Projekt RPA ve financích

Díky dobrým zkušenostem s robotickou procesní automatizací nasazenou v ostatních odděleních analyzované společnosti a tlaku na digitalizaci ze strany mateřské společnosti, začala divize financí zjišťovat, zda by i ona mohla těžit z benefitů RPA. Výhodou bylo, že společnost již měla zavedená takzvaná „robotická hnízda“ (platformu technologie UiPath) a měla tak zkušenost s používanými nástroji.

Hlavní cíle robotické procesní automatizace v divizi financí:

- Automatizace dílčích aktivit a úspora času v řádu jednotek hodin - Autonomie nad centrální automatizací SAP

Jak bylo ale uvedeno v kapitole 5.3 úroveň automatizace a optimalizace v oblasti financí ve společnosti je na vysoké úrovni a řada procesů již bylo automatizovaných pomocí jiných technologií v minulosti. RPA tak nebyla atraktivní pro automatizaci end-to-end procesů, jak tomu bylo např. v zákaznické oblasti, ale spíše pro dílčí aktivity. Prvním důvodem projektu RPA ve financích nebyla enormní úspora na transakčních datech, ale spíše v oblasti reportingu, kdy zaměstnanci finančních oddělení museli čekat desítky minut na generování reportů z různých systémů a ty pak dále zpracovávat a komponovat dohromady. Vizí vedoucího pracovníka

58 jednotky finanční architektury bylo ušetřit lidem čas v řádu jednotek hodin, nežli v úspoře zaměstnanců a následného propouštění.

Větší finanční roboti by měli šetřit 10–20 % pracovní doby zaměstnance a ti menší do 10 %.

V roce 2020 byla společnost schopna nasadit do produkce okolo 40 robotů a byla schopna dosáhnout roční úspory v souhrnu okolo 4–5 zaměstnanců v přepočtených osobách na plnou pracovní dobu (dále FTE z anglického Full Time Equivalent). Jak již bylo zmíněno, nejedná se ale o automatizaci celé pracovní náplně několika osob, ale roboti v dílčích aktivitách usnadňují práci mnoha zaměstnanců a tím tak zvětšují prostor pro kreativnější činnosti s vyšší přidanou hodnotou. Detailnější analýza ekonomické výhodnosti investice do RPA bude popsána v kapitole 5.4.4.

Druhý důvod projektu RPA ve financích byl již zmíněn v kapitole 5.4.2, kdy po akvizici německou mateřskou společností přešla velká část české architektury SAP pod centrální správu a finanční architekti přišli o možnost úpravy aplikací a automatizace SAP pomocí ABAP.

Pod lokální správou zůstaly pouze např. moduly lidských zdrojů a mezd. RPA je momentálně jediná možnost, jak dosáhnout automatizace, aniž by museli platit centrále velké peníze za vývoj z jejich strany. Navíc některým požadavkům ze strany dceřiné společnosti by ani nemuselo být vyhoveno, jelikož se dílčí požadavky neslučují s centrálním systémem, který je společný pro většinu dceřiných společností a jeho úprava by mohla negativně ovlivnit jiné jednotky.

5.4.2.1. Harmonogram projektu

Intenzivní debaty o implementaci robotické procesní automatizace v divizi financí se začaly vést v posledních měsících roku 2019. Dle vedoucího pracovníka jednotky finanční architektury se projekt dá nazvat spíše přirozeným vývojem, tím, jak centrála mateřské společnosti dala do pohybu své projekty digitální transformace, mezi jimiž byla i RPA, a i v rámci analyzované společnosti se roboti v interních procesech osvědčili. Podnět k robotizaci však nepřicházel jen z pohledu IT odborníků, ale i od vedoucích pracovníků finančních oddělení. Ti se pravidelně účastnili světových finančních konferencí, na nichž byla robotická procesní automatizace prezentována včetně praktických ukázek již zavedených automatizací v rámci finančních oddělení.

59 Tabulka 5: Harmonogram projektu robotické procesní automatizace ve financích

Harmonogram ^{2019 2020}

Říjen Listopad Prosinec Leden Únor Březen Duben Květen

Prvotní debaty

Výběr software

Mapování procesů =>

Prioritizace procesů =>

Pilotní projekty

Zahájení provozu =>

Zdroj: Vlastní zpracování

Závěrem debat byla shoda jednotky finanční architektury a představitelů divize financí, že projekt RPA má potenciál přinést benefity i pro oblast interních finančních procesů a technologie by se měla zavést i v rámci jejich finančních oddělení.

