Systém a informační systém - Informační technologie a informační systémy

3 Teoretická východiska

3.1 Informační technologie a informační systémy

3.1.2 Systém a informační systém

Obecně lze systém definovat jako množství prvků, nacházejících se ve vztahu a jsou mezi sebou spojené. Dané prvky tvoří určitý celek a jednotu.

Každý systém má tendenci reagovat na vnitřní a vnější podněty, které vedou k nerovnováze, a snaží se nastolit rovnováhu na nové úrovni. Jedná se o obecnou tendenci k přežití. Systémy jsou součástí systému dalšího řádu, a protože se vzájemně ovlivňují, vyskytuje se určitý řád.

Systém jako celek má vždy vyšší kvalitu než je součet subsystému v něm obsazených. Ačkoli použití systémového přístupu nezaručuje vždy nalezení optimálního řešení, zvyšuje šanci ho nalézt. Umožňuje lépe porozumět současným i minulým jevům a usnadňuje předpověď následků a rozhodnutí [4].

Pod pojmem informační systém (IS) je představován systém zpracování informací, pracující ve spojení s organizačními zdroji, jako jsou lidé, zařízení a finanční zdroje, které poskytují a rozdělují informace. Hlavním jeho cílem je organizace ukládání a přenosu informace [3].

Informační systém je prostředím, které se skládá z technických prostředků (hardware), programových prostředků (software), organizačních prostředků (orgware - soubor nařízení a pravidel definující provoz a využívání informačního systému a informačních technologií), lidských složek (peopleware – způsob adaptace člověka v počítačovém prostředí), a reálným světem, který z sebe představuje kontext informačního systému (informační zdroje, legislativa, normy) [5].

Implementace funkcí informačního systému se neobejde bez základních znalostí zaměřených na informační technologie. Informační technologie může existovat mimo rozsah informačního systému.

Informační systémy můžeme rozdělit na ekonomické (účetní) a ERP (řídicí) systémy. Tyto dva typy se liší především rozsahem pokrytí jednotlivých činností firmy, a také tím, pro jakou cílovou skupinu jsou určeny.

Skupinu, do které patří informační systém, většinou můžeme určit rozsahem podniku ve kterém je systém implementován.

Informační systémy můžeme třídit podle dalších kritérií :

• podle úrovně funkcionality a stupně systémové integrace (lokální a integrované),

• podle možnosti skupinového řízení nebo složitých struktur,

• podle stupně realizace možnosti podpory úrovně řízení (provozní, taktické a strategické úrovní).

Lokální – realizují určitou funkci řízení (finanční účetnictví, logistika a podobné). Používají se v malých podnicích, jsou vytlačovány mnohofunkčními informačními systémy. Zkušenost ukazuje, že mnohofunkční IS nemůže fungovat efektivně, pokud není integrovaný. Na druhou stranu, integrovaný systém znamená nezávisle funkční podsystémy, které jsou spojené za základě jediného technologického procesu zpracování informace.

Také existuje možnost podpory řízení větších složitých struktur, například korporace. Patří tady střední a velké integrované systémy, uvedené na obrázku 2.

Obr. 2 Klasifikace informačních systémů podle velikosti podniku [1]

Ohledně úrovní řízení, provozní úroveň zahrnuje systémy zpracování dat a transakci. Taktický umísťuje informační systémy řízení (plánování, analýza a organizace práce). Poslední strategická úroveň obsahuje systémy pro podporu rozhodování. Například na této úrovni se řeší otázky ohledně uvádění nových produktů a výrobků nebo výběru lepšího zdroje financování.

Informační systém je orientován na řešení praktických úloh podniku. Proto v průběhu jeho vývoje se používá takzvaný konstruktor (viz obrázek 3). Vypadá to jako sada nástrojů pro řešení typických úloh, ze kterých při různé kombinaci nástrojů se vytvoří postup řešení konkrétních problémů [10].

