Korporace Galaktika s.r.o. (dále jen Galaktika) byla založena v Moskvě (Rusko) v roce 1987.
Společnost začala automatizací řízení výrobních procesů strojírenských podniků SSSR (Svazu sovětských socialistických republik).
Dnes společnost funguje jako vývojář a dodavatel svých produktů – integrovaných automatizovaných systémů pro řízení podniků.
Galaktika zahrnuje 6 regionálních kanceláří. Centrální kanceláře jsou v hlavních městech zemí SNS (společenství nezávislých států) jako Bělorusko, Kazachstán a Ukrajina, a také má pobočky ve velkých městech Ruska. Mezi hlavními úkoly regionálních kanceláří patří přísun produktů na místních trzích, poskytování služeb v oblasti IT (Information Technology) poradenství, implementace a podpora softwarových produktů Galaktika, školení zákazníků a zaměstnanců.
Bakalářská práce se bude zabývat problematikou, která je řešena v rámci jedné regionální kanceláře, a to v oblasti Ukrajiny.
Společnost s ručeným omezením Galaktika byla založena na Ukrajině v roce 1996 a působí ve sféře tvorby informačních systémů.
Jejími zákazníky je více než 200 společností, které představují naftový, strojírenský, potravinářský, hornický a chemický průmysl, výrobu stavebních materiálů, finanční služby a pojištění, také statní instituce.
Galaktika získala první místo v počtu implementací svých produktů mezi západními a ruskými dodavateli, kteří dodávají softwarové produkty pro průmyslové podniky. Podíl Galaktiky vytváří 24,6% všech implantátů v tomto odvětví. Podle počtu implementací svých produktů, Galaktika je hlavním dodavatelem v průmyslu paliv (52% z celkového počtu všech prodejců softwarů v zemích SNS), potravinářském průmyslu (25%), chemickém a naftovém průmyslu (23%), strojírenském průmyslu (22%), hutnictví neželezných kovů (18%) a energetickém (13%).
Produkty, které společnost poskytuje svým zákazníkům, se zaměřují na integrované řízení podniku a jsou především určeny pro automatizaci velkého množství administrativních
4
úkonů. Celkově se zaměřují na společnost jako celek, kde jsou vnímány specifické vlastnosti podnikatelského prostředí a požadavky národní legislativy.
Velká pozornost je věnovaná rozvoji partnerské sítě, a také spolupráci s vysokými školami.
V rámci projektu „Galaktika a školství“ získalo kolem 50-ti ukrajinských univerzit možnost používání hlavního produktu společnosti „Galaktika ERP“ ve vzdělávacím procesu, a to především v ekonomických a technických oborech.
Počet zaměstnanců za rok 2013 činil 26 osob. Na rok 2016 se počet zaměstnanců snížil na 17 osob. Takový pokles je odůvodněn finančními problémy v daném regionu. Podniky nemají prostředky na výplatu mezd zaměstnancům v celkové výši a to zapříčinilo odchod zaměstnanců.
Hlavním produktem společnosti je „Galaktika ERP“ – jádro komplexních řešení korporace.
Systém je určen pro střední a velké podniky, má rozsáhlé spektrum informačních úkolů strategického plánování a řízení.
Jako každá společnost, má také Galaktika určitou organizační strukturu, která je uvedena na obrázku 1.
Obr. 1 Organizační struktura Galaktika [1]
5
Všechna střediska hrají důležitou roli v procesu fungování společnosti.
Hlavními činnostmi společnosti jsou:
• počítačové programování na Ukrajině,
• pomoc a konzultace z informatizací,
• řízení počítačového zařízení,
• jiná činnost ve sféře informačních technologií a počítačových systémů.
