Modul PD

Lékařské prohlídky, zákonná a odborná školení

Velkým problém, který vedoucím zaměstnancům ztěžuje jejich práci, je neinformovanost nadřízených pracovníků a asistentky vedoucího úseku řízení lidských zdrojů o stavu expirace lékařských prohlídek a zákonných a odborných školení. V praxi to znamená, že asistentka, která je za aktuálnost školení a prohlídek zodpovědná, si pravidelně musí vyjíždět interně připravený report, kde se dozví datum, kdy platnost prohlídek a školení končí. Systém SAP na blížící se expiraci a na nutnost plánování lékařských prohlídek, zákonných a odborných školení neupozorní a referentku nehlídá, tudíž je velice jednoduché při práci udělat chybu. Zaměstnankyně tak musí především spoléhat sama na sebe a sytému nemůže důvěřovat na 100 %. Problematika lékařských prohlídek, zákonných a odborných školení má celkem 3 řešení. Všechna řešení vychází z provedeného auditu externí společností a konzultací s interním IT oddělením společnosti. Jednou z možností byl sběr dat o zaměstnancích společnosti a vytvoření reportu ve stávajícím systému. Výhodou řešení by byla úplnost nasbíraných dat, ale tento postup je velmi časově náročný. Časově náročné je i druhé řešení v podobě vedení papírové agendy. Problém by však se 100% spolehlivostí mohla vyřešit implementace nového systému.

Problém č.5 Archivace dat TOP

+

TOP - Řešení 1 Implementace nového systému Automatické hlídání X

Tabulka 7 Lékařské prohlídky, zákonná a odborná školení

Problém č.6 Lékařské prohlídky, zákonná a odborná školení Řešení 3 Implementace nového systému 100%

spolehlivost X

Návaznost na legislativní změny

V modulu HR sytému SAP chybí automatické aktualizace v návaznosti na legislativní změny. Například na konci roku 2017 došlo k novelizaci pracovně-lékařských služeb, která říká, že zaměstnanci, kteří pracují v nočním provozu, musí absolvovat lékařskou prohlídku jednou za dva roky, nikoliv jednou za rok, jako tomu bylo doposud.

Pokud by zaměstnanci personálního útvaru na změnu neupozornili a nedošlo by na jejich žádost k aktualizaci systému, mohlo by ses stát, že zaměstnanec by byl na prohlídku poslán.

Dalším příkladem může být i otcovská poporodní péče „tzv. otcovská“, která platí od února 2018. Pracovníci personálního útvaru se opět museli obrátit na konzultanta systému SAP z implementační společnosti s prosbou o aktualizaci systému, aby zaměstnanci společnosti Klein automotive s.r.o. o tento benefit nepřišli. Problém je možné řešit třemi cestami.

Prvotním řešením, které personální útvar zvažoval, byl dodatek ke stávající smlouvě.

Na základě provedeného auditu stávajícího systému bylo personálnímu útvaru dále doporučeno vyměnit konzultanta stávajícího systému nebo naimplementovat nový systém.

Tabulka 8 Návaznost na legislativní změny

Problém č.7 Návaznost na legislativní změny

Řešení 1 Změna konzultanta

Řešení 2 Dodatek ke stávající smlouvě

Řešení 3 Implementace nového systému

Neinformovanost nadřízeného o podřízených zaměstnancích

Dalším problémem, který nadřízeným zaměstnancům společnosti ztěžuje jejich práci, je neinformovanost o jejich podřízených. Ve společnosti Klein automotive s.r.o.

docházku a informace o školení zpracovává personální útvar, který informace předává mistrovi provozu. Mistr je za správnost těchto informací zodpovědný. Důvodem tohoto procesu je, že docházkový OR-SYSTEM neumí zaměstnance přiřazovat pod nadřízené

pracovníky. Vzhledem k tomuto postupu ve společnosti dochází k situacím, kdy se mistr dozvídá dané informace pozdě a musí za dělníka na nepřetržitý provoz najít náhradu. Pokud by náhradu nenašel a zaměstnanec neabsolvoval školení v řádném termínu, mohlo by se stát, že by nemohl by vykonávat některou z činností svého popisu práce. Jednou z možností, jak zajistit nadřízeným přehled o podřízených, je podle personálního útvaru změna popisu práce mistra. Podle IT oddělení společnosti, konzultanta stávajícího systému a výsledků auditu je potřeba změnit docházkový systém.

