5. Interní audit v praxi
5.3. Provád ě ní auditu na odborech
Postup při výkonu interního auditu na odborech je popsán v manuálu Sled postupných kroků při výkonu interního auditu na odborech, který vypracoval dne 31. 8. 2004 vedoucí Útvaru interního auditu.
Důležitou podmínkou pro to, aby interní auditor mohl provést audit na určitém odboru, je pověření k výkonu auditu, které vydává ředitel krajského úřadu.
Ještě před zahájením samotného auditu musí být se skutečností, že proběhne audit, seznámen vedoucí auditovaného odboru. Je stanovena minimální lhůta na oznámení o zahájení auditu, která činí 7 dní před dnem zahájení auditu. Lhůta 7 dní je stanovena proto, aby se útvar mohl na provedení auditu připravit.
Při zahájení auditu je vedoucí odboru seznámen s programem auditu. V podrobném programu auditu je označen útvar, jehož se audit týká, dále auditované období, které bude auditováno a také termín provedení auditu. Jsou zde určeny osoby, které budou audit provádět.
Pokud neprovádí audit jeden auditor, ale tým auditorů, musí být určen vedoucí týmu. Jak stanoví Statut, za řádné vykonání auditu a za předávání jeho výsledků je zodpovědný vedoucí Útvaru interního auditu. V podrobném programu je dále stanoven rozsah auditu a obecné a specifické cíle auditu. Jsou zde také vyjmenována rizika, která se mohou při nedostatečném fungování kontrolních mechanismů na auditovaném útvaru vyskytnout (např. poškození dobrého jména kraje a krajského úřadu, finanční ztráta).
Při zahájení auditu se rovněž sepisuje zápis o zahájení auditu a to za přítomnosti vedoucího útvaru interního auditu, vedoucího auditní skupiny a vedoucího auditovaného odboru. Součástí zápisu o zahájení je příloha, v níž je uveden seznam potřebných podkladů (např. pracovní popisy pracovníků, zápisy z porad).
Výsledkem auditu je auditní zpráva o zjištěních z vykonaného auditu. Auditní zpráva musí být projednána za přítomnosti vedoucího útvaru interního auditu a vedoucího auditovaného odboru. O projednání auditní zprávy se pořizuje záznam. Nesouhlasí-li vedoucí zaměstnanec odpovědný za řízení a kontrolu auditovaných činností s obsahem zprávy nebo její části, připojí ze jeho písemné stanovisko ke zprávě interního auditu.
Auditní zpráva začíná poděkováním pracovníkům auditovaného útvaru za spolupráci při výkonu auditu. Po poděkování následuje obsah a dále shrnutí interního auditu.
Shrnutí interního auditu slouží pro informování např. ředitele krajského úřadu a jiné vedoucí pracovníky, kteří se chtějí pouze zevrubně seznámit s výsledky auditu. Shrnutí obsahuje úvod, kde je označen auditovaný útvar a popsána činnost, kterou vykonává. Po úvodu následuje vyjádření účelu a cíle auditu. Účelem může být např. zhodnocení míry přiměřenosti, efektivnosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému při dosahování cílů organizace. Cílem auditu může být získání ujištění, že stanovené řídící a kontrolní mechanismy jsou přiměřené, účinné a funkční. Shrnutí interního auditu musí obsahovat metodologii, kde jsou popsány metody, které byly při provádění auditu použity. Typickými metodami jsou řízené rozhovory a analýza procesu na základě vzorků. Další částí shrnutí jsou závěry.
V této části jsou obsaženy pouze nejdůležitější poznatky z provedeného auditu. Závěrem souhrnu je souhrnný výstup, ten je pro snadnější orientaci zvýrazněn. Závěrečnou částí auditní zprávy je podrobná zpráva, zde jsou podrobně popsána zjištění.
Velmi často bývá součástí auditní zprávy, jako její příloha akční plán. Zde jsou vyjádřena doporučení k odstranění nedostatků. K akčnímu plánu se musí vyjádřit vedoucí příslušného odboru. Je nutné uvést ke každému doporučení, zda s ním vedoucí odboru souhlasí, či nesouhlasí. Pro účinnost akčního plánu je nutné, aby byl časově ohraničen. Akční plán potom představuje základ následného auditu, jenž se zaměřuje na to, zda byla doporučení uvedena do praxe.
Proces výkonu interního auditu na odborech končí předložením kompletní auditní zprávy řediteli krajského úřadu.
