Přenos účetních informací

S elektronickou fakturací úzce souvisí téma přenosu účetních informací, které již není limitováno pouze na papírovou podobou, ale lze přenášet efektivněji elektronickou cestou.

Faktury lze sice zasílat ve formátu PDF prostřednictvím e-mailu, což je dle grafu 4 hned po papírové podobě nejčastější cestou zasílání faktur. Bohužel ačkoliv je v elektronické podobě, neumožňuje tento formát automatizované zpracování a ušetřený čas vzniká pouze na straně vydavatele. Informace z PDF je tak jako tak nutno manuálně přepsat do účetního systému.

Řešení představují faktury zasílané ve strukturovaném datovém formátu EDI, ISDOC či XML.

(Turková a Čiháková 2015) Dle Mejzlíka (2019) tak pro následnou automatizaci nestačí dokument dematerializovat např. do PDF formátu, ale musí být i především strojově čitelný.

Graf 4: Formáty faktur dle průzkumu severoamerických společností

Zdroj: Vlastní zpracování dle Levvel Research (2018)

Dle grafu 4 z průzkumu Levvel Research k roku 2018 stále více než třetina ze vzorku severoamerický společností používala tradiční zasílání papírových faktur a celkově skoro dvě třetiny nevyužívaly formát faktury, který by podporoval automatizaci přenosu informací mezi účetními systémy.

Podobná situace lze pozorovat i v České republice vyobrazením na grafu 5. Na základě provedené studie Českého statistického úřadu (2019) sice enormní počet sledovaných

15%

15%

34%

36%

Faktury ve formátu EDI/XML Faktury skrz dodavatelský portál Faktury zaslané e-mailem Faktury v papírové podobě

18 společností využívá elektronické fakturace (83 %), avšak ve formátu, který neumožňuje automatizované zpracování. Naopak s e-fakturami, které automatizaci podporují, pracovalo pouze 14 % společností, což bylo značně pod evropským průměrem. Dle studie však pouze 14 % společností stále vystavuje daňové doklady papírovou cestou a oproti předešlému roku se číslo snížilo z 23 %, kdy takového formátu využívají především malé subjekty.

Graf 5: Zasílání elektronických faktur v zemích EU v roce 2018

Zdroj: Vlastní zpracování dle ČSÚ (2019)

2.2.2.1. XBRL a XML

XML (z anglického eXtensive Markup Language) představuje značkovací jazyk navržený především pro dokumenty napsané na webových stránkách. XML umožňuje označit data určitou značkou (datový kus je označen na začátku a konci téže značkou), která pak umožňuje interpretaci dat mezi aplikacemi či organizacemi prostřednictvím webových stránek. (Turner aj. 2017 str. 524)

XBRL (z anglického eXtensive Business Reporting Language) je také značkovacím jazykem, a to se syntaxí na bázi XML. XBRL je jazyk speciálně vyvinutý pro finanční výkaznictví a umožňuje standardizaci pro přípravu, zveřejňování, extrahování a automatickou výměnu finančních výkazů. Pomocí XBRL lze vytvářet dynamické výkazy, které lze publikovat online. (Turner aj.

95% 89% 87% 83% 76% 74% 71% 70% 69% 69% 67% 64% 63% 63% 63% 62% 62% 61% 61% 60% 58% 56% 50% 45% 44% 42% 41% 32% 22%23% 55% 22% 14% 36% 79% 7% 12% 42% 62% 20% 21% 21% 18% 20% 33% 25% 11% 23% 16% 16% 13% 17% 12% 27% 15% 20% 9% 10%

Estonsko Dánsko Nizozemsko Česká republika Švédsko Finsko Lotyšsko Velká Británie Itálie Slovinsko Rakousko Litva Belgie Malta Irsko Španělsko Francie Kypr EU28 Lucembursko Polsko Bulharsko Německo Chorvatsko Portugalsko Slovensko Rumunsko Řecko Maďarsko

Faktury ve formátu neumožňující jejich automatizované zpracování (např. v PDF) Faktury ve formátu umožňující jejich automatizované zpracování

19 2017 str. 524,527) Od roku 2020 mají navíc všechny veřejně obchodované společnosti v EU povinnost podávat svoje účetní závěrky digitálně. (Kadlecová 2019)

Zdroj: Vlastní zpracování dle Debreceny et al. (2009, strl. 54)

