Poděkování
Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing. Evě Švecové, Ph.D. za cenné připomínky a rady, kterými přispěla k vypracování této bakalářské práce. Také bych ráda poděkovala Oksaně Cherniavské ze společnosti Korporace Galaktika s.r.o. za poskytnuté konzultace a informace.
Abstrakt
Bakalářská práce se zabývá implementací ERP systému pro podniky s různým předmětem podnikání. Cílem je analyzovat fungování daného softwaru ve vybraných podnicích, dále vyhledávání, návrh a řešení problémů. V teoretické části je uveden popis informačních technologií, informačních systémů a softwaru, který je hlavním předmětem této bakalářské práce.
Klíčová slova
ERP; Informační Technologie; Informační Systém; implementace Abstract
This thesis deals with the implementation of an ERP system for companies with different core business. The aim is to analyse the functioning of the software in selected enterprises, as well as search, design and problem solving. In the theoretical section describes the information technology, information systems and software, which is the main subject of this thesis.
Key words
ERP; Information Technology; Information System; implementation
Obsah
1 Úvod ... 1
2 Představení společnosti Korporace Galaktika s.r.o. ... 3
3 Teoretická východiska ... 6
3.1 Informační technologie a informační systémy ... 6
3.1.1 Informační technologie ... 6
3.1.2 Systém a informační systém ... 6
3.2 Ekonomické systémy ... 10
3.3 ERP systémy ... 10
3.3.1 Funkční moduly a technologické principy ERP ... 12
3.3.2 Implementace ERP systému ... 13
3.3.3 Výhody a nevýhody ERP systému ... 16
4 Analýza systému a implementace ERP u zákazníků společnosti ... 17
4.1 Systém „Galaktika ERP“ ... 17
4.1.1 Příležitosti a vlastnosti systému ... 17
4.1.2 Architektura systému ... 18
4.1.3 Technická charakteristika systému ... 19
4.1.4 Základní koncept a funkční struktura systému ... 20
4.1.5 Srovnání s konkurenčními produkty ... 24
4.2 Zákazníci společnosti ... 25
4.3 Vyhodnocení problémových oblastí implementace systému ... 29
4.3.1 Příprava implementace systému ... 29
4.3.2 Definice požadavků na systém ... 30
4.3.3 Rozvoj a podpora systému ... 32
4.3.4 Integrace s dalšími systémy ... 33
5 Závěr ... 36
Seznam použité literatury ... 37
1 1 Úvod
V současné době se stává klíčovým strategickým cílem rozvoje a fungování každého podniku zlepšování řízení společnosti. Vzhledem k tomu, že téměř všechny rozsáhlé způsoby zdokonalení řízení jsou vyčerpané, jediné metody, jak přežít v soutěži, zůstávají intenzivní metody zlepšování řízení (hlavní správy). Jedna z nich je informatizace řízení ve společnostech pomocí zavadění informačních technologií.
Hlavním účelem zavedení Enterprise Resource Planning (dále jen ERP) systému je organizování efektivního řízení podniku, na základě své rozvojové strategie. Současně jsou stále otevřené tyto otázky: jaké jsou přínosy zavedení takového systému; jak vybrat, navrhnout a implementovat systém, který je optimalizován pro podnikání společnosti.
Hlavním cílem práce je analyzovat systém „Galaktika ERP“, ukázat v jakých podnicích a jak se systém používá. Vyhodnotit průběh implementace daného systému a navrhnout řešení nebo opatření pro hlavní problémové oblasti.
Pro dosáhnutí stanoveného cíle je stanoven další postup:
• porovnání systému dle teorie a praxe ve vybrané společnosti,
• segmentace zákazníků,
• problémy při zavádění u zákazníků,
• navrhnutí řešení problémů nebo předcházení těmto problémům.
Nejprve je v bakalářské práci uveden popis společnosti, včetně zákazníků a organizační struktury. Teoretická část zahrnuje popis informačních technologií a jejích působení v současné době. Pro snadnější pochopení problematiky dané práce je velká pozornost věnovaná informačním a hlavně ekonomickým systémům. Dále následuje popis systému ERP, jeho přínos pro podniky, funkční moduly a technologické principy. Součástí teoretické části jsou také výhody a nevýhody ERP systémů. Praktická část zahrnuje popis systému Galaktika ERP, jeho možnosti a vlastnosti, rozsah řešení, základní systémové objekty, funkčnost systému. Nezbytnou součástí je analýza použití systému u zákazníků včetně vyhodnocení zavádění systému v podnicích. Pomocí dané analýzy bude možné identifikovat problémy v průběhu zavádění a běžném použití u zákazníků společnosti Korporace Galaktika s.r.o. Následně budou navrhnuta řešení nalezených problémů.
2
Významným zdrojem informací pro teoretickou a praktickou část budou odborné knihy a časopisy v elektronické podobě v jazyce českém, ruském, anglickém a ukrajinském. Také velký podíl uvedených zdrojů tvoří webové stránky společnosti Korporace Galaktika s.r.o. a rozhovory s vedoucími zaměstnanci v podniku.
3
2 Představení společnosti Korporace Galaktika s.r.o.
Korporace Galaktika s.r.o. (dále jen Galaktika) byla založena v Moskvě (Rusko) v roce 1987.
Společnost začala automatizací řízení výrobních procesů strojírenských podniků SSSR (Svazu sovětských socialistických republik).
Dnes společnost funguje jako vývojář a dodavatel svých produktů – integrovaných automatizovaných systémů pro řízení podniků.
Galaktika zahrnuje 6 regionálních kanceláří. Centrální kanceláře jsou v hlavních městech zemí SNS (společenství nezávislých států) jako Bělorusko, Kazachstán a Ukrajina, a také má pobočky ve velkých městech Ruska. Mezi hlavními úkoly regionálních kanceláří patří přísun produktů na místních trzích, poskytování služeb v oblasti IT (Information Technology) poradenství, implementace a podpora softwarových produktů Galaktika, školení zákazníků a zaměstnanců.
