Pre obchodné centrá je popri zbieraní dát na základe vyššie uvádzaných zdrojov dôležité vedenie dokumentácie o rôznych aspektoch a činnostiach riadenia, ktoré dopĺňajú komplexnú dátovú základňu potrebnú k efektívnemu radeniu obchodného centra ako celku.
Tkáč (2020) vo svojej práci vymedzuje tri základné úrovne riadenia celého portfólia obchodného centra spolu s analytickými úlohami, ktorými sa jednotlivé úrovne zaoberajú.
Taktiež definuje vstupy a výstupy týchto úloh, ktoré zahŕňajú konkrétne podklady, dokumenty a dáta, ktorými obchodné centrum disponuje na ich riešenie. Z tohto dôvodu si
47
na doplnenie celkového prehľadu dátovej základne uvedieme vybrané zdroje uvádzané Tkáčom (2020), ktoré súvisia s riadením obchodného centra.
Ďalšie vybrané dokumenty a dáta, ktorými manažéri obchodného centra pri riadení disponuje definované Tkáčom (2020) sú :
• informácie a dokumenty spojené so strategickými a plánovacími analýzami
• schválený rozpočet obchodného centra
• dokumenty spojené s organizačnými cieľmi nasledujúceho obdobia
• dokumenty obsahujúce interné pravidlá a normy obchodného centra
• zmluvné dokumenty nájomníkov alebo firiem zabezpečujúce facility management obchodného centra
• dáta o tržnom prostredí, dokumenty hodnotiace výkon manažérov
• technická dokumentácia budovy obchodného centra a podklady marketingových plánov
Z prevedenej analýzy zameranej na dátovú základňu v oblasti riadenia obchodného centra vyplýva niekoľko záverov, na ktoré by sa manažéri obchodných centier mali sústrediť v spojitosti so zdrojmi dát a ich využívaním v procesoch a činnostiach efektívnej správy obchodného centra. Analýzou sme zistili, že v oblasti obchodných centier poskytujúcich priestory pre maloobchodných podnikateľov predstavujú zbierané dáta a vedené dokumenty jeden z najdôležitejších faktorov, ktoré ovplyvňujú výkon a úspešnosť obchodného centra ako celku. Dozvedeli sme sa, že v oblasti riadenia obchodných centier existuje veľké množstvo technologicky zameraných zdrojov na zbieranie dát a údajov o jednotlivých nájomníkoch, zákazníckom správaní a ich preferenciách či pohybe a počte návštevníkov v rámci celého centra. Z tohto dôvodu by sa mali investori, vlastníci a manažéri obchodných centier zamerať na vybudovanie a vybavenie obchodného centra, ktoré bude obsahovať technologicky inovatívne zariadenia, ktoré spomínané dáta dokážu zaznamenávať. Na druhej strane technologické zariadenia nepredstavujú jediné zdroje dát a informácii pre riadiace tímy obchodných centier. Obrovský význam sa kladie na vedenie účtovníckych záznamov pre prehľad finančných operácii, ktoré pri riadení centra nastávajú.
Pre management ako taký to znamená vybudovanie a zostavenie spoľahlivého a kvalifikovaného účtovníckeho oddelenia pre bezchybné získavanie údajov o finančných pohyboch obchodného centra či už sa jedná o výnosy alebo náklady. Zber dát a ich analýza predstavuje všeobecné riešenie v otázke sledovania a porovnávania jednotlivých procesov a činností zahrnutých v riadení obchodného centra napríklad z časového alebo výkonnostného hľadiska. Preto je dôležité dáta zhromažďovať za účelom získania čo najväčšieho počtu rôznorodých údajov pre stanovenie riadiacich rozhodnutí, ktoré ovplyvnia budúce smerovanie a prosperitu obchodného centra.
Každé obchodné centrum sa snaží získavať a zbierať čo najväčšie množstvo dát pre sledovanie úspešnosti a stanovovanie predikcií do budúcich období. Na to, aby boli manažéri schopní dané predpovede definovať potrebujú zozbierané údaje o všetkých aspektoch obchodného centra určitým spôsobom analyzovať. Avšak každé obchodné centrum disponuje inými priestormi, prenajíma voľné plochy rôznym maloobchodným prevádzkam, je situované v inej lokalite, vytvára iný nájomný mix, snaží sa zaujať inú oblasť zákazníkov, zamestnáva iné služby na udržiavanie vnútorných priestorov centra alebo má
48
odlišné budúce plány a záujmy v komplexnom poňatí budov obchodného centra. Na základe daných poznatkov sú vytvárané analytické prehľady, reporty a aplikácie, ktoré zodpovedajú potrebám a záujmom konkrétneho obchodného centra. O aplikáciách navrhovaných pre oblasť riadenia obchodných centier bude pojednávať nasledujúca podkapitola. Taktiež si predstavíme pilotné riešenie konkrétnej aplikácie pre obchodné centrum, obsahujúce najdôležitejšie ukazovatele, ktorými manažéri obchodných centier dokážu porovnávať výkonnosť centra naprieč jednotlivými obdobiami.
49
6 Aplikácie v oblasti riadenia obchodných centier
Zaznamenávanie rôznych druhov dát, údajov alebo informácii predstavuje základ pre riadenie obchodného centra. Ich zhromažďovaním sú vytvárané štruktúrované a komplexné databázy využívané ako úložiská veľkého počtu získaných dát. Získané databázové sety manažéri obchodných centier poskytujú firmám, ktoré sa zameriavajú na vytváranie analytických prehľadov a reportov v podobe komplexných aplikácií. Dané aplikácie sú vytvárané na základe špecifických požiadaviek manažéra obchodného centra alebo podľa toho čo chce vedenie centra zistiť o prevádzkovanom centre na základe ich preferencií a cieľov. V súčasnosti sa na vytváranie prehľadov všetkých dátových zdrojov a z nich počítaných metrík používajú BI aplikácie. Tieto aplikácie umožňujú pristupovať k zdrojovým dátam a počítaným metrikám z rôznych dimenzii. Analytické operácie jednotlivých metrík sú najčastejšie vizualizované v podobe grafov, ktoré poskytujú manažérom obchodného centra prehľadné a okamžité porovnanie jednotlivých období vybraných metrík. Takto vytvárané aplikácie predstavujú pre riadiace tímy obchodného centra možnosť nahliadať na analyzované dáta z viacerých pohľadov a tým prispievať ku riešeniu riadiacich procesov a činností obchodného centra. Taktiež plnia podporovaciu funkciu v súvislosti s riadiacimi rozhodnutiami, ktoré ovplyvnia budúci výkon, profitabilitu, atraktivitu a celkovú úspešnosť obchodného centra.
Na základe získaných znalostí a informácii z oblasti riadenia obchodných centier a analýzou ich využívaných dát si v tejto kapitole uvedieme pilotné riešenie BI aplikácie zameranej na poskytnutie lepšieho porozumenia princípu ich navrhovania a vytvárania. Z využitím uvedeného princípu dokážu analytici vytvoriť komplexnú BI aplikáciu obsahujúcu základné analytické prehľady a reporty potrebné pre manažérov obchodného centra na porovnanie výkonnosti jednotlivých nájomníkov a sledovanie počtu návštevníkov za určité obdobie pre definovanie budúcich rozhodnutí.