Ú VODNÍ STUDIE

Smyslem úvodní studie je zhodnocení realizovatelnosti zadaného projektu a dosažitelnost očekávaných efektů v souladu se stanovenými cíli včetně úrovně nezbytné detailnosti. Součástí studie je analýza požadavků na funkčnost DW a aplikace BI, definice datových a technologických zdrojů agentury a vytvoření architektury uvažovaného řešení.

5.1.1 Analýza požadavků agentury na aplikaci BI

Požadavky na aplikaci BI vycházejí především z potřeby specifických informací pro zvýšení efektivity řízení agentury. Podle kapitoly 2.1.5 existuje velmi úzký vztah mezi metodikou BSC a BI, z čehož vyplývá, že požadavky na aplikaci BI jsou definovány potřebou datové podpory pro zavedení BSC. Hlavním požadavkem na aplikaci BI je umožnění snadné analýzy a měření jednotlivých strategických cílů, akcí a měřítek agentury.

Při definování požadavků v malé firmě jako je agentura, je nezbytné vzít v úvahu rozsah a kvalitu datové základny firmy. Na základě důkladného prostudování dostupných dat byly určeny strategické cíle a akce, které bude aplikace BI podporovat v rozsahu dle možností datových zdrojů agentury. V řešení aplikace bohužel nejsou některé z cílů, jelikož v systému nejsou potřebná data. Veškerá řešení aplikace se týkají pouze činnosti spojené s poskytováním

„TEMPORARY HELP“, k ostatním činnostem agentury nejsou k dispozici data.

Strategické cíle dle BSC podporované aplikací BI:

• zvýšit zisk o 3%

• zvýšit obrat o 5%,

• dostat Cash-flow do černých čísel,

• optimalizace struktury zákazníků,

• snížení nevykrytých zakázek,

• organizace motivačních soutěží (akce),

• vytvoření statistické mapy potřeb v čase stávajících zákazníků (akce).

Zvýšit zisk 3%

Prezentace přesných informací o zisku je vzhledem k povaze poskytnutých dat bohužel nemožná. Prvním požadavkem na aplikaci BI je proto získání informací o provozním zisku [výnosy ze zakázek – přímé náklady (celkové mzdové náklady na realizaci zakázky)].

Aplikace má umožnit zobrazit daný ukazatel z hlediska jednotlivých kategorií zákazníků, lokalit, zákazníků samotných, sekcí v daném čase a dle brigádníků. Požadován je ukazatel:

zisk.

Zvýšit obrat o 5%

Tento požadavek na aplikaci BI je dán potřebou podkladů pro plánování. Informace o obratu agentury jsou dány celkovou fakturovanou částkou za poskytované služby. Aplikace má umožnit zobrazit daný ukazatel z hlediska jednotlivých kategorií zákazníků, lokalit, zákazníků, sekcí v daném čase a dle brigádníků. Požadován je ukazatel: obrat.

Dostat Cash-flow do černých čísel

Pro potřeby dosažení cíle je nezbytné, aby agentura měla přehled o potřebných finančních prostředcích k překlenutí časového úseku mezi vyplacením mezd zaměstnancům-studentům a příjmem plateb za realizované zakázky. Aplikace má umožnit zobrazit daný ukazatel z hlediska výše čistých výplat v daném čase a dle brigádníků. Požadován je ukazatel:

výplaty.

Optimalizace struktury zákazníků

Pro potřeby dosažení cíle je nezbytné, aby agentura měla přehled o struktuře realizovaných zakázek z hlediska poptávaných výkonových hodin jednotlivými kategoriemi zákazníků až jednotlivými zákazníky v čase a dané lokalitě. Požadován je ukazatel:

odpracované hodiny.

Snížení nevykrytých zakázek

Pro potřeby dosažení cíle je nezbytné, aby agentura měla přehled o počtu nerealizovaných zakázek v průběhu času a dle zákazníků. Požadován je ukazatel:

nerealizované zakázky.

