V kvadrantu přeinvestovaných faktorů (umístěném vlevo nahoře) se dle výsledků dotazníků nachází funkce tvorba objednávek a údržba hromadných dat. Umístění těchto bodů v poziční mapě říká, že s těmito funkcemi jsou zákazníci v podobě zaměstnanců v modulu HR systému SAP vysoce spokojení. Zároveň tyto funkce mají pro práci zaměstnanců menší významnost, proto mohou být investice do zvyšování kvality těchto funkcí sníženy.
Kvadrant vpravo nahoře zobrazuje motivátory. Jedná se o funkce, které jsou silnou stránkou systému, a proto by měla být udržena jejich dosavadní kvalita. Znamená to, že tyto funkce mají pro zaměstnance vysokou významnost a jsou s nimi vysoce spokojeni.
V případě této poziční mapy se v kvadrantu motivátorů nachází funkce přijetí zaměstnance do pracovního poměru a tvorba mzdových listů.
Faktory marginálních příležitostí jsou kvadrantem umístěným na poziční mapě vlevo dole. V tomto kvadrantu leží funkce kvalifikace pracovníků a plán pracovní doby, se kterými jsou zaměstnanci nespokojeni, ale nejsou pro ně příliš významné. Proto by se kvalita funkcí kvalifikační požadavky a plánu pracovní doby měla udržet či mírně zvyšovat, avšak bez navyšování investic.
Faktorům konkurenčních příležitostí náleží kvadrant vpravo dole. Faktory konkurenčních příležitostí se vyznačují nízkou spokojeností zaměstnanců a vysokou významností pro jejich práci. Proto je nutné funkcím, které se v tomto kvadrantu objevily, věnovat vysokou pozornost a zvýšit jejich kvalitu. Jedná se o funkce reporting, lékařské prohlídky, zápočtový list a organizační strukturu, která je na poziční mapě z důvodu stejných hodnot překryta funkcí zápočtový list.
5.2 Negativa systému SAP modulu HR
Následující podkapitola je věnována popisu zjištěných negativ systému SAP modulu HR. Negativa byla zjištěna pomocí dotazníků a individuálních hloubkových rozhovorů, které byly vedeny se zaměstnanci personálního útvaru. Na základě získaných informací z rozhovorů byla kapitola negativa rozdělena do oblastí, pod které spadají negativně hodnocené funkce z analýzy spokojenosti. K jednotlivým oblastem problémů byla navrhnuta možná řešení a uvedeny hlavní výhody nebo nevýhody těchto řešení, pokud byly shledány. Negativa jsou dále rozdělena do subkapitol podle dalších dvou modulů, které jsou součástí modulu HR.
5.2.1 Modul PA
Vedení papírové agendy
Prvním problémem personálního oddělení společnosti je vedení papírové agendy.
Zaměstnanci v rozhovorech uvedli, že systém SAP není v HR modulu společnosti z finančních důvodů natolik rozvinutý, aby nutnost vedení papírové agendy odpadla.
Papírovou agendou na personálním oddělení společnosti se například rozumí měsíční hodnocení zaměstnanců, požadavky na zařazení zaměstnance na školení, diferenciovaný plán školení, finanční plán školení, hodnocení školení apod. Další personální agenda, kterou útvar musí vést v papírové podobě, jsou například dodatky pracovních smluv, certifikáty,
popisy pracovních míst zaměstnanců apod. Důvodem vedení této agendy v papírové formě je, že systém SAP neumožňuje naskenování příloh ke kartě zaměstnance. Z toho vyplývá, že pracovníkům útvaru přibývá další pracovní povinnost, a to v podobě ručního vytváření plánu pracovní doby, který byl v analýze spokojenosti negativně vyhodnocen. Jediným možným řešením této problematiky je implementace nového systému. Toto řešení vyplývá z referenčních návštěv, které zaměstnanci v rámci průzkumu personálních a mzdových systémů absolvovali.
Tabulka 2 Vedení papírové agendy
Problém č.1 Vedení papírové agendy
Řešení 1 Implementace nového systému
Generování chyb při mzdové uzávěrce
Při mzdové uzávěrce systém SAP generuje zhruba 1500 chyb, které mzdové účetní musí najít a zkontrolovat. Například nemocnost zaměstnance je v docházce zapsána na konkrétní dny, po převodu dat do SAP jsou data připsána k jiným dnům apod.