Výběr software

Jak bylo zmíněno, v návaznosti na v minulosti proběhlé projekty robotické procesní automatizace v jiných divizích, existují ve společnosti již zaběhlá robotická hnízda RPA, která využívají software UiPath a pro které je již zbudovaná celá infrastruktura – je např. koupená licence na UiPath Orchestrátor. Uipath tak pro finanční architekty představoval nejpřirozenější volbu, jelikož pro něj již bylo připravené prostředí v rámci společnosti a jeho provoz byl relativně levný oproti nabízenému centrálnímu řešení. Nejdražší položkou UiPath je právě Orchestrátor, na kterém roboti běží a kterým lze celé řešení UiPath spravovat. Situace výběru software by se tak velmi lišila, pokud by se jednalo o společnost, která tuto technologii zavádí poprvé.

Mapování procesů

Navazující fází byl sběr požadavků a mapování vhodných procesů pro automatizaci pomocí RPA. V rámci divize financí šla přes vedoucí pracovníky do jednotlivých oddělení informace o robotické procesní automatizaci a že probíhá sběr námětů. Pro větší iniciativu pracovníků byla vyhlášena soutěž, kdy výherci s nejlepšími nápady pro automatizaci byli odměněni hmotnými cenami. Výsledkem byl soupis podnětů k automatizaci, kdy se v prvotním běhu dokázalo sepsat přes 100 vytipovaných procesů od různých zaměstnanců ve financích. V rámci soupisu požadavků, jehož vzor lze vidět v tabulce 6, se kromě popisu procesu sbíraly informace nutné pro následnou prioritizaci procesů – frekvence, používané aplikace, míra chybovosti ručního zpracování, zda se proces opakuje, či je založený na pravidlech. Touto akcí ovšem mapování

60 procesů neskončilo, jelikož společnost se neustále vyvíjí a sběr tak probíhá kontinuálně a kontinuálně se i vyhodnocuje jaké procesy mají menší prioritu a jaké větší. Jak bylo zmíněno v úvodu této kapitoly je projekt neustále trvající aktivita a požadavky se průběžně odbavují.

Tabulka 6: Vzor soupisu podnětů k automatizaci

Číslo

V rámci projektu RPA se roboti nemapují přesně dle organizační jednotky, ale jsou analyzovány prostřednictvím osmi finančních oddělení:

- Účetnictví

Hlavním kritériem prioritizace procesů je úspora nákladů z automatizace počítaná jako rozdíl mezi úsporou mzdových nákladů a nákladů na licencování robota včetně zahrnutí chybovosti při manuálním zpracování transakce. Přidruženým kritériem byla skutečnost, zda automatizace procesu zapadá do celkového konceptu společnosti. Např. kdyby na konkrétním oddělení v divizi financí věděli, že je zde do budoucna plánováno propouštění lidí, přiřadí se k vytipovanému procesu v tomto oddělení větší váha. Důvodem je zlepšení situace oddělení při výpadku pracovních sil, a to i přesto, kdyby automatizace přinesla nižší úspory než ostatní projekty.

Pilotní projekty

Tým RPA, ve složení jednotky finanční architektury spolu s vedoucími pracovníky divize financí, věděl, že RPA v rámci financí benefity přinese a potenciál technologie zde určitě existuje. Po

61 shromáždění prvotních nápadů na robotizaci od zaměstnanců vybral tým RPA vzorek procesů, který vyhodnotil jako smysluplný pro ukázkovou automatizaci. V období prvních tří měsíců roku 2020 postupně připravovali a představovali jednotlivé roboty napříč různými odděleními.

Prostřednictvím pilotních robotů tým RPA přibližoval zaměstnancům divize, co robot dokáže zpracovat a co ne. Tímto se snažili zaměstnance divize vzdělávat, aby si mohli lépe představit funkcionality robotů a jaké typy procesů dokážou pomocí automatizace pokrýt. Vzoroví roboti byli dle zpětných reakcí zaměstnanců úspěšní a společnost se rozhodla dát projektu RPA povolení do ostrého provozu, ve kterém dochází k postupnému zpracovávání požadavků a nasazování dílčích robotů do produkce včetně shromažďování dalších podnětů k automatizaci.

Budoucnost

Projekt RPA představuje pro jednotku finanční architektury momentálně maximální prioritu, aby se společnosti ukázalo, že automatizace funguje a přináší slibované benefity. Za rok 2020 byla jednotka schopna vyprodukovat a nasadit do produkce okolo 40 robotů. Do budoucna však lze očekávat pokles nárůstu nových robotů, jelikož roboti s sebou nesou i nutnost částečné obsluhy. Např. když se proces vylepšuje, či dochází k dílčím změnám je nutno robota upravit, aby mohl dál úkony zpracovávat. Křivka nových robotů se tak bude v průběhu dalších let zplošťovat a jednotka finanční architektury se bude soustřeďovat i na jiné projekty, než je RPA.