu mu pomáhajú nasledujúce funkcie, ktorými sa má riadiť. Tieto funkcie predstavujú:
Plánovanie, organizovanie, rozhodovanie, vedenie, kontrola.
Kaţdá jedna z funkcií na seba nadväzuje, takţe čo i len jednu vynechať by sa odrazilo na podnikaní.
1.4.1 Plánovanie
Plánovanie vychádza z latinského slova „planta“, ktoré označuje náčrt. Mimo podnikovej oblasti plánovaním prechádzame všetci. Stanovujeme si plány na to, aby sme sa dostali k našim cieľom. V podnikovej praxi to znamená, ţe sa najskôr zameriame na to, čo chce organizácia dosiahnuť v budúcnosti. Inak povedané plán predstavuje výsledok plánovacej činnosti, ktorej základ spočíva v cieľavedomej príprave budúcnosti.
15
Definovať plánovanie môţeme rôznymi spôsobmi. Literatúry ich uvádzajú hneď niekoľko. „Plánovanie obsahuje definovanie cieľov organizácie, formulovanie celkovej stratégie pre ich dosiahnutie a vytvorenie uceleného súboru plánov pre integrovanie a koordinovanie činností organizácie“ (Robbins, 2004, s 172).
Proces plánovania sa uskutočňuje na všetkých úrovniach manaţmentu. Kaţdá úroveň manaţmentu má vlastné úlohy, ktoré musí spĺňať. Prostredníctvom plánovania sa určuje cieľ, ktorý podniky, banky a iné organizácie chcú v stanovenom termíne splniť. Plánovanie patrí medzi veľmi dôleţitú úlohu manaţéra. Manaţérovi prostredníctvom výsledkov za uplynulé obdobie pomáha plánovanie analyzovať chyby a v budúcnosti sa im vyhnúť.
Plánovanie zahŕňa:
vytýčenie cieľov,
stanovenie prostriedkov na dosiahnutie cieľov, určenie ciest a spôsobov na dosiahnutie cieľov.
Najdôleţitejšou úlohou plánovania môţeme označiť vypracovanie cieľov. Cieľ predstavuje konečný stav, ku ktorému sa chceme dopracovať.
Plánovanie moţno členiť podľa časového hľadiska na:
dlhodobé (napr. obdobie od 5-10 rokov), strednodobé (napr. obdobie od 2-3 roky), krátkodobé (napr. obdobie do 1 roka).
Manaţéri na strednej úrovni vytvárajú plány jednotlivých funkčných oblastí. To znamená ţe ich úlohou je vytvárať plány výroby, marketingu, financií a pod. Táto činnosť sa nazýva funkčno-operačné plánovanie.
Obsah plánu výroby zahŕňa: zostavenie výrobného programu, plánovanie výrobného procesu a zabezpečenie faktorov nevyhnutných na realizáciu výrobného procesu.
Obsah marketingového plánu zahŕňa: analýza situácie, marketingová stratégia, financie, rozpočty a kontrola.
16
Manaţéri na tejto úrovni musia tieţ naplánovať úlohy, ktoré svojím obsahom prispejú k realizácií plánov. Ďalšími dôleţitými cieľmi je zlepšenie výkonnosti v podniku, podstatné zlepšenie zisku.
1.4.2 Organizovanie
Nasledujúcou dôleţitou manaţérskou funkciou je organizovanie. Slovo organizovanie v nás evokuje, ţe všetko má svoje pravidlá, kde sa nahrádza chaos s poriadkom.
Predmetom organizovania je realizovanie plánovaných úloh v zmysle určených cieľov.
Znamená tieţ vytváranie nových systémov alebo pretváranie uţ daných systémov. V praxi sa zameriava na vytváranie organizačných štruktúr, ktoré majú pomôcť k dosiahnutiu stanovených cieľov. Organizovanie priamo nadväzuje na plánovanie a preto by sa malo uskutočňovať v súlade s víziami, cieľmi a plánmi organizácie. (Sedlák, 2001, s. 195-196)
Pri manaţérovi strednej úrovne je dôleţité aby mal vplyv na zamestnanca pre naplnenie podstaty cieľa organizácie. Predstavuje to úsilie manaţéra zamerané na určenie spôsobu, ako majú zamestnanci vykonávať konkrétnu prácu.
Organizovanie predstavuje proces, v ktorom fungujú dve základné zloţky a to:
zloţka riadiaca, tú predstavuje manaţér,
zloţka riadená, ktorú predstavuje zamestnanec.
