Benchmarking ako proces prechádza od začiatku až po koniec jeho realizácie rôznymi fázami. Zdroje uvádzajú divergentný počet etáp benchmarkingu. Kým Nenadál et al. (2011) pracujú s päťfázovým modelom benchmarkingu, Stapenhurst (2009) úvadza iba tri fázy jeho realizácie. Tieto tri fázy spájajú iniciačnú a plánovaciu fázu do jedného celku a analytickú fázu s integračnou do druhej ucelenej etapy. Autor rozlišuje plánovanie, benchmarking a zlepšenie. Na rozdiel spomenutých autorov, Lock a Farrow (2010) pojednávjú o dvanástich krokoch celého procesu, ktoré sú začlenené do štyroch fáz. Autori pracujú s plánovacou, analytickou, akčnou a vyhodnocovacou fázou.
Z literatúry vyplýva, že autori pracujú s rovnakými či veľmi podobnými krokmi, ktoré sú potrebné pre vykonanie benchmarkingovej štúdie. Rozdielom je zaradenie jednotlivých postupov do fáz benchmarkingu ako aj definovanie počtu a názvu celkových etáp.
• Iniciačná fáza
Iniciačná fáza je vymedzená autormi Nenadál et al. (2012), ostatní autori implementujú kroky uvedené v tejto fáze do plánovacej etapy. Medzi základné procesy prvej fázy patria definovanie potrieb organizácie, dôvodov vnútorných zmien a stanovenie politiky benchmarkingu. Podnety v rámci definície potrieb by
mali vychádzať z vrcholového vedenia spoločnosti vďaka zisteniam ktoré podporujú fakt, že zákazníkom nie je dodaná hodnota akú si predstavujú.
Súčasťou prvej fázy je podľa Nenadála et al. (2012) aj iniciačný výcvik, ktorého účastníkmi sú všetci vrcholoví manažéri a manažéri strednej úrovne riadenia.
Hypotetickým výstupom je pochopenie významu benchmarkingu zo strany všetkých účastníkov a získanie základných znalostí na podporu systematického vývoja benchmarkingu.
Následným krokom je posúdenie miery pripravenosti organizácie a voľba vhodného návrhu benchmarkingu. Výber vhodného modelu musí byť prevedený ešte pred zahájením prvého benchmarkingového projektu a vrcholové vedenie má v maximálnej miere využívať skúseností a znalostí svojich zamestnancov.
Posledným krokom iniciačnej fázy je tvorba dokumentovaného postupu, ktorý formuluje základné pravidlá a postupy benchmarkingu v samostatnom dokumente (Nenadál et al., 2012).
• Plánovacia fáza
Plánovacia fáza predstavuje súbor činností, ktoré by mali byť štandardnou súčasťou každého benchmarkingového projektu. Ide o časovo a zdrojovo najnáročnejšiu fázu realizácie celého procesu.
Táto etapa sa zaoberá výberom objektu skúmania, zostavením benchmarkingového tímu, metód a postupov na zber dát od partnerov. Výber benchmarkingového objektu vychádza z interných dát a ľudských zdrojov, ale výber partnerov pramení z analýzy dát externých zdrojov. Výstupom tejto etapy by mal byť schválený návrh realizácie, ktorý obsahuje detailný plán postupov (Stapenhurst, 2009).
Súčasťou fázy je výber benchmarkingových partnerov, ktorý by mal vychádzať z analýzy externých dát a zdrojov. Benchmarkingovým partnerom môže byť označená organizácia alebo organizačná jednotka, ktorá k benchmarkingu pristupuje dobrovoľne vo vlastnom záujme. Partner vo väčšine prípadov očakáva, že aj keď je projekt iniciovaný inou spoločnosťou, bude z neho mať určitý prospech (Lock a Farrow, 2010).
Pri benchmarkingových projektoch sú väčšinou odporúčané štyri metódy zberu dát:
• metóda dotazníkového prieskumu,
• interview so zástupcami partnera,
• pozorovanie na mieste,
• analýza záznamov (Nenadál et al., 2012).
Finálnymi krokmi plánovacej fázy je uzatvorenie zmluvy s partnerom o benchmarkingovom projekte a zber dát o výkonnosti partnerov.