Záv ě r
Činnost veřejné správy je nutno kontrolovat. Kontrola veřejné správy je zaměřena nejen na hledisko dodržování právních předpisů při výkonu činnosti, ale i na hospodaření veřejné správy. Pro kontrolu hospodaření veřejné správy je zřízena nezávislá instituce Nejvyšší kontrolní úřad. NKÚ navazuje na tradici finančních kontrolních institucí, která sahá až do dob Rakouska – Uherska. Zákonem o NKÚ je přesně stanoven předmět kontroly a objekty kontroly. Kontrola prováděná NKÚ je převážně zaměřena na hledisko souladu vynakládání veřejných prostředků s právními předpisy. Kontrola si již méně všímá hlediska hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti hospodaření.
Pro kontrolu hospodaření veřejné správy je ovšem hledisko souladu hospodaření s právními předpisy nedostatečné. Jelikož veřejná správa hospodaří s prostředky veřejných rozpočtů, přes které je nenávratně přerozdělena významná část HDP, je nutné zajistit, aby se s těmito prostředky nakládalo efektivně, hospodárně a účelně. Pro hodnocení těchto charakteristik slouží tzv. inputově-outputové metody (CMA, CBA, CEA, CUA).
Moderně pojatá finanční kontrola by měla napomáhat k větší efektivitě při výkonu veřejné správy. O to se snaží systém finanční kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. Zákon o finanční kontrole vychází z koncepce PIFC. Tato koncepce stojí na třech pilířích: finanční řízení a kontrola, nezávislá funkce interního auditu a centrální harmonizační jednotka. Zákon se snaží převést prvky této koncepce do našeho právního prostředí.
Systém finanční kontroly podle tohoto zákona tvoří: veřejnosprávní kontrola, kontrola podle mezinárodních smluv a vnitřní kontrolní systém. Systém veřejnosprávní kontroly je zaměřen více na soulad s právními předpisy při vynakládání veřejných prostředků než na sledování účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti. Kontrola
vykonávaná podle mezinárodních smluv je zaměřena obdobně. Posledním prvkem systému finanční kontroly je vnitřní kontrolní systém. Ten se dále člení na řídící kontrolu a interní audit. Smyslem řídící kontroly je zajistit řádné vynakládání finančních prostředků z hlediska souladu s právními předpisy i z hlediska účelnosti, hospodárnosti a efektivnosti.
Významnou novinkou, kterou zákon č. 320/2001 Sb. zavedl je interní audit. Smyslem činnosti interního auditu je snižovat možná rizika a předcházet možným podvodům při výkonu veřejné správy.
Interní audit podle zákona o finanční kontrole vychází z mezinárodních standardů. Význam interního auditu spočívá v neustálém sledování činnosti organizace a jejího soustavného hodnocení. Interní audit může významně napomoci svými zjištěními ke zkvalitnění práce organizace. Je proto nutné, aby vedoucí pracovníci nepovažovali interní audit za zbytečnou činnost, ale měli by dbát na to, aby se doporučení interního auditu zaváděla do praxe.
Velkou chybou je, pokud se snaží auditovaní pracovníci zakrýt nedostatky, pouze pro to, že by se na ně hledělo jako na někoho, kdo špatně odvádí svou práci. Smyslem interního auditu není pouze hledat chyby a nedostatky, ale hlavně snaha o zlepšení činnosti organizace a snižování rizik. Auditovaní pracovníci by měli s interními auditory spolupracovat, protože interní auditoři jim mohou s odstraňováním nedostatků pomoci. Tuto skutečnost by měli interní auditoři auditovaným zdůrazňovat. Pro zkvalitňování výkonu veřejné správy je dobré, že problematika interního auditu je právně upravena.
Podle mého názoru je kontrolní činnosti věnována dostatečná pozornost. Problematika kontroly je upravena v mnoha právních předpisech. Je však potřeba klást při kontrole výkonu veřejné správy ještě větší důraz na efektivnost, účelnost a hospodárnost při vynakládání veřejných prostředků. Problémem ovšem je, že kontrola těchto parametrů je obtížnější než kontrola souladu vynakládání veřejných prostředků s právními normami. Důležitým předpokladem
pro zajištění větší efektivity, hospodárnosti a účelnosti při vynakládání veřejných prostředků je to, aby právní předpisy, které upravují hospodaření s veřejnými prostředky umožňovaly určitou rozhodovací volnost pro zajištění větší hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti.
