Zdroj: Vlastní zpracování podle [9]
Rozdělení ERP systémů
Nejčastěji se ERP systémy dělí podle kritéria velikosti organizací:
Malé podniky s 10-49 zaměstnanci a obratem 100 milionů Kč nejčastěji používají ERP systémy Helios Orange (Asseco Solutions), ABRA G2-G4 (ABRA Softeare), Altus Vario, ORSOFT, QI nebo ERP třídy Byznys.
Středně velké podniky s 50 až 249 zaměstnanců a obratem 100-800 milionů Kč využívají informační systémy Helios Orange, Microsoft Dynamics NAV, ERP třídy Byznys, ABRA G2-G4, Orsoft, SAP nebo ESO9.
Velké podniky s 250-1000 zaměstnanců a obratem více než 800 milionů Kč používají informační systémy Helios, SAP, Microsoft Dynamics, K2, Orsoft nebo Karat.
11]
3.5 SAP Enterprise Resource Planning (ERP)
SAP Enterprise Resource Planning (ERP) patří do skupiny systémů OLTP (OnLine Transaction Processing). Jsou to systémy, které slouží k online zpracování transakcí a jsou vyvinuty tak, aby mohly být používány každý den mnoha zaměstnanci zároveň k realizaci jejich úkonů.
SAP ERP má následující scénáře:
• SAP ERP Financials (Finanční řízení)
• SAP ERP Operations and manufacturing (Provozní operace)
• SAP ERP Human Resources (Řízení lidských zdrojů)
• SAP ERP Corporate Services (Korporátní služby) 1
Jednotlivé podnikové scénáře obsahují moduly, které si společnost na základě doporučení od dodavatele ERP systému vybere naimplementovat. Společnost Klein automotive s.r.o. se rozhodla pro naimplementování 11 modulů, které jsou zpracovány v příloze č.3, stejně tak jako harmonogram implementace systému SAP ve společnosti.
V příloze č. 2 pro přehlednost a orientaci v ERP systému SAP uvádím obrázek struktury systému.
3.5.1 SAP ERP HR
Modul HR vznikl v 90. letech 20. století, a to jako doplnění hlavních a povedených funkcí systému v oblasti řízení výroby a podpory financí. Systémy na řízení lidských zdrojů jsou obecně jedny z nejdůležitějších systémů v podniku. 1
Aplikace v modulu HR umožňují provést všechny potřebné úkony spojené s personalistikou. HR řeší řízení personálního procesu, nasazení personálu, poskytování služeb koncovým uživatelům nebo analýzy personálu, které společnosti využívají pro interní hodnocení nebo informování vedoucích pracovníků. Modul obsahuje funkce, které jsou určeny k vedení osobních spisů zaměstnanců v elektronické podobě. Informace, které se o zaměstnancích zadávají a udržují v systému jsou schována pod infotypy. Infotyp obsahuje čtyřmístný klíč, který si uživatel systému musí pamatovat. 9
Modul HR lze dále rozdělit do dvou oblastí. Modul administrace personálu Personnel Administration (PA) slouží k zpracování mezd, platů a zaměstnaneckých
výhod. Pro plánování a rozvoj personálu je využíváno modulu Personnel Planning and Development (PD). 1
Funkce modulu PA Mzdové listy
Jednou z hlavních činností personálního útvaru je odměňování zaměstnanců.
V systému SAP jsou vytvářeny mzdové listy, které tvoří významnou personální agendu v podniku. Mzdový list patří do osobní evidence zaměstnanců a jeho vedení je ukládáno zákonem č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů. List obsahuje informace, jakou jsou odpracované hodiny, hrubá, superhrubá a čistá mzda zaměstnance, srážky ze mzdy, neplacená volna, nárok na dovolenou, důchodové pojištění apod. [24]
Zápočtový list
Další prováděnou personální činností v podniku je ukončování pracovního poměru.