V riadiacej zložke manaţér zadáva úlohy zamestnancom. Je dôleţité, aby zadávané úlohy smerovali k splneniu cieľov. O výsledku alebo o priebehu sa manaţér môţe dozvedieť z tzv. výstupných správ. Tieto správy informujú manaţéra o zmenách, ktoré nastali, dávajú manaţérovi spätnú väzbu o tom, ako zamestnanci pochopili svoje úlohy.
Riadená zložka predstavuje subjekt, ktorí prijíma a uskutočňuje príkazy stanovené manaţérom.
Cieľom organizovania je zlepšenie organizovanosti sústavy, ktoré manaţér strednej línie môţe dosiahnuť zlepšením účasti zamestnancov na splnení cieľov, správnym výberom ľudských zdrojov a ich správne začlenenie do organizácie a iné. (Mikuš - Dropa, 2008, s. 112)
17
Tabuľka 1 Funkcie organizovania, organizačná štruktúra a dimenzie organizačnej štruktúry
Funkcie organizovania
Organizačná štruktúra
Dimenzie organizačnej
štruktúry
Týka sa manaţérskych rozhodnutí o:
Odráţa výsledky manaţérskych rozhodnutí o:
Tákajú sa dôleţitých veličín charakterizujúcich:
18
K pojmu organizovanie sa synonymne pouţíva pojem organizácia. Organizáciu môţeme chápať v rôznom význame. V prvom rade nám napadne organizácia ako inštitúcia, alebo organizovaný celok. Ďalším významom organizácie je vnútorné usporiadanie alebo štruktúra. V praxi to znamená ţe organizovaní ľudia, teda zamestnanci vedia čo majú robiť, s kým majú spolupracovať. (Sedlák, 2001, s. 197)
1.4.3 Rozhodovanie
Kaţdý jeden manaţér pripravuje a prijíma rozhodnutia. Na to aby sa rozhodli čo najvhodnejšie, je potrebné aby mali dostatok informácií a skúseností o danom probléme.
Potom uţ ďalej vedia riešiť problém a vybrať čo najlepšiu alternatívu.
Charakteristickými znakmi pre rozhodovanie sú tieto:
existuje možnosť výberu, to znamená ţe pre manaţéra, teda pre toho kto rozhoduje je moţnosť viacerých moţností riešenia,
výber riešenia je vedomý, t.j. ţe manaţér musí mať premyslený postup. Nemôţe rozhodovať na základe inštinktu alebo impulzu,
výber je cieľavedomý, t.j. smerovanie k dosiahnutiu cieľa alebo cieľov,
19
výber riešenia sa uskutočňuje podľa určitých kritérií,
po rozhodnutí nasleduje realizácia, t.j. činnosti, ktoré vedú k uskutočneniu cieľu a tie vedú k výsledkom.
Na manaţérskych úrovniach vo všetkých oblastiach sa prijímajú rozličné rozhodnutia.
Najvyšší teda vrcholoví manaţéri rozhodujú o cieľoch organizácie, na ktoré trhy sa zamerajú, aké výrobky a sluţby budú predkladať.
Na strednej pozícií manaţéri rozhodujú o týţdenných, mesačných plánoch, o výbere zamestnancov, o nových vzniknutých problémoch a tieţ aj riešia problémy pri porušení pracovnej disciplíny. Pri rozhodovacom procese je dôleţité, aby si manaţér vytvoril určitú štruktúru krokov, ktoré majú vyjadrovať postupnosť jeho činností pri riešení. Za svoje rozhodnutia je manaţér priamo zodpovedný. (Mikuš - Droppa, 2008, s. 74)
1.4.4 Vedenie
Motivovanie alebo inak nazvané vedenie ľudí vieme označiť ako určitý druh usmerňovania ľudí, teda zamestnancov. Správny manaţér musí vedieť ako svojich zamestnancov motivovať a čo ich hlavne motivuje. Musí docieliť to, aby ľudia sledovali stanovené plány a usilovali sa realizovať ciele. Na to aby manaţér motivoval zamestnancov, uskutočňujú sa rôzne školenia, kde ľudí vychováva, oboznamuje a hlavne inšpiruje. Úloha vedenia patrí medzi tie náročné. Je veľmi dôleţité aby manaţéri boli efektívnymi vedúcimi a aby boli vodcami s prirodzenou autoritou.
Manaţéri pouţívajú rôzne motivačné prostriedky, ktoré môţu byť hmotné a nehmotné.
Do hmotných prostriedkov patrí na jednej strane odmeňovanie – naturálne a peňaţné, a z druhého hľadiska to môţe byť ukladanie hmotných postihov – odobranie prémií, pokuty a podobne. K nehmotných formám motivovania patrí napríklad uznanie, pochvala, ale na druhej strane aj trestanie vo forme pokarhania alebo preloţenia na inú prácu.