P ř ílohy
Příloha č. 1 Statut útvaru interního auditu
Příloha č. 2 Dotazník pro zjištění míry rizikovosti
STŘEDOČESKÝ KRAJ
KRAJSKÝ ÚŘAD
STATUT ÚTVARU INTERNÍHO AUDITU
V souladu s ustanoveními § 69 odst. 2 písm. d) a g) zákona č. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon krajích“) a § 29 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) vydávám tuto
s m ě r n i c i :
ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Čl.1
Úvodní ustanovení
1. Statut útvaru interního auditu (dále jen „statut“) je prohlášením o funkci útvaru interního auditu, jeho právech, povinnostech a odpovědnosti. Ustanovení tohoto statutu vychází ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) (dále jen „zákon o
finanční kontrole“) a jeho prováděcí vyhlášky Ministerstva financí č. 64/2002 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole).
2. Účelem tohoto dokumentu je stanovit poslání, organizační začlenění, úkoly, působnost a pravomoc a odpovědnost Útvaru interního auditu Krajského úřadu Středočeského kraje (dále jen „interní audit“, popř.
„útvar interního auditu“, „krajský úřad“ a „kraj“).
Čl. 2
Výklad některých pojmů
a) auditní skupina – zaměstnanci útvaru interního auditu, kteří provádějí interní audit,
b) auditní standardy – mezinárodní Standardy pro profesionální praxi interního auditu81.
c) auditní činnost – činnost, vykonávaná interními auditory,
d) interní audit – systematické a nezávislé zkoumání za účelem prověřování a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního a řídícího systému Středočeského kraje,
e) interní auditor – zaměstnanec kraje zařazený do krajského úřadu, zařazený ve funkčně nezávislém útvaru, který zajišťuje v rámci kraje a krajského úřadu interní audit,
81Ve smyslu § 5 zákona o finanční kontrole závazná doporučení obsažená v Rámci pro profesionální praxi interního auditu, který byl schválen správní radou Institutu interních auditorů se sídlem v USA v roce 1999 s platností od 1. 1. 2002.
f) útvar – odbor, sekretariát, samostatné oddělní krajského úřadu či jim na roveň postavené organizační útvary kraje (např. organizační složka kraje bez právní subjektivity).
Čl. 3
Poslání útvaru interního auditu
1. Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému82 kraje jakožto orgánu veřejné správy ve smyslu zákona o finanční kontrole83. Cílem interního auditu je pomáhat vedení kraje a krajského úřadu při efektivním plnění jejich úkolů. Úkolem interního auditu je včasné a spolehlivé informování ředitele krajského úřadu:
a) o stavu řídících a kontrolních procesů, b) o efektivnosti řízení rizik,
c) o účinnosti vnitřního kontrolního systému
d) o hodnocení, zda výkon veřejné správy je zákonný, hospodárný, efektivní a účelný.
Z tohoto důvodu interní audit poskytuje informace, zprávy, analýzy, hodnocení, doporučení, konzultace o auditovaných činnostech. Hlavní cíl interního auditu zahrnuje i podporu kontrolních systémů, kontrolních funkcí a hospodárného plnění úkolů.
2. Útvar interního auditu je chápán jako organická součást vrcholového řízení a plní specifickou funkci podpory určených řídících úrovní v organizaci jako nezávislý verifikační, hodnotící a poradenský prvek.
Průběžně sleduje řídící a kontrolní mechanismy, významné a rizikové procesy v organizaci s cílem vyhodnocovat jejich úroveň, funkčnost, účinnost, hospodárnost a efektivnost pro splnění přijaté strategie kraje a krajského úřadu.
82 § 2 písm. a) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole
83 § 25 a násl. zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole
ČÁST DRUHÁ INTERNÍ AUDIT
Čl. 4
Organizační uspořádání, nezávislost a objektivita
1. Interní audit je při výkonu své činnosti nezávislý na všech činnostech nezávislost interního auditu zabezpečena jeho organizačním začleněním v organizační struktuře krajského úřadu tak, že útvar je auditorských postupů, prověřováním a vyhodnocením jednotlivých činností a operací kraje, resp. krajského úřadu, které jsou předmětem interního auditu, přípravou a předáním zprávy o vykonaném auditu.
Interní auditoři nesmí hodnotit takové činnosti a procesy, za jejichž provádění byli předtím odpovědni.
4. Útvar interního auditu nelze pověřovat činnostmi, které jsou v rozporu s nezávislým plněním jemu stanovených úkolů. Ředitel krajského úřadu podporuje upevňování postavení a nezávislost interního auditu.
5. Činnost útvaru interního auditu řídí vedoucí útvaru interního auditu, který zároveň koordinuje práci interního a externího auditu.
Čl. 5
Základní předpoklady a odborná úroveň interních auditorů
1. Základní předpoklady pro výkon interního auditu jsou
(a) bezúhonnost84, která je při výkonu interního auditu základem důvěryhodnosti.
