Historie zpracování účetních informací

Vnitřní struktura účetnictví je ovlivňována hned několika hledisky. Metodické a obsahové hledisko určuje účetní soustavu - např. v podobě daňové evidence či podvojného účetnictví, kdy každé je jinak náročné na vymezení předmětu účetnictví a využívaných účetních principů.

Organizační hledisko určuje účetní formu v podobě, jak zachycovat údaje o transakcích a jak vést účetní knihy a prezentovat v nich data. Technologické hledisko se zaobírá výslednou fyzickou podobou účetních knih, technikou prováděných účetních transakcí či zabezpečení flexibility v případě změn požadavků. (Mejzlík 2006, str. 11)

Podoba účetních forem a technik je podmíněna snahou o co nejefektivnější provedení účetní soustavy v rámci konkrétního prostředí dané účetní jednotky. Tato snaha je hledaným

12 optimem mezi časem (rychlostí zpracovávaných transakcí), kvalitou (bezchybností) a náklady (cenou za zpracování účetnictví). Hledání co nejoptimálnějšího kompromisu uvedených tří faktorů formuje vývoj nových technologií vedení účetnictví, které by umožňovaly co nejrychlejší zpracování účetnictví s co nejmenšími náklady na vedení, a to zároveň s co nejmenší mírou chybovosti. (Mejzlík 2006, str. 12,13)

Zdroj: Vlastní zpracování dle Mejzlíka (2006) 2.1.1.

Ruční účetnictví

Již od dávných dob měli lidé potřebu mít přehled o velikosti vlastněného majetku a mít souhrn o tom, kdo komu co dluží. Dějiny účetnictví sahají ke vzniku hliněných destiček a klínového písma kolem roku 8 000 př. n l., kdy na dochovaných tabulkách byly nejčastěji nalezeny primitivní účetní záznamy ohledně stavu lidí či počtu dobytka a úrody. (Helios 2018)

První formu zpracování získalo podvojné účetnictví však až starou italskou přepisovací formou, která byla založená na ručním několikanásobném přepisování záznamů v rámci jednotlivých knih účetního systému. Důsledkem značeného počtu manuálních operací docházelo k existenci nahodilých chyb a tím tak docházelo k porušování vnitřní integrity účetnictví, jakožto i špatné průkaznosti zápisů. (Mejzlík 2006, str. 19)

Přepisovací formy

Propisovací formy

Stroje na děrné štítky

Účetnictví vedené na

počítači

Nové technologie

viz kapitola 2.2

1500 1850 1920 1970 2000

Ruční účetnictví

Mechanizace účetnictví

Automatizace účetnictví Obrázek 2: Vývoj změn v technologiích vedení účetnictví

13 Na přepisovací formu navazuje forma propisovací, která byla založena na minimalizaci počtu přepisů stejné účetní informace za pomoci použití např. uhlového papíru vloženého mezi stránky, který zaznamenaná data překopíroval do účetních knih, kam by jinak musela být pracně psaná ručně. Výsledkem bylo zrychlení procesu a zaručení shody téže účetního záznamu. Jelikož průpis nebylo možné provádět do vázaných účetních knih, přešlo se k podobě záznamů do volných listů a připravilo účetnictví půdu pro další krok vývoje technik zpracování – mechanizaci. (Mejzlík 2006, str. 20)

2.1.2.

Mechanizace účetnictví

Mechanizací účetnictví dochází k nahrazení ručního zpracování účetních záznamů za zpracování pomocí strojů. Propojení psacího stroje spolu se strojem počítacím dalo za vznik účtovacího stroje, který byl schopný zpracovávat účetní listy proložené uhlovým papírem spolu s výpočtem kumulativních součtů. Nutnost fyzické obsluhy byla však stále limitujícím faktorem účetních strojů, a to především při rostoucích objemech transakcí a zvyšujících se nárocích na efektivitu a bezchybnost zpracování. (Mejzlík 2006, str. 21)

Východiskem a předzvěstí automatizace účetnictví byl vznik děrných štítků, které již pomocí systému vysekaných děr, obsahovaly účetní informaci ve formátu, která byla čitelná stroji.

Tabelární elektromechanické stroje uměly děrné štítky dekódovat, provést požadované transformace a případně je převést zpět pro člověka čitelné podoby na papír. (Mejzlík 2006, str. 21) Ačkoliv zpracování pomocí děrných štítků výrazně zrychlilo celý účetní proces, bylo s ním stále spojeno mnoho manuálních činností jakožto naděrování a kontrola správnosti děrování. Do účetnictví však začínaly pronikat číselníky a číselné klíče pro převod abecedních textů. (Janhuba 2010, str. 158)

2.1.3.

