5. Interní audit v praxi
5.1. Postavení Útvaru interního auditu
Útvar se skládá ze čtyř pracovníků a vedoucího. Práva, povinnosti a odpovědnost útvaru jsou stanoveny Statutem76. Statut byl schválen ředitelem krajského úřadu a nabyl účinnosti dne 10. 10. 2002.
Statut svým obsahem odpovídá požadavkům, které se objevují v odborné literatuře.77
Podle Statutu interní auditoři odpovídají za kvalifikovaný a profesionální výkon interního auditu v souladu s právními předpisy a vnitřními předpisy kraje. Dále zodpovídají za objektivní informování ředitele krajského úřadu o auditované činnosti a o všech zjištěních.
Mezi povinnosti interních auditorů patří poskytování pouze takových služeb, pro které mají nezbytné znalosti, zkušenosti a schopnosti. Dále jsou povinni zachovávat obezřetnost a diskrétnost při používání a ochraně informací získaných v průběhu auditu a mlčenlivost o všech skutečnostech zjištěných v průběhu své činnosti.
Mezi jejich povinnosti patří také povinnost upozorňovat na nežádoucí
76 viz Příloha č. 1 Statut Útvaru interního auditu
77 viz např. Dvořáček, Jiří (2003) Interní audit a kontrola, 2. přepracované a doplněné vydání, C. H. Beck, Praha
skutečnosti a rizika, která ovlivňují nebo v budoucnosti mohou ovlivňovat činnost kraje, resp. krajského úřadu.
Interní auditoři nemají pouze povinnosti a odpovědnost, Statut jim rovněž přiznává řadu oprávnění. Interní auditoři mají oprávnění vyžadovat od útvaru krajského úřadu informace o veškerých skutečnostech souvisejících se zkoumanou činností, dále mají např. oprávnění jednat se všemi vedoucími a ostatními zaměstnanci kraje bez ohledu na jejich postavení v hierarchii řízení. Nezávislost útvaru je zabezpečena organizačním začleněním a vyloučením účasti interních auditorů z činnosti výkonné a provozní povahy a způsobem hodnocení výsledků jejich činnosti. Organizační nezávislost je zajištěna tak, že útvar je postaven na úroveň odboru a je tak přímo podřízen řediteli krajského úřadu78.
5.2. Plánování
Plánování činnosti je důležité z hlediska zjištění potřeby zdrojů a stanovení priorit. Podle Statutu Útvaru interního auditu je za sestavování plánu zodpovědný vedoucí útvaru. Statut dále stanoví, že se sestavují dva druhy plánů: střednědobý a roční. Útvar interního auditu krajského úřadu Středočeského kraje zpracovává střednědobý plán na období 4 let. Plánovací období pro střednědobý plán je totožné s volebním obdobím zastupitelstva kraje.
Podle mého názoru je tato délka stanovena vhodně, jelikož ředitele krajského úřadu je jmenuje hejtman kraje, je možné, že po volbách do krajského zastupitelstva a z toho vyplývající volbu hejtmana, může být stávající ředitel krajského úřadu odvolán. Protože ředitel krajského úřadu schvaluje střednědobý plán činnosti, nebylo by vhodné, aby v průběhu tohoto období došlo k výměně ředitelů. Nový ředitel krajského úřadu by totiž nemusel se schváleným plánem
78 viz obrázek 3.1.
souhlasit. Samozřejmě, že k výměně na postu ředitele krajského úřadu může dojít i z jiných důvodů, než jen kvůli změně hejtmana, ale pravděpodobnost, že se tak stane, není vysoká. Tím, že délka období pro střednědobý plán je totožná s volebním období, minimalizují se tím problémy vzniklé kvůli změně na postu ředitele krajského kraje.
Podle Statutu vychází vedoucí Útvaru interního auditu při sestavování plánů zejména z: hodnocení rizik u jednotlivých zajišťovaných činností kraje, resp. krajského úřadu, skutečností zjištěných předchozími audity nebo jinými kontrolními orgány, doporučení ředitele krajského úřadu, návrhů ostatních vedoucích zaměstnanců a potřeby koordinace kontrolními aktivitami externích orgánů, významných událostí při správě a řízení kraje a krajského úřadu, jeho řídících a kontrolních systémů (např. důsledků organizačních změn), informací z externích zdrojů.
Při plánování činnosti útvaru interního auditu je nutné vycházet z kapacity útvaru a z počtu pracovních dnů. Rozpis pracovních dnů udává následující tabulka.
ROK 2005 2006 2007 2008 celkem dnů v roce 365 365 365 366 z toho: víkendy 105 105 104 104
dovolená 25 25 25 25
svátky 7 9 9 9
počet využitelných
dní (člověkodnů) 228 226 227 228
Tab. 5. 1 Rozpis pracovních dnů v jednotlivých letech79
V plánu činnosti, ať už střednědobého nebo ročního, je vyjádřeno jaká oddělení budou auditována, termín těchto auditů a další činnosti, kterým se bude útvar věnovat (např. školení, vzdělávací kurzy).