Generování chyb zapříčiňuje špatná komunikace mezi modulem HR a docházkovým systémem OR-SYSTEM. V OR-SYSTEM je docházka zaměstnanců stále vedena z důvodu dosavadní finanční náročnosti implementace systému SAP. Ve společnosti kvůli problému s generováním chyb nastal případ, kdy zaměstnanci byla vyplacena chybná mzda. Jako jedno z řešení, které vychází z provedeného auditu stávajícího systému, se nabízí změna docházkového systému, který by eliminoval některé chyby při převodu dat z docházkového systému do systému SAP. Výstupem auditu je také druhé řešení, v podobě implementace nového systému. V tomto případě by došlo k odstranění veškerých chyb, které systém generuje.
Tabulka 3 Generování chyb při mzdové uzávěrce
Problém č.2 Generování chyb při mzdové uzávěrce
TOP +
TOP - Řešení 1 Změna docházkového systému Eliminace některých chyb
při převodu dat Ostatní chyby přetrvávají Řešení 2 Implementace nového systému Odstranění veškerých chyb X
Tisk výplatních pásek
Zaměstnanci společnosti v současnosti dostávají své výplatní pásky v tištěné podobě.
Mzdové účetní pásky vytisknou a u dělnických profesí je roztřídí podle mistrů a příslušných směn, zatímco THP pracovníci si je vyzvedávají v mzdové účtárně. Výplatní pásky zaměstnanců nejsou příliš zabezpečené. Riziko, že informace z nich můžou uniknout, je poměrně vysoké. Problém s výplatnými páskami by podle IT oddělení společnosti vyřešila úprava stávajícího sytému a to tak, že by zaměstnanci obdrželi své výplatní pásky elektronicky na e-mail. Implementace nového systému by zajistila, že zaměstnanci by si mohli výplatnici v systému kdykoliv zobrazit na jejich příslušném kiosku ve výrobě nebo na počítačích v kanceláři. Řešení plyne z referenčních návštěv, které zaměstnanci absolvovali v jiných společnostech.
Tabulka 4 Tisk výplatních pásek
Ochrana osobních údajů GDPR (General Data Protection Regulation)
Každý zaměstnanec společnosti má právo vědět, jaké informace jsou o něm zaměstnavatelem schraňovány. Z důvodu ochrany osobních údajů GDPR je společnost povinna vést seznam zaměstnanců, kteří mají přístup k osobním datům pracovníků společnosti a definovat, k jakým konkrétním informacím se dostanou, aby mohli vést potřebnou agendu a provádět dané úkony. Každá pracovní pozice má jiná práva náhledu, podle toho, jaká data zpracovávají. Problém má dvě řešení. Útvar může vést GDPR ručně, avšak nevýhodou je nepřehlednost uchovávaných dat. Z nabídky dodavatele nového systému vyplynulo, že implementace nového systému by problém vyřešila a zároveň zajistila, že zaměstnanci budou s podrobně GDPR seznámeni.
Tabulka 5 Ochrana osobních údajů GDPR
Problém č.4 Ochrana osobních údajů GDPR
dle nařízení X Nepřehlednost
Řešení 2 Implementace nového systému Řešení 2 Implementace nového
systému
Zobrazení výplatnice
na kiosku, v e-mailu X
Archivace dat
S problémem o ochraně osobních údajů souvisí archivace dat. Archivační doba dat se u jednotlivých dokumentů liší. Když lhůta vyprší, musí být data nenávratně zničena např.
skartována. Ku příkladu účetní záznamy se v archivu společnosti uchovávají až 10 let, evidenční listy důchodového pojištění 3 roky, mzdové listy 30 let daňové doklady 10 let. Zaměstnanci personálního útvaru ve společnosti musí vést archivační lhůtu dokumentů do interního formuláře ručně, systém SAP na blížící se expiraci archivovaných dat neupozorní. Jediným spolehlivým řešením, které bylo předloženo personálnímu útvaru dodavatelem personálního a mzdového systému, je implementace nového systému, který bude expiraci archivovaných dat automaticky hlídat.