Obr. 3 Konstrukce informačního systému [10]

V průběhu plánování systému je nutné navázat kontakt dodavatelů s pracovníky podniku.

Může se stát, že spolu budou mluvit „různými jazyky“. To znamená, že skupina vývojářů může být vzdělána jen na systémy, co řeší technické úlohy, ale zákazníci potřebují systém pro řešení aplikovaných. (To znamená, že dojde k problémům v komunikaci kvůli rozdílům ve slovníku nebo rozcházejících se pohledech na problematiku nebo podnikové procesy.)

10 3.2 Ekonomické systémy

Ekonomické systémy, nebo ekonomický software, jsou systémy které podporují nejzákladnější procesy jako jsou daňové evidence, podvojné účetnictví, nákup, prodej, fakturace, mzdy a další agendy. Jsou určené pro malé firmy a podnikatele, kteří si nemohou dovolit rozsáhlý informační systém, jako je ERP [6].

Typickými představiteli takových softwarů v ČR jsou programy Money S3 a POHODA.

3.3 ERP systémy

Definice celopodnikových aplikací typu ERP se zaměřují na různé stránky jejich přínosu a zahraniční prameny uvádějí následující příklady [7]:

• ERP představuje metodu efektivního plánování a řízení všech podnikových zdrojů ve výrobním nebo distribučním podniku či v podniku zaměřeném na služby. Tyto zdroje jsou nezbytné k přijetí a realizaci objednávky zákazníka včetně následného dodání a fakturace,

• ERP systémy představují softwarové nástroje používané k řízení podnikových dat,

• ERP systémy pomáhají podnikům v oblasti dodavatelského řetězce, příjmu materiálu, skladového hospodářství, přijímání objednávek od zákazníků, plánování výroby, expedice zboží, účetnictví, řízení lidských zdrojů a v dalších podnikových funkcích a činnosti,

• ERP představují balíkový podnikový programový systém, který umožňuje automatizovat a integrovat většinu podnikových procesů, sdílet společná data a praktiky v rámci celého podniku.

Z těchto definic vyplývá, že ERP systém představuje sadu integrovaných aplikací, které umožňují vytvořit jednotné prostředí pro automatizaci plánování, účetnictví, kontrolu a analýzu všech klíčových podnikových procesů.

ERP systémy jsou určeny také k tomu, aby v těchto klíčových procesech podniku zvýšily efektivitu. Podpora podnikových procesů a evidence dat potřebných pro úspěšné řízení firmy je hlavním cílem ERP.

Mezi hlavní funkční oblasti ERP můžeme zahrnout: logistiku, finanční analýzy spolu s ekonomikou a personalistiku.

Cyklus logistiky zahrnuje celou podnikovou logistiku. Patři sem nákup, skladování, výroba, prodej a plánování zdrojů [8].

Schéma na obr. 4 zachycuje komplexnost ERP z hlediska primárního procesu logistiky každého podniku, za nímž se skrývá ucelené zajištění požadavku zákazníka.

Obr. 4 Zpracování obchodního případu v podnikovém IS ERP [7]

K financím můžeme přiřadit finanční, nákladové a investiční účetnictví, také podnikový controlling. Pod pojmem finančního účetnictví rozumíme vedení všech finančních operací podniku.

Podkladem operací v účetnictví jsou data z jednotlivých účetních dokladů. Po jejich zaúčtování je možno prohlédnout si údaje příslušných účtů (obraty a stavy na účtech) a též provést vyhodnocení rozvahy a výkazu zisku a ztráty.

Oblast personalistiky odpovídá za zpracování informací použitelných pro získání, využívání a optimální naplánování pracovníků. Tato oblast zahrnuje předpovědi budoucích požadavků na množství a kvalifikaci pracovníků, identifikaci profilu zaměstnance, analýzu práce a podporu nalézání a najímání nových pracovníků [8].

