Time management

Den má 24 hodin, hodina 60 minut. Čas plyne pro všechny stejně rychle, přesto někdo za den stihne splnit všechny stanovené cíle, a někdo ani ne třetinu.

Tajemství se skrývá ve správném plánování času, jinými slovy – time managementu. Efektivní time management je jedním z důležitých předpokladů pro dosahování cílů. Dle Bedrnové et al (2009b) zahrnuje pojem time management kromě stanovování cílů a určování jejich priorit, i další oblasti:

1. analýza a plánování času,

2. optimalizace úkolu z pohledu důležitosti a naléhavosti, 3. dodržování termínů,

4. dělení vykonávané činnosti na etapy, 5. delegování úkolů na jiné osoby.

Pro úspěšný time management je klíčové plánovat si úkoly dopředu nejen v krátkodobém, ale i v dlouhodobém horizontu. U krátkodobého, a zejména pak u dlouhodobého plánování je také nutné počítat s nepředvídatelnými úkoly a situacemi, které mohou nastat kdykoli, a nelze je dopředu odhadnout. Plánovat

„nadoraz“ se nemusí vyplatit, protože neočekávané situace se logicky dají jen velmi těžko předpovědět či naplánovat. Dle Bedrnové et al (2009b) je proto dobré si během plánování pro takovéto nečekané úkoly ponechat rezervu 20–40 % z celkového časového objemu.

Kromě schopnosti si kvalitně sestavit plán úkolů je rovněž pro dobrý time management velmi důležitá schopnost každému úkolu přiřadit náležitou prioritu.

Zároveň je dobré v případě potřeby tyto priority umět operativně upravovat.

O prioritizaci mluví Covey (1995) ve své knize „To nejdůležitější na první místo“

jako o jednom z nejdůležitějších principů osobní produktivity.

Jeden z instrumentů, který může pomoci s plánováním času, popisuje ve své knize „Sedm návyků skutečně efektivních lidí“ Covey (2014). Jedná se o rozhodovací metodu, sloužící k usnadnění rozhodování, jejíž autorství se

15

připisuje bývalému americkému prezidentovi, Dwightu Eisenhowerovi.

Eisenhower rozděloval úkoly, které měl k řešení, z pohledu dvou faktorů:

naléhavosti a důležitosti. Díky sestavené matici vznikly 4 kvadranty, do kterých by se přehledně daly rozdělit veškeré naše denní činnosti.

Tabulka 4: Matice Eisenhowerovy rozhodovací metody

NALÉHAVÉ NENALÉHAVÉ

DŮLEŽITÉ Kvadrant I VYŘEŠIT

Kvadrant II NAPLÁNOVAT

NEDŮLEŽITÉ

Kvadrant III DELEGOVAT

Kvadrant IV ELIMINOVAT

Zdroj: vlastní tvorba dle Coveyho (2014) V levém horním kvadrantu I se nachází takové úkoly, které jsou důležité a naléhavé zároveň, a je potřeba je vyřešit bez odkladu. Jedná se o krizové situace, deadliny, příkladem může být i vyzvánějící telefon, hořící sporák či akutní zdravotní problém.

Kvadrant II představuje úkoly, jenž nejsou naléhavé, ale přesto jsou důležité.

Z pohledu time managementu a dlouhodobé udržitelnosti se jedná o nejdůležitější kvadrant. Jedná se zde o úkoly typu provádění preventivních kontrol, plánování, příprava, vytváření vztahů, rozpoznávání nových příležitostí, učení se, odpočinek.

Bohužel, přítomný okamžik svádí k řešení především aktuálních problémů, a soustředíme-li se pouze na ně (úkoly z kvadrantu I), s velkou pravděpodobností nebudeme nikdy hotovi, protože seznam „krizových situací“ má tendenci se s postupem času rozrůstat. Na druhou stranu, s trochou plánování je možné některé úkoly z kvadrantu I začít řešit včas, a přesunout je díky tomu do kvadrantu II. Jednat se může například o pravidelné kontroly, aby se předešlo náhlé nefunkčnosti, či včasné řešení úkolů, které mají stanovený termín splnění.

Ačkoli krizové situace prvního kvadrantu nelze úplně eliminovat, je možné výrazně snížit jejich počet díky proaktivnímu jednání – tedy snaze předejít problému ještě

16

dříve, než bude mít možnost nastat. I z těchto důvodů Covey (2014) doporučuje věnovat nejvíce času právě úkolům z kvadrantu II.

Kvadrant III obsahuje úkoly, které jsou naléhavé – dožadují se pozornosti právě teď, ale jsou nedůležité. Může se jednat například o telefonní hovory, textové zprávy, většina e-mailů, některé naléhavé žádosti od nejbližších a kolegů.

U naléhavých úkolů je důležité umět rozeznat oddělit úkoly důležité (první kvadrant) od nedůležitých (třetí kvadrant). Úkoly třetího kvadrantu je pak dobré, dovoluje-li to situace, delegovat. Přílišné upnutí se na úkolech třetího kvadrantu může nejprve na jedince působit pozitivně – plní naléhavé úkoly, a jeho okolí je spokojené, protože jedinec vyhoví jejich žádostem o pomoc či odpověď – věnuje jim svůj čas. V tomto ovšem tkví hlavní problém – zatímco dobrovolně „odevzdáváme“

svůj čas na to, abychom plnili naléhavé, ale nedůležité (pro nás) úkoly, nestíháme udělat to, co je důležité pro nás. Východiskem z této situace může být naučit se správně odhadovat své síly a nenechat se přinutit ke spěchu, či k nereálných termínům. „Lidem je žádoucí vyhovět, pokud to potřebují, ale nikoli na úkor vlastních potřeb a času.“ (Bedrnová, 2009b, str. 282)

Ve čtvrtém kvadrantu se nachází takzvaní „požírači času“. Jedná se o činnosti nenaléhavé a nedůležité, ale při každodenním řešení krizových situací se může jednat o jakési bezpečné tiché místo, kam jedinec utíká před povinnostmi z kvadrantu I. Může to být běžné pracovní zaneprázdnění, některá korespondence či telefonní hovory. Úkoly z kvadrantu IV nejsou urgentní, ani nepomáhají k dosažení dlouhodobých cílů. Může se ovšem jednat o příjemné činnosti, a proto tak lákavé. V mimopracovním životě se může jednat o takové činnosti jako je koukání na televizi, hraní video her, sociální sítě, nakupování bez zjevného účelu.

Tyto úkoly je dobré se snažit eliminovat. Kvadranty III a IV by se dle Coveyho (2014) efektivní lidé neměli zabývat vůbec, protože bez ohledu na naléhavost či nenaléhavost, jsou tyto úkoly nedůležité.

K zefektivnění time managementu již v dnešní době na trhu existují pomůcky, počínaje papírovými diáři a zápisníky, přes nejrůznější programy a aplikace, pomáhající zaznamenávat a analyzovat časové plány. Nemalou roli zároveň hraje i jak jedinec sám vnímá to, jak řídí svůj čas, v čemž mu právě zmíněné pomůcky mohou pomoct. A ačkoli je pro mnohé studenty studium

17

na vysoké škole velmi stresující zkušeností (K. J. Swick, 1987), studenti, kteří vnímají, že mají lepší kontrolu nad svým časem, podávají při studiu lepší výkony a zvládají lépe stres, než ti studenti, kteří svůj time management nepovažuji za velmi dobrý (Macan, Shahani, Dipboye, & Phillips, 1990).