(b) objektivita, která znamená dosažení nejvyšší úrovně profesionální objektivity při shromažďování, hodnocení a podávání informací o činnostech a procesech, které prověřují; interní auditoři a je a zkušenosti uplatňované při výkonu interního auditu.
2. Úkoly interního auditu musí být prováděny odborně a s náležitou péčí.
3. Interní audit jako celek musí disponovat znalostmi, dovednostmi a dalšími schopnostmi, které jsou nezbytné pro plnění jeho povinností a odpovědností. Interní auditoři musí mít znalosti, dovednosti a další schopnosti potřebné pro plnění svých úkolů.
4. Vedoucí útvaru interního auditu dbá o trvalé zvyšování kvalifikace interních auditorů, vytváření a udržení náležité profesionální úrovně interního auditu. Ředitel krajského úřadu podporuje vytváření a udržení náležité profesionální úrovně interního auditu.
Čl. 6
Předmět činnosti útvaru interního auditu
1. Cílem činnosti interního auditu je poskytovat řediteli krajského úřadu objektivní informace a odborné konzultace, zejména o tom, zda:
a) jsou naplňovány strategické cíle a záměry rozvoje kraje,
e) v rámci kraje a krajského úřadu je zaveden účinný a funkční
(a) kvalifikovaný a profesionální výkon interního auditu v souladu s právními předpisy a vnitřními předpisy kraje; přitom vycházejí z auditních standardů a z doporučení poskytovaných v rámci harmonizace a koordinace metodiky pro zajištění jednotného výkonu interního auditu ve veřejné správě,
(a) poskytovat pouze takové služby, pro které mají nezbytné znalosti, zkušenosti a schopnosti,
prověření a vyhodnocení vybraného vzorku uskutečňovaných operací a fungování řídící kontroly při dodržení největší možné míry respektu k zájmům auditovaných útvarů na plynulém a bezporuchovém zajišťování jejich činnosti,
(d) zabezpečit veškeré potřebné podklady pro zprávu o výsledcích z vykonaného auditu, dokladování zjištění a z nich vyplývající závěry a navazující doporučení, jakož i veškerou vlastní dokumentaci a učinit všechna nezbytná opatření proti jejich jakémukoliv zneužití nepovolanou osobou; při formulování názorů a závěrů musí interní auditoři doložit dostatečné důkazy a pracovní materiály vznikající při činnosti útvaru interního auditu v souladu s platným Spisovým a skartačním řádem krajského úřadu a
(i) vykonávat auditorské práce s náležitou profesionální péčí a přitom dodržovat vysokou úroveň chování a jednání,
(j) v zájmu objektivity výkonu interního auditu a právní jistoty
rozhodne o vyloučení z prováděného auditu bez zbytečného odkladu.
4. Ve věci o vyloučení interního auditora z vykonávání auditu z důvodu rizika podjatosti nebo hrozícího střetu zájmu ve smyslu zvláštního právního předpisu3 rozhodne vedoucí útvaru interního auditu bez zbytečného odkladu.
Čl. 8
Vymezení oprávnění interních auditorů
Interní auditoři jsou ve své činnosti oprávněni:
a) vyžadovat od útvaru krajského úřadu informace o veškerých skutečnostech souvisejících se zkoumanou činností; seznamovat se s utajovanými skutečnostmi jsou interní auditoři oprávněni pouze dokumentace, databází automatizovaných informačních systémů, které obsahují údaje o vedení účetnictví a ostatních agend vedených pomocí prostředků výpočetní techniky v příslušném režimu logické ochrany88,
c) vyžadovat v souvislosti s vykonávaným interním auditem ústní nebo písemná vysvětlení ke zkoumané činnosti a ke zjištěným skutečnostem,
d) jednat se všemi vedoucími a ostatními zaměstnanci kraje bez ohledu na jejich postavení v hierarchii řízení,
e) vyhotovovat fotodokumentaci, videozáznamy, opisy, popřípadě výpisy z originálních dokladů a získávat nezbytná data z automatizovaných informačních systémů v tiskové podobě eventuálně kopie databází případně dalších souborů v elektronické v databázi automatizovaných informačních systémech se zamezením oprávnění údaje v databázi doplňovat, měnit nebo rušit
89 např. zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů)
f) odebrat v odůvodněných případech originály dokladů, u kterých hrozí nebezpečí jejich ztráty nebo zneužití, převzetím dokladů proti
„Potvrzení o převzetí dokladů“ (viz příloha č. 2 tohoto statutu); tím vzniká útvaru interního auditu povinnost tyto doklady řádně zabezpečit a zabránit přístupu nepovolaných osob k nim,
g) vstupovat v příslušném režimu logické ochrany8 do všech automatizovaných informačních systémů kraje, resp. krajského úřadu při výkonu monitorovací funkce útvaruinterního auditu,
h) vyžadovat od útvaru, v němž provádějí audit, součinnost a vytvoření odpovídajících základních pracovních podmínek,
f) obdržet kopie zpráv předávaných externím auditorem nebo jiným kontrolním orgánem z provedených auditů nebo kontrol.
