IT/Bezpečnost dat

V rámci této podkapitoly budou shrnuty hlavní výstupy rozhovorů, které byly vedeny se zástupci z oddělení IT a datové bezpečnosti. Zde je třeba podotknout, že v porovnání s ostatními stakeholdery, všichni zástupci IT a většina oslovených zástupců oddělení

82

compliance a datové bezpečnosti měla předchozí zkušenost s digitální transformací či implementací nového digitálního řešení v organizaci a vycházeli z ní.

Očekávání

V rámci očekávání od regionální projektu digitalizace byli zástupci IT obecně spíše pozitivně naladění. V implementaci a standardizaci procesů napříč regionem jednoznačně viděli přínos ve smyslu zlepšení struktury dat, zjednodušení reportingových procesů, zvýšení dostupnosti dat, procesní optimalizaci a předpokládané snížení chybovosti v procesech díky automatizaci.

Výrazným benefitem by také měla být vyšší kvalita v datové struktuře, bude snazší zpracovávat osobní data zaměstnanců a z pohledu celé organizace přináší nový regionální HR systém jednoznačně příležitost pro zlepšení rozhodovacích procesů na základě datové analýzy. Jeden ze zástupců Rakouska řekl „Digitální transformace je součástí mé práce. Centrála (Itálie a Česká republika) zavádí digitální iniciativy ve vysokém tempu a součinnost z úrovně zemí je samozřejmě vždy vyžadována. Některé iniciativy dávají zcela smysl a jsou spojeny s vysokou přidanou hodnotou pro business, jiné je zkrátka nutné realizovat (například z legislativních důvodů). Někdy je ale u globálních projektů nejasná hodnota pro jednotlivé země. Někdy je to jen globální účel. Pokud místní země vidí výhody také, vysoká podpora ze strany centrálních týmů (mateřské společnosti či regionální kanceláře) je velmi cenná.“

Přínosy v této HR transformaci však jednoznačně artikulovány byly, a to ze všech zemí.

Rizika

Oproti přínosům a pozitivních aspektů změny však byla zmíněna také řada významných rizik a obav, které jsou povahou částečně odlišné od předchozích dvou skupin. Zástupci IT a datové bezpečnosti se totiž velmi soustředili na technickou stránku transformace a spíš upozadili

„lidský“ faktor.

Zajištění dostatečné bezpečnosti dat bylo ve všech třech zemích zmíněno jako jedno z největších rizik, které zástupci v souvislosti s touto transformací vidí. Vzhledem k tomu, že se jedná o systém pro ukládání, zpracování a obecně nakládání s osobními daty zaměstnanců, je potřeba této oblasti věnovat opravdu nadměrnou pozornost. Polští a rakouští zástupci rovněž zmiňovali, že jejich lokální pravidla jsou velmi striktní, a tudíž je třeba úzká spolupráce s regionálním týmem ohledně otázek bezpečnosti dat a GDPR.

Další riziko je samozřejmě chybovost, nedostatečná provázanost procesů a nízká flexibilita pro úpravu systému jako takového vzhledem k tomu, že se jedná o cloudové řešení (cloudové

83

systémy jsou z jejich zkušenosti méně přizpůsobitelné pro zajištění jejich funkčnosti než on-premise systémy) a také vzhledem k tomu, že řešení je poskytované třetí stranou (firmou SAP).

Dalším rizikem spojeným přímo s digitální transformací v HR bylo zmíněno nedostatečné know-how v organizaci a alokace lidských zdrojů. Z důvodu mnoha digitalizačních projektů, IT oddělení je velmi vytíženo (zmíněno ve všech třech zemích) a tomuto projektu je třeba dát prioritu a alokovat na ně nejlepší zaměstnance. Jak již bylo zmíněno, vzhledem k tomu, že jde o systém, kde budou uložena osobní data zaměstnanců, musí být věnovány kapacity tomu, aby se předcházelo případným chybám a opomenutí klíčových aspektů implementace. Také v souvislosti s přechodem na cloudové řešení, které přináší velké rozdíly oproti dosavadním systémům, je třeba klást důraz na to, aby si zaměstnanci vybudovali expertní znalost tohoto řešení. Ani v jedné zemi HR oddělení nevyužívá žádné cloudové řešení pro zpracování interních procesů, avšak je zde zkušenost s cloudovým systémem ve finančním oddělení v Polsku a Srbsku. Na základě dosavadních zkušeností ze strany srbských a polských zástupců se cloudové systémy chovají jinak oproti on-premise systémům, což vytváří nutnost zvyknout si na určité procesy v nich, a to jak ze strany uživatelů, tak ze strany administrátorů.

V Rakousku bylo rovněž zmíněno, že je zásadní, aby současný stupeň digitalizace zůstal zachován a aby byl dbán opravdu důraz na návaznosti a integrace se současnými procesy.