První činnost zahrnuje vývoj, modifikace, kontrolu a technickou podporu softwaru. Druhá odpovídá za plánování a konstruování integrovaných počítačových systémů, které spojují hardware, software a komunikační technologie. Patří tady navíc školení zaměstnanců, kteří budou pracovat s danými systémy. Třetí činnost zahrnuje řízení a provoz počítačových systémů tak, aby pracovali v rámci informačního systému zákazníka. Poslední činnost se zabývá opravou poškozených počítačů, instalací a nastavení počítačových systémů.
6 3 Teoretická východiska
V dnešní době je informace nejcennějším zdrojem jako je ropa, zemní plyn, minerály a podobně. Proces zpracování informace může být přirovnán recyklačnímu procesu zpracování materiálových zdrojů, a to znamená, že ho můžeme vnímat jako technologie.
3.1 Informační technologie a informační systémy
Před definicí pojmů jako informační technologie a informační systém je potřeba vymezit pojmy, které jsou v těchto definicích obsaženy. Jedná se o následující [2]:
• Data – představují soubor symbolů a nezpracovaných údajů. Mohou se třídit na sbíraná, ukládaná a zpracovávána data. Jejich interpretací a uváděním do kontextu se z dat stávají informace.
• Informace – výsledek zpracování dat, jejich organizace a vytváření vztahů mezi datovými položkami. Informace jsou data, která už mají pro podnik určitý význam a byla uvedena do kontextu.
• Znalost – pochopení smyslu informací na základě rozpoznaní významů a vzorů.
3.1.1 Informační technologie
Informační technologie (IT) chápeme jako soubor metod, výrobních, softwarových a technologických zdrojů, spojených do technologického řetězce. Zajišťují shromažďování, uchovávání, zpracování a šíření informací. Informační technologie jsou určené pro snížení složitosti procesů informačních zdrojů [3].
Informační technologie úzce souvisí s informačními systémy, které pro ně představují hlavní prostředí. Zároveň informační technologie je procesem, skládající se z jasně definovaných pravidel vyplnění operace s daty uložených na počítačích.
Hlavním cílem informačních technologií je získání potřebné informace uživatelem, pomocí zpracovaných primárních informací.
3.1.2 Systém a informační systém
Obecně lze systém definovat jako množství prvků, nacházejících se ve vztahu a jsou mezi sebou spojené. Dané prvky tvoří určitý celek a jednotu.
7
Každý systém má tendenci reagovat na vnitřní a vnější podněty, které vedou k nerovnováze, a snaží se nastolit rovnováhu na nové úrovni. Jedná se o obecnou tendenci k přežití. Systémy jsou součástí systému dalšího řádu, a protože se vzájemně ovlivňují, vyskytuje se určitý řád.
Systém jako celek má vždy vyšší kvalitu než je součet subsystému v něm obsazených. Ačkoli použití systémového přístupu nezaručuje vždy nalezení optimálního řešení, zvyšuje šanci ho nalézt. Umožňuje lépe porozumět současným i minulým jevům a usnadňuje předpověď následků a rozhodnutí [4].
Pod pojmem informační systém (IS) je představován systém zpracování informací, pracující ve spojení s organizačními zdroji, jako jsou lidé, zařízení a finanční zdroje, které poskytují a rozdělují informace. Hlavním jeho cílem je organizace ukládání a přenosu informace [3].
Informační systém je prostředím, které se skládá z technických prostředků (hardware), programových prostředků (software), organizačních prostředků (orgware - soubor nařízení a pravidel definující provoz a využívání informačního systému a informačních technologií), lidských složek (peopleware – způsob adaptace člověka v počítačovém prostředí), a reálným světem, který z sebe představuje kontext informačního systému (informační zdroje, legislativa, normy) [5].
Implementace funkcí informačního systému se neobejde bez základních znalostí zaměřených na informační technologie. Informační technologie může existovat mimo rozsah informačního systému.
Informační systémy můžeme rozdělit na ekonomické (účetní) a ERP (řídicí) systémy. Tyto dva typy se liší především rozsahem pokrytí jednotlivých činností firmy, a také tím, pro jakou cílovou skupinu jsou určeny.