Bakalářská práce se bude zabývat problematikou, která je řešena v rámci jedné regionální kanceláře, a to v oblasti Ukrajiny.
Společnost s ručeným omezením Galaktika byla založena na Ukrajině v roce 1996 a působí ve sféře tvorby informačních systémů.
Jejími zákazníky je více než 200 společností, které představují naftový, strojírenský, potravinářský, hornický a chemický průmysl, výrobu stavebních materiálů, finanční služby a pojištění, také statní instituce.
Galaktika získala první místo v počtu implementací svých produktů mezi západními a ruskými dodavateli, kteří dodávají softwarové produkty pro průmyslové podniky. Podíl Galaktiky vytváří 24,6% všech implantátů v tomto odvětví. Podle počtu implementací svých produktů, Galaktika je hlavním dodavatelem v průmyslu paliv (52% z celkového počtu všech prodejců softwarů v zemích SNS), potravinářském průmyslu (25%), chemickém a naftovém průmyslu (23%), strojírenském průmyslu (22%), hutnictví neželezných kovů (18%) a energetickém (13%).
Produkty, které společnost poskytuje svým zákazníkům, se zaměřují na integrované řízení podniku a jsou především určeny pro automatizaci velkého množství administrativních
4
úkonů. Celkově se zaměřují na společnost jako celek, kde jsou vnímány specifické vlastnosti podnikatelského prostředí a požadavky národní legislativy.
Velká pozornost je věnovaná rozvoji partnerské sítě, a také spolupráci s vysokými školami.
V rámci projektu „Galaktika a školství“ získalo kolem 50-ti ukrajinských univerzit možnost používání hlavního produktu společnosti „Galaktika ERP“ ve vzdělávacím procesu, a to především v ekonomických a technických oborech.
Počet zaměstnanců za rok 2013 činil 26 osob. Na rok 2016 se počet zaměstnanců snížil na 17 osob. Takový pokles je odůvodněn finančními problémy v daném regionu. Podniky nemají prostředky na výplatu mezd zaměstnancům v celkové výši a to zapříčinilo odchod zaměstnanců.
Hlavním produktem společnosti je „Galaktika ERP“ – jádro komplexních řešení korporace.
Systém je určen pro střední a velké podniky, má rozsáhlé spektrum informačních úkolů strategického plánování a řízení.
Jako každá společnost, má také Galaktika určitou organizační strukturu, která je uvedena na obrázku 1.
Obr. 1 Organizační struktura Galaktika [1]
5
Všechna střediska hrají důležitou roli v procesu fungování společnosti.
Hlavními činnostmi společnosti jsou:
• počítačové programování na Ukrajině,
• pomoc a konzultace z informatizací,
• řízení počítačového zařízení,
• jiná činnost ve sféře informačních technologií a počítačových systémů.
První činnost zahrnuje vývoj, modifikace, kontrolu a technickou podporu softwaru. Druhá odpovídá za plánování a konstruování integrovaných počítačových systémů, které spojují hardware, software a komunikační technologie. Patří tady navíc školení zaměstnanců, kteří budou pracovat s danými systémy. Třetí činnost zahrnuje řízení a provoz počítačových systémů tak, aby pracovali v rámci informačního systému zákazníka. Poslední činnost se zabývá opravou poškozených počítačů, instalací a nastavení počítačových systémů.
6 3 Teoretická východiska
V dnešní době je informace nejcennějším zdrojem jako je ropa, zemní plyn, minerály a podobně. Proces zpracování informace může být přirovnán recyklačnímu procesu zpracování materiálových zdrojů, a to znamená, že ho můžeme vnímat jako technologie.
3.1 Informační technologie a informační systémy
Před definicí pojmů jako informační technologie a informační systém je potřeba vymezit pojmy, které jsou v těchto definicích obsaženy. Jedná se o následující [2]:
• Data – představují soubor symbolů a nezpracovaných údajů. Mohou se třídit na sbíraná, ukládaná a zpracovávána data. Jejich interpretací a uváděním do kontextu se z dat stávají informace.
• Informace – výsledek zpracování dat, jejich organizace a vytváření vztahů mezi datovými položkami. Informace jsou data, která už mají pro podnik určitý význam a byla uvedena do kontextu.
• Znalost – pochopení smyslu informací na základě rozpoznaní významů a vzorů.
3.1.1 Informační technologie
Informační technologie (IT) chápeme jako soubor metod, výrobních, softwarových a technologických zdrojů, spojených do technologického řetězce. Zajišťují shromažďování, uchovávání, zpracování a šíření informací. Informační technologie jsou určené pro snížení složitosti procesů informačních zdrojů [3].
Informační technologie úzce souvisí s informačními systémy, které pro ně představují hlavní prostředí. Zároveň informační technologie je procesem, skládající se z jasně definovaných pravidel vyplnění operace s daty uložených na počítačích.
Hlavním cílem informačních technologií je získání potřebné informace uživatelem, pomocí zpracovaných primárních informací.
3.1.2 Systém a informační systém
Obecně lze systém definovat jako množství prvků, nacházejících se ve vztahu a jsou mezi sebou spojené. Dané prvky tvoří určitý celek a jednotu.
7
Každý systém má tendenci reagovat na vnitřní a vnější podněty, které vedou k nerovnováze, a snaží se nastolit rovnováhu na nové úrovni. Jedná se o obecnou tendenci k přežití. Systémy jsou součástí systému dalšího řádu, a protože se vzájemně ovlivňují, vyskytuje se určitý řád.
Systém jako celek má vždy vyšší kvalitu než je součet subsystému v něm obsazených. Ačkoli použití systémového přístupu nezaručuje vždy nalezení optimálního řešení, zvyšuje šanci ho nalézt. Umožňuje lépe porozumět současným i minulým jevům a usnadňuje předpověď následků a rozhodnutí [4].