79 zdroj: Plán kapacit Útvaru interního auditu, příloha střednědobého plánu činnosti interního auditu
5.2.1. Analýza rizik
Na otázku jaká oddělení budou během let 2005 – 2008 auditována dává odpověď výsledek analýzy rizik. Míru rizikovosti jednotlivých oddělení zjišťuje útvar interního auditu pomocí dotazníkového šetření. Příklad dotazníku je uveden v příloze.
V dotazníku jsou použity následující soubory charakteristik s přiřazenými váhami (od 1 do 5) podle jejich významu:
A. podíl na dosahování cílů – závažnost 5 B. hodnota zdrojů – závažnost 4
C. vliv na externí podílníky – závažnost 4 D. vliv na externí systémy – závažnost 2 E. komplexnost systému – závažnost 1 F. zranitelnost systému – závažnost 3
Dále jsou jednotlivým charakteristikám přiřazeny váhové činitele mezi 1 až 3 podle rizikovosti (1 = nízké riziko, 3 = vysoké riziko). Váhy přiřazuje auditor dle svého úsudku s použitím následujících charakteristik:
A. podíl na dosahování cílů
Body charakteristika
1 má malý nebo žádný dopad na dosažení cílů organizace 2 důležitým způsobem napomáhá dosažení cílů organizace 3 kritický pro dosažení cílů organizace
B. hodnota zdrojů
Body charakteristika
1 hodnota transakcí/zdrojů < 5 mil. Kč
2 hodnota transakcí/zdrojů 5 mil. až 20 mil. Kč 3 hodnota transakcí/zdrojů > 20 mil. Kč
C. vliv na externí podílníky80
Body charakteristika
1 malý nebo žádný dopad
2 podstatný dopad na externí podílníky
3 hlavní dopad na důležité podílníky nebo důležitost v politickém programu
D. vliv na interní systémy
Body charakteristika
1 malý nebo žádný dopad
2 podstatný dopad na interní systémy 3 hlavní dopad na důležité interní systémy
E. komplexnost systému
Součástmi podílejícími se na složitosti systému jsou:
a) vstupy, zde se hodnotí rozmanitost zdrojů,
b) procesy, zde hraje roli, zda má systém počítačovou podporu, nebo klade nárok na další specializované disciplíny a způsobilosti vyžadující odbornost,
c) výstupy, hodnotí se rozmanitost klientů,
d) dynamické prostředí, hodnotí se, zda je systém nový nebo podléhá změnám.
80 Podílníci jsou v dotazníku definováni jako významní hráči, kteří budou ovlivňovat a formovat organizaci v přítomném a budoucím čase nebo ti, kteří jsou zainteresovaní na aktivitách organizace a jejich výsledcích. Dále jsou to osoby, skupiny či organizace, které mohou vyžadovat pozornost, zdroje nebo výstupy, nebo ti, kdo by mohli být ovlivnění těmito výstupy. Lze sem zahrnout zákazníky, partnery, zaměstnance, vládu a regulační úřady
Body se přiřazují podle toho, kolik součástí, které tvoří složitost systému je ve zkoumaném systému obsaženo.
Body charakteristika
1 jedna ze součástí uvedených výše 2 dvě až tři součásti z výše uvedených 3 všechny součásti výše uvedené
F. zranitelnost systému
Body charakteristika
1 systém dává malou příležitost k podvodu
2 systém dává nějakou příležitost k podvodu, ale zatím se žádný podvod nevyskytl
3 vysoké riziko a již existující zkušenost s podvodem
Výsledný koeficient rizik (K) jednotlivých oddělení se vypočítá podle vzorce K=A*a+B*b+C*c+D*d+E*e+F*f,
kde A, B, C, D, E, F znamenají jednotlivé charakteristiky a jejich závažnost a a, b, c, d, e, f znamenají míru rizikovosti jednotlivých charakteristik.
Pokud pro určitý odbor platí, že A (podíl na dosahování cílů) závažnost 5 je malý nebo žádný (1 bod), potom a=1. Výsledný součin A*a je 5*1, tedy 5.
Podle výše koeficientu rizik rozlišujeme riziko malé, střední a vysoké. Pokud je K<30, rizikovost oddělení je nízká, pokud leží koeficient K v intervalu <30;41>, rizikovost oddělení je střední a pokud je koeficient K>41, pak je rizikovost oddělení vysoká.
Z výsledků analýzy rizik a kapacity útvaru interního auditu vychází střednědobý plán činnosti útvaru interního auditu krajského úřadu Středočeského kraje na léta 2005 až 2008.
Jak je ze střednědobého plánu činnosti patrno, zabývá se Útvar interního auditu pouze odděleními, která vykazují střední a vysokou rizikovost. Tato skutečnost je dána omezenou personální kapacitou Útvaru. Ze střednědobého plánu potom vychází roční plán.