Skupinu, do které patří informační systém, většinou můžeme určit rozsahem podniku ve kterém je systém implementován.
Informační systémy můžeme třídit podle dalších kritérií :
• podle úrovně funkcionality a stupně systémové integrace (lokální a integrované),
• podle možnosti skupinového řízení nebo složitých struktur,
• podle stupně realizace možnosti podpory úrovně řízení (provozní, taktické a strategické úrovní).
8
Lokální – realizují určitou funkci řízení (finanční účetnictví, logistika a podobné). Používají se v malých podnicích, jsou vytlačovány mnohofunkčními informačními systémy. Zkušenost ukazuje, že mnohofunkční IS nemůže fungovat efektivně, pokud není integrovaný. Na druhou stranu, integrovaný systém znamená nezávisle funkční podsystémy, které jsou spojené za základě jediného technologického procesu zpracování informace.
Také existuje možnost podpory řízení větších složitých struktur, například korporace. Patří tady střední a velké integrované systémy, uvedené na obrázku 2.
Obr. 2 Klasifikace informačních systémů podle velikosti podniku [1]
Ohledně úrovní řízení, provozní úroveň zahrnuje systémy zpracování dat a transakci. Taktický umísťuje informační systémy řízení (plánování, analýza a organizace práce). Poslední strategická úroveň obsahuje systémy pro podporu rozhodování. Například na této úrovni se řeší otázky ohledně uvádění nových produktů a výrobků nebo výběru lepšího zdroje financování.
Informační systém je orientován na řešení praktických úloh podniku. Proto v průběhu jeho vývoje se používá takzvaný konstruktor (viz obrázek 3). Vypadá to jako sada nástrojů pro řešení typických úloh, ze kterých při různé kombinaci nástrojů se vytvoří postup řešení konkrétních problémů [10].
9
Obr. 3 Konstrukce informačního systému [10]
V průběhu plánování systému je nutné navázat kontakt dodavatelů s pracovníky podniku.
Může se stát, že spolu budou mluvit „různými jazyky“. To znamená, že skupina vývojářů může být vzdělána jen na systémy, co řeší technické úlohy, ale zákazníci potřebují systém pro řešení aplikovaných. (To znamená, že dojde k problémům v komunikaci kvůli rozdílům ve slovníku nebo rozcházejících se pohledech na problematiku nebo podnikové procesy.)
10 3.2 Ekonomické systémy
Ekonomické systémy, nebo ekonomický software, jsou systémy které podporují nejzákladnější procesy jako jsou daňové evidence, podvojné účetnictví, nákup, prodej, fakturace, mzdy a další agendy. Jsou určené pro malé firmy a podnikatele, kteří si nemohou dovolit rozsáhlý informační systém, jako je ERP [6].
Typickými představiteli takových softwarů v ČR jsou programy Money S3 a POHODA.
3.3 ERP systémy
Definice celopodnikových aplikací typu ERP se zaměřují na různé stránky jejich přínosu a zahraniční prameny uvádějí následující příklady [7]:
• ERP představuje metodu efektivního plánování a řízení všech podnikových zdrojů ve výrobním nebo distribučním podniku či v podniku zaměřeném na služby. Tyto zdroje jsou nezbytné k přijetí a realizaci objednávky zákazníka včetně následného dodání a fakturace,
• ERP systémy představují softwarové nástroje používané k řízení podnikových dat,
• ERP systémy pomáhají podnikům v oblasti dodavatelského řetězce, příjmu materiálu, skladového hospodářství, přijímání objednávek od zákazníků, plánování výroby, expedice zboží, účetnictví, řízení lidských zdrojů a v dalších podnikových funkcích a činnosti,
• ERP představují balíkový podnikový programový systém, který umožňuje automatizovat a integrovat většinu podnikových procesů, sdílet společná data a praktiky v rámci celého podniku.