Pod pojmem informační systém (IS) je představován systém zpracování informací, pracující ve spojení s organizačními zdroji, jako jsou lidé, zařízení a finanční zdroje, které poskytují a rozdělují informace. Hlavním jeho cílem je organizace ukládání a přenosu informace [3].
Informační systém je prostředím, které se skládá z technických prostředků (hardware), programových prostředků (software), organizačních prostředků (orgware - soubor nařízení a pravidel definující provoz a využívání informačního systému a informačních technologií), lidských složek (peopleware – způsob adaptace člověka v počítačovém prostředí), a reálným světem, který z sebe představuje kontext informačního systému (informační zdroje, legislativa, normy) [5].
Implementace funkcí informačního systému se neobejde bez základních znalostí zaměřených na informační technologie. Informační technologie může existovat mimo rozsah informačního systému.
Informační systémy můžeme rozdělit na ekonomické (účetní) a ERP (řídicí) systémy. Tyto dva typy se liší především rozsahem pokrytí jednotlivých činností firmy, a také tím, pro jakou cílovou skupinu jsou určeny.
Skupinu, do které patří informační systém, většinou můžeme určit rozsahem podniku ve kterém je systém implementován.
Informační systémy můžeme třídit podle dalších kritérií :
• podle úrovně funkcionality a stupně systémové integrace (lokální a integrované),
• podle možnosti skupinového řízení nebo složitých struktur,
• podle stupně realizace možnosti podpory úrovně řízení (provozní, taktické a strategické úrovní).
8
Lokální – realizují určitou funkci řízení (finanční účetnictví, logistika a podobné). Používají se v malých podnicích, jsou vytlačovány mnohofunkčními informačními systémy. Zkušenost ukazuje, že mnohofunkční IS nemůže fungovat efektivně, pokud není integrovaný. Na druhou stranu, integrovaný systém znamená nezávisle funkční podsystémy, které jsou spojené za základě jediného technologického procesu zpracování informace.
Také existuje možnost podpory řízení větších složitých struktur, například korporace. Patří tady střední a velké integrované systémy, uvedené na obrázku 2.
Obr. 2 Klasifikace informačních systémů podle velikosti podniku [1]
Ohledně úrovní řízení, provozní úroveň zahrnuje systémy zpracování dat a transakci. Taktický umísťuje informační systémy řízení (plánování, analýza a organizace práce). Poslední strategická úroveň obsahuje systémy pro podporu rozhodování. Například na této úrovni se řeší otázky ohledně uvádění nových produktů a výrobků nebo výběru lepšího zdroje financování.
Informační systém je orientován na řešení praktických úloh podniku. Proto v průběhu jeho vývoje se používá takzvaný konstruktor (viz obrázek 3). Vypadá to jako sada nástrojů pro řešení typických úloh, ze kterých při různé kombinaci nástrojů se vytvoří postup řešení konkrétních problémů [10].
9
Obr. 3 Konstrukce informačního systému [10]
V průběhu plánování systému je nutné navázat kontakt dodavatelů s pracovníky podniku.
Může se stát, že spolu budou mluvit „různými jazyky“. To znamená, že skupina vývojářů může být vzdělána jen na systémy, co řeší technické úlohy, ale zákazníci potřebují systém pro řešení aplikovaných. (To znamená, že dojde k problémům v komunikaci kvůli rozdílům ve slovníku nebo rozcházejících se pohledech na problematiku nebo podnikové procesy.)
10 3.2 Ekonomické systémy
Ekonomické systémy, nebo ekonomický software, jsou systémy které podporují nejzákladnější procesy jako jsou daňové evidence, podvojné účetnictví, nákup, prodej, fakturace, mzdy a další agendy. Jsou určené pro malé firmy a podnikatele, kteří si nemohou dovolit rozsáhlý informační systém, jako je ERP [6].
Typickými představiteli takových softwarů v ČR jsou programy Money S3 a POHODA.
3.3 ERP systémy
Definice celopodnikových aplikací typu ERP se zaměřují na různé stránky jejich přínosu a zahraniční prameny uvádějí následující příklady [7]:
• ERP představuje metodu efektivního plánování a řízení všech podnikových zdrojů ve výrobním nebo distribučním podniku či v podniku zaměřeném na služby. Tyto zdroje jsou nezbytné k přijetí a realizaci objednávky zákazníka včetně následného dodání a fakturace,
• ERP systémy představují softwarové nástroje používané k řízení podnikových dat,
• ERP systémy pomáhají podnikům v oblasti dodavatelského řetězce, příjmu materiálu, skladového hospodářství, přijímání objednávek od zákazníků, plánování výroby, expedice zboží, účetnictví, řízení lidských zdrojů a v dalších podnikových funkcích a činnosti,
• ERP představují balíkový podnikový programový systém, který umožňuje automatizovat a integrovat většinu podnikových procesů, sdílet společná data a praktiky v rámci celého podniku.
Z těchto definic vyplývá, že ERP systém představuje sadu integrovaných aplikací, které umožňují vytvořit jednotné prostředí pro automatizaci plánování, účetnictví, kontrolu a analýzu všech klíčových podnikových procesů.
ERP systémy jsou určeny také k tomu, aby v těchto klíčových procesech podniku zvýšily efektivitu. Podpora podnikových procesů a evidence dat potřebných pro úspěšné řízení firmy je hlavním cílem ERP.
Mezi hlavní funkční oblasti ERP můžeme zahrnout: logistiku, finanční analýzy spolu s ekonomikou a personalistiku.
11
Cyklus logistiky zahrnuje celou podnikovou logistiku. Patři sem nákup, skladování, výroba, prodej a plánování zdrojů [8].
Schéma na obr. 4 zachycuje komplexnost ERP z hlediska primárního procesu logistiky každého podniku, za nímž se skrývá ucelené zajištění požadavku zákazníka.
Obr. 4 Zpracování obchodního případu v podnikovém IS ERP [7]
K financím můžeme přiřadit finanční, nákladové a investiční účetnictví, také podnikový controlling. Pod pojmem finančního účetnictví rozumíme vedení všech finančních operací podniku.