Čl. 9
Plány interního auditu
1. Na základě vyhodnocení rizik zajišťuje vedoucí útvaru interního auditu tvorbu plánů interního auditu, které v souladu s cíli kraje a jeho potřebami a stanoví priority činnosti interního auditu.
2. Vedoucí útvaru interního auditu plánuje audity způsobem, který zaručí, že budou provedeny hospodárně, efektivně a účelně a v předepsanou dobu. Plnění úkolů útvaru interního auditu je organizováno na základě těchto plánovacích dokumentů :
obsahuje odbornou přípravu interních auditorů, úkoly metodické a konzultační činnosti; metodickou činností se rozumí metodika vykonávání auditorské činnosti,
3. Vedoucí útvaru interního auditu v procesu plánování interního auditu (a) projednává přípravu střednědobých a ročních plánů s ředitelem
krajského úřadu, který tyto plány schvaluje,
(b) ve zvláště odůvodněných případech může na vyžádání ředitele krajského úřadu operativně zařadit ve smyslu zvláštního právního předpisu92 vykonání auditu mimo schválený roční plán; operativní audit má přednost před auditem plánovaným,
(c) předkládá roční zprávy řediteli krajského úřadu, které obsahují informace uvedené v § 31 odst. 3 písm a) až c) zákona o finanční kontrole.
4. Při sestavování plánů vychází zejména z
(a) hodnocení rizik u jednotlivých zajišťovaných činností kraje, resp.
krajského úřadu,
(b) skutečností zjištěných předchozími audity nebo jinými kontrolními orgány,
(c) doporučení ředitele krajského úřadu, návrhů ostatních vedoucích zaměstnanců a potřeby koordinace s kontrolními aktivitami externích orgánů
(d) významných událostí při správě a řízení kraje a krajského úřadu, jeho řídících a kontrolních systémů například důsledků organizačních změn, povinnosti zajištění nových činností, zavádění nových informačních systémů a informačních technologií,
(e) informací z externích zdrojů.
5. Spolu s plány interního auditu předkládá vedoucí útvaru interního auditu požadavky na zdroje, včetně jejich průběžných významných změn, k posouzení a schválení řediteli krajského úřadu. Vedoucí útvaru interního auditu též informuje o možných vlivech zapříčiněných omezenými zdroji.
92 § 30 odst. 5 a 6 zákona o finanční kontrole
Čl. 10 Program auditu
1. Interní auditoři vypracují před provedením auditu jeho program (a) na základě ročního plánu interního auditu, auditoři auditním postupům k prověřování a vyhodnocování specifických cílů auditu zejména, zda úřadu zaveden odpovídající systém shromažďování a vyhodnocování informací o výskytu jednání uvedeného pod písmenem (a) tohoto odstavce,
(c) byla v případě výskytu jednání podle písmenem (a) tohoto odstavce
1. Vedoucí útvaru interního auditu odpovídá za řádné vykonání auditu a za předávání jeho výsledků, závěrů a doporučení řediteli krajského úřadu oznámením kontroly zmařen cíl auditu, lze písemné oznámení o zahájení kontroly předložit přímo při zahájení kontroly spolu s pověřením k provedení auditu. Vzor oznámení je přílohou č. 4 tohoto statutu.
4. Audit zahajuje zpravidla vedoucí útvaru interního auditu (popř. vedoucí útvaru interního auditu, u vedoucího útvaru interního auditu k rozhodnutí řediteli krajského úřadu.
5. Vedoucí zaměstnanec útvaru odpovědný za auditovanou činnost určí kontaktní zaměstnance tohoto útvaru pro auditovanou činnost. O zahájení auditu vyhotoví vedoucí auditorské skupiny zápis ve dvou stejnopisech,
5. Vedoucí zaměstnanec útvaru odpovědný za auditovanou činnost určí kontaktní zaměstnance tohoto útvaru pro auditovanou činnost. O zahájení auditu vyhotoví vedoucí auditorské skupiny zápis ve dvou stejnopisech,