Z těchto definic vyplývá, že ERP systém představuje sadu integrovaných aplikací, které umožňují vytvořit jednotné prostředí pro automatizaci plánování, účetnictví, kontrolu a analýzu všech klíčových podnikových procesů.
ERP systémy jsou určeny také k tomu, aby v těchto klíčových procesech podniku zvýšily efektivitu. Podpora podnikových procesů a evidence dat potřebných pro úspěšné řízení firmy je hlavním cílem ERP.
Mezi hlavní funkční oblasti ERP můžeme zahrnout: logistiku, finanční analýzy spolu s ekonomikou a personalistiku.
11
Cyklus logistiky zahrnuje celou podnikovou logistiku. Patři sem nákup, skladování, výroba, prodej a plánování zdrojů [8].
Schéma na obr. 4 zachycuje komplexnost ERP z hlediska primárního procesu logistiky každého podniku, za nímž se skrývá ucelené zajištění požadavku zákazníka.
Obr. 4 Zpracování obchodního případu v podnikovém IS ERP [7]
K financím můžeme přiřadit finanční, nákladové a investiční účetnictví, také podnikový controlling. Pod pojmem finančního účetnictví rozumíme vedení všech finančních operací podniku.
Podkladem operací v účetnictví jsou data z jednotlivých účetních dokladů. Po jejich zaúčtování je možno prohlédnout si údaje příslušných účtů (obraty a stavy na účtech) a též provést vyhodnocení rozvahy a výkazu zisku a ztráty.
12
Oblast personalistiky odpovídá za zpracování informací použitelných pro získání, využívání a optimální naplánování pracovníků. Tato oblast zahrnuje předpovědi budoucích požadavků na množství a kvalifikaci pracovníků, identifikaci profilu zaměstnance, analýzu práce a podporu nalézání a najímání nových pracovníků [8].
3.3.1 Funkční moduly a technologické principy ERP
Hlavní funkční oblasti ERP lze dále členit v rámci modulu. Pro účely objasnění funkčnosti ERP, na obrázku 5 je uvedeno schéma takového členění na příkladu produktu SAP:
Obr. 5 Základní funkční moduly ERP na příkladu SAP [7]
Detailnější členění je však u jednotlivých dodavatelů ERP natolik specifické, že při porovnávání nabídky uváděné na webových stránkách se jejich struktura popisů s ohledem na nabízenou funkčnost do značné míry sice velmi podobá, ale zároveň je obtížně srovnatelná.
Rozdíly lze nalézt v počtu a uspořádání modulů a především v zaměření konkrétního ERP na určitou aplikační oblast a určité typy procesů. Stále totiž v řadě případů lze identifikovat, zda byl systém navržen jako primárně ekonomický informační systém, anebo pro podporu výroby [7].
Ohledně technologických principů je hlavním principem ERP systému integrování všech oddělení a funkcí společnosti do jednoho počítačového systému. Nejtěžší je vytvoření jednotného systému, který bude splňovat požadavky zaměstnanců, finančního oddělení a
13
zároveň oddělení personalistiky, skladu a dalších jednotek. Důvodem je to, že každé z těchto oddělení, většinou, má svůj informační systém, který je optimalizován pro jejích specifické vlastní odborně připravené zaměstnance, kteří budou schopni jej samostatně využívat.
Implementace ERP systému je vždy doprovázena určitým korigováním (optimalizací) jak organizační struktury podniku a systematizace pracovních míst, tak procesu jeho činností. Za základní kritérium změn je třeba považovat jejich účelnost z hlediska zabezpečení efektivity procesu řízení podniku jako celku [9].