5.1.2 Analýza zdrojů agentury

V podkapitole je popsán současný stav datových, systémových, softwarových a hardwarových zdrojů agentury. Cílem je posoudit dostupnost zdrojových dat nutných k zabezpečení předběžných požadavků na BI/DW.

Datové zdroje

Agentura JOBStudent v současné době provozuje dva paralelní systémy, které jsou hlavním zdrojem dat. Jedná se o původní systém v MS ACCESS a o nový systém v současné době ve vývojové fázi, v MS SQL. Pro účely diplomové práce byla poskytnuta data pouze z původního systému, což nesnižuje vypovídací schopnosti výstupů. Systém agentury JOBStudent zajišťuje sběr informací a evidenci zaměstnanců, zákazníků a realizovaných zakázek. Výstupy systému jsou mimo jiné podklady pro externě vedené účetnictví a komunikaci se státními institucemi. Spolu s tímto systémem jsou vedeny agendy obsahující další informace důležité pro provoz firmy. Jejich konkrétní obsah a pojmenování nejsou pro tuto práci důležité.

V současné podobě není systém agentury navržen pro sběr některých dat, jež by mohla být využita pro měření strategických cílů. Na základě této práce byly upraveny požadavky na nově vyvíjený systém tak, aby umožnil sběr dat pro podporu většiny definovaných strategických cílů. V současné době je však nezbytné měřit cíle, které nejsou řešeny aplikací BI, měřit jinými technikami (ankety, řízené pohovory, atd…).

Z hlediska požadavků stanovených v minulé podkapitole 5.1.1 jsou současné datové zdroje dostačující.

HW/SW

V agentuře je provozována interní LAN, která je základem celého systému. LAN sdružuje přibližně 9 uživatelských stanic a 2 servery. Hlavní databáze je provozována v prostředí MS ACCESS 2000 a paralelně s ní je využíváno databázové prostředí MS SQL 2000, které je v současné době využíváno pouze pro řešení mzdového účetnictví. MS SQL 2000 obsahuje i součást „Analysis services“, což je balík nástrojů BI.

Všechny pevné stanice i notebooky používají operační systém Windows XP Professional. Řešení LAN je v současnosti dostatečně dimenzována pro běžný provoz agentury i pro síťově užívané aplikace. Hardware odpovídá nárokům na provoz databázového serveru i běžných kancelářských aplikací na pracovních stanicích.

Vzhledem k softwarovým prostředkům, které jsou v agentuře k dispozici je vhodné vytvořit datový sklad a multidimenzionální kostky v prostředí již provozovaného MSSQL 2000. Výsledné sestavy zobrazující data z OLAP kostek budou vytvořeny v aplikaci MS Excel.

Datový sklad i aplikace byly vytvořeny na základě vyexportovaných dat na notebooku s následujícími parametry: CPU Intel Pentium 4 Mobile 1,6 Mhz, 512 RAM. Tyto parametry se ukázaly pro vytvořenou aplikaci a databázi v daném rozsahu jako dostačující.

5.1.3 Návrh technologické architektury

Obrázek 11: Návrh technologické architektury Zdrojové systémy

MS EXCEL 2003 MS SQL 2000

ETL ze zdrojových systémů

MS Data Transformation Services

Datový sklad – DWH

Microsoft SQL server

OLAP kostky

agregovaná data

Vrstva pro přístup k DWH

OLAP nástroje

MICROSOFT ANALYSISSERVICES

Prezenční vrstva aplikace BI

MS EXCEL 2003

SQL nebo jiné nástroje pro Ad-hoc reporting a Data Mining

Uživatelé

5.1.4 Závěr úvodní studie

Na základě provedených analýz zdrojů agentury a zhodnocení požadavků na aplikaci BI lze konstatovat, že zamýšlený záměr je realizovatelný.