V tomto případě je zaměstnanci v systému SAP vystaven zápočtový list v souladu se zákoníkem práce v ustanovení §313 odst.1. Bývalý pracovník jej poté předkládá v novém zaměstnání nebo na Úřadu práce. Jeho obsahem je mimo jiné výše hrubé mzdy, kvalifikace zaměstnance, druh práce, odpracovaná doba nebo exekuce. [16]
Údržba hromadných dat
Údržba hromadných dat je funkce systému, která slouží k hromadnému zadání dat ke konkrétním zaměstnancům. Například po absolvování školení jednotlivého útvaru společnosti lze hromadně do systému zadat data o absolvování školení pracovníků, a ta se automaticky připíší do karet proškolených zaměstnanců. Není proto nutné jednotlivé zaměstnance vyhledávat a složitě zapisovat. [26]
Funkce modulu PD Tvorba objednávek
Nákupní objednávky jsou v systému společnosti vytvářeny na základě požadavků pracovníků a jsou dále schvalovány vedoucími pracovníky. Týkají se například surovin, zboží nebo náhradních dílů. Na personálním oddělení jsou v modulu HR předmětem objednávek nejčastěji školení či kancelářské potřeby. Schvalování objednávek probíhá přes funkcionalitu WorkFlow. [26]
Přijetí zaměstnance do pracovního poměru
Přijímání pracovníků je činnost personálního útvaru, která slouží k pokrytí volných pracovních míst v podniku nejvhodnějšími uchazeči. Útvar zajišťuje plynulé zařazování pracovníků na jejich pracovní pozice. 7 Každý nově přijatý zaměstnanec do pracovního poměru musí být řádně zaevidován do systému společnosti. V systému SAP je při přijetí zaměstnance nutné projít a vyplnit celkem 14 základních infotypů. Jakmile personalista a mzdová účetní informace o novém pracovníkovi do systému zadají, data jsou převzata zaměstnanci IT oddělení. Ti přidělí zaměstnanci práva, a to podle pracovní pozice, kterou bude ve firmě vykonávat. [26]
Reporting
Reporting je nezbytnou agendou společnosti, která poskytuje zpravodajství o podniku externím nebo interním orgánům. Externími orgány jsou například dodavatelé, banky, finanční úřad nebo úřad práce. Reporting může být dále prospěšný samotným zaměstnancům či vedení podniku, kterým může poskytnout přehled například o finanční situaci podniku, míře nemocnosti ve společnosti, odvedené práci zaměstnanců apod. Na základě výsledků reportingu vedení společnosti plánuje a postupuje. [21]
Kvalifikační požadavky
Součástí personálních činností je také organizace a plánování vzdělávacích programů pro zaměstnance podniku. Kvalifikaci se rozumí jako způsobilosti pracovníka k určité pracovní pozici. Kvalifikační požadavky na pozice, které jsou zadávány do systému, jsou dané nejen zákonem, ale také nárokem, které si na danou pozici nadefinoval zaměstnavatel či zákazník. Na základě kvalifikačních požadavků jsou zaměstnancům plánována odborná školení. [20]
Plán pracovní doby
Personální plánování slouží k plánování a rozvrhování potřeb pracovníků podniku.
[9] Na základě plánu pracovní doby, který je v systému vytvářen, je plánována pracovní doba zaměstnanců. Plán je sestavován s ohledem na povinnosti, které určuje zákoník práce a při jeho tvorbě je nutné dodržet veškeré požadavky. [20]
Lékařské prohlídky
Každý uchazeč o práci musí před vznikem pracovního poměru na základě zákona č.373/2011 Sb. o specifických zdravotních službách, zákona č.202/2017 Sb. a zákona č.262/2006 Sb. zákoníku práce absolvovat vstupní lékařskou prohlídku. Následné lékařské prohlídky jsou u jednotlivých zaměstnanců plánovány podle kategorizace práce, rizika ohrožení zdraví nebo věku pracovníka. [15] V systému SAP jsou evidována data o zdravotní způsobilosti zaměstnanců k vykonávané práci. Alfa a omega této agendy je zajistit, aby všichni zaměstnanci společnosti měli platný lékařský posudek. [26]
Organizační struktura
Organizační struktura zobrazuje vztahy mezi útvary ve společnosti a vztahy mezi nadřízenými a podřízenými pracovníky. V organizační struktuře jsou vyobrazeny veškeré pracovní pozice v podniku. Na základě této struktury společnost přijímá nové zaměstnance na volné pozice, zajišťuje jejich plynulé zařazování na pracovní pozice, realizuje povyšování a přeřazování na jinou pozici či jiné pracoviště. [19]
3.6 Implementace informačního systému SAP