3.3.1 Funkční moduly a technologické principy ERP

Hlavní funkční oblasti ERP lze dále členit v rámci modulu. Pro účely objasnění funkčnosti ERP, na obrázku 5 je uvedeno schéma takového členění na příkladu produktu SAP:

Obr. 5 Základní funkční moduly ERP na příkladu SAP [7]

Detailnější členění je však u jednotlivých dodavatelů ERP natolik specifické, že při porovnávání nabídky uváděné na webových stránkách se jejich struktura popisů s ohledem na nabízenou funkčnost do značné míry sice velmi podobá, ale zároveň je obtížně srovnatelná.

Rozdíly lze nalézt v počtu a uspořádání modulů a především v zaměření konkrétního ERP na určitou aplikační oblast a určité typy procesů. Stále totiž v řadě případů lze identifikovat, zda byl systém navržen jako primárně ekonomický informační systém, anebo pro podporu výroby [7].

Ohledně technologických principů je hlavním principem ERP systému integrování všech oddělení a funkcí společnosti do jednoho počítačového systému. Nejtěžší je vytvoření jednotného systému, který bude splňovat požadavky zaměstnanců, finančního oddělení a

zároveň oddělení personalistiky, skladu a dalších jednotek. Důvodem je to, že každé z těchto oddělení, většinou, má svůj informační systém, který je optimalizován pro jejích specifické vlastní odborně připravené zaměstnance, kteří budou schopni jej samostatně využívat.

Implementace ERP systému je vždy doprovázena určitým korigováním (optimalizací) jak organizační struktury podniku a systematizace pracovních míst, tak procesu jeho činností. Za základní kritérium změn je třeba považovat jejich účelnost z hlediska zabezpečení efektivity procesu řízení podniku jako celku [9].

Proces zavádění ERP systému je v každém konkrétním případě unikátní a má určenou dobu a výsledek. Projekt zavádění ERP systému je třeba zahájit formulováním cílů. Je nutné vymezit projekt: co tvoří vlastní obsah projektu, jaké materiálové zdroje jsou potřebné, jakých oddělení (útvarů) a podnikatelských činností se dotkne, jaké podsystémy ERP jsou plánovány k implementaci. Obvykle se pro toto vymezení vyhotovuje oficiální smlouva mezi klientem a firmou, která implementaci realizuje.

Tradičně se projekt implementace rozděluje na etapy, přičemž každá z etap začíná po ukončení a schválení výsledků etapy předcházející. Doporučuje se projekt implementace rozdělit na následující etapy [12]: shromažďování primárních dokumentů, realizují se ankety a interview zaměstnanců, popisují se dosavadní podnikatelské činnosti.

Během etapy „Dokumentování projektu a organizace jeho implementace“ se provádí zpracování a potvrzení legislativních dokumentů projektu, takových jako: statut projektu, vyhláška o organizačních strukturách projektu, plán projektu, harmonogram projektu, plán proškolení zaměstnanců. V rámci dané etapy se rovněž provádí programové zajištění a vyškolení klíčových uživatelů ERP systému. Obvykle se při implementaci ERP systému vybírá nevelký počet zaměstnanců, kteří zastupují různé funkční oblasti, a probíhá jejich zaškolení; po té jsou tito zaměstnanci považováni za „klíčové uživatele“, kteří by měli následně předávat získané znalosti svým kolegům.

Následující etapa „Příprava zkušebního provozu“ zahrnuje dopracování řešení projektu, rozpracování metodiky testování řešení projektu a jeho bezprostřední testování. Pod termínem

„řešení projektu“ se v daném případě rozumí detailní popis realizace podnikatelských činností v podniku v rámci implementace ERP systému s uvedením elementů ERP systému, které budou používány, a úloh uživatelů, kteří budou bezprostředně s ERP systémem pracovat.

V průběhu etapy „Zkušební provoz“ probíhá zkušební provoz systému na vymezeném počtu oddělení (útvarů) podniku pro stanovený soubor podnikatelských činností. Obvykle se během zkušebního provozu v podniku používají paralelně dva informační systémy: ERP a starý informační systém, aby bylo možné porovnat a zjistit efektivnost implementace ERP systému.