Podkladem operací v účetnictví jsou data z jednotlivých účetních dokladů. Po jejich zaúčtování je možno prohlédnout si údaje příslušných účtů (obraty a stavy na účtech) a též provést vyhodnocení rozvahy a výkazu zisku a ztráty.
12
Oblast personalistiky odpovídá za zpracování informací použitelných pro získání, využívání a optimální naplánování pracovníků. Tato oblast zahrnuje předpovědi budoucích požadavků na množství a kvalifikaci pracovníků, identifikaci profilu zaměstnance, analýzu práce a podporu nalézání a najímání nových pracovníků [8].
3.3.1 Funkční moduly a technologické principy ERP
Hlavní funkční oblasti ERP lze dále členit v rámci modulu. Pro účely objasnění funkčnosti ERP, na obrázku 5 je uvedeno schéma takového členění na příkladu produktu SAP:
Obr. 5 Základní funkční moduly ERP na příkladu SAP [7]
Detailnější členění je však u jednotlivých dodavatelů ERP natolik specifické, že při porovnávání nabídky uváděné na webových stránkách se jejich struktura popisů s ohledem na nabízenou funkčnost do značné míry sice velmi podobá, ale zároveň je obtížně srovnatelná.
Rozdíly lze nalézt v počtu a uspořádání modulů a především v zaměření konkrétního ERP na určitou aplikační oblast a určité typy procesů. Stále totiž v řadě případů lze identifikovat, zda byl systém navržen jako primárně ekonomický informační systém, anebo pro podporu výroby [7].
Ohledně technologických principů je hlavním principem ERP systému integrování všech oddělení a funkcí společnosti do jednoho počítačového systému. Nejtěžší je vytvoření jednotného systému, který bude splňovat požadavky zaměstnanců, finančního oddělení a
13
zároveň oddělení personalistiky, skladu a dalších jednotek. Důvodem je to, že každé z těchto oddělení, většinou, má svůj informační systém, který je optimalizován pro jejích specifické potřeby. ERP systém spojuje všechny IS do jediného integrovaného programu, který představuje databázi. Díky tomu všechny oddělení mohou lehce a rychle sdílet informace a také vzájemně komunikovat [1].
3.3.2 Implementace ERP systému
V procesu implementace musí podnik získat nejen vhodný a fungující ERP systém, ale i vlastní odborně připravené zaměstnance, kteří budou schopni jej samostatně využívat.
Implementace ERP systému je vždy doprovázena určitým korigováním (optimalizací) jak organizační struktury podniku a systematizace pracovních míst, tak procesu jeho činností. Za základní kritérium změn je třeba považovat jejich účelnost z hlediska zabezpečení efektivity procesu řízení podniku jako celku [9].
Proces zavádění ERP systému je v každém konkrétním případě unikátní a má určenou dobu a výsledek. Projekt zavádění ERP systému je třeba zahájit formulováním cílů. Je nutné vymezit projekt: co tvoří vlastní obsah projektu, jaké materiálové zdroje jsou potřebné, jakých oddělení (útvarů) a podnikatelských činností se dotkne, jaké podsystémy ERP jsou plánovány k implementaci. Obvykle se pro toto vymezení vyhotovuje oficiální smlouva mezi klientem a firmou, která implementaci realizuje.
Tradičně se projekt implementace rozděluje na etapy, přičemž každá z etap začíná po ukončení a schválení výsledků etapy předcházející. Doporučuje se projekt implementace rozdělit na následující etapy [12]:
• Průzkum objektu pro implementaci.
• Dokumentace projektu a organizace jeho implementace.
• Příprava zkušebního provozu.
• Zkušební provoz.
• Zahájení.
V rámci etapy „Výzkum objektu implementace“ se zkoumá podnik a probíhá přípravná činnost pro bezprostřední implementaci ERP systému. V rámci dané etapy probíhá shromažďování primárních dokumentů, realizují se ankety a interview zaměstnanců, popisují se dosavadní podnikatelské činnosti.
14
Během etapy „Dokumentování projektu a organizace jeho implementace“ se provádí zpracování a potvrzení legislativních dokumentů projektu, takových jako: statut projektu, vyhláška o organizačních strukturách projektu, plán projektu, harmonogram projektu, plán proškolení zaměstnanců. V rámci dané etapy se rovněž provádí programové zajištění a vyškolení klíčových uživatelů ERP systému. Obvykle se při implementaci ERP systému vybírá nevelký počet zaměstnanců, kteří zastupují různé funkční oblasti, a probíhá jejich zaškolení; po té jsou tito zaměstnanci považováni za „klíčové uživatele“, kteří by měli následně předávat získané znalosti svým kolegům.
Následující etapa „Příprava zkušebního provozu“ zahrnuje dopracování řešení projektu, rozpracování metodiky testování řešení projektu a jeho bezprostřední testování. Pod termínem
„řešení projektu“ se v daném případě rozumí detailní popis realizace podnikatelských činností v podniku v rámci implementace ERP systému s uvedením elementů ERP systému, které budou používány, a úloh uživatelů, kteří budou bezprostředně s ERP systémem pracovat.
V průběhu etapy „Zkušební provoz“ probíhá zkušební provoz systému na vymezeném počtu oddělení (útvarů) podniku pro stanovený soubor podnikatelských činností. Obvykle se během zkušebního provozu v podniku používají paralelně dva informační systémy: ERP a starý informační systém, aby bylo možné porovnat a zjistit efektivnost implementace ERP systému.
Během etapy „Zahájení“ se na základě výsledků zkušebního provozu provádí analýza a přijímají se rozhodnutí о rozšíření zkoušky na ostatní oddělení (útvary) a zapojení nových podnikatelských činností do ERP systému.
Po uvedení nového ERP systému do provozu probíhá postupné uzavření starých provozních procesů informačních systémů. V další fázi se funkce starého ERP systému překrývají a následně nahrazují funkcemi nového ERP systému.