Automatizace účetnictví

K automatizaci účetnictví dochází díky vzniku počítačového programu, který dokáže automaticky určovat a provádět na základě algoritmu sled událostí – nastává éra účetnictví vedeného na počítači. Samotné zpracování tehdy sálovými počítači však nejprve probíhalo v dávkách, a to odděleně ve výpočetních centrech. Zadavatel vstupní informace tak nebyl sám uživatelem výstupu a často byly informace dodávané se značným zpožděním a ve formátu robustních tiskových sestav. (Andrlík, Mikulica 2014, str. 10)

14 Změna přichází s používáním interaktivních systémů díky rozšíření osobních počítačů. Modul účetnictví se stává dostupný v reálném čase samotnému uživateli a stává se tak základním prvkem celého podnikového systému a potažmo východiskem pro efektivní řízení organizace.

(Andrlík, Mikulica 2014, str. 11)

Oproti předchozím formám zpracování je účetní informace přenášena do systému pouze jednou, a to uložením do databáze v nejpodrobnější analytické struktuře. Dochází tak k odstranění redundance a údaj je ihned k dispozici díky algoritmu i v příslušných hierarchicky nadřazených soustavách a v podobě libovolné agregace. Kontrolní funkci přebírá program počítače a předmět práce účetních se stává více analytický a metodický. (Mejzlík 2006, str. 25)

Navzdory nejmodernější výpočetní technice zůstává však lidský faktor stále nejslabší stránkou v rámci celého procesu zpracování účetnictví. (Andrlík, Mikulica 2014, str. 10)

2.1.4.

Moderní informační systémy

S příchodem počítačů dochází kromě vývoje specializovaných programů na zpracování účetních informací i k vývoji a kategorizaci komplexních informačních systémů. Jejich vznikem dochází k integraci různých agend v rámci organizace, mezi něž patří i vedení účetnictví v rámci finančních oddělení. Využití jednotlivých typů informačních systémů záleží mimo jiné na velikosti podnikatelského subjektu či na stupni integrace mezi jednotlivými úlohami v organizaci.

Účetní software

Pojem účetní a ekonomický software jsou často zaměňovány. Dle Andrlíka (2014, str. 12) pokrývá ale účetní software jen požadavky účetní a daňové evidence. Pouhý účetní modul či daňová evidence je v současné době pro potřeby vedení organizace nedostačující a pro firmy se tak stává spíše výjimkou. Využívány jsou tedy spíše ekonomické softwary, či se přímo implementují ERP systémy (z anglického „Enterprise Resource Planning“).

Ekonomický software

Ekonomický software navazuje na účetní a doplňuje ho o další potřebné ekonomické, skladovací a finanční agendy. Typicky se zde kromě modulu účetnictví nachází i modul faktur a objednávek, dále skladová evidence, kniha jízd, mzdy a další. Ekonomické softwary jsou

15 typické pro menší firmy. (Andrlík, Mikulica 2014, str. 13) Příkladem ekonomického softwaru může být POHODA, Money či Helios. (Zich, 2020)

ERP systémy

ERP systém představuje pokročilejší verzi ekonomického software, kdy hlavní odlišností je implementace systému pro konkrétní potřeby a obchodní model zákazníka. Vyšší pořizovací cena a náročnější implementace je vynahrazena end-to-end řešením na míru umožňující komplexní řízení procesů v dané organizaci. ERP systémy zahrnují již zmíněné moduly pro zpracování účetnictví, ale i moduly pro výrobu, marketing a lidské zdroje, čímž pokrývají veškeré aspekty podniku. Typické jsou pro větší střední a větší podniky, kdy se k ERP připojuje více uživatelů a poskytují integraci vhodnou pro jednotlivá oddělení. Příkladem používaných ERP systémů mohou být řešení od SAP či Oracle NetSuite. (G2 2020)

Dle Mejzlíka (2019) se účetnictví nachází ve fázi, kdy již proběhla jeho integrace uvnitř podnikových informačních systémů a v současnosti probíhá proces integrace systémů mezi podniky. Klíčovou roli v integraci může do budoucna sehrát digitalizace účetních dokladů, elektronická archivace, robotizace či umělá inteligence.