P OVINNOSTI ZAMĚSTNAVATELE PŘI PŘIJÍMÁNÍ ŽÁDOSTI O DÁVKY OD ZAMĚSTNANCŮ VČETNĚ POVINNOSTÍ SOUVISEJÍCÍCH

Přehled procesu od vzniku sociální události až po výplatu dávky SZ

Zaměstnavatel má v zájmu řádné výplaty jednotlivých dávek nemocenského pojištění povinnost přijímat žádosti zaměstnaných osob o dávky včetně potřebných dokladů, s tím souvisí i informační pomocná role zaměstnavatele v tomto ohledu, zejména informace o tom, zda zaměstnanec splňuje podmínky nároku na danou dávku, širší informace o dané dávce a jak je to případně s absencí v práci, jak dlouhé jsou podpůrčí doby u jednotlivých dávek a kdy je možné je čerpat. Z hlediska efektivity procesování žádostí platí zásada, že zaměstnanci podávají žádosti o dávky vždy u svého zaměstnavatele⁵³, a to z důvodu pravidelného a přímého kontaktu obou stran. Po vzniku sociální události a vyplnění žádosti o dávku (s výjimkou nemocenského) na příslušném formuláři zaměstnancem, ať již současným nebo bývalým, má zaměstnavatel v první řadě povinnost doplnit správné údaje určené k doplnění

53 Dle důvodové zprávy k §109 ZNP.

34

zaměstnavatelem. Dále musí zaměstnavatel odeslat příslušný formulář s potřebnými podklady pro stanovení nároku na dávku a její výplatu na příslušnou OSSZ, a to elektronicky, kvalifikovaným (zaručeným) způsobem (tj. datovou schránkou nebo e-mailem opatřeným elektronickým podpisem), včetně oznamování skutečností, které mohou mít vliv na nárok a výplatu dávky, případně jiné změnové nebo relevantní údaje, a poskytovat součinnost příslušné OSSZ ohledně doplňování nebo upřesnění poskytovaných údajů.

Odlišný způsob zpracování probíhá například v Estonsku, zde zaměstnanec při žádosti o dávku například otcovské péče v souvislosti s narozením dítěte vyplní přímo formulář s žádostí o dávku přes vlastní účet na webových stránkách orgánu sociálního zabezpečení Social Insurance Board⁵⁴, jedná se o systém formou self-service, tedy je na vlastní odpovědnosti, zažádání a rozhodnutí zaměstnance. Zaměstnanec vyplní potřebné údaje, vyplní data čerpání otcovské a žádost jde přímo zaměstnavateli, včetně informace, kdy bude zaměstnanec na otcovské dovolené a nebude tedy vykonávat pracovní činnost. Přímo v aplikaci si zaměstnanec zjistí i výši dávky otcovské péče. Žádost jde přímo po vyplnění a odeslání přímo orgánu sociálního zabezpečení. Nový systém Estonska je funkční od 1.4.2022 a shledávám jej maximálně funkčním, rychlým a moderním digitálním řešením (digital by default), bez zbytečných časových prodlev zpracování, včetně odpovědnosti samotného zaměstnance za podání žádosti a správnosti dat v žádosti.

Příslušné OSSZ je třeba dodat správné a kompletní informace neprodleně, nejlépe před vznikem události, za níž dávka náleží. V případě peněžité pomoci v mateřství se žádost podává zpravidla před nástupem na mateřskou dovolenou – nebo bezprostředně po vzniku takové události, v případě nemocenského, dlouhodobého ošetřovného, vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství se taktéž žádost podává zpravidla bezprostředně po vzniku sociální události, z důvodu zajištění co nejefektivnějšího a nejrychlejšího zpracování žádosti a poskytnutí dané dávky tak, aby nedocházelo k prodlevám a nečekanému výpadku příjmu na straně zaměstnance. Výjimkami z neprodleného předání příslušné OSSZ jsou žádost o dávku otcovské poporodní péče, kterou předává zaměstnavatel OSSZ po uplynutí podpůrčí doby, která činí 2 týdny, a žádost o ošetřovné, kterou zaměstnavatel předává OSSZ opět po uplynutí podpůrčí doby, tedy po 9 kalendářních dnech, nebo 16 dnech, jedná-li se o osamělého zaměstnance⁵⁵, který má v péči alespoň jedno dítě ve věku do 16 let, které neukončilo povinnou

54 Web https://www.sotsiaalkindlustusamet.ee/en?fbclid=IwAR3NTC6w0mSs3aAva3LxBDW3GOSJzVN-SdJQP7sqF8uJX9jOud0H-UnwfE4 dostupný dne 10. 9. 2022. Jedná se o osobní účet na stránkách organizace Estonského sociálního zabezpečení.

55 Za osamělého zaměstnance se dle § 40 odst. 7 ZNP se pro účely ošetřovného považuje zaměstnanec svobodný, ovdovělý nebo rozvedený, pokud nežije s družkou (druhem) nebo v registrovaném partnerství.

35

školní docházku, nebo v případě, že ošetřující lékař vydá potvrzení o trvání potřeby ošetřování dle § 69 písm. a) ZNP.