Rovněž je třeba uvést, že kvalita implementace jakéhokoliv informačního systému, stejně tak libovolného jiného projektu, závisí na kontrole. Kontrola projektu znamená dodržení naplánovaného směru, což zahrnuje hodnocení splněného a podle potřeby přijetí korekčních opatření, hodnocení variant a plánování stávajících prací. Je nutné informovat účastníky projektu o dosažených výsledcích a určit oblasti, v nichž je třeba jejich činnost zlepšit. Po té přistupují k další práci.
15
Využití plně funkčního jednotného systému řízení zdrojů společnosti může přinést obrovské výhody podniku v organizaci efektivního řízení společnosti, zvýšení rychlosti reakce na změny vnějšího prostředí a zvýšení kvality obsluhy klientů. Ovládání podobného systému je dost významným článkem nákladů společnosti, a proto musí být užitek z těchto ztrát důkladně vypočítán a analyzován.
Pro výpočet efektivnosti se aplikují takové koeficienty, jako je: ukazatel návratnosti investicí (ROI), celkové náklady na ovládání (TCO), analýza efektivnosti nákladů (cost-benefits analysis).
Taktéž je nutné podotknout, že ukazatelé návratnosti investic a efektivita nákladů jsou navzájem závislé a vypočítávají se na základě celkových výdajů na pořízení systému. Čím více uživatelů pracuje v jednom systému a čím složitější jsou podnikatelské činnosti, které tvoří základ systému, tím vyšší bude celková cena pořízení systému. Na druhé straně užitek, který zabezpečuje jednotný informační systém, bude bezesporu vyšší.
Nákup, implementace, provoz a úpravy ERP systému podléhá mnoha rizikům. V současné době je velké množství implementací systémů této třídy považováno za neúspěšné, tj. cíle implementace nebyly dosaženy, nebo byly dosaženy v neúplné míře. Tato skutečnost podmiňuje nutnost identifikace faktorů vlivů a způsobů snížení rizik na přijatelnou úroveň, a to rizik spojených zejména s:
• organizačními strukturami podniků;
• zabezpečením standardizovaných podnikatelských procesů;
• kontrolou rozpočtu;
• úpravou systémů podle požadavků podnikání;
• přípravou konsolidovaných výkazů;
• efektivní podporou informačních systémů;
• naplněním systému skutečnými údaji ad.
Objektivní hodnocení rizik umožní správně přistoupit k implementaci ERP systému, včetně volby dodavatele, rozložení etap, reorganizace nebo nastavení podnikatelských činností ad.
Implementace ERP systémů zvýší na základě výše uvedených doporučení efektivitu společnosti a v neposlední řadě také jeho ceny.
16 3.3.3 Výhody a nevýhody ERP systému
Mezí hlavní výhody zavedení ERP systémů patři integrace podnikových procesů. Všichni zaměstnanci pracují v jednom systému, což je pro ně hodně jednodušší, než pracovat na jednotlivých pracovištích vždy s různými programy. Díky velkému počtu modulů s různými vlastnostmi, ERP systém může byt přizpůsoben přesně pro potřeby daného podniku. Podnik teda platí a využívá jen ty části, které jsou prospěšné. ERP systémy nabízejí obrovské množství informací, které jsou potom podkladem při strategickém nebo operativním rozhodování vedení podniku. Data jsou uchovávané ve společných databázích, co zabezpečuje lepší a rychlejší zpracování, bezpečnost a archivace dat. Také mezi výhody patří snížení chyb, které by se mohly objevit při zpracování dat nebo řízení procesů zaměstnancem.
Díky možnosti snadného propojení s dodavateli a odběrateli, se také zvyšuje konkurenceschopnost podniku.
Samozřejmě, že kompletní ERP systém nemusí být pro podnik vždy vhodným řešením.
Pořízení menšího ekonomického systému může být lepší varianta pro malé firmy z důvodů menších nákladů a funkčně dostačujících modulů. Dalším důvodem, kdy nechtějí uživatelé používat ERP, je špatná ovladatelnost aplikace. V daném případě by mohlo být řešením například proškolení zaměstnanců. Následným nedostatkem, kromě vysoké ceny, mohou být další náklady na údržbu a rozšiřování aplikace.
17
4 Analýza systému a implementace ERP u zákazníků společnosti
V kapitole 2 byla již představena společnost Korporace Galaktika s.r.o. a její hlavní produkt.
V následujících kapitolách bude detailně popsán systém Galaktika ERP a provedena analýza implementace systémů do vybraných podniků.
4.1 Systém „Galaktika ERP“
Komplexní systém řízení podniku Galaktika ERP je jádrem pro další produkty společnosti.
Systém je určen pro střední a velké podniky. Obsahuje funkce pro komplexní řešení strategického plánování a operativního řízení.
4.1.1 Příležitosti a vlastnosti systému
V jednom informačním prostoru jsou podporovány úkoly plánování a řízení financí (Financial Management – FM), lidského kapitálu (Human Capital Management – HCM), výroby (Manufacturing Management – MM), projektů (Project Management – PM), dodavatelského řetězce (Supply Chain Management – SCM), vztahů s dodavateli (Supplier Relationship Management – SRM), majetků (Enterprise Asset Management – EAM), údržby (TOPO), vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management – CRM), kvality produkce (Quality Management – GM) , a další [1].
Pro podporu specifických požadavků zákazníka jsou doplňková řešení, která doplňují funkčnost softwaru a mohou být použitá v kombinaci se systémem Galaktika ERP a také se systémy jiných výrobců. Příkladem takových řešení jsou: intelektuální analýza aktivity podniku podle klíčových ukazatelů – Galaktika BI (Business Intelligence), řízení investičních projektů, správa majetku, analýza a konsolidace (sloučení) Excel-výkazů.
Specifické vlastnosti systému Galaktika ERP [1]:
• Dodržování koncepce ERP a standardu MRP-II:
Široká funkcionalita pro strategické plánování a operativní řízení činnosti podniku:
řízení financí, výroby, materiálových zdrojů a lidského kapitálu.