Tabulka 6 Archivace dat
5.2.2 Modul PD
Lékařské prohlídky, zákonná a odborná školení
Velkým problém, který vedoucím zaměstnancům ztěžuje jejich práci, je neinformovanost nadřízených pracovníků a asistentky vedoucího úseku řízení lidských zdrojů o stavu expirace lékařských prohlídek a zákonných a odborných školení. V praxi to znamená, že asistentka, která je za aktuálnost školení a prohlídek zodpovědná, si pravidelně musí vyjíždět interně připravený report, kde se dozví datum, kdy platnost prohlídek a školení končí. Systém SAP na blížící se expiraci a na nutnost plánování lékařských prohlídek, zákonných a odborných školení neupozorní a referentku nehlídá, tudíž je velice jednoduché při práci udělat chybu. Zaměstnankyně tak musí především spoléhat sama na sebe a sytému nemůže důvěřovat na 100 %. Problematika lékařských prohlídek, zákonných a odborných školení má celkem 3 řešení. Všechna řešení vychází z provedeného auditu externí společností a konzultací s interním IT oddělením společnosti. Jednou z možností byl sběr dat o zaměstnancích společnosti a vytvoření reportu ve stávajícím systému. Výhodou řešení by byla úplnost nasbíraných dat, ale tento postup je velmi časově náročný. Časově náročné je i druhé řešení v podobě vedení papírové agendy. Problém by však se 100% spolehlivostí mohla vyřešit implementace nového systému.
Problém č.5 Archivace dat TOP
+
TOP - Řešení 1 Implementace nového systému Automatické hlídání X
Tabulka 7 Lékařské prohlídky, zákonná a odborná školení
Problém č.6 Lékařské prohlídky, zákonná a odborná školení Řešení 3 Implementace nového systému 100%
spolehlivost X
Návaznost na legislativní změny
V modulu HR sytému SAP chybí automatické aktualizace v návaznosti na legislativní změny. Například na konci roku 2017 došlo k novelizaci pracovně-lékařských služeb, která říká, že zaměstnanci, kteří pracují v nočním provozu, musí absolvovat lékařskou prohlídku jednou za dva roky, nikoliv jednou za rok, jako tomu bylo doposud.
Pokud by zaměstnanci personálního útvaru na změnu neupozornili a nedošlo by na jejich žádost k aktualizaci systému, mohlo by ses stát, že zaměstnanec by byl na prohlídku poslán.
Dalším příkladem může být i otcovská poporodní péče „tzv. otcovská“, která platí od února 2018. Pracovníci personálního útvaru se opět museli obrátit na konzultanta systému SAP z implementační společnosti s prosbou o aktualizaci systému, aby zaměstnanci společnosti Klein automotive s.r.o. o tento benefit nepřišli. Problém je možné řešit třemi cestami.
Prvotním řešením, které personální útvar zvažoval, byl dodatek ke stávající smlouvě.
Na základě provedeného auditu stávajícího systému bylo personálnímu útvaru dále doporučeno vyměnit konzultanta stávajícího systému nebo naimplementovat nový systém.
Tabulka 8 Návaznost na legislativní změny
Problém č.7 Návaznost na legislativní změny
Řešení 1 Změna konzultanta
Řešení 2 Dodatek ke stávající smlouvě
Řešení 3 Implementace nového systému
Neinformovanost nadřízeného o podřízených zaměstnancích
Dalším problémem, který nadřízeným zaměstnancům společnosti ztěžuje jejich práci, je neinformovanost o jejich podřízených. Ve společnosti Klein automotive s.r.o.
docházku a informace o školení zpracovává personální útvar, který informace předává mistrovi provozu. Mistr je za správnost těchto informací zodpovědný. Důvodem tohoto procesu je, že docházkový OR-SYSTEM neumí zaměstnance přiřazovat pod nadřízené
pracovníky. Vzhledem k tomuto postupu ve společnosti dochází k situacím, kdy se mistr dozvídá dané informace pozdě a musí za dělníka na nepřetržitý provoz najít náhradu. Pokud by náhradu nenašel a zaměstnanec neabsolvoval školení v řádném termínu, mohlo by se stát, že by nemohl by vykonávat některou z činností svého popisu práce. Jednou z možností, jak zajistit nadřízeným přehled o podřízených, je podle personálního útvaru změna popisu práce mistra. Podle IT oddělení společnosti, konzultanta stávajícího systému a výsledků auditu je potřeba změnit docházkový systém.
Tabulka 9 Neinformovanost nadřízeného o podřízených zaměstnancích
Problém č.8 Neinformovanost nadřízeného o podřízených zaměstnancích
TOP +
TOP - Řešení 1 Změna popisu práce nadřízeného
pracovníka (mistra) Přehled o zaměstnancích Časová náročnost Řešení 2 Změna docházkového systému Přehled o zaměstnancích X
Analytický reporting
Velkou předností systému SAP je analytický reporting. Ve společnosti Klein automotive s.r.o. je v této oblasti problémem špatné nastavení organizační struktury.