Během etapy „Zahájení“ se na základě výsledků zkušebního provozu provádí analýza a přijímají se rozhodnutí о rozšíření zkoušky na ostatní oddělení (útvary) a zapojení nových podnikatelských činností do ERP systému.

Po uvedení nového ERP systému do provozu probíhá postupné uzavření starých provozních procesů informačních systémů. V další fázi se funkce starého ERP systému překrývají a následně nahrazují funkcemi nového ERP systému.

Rovněž je třeba uvést, že kvalita implementace jakéhokoliv informačního systému, stejně tak libovolného jiného projektu, závisí na kontrole. Kontrola projektu znamená dodržení naplánovaného směru, což zahrnuje hodnocení splněného a podle potřeby přijetí korekčních opatření, hodnocení variant a plánování stávajících prací. Je nutné informovat účastníky projektu o dosažených výsledcích a určit oblasti, v nichž je třeba jejich činnost zlepšit. Po té přistupují k další práci.

Využití plně funkčního jednotného systému řízení zdrojů společnosti může přinést obrovské výhody podniku v organizaci efektivního řízení společnosti, zvýšení rychlosti reakce na změny vnějšího prostředí a zvýšení kvality obsluhy klientů. Ovládání podobného systému je dost významným článkem nákladů společnosti, a proto musí být užitek z těchto ztrát důkladně vypočítán a analyzován.

Pro výpočet efektivnosti se aplikují takové koeficienty, jako je: ukazatel návratnosti investicí (ROI), celkové náklady na ovládání (TCO), analýza efektivnosti nákladů (cost-benefits analysis).

Taktéž je nutné podotknout, že ukazatelé návratnosti investic a efektivita nákladů jsou navzájem závislé a vypočítávají se na základě celkových výdajů na pořízení systému. Čím více uživatelů pracuje v jednom systému a čím složitější jsou podnikatelské činnosti, které tvoří základ systému, tím vyšší bude celková cena pořízení systému. Na druhé straně užitek, který zabezpečuje jednotný informační systém, bude bezesporu vyšší.

Nákup, implementace, provoz a úpravy ERP systému podléhá mnoha rizikům. V současné době je velké množství implementací systémů této třídy považováno za neúspěšné, tj. cíle implementace nebyly dosaženy, nebo byly dosaženy v neúplné míře. Tato skutečnost podmiňuje nutnost identifikace faktorů vlivů a způsobů snížení rizik na přijatelnou úroveň, a to rizik spojených zejména s:

• naplněním systému skutečnými údaji ad.

Objektivní hodnocení rizik umožní správně přistoupit k implementaci ERP systému, včetně volby dodavatele, rozložení etap, reorganizace nebo nastavení podnikatelských činností ad.

Implementace ERP systémů zvýší na základě výše uvedených doporučení efektivitu společnosti a v neposlední řadě také jeho ceny.

16 3.3.3 Výhody a nevýhody ERP systému

Mezí hlavní výhody zavedení ERP systémů patři integrace podnikových procesů. Všichni zaměstnanci pracují v jednom systému, což je pro ně hodně jednodušší, než pracovat na jednotlivých pracovištích vždy s různými programy. Díky velkému počtu modulů s různými vlastnostmi, ERP systém může byt přizpůsoben přesně pro potřeby daného podniku. Podnik teda platí a využívá jen ty části, které jsou prospěšné. ERP systémy nabízejí obrovské množství informací, které jsou potom podkladem při strategickém nebo operativním rozhodování vedení podniku. Data jsou uchovávané ve společných databázích, co zabezpečuje lepší a rychlejší zpracování, bezpečnost a archivace dat. Také mezi výhody patří snížení chyb, které by se mohly objevit při zpracování dat nebo řízení procesů zaměstnancem.