• Podpora národních a mezinárodních standardů účetního výkaznictví:
Účtování a zveřejňování účetní závěrky v souladu s požadavky právních předpisů zemí SNS, Mezinárodních standardů účetního výkaznictví (International Accounting Standard – IAS) a Obecně uznávaných účetních zásad (General Accepted Accounting Principles – US GAAP).
18
• Flexibilní adaptace ke změnám obchodních podmínek:
Systém umožňuje efektivně řídit i bez ohledu na výkyvy ekonomiky a vnitřních změn v podniku.
• Rychlé a snadné vytváření výkazů různých forem a struktur (podle různých norem):
Moderní nástroje pro vytváření různých typů zpráv v systému Galaktika ERP umožňují rychle získávat potřebné výkazy a dokumenty v souladu s normami a předpisy podniku.
• Integrace s jakýmkoliv softwarem:
Podpora otevřených standardů vývoje (XML, COM, ActiveX, ODBC) poskytuje schopnost se integrovat s jakýmkoliv specializovaným softwarem. Také je možnost nahradit komponenty a podsystémy Galaktiky ERP vlastními produkty zákazníka.
Toto umožňuje vytvořit jedinečné informační prostředí pro řízení organizace a zabránit opakovanosti informací.
• Vzdálený přístup do systému bez dodatečných nákladů:
Specialisté podniku-zákazník mohou využít výhody jednotného informačního prostoru a realizovat procesy řízení nezávisle na geografické poloze kanceláří a poboček společnosti.
• Spojitost poboček podniku:
Pomocí jediné databáze je možnost spojit a řídit pobočky velkých organizací nebo skupin jako celek.
• Rozsáhlost:
Systém má velký stupeň rozsáhlosti, který zachovává účinnost a kontinuitu provozu i při možném zvýšení počtu uživatelů.
• Soulad s mezinárodními požadavky na kvalitu podle ISO 9001:2008 :
Systém managementu jakosti vývoje, implementace, podpory a údržby softwaru je v souladu s mezinárodní normou, a je potvrzen příslušnými certifikáty.
• Sledování změn v legislativě pro rychlou aktualizaci systému.
• Realizace celého cyklu řízení (předpověď – plánování – kontrola – analýza výsledků – prognózy a plány oprav) ve všech oblastech činnosti podniku.
4.1.2 Architektura systému
Systém Galaktika ERP podporuje provoz ve 2 a 3-úrovňové architektuře, a také jejich kombinací. 2-úrovňová architektura zahrnuje databázový server a aplikace klienta, která
19
realizuje aplikovanou obchodní logiku a vizuální rozhraní uživatele, takzvaného „tlustého klienta“. Architektura 3-úrovňová se skládá z databázového serveru, serveru aplikací (implementuje aplikovanou obchodní logiku) a „tenkého klienta“ (poskytuje vizuální uživatelské rozhraní). Systém poskytuje možnost používat libovolný počet aplikačních serverů, které mohou být umístěny na jednom nebo více počítačích.
Obr. 6 Architektura systému Galaktika ERP [1]
V závislosti na velikosti úkolů, podniky mohou využívat systém jak ve 2-úrovňové architektuře, tak i ve 3-úrovňové.
Při aktivně rostoucím podniku se zvýšeným počtem klientů, samozřejmě rostou požadavky ke schopnosti sítě předávat větší počet informací. Pomocí 3-úrovňové architektury je možnost poskytnout efektivní práci většího počtu pracovníků, než při použití jiné. Při řešení složitých nebo objemných dat, zatížení systému je rovnoměrně rozděleno mezi více servery, a tím zvyšuje jejich výkon a kapacitu.
4.1.3 Technická charakteristika systému
Pro použití systému Galaktika ERP není nutné mít velice výkonné počítače. Požadavky pro databázový server jsou stejné pro 2 a 3-úrovňovou architekturu. Při potřebě zvětšení počtu pracovních pozic nebo změny organizace klientské části, je možný přechod od 2-úrovňové na
20
3-úrovňovou architekturu. Také je možné nastavit databázový server a servery aplikací na jednom počítači, s výběrem charakteristik pro požadovanou výkonnost. Pro získání optimální výkonnosti, musí být databázový server a servery aplikací mezi sebou spojeny vysokorychlostním síťovým kabelem (doporučeno 1 Gb/sek). Všechny funkce, které poskytuje systém, jsou nezávislé na softwarových a hardwarových platformách.
Systém Galaktika ERP může fungovat v prostředí různých operačních systémů jako jsou:
Novell NetWare, Windows NT, Windows 2000. Také je schopný používat následující systémy řízení báze dat (SŘBD):
• Pervasive.SQL je optimalizován pro operační systém Novell NetWare a Windows NT Server. Je snadný na učení. V daném případě jsou funkce systémového administrování velmi jednoduché a nevyžadují vysokou kvalifikaci. Kromě toho, cena systému Pervasive.SQL je relativně nízká.
• MS SQL Server je velmi populární databází. V důsledku toho, existuje velké množství odborníků, kteří jsou s ní seznámení. Dobré nástroje správce, vyšší úroveň bezpečnosti dat (ve srovnání s Pervasive.SQL), příjemná cena a jednoduchost pochopení nepochybně kompenzují zvýšené požadavky na vybavení zařízení. Dalším pozitivním momentem je dobrá integrace s balíkem Microsoft.
• Oracle poskytuje širokou škálu hardwarových a softwarových platforem. Může být zavedená, jak do personálního počítače, tak i do víceprocesorových systémů. Oracle je výborným řešením pro podniky, které uvažují o spolehlivosti, rozsáhlosti, otevřenosti a progresivitě s ohledem na ochranu investic. I když takový mocný nástroj je o něco dražší a vyžaduje kvalifikované pracovníky, také umožňuje zvýšit počet síťových stanic v souladu s rostoucími obchodními potřebami.
Podniky, v závislosti na svých potřebách, si pak vybírají potřebný systém řízení báze dat.