Samotná organizační struktura společnosti je komplikovaná a docházkový OR-SYSTÉM, který ve společnosti funguje již dvacet let, je na reálně vyobrazenou organizační strukturu zaostalý a nedostačující. Při implementaci modulu HR se organizační struktura vytvořila co nejjednodušší, za účelem přizpůsobení se stávajícímu docházkovému systému a aby při mzdové uzávěrce při převodu dat nebylo generováno ještě více chyb, než je tomu dosud. V současnosti se zaměstnanci konkrétní čísla k analýzám v HR modulu dozví, ale musí si požadované informace najít, vybrat, převést do Excelu a zpracovat. Řešením podle IT oddělení může být přetvoření organizační struktury stávajícího systému, které by zajistilo podrobný analytický reporting, avšak bylo by generováno velké množství chyb při exportu dat. V případě změny docházkového systému by data byla exportována do stávajícího systému bez chyb.
Tabulka 10 Analytický reporting
Problém č.9 Analytický reporting TOP
+
TOP - Řešení 1 Přetvoření organizační struktury
stávajícího systému Podrobný reporting Chyby při exportu dat Řešení 2 Změna docházkového systému Bez chyb při exportu dat X
Agenda náboru zaměstnanců
Při náboru zaměstnanců společnost po uchazeči vyžaduje životopis a vyplnění osobního dotazníku. Náborová evidence ve společnosti není vedena, a tak v případě vysoké nemocnosti nebo vlnách výpovědí firma nemá v záloze uchazeče a ztrácí přehled o kandidátech a jejich uplatněních. Náborová agenda smí být schraňována déle než 3 měsíce pouze za předpokladu, že společnost dostane při pohovoru písemný souhlas uchazeče (z důvodu GDPR). Vedení papírové agendy by kandidátům umožnilo vyplnit dotazník samostatně, ale přetrvávala by nepřehlednost agendy náboru. Řešení implementace nového systému vychází z nabídky dodavatele nového personálního systému v podobě elektronické evidence uchazečů o zaměstnání ve společnosti.
Tabulka 11 Agenda náboru zaměstnanců
Problém č.10 Agenda náboru zaměstnanců TOP +
TOP - Řešení 1 Vedení papírové agendy Vyplnění dotazníku
samostatně Nepřehlednost Řešení 2 Implementace nového
systému
Elektronická
evidence X
Zápočtový list
Poslední problém nastává při tvorbě zápočtového listu. Z databáze stávajícího systému není možné potřebná data k vyplnění listu přetáhnout a do listu promítnout. Z toho důvodu je nutná komunikace mezi mzdovými účetními a personalisty a zápočtový list musí být zvlášť vytvořen a sestaven. Řešením může být vývoj stávajícího systému, přičemž Řešení 1 Vývoj stávajícího systému Promítnutí dat ze
systému do zápočtového listu
Finanční náročnost
Řešení 2 Implementace nového systému
Promítnutí dat ze systému do zápočtového listu
X
6 NÁVRHY A DOPORUČENÍ
Analýza spokojenosti, která byla provedena prostřednictvím individuálních hloubkových rozhovorů a dotazníků prokázala vysokou nespokojenost zaměstnanců personálního útvaru s modulem HR. Tato kapitola slouží k uvedení možností řešení, jak obchodního zástupce společnosti OKbase a zjištěných požadavků vedoucích pracovníků společnosti, personální útvar za účelem průzkumu systémů absolvoval referenční návštěvu ve společnosti Linet s.r.o., která sídlí ve Slaném a je známá jako světový výrobce nemocničních lůžek. Další referenční návštěva proběhla ve firmě Contipro a.s. v Dolní Přelouči, která působí ve farmaceutickém a kosmetickém průmyslu. Obě společnosti k vedení mezd, HR, stravy a docházky využívají systém OKbase a uvedly na něj pozitivní reference. Personalisté uvedených společností se shodli na tom, že systém SAP modul HR není vhodným nástrojem pro vedení personalistiky. Z referenčních návštěv bylo dále prokázáno, že otázku vedení papírové agendy na personálním útvaru společnosti Klein automotive s.r.o. by vyřešila implementace systému OKbase. Systém umožňuje naskenování veškerých příloh ke kartě zaměstnance a na základě naskenovaných dat systém automaticky generuje plán pracovní doby. Z analýzy spokojenosti vyplynulo, že zaměstnanci jsou s funkcí plánu pracovní doby vysoce nespokojeni, ale zároveň se jedná o méně významnou funkci sytému. I přes tuto skutečnost, z důvodu stálého vedení papírové agendy na personálním útvaru a ručního vytváření plánu pracovní doby, doporučuji implementovat systém OKbase.
