Vhodnost RPA pro finanční procesy

Dle Peccarelliho (2016) patří účetní a finanční procesy mezi nejpravděpodobnější případy, které budou v nejbližší době automatizovány. Zpracování účetnictví klade velký důraz na přesnost, celistvost a často se týká opakovaných činností. Při zaznamenávání účetních transakcí navíc zaměstnanec obvykle zpracovává data z více zdrojů a aplikací a představuje tak již v kapitole 4.5 zmíněnou „otočnou židli“ mezi programy. Manuální zpracování dat je však náchylné na chybovost a je také časově velmi náročné. Finanční oddělení navíc v dnešní době čelí kromě periodického měsíčního zpracování i výzvám na dodávání aktuálních reportů v reálném čase s co nejmenším zpožděním. (Tucker 2017) Finanční procesy svými vlastnostmi splňují veškeré předpoklady automatizovaných procesů, tak jak byly vytyčeny v kapitole 4.5 – jsou často založené na pravidlech s limitovanou potřebou podmínek, které jsou standardně řešitelné. Zároveň jsou finanční procesy zatížené vysokým objemem zpracovávaných transakcí. Velké společnosti čelí stovkám faktur denně (BluePrism 2017), což dělá celý proces při manuálním zpracování mimo časové náročnosti i velmi nákladným.

Jelikož zpracování účetnictví a finanční procesy představují pro podnik pouze podpůrnou funkci, a ne činnost výdělečnou, jak bylo zmíněno v kapitole 3.1, je kladen v dnešním konkurenčním prostředí velký důraz na jejich nákladovou efektivitu. Kromě nízké nákladovosti se od finančních oddělení nebo finančních SSC očekává vysoká kvalita a přesnost zpracování, škálovatelnost a flexibilita. Dle výzkumu profesorky Lacity a profesora Wilcockse (2015) lze málo výkonná oddělení vykonávající podpůrné procesy transformovat na vysoce efektivní prostřednictvím šesti úrovní:

- Centralizace.

- Standardizace.

- Optimalizace.

- Realokace do oblasti s nižšími náklady.

- Technologické změny.

- Automatizace.

Absencí transformace hlavních částí finančních a účetních procesů se podnik obírá o konkurenční výhodu. Proto velké společnosti již většinou úspěšně postupně zavedly prvních pět transformačních úrovní, tak že se staly standardem pro správu těchto oddělení. Robotická procesní automatizace přináší poslední vrstvu, a to zvýšení efektivity pomocí automatizace.

46 Dle průzkumu poradenské společnosti Capgemini (2016) vykazují procesy ve finančních odděleních dle dotazovaných společností (různé obory podnikání) vysokou standardizaci a nabízejí tak ideální kandidáty pro automatizaci, viz graf 18.

Graf 18: Odpověď na otázku, jak moc standardizované jsou pro firmy procesy v odděleních K roku 2016 společnosti výhody RPA již objevily a začaly s rozsáhlou automatizací finančních oddělení. Jak lze vidět z grafu 19 byly dotázaní s pilotními návrhy RPA spokojeni a do budoucna očekávají velký boom této technologie napříč finančními procesy.

Procento automatizovaných úkonů se do 5 let zněkolikanásobí.

Zdroj: Vlastní zpracování dle Capgemini (2016, str. 35)

Jak bylo zmíněno v kapitole 3.2, bude mít dle vedoucích pracovníků v účetních odděleních největší podíl na digitalizaci finančních oddělení právě robotická procesní automatizace.

Největší nárůst až o 60 % bodů lze očekávat u zpracování podkladů účetnictví dlouhodobého majetku, závazků či obecného účetnictví hlavní knihy a závěrky (graf 19). (Capgemini 2016, str.

26) Pozoruhodné je, že plánované nasazení RPA koreluje se standardizací finančních oddělení z grafu 18 jen částečně. Příkladem korelace je např. proces zpracování závazků, který vykazuje nejvyšší míru standardizace a tomu odpovídá plánovaná automatizace až 80 % úkonů s nimi spojenými. V ostatních případech budou hrát důležitou roli i jiné faktory jako je např. objem výkonů, nižší návratnost.

47 Graf 19: RPA ve finančních odděleních (k roku 2016)

Zdroj: Vlastní zpracování dle Capgemini (2016, str. 26)

V návaznosti na vymezení finančních procesů v kapitole 3.3 a grafů 18 a 19 jsou vhodnými zástupci pro automatizaci (zde jak klasické, tak kognitivní RPA) tyto úkony: (z business procesů byly vybrány pouze úkony spojené s prací finančních oddělení)

Proces zpeněžení objednávky A2R

- Tvorba odběratelských faktur: Automatická generace faktur dle údajů zákazníka, ověření informací na fakturách (dále FA), automatické schválení FA v limitu, odeslání FA ke schválení odpovědné osobě.

- Analýza pohledávek po splatnosti: Provedení analýzy, tvorba reportu, přiřazení účtenek položkám bankovního výpisu.

- Zaúčtování pohledávek do hlavní knihy: Automatická generace záznamů při odeslání FA zákazníkovi, zaúčtování pohledávek do deníku do určitého limitu.

- Správa plateb: Přihlášení k online portálu banky a stáhnutí rozpisu transakcí, párování účtenek a FA.

Proces zaplacení nákupu P2P

- Správa příjemek ke zboží: Ověření množství a odsouhlasení popisu zboží na objednávku, odeslání FA ke zpracování platby.

- Správa dodavatelských faktur: Příjem a ověření požadovaných údajů na FA, vytěžení dat z FA a zachycení dat z elektronických FA.

- Správa plateb: Zadání dat do formuláře pro platbu a odeslání platby.

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Treasury Regulatorní reporting Účetnictví cestovních výdajů Manažerské účetnitví Vnitropodnikové účetnictví Externí reporting Daně Účetnictví investičního majetku Pohledávky Účetnictví hlavní knihy Závazky

Za 5 let Současnost

48 Proces finančního plánování a analýzy FP&A

- Shromažďování a ověřování dat: Vytěžování nestrukturovaných dat do předem definované formy, organizace dat a jejich ověření, plnění vytvořených šablon dat do reportů.

- Analýza odchylek: Extrakce aktuálních dat za skutečnost z různých zdrojů dat, porovnání plánovaného rozpočtu s analyzovaným, aktualizace reportů, rozeslání reportů e-mailem.

Proces účetní závěrky

- Řízení dlouhodobých aktiv: Výpočet a příprava odpisů pro zaúčtování.

- Mezipodnikové účetnictví: Kontrola zůstatků mezipodnikových účtů na konci období.

- Měsíční/roční uzávěrka: Sladění dohadů hlavní knihy a bankovních účtů, uzavření účtů, tvorba standardizovaných reportů spojených s koncem období včetně standardizovaných konsolidačních reportů.

- Pohledávky: Vypořádání otevřených položek, generování a odeslání upomínkových e-mailů, provádění pravidelných kreditních kontrol, aktualizace dat zákazníků.

- Účetnictví hlavní knihy: Extrakce dat z aplikací a jejich zaúčtování, automatizace schválení účetních záznamů v rámci prahové hodnoty. (Maheswari 2020, str. 90-96)

Pomocí RPA lze automatizovat řadů úkonů ve finančních procesech a z výše uvedeného vyplývá, že RPA je hojně využívaná nejenom ve smyslu splnění daného procesu, ale zároveň slouží jako nástroj různých kontrol a různých upozornění, které zajištují bezchybnost a zvyšují kvalitu práce.

49