Tabulka 9 Neinformovanost nadřízeného o podřízených zaměstnancích

Problém č.8 Neinformovanost nadřízeného o podřízených zaměstnancích

TOP +

TOP - Řešení 1 Změna popisu práce nadřízeného

pracovníka (mistra) Přehled o zaměstnancích Časová náročnost Řešení 2 Změna docházkového systému Přehled o zaměstnancích X

Analytický reporting

Velkou předností systému SAP je analytický reporting. Ve společnosti Klein automotive s.r.o. je v této oblasti problémem špatné nastavení organizační struktury.

Samotná organizační struktura společnosti je komplikovaná a docházkový OR-SYSTÉM, který ve společnosti funguje již dvacet let, je na reálně vyobrazenou organizační strukturu zaostalý a nedostačující. Při implementaci modulu HR se organizační struktura vytvořila co nejjednodušší, za účelem přizpůsobení se stávajícímu docházkovému systému a aby při mzdové uzávěrce při převodu dat nebylo generováno ještě více chyb, než je tomu dosud. V současnosti se zaměstnanci konkrétní čísla k analýzám v HR modulu dozví, ale musí si požadované informace najít, vybrat, převést do Excelu a zpracovat. Řešením podle IT oddělení může být přetvoření organizační struktury stávajícího systému, které by zajistilo podrobný analytický reporting, avšak bylo by generováno velké množství chyb při exportu dat. V případě změny docházkového systému by data byla exportována do stávajícího systému bez chyb.

Tabulka 10 Analytický reporting

Problém č.9 Analytický reporting TOP

+

TOP - Řešení 1 Přetvoření organizační struktury

stávajícího systému Podrobný reporting Chyby při exportu dat Řešení 2 Změna docházkového systému Bez chyb při exportu dat X

Agenda náboru zaměstnanců

Při náboru zaměstnanců společnost po uchazeči vyžaduje životopis a vyplnění osobního dotazníku. Náborová evidence ve společnosti není vedena, a tak v případě vysoké nemocnosti nebo vlnách výpovědí firma nemá v záloze uchazeče a ztrácí přehled o kandidátech a jejich uplatněních. Náborová agenda smí být schraňována déle než 3 měsíce pouze za předpokladu, že společnost dostane při pohovoru písemný souhlas uchazeče (z důvodu GDPR). Vedení papírové agendy by kandidátům umožnilo vyplnit dotazník samostatně, ale přetrvávala by nepřehlednost agendy náboru. Řešení implementace nového systému vychází z nabídky dodavatele nového personálního systému v podobě elektronické evidence uchazečů o zaměstnání ve společnosti.

Tabulka 11 Agenda náboru zaměstnanců

Problém č.10 Agenda náboru zaměstnanců TOP +

TOP - Řešení 1 Vedení papírové agendy Vyplnění dotazníku

samostatně Nepřehlednost Řešení 2 Implementace nového

systému

Elektronická

evidence X

Zápočtový list

Poslední problém nastává při tvorbě zápočtového listu. Z databáze stávajícího systému není možné potřebná data k vyplnění listu přetáhnout a do listu promítnout. Z toho důvodu je nutná komunikace mezi mzdovými účetními a personalisty a zápočtový list musí být zvlášť vytvořen a sestaven. Řešením může být vývoj stávajícího systému, přičemž Řešení 1 Vývoj stávajícího systému Promítnutí dat ze

systému do zápočtového listu

Finanční náročnost

Řešení 2 Implementace nového systému

Promítnutí dat ze systému do zápočtového listu

X