Proces zavádění ERP systému je v každém konkrétním případě unikátní a má určenou dobu a výsledek. Projekt zavádění ERP systému je třeba zahájit formulováním cílů. Je nutné vymezit projekt: co tvoří vlastní obsah projektu, jaké materiálové zdroje jsou potřebné, jakých oddělení (útvarů) a podnikatelských činností se dotkne, jaké podsystémy ERP jsou plánovány k implementaci. Obvykle se pro toto vymezení vyhotovuje oficiální smlouva mezi klientem a firmou, která implementaci realizuje.
Tradičně se projekt implementace rozděluje na etapy, přičemž každá z etap začíná po ukončení a schválení výsledků etapy předcházející. Doporučuje se projekt implementace rozdělit na následující etapy [12]: shromažďování primárních dokumentů, realizují se ankety a interview zaměstnanců, popisují se dosavadní podnikatelské činnosti.
14
Během etapy „Dokumentování projektu a organizace jeho implementace“ se provádí zpracování a potvrzení legislativních dokumentů projektu, takových jako: statut projektu, vyhláška o organizačních strukturách projektu, plán projektu, harmonogram projektu, plán proškolení zaměstnanců. V rámci dané etapy se rovněž provádí programové zajištění a vyškolení klíčových uživatelů ERP systému. Obvykle se při implementaci ERP systému vybírá nevelký počet zaměstnanců, kteří zastupují různé funkční oblasti, a probíhá jejich zaškolení; po té jsou tito zaměstnanci považováni za „klíčové uživatele“, kteří by měli následně předávat získané znalosti svým kolegům.
Následující etapa „Příprava zkušebního provozu“ zahrnuje dopracování řešení projektu, rozpracování metodiky testování řešení projektu a jeho bezprostřední testování. Pod termínem
„řešení projektu“ se v daném případě rozumí detailní popis realizace podnikatelských činností v podniku v rámci implementace ERP systému s uvedením elementů ERP systému, které budou používány, a úloh uživatelů, kteří budou bezprostředně s ERP systémem pracovat.
V průběhu etapy „Zkušební provoz“ probíhá zkušební provoz systému na vymezeném počtu oddělení (útvarů) podniku pro stanovený soubor podnikatelských činností. Obvykle se během zkušebního provozu v podniku používají paralelně dva informační systémy: ERP a starý informační systém, aby bylo možné porovnat a zjistit efektivnost implementace ERP systému.
Během etapy „Zahájení“ se na základě výsledků zkušebního provozu provádí analýza a přijímají se rozhodnutí о rozšíření zkoušky na ostatní oddělení (útvary) a zapojení nových podnikatelských činností do ERP systému.
Po uvedení nového ERP systému do provozu probíhá postupné uzavření starých provozních procesů informačních systémů. V další fázi se funkce starého ERP systému překrývají a následně nahrazují funkcemi nového ERP systému.
Rovněž je třeba uvést, že kvalita implementace jakéhokoliv informačního systému, stejně tak libovolného jiného projektu, závisí na kontrole. Kontrola projektu znamená dodržení naplánovaného směru, což zahrnuje hodnocení splněného a podle potřeby přijetí korekčních opatření, hodnocení variant a plánování stávajících prací. Je nutné informovat účastníky projektu o dosažených výsledcích a určit oblasti, v nichž je třeba jejich činnost zlepšit. Po té přistupují k další práci.
15
Využití plně funkčního jednotného systému řízení zdrojů společnosti může přinést obrovské výhody podniku v organizaci efektivního řízení společnosti, zvýšení rychlosti reakce na změny vnějšího prostředí a zvýšení kvality obsluhy klientů. Ovládání podobného systému je dost významným článkem nákladů společnosti, a proto musí být užitek z těchto ztrát důkladně vypočítán a analyzován.
Pro výpočet efektivnosti se aplikují takové koeficienty, jako je: ukazatel návratnosti investicí (ROI), celkové náklady na ovládání (TCO), analýza efektivnosti nákladů (cost-benefits analysis).