Medzi dva protichodné prístupy patrí pozitívna a negatívna stimulácia. Pozitívna stimulácia je zaloţená na posilňovaní perspektívy úspechu. Patrí sem napríklad pozitívne hodnotenie, pochvala a pod.. Do negatívnej stimulácie zahrňujeme pokarhanie, trest, strata pozície. Negatívna stimulácia je zaloţená na posilňovaní hrozby neúspechu, z čoho vyplývajú negatívne dôsledky. (Majtán et al., 2001, s. 285)
20
Poznáme tri hlavné prístupy k skúmaniu a vymedzeniu efektívneho vedenia zamestnancov a štýlu ich vedenia, ktoré sú:
prístup na základe charakteristík vedúceho, štýly vedenia podľa správania vedúceho situačný prístup
Kaţdý manaţér na strednej úrovni by mal byť efektívnym vedúcim, vodcom s prirodzenou autoritou. Jeho úlohou je ovplyvňovať ostatných zamestnancov. Dôleţitú súčasť predstavuje tieţ komunikácia. Je veľmi dôleţité aby manaţér komunikoval so svojimi podriadenými zamestnancami, ale aj súčasnými i potenciálnymi zákazníkmi.
S motiváciou súvisí pojem motív. Motív vieme vysvetliť ako vnútornú pohnútku k určitému správaniu alebo konaniu, ktorý má určitú intenzitu. Kaţdý človek má dôvody prečo robí to, čo robí. Najčastejším motívom sú túţby, inštinkty, povinnosti a podobne.
1.4.5 Kontrola
Slovo kontrola pochádza u dvoch latinských slov contra čo znamená proti a rotulus ktorého význam znamená zvitok. Funkcia kontroly je zameraná na hodnotenie skutočností, ktoré prebehli, prebiehajú alebo ešte len očakávame ţe nastanú. Kontrolovanie má vo všeobecnosti úzke prepojenie na všetky manaţérske funkcie. Jej zmyslom je objektívne a kritické hodnotenie. (Majtán et al., 2001, s. 192-193)
Kontrolu môţeme vykonávať dvoma spôsobmi a to:
vnútená kontrola, t.j. dozeranie na ľudí, vyuţívanie kontrolných nástrojov, samokontrola, t.j. kontrola vlastných pripravovaných rozhodnutí.
Úlohou kontroly je:
zisťovať skutočný stav vývoja riadeného objektu, porovnať skutočný stav s vývojom, ktorý určoval plán,
vyvodzovať závery pre ďalšie rozhodovanie, predkladať návrhy na zmeny výkonov, ktoré uţ nevyhovujú skutočnosti. (Mikuš - Droppa, 2008, s. 217-218)
21
Základnými funkciami kontroly sú : poznávacia, ovplyvňovacia a výchovná funkcia.
Pri poznávacej funkcii získavame informácie o procesoch a javoch. Uskutočňuje sa v nasledujúcich krokoch:
formulácia kritérií na výkon kontroly,
zistenie skutočného stavu kontrolovaného objektu,
analýza zistených kontrolných informácií a ich porovnanie so stanovenými štandardmi,
zistenie odchýlok, následkov odchýlok, zistenie zodpovednosti za odchýlky.
Ovplyvňovacia funkcia na základe zistených informácií manaţéra rozhoduje o opatreniach a ovplyvňuje ďalšiu činnosť. Podnetom sú všetky kontrolné zistenia.
Posledná výchovná funkcia má za úlohu preventívny a výchovný charakter. V tejto funkcii prevaţuje represívny aspekt, ktorého úlohou je ukladanie sankcií v prípadoch porušenia určitých povinností. Tieto sankcie ukladá manaţér zamestnancom.
Kontrolnú funkciu podľa Majtána et al. (2001, s. 205) moţno členiť podľa fázy kontroly na:
a) predbežná – zameraná hlavne na kontrolu pripravenosti riadeného objektu, b) priebežná – úlohou je hodnotiť priebeţné plnenia plánovaných úloh, c) výsledná – uskutočňuje sa po realizácii plánovaných úloh.
Kontrolu môţu vykonávať:
a) kontrolóri – predstavujú útvary, ktoré sú špecializované na kontrolu, b) manažéri – na všetkých úrovniach v rámci svojich kompetencií, c) výkonní pracovníci – predstavuje formu samokontroly.
Úlohy manaţérov na strednej úrovni
Často sú nútení rad kontrolných činností vykonávať štúdiom a posudzovaním rôznych hlásení, správ, oznámení od podriadených stupňov riadenia. Vďaka týmto informáciám získajú manaţéri obraz o realite a na základe zistených skutočností sa aj rozhodujú.