• Analytická fáza
Analytická fáza zastrešuje proces vyhodnotenia dát o výkonnosti partnera a analýzu rozdielov vo výkonnosti s podporou štatistických metód. Počas tejto etapy je prítomná aj analýza príčin existencie rozdielov vo výkonnosti s následným návrhom cieľových hodnôt vlastného zlepšovania s ohľadom na časový faktor (Nenadál et al., 2012).
Stanovenie rozdielov vo výkonnosti je možné realizovať tabuľkovou formou, pomocou grafov alebo pomocou jednoduchých štatistických metód. Okrem absolútnych rozdielov výkonnosti je nutné určiť aj príčiny vzniku rozdielov. Členovia benchmarkingového tímu musia byť schopní tieto rozdiely identifikovať a detailne popísať. Tento krok nemôže byť vynechaný pri procesnom benchmarkingu (Wöber, 2001).
Stapenhurst (2009) realizuje kroky uvedené v tejto etape počas ním vymedzenej prostrednej etapy, ktorú nazýva benchmarkingový výkon. Rozsah a hĺbka analýzy sa líšia v závislosti od podmienok štúdie.
Lock a Farrow (2010) na rozdiel od iných autorov v analytickej fáze realizujú zber dát a určujú benchmarkingových partnerov. Chronologicky identifikujú rozdiely v procesoch a cielia na výkonnosť v budúcnosti.
Podstatou tejto fázy je odhaliť vhodné kombinácie najlepších praktík zistených v rámci zberu dát a predložiť návrh na presadenie zlepšovateľských opatrení vo vlastnom prostredí.
• Integračná fáza
Práca benchmarkingového tímu obvykle končí s príchodom integračnej fázy. V tomto bode sú dáta vyhodnotené a spracované. Ďalšie aktivity sú plne v kompetencií vrcholového vedenia. Medzi budúce kroky patria rokovanie ohľadom výsledkov benchmarkingu, zaznamenanie informácií o lepšej praxi a určenie cieľa na zlepšenie (Nenadál et al., 2012).
Integračná fáza je podľa Širokého (2006) priestorom pre zistenie najlepších postupov a pre spracovanie stratégie pre porovnávanie. Je nutné zvážiť eventuálnu modifikáciu zisteného najlepšieho postupu a prispôsobiť ju potrebám organizácie v rámci návrhu procesu implementácie.
Na základe získaných výsledkov sú určené ciele organizácie na zlepšenie v problematickej oblasti. Výsledkom tohto úsilia by mal byť plán, ktorý bude obsahovať konkrétne stanovené zámery, ich nároky na všetky druhy zdrojov,
harmonogram činností a zloženie zlepšovateľského tímu. Stanovené ciele majú mať vlastnosti označované skratkou SMART:
• Specific - špecifické,
• Measurable - merateľné,
• Attainable - dosiahnuteľné,
• Resourced - podporené adekvátnymi zdrojmi,
• Time-bound - časovo ohraničené (Jakubíková, 2012).
Cieľom benchmarkingu je ako už bolo zmienené učiť sa od najlepších. Pojem najlepšia prax vychádza z anglického zaužívaného termínu „best practice“ a je chápaný ako synonymum tej najvyššej dosiahnuteľnej úrovne výkonnosti, ktorá bola zaznamenaná kdekoľvek na svete. Z literatúry vyplýva, že podstatou tejto etapy je identifikácia a integrácia zistených najlepších postupov pre dosiahnutie požadovaných výsledkov.
• Realizačná fáza
Vypracovanie a finalizácia projektu by nemali zmysel, ak by jeho výsledky neboli pretvorené v realitu. Jadrom poslednej fázy je plánovanie a realizácia postupov vlastného zlepšenia na základe získaných výsledkov benchmarkingového projektu.
Konštantné monitorovanie a spätná väzba sú odporúčané nielen v poslednej fáze, ale počas celého procesu. (Wöber, 2001).
Základným modelom zlepšovania je tzv. Demingov cyklus PDCA, ktorý sa skladá zo štyroch krokov:
• P – PLAN (plánuj) – vypracovanie plánu činností podporujúcich zlepšovanie,
• D – DO (rob) – predstavuje realizačnú fázu,
• C – CHECK (kontroluj) – monitoring dosiahnutých výsledkov,
• A – ACT (reaguj) – reakcia na dosiahnuté výsledky prostredníctvom úpravy procesov (Nenadál et al., 2012).