Mezi podklady poskytované zaměstnavatelem příslušné OSSZ jsou taktéž informace o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny, případně zda není nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, včetně uvedení výše srážky – k žádosti o dávku zaměstnavatel v takovém případě přiloží kopii usnesení o nařízení výkonu rozhodnutí, sdělení výše dosud prováděných srážek a sdělení, jaká je část základní částky, která nemá být OSSZ sražena, a to bez zbytečného odkladu v elektronické podobě. Jedná se o informace, které nemá ČSSZ k dispozici, je proto třeba ji o nich informovat, aby mohlo dojít ke správnému výpočtu dávky. Tyto údaje posílá zaměstnavatel neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání DPN v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou OSSZ. Další údaje potřebné pro výpočet dávek poskytuje zaměstnavatel na předepsaném tiskopisu – jedná se o vyměřovací základy pro pojistné na důchodové pojištění a vyloučené dny⁵⁶ dle § 18 odst. 7 ZNP. V případě vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství je zaměstnavatel povinen předávat OSSZ nejpozději v následující pracovní den po dni, který je určen pro výplatu mezd a platů, údaj o započitatelném příjmu za daný kalendářní měsíc (případně část měsíce ve dnech, kdy trvalo převedení na jinou práci) potřebný pro stanovení výše vyrovnávacího příspěvku pro daný měsíc. Tato povinnost se týká měsíců, v nichž alespoň částečně trvalo převedení dle § 42 odst.

1 až 3 ZNP. Originál žádosti zaměstnavatel uschovává po zákonem stanovenou dobu. V případě kontroly příslušné OSSZ mohou být dané podklady vyžádány.

Za předpokladu, že prokazatelné objektivní důvody znemožní plnit výše specifikované povinnosti v elektronické podobě, může tak zaměstnavatel učinit v písemné podobě na předepsaném tiskopisu zasláním na adresu určenou OSSZ, včetně uvedení důvodu, proč nezasílá podklady elektronicky.

Zaměstnavatel jako osoba v přímém styku se zaměstnancem je nejvhodnější osobou pro plnění daných povinnosti. Vezmeme-li za příklad zaměstnankyni Annu K. ve společnosti Kytary s. r. o., která otěhotněla, tuto skutečnost nahlásila svému vedoucímu a personálnímu oddělení společnosti Kytary s. r. o. po uplynutí prvního trimestru těhotenství i s informací, že na mateřskou dovolenou plánuje nastoupit 6 týdnů před plánovaným datem porodu a po mateřské dovolené bude chtít čerpat rodičovskou dovolenou v délce dvou let. Již tímto oznámením vznikají zaměstnavateli povinnosti, dle zákoníku práce zaměstnavatel nesmí

56 Kalendářní dny omluvené nepřítomnosti zaměstnance v práci – dny DPN, za které zaměstnanci nevznikl nárok na nemocenské nebo za které vznikl nárok na náhradu mzdy nebo odměny, dny DPN po ukončení podpůrčí doby, dny, za které bylo zaměstnanci vypláceno nemocenské, peněžitá pomoc v mateřství nebo ošetřovné.

36

zaměstnávat těhotnou zaměstnankyní prací přesčas⁵⁷ (zákaz platí stejně tak pro zaměstnankyni, nesmí pracovat přesčas ani dobrovolně, v případě porušení hrozí zaměstnavateli pokuta), v případě že zaměstnankyně vykonává práci nevhodnou pro těhotné, musí jí zaměstnavatel převést na jinou práci, s tím může souviset snížení příjmu a nárok zaměstnankyně na vyrovnávací příspěvek v mateřství. V druhém trimestru těhotenství si Anna K. ošklivě zlomila nohu v kyčelním kloubu, v důsledku toho byla uznána dočasně práce neschopnou na dobu šesti týdnů, následně šla na kontrolu k lékaři, který zjistil, že je ohroženo v důsledku úrazu její těhotenství a je tedy považováno za rizikové, pracovní neschopnost byla prodloužena a neočekává se, že by byla uznána před porodem práce schopnou. Na dočasnou pracovní neschopnost tedy přímo navazuje mateřská dovolená. Zaměstnavatel se tedy v takovém případě podílí na doplňování informací v rámci DPN, musí také v případě převedení zaměstnankyně na jinou práci dodávat OSSZ informace o měsíčních výdělcích zaměstnankyně a poskytovat potřebnou součinnost OSSZ a na závěr převzít od zaměstnankyně žádost o peněžitou pomoc v mateřství, doplnit potřebné údaje a předat žádost příslušné OSSZ. Veškeré doklady z tohoto období je dále zaměstnavatel povinen uchovávat po archivační dobu. Po celou dobu je zaměstnavatel v přímém styku se zaměstnankyní, zaměstnankyně je povinna zaměstnavatele informovat o absenci v pracovní době z důvodu lékařské prohlídky, případně pracovní neschopnosti, zaměstnavatel zaměstnankyni stále vyplácí mzdu a vede evidenci jí odvedeného pojistného.