Taktéž je nutné podotknout, že ukazatelé návratnosti investic a efektivita nákladů jsou navzájem závislé a vypočítávají se na základě celkových výdajů na pořízení systému. Čím více uživatelů pracuje v jednom systému a čím složitější jsou podnikatelské činnosti, které tvoří základ systému, tím vyšší bude celková cena pořízení systému. Na druhé straně užitek, který zabezpečuje jednotný informační systém, bude bezesporu vyšší.
Nákup, implementace, provoz a úpravy ERP systému podléhá mnoha rizikům. V současné době je velké množství implementací systémů této třídy považováno za neúspěšné, tj. cíle implementace nebyly dosaženy, nebo byly dosaženy v neúplné míře. Tato skutečnost podmiňuje nutnost identifikace faktorů vlivů a způsobů snížení rizik na přijatelnou úroveň, a to rizik spojených zejména s:
• naplněním systému skutečnými údaji ad.
Objektivní hodnocení rizik umožní správně přistoupit k implementaci ERP systému, včetně volby dodavatele, rozložení etap, reorganizace nebo nastavení podnikatelských činností ad.
Implementace ERP systémů zvýší na základě výše uvedených doporučení efektivitu společnosti a v neposlední řadě také jeho ceny.
16 3.3.3 Výhody a nevýhody ERP systému
Mezí hlavní výhody zavedení ERP systémů patři integrace podnikových procesů. Všichni zaměstnanci pracují v jednom systému, což je pro ně hodně jednodušší, než pracovat na jednotlivých pracovištích vždy s různými programy. Díky velkému počtu modulů s různými vlastnostmi, ERP systém může byt přizpůsoben přesně pro potřeby daného podniku. Podnik teda platí a využívá jen ty části, které jsou prospěšné. ERP systémy nabízejí obrovské množství informací, které jsou potom podkladem při strategickém nebo operativním rozhodování vedení podniku. Data jsou uchovávané ve společných databázích, co zabezpečuje lepší a rychlejší zpracování, bezpečnost a archivace dat. Také mezi výhody patří snížení chyb, které by se mohly objevit při zpracování dat nebo řízení procesů zaměstnancem.
Díky možnosti snadného propojení s dodavateli a odběrateli, se také zvyšuje konkurenceschopnost podniku.
Samozřejmě, že kompletní ERP systém nemusí být pro podnik vždy vhodným řešením.
Pořízení menšího ekonomického systému může být lepší varianta pro malé firmy z důvodů menších nákladů a funkčně dostačujících modulů. Dalším důvodem, kdy nechtějí uživatelé používat ERP, je špatná ovladatelnost aplikace. V daném případě by mohlo být řešením například proškolení zaměstnanců. Následným nedostatkem, kromě vysoké ceny, mohou být další náklady na údržbu a rozšiřování aplikace.
17
4 Analýza systému a implementace ERP u zákazníků společnosti
V kapitole 2 byla již představena společnost Korporace Galaktika s.r.o. a její hlavní produkt.
V následujících kapitolách bude detailně popsán systém Galaktika ERP a provedena analýza implementace systémů do vybraných podniků.
V jednom informačním prostoru jsou podporovány úkoly plánování a řízení financí (Financial Management – FM), lidského kapitálu (Human Capital Management – HCM), výroby (Manufacturing Management – MM), projektů (Project Management – PM), dodavatelského řetězce (Supply Chain Management – SCM), vztahů s dodavateli (Supplier Relationship Management – SRM), majetků (Enterprise Asset Management – EAM), údržby (TOPO), vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management – CRM), kvality produkce (Quality Management – GM) , a další [1].
Pro podporu specifických požadavků zákazníka jsou doplňková řešení, která doplňují funkčnost softwaru a mohou být použitá v kombinaci se systémem Galaktika ERP a také se
Pro podporu specifických požadavků zákazníka jsou doplňková řešení, která doplňují funkčnost softwaru a mohou být použitá v kombinaci se systémem Galaktika ERP a také se