Obrázek 3 ukazuje zakódování účetních informací do formátu XBLR. Na začátku je definována třída aktiv a její ID zajištující unikátnost záznamu. Atribut periodType definuje položku aktiv jako stavovou veličinu zachycující údaje k určitému datu. Atribut type charakterizuje datový formát jako údaj s peněžními jednotkami. Položka balance určuje stranu Má dáti/debit či Dal/credit. Abstract určuje, zda položka bude obsahovat hodnotu či bude abstraktně použita pouze pro hierarchické uspořádání dalších elementů – False = hodnota, True = abstraktní třída. (Debreceny 2009, str. 54)

2.2.2.2. Elektronická výměna dat

Elektronická výměna dat (dále EDI z anglického Electronic Data Interchange) je způsob komunikace zpravidla mezi většími subjekty, kdy dochází k zasílání strukturovaných dokumentů v elektronické podobě. Díky EDI komunikaci je informace o objednávce vytvořené v systému odběratele automaticky přenesena do informačního systému dodavatele. Bez existence EDI by musela být např. e-mailem doručená objednávka od odběratele manuálně přepsána do systému dodavatele, který by na jejím základě vytvořil fakturu. Faktura by byla opět poslána např. pomocí e-mailu zpět odběrateli a ten by musel také manuálně přepsat informace do svého systému. (EdiZone 2016)

EDI šetří čas, zvyšuje kvalitu, ale ačkoliv šetří náklady z pohledu úspory pracovních sil, je EDI náročné na pořizovací náklady a následnou správu. Z důvodu nákladnosti je EDI výhradou spíše větších společností. Střední či malé k zavádění EDI přistupují často až kvůli nátlaku

<element

name="Assets"

id="Assets"

periodType="instant"

balance="debit"

abstract="false"

substitutionGroup="item"

type="monetaryItemType"/>

Obrázek 3: Ukázka XBLR taxanomie na účetních datech

20 vyjednávající síly ze strany jejich majoritních odběratelů či dodavatelů v obchodním řetězci.

Některé korporace totiž komunikují pouze prostřednictvím EDI. (Turner aj. 2017 str. 525)

EDI funguje na principu již výše zmíněných značkovacích jazyků a jejich verzích. Ty jsou definovány pomocí mnoha mezinárodních standardů jako UN/EDIFACT, GS1 XML, EANCON pro oblast obchodu či SWIFT pro bankovnictví. Pro překlopení nestandartního formátu informací z informačního systému do sjednoceného standardu slouží EDI konvertory, které jednak informaci přeloží do jazyka EDI, ale následně i rozklíčují. (Reichel 2009)

2.2.2.3. Listinná QR faktura

Standard QR faktury byl představen v roce 2016 a jeho cílem je zjednodušení přenosu základních účetních informací přímo z papírové či PDF faktury do účetních systémů. Při vystavení faktury vygeneruje a natiskne účetní systém na dokument QR kód, který obsahuje zakódované všechny důležité údaje. Odběratel se nemusí nikde registrovat a k použití je potřeba pouze vlastnictví čtečky QR kódu či mobilní aplikace a účetního systému s podporou QR kódů. Po naskenování kódu z faktury dojde automaticky k přenosu dat do účetního systému a předvyplnění polí účetního záznamu. (KDP 2016a) Na rozdíl od čárového kódu je QR kód schopen uložit větší množství dat, jelikož využívá jak horizontální tak vertikální dimenzi a je čitelný z 360 stupňů.

Obrázek 4: QR kód a čárový kód

Zdroj: Vlastní zpracování dle Vajiramias (2019) 2.2.2.4. ISDOC

ISDOC (z anglického Information System Document) je českým konceptem elektronické výměny dat založený na XML. Tento formát představuje levnější alternativu k EDI, avšak pokrývá pouze koncept elektronické fakturace a není jej možno tak jako EDI využít k pokrytí

QR kód Čárový kód

Obsahuje data

Neobsahuje data

Obsahuje data Obsahuje data

21 celého logistického procesu. (Grit 2016) ISDOC vznikl dohodou českých představitelů ERP systémů a zástupci Ministerstva vnitra a financí s cílem sjednotit elektronické standardy dokladů na jediný, který bude čitelný napříč informačními systémy. (Truhlářová 2019) Navíc je možno jej spojit s elektronickým podpisem.