Obecně je implementace informačního systému SAP náročná a složitá. Společnosti se jí brání z několika důvodů, a to nejen kvůli časové a finanční náročnosti projektu, ale také proto, že vedení podniků se brání změnám systémů a upřednostňují stávající systém. Ta samá situace může nastat i z pohledu zaměstnanců, kteří jako uživatelé systému mají současný systém zažitý a nepodporují tak jeho změnu. Dalším důvodem může být, že výpočty návratnosti investice na systém SAP jsou často zkreslené a nelze je předem vypočítat. Často také dochází k tomu, že samotné předpokládané náklady na systém se během nastavení systému výrazně zvýší třeba i dvojnásobně. 1
Implementace je proces, kdy dochází k adaptaci (přizpůsobení) informačního systému potřebám organizace. Tento proces má jasně dané postupy a role, které se striktně dodržují. Jedná se například o plnění nastaveného časového harmonogramu prací, organizaci týmů nebo plánu investic. Dodržováním těchto postupů podnik předchází zbytečnému navyšování nákladů na systém. Důležitou součástí procesu je sestavení implementačního týmu a řídícího výboru projektu. 11
3.6.1 Harmonogram implementace systému SAP
Společnost SAP vydala vlastní implementační projektovou metodologii ASAP (Accelerated SAP). Tato metodologie obsahuje popis změny systémů, procesů nebo také radí při sestavování časového harmonogramu implementace. 1 Jednotlivé kroky implementace jsou zpracovány v obrázku č. 9.
Podle ASAPu se časový plán dělí na fáze:
Fáze 1: Příprava projektu
V první fázi dochází k propojení oblasti IT a podnikání. Společnost si ujasní, zda hodnoty, vize, priority, výzvy a příležitosti jsou jasné všem vedoucím pracovníkům. Dále se stanoví cíle implementačního projektu, dojde k přípravě rozhodovacího procesu, a k přípravě pracovního prostředí určeného ke změně. V této fázi jsou prováděny analýzy TCO (Total Cost of Ownership. [13] TCO analýza je metoda, která je využívána při výpočtu investic do informačních technologií. Slouží k vypočtení celkových nákladů na výrobek nebo službu, a to po celý čas využívání nebo životnosti systému. [22] Nakonec této fáze se sestaví implementační tým a řídící výbor.
Implementační tým je tvořen dvěma skupinami. Jednu skupinu tvoří pracovníci ze strany dodavatele systému a druhou zaměstnanci společnosti, pro který je systém implementován. Každý člen týmu má přidělen svoji pracovní oblast, za kterou je zodpovědný. Dále se sestaví řídící výbor. V řídícím výboru je vedoucím ze strany zákazníka zvolen nejčastěji vedoucí pracovník společnosti a ze strany dodavatele jsou to specialisté, konzultanti na projekt nebo externí poradce. Řídící výbor posuzuje, jestli je dodržován časový harmonogram implementace a podle zjištěných výsledků uvolňuje finance na projekt. Pokud implementační tým není schopný řešit daný problém, vykonává jejich funkci řídící výbor. 11
Fáze 2: Plán podniku
Druhá fáze slouží k získávání detailních informací o podnikových procesech pomocí šablon (dotazníků). [11] Analyzuje se, jaké služby by měl daný podnik v rámci systému využívat a na které by měl být systém zaměřit. Hledá se, kde může systém pomoci zefektivnit, automatizovat a rozšířit procesy. [13]
Fáze 3: Realizace
Je to fáze, která je z celého procesu nejnákladnější a časově nejnáročnější. Začíná se prototypovat a konfigurovat systém, kde dochází k modelaci podnikových procesů, které vychází z předešlé fáze – plánu podniku. Základní konfigurace je prováděna konzultanty, kterou následně upravuje implementační tým, aby systém splňoval potřeby definované v druhé fázi.
Fáze 4: Konečná příprava
Jde o fázi posledního upravování platformy do finální podoby. Přesouvají se poslední data z původního systému zákazníka a dokončují se zátěžové, funkční a integrační (požadavky podniku) testy.
Fáze 5: Přechod do produktivního provozu a podpora
Výkon podnikových procesů musí být sledován tak, aby systém SAP vyhovoval domluveným úrovním poskytovaných služeb. Je možno plně využít podpory společnosti v podobě konzultačních služeb.
Fáze 6: Provoz
Poslední fází je samotný provoz. Úkolem je zachovat stálý chod a výkon systému.
1
Obrázek 9 Časový harmonogram implementace