Generování chyb při mzdové uzávěrce
Špatná komunikace mezi docházkovým systémem OR-SYSTÉM a systémem SAP způsobuje generování chyb při mzdové uzávěrce. V individuálním hloubkovém rozhovoru bylo zjištěno, že současný docházkový systém je zastaralý, společnosti nevyhovuje a je
nutná jeho změna. Vedení podniku si proto kvůli veškerým problémům s modulem HR nechalo vypracovat odborný posudek na funkčnost systému. Z provedeného auditu na modul HR vyplývá, že po změně docházkového systému by došlo k odstranění většiny chyb při převodu dat z docházkového systému do systému SAP. Zároveň je však nutné zmínit, že některé chyby by dále přetrvávaly i do budoucnosti. Toto řešení považuji za nedostačující, a proto jeho využití spíše nedoporučuji.
V tabulce č. 3 dále uvádím jako řešení implementaci nového systému. Výše představený systém OKbase slouží k evidování docházky zaměstnanců a zaručuje nulovou chybovost při převodu dat z docházky do systému SAP. Na rozdíl od modulu HR systému SAP je navíc možné v něm provádět případné změny v docházce a upravovat chyby.
Vzhledem ke komplexnosti systému SAP ve společnosti by personální útvar i přes implementaci nového systému musel data z docházky převádět do systému SAP, a proto doporučuji zvolit cestu implementace OKbase, aby do budoucna již nedocházelo ke generování chyb.
Tisk výplatních pásek
Jedním z řešení, je podle IT oddělení úprava modulu HR. Plusem tohoto řešení je, že výplatní pásky by zaměstnancům chodily šifrovaně na e-mail. Vzhledem k finanční náročnosti této úpravy, která vyplynula z rozhovorů, řešení není doporučováno.
Řešení, které bylo zaměstnancům předvedeno v rámci referenčních návštěv, v podobě elektronicky zasílaných výplatních pásek na e-mail, nabízí systém OKbase.
Výplatní pásky by zaměstnancům bylo možné zasílat nejen na e-mail, ale úkoloví pracovníci by si výplatnice mohli zobrazovat pod heslem v systému OKbase pomocí tzv. kiosků, což jsou tablety rozmístěné ve výrobě. Tyto tablety v současnosti zaměstnanci společnosti využívají k sledování přihlášení obsluh na pracovištích, dále k sledování elektronické výrobní dokumentace podle daných zakázek nebo k přihlašování obědů. Na základě individuálních hloubkových rozhovorů a problémů s doručováním výplatnic zaměstnancům, doporučuji implementaci systému OKbase. Implementace nového systému by pomohla šetřit životní prostředí a zamezit ztrátě a popsaným problémům s výplatnicemi zaměstnanců.
Ochrana osobních údajů (GDPR)
Společnost seznam pracovníků, kteří mají přístup k osobním údajům zaměstnanců, může vést ručně. Toto řešení pro personální útvar znamená zpracování seznamu, tisk
veškerých informací o GDPR a nutnost zajištění podpisů zainteresovaných zaměstnanců.
Dále by bylo nutné provést školení a seznámení zaměstnanců se směrnicí a prováděcím pokynem. Mínusem řešení je časová náročnost, stálé vedení papírové agendy a nepřehlednost, a proto toto řešení nedoporučuji.
Nabídka dodavatele systému OKbase vykazuje největší přizpůsobivost tomuto problému a stává se tak navrhovaným řešením. Nabízí totiž submodul s názvem Evidence souhlasů. V novém systému by byly zobrazovány veškeré informace, která společnost o zaměstnanci nasbírala a zároveň by byli elektronicky evidováni zaměstnanci, kteří s citlivými daty pracují. V případě, že by vypršela zákonná doba uchovávání těchto informací, přijde odpovědnému zaměstnanci e-mail, že je třeba informace zničit, např.
skartovat do jednoho měsíce. Užitečné také je, že pracovník společnosti by v budoucnu mohl mít k datům přístup pomocí kiosků a byl by seznámen se svými právy. Také v případě kontroly příslušných orgánů a dodržování GDPR může pracovník prokázat, že je s mírou poskytovaných informací obeznámen.
Archivace dat
Jediným možným řešením, jak zajistit spolehlivou archivaci dat, je implementace nového systému. V návaznosti na předchozí problémy, jejich řešení a nabídky dodavatele
Jediným možným řešením, jak zajistit spolehlivou archivaci dat, je implementace nového systému. V návaznosti na předchozí problémy, jejich řešení a nabídky dodavatele