4.1.4 Základní koncept a funkční struktura systému
Systém Galaktika ERP je orientován na automatizaci řešení problémů, které vznikají ve všech fázích manažerského cyklu řízení (realizace projektu „regulační smyčky“): odhad a plánování, účtování a kontrola plnění plánů, analýza výsledků, plánování opatření, tvorba nových plánovacích hodnot. Z hlediska úkolů, systém Galaktika ERP lze rozdělit do několika aplikačních oblastí. Modulární programování systému umožňuje, jak samostatné používání
21
aplikačních oblastí, tak i libovolné kombinace z nich. Je to podmíněné výrobní a ekonomickou nutností podniku.
Obr. 7 Schéma „regulační smyčky“ systému Galaktika ERP [1]
Schéma regulační smyčky systému je znázorněn na obr. 7 s následným popisem jednotlivých oblastí viz dále.
Modul „Ředitel“ : Informační systém ředitele je určen pro informační podporu činnosti vrcholových manažerů společnosti. Daný modul umožňuje vytvářet cíle a úkoly ředitele jazykem agregovaných ukazatelů (agregací se rozumí seskupování více proměnných různých veličin do jednoho indexu). Také umožňuje příjem takových ukazatelů z hospodářské aktivity podniku a jejich předání řediteli s dříve provedenou kontrolou na správnost a úplnost informací. Pak modul umožňuje výpočet odchylek skutečných hodnot od naplánovaných a zobrazených ukazatelů s různou mírou detailizace nejvhodnějším způsobem.
Pro jakýkoliv vybraný objekt, můžete získat závěrečnou zprávu, sestavit graf nebo provést analýzu.
Aplikační oblast „Finance“ : Zabezpečuje řešení úkolů finančního managementu, poskytuje sadu nástrojů pro řízení kapitálu, vedení kalendáře plateb (splátek) a finanční analýzy. Také umožňuje formování a modelování různých typů rozpočtů, jejich schvalování a tvorby
22
skutečného výkonu rozpočtu. Obsahuje nástroje pro konsolidaci účetních závěrek středisek v závěrečné výkazy společnosti, interpretace a analýzy finanční výkonnosti, analýzu a vyhodnocení finanční situace společnosti různými metodami na základě provozních a účetních údajů. Systém umožňuje plánovat finanční a ekonomickou aktivitu společnosti ve všech aspektech (příjmy, výdaje, investice, cash flow, atd).
Hlavním účelem kalendáře plateb je automatizace operativního finančního řízení. Použití daného kalendáře poskytuje další výhody pro společnost : zajištění solventnosti podniku, vyšší rentabilita vlastního kapitálu, použití a získání hotovosti včas, snížení finančního rizika.
Aplikační oblast „Finanční účetnictví“: Funkčně kompletní systém vedení finančního účetnictví u podniků všech forem vlastnictví a činností. Podporuje mezinárodní a národní standardy IAS (International Accounting Standards) a GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). Jednotný informační prostor celého systému se automaticky odráží v účetním okruhu všech obchodních transakcí.
Struktura aplikační oblasti se skládá z následujících modulů: Finanční výkaznictví, Daňová evidence, Účtování speciálního vybavení a speciálních zařízení, Účtování hmotného a nehmotného majetku, Pokladna, Klient-banka, Konsolidované finanční a účetní výkazy, Finanční a účetní operace, Směnky a půjčky, Hospodářské operace, Skutečné náklady. Dané moduly pokrývají všechny okruhy účetnictví a umožňují automatizovat všechny operace od sestavení platebních dokladů do výpočtu skutečných nákladů.
Aplikační oblast „Personální řízení“ : Je určen pro automatizovanou evidenci personálu a provedení výpočetních postupů, souvisejících s naúčtováním mzdy pracovníkům podniku.
Může být použit v podnicích s jakoukoliv organizační strukturou, bez ohledu na vlastnictví a počet zaměstnanců. Pomocí dané aplikační oblasti můžeme vyhodnotit výkonnost zaměstnanců a také výrazně snížit náklady na pracovní sílu z procesů výpočtů mezd.
Struktura oblasti se skládá z následujících modulů: Mzdy, Personalistika. Tyto moduly mají mezi sebou navzájem blízký vztah. Informace o zaměstnanci, zapsaná v jednom z těchto modulů je zároveň k dispozici v druhém. Tím pádem není nutné zadávat několikrát do systému stejná data o zaměstnancích.
Aplikační oblast „Řízení vztahu se zákazníky“ : Je orientován na pracovníky oddělení odbytu, technické podpory a marketingu, kteří přímo spolupracují se zákazníky.
23
Oblast se skládá z modulů: Vztahy se zákazníky, Řízení reklamní kampaně, Vyhledávací a analytické systémy. Je určen pro sbíraní informací o potenciálních a skutečných zákaznicích firmy, prodejcích, partnerech, reklamních společnostech, konkurentech, produktech atd., a provedení marketingové analýzy trhu na základě vytvořené databáze.
Aplikační oblast „Systémové administrace“ : Sada nástrojů pro programátora nebo skupiny administrátorů, která poskytuje řízení databáze, přenos dat, výměny dokumentů s externími informačními systémy, a také vytvoření uživatelského rozhraní a zpráv.
Modul „Nastavení“ : Pro úspěšné fungování systému je nutné provést řadu nastavení. Modul obsahuje nastavení celého systému, adresáře, příruček obvodů atd. Před spuštěním programu je třeba identifikovat a naplnit hlavní katalogy a příručky. Hlavně ty, které slouží pro vkládání originálních dokumentů do systému.
Aplikační oblast „Odvětvová řešení“ : Poskytuje řízení a evidenci surovin, které jsou předány do jiné organizace pro zpracování, a následně od ní obdrží hotové výrobky. Také zahrnuje řešení pro dopravní společnosti.
Struktura oblasti se skládá z modulů: Řízení kvality, Obchodní podnikání, Služby, Zboží na zakázku, Správa nemovitosti, Řízení dopravy, Vyhledávácí aktivity. Tyto moduly jsou navrženy tak, aby řešily specifické potřeby.