Díky možnosti snadného propojení s dodavateli a odběrateli, se také zvyšuje konkurenceschopnost podniku.

Samozřejmě, že kompletní ERP systém nemusí být pro podnik vždy vhodným řešením.

Pořízení menšího ekonomického systému může být lepší varianta pro malé firmy z důvodů menších nákladů a funkčně dostačujících modulů. Dalším důvodem, kdy nechtějí uživatelé používat ERP, je špatná ovladatelnost aplikace. V daném případě by mohlo být řešením například proškolení zaměstnanců. Následným nedostatkem, kromě vysoké ceny, mohou být další náklady na údržbu a rozšiřování aplikace.

4 Analýza systému a implementace ERP u zákazníků společnosti

V kapitole 2 byla již představena společnost Korporace Galaktika s.r.o. a její hlavní produkt.

V následujících kapitolách bude detailně popsán systém Galaktika ERP a provedena analýza implementace systémů do vybraných podniků.

V jednom informačním prostoru jsou podporovány úkoly plánování a řízení financí (Financial Management – FM), lidského kapitálu (Human Capital Management – HCM), výroby (Manufacturing Management – MM), projektů (Project Management – PM), dodavatelského řetězce (Supply Chain Management – SCM), vztahů s dodavateli (Supplier Relationship Management – SRM), majetků (Enterprise Asset Management – EAM), údržby (TOPO), vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management – CRM), kvality produkce (Quality Management – GM) , a další [1].

Pro podporu specifických požadavků zákazníka jsou doplňková řešení, která doplňují funkčnost softwaru a mohou být použitá v kombinaci se systémem Galaktika ERP a také se systémy jiných výrobců. Příkladem takových řešení jsou: intelektuální analýza aktivity podniku podle klíčových ukazatelů – Galaktika BI (Business Intelligence), řízení investičních projektů, správa majetku, analýza a konsolidace (sloučení) Excel-výkazů.

Specifické vlastnosti systému Galaktika ERP [1]:

• Dodržování koncepce ERP a standardu MRP-II:

Široká funkcionalita pro strategické plánování a operativní řízení činnosti podniku:

řízení financí, výroby, materiálových zdrojů a lidského kapitálu.

• Podpora národních a mezinárodních standardů účetního výkaznictví:

Účtování a zveřejňování účetní závěrky v souladu s požadavky právních předpisů zemí SNS, Mezinárodních standardů účetního výkaznictví (International Accounting Standard – IAS) a Obecně uznávaných účetních zásad (General Accepted Accounting Principles – US GAAP).

• Flexibilní adaptace ke změnám obchodních podmínek:

Systém umožňuje efektivně řídit i bez ohledu na výkyvy ekonomiky a vnitřních změn v podniku.

• Rychlé a snadné vytváření výkazů různých forem a struktur (podle různých norem):

Moderní nástroje pro vytváření různých typů zpráv v systému Galaktika ERP umožňují rychle získávat potřebné výkazy a dokumenty v souladu s normami a předpisy podniku.

• Integrace s jakýmkoliv softwarem:

Podpora otevřených standardů vývoje (XML, COM, ActiveX, ODBC) poskytuje schopnost se integrovat s jakýmkoliv specializovaným softwarem. Také je možnost nahradit komponenty a podsystémy Galaktiky ERP vlastními produkty zákazníka.

Toto umožňuje vytvořit jedinečné informační prostředí pro řízení organizace a zabránit opakovanosti informací.

• Vzdálený přístup do systému bez dodatečných nákladů:

Specialisté podniku-zákazník mohou využít výhody jednotného informačního prostoru a realizovat procesy řízení nezávisle na geografické poloze kanceláří a poboček

Systém má velký stupeň rozsáhlosti, který zachovává účinnost a kontinuitu provozu i při možném zvýšení počtu uživatelů.

• Soulad s mezinárodními požadavky na kvalitu podle ISO 9001:2008 :

Systém managementu jakosti vývoje, implementace, podpory a údržby softwaru je v souladu s mezinárodní normou, a je potvrzen příslušnými certifikáty.