Vzhledem k velikosti rakouské pobočky, procesy jsou z pohledu IT prostředí velmi komplexní, provázané a jakékoliv zásahy musí být provedeny precizně a opatrně. Pokud by tomu tak nebylo, mohl by se výrazně ohrozit chod celé organizace a tomu je jednoznačně třeba se vyvarovat, minimálně dle ředitelky kompetenčního centra SAP a i ředitele IT Rakouska.

Zároveň je třeba staré systémy vyřazovat a nahrazovat tímto novým systémem postupně.

Z pohledu rakouských zástupců (všech 3 dotazovaných) je třeba k této implementaci přistoupit pomalu a realizovat ji ve vlnách spíše než formou „big bang“ – tedy spuštění všech částí nového systému najednou. Stávající plánovaný přístup k implementaci tedy velmi vítají a už to dle nich povede k eliminaci některých již zmíněných rizik.

Potenciální rezistence

Zástupci IT v porovnání s ostatními stakeholdery velmi zdůrazňovali to, že lze jednoznačně očekávat rezistenci od koncových uživatelů, především pak od těch, kteří doposud nebyli zvyklí a nepotřebovali pracovat s žádným ERP systémem. Tato rezistence dle nich bude plynout z toho, že řešení nebude výrazně uživatelsky přívětivé. Uživatelská přívětivost je samozřejmě vysoce subjektivní pojem a záleží na vnímání i zkušenosti každého jedince, avšak z pohledu IT

84

a toho, jak znají jednotlivé skupiny zaměstnanců, tak komplexní systémy, jakými jsou ERP systémy, vyžadují určitou dobu na to, aby se s nimi člověk naučil správně pracovat. Doba

„zapracování“ klíčových zaměstnanců by tak dle zástupců IT neměla být podceněna. Je také třeba očekávat, že někteří zaměstnanci mohou mít problém se v systému orientovat a je jednoznačně potřeba takové uživatele podpořit školením, zacíleným na opravdu důležité aspekty apod.

V porovnání s ostatními dvěma skupinami, se kterými byli provedeny rozhovory, zástupci IT a datové bezpečnosti byli z pohledu identifikace potenciální rezistence jednoznačně nejméně sdílní. Většina zástupců odpověděla kromě již zmíněného aspektu tak, že je třeba počítat s tím, že některým lidem může trvat na nový systém přejít, avšak časem se taková věc srovná a jestliže bude provedena technická stránka implementace správně, tzn. systém bude správně nakonfigurován a bude správně mapovat požadované procesy, neměl by být výrazný problém si na něj časem zvyknout. Určitá opatrnost kvůli hrozbě nabourání již fungujících procesů však byla zmíněna.

Doporučení

Z pohledu zástupců IT byl kladen velký důraz na zajištění řádného testování a alokaci dostatku času i lidských a kompetentních zdrojů pro takové aktivity, a to jak ve fázi před spuštěním daného systému, tak ale i určitou část po něm. Ačkoliv je z jejich zkušenost vždy kladen důraz na zajištění správnosti procesů, při takto komplexních implementacích je vždy možné, že se na určité chyby přijde až v reálném provozu. Na tento případ by zaměstnanci měli být připraveni a měl by fungovat dostatečný počet IT administrátorů, kteří budou kompetentní situaci v případě nutnosti rychle vyřešit.

IT ředitel z Polska následně uvedl, že se jim při spouštění jiného systému na lokální úrovni osvědčilo vytipovat si užší skupinu „pilotních“ uživatelů, kteří podávali zpětnou vazbu na intuitivnost systému, zkoušeli vybrané procesy a díky nim poté jejich podněty mohly být reflektovány či opraveny ještě před tím, než došlo k „roll-outu“ pro skupinu všech zaměstnanců.

Kromě zajištění správnosti nastavení systému a integrací, byla zmíněna také znovu aktivní komunikace ohledně benefitů systému, proč by ho měli lidé používat, to znamená motivovat je SAP SuccessFactors využívat k úkonům, ke kterým je určen a také nepodcenit zaškolení, jak bylo zmíněno již v předchozí části textu. Pokud tyto dvě podmínky spolu se zajištěním řádné datové bezpečnosti budou splněny, většina oslovených stakeholderů se shodovala na tom, že potom nevidí žádná další opatření, která by měla být brána v potaz. V podstatě tedy panovala

85

shoda na tom, že věří, že tato konkrétní implementace vzhledem k tomu, že je motivována z nadřazeného patra organizace, by měla být provedena úspěšně.

Ze strany rakouských zástupců následně bylo zmíněno doporučení komunikovat dostatečně dopředu s odbory (works council) tak, aby se všechny případné požadavky stihly vyřídit před plánovaným spuštěním systému. Proces schvalování by v případě tohoto projektu vzhledem k tomu, že se velmi dotýká všech skupin zaměstnanců, mohl být časově náročný a potenciálně blokovat vývoj vpřed.