Aplikační oblast „Řízení výroby“ : V dané oblasti systému Galaktika ERP je realizován standard MRP-II (Manufacturing Resource Planning), také algoritmy plánovaní výroby MRP a APS (Advanced Planning and Scheduling). Navíc jsou možnosti integrace se systémy CAD (Computer-aided design), CAM (Computer aided manufacturing), PDM (Product Data Management), SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition), MES (Manufacturing Execution Systems). Použití takové aplikační oblasti umožňuje naplánovat výrobní činnosti, kontrolovat a efektivně řídit náklady, včasně dostávat vyhodnocení plánovaných a skutečných výsledků výroby, a také řídit kvalitu výrobků.
Oblast se skládá z modulů: Řízení objednávek, Plánování výroby, Řízení výrobkových dat, Controlling, Řízení výrobní logistiky, Údržba a oprava zařízení.
V jednotném informačním prostoru jsou podporovány úkoly: řízení výrobkových dat a objednávek, plánování a manažerské účtování nákladů, kalkulace, řízení optimální výše zásob. Použití systému poskytuje uzavřený cyklus řízení výroby. Umožňuje provádět
24
objemové a kalendářní plánování hlavní výroby, nastavit výrobní program, zhodnotit využití výrobních kapacit, vypočítat zabezpečení výrobního programu materiálovými prostředky a potřebnost v nakupování zásob s ohledem na současný stav.
Pomocí dané aplikační oblasti, podnik je schopen snížit náklady na hotové výrobky díky organizovanějšímu řízení výroby, zvýšit pracovní kapitál v důsledku snížení zásob hotových výrobků, surovin a nedokončené výroby.
Aplikační oblast „Logistika“ : Slouží pro efektivní řízení materiálových, informačních a finančních toků společnosti. Umožňuje zorganizovat společnou aktivitu středisek pro efektivní průchod výrobků řetězcem: Nákup surovin – Výroba – Odbyt. Pomoci dané aplikační oblasti je možné zrychlení obratu aktiv, optimalizace nákladů, snížení výrobních nákladů, nelikvidních zásob a pohledávek.
Oblast se skládá z následujících modulů: Inventura, Řízení smluvních vztahů, Řízení výrobní logistiky, Řízení objednávek, Stav zásob, Prodej a vystavení faktur, Nákup a likvidace faktur, Řízení zásobování.
Hlavní výhodou použití aplikační oblasti „Logistika“ je to, že se všechny procesy řeší komplexně. Vytváří řetězce propojených dokumentů, které na jedné straně zobrazují pohyb materiálových toků, na druhé straně se zpracovávají ve finančních, výrobních a účetních modulech a pak se odrážejí v rozpočtech, plánech, účetních výkazech a dalších dokumentech.
4.1.5 Srovnání s konkurenčními produkty
Existuje mnoho systémů ERP, které jsou využívány v zemích východní Evropy, proto je nutné porovnat několik nejvýznamnějších:
SAP: přední systém světové úrovně je vypracován společností SAP AG. Systém SAP může být rychle zaveden v podniku, avšak je málo pružný při využití a modifikaci. Je určen pro střední a velké podniky. Systém je velmi náročný na požadavky přístrojů. Kromě toho je SAP mnohem dražší a není podporován národními standardy finanční evidence zemí východní Evropy.
Galaktika ERP: systém má nižší náklady na zavádění než předchozí systém. Je rovněž určen pro střední a velké podniky. Pozitivem zavádění Galaktiky ERP je základní konfigurace, která nepotřebuje při inovaci přenos údajů ze staré verze na novou. Všechny úpravy Galaktiky ERP
25
jsou uloženy v samostatném souboru, který lze snadno podporovat jak při inovacích, tak při změně legislativy. Proto je technická podpora v Galatice ERP lepší ve všech kritériích inovace a výměny verzí. Negativem Galaktiky ERP je dvakrát delší doba zavádění systému.
Podle počtu potenciálních paralelně pracujících uživatelů sytému tento systém předstihuje ostatní.
1С: je určen pro malé a střední organizace. Při zavádění systému 1C nebo při provedení úprav systému vzniká unikátní konfigurace, jehož údržbu může provádět jen ten, kdo ji vypracovával. Taktéž při inovaci verze se všechny informace ze starého systému vkládají do nové. Při takové operaci může dojít ke ztrátě některých údajů. Proto při spuštění nového systému probíhá testování nové verze.
Důležitým rozdílem je také skutečnost, že SAP i Galaktika ERP jsou funkčnější než 1C.
Takže jedním z hlavních faktorů, který byl při volbě Galaktiky ERP rozhodující, je velký počet služeb, které jsou součástí ceny abonentských služeb (plánované úpravy, oprava systémových chyb, dodávka nových verzí, konzultace, podpora legislativy, dodávka nástrojů zabezpečujících převod získaných údajů do nového systému, konvertibilita základních údajů při výměně verze). Zvláštní platba se provádí jen za doplňkové úpravy a vypracování podle individuálních požadavků zákazníka.
4.2 Zákazníci společnosti
V momentu, kdy je podnik relativně velký a jeho fungování je dobře zorganizováno, se začínají vyskytovat problémy s řízením podniku jako celku, což způsobuje snížení efektivity působení jednotky na trhu. Všechny střediska podniku spolupracují jako tým, ale výměna a poskytnutí informace probíhá v ústní nebo písemné formě. V tuto chvíli podnik začíná uvažovat o zavedení takového systému, který by mohl automatizovat všechny procesy a integrovat stávající softwary.
Zákazníci společnosti Galaktika, kteří si implementovali systém Galaktika ERP jsou popsáni v tabulkách 1 až 3. Tabulky obsahují vždy název a charakteristiku podniku, implementované aplikační oblasti, požadavky na systém Galaktika ERP, popis současného stavu zavedeného systému a doplňkové informace.