• Sledování změn v legislativě pro rychlou aktualizaci systému.

• Realizace celého cyklu řízení (předpověď – plánování – kontrola – analýza výsledků – prognózy a plány oprav) ve všech oblastech činnosti podniku.

4.1.2 Architektura systému

Systém Galaktika ERP podporuje provoz ve 2 a 3-úrovňové architektuře, a také jejich kombinací. 2-úrovňová architektura zahrnuje databázový server a aplikace klienta, která

realizuje aplikovanou obchodní logiku a vizuální rozhraní uživatele, takzvaného „tlustého klienta“. Architektura 3-úrovňová se skládá z databázového serveru, serveru aplikací (implementuje aplikovanou obchodní logiku) a „tenkého klienta“ (poskytuje vizuální uživatelské rozhraní). Systém poskytuje možnost používat libovolný počet aplikačních serverů, které mohou být umístěny na jednom nebo více počítačích.

Obr. 6 Architektura systému Galaktika ERP [1]

V závislosti na velikosti úkolů, podniky mohou využívat systém jak ve 2-úrovňové architektuře, tak i ve 3-úrovňové.

Při aktivně rostoucím podniku se zvýšeným počtem klientů, samozřejmě rostou požadavky ke schopnosti sítě předávat větší počet informací. Pomocí 3-úrovňové architektury je možnost poskytnout efektivní práci většího počtu pracovníků, než při použití jiné. Při řešení složitých nebo objemných dat, zatížení systému je rovnoměrně rozděleno mezi více servery, a tím zvyšuje jejich výkon a kapacitu.

4.1.3 Technická charakteristika systému

Pro použití systému Galaktika ERP není nutné mít velice výkonné počítače. Požadavky pro databázový server jsou stejné pro 2 a 3-úrovňovou architekturu. Při potřebě zvětšení počtu pracovních pozic nebo změny organizace klientské části, je možný přechod od 2-úrovňové na

3-úrovňovou architekturu. Také je možné nastavit databázový server a servery aplikací na jednom počítači, s výběrem charakteristik pro požadovanou výkonnost. Pro získání optimální výkonnosti, musí být databázový server a servery aplikací mezi sebou spojeny vysokorychlostním síťovým kabelem (doporučeno 1 Gb/sek). Všechny funkce, které poskytuje systém, jsou nezávislé na softwarových a hardwarových platformách.

Systém Galaktika ERP může fungovat v prostředí různých operačních systémů jako jsou:

Novell NetWare, Windows NT, Windows 2000. Také je schopný používat následující systémy řízení báze dat (SŘBD):

• Pervasive.SQL je optimalizován pro operační systém Novell NetWare a Windows NT Server. Je snadný na učení. V daném případě jsou funkce systémového administrování velmi jednoduché a nevyžadují vysokou kvalifikaci. Kromě toho, cena systému Pervasive.SQL je relativně nízká.

• MS SQL Server je velmi populární databází. V důsledku toho, existuje velké množství odborníků, kteří jsou s ní seznámení. Dobré nástroje správce, vyšší úroveň bezpečnosti dat (ve srovnání s Pervasive.SQL), příjemná cena a jednoduchost pochopení nepochybně kompenzují zvýšené požadavky na vybavení zařízení. Dalším pozitivním momentem je dobrá integrace s balíkem Microsoft.

• Oracle poskytuje širokou škálu hardwarových a softwarových platforem. Může být zavedená, jak do personálního počítače, tak i do víceprocesorových systémů. Oracle je výborným řešením pro podniky, které uvažují o spolehlivosti, rozsáhlosti, otevřenosti a progresivitě s ohledem na ochranu investic. I když takový mocný nástroj je o něco dražší a vyžaduje kvalifikované pracovníky, také umožňuje zvýšit počet síťových

In document Informační